Presenteren. Presenteren 1

Transcriptie

1 Presenteren 1 Tijdens de opleiding zal je ongetwijfeld een paper of je eindwerk moeten presenteren of een lezing over je werk voor vakgenoten moeten verzorgen. Toch wel spannend, zeker als je weinig ervaring hebt. Hoe begin je nu aan een presentatie? Waarmee boek je succes? Of een presentatie slaagt, hangt niet alleen af van de inhoud van je betoog maar ook van de manier waarop je de boodschap overbrengt. Deze tekst kan een leidraad zijn voor iedereen die een presentatie moet geven of hiervoor de opdracht geeft. 1 Voorbereiding Een succesvolle presentatie begint met een goede voorbereiding. Hierbij moet je steeds drie basisvragen in gedachten houden (die trouwens gelden voor elke vorm van communicatie): 1. Wie zijn je toehoorders? (doelgroep) 2. Welk effect wil je bereiken? (doelstelling) 3. Hoe stem je de boodschap optimaal af op doelgroep en doelstelling? (boodschap) 1.1 Doelgroep Het kennen van je doelgroep heeft meerdere voordelen. Ten eerste verbetert het de efficiëntie van je boodschap. Als je weet welke voorkennis je publiek heeft, kan je je daarop afstemmen, bv. door de moeilijkheidsgraad aan te passen, de inhoud, de vorm, enz. (efficiëntie). Hierdoor vergroot ook de kans dat je boodschap effect zal hebben (effectiviteit). Bovendien laat deze kennis je toe om je beter in te leven in je publiek (empathie). Breng je publiek in beeld met de volgende vragen: Is het publiek intern of extern? Wat weten de toehoorders over het onderwerp? Wat zijn de verwachtingen? Welk belang heeft het publiek bij je verhaal? Welk inhoudelijk niveau kunnen ze aan? Hoe staat je publiek ten opzichte van het onderwerp van je presentatie? Welke kenmerken zijn verder van belang? (Denk aan: leeftijd, opleidingsniveau) 1 Gebaseerd op de Wert (2004). 1

2 1.2 Doelstelling Wat wil je bereiken met je presentatie of rapport? Anders gezegd: wanneer ben je tevreden met het resultaat? Probeer je doelstelling zo nauwkeurig mogelijk te formuleren en doe dat in termen van eindresultaten. Bedenk wat het publiek na jouw presentatie minimaal moet onthouden, voelen of doen. Bijvoorbeeld: Na mijn presentatie kent mijn doelgroep de oorzaken van de aversie van vele mensen tegen biotechnologie (kennis). Na afloop heeft mijn doelgroep de intentie de oorzaken van die aversie tegen te gaan (houding). Na mijn presentatie gaat mijn doelgroep anders werken (gedrag). Wees realistisch in je ambities. Zo kun je in een presentatie van een half uur mensen niet zomaar van gedachten laten veranderen. Al was het maar omdat er een grens is aan de hoeveelheid informatie die de toehoorders in korte tijd kunnen verwerken. 1.3 Boodschap Heb je de doelgroep en de doelstelling eenmaal in beeld, dan kun je de boodschap erop afstemmen. Wat wordt de kern van je betoog? We sommen een aantal belangrijke principes op: Eenvoud. Beperk je tot informatie die voor het publiek van belang is. Niet alles wat je weet, is van belang voor je publiek. Houd het bovendien eenvoudig. KISS staat voor Keep It Simple Stupid!. Breng je boodschap zo eenvoudig mogelijk over: beperk je tot de kern en gebruik gewone mensentaal. Het KISS-principe is geen automatische garantie op succes maar het is een goed begin. Eenvoud geldt niet alleen voor de inhoud maar ook voor de vorm, de stijl. Leid je publiek niet af van de inhoud van je boodschap met flashy presentaties of rapporten. Dat komt slecht over. Duidelijk. Wees duidelijk in je communicatie. Laat geen twijfel bestaan over de inhoud van je boodschap. Dat betekent dat je ook consistent moet zijn in alles wat je doet. Dat gaat van woordgebruik (altijd hetzelfde woord voor een begrip) tot de stijl die je gebruikt. Herhaal ook je boodschap (zie Box 1). Inlevingsvermogen. Denk niet: wat wil ik kwijt? Denk: wat wil mijn publiek weten? Verplaats je in het publiek. Stem je taal en stijl op hen af. Zoek voorbeelden die je luisteraars herkennen. Een tactiek die in de USA veel gebruikt wordt is TTT: Tell them what you are going to tell; then tell them and finally tell them what you told them. Vertel wat je gaat vertellen. Vertel het. Vertel wat je verteld hebt. Amerikaanse goeroes bepleiten met deze uitspraak het belang van herhalingen in toespraken en presentaties. De toon mag dan wat spottend zijn: het werkt wél. De kracht van een presentatie ligt meestal niet in een strakke verwoording van de boodschap. Toehoorders hebben behoefte aan herhaling en bevestiging. De TTT-formule is zo succesvol omdat ze inspeelt op deze menselijke behoefte. Box 1: De TTT-formule 2

