COMMISSIE voor ARCHIEF en DOCUMENTATIE ten dienste van de Nederlands Gereformeerde Kerken

Transcriptie

1 Code: LV Pagina 1 van COMMISSIE voor ARCHIEF en DOCUMENTATIE ten dienste van de Nederlands Gereformeerde Kerken postadres: Hertenkruid, 9 TD Nieuwerkerk a.d IJssel ================================================================== Ons kenmerk: AC 13- Inventarisatie over archiefbeheer van Nederlands Gereformeerde Kerken en andere NG-organisaties Rapportage van de Commissie voor Archief en Documentatie NGK Intro: Ter uitvoering van een onderdeel d van het besluit van de LV-Houten /11 aan de eerstkomende LV aanbevelingen te doen voor archiefbeheer van zowel analoge als ook digitale bescheiden door kerkelijke organen en voor digitale bewaring van relatief omvangrijke bestanden door de kerken biedt de Commissie voor Archief en Documentatie u bijgaande rapportage aan. 1. Algemeen In de achterliggende decennia hebben zich tal van wijzigingen voorgedaan in de documentaire informatievoorziening; ook binnen kerkelijke organen en op secretariaten is dat het geval geweest. Elk scribaat werd geconfronteerd met methoden om vergaderingen effectief te laten verlopen voor standpuntbepaling of besluitvorming, overzichten samen te stellen, verslaglegging verzorgen en voor het reproduceren informatie. De handgeschreven notulen van kerkenraadsvergaderingen, commissievergaderingen ed liggen ver achter ons, evenals de doorslagen van de getypte- verslagen of kopiesets van vergaderstukken. Maar deze zijn als het goed is nog wel fysiek aanwezig in het archief voor latere raadpleging, (historisch) onderzoek ed. Ontwikkelingen, ook voor kerkelijke administraties met name scribaten, volgden elkaar in sneltreinvaart op met de komst van de computer en de mogelijkheid van . En vanaf het moment dat ambtsdragers, commissieleden en anderen die enige taak behartigen binnen een kerk (*1) beschikten over een pc en over nam het berichtenverkeer een ware vogelvlucht en vielen de enveloppen met vergaderstukken veelal niet meer in de brievenbus. Een andere tijd brak aan, ook voor het beheer van kerkelijke archieven. De vraag die daarbij kan worden gesteld is of en in hoeverre de kerken (scribaat, kerkelijk bureau, commissies, diaconie etc) daarmee op goede en afdoende wijze omspringen en rekening houden met specifieke belangen die aan de informatie i.c. de (archief)bescheiden in fysieke en digitale vorm verbonden zijn. Mutati mutandis geldt dit overigens ook voor scriba s van regionale vergaderingen, en secretarissen van LV-commissies, scriba LV en andere NGK-organisaties *1) met de aanduiding kerk is bedoeld de kerkelijke organisatie Nederlands Gereformeerde Kerk Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

2 Code: LV Pagina van Het scribaat heeft als geen ander een centrale functie voor contact en informatieverstrekking uit actuele archiefbescheiden; van een oudere periode vindt dat veelal plaats door een archiefbeheerder die de kerk daarin ten dienste staat, tenzij deze functie tevens door de scriba wordt vervuld. De scriba kent een soms- hectische periode ten behoeve van vergaderingen van moderamen tot brede (en ook) smalle kerkenraadsvergaderingen. Daarnaast dient ook nog aandacht en zorg te worden besteed aan het ordenen van de stukken van het kerkelijk archief. Met de komst van digitale (archief)bescheiden heeft menig scriba te maken met een zekere spagaat en kan het gevoel deze functionaris bekruipen van machteloosheid in de diversiteit van informatie. Tegen de achtergrond van deze ontwikkelingen, die het archiefbeheer van elke kerkelijke organisatie raken, heeft de Commissie voor Archief en Documentatie in de afgelopen periode zich de vraag gesteld op welke wijze de kerken het beste kan worden geadviseerd i.c. handvatten kunnen worden aangereikt voor het beheer van