3 2 Structuur Een goede presentatie heeft een heldere structuur. Je helpt het publiek als je aan het begin vertelt wat ze kunnen verwachten en hoe je presentatie is opgebouwd. Je boekt succes als je het betoog opdient in hapklare brokken. Hoe behapbaar een verhaal is, heeft te maken met herhalingen en samenvattingen. Luisteraars hebben behoefte aan redundantie. Dat houdt in dat je hetzelfde soms nóg een keer en daarna nóg een keer zegt, maar dan in andere woorden. De meest voor de hand liggende structuur is kop-romp-staart. De kop is het begin, hier geef je een inleiding op het onderwerp en een overzicht van wat je gaat vertellen. Hier ligt dé kans voor een verrassende opening. De romp bevat de feitelijke boodschap, het is de kern van je verhaal. Hier vertel je wat je wilt vertellen of noem je de argumenten of onderbouwing voor je standpunt. In de staart, je raadt het al, vat je de boodschap nog eens samen. Je komt tot een conclusie en somt eventuele aanbevelingen op. Ondanks zijn eenvoud, of misschien juist daarom, is dit de oervorm van alle presentaties. Maak eventueel de cirkel rond door terug naar de kop te refereren 3 Openen Een goed begin is het halve werk. Dat is de gedachte achter een aantrekkelijke opening. Wie in de eerste minuten van de presentatie de aandacht weet te trekken, heeft grote kans dat het publiek aandachtig zal blijven luisteren. Hier zijn vijf manieren om te openen. Actualiteit Nieuws is een prima binnenkomer. Zeker als het om een onderwerp gaat waar mensen direct mee te maken hebben. Neem een actueel bericht (liefst uit de krant van diezelfde dag) en gebruik het als kapstok voor je verhaal. Het nieuws moet natuurlijk wel iets met je onderwerp te maken hebben. Bovendien doet positief nieuws ( De economie trekt weer aan ) het beter dan slecht nieuws. Anekdote Een anekdote is een kort verhaaltje met een grappige of verrassende kern. De kern symboliseert een diepere waarheid of een meer algemene gedachte die je kunt gebruiken als kapstok voor je verhaal. Een kort verhaaltje of anekdote aan het begin is tien keer leuker dan het obligate opdreunen van je boodschap. Anekdotes vind je overal om je heen: in de krant, op café, op het sportveld, enz. Ook persoonlijke belevenissen doen het goed. Metafoor Een metafoor is een figuurlijke uitdrukking of beeld waarin je het onderwerp van je betoog kunt vangen. Een goede metafoor vinden, is lastig. Maar als je er eenmaal een hebt, is de zeggingskracht groot. Een veelgebruikte metafoor is de vergelijking. Je verlevendigt een droge opsomming van feiten en cijfers tot een beeld dat beklijft als je het tastbaar maakt in een herkenbaar voorbeeld. Journalisten maken er vaak gebruik van. 3