zowel de fysieke als ook de digitale archiefbescheiden. Uiteraard zijn er gedachten en zienswijzen daarvoor, maar concrete i.c. geactualiseerde gegevens vanuit onze kerken waren in deze niet meer voorhanden. De Commissie voor Archief en Documentatie wil stilstaan bij de navolgende punten 1. algemeen 1. werkwijze en activiteiten 3 3. respons; resultaten op de vragenlijst ` 3 a. archiefzorg fysieke archieven b. archiefbeheer fysieke archieven 1. periode van het archief. uit welke onderdelen bestaat het kerkelijk archief 3. waar bevindt zich het kerkelijk archief; veiligheid 5. toegankelijkheid; selectie en vernietiging 5. raadpleging van archieven. afzonderlijke collecties 7. andere gegevensdragers; microverfilming c. archiefzorg voor digitale archieven; aspecten 7 1. algemeen 7. archiefzorg voor digitale archieven d. archiefbeheer van digitale archieven 9 e. primair archief resp volledige en betrouwbare informatiebron 11. resultaten op de enquete-vragen digitaal gegevensbeheer; opzet voor een suggestie Slot van de rapportage. Conclusies van Commissie voor Archief en Documentatie NGK 3 7. Aanbevelingen voor archiefzorg en archiefbeheer. Ontwerp-besluiten voor LV 3 NB. In 1997 heeft onze Commissie eveneens een rapport uitgebracht over het archiefbeheer van de NGK en; daarnaar wordt in enkele gevallen verwezen middels de aanduiding RA-97/en hoofdstuknummer. Dat rapport werd gemaakt aan de hand van een respons van 5 van toen 9 - NGK en. Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

3 Code: LV Pagina 3 van Werkwijze en activiteiten In opeenvolgende vergaderingen van de Commissie voor Archief en Documentatie, ná de LV Houten januari 11, werd een vragenlijst ontworpen over het archiefbeheer van NGK, waarin zowel aspecten van fysiek als van digitaal archiefbeheer aan de orde worden gesteld. Om ten aanzien van de digitale ontwikkelingen en de mate waarin de afzonderlijke kerken hun archiefbeheer daarop hebben toegesneden heeft onze Commissie gemeend enkele enquêtevragen toe te voegen waardoor mogelijk heldere- indicaties zouden kunnen worden verkregen. De Commissie was van mening dat voor het verkrijgen van een goed overzicht van gegevens van onze kerken het middel van een digitale vragenlijst nuttig was; de nodige inspanningen werden daartoe binnen de Commissie verricht. *) De kerken ontvingen een afzonderlijk digitaal- bericht met handreiking waar de vragenlijst te vinden was en hoe deze in te vullen. Naast de 90 kerken werden ook de scriba s van de (in gekende) regionale vergaderingen benaderd met een voor de regio s toegesneden vragenlijst. De NG-kerken, op het -adres van de scriba, als ook de regionale vergaderingen, op het adres van de regio-scriba, ontvingen de vragenlijst eind 11 resp begin. Aangezien van lang niet alle kerken een respons kwam, werd in april een herinnering aan desbetreffende kerken en regio s gezonden. Om ook enigermate te kunnen beschikken over een bredere indicatie, een zgn helicopter-view, heeft de Commissie gemeend er goed aan te doen om ook LV-Commissies met een daartoe toegesneden vragen- en enquêtelijst te benaderen; dat vond plaats voor juni. Van regio s en LV-commissies werden tot begin 13 vragenlijsten ontvangen; nadien ontvangen lijsten zijn niet verwerkt in de respons. 3. Respons; resultaten op de vragenlijst Van de 90 NGK en die in (*3) werden benaderd gaven 7 respons (5 % van de kerken) respons; van de regio s - die in vóór de nieuwe regioindeling- werd van regio-scriba s reactie ontvangen en van de 9 LV-cies die werden benaderd mocht de Commissie 9 reacties ontvangen alsook van 1 NGK-organisatie (in deze rapportage zijn ze vermeld als LV-cies ). Op grond van de respons (*) van 7 kerken worden hierna de afzonderlijke aspecten in kaart gebracht. Een aantal van de 7 kerken gaven op diverse vragen geen antwoord; dit zijn de blanco s ; daarnaast was bij enkele vragen een meer-keuze mogelijk. De vragenlijst aan de NGK en is, in verband met voorkomende verwijzing, hierbij gevoegd. Voor Conclusies (CONC) en Aanbevelingen (ABV) die onze Commissie aan deze enquête verbindt wordt verwezen naar hoofdstukken resp *) De vragenlijst werd in het zgn Google domein opgeslagen. Het is goed hier te melden dat één NGK als ook één Regio zich op het standpunt stelden om geen kerkelijke informatie op deze manier te verstrekken, aangezien die kerk en ook het kerkverband daarover geen enkele zeggenschap (meer) heeft. Deze mening kan de Commissie ten zeerste billijken en het is niet voor niets dat in deze rapportage voor opslag van digitale gegevens een oplossing wordt aangereikt. *3) in waren er nog de NGK-en van Den Helder, Katwijk en Gorinchem. *) Het uit Google Docs vervaardigde overzicht van de respons van 7 kerken archiefbeheer is NIET als bijlage bij onze rapportage gevoegd; het geeft niet het gewenste helder overzicht, mede omdat NGK en twee keer de vragenlijst invulden. Dit heeft zijn weerslag in grafieken, aantallen en in percentages van de feitelijke respons van de 7 kerken. Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

4 Code: LV Pagina van Samenwerkingsverbanden. Uit de respons van 7 kerken blijkt dat 7 een volledig samenwerkingsverband kennen (met CGK 5, GKv 1 en met CGK en GKV ) en voorts dat 19 kerken enige vorm van samenspreking hebben. ---) Zie voor aanbeveling op dit punt ABV1 en ABV 3a. Archiefzorg fysieke archieven Archiefzorg is te definiëren als de vereisten die noodzakelijk zijn voor een volwaardig en verantwoord beheer van een kerkelijk archief. Daartoe dienen te worden gerekend de spelregels c.q. formele besluiten voor archiefbeheer, aanwijzen van archiefbeheerder(s), het hebben van een veilige en goede bewaarplaats en afdoende financiële middelen om archiefbeheer goed mogelijk te maken. archiefbeheerder Dat archiefzorg een belangwekkend aandachtspunt voor de kerkenraden is, mag worden verondersteld. Uit de respons van de 7 kerken blijkt dat 3 kerken daartoe een gemeentelid als archiefbeheerder met de taak van het beheer van het kerkelijk archief hebben belast. Dit is met name van toepassing bij de 7 Samenwerkingsgemeenten. In 15 NGK en wordt de taak van archiefbeheerder vervuld door de scriba (vermeld door scriba s). ---) Zie voor aanbeveling op dit punt: ABV3 3b. Archiefbeheer Archiefbeheer omvat `al datgene wat noodzakelijk is om te komen tot een goed en geordend archief van de te bewaren archiefbescheiden`. De vindbaarheid van de informatie is een belangrijk gegeven, maar evenzeer de houdbaarheid i.c. kwaliteit van de documenten. Zuurvrije omslagen en het verwijderen van paperclips en plastics die de kwaliteit doen verminderen is tevens een activiteit, hoe onbelangrijk dit ook kan lijken. Selectie en vernietiging van die bescheiden die niet bewaard behoeven te worden is één van de werkzaamheden die onderdeel dienen uit te maken van archiefbeheer alvorens de bescheiden, voorzien van een herkenbare inventaris, naar een andere, veilige locatie - nl. een bewaarplaats die aan de eisen voldoet - wordt overgebracht teneinde voorts te dienen als informatiebron (van ook derden op termijn). 3.b.1. Periode van het archief Uit de respons van de 7 kerken blijkt dat 15 kerken archiefbescheiden hebben uit de periode voordat er een NGK was; NGK en hebben archieven vanaf het jaar 35 resp., 55 en 57. Van kerken begint de datering van hun archief vanaf ca 197 of nadien. kerken gaven hierover geen vermelding. ---) Zie voor aanbeveling op dit punt: ABV Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