4 Humor Een grap als opening breekt het ijs en verhoogt de sfeer. Een grap kan goed werken, als je er voor 100 procent zeker van bent dat hij aanslaat en begrepen wordt door het publiek. Niets is zo pijnlijk, voor jezelf en voor je toehoorders, als de doodse stilte na een grappig bedoelde binnenkomer. Citaat Waarom zelf zwoegen op een prachtige openingszin als anderen het wiel al hebben uitgevonden? Je kunt naar hartelust gebruik maken van andermans veren, zolang je de bron erbij vermeldt en niet doet alsof de volzinnen uit je eigen geniale brein komen. Raadpleeg de boekenkast of zoek naar citaten op het internet. 4 Eindigen Vertrek met iets aardigs, dan blijf je in de gedachten van je publiek. Het belang van een goede hekkensluiter is evident: wat je het laatst zegt, ligt vers in het geheugen. Bedenk dat je voor de afsluiting van je verhaal minder tijd hebt dan voor de opening. Mensen hebben al een tijdje naar je geluisterd, de concentratie raakt op. We vermelden hier vijf mogelijke afsluitingen. Samenvatting Vertel in maximaal vier of vijf zinnen wat je hebt verteld. Stelling Vat de kern van je verhaal samen in een stelling. Kies je voor deze vorm, dan moet er wel gelegenheid zijn voor discussie. Belofte Een positieve afsluiting doet het altijd goed. Heb je in je presentatie een wervend betoog gehouden voor een product of dienst, dan past daar prima de belofte bij dat met jouw product De toekomst beter zal zijn. Vraagteken Zet je publiek aan het denken. Formuleer een prikkelende, intrigerende vraag en laat het antwoord achterwege. Wie deze vorm goed weet uit te werken, verlengt de levensduur van zijn presentatie aanzienlijk. Maak het verhaal rond Het mooist is als je in de afsluiting van je verhaal teruggrijpt naar de opening. Dan maak je het verhaal rond. Heb je in de opening een citaat gebruikt, grijp er dan in de afsluiting nog even op terug om de zeggingskracht ervan nog eens te onderstrepen. 4

5 5 Technieken Met een mooi verhaal ben je er nog niet. Wie een presentatie verzorgt, houdt in zekere zin een performance. Je vraagt aandacht, dan moet je die aandacht ook verdienen. Gebruik lichaamstaal Je presenteert niet alleen met woorden. Je gezichtsuitdrukking, bewegingen en gebaren communiceren ook. Met lichaamstaal zet je een boodschap kracht bij. Of doe je er juist afbreuk aan. Mensen die verbaal en non-verbaal verschillende boodschappen uitzenden, brengen anderen in verwarring over hun bedoelingen. Komen jouw woorden niet overeen met je lichaamstaal, dan vertrouwen mensen op de non-verbale signalen en minder op wat je zegt. Handen en voeten Stel je eens een spreker voor die stokstijf achter het spreekgestoelte staat. Vergelijk hem met iemand die losjes en ontspannen over het podium beweegt en zo nu en dan met gebaren het verhaal kracht bij zet. Wie van de twee vind je het prettigst om naar te kijken? Bouw beweging in. Gebruik handen én voeten om je presentatie kracht bij te zetten. Lichaamshouding Met je lichaamshouding druk je uit of je open staat voor contact. Een gesloten houding (gekruiste armen, blik op het papier of blik op oneindig) maakt jou in de ogen van anderen ongeïnteresseerd. Een losse en ontspannen houding drukt betrokkenheid uit. Het geeft je publiek het gevoel dat je voor hen open staat. Oogcontact Maak oogcontact met het publiek. Haal je ogen van je spiekbriefje en kijk rond: laat je blik eens langs de toehoorders gaan. Als je oogcontact maakt, druk je uit dat je geïnteresseerd bent. Ga je het juist uit de weg dan zal dat al snel worden uitgelegd als angst of onoprechtheid. Oefen je stem De stem is de spiegel van de ziel. Je publiek hoort aan je stem of je gespannen bent of niet. Een goede, vaste stem begint met ademhaling. En ademhaling, op zijn beurt, begint met een goede houding. Enkele tips: Sta of zit met beide voeten stevig op de grond. Ontspan de schouders. Houd het hoofd rechtop. Adem met je buik. De zogenoemde buikademhaling zorgt ervoor dat je met minimale inspanning een maximale longinhoud vult. Hoe meer lucht je inademt, hoe meer lucht je kunt uitademen en hoe voller je stemgeluid klinkt. Breng variatie in toonhoogte. Wie de toonhoogte varieert, houdt de aandacht vast. Stembuigingen maken het prettiger voor anderen om naar je te luisteren. Een lage stem is aangenamer om naar te luisteren dan een hoge stem. Regel je stemvolume. Spreek je op luide toon dan ben je verzekerd van extra aandacht. Tenminste, als je jezelf tijdig weet te temperen. Als je hard blijft praten, zullen anderen het hooguit als een (hinderlijke) eigenschap ervaren. 5

6 Betrek je publiek actief Mensen willen betrokken worden. Interactie is dé manier om ervoor te zorgen dat je verhaal beklijft. Als je luisteraars actief betrekt, wordt je presentatie ook voor jezelf leuker en inspirerender. Zo betrek je het publiek: Ga het gesprek aan. Doe alsof je met je publiek in gesprek bent. Stel een vraag en kijk eens rond. Neem rustig de tijd om de vraag te laten doordringen tot je publiek. In een klein gezelschap kan je één of twee personen laten antwoorden op je vraag. Is je publiek groot en wat onoverzichtelijk, dan geef je zélf het antwoord. Je vraag is dan een retorische. Het effect is dat je de toehoorders aanzet tot nadenken. Stel controlevragen. Controlevragen zijn bedoeld om te checken of je boodschap overkomt. Bijvoorbeeld: Kunt u mij ook achter in de zaal goed verstaan? Is de gepresenteerde tekst duidelijk leesbaar? Maak ik duidelijk wat ik bedoel? Met controlevragen voorkom je dat het verhaal dat je zo zorgvuldig hebt voorbereid, verloren gaat omdat bijvoorbeeld de geluidsinstallatie niet functioneert of omdat de sheets onleesbaar zijn. Mocht je publiek, ondanks je duidelijke uitleg, je verhaal niet begrijpen, dan achterhaal je dat met controlevragen. Je kunt dan terplekke herkansen. Laat mensen meedoen. Er zijn talloze manieren te bedenken om mensen actief te betrekken. Welke manier de meest geschikte is, hangt af van doelgroep, doel en thema. Het minste wat je kunt doen, is mensen de gelegenheid geven om vragen te stellen. Omdat het vrijwel altijd dezelfde personen zijn die de mond opendoen, zoek je misschien een meer creatieve manier. 6 Hulpmiddelen Weet je dat je publiek meer oog is dan oor? Mensen zijn voor twintig procent op de oren gericht en voor tachtig procent op de ogen. Luisteraars zijn dus eigenlijk liever kijkers. En de boodschap voor sprekers is dan ook: laat zien wat je zegt. Maak dus gebruik van voorwerpen om je thema te verbeelden, laat foto's of dia's zien, illustreer je betoog met handelingen en maak gebruik van hulpmiddelen. Hulpmiddelen kunnen snel zaken verduidelijken. We belichten de voor- en nadelen van de twee meest gebruikte hulpmiddelen. Flip-over De flip-over is niet meer weg te denken uit conferentiezalen. Het is een medium dat zich prima leent voor presentaties in een kleine groep (circa 15 mensen). Wanneer je de flip-over gebruikt voor het noteren van enkele termen of eenvoudige tekeningen, is het simpel en doeltreffend. Voordelen: Door woorden op een flip-over te schrijven, bedrijf je life action. En life action, zo weten ervaren sprekers, houdt de aandacht vast. Het gebruik van een flip-over is goedkoop. Het is makkelijk in gebruik en geeft de spreker optimale flexibiliteit en spontaniteit. 6

7 Nadelen: Een slecht leesbaar handschrift, wreekt zich onmiddellijk. Tijdens het schrijven sta je met de rug naar het publiek. Bovendien kost het schrijven (kostbare) tijd. Overheadprojector en LCD-projector De overheadprojector of de LCD-projector is geschikt als hulpmiddel om onderwerpen te behandelen voor een wat groter publiek (circa 50 mensen). De overheadprojector is inmiddels ingehaald door zijn concurrent: de pc met LCD-projector. Met PowerPoint maakt zelfs de minst geoefende pc-gebruiker in een handomdraai prachtige presentaties. En daar zit nu juist de valkuil. In de presentaties met LCD-projector gaat de inhoud vaak ten koste van de vorm: de overvloeiende beelden, vallende letters en veelkleurige presentaties vertroebelen het zicht op het werkelijke verhaal. Voordelen: Met sheets of een visuele presentatie houd je de lijn van het betoog vast. De presentatie biedt houvast aan het publiek en fungeert voor de spreker als spiekbrief. Je kunt je PowerPoint-presentatie als hand-outs verstrekken. Nadelen: Een presentatie met de LCD-projector vraagt enige technische kennis. En techniek is, hoe simpel ook, vaak de zwakke schakel. De neiging is groot teveel informatie op een sheet te zetten. 7 Tips voor een PowerPoint-presentatie 2 Tegenwoordig maken veel sprekers gebruik van PowerPoint voor visuele ondersteuning van hun presentatie. Dit wordt door het publiek meestal gewaardeerd. Toch wordt er vaak geklaagd over de manier waarop het programma wordt gebruikt: spetterende dia s met bontgekleurde opsommingen verschijnend met wervelende bewegingen en knallende geluiden. Een algemene aanbeveling bij het gebruik van PowerPoint is: gebruik het, maar gebruik het bewust en goed gedoseerd. Hieronder vind je enkele tips en richtlijnen voor het ontwerpen van een gesmaakte PowerPoint-presentatie. Tip 1: Zorg voor duidelijke en leesbare dia s. Het is belangrijk dat je presentatie ook achter in de zaal goed leesbaar is. Gebruik daarom een goed leesbaar, niet te klein lettertype. Vermijd ook afgeronde lettertypes zoals Times Roman. Op een computerscherm kan je alles makkelijk lezen maar geprojecteerd op een scherm in een zaal is dat anders. 2 Gebaseerd op Blokzijl & Naeff (2001). 7

8 Tip 2: Gebruik niet meer dan één of twee lettertypen. Veel lettertypen leiden af en geven de presentatie een rommelige indruk. Gebruik voor het leggen van accenten liever opmaak mogelijkheden als lettergrootte, vet en cursief. Tip 3: Overdrijf contrasten zonder te felle kleuren te gebruiken. Als de diavoorstelling op een scherm wordt geprojecteerd, vervagen kleuren en contrasten. Het is dus noodzakelijk om deze contrasten bij het maken van de dia s wat te overdrijven. Zorg ook voor voldoende contrast tussen tekst en achtergrond. Tip 4: Beperk je voor je presentatie tot één achtergrond. Meerdere achtergronden werken storend. Tip 5: Kies de juiste kleurencombinaties, zodat de dia s leesbaar zijn. Kies bij voorkeur een lichte en egale achtergrond en donkere letters. Verkeerde kleurencombinaties zijn bijvoorbeeld: zwarte letters, rode achtergrond witte letters, gele achtergrond paarse letters, blauwe achtergrond rode letters, paarse achtergrond Denk bij het kiezen van kleurencombinaties ook aan kleurenblindheid. Iemand die kleurenblind is ziet veelal weinig of geen verschil tussen rood en groen. Tip 6: Gebruik maximaal drie kleuren per dia. Tip 7:Zet niet teveel info op een dia. Zorg ervoor dat elke regel uit maximaal zes woorden bestaat. Per dia beperk je je best tot maximaal acht regels. Maak gebruik van steekwoorden: geen lidwoorden, werkwoorden of zinnen. Houd het dus beknopt op de dia: de uitleg moet u immers zelf geven. Bovendien verdwijnt de aandacht van de toehoorder als uw gehele verhaal ook op de dia s staat neergeschreven. Uw presentatie moet nog altijd meer luisteren dan lezen zijn! Tip 8: Hou het geheel sober. Het is niet de bedoeling dat de dia s nodeloos de aandacht afleiden van de spreker. De dia s moeten vooral jouw betoog ondersteunen. Gebruik niet teveel toeters en bellen die de boodschap vertroebelen. Tip 9: Gebruik geen anmiatie-effecten. Sommige sprekers lijken te vrezen dat hun dia s er te simpel uitzien; hun publiek zou de indruk kunnen krijgen dat er weinig werk is verzet. PowerPoint biedt zulke sprekers een breed scala aan mogelijkheden om de voorstelling op te leuken: bv. tekstregels en figuren vliegen spiraalsgewijs in, klappen om als lamellen of zwellen op vanuit het niets. Niets kan meer de toehoorders irriteren. Bovendien maken ze uw bestand onnodig groot en vertragen bijgevolg uw presentatie. Vermijd dus het gebruik van animatie-effecten. 8

9 Tip 10: Gebruik geen geluid. Een analoog verhaal als bij animatie-effecten: ook geluidseffecten die een diaverandering accentueren kunnen danig irriterend werken. Gebruik ook deze dus liever niet. Tip 11: Gebruik niet teveel dia s. Bij computerpresentaties bestaat het gevaar dat het tempo van de voordracht omhoog gaat: één druk op de knop is genoeg om over te gaan naar nieuwe informatie. Wees u van dit gevaar bewust. Hanteer als vuistregel dat een dia minstens één minuut zichtbaar moet zijn. Tip 12: Bewerk gekopieerde illustraties. PowerPoint is ideaal om je betoog te illustreren met foto s, tekeningen en grafieken. Kopieer ze echter niet klakkeloos van het web, uit artikels, Veel van deze illustraties waren immers oorspronkelijk niet bedoeld voor een presentatie. Wanneer ze zomaar worden geprojecteerd, ziet het publiek onduidelijke legendes, onduidelijke lijnen en onleesbare getallen. Kopieer dus niet zomaar jouw afbeeldingen rechtstreeks naar een diavoorstelling, maar bewerk ze tot ze geschikt zijn voor vertoning (of laat ze weg als dat onmogelijk is). Tip 13: Maak je presentaties niet buitensporig groot. Figuren of foto s die heel traag verschijnen of het oneindig wachten tot de presentatie is gedownload van het internet: de omvang van PowerPoint-presentaties zijn vaak buitensporig groot, 10 MB of meer is geen uitzondering. Dat ligt niet aan PowerPoint zelf, maar vooral aan het ondoordacht handelen van de gebruiker. Een beetje opletten bij de opmaak kan veel verhelpen: Scan grafisch materiaal met het doel voor ogen: voor het projecteren van PowerPointpresentaties is een resolutie van dpi ruimschoots voldoende. Alleen als je meer detail nodig hebt, is het gebruik van hogere resoluties zinvol. De meeste scansoftware gebruikt standaard het bestandsformaat TIF(F) voor opslag. Hierbij wordt geen compressie toegepast dus TIF(F) bestanden vallen sowieso al groot uit. Comprimeer uw TIF(F)-plaatje door het op te slaan als een JPG of GIF-bestand. Dit kan makkelijk in een beeldverwerkingprogramma als Photoshop, Paint ShopPro, Vuistregel hierbij: gebruik voor (kleuren)foto s het JPG-formaat; gebruik voor logo s en zwart-wittekeningen het GIF-formaat. Bewerk uw scans vóórdat je ze gebruikt. Bij het automatisch schalen in PowerPoint blijft het plaatje immers zijn oorspronkelijke bestandsgrootte behouden. Herschalen of bijknippen kan opnieuw vrij eenvoudig in elk beeldverwerkingprogramma. Sla het eindresultaat op en gebruik dat plaatje in jouw PowerPoint-presentatie. Een gouden regel: is je presentatie af, laat PowerPoint zelf dan nogmaals alle figuren comprimeren. Dit kan heel gemakkelijk: ga op een figuur staan en klik op de rechter muisknop; kies Format Picture en druk op Compress ; kies hierbij voor All pictures in document. Nu zijn alle figuren uit de presentatie nogmaals gecomprimeerd. Voeg je toch nog nieuwe figuren toe, herhaal dit dan. Opgepast: door te comprimeren gaat er informatie verloren. Dit is zeker voor schermgebruik en projectie geen probleem. Toch is het raadzaam om het origineel te bewaren op je PC. Beperk je animaties. 9

10 8 Referenties Blokzijl, W. & Naeff, R. (2001). Zoevende zinnen en vliegende vlakken. Adviezen voor Powerpointpresentaties. Onze Taal 70 (12): de Wert, C. (2004). Presentatie geven: online cursus [on line]. Applinet. Beschikbaar op [datum van opzoeking: 18 juli 2006]. 10