5 Code: LV Pagina 5 van b.. Uit welke onderdelen bestaat het kerkelijk archief Het archief van de kerkenraad vormt het hoofdbestanddeel van een kerkelijk archief. Bij 9 kerken is de oude ledenadministratie in het kerkelijk archief aanwezig; bij kerken ook het archief van de Commissie van Beheer; in 5 situaties bevindt zich het archief van de Diaconie in het kerkelijk archief, in 19 kerken dat van de Zendingscommissie en in 13 dat van de Evangelisatiecommissie. De jeugdverenigingen hebben in kerkelijke archieven een plaats en bij kerken zijn er ook overige archiefjes. vragenlijsten waren op dit onderdeel blanco. ---) Zie voor aanbeveling op dit punt: ABV5 3.b.3. Waar bevindt zich het kerkelijk archief; veiligheid Uit de respons van de 7 kerken blijk dat 1 NGK het kerkelijk archief heeft ondergebracht bij een Regionaal Historisch Centrum (RHC); van 1 NGK is dat het Landelijk Archief. 1 NGK heeft een opslag in een loods daarvoor aangewend en 1 vermeldde deels kerkelijk centrum/deels scriba. Op basis van 3 overige ingevulde vragenlijsten dient te worden aangenomen dat in nagenoeg alle situaties de NGK en het eigen archief bij de scriba thuis hebben ondergebracht ; een deel ervan zal in het kerkgebouw zijn geplaatst. Rampen, brand- en waterschade hebben zich blijkens de respons uit de 7 kerken gelukkig niet voorgedaan, zo werd bij 0 kerken aangegeven. Van ongedierte (muizen of zilvervisjes) had slechts 1 archief last, terwijl er bij slechts- 1 archief doorslaand vocht was. Voor wat betreft de regio-archieven heeft zich bij 1 regio-scriba een calamiteit voorgedaan en werd last ondervonden van ongedierte. Het regio-archief heeft een archiefbeherende kerk waar dit archief wordt ondergebracht, tenzij de scriba dat langere tijd onder zich heeft. ---) Zie voor aanbeveling op dit punt: ABV Ten aanzien van de archieven van de LV-commissies geldt dat het Landelijk Archief daarvoor de uiteindelijke plaats van bewaring is. In veel gevallen zijn uit achterliggende perioden de fysiekebescheiden bij de secretaris van de commissie aanwezig. 3.b.. toegankelijkheid; selectie en vernietiging Niet alles wat een scriba of secretaris ontvangt behoeft voor altijd in het archief te worden bewaard. Zo kunnen adreswijzigingen - na te zijn opgenomen in de ledenadministratie - worden verwijderd, verzoeken om een financiële bijdrage die niet worden gehonoreerd en onbelangrijke informatie van derden die voor kennisgeving is aangenomen kunnen eveneens worden vernietigd. Blijkens de respons uit de 7 kerken is gebleken dat bij 13 kerken al sprake is van vernietiging van de in aanmerking komende stukken. Bij het merendeel van de kerken nl. 31 is dat niet het geval en 3 kerken deden geen melding hieromtrent. Ten aanzien van de archieven van de Regio s werd aangegeven dat in veel gevallen (nog) niet gesproken kan worden van het toepassen van selectie en vernietiging. Van de LV-cies was bij 7 secretarissen sprake van een gedeeltelijke selectie en vernietiging ---) Zie voor aanbeveling op dit punt: ABV7 Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

6 Code: LV Pagina van b.5 raadpleging van archieven Een van de functies van archieven, ook die van een kerkgenootschap en van afzonderlijke kerken, is dat ze geraadpleegd worden. Onze Commissie constateert met genoegen dat deze (historische) informatiebron in meer dan de helft van de kerken is gekend nl. 31 van de 7 kerken. Uit de respons is gebleken dat in 5 kerken kerkenraadsleden het archief raadpleegden en in kerken tevens gemeenteleden. In de meeste gevallen was geen sprake van een publicatie. In kerken werd het archief voor onderzoek gebruikt voor een jubileumboek. Studenten, promovendi ed hebben bij kerken het (niet openbaar) kerkelijk archief geraadpleegd; in gevallen leidde tot een scriptie/proefschrift o.i.d. Bij de Regio s heeft in 1 situatie archiefonderzoek plaatsgevonden, zonder dat er een publicatie volgde; bij enkele regio-scriba s is sprake geweest van raadpleging door afgevaardigden. Onze Commissie is voorstander dat kerkelijke archieven van NGK en naar GAD (Gemeentelijke Archiefdienst) cq RHC s worden overgebracht, met name voor de lokale en regionale geschiedenis. Op die manier zal op termijn sprake zijn van een toename van het aantal raadplegingen voor onderzoek en studie alsmede verbreding van interesse voor kerkelijke archieven. 3.b.. afzonderlijke collecties In kerkelijke archieven zijn ook andere documenten aanwezig dan alleen brieven, notulen en rapporten. Zoals hiervoor werd aangegeven, maakt in tal van kerken ook de ledenadministratie onderdeel uit van een kerkelijk archief. Ook aan andere bescheiden kan worden gedacht zoals kerkbladen, boeken, foto s en geluidsopnamen. In het merendeel nl 3 van de 7 kerken zijn kerkbladen onderdeel van het archief en worden als afzonderlijke collectie gekend. Onze Commissie spreekt de hoop uit dat bij de andere NGK en de kerkbladen wel aanwezig zijn, maar mogelijk zich op een andere plaats in het archief bevinden. Bij kerken zijn boeken, preekschetsen en krantenknipsels als documentatiecollectie aanwezig. Afzonderlijke collecties van cassettes en videobanden resp cd s en dvd s zijn in 7 resp kerkelijke archieven aan te treffen; foto s in archieven. Daarnaast is er ook andere documentatie in kerkelijke archieven aan te treffen zoals jaarboekjes van de eigen kerk en LV-acta; de jaarboekjes kunnen daarbij als een historisch bron worden gekend. ---) Zie voor aanbeveling op dit punt: ABV 3.b7. andere gegevensdragers; microverfilming Naast het fysieke (=papieren) archief zijn ook andere gegevensdragers bij de kerken aanwezig. Zoals hiervoor bij afzonderlijke collecties werd vermeld hebben de kerken beeld- en geluidsdragers. Van de 7 kerken die respons gaven heeft 1 NGK microverfilming toegepast. Uit informatie uit de kerken is het onze Commissie bekend dat 1 NGK de oude notulenboeken van de kerkenraadsvergaderingen op microfiche heeft laten zetten, mede uit het oogpunt van niet afdoende brandveiligheid in het kerkgebouw. Voorat betreft digitale gegevensbeheer wordt verwezen naar het hierna volgende onderdeel 3c en 3d Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

7 Code: LV Pagina 7 van c Archiefzorg voor digitale archieven; aspecten 3.c.1 algemeen Hiervoor werd aangegeven dat er in relatief korte tijd veel is veranderd op het gebied van de documentaire informatievoorziening. Met name speelt daarin de computer een belangrijke rol en die zal o.i. in komende jaren toenemen. Enerzijds biedt de computer mogelijkheden voor opslag van veel en een veelheid van gegevens, in de vorm van tekst/documenten, spread sheats, staten en formaten JPG en PDF etc, anderzijds vraagt dit om een andere manier om de soms grote hoeveelheid digitale documenten beheersbaar en toegankelijk te houden voor benodigde informatie. De status van deze digitale documenten mag helder zijn, namelijk net als bij de fysieke = papieren = bescheiden: dat alle documenten die een scriba, secretaris of een andere functionaris van een kerkelijke organisatie ontvangt, en die bedoeld zijn voor zijn/haar organisatie, vallen onder het begrip archiefstuk. Voorts dat de afschriften van verzonden - brieven, alsook die documenten die binnen de organisatie door kerkenraadsleden, predikant, voorzitter resp. secretaris van een commissie ten behoeve van het functioneren dan wel besluitvorming zijn opgemaakt archiefstukken zijn. De vorm van deze archiefstukken doet daaraan niets af, oftewel: zowel een fysiek als een digitaal document vallen onder de hiervoor aangegeven definitie van archiefstuk en maken als zodanig onderdeel uit het van desbetreffende kerkelijk archief en behoren, zolang de organisatie deze ook zelf beheert, op zekere manier geordend zijn als ook op later tijdstip vindbaar zijn. Anders gezegd: privé-documenten maken geen onderdeel uit van een kerkelijk archief; andere documenten die scriba-ambtsdrager ontvangt of opmaakt wél. In een kerkelijk archief zijn documenten waaruit een besluitvormingsproces blijkt, hoe gehandeld is of op termijn- belangen kunnen worden aangetoond, historische achtergrond-informatie kan worden verkregen als ook hoe de eigen kerk staat/stond te midden van het kerkverband. Voor het archiefbeheer van digitale documenten die gezamenlijk een digitaal archief dienen te vormen is sprake van een andere werkattitude. Mede door de verschillende soorten documenten naast tekstdocumenten, waarbij ook te denken aan bijvoorbeeld s, vragen naast opslag, ordening en beheer ook aspecten van echtheid, herkenbaarheid en beveiliging om noodzakelijk specifieke aandacht en voorziening voor het beheer van digitale archiefbescheiden. Er zullen andere bellen moeten gaan rinkelen om de echtheid van de informatie van de bescheiden blijvend te kunnen waarborgen. In een aantal opzichten vraagt dit ook andere voorzieningen dan die voor de fysieke archiefbescheiden en eveneens aanschaf van andere middelen voor het beheer i.c. opslag van de digitale bescheiden. Bovenstaande onderdelen zijn wellicht nieuw voor een aantal archiefbeheerders, kerkenraadsleden en anderen die een verantwoordelijke taak hebben in het (brede) kerkelijk werk, maar ze zijn essentieel om de taak van digitale archiefbeheer naar beste weten te kunnen verrichten en voor de toekomst van waarborgen te voorzien.. Het is raadzaam om voor het kerkelijk archief een cesuur te maken, een scheiding in de tijd, door vanaf een bepaalde periode te spreken over oud-archief (bv tot het moment dat er ook digitale bescheiden zijn). Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

8 Code: LV Pagina van Het werken in en met digitale archiefbescheiden levert ook valkuilen op. Zo is er de gedachte dat met de computer alles gemakkelijker kan, sneller vindbaar is en de fysieke bescheiden overbodig maken, zodat die in de prullenbak kunnen verdwijnen of erger bij het oud papier kunnen worden gezet.. Weliswaar kan worden gesteld dat informatie (geheel dan wel ten dele) sneller tevoorschijn zou kunnen komen, maar toch zal sprake zijn van ordening, toegankelijkheid, herkenbaarheid en - in dit verband - de leesbaarheid. Digitalisering betekent niet dé oplossing van een bestaand ontoegankelijk fysiek archief dat op een andere manier georganiseerd wil worden of mogelijke vervanging van een deel van de fysieke bescheiden. Naar mate de gedachte post vat dat slechts op de computer hét volwaardig kerkelijk archief zich bevindt, dient te worden bedacht dat oa de status van besluitvorming in lang niet alle gevallen uit digitale documenten zal kunnen blijken. Handtekeningen hebben nog altijd het overtuigend bewijs dat het besluit (sec) is genomen of dat vaststelling van verslagen, notulen ed. plaatsvond. Onze Commissie legde de kerken een aantal vragen voor die verband houden met digitale archivering. In de volgende paragrafen passeren deze de revue, waarin zowel van de scriba s van 7 NGK en, Regio s en 9 secretarissen van LV-commissies en 1 NGK-organisatie respons gaven over hun digitaal archief. Aansluitend wordt een advies geformuleerd in hoofdstuk 5 voor digitaal archiefbeheer. 3.c.. Archiefzorg voor digitale archieven Op de vraag of er afspraken zijn gemaakt over het beheer van documenten (van kerkenraad, moderamen, scribaat etc) is binnen het merendeel van de kerken 3 (van de 7) géén afspraken gemaakt. Slechts in 9 van de 7 NGK en die respons gaven is dat het geval. In 1 van de Regio s zijn er afspraken en werd een protocol opgesteld. Bij de LV-cies is bij 1 sprake van een regeling middels een huishoudelijk reglement. Ten aanzien van het omgaan met (digitale) correspondentie van Voorbereidingscommissie LV en LV-moderamen(leden) zijn er vooralsnog voor zover de Commissie bekend is- geen afspraken. ---) Zie voor aanbeveling op dit punt: ABV9 3.d. Archiefbeheer van digitale archieven Vraag 13 aan de scriba/kerkelijke archiefbeheerders was waar worden de digitale documenten notulen, besluiten, correspondentie beheerd. Uit de respons van de 7 kerken werd in 3 gevallen de pc van de scriba aangegeven; in kerken tevens op de pc van een gemeentelid ; 3 kerken vermeldden tevens erbij: op losse hardware (1) het besloten deel van de website (1), op gmail (1). Van 17 scriba s was deze vraag blanco gelaten. In de situaties van het gebruik van de pc van de scriba worden tevens s op die pc ontvangen. Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

9 Code: LV Pagina 9 van Als specifiek element (en bijzonderheid) dient door onze Commissie te worden gerapporteerd dat bij geen van de 7 NGK en die respons gaven het archiefbeheer plaats vindt op een pc die eigendom is van de eigen kerk. Dat betekent dat er altijd sprake zal zijn van een gevarenzone, omdat documenten van een kerk zich bevinden op een privé-pc. Onze Commissie acht dat een niet aanvaardbare situatie temeer daar het gaat om belangenbehartiging van kerkelijke aangelegenheden en kan gaan om privacybehartiging van individuele kerkleden. Ook bij de regio-scriba s () staan de digitale documenten op de pc van de regio-scriba. Bij de LV-commissies is deze situatie identiek en geldt evenzeer voor LV-moderamenleden ---) Zie voor aanbeveling op het onderdeel digitaal archiefbeheer: ABV en voor wat betreft scribaat LV voorts ABV19 (alsook hoofdstuk 5). Het delen van digitale documenten Door technische mogelijkheden kan informatie uit digitale documenten beschikbaar zijn voor kerkenraadsleden, gemeenteleden ed. 7 van de 7 kerken gaven aan dat digitale documenten niet kunnen worden gedeeld via een netwerk. In kerken is sprake van een intranet, in kerken is informatie achter de website van de kerk beschikbaar voor gemeenteleden en in 5 kerken via een online toepassing (dropbox). 11 kerken hadden geen gegevens ingevuld op deze vraag (13c). Ten aanzien van een beveiliging middels een wachtwoord meldden 11 kerken dat daarvan sprake is. Overigens is 5 kerken sprake van een toegang tot het digitale archief door kerkenraadsleden; van een informatiemogelijkheid/toegang door anderen derden buiten de eigen kerk- tot het digitale archief is in geen van de kerken sprake. Toevoegen van digitale documenten aan het archief Het toevoegen van digitale documenten aan het archief vindt bij 17 van de 7 kerken plaats op de pc van de scriba. In kerken vindt dit nooit plaats. kerken gaven op deze vraag a geen respons. Overdracht van digitale bescheiden In het merendeel van de situaties vindt overdracht van digitale stukken plaats middels een USBstick of cd nl. 5 van de 7 kerken (waarvan in 13 gevallen ten tijde van aantreden nieuwe scriba) in 1 situaties vindt dit on-line plaats en in situaties op een andere manier. Bij de Regio s is dit eveneens in de meeste gevallen met USB-stick of cd; in 1 situatie is dat het geval middels prints. Bij LV-cies werd aangegeven: in situaties middels usb-stick, 1 online ---) Zie voor aanbeveling op dit punt: ABV11 Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

10 Code: LV Pagina van Ordening en structuur van digitaal archief; traceren documenten Door middel van een structuur van mappen komt een ordening van documenten tot stand; mede daardoor en middels datum, of index of andere wijze komt benodigde informatie te allen tijde te voorschijn. In het merendeel van de 7 kerken is een zgn mappenstructuur aanwezig. Bij 3 NGK en kan dit door een index of nummering van documenten worden getraceerd en in 7 situaties via de zoekfunctie. Bij de Regio s wordt een vaste mappenstructuur of index gekend. Ten aanzien van de LV-cies wordt bij een vaste structuur gekend, bij 1 commissie is (nog) geen sprake van ordening; 1 commissie was blanco Van de LV is het digitale archief nog niet aan de orde geweest. Daar waar sprake is van pdf-documenten van LV-vergaderingen zijn die via de site op de desbetreffende LV-vergadering (te rekenen vanaf het jaar 199 ) terug te vinden. ---) Zie voor aanbeveling op dit punt: ABV Geheel of ten dele fysiek, ten dele digitaal Vraag 15 betrof het ondertekenen van geprinte notulen van de vergaderingen van de kerkenraad, moderamen of commissie om daarmee ook de feitelijke vaststelling (juridische element) te kunnen aantonen. Blijkens de respons wordt dit in 33 van de 7 kerken nog gehanteerd; in van de 7 kerken niet meer en 1 kerk was blanco op deze vraag. Bij de Regio s die respons gaven worden in 7 van de de notulen ondertekend. De notulen van LV-cies worden slechts in van de LV-commissies die respons gaven na vaststelling ondertekend. ---) Zie voor aanbeveling op dit punt: ABV13a Op de vraag welke documenten worden geprint gelet op de inhoud ervan blijkt dat op scribaten niets meer wordt geprint omdat alles digitaal gaat; alleen op verzoek is sprake van een print. Op de meeste scribaten zijn van digitale documenten ook prints aanwezig zijn; van de 7 scriba s gaven aan dat wanneer het enigszins van belang is er een print wordt gemaakt en in van de 7 kerken vindt dat plaats als het echt noodzakelijk is. 3 kerken hadden geen gegevens vermeld. ---) Zie voor aanbeveling op dit punt eveneens ABV13a Raadpleging van het digitale archief door kerkenraadsleden is in kerken online mogelijk. van de 7 kerken gaven aan dat in voorkomend geval een print of kopie wordt verstrekt. Bij de Regio s doet zich dit niet voor en bij de LV-cies is in zeer beperkte mate sprake van de mogelijkheid van raadpleging van het digitale archief. Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

11 Code: LV Pagina 11 van e Primair archief resp volledige en betrouwbare informatiebron Aangezien scriba s /archiefbeheerders zowel een fysieke als digitale documenten hebben is niet voor niets- vraag (19) gesteld: welk archief geldt voor u (als archiefbeheerder resp scriba/archiefbeheerder) primair 7 kerken regio s LV-cies Primair: fysiek archief 3 1 Primair: digitaal archief Beide zijn primair - - Geen melding - In dit verband is voor een indicatie de uitkomst van vraag van belang: vormen digitale documenten een volledig en betrouwbare informatiebron voor de kerkenraad en voor anderen in onze NGK Respons: 7 kerken regio s LV-cies A. Digitaal archief betrouwbaar () 5 B. Ik ga ervan uit, maar weet niet zeker 15 ( ) - 1 C. Ik heb serieuze vraagtekens ( 3) 1 3 D. Ik ben het er niet mee eens 5 ( 1) 1 1 E. Ik ben het daarmee niet eens en heb voorzorgmaatregelen getroffen ( ) - 1 F blanco 5 ( 1) 1 - (..) =Primair digitaal archief bij 3 kerken Verdeeld naar periode van digitalisering bij NGK, regio s en LV-cies in relatie tot de antwoorden op vraag van een volledige en betrouwbare informatiebron laat zien bij de Kerken mee eens (A) niet zeker/oneens/voorzorgen (B-E) ngk ngk blanco : ngk 1 5 bij de Regio's: digitalisering periode mee eens (A) niet zeker/oneens/voorzorgen (B-E) blanco niet vermeld:3 - blanco 1 bij de LV-cies : digitalisering periode mee eens (A) niet zeker/oneens/voorzorgen (B-E) Niet vermeld: - Deze respons geeft niet aan dat het digitaal kerkelijk archief als volledig en betrouwbaar wordt aangemerkt. Dat geldt bij (3 NGK en maar evenzeer voor een algemeen vertrouwen van de andere NGK en die het digitaal archief niet als primair archief hebben aangegeven. Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

12 Code: LV Pagina van Al te zeer, zo is de indruk van onze Commissie, wordt gemeend dat digitale documenten op de pc van de scriba (dan wel elders) als volledig en betrouwbaar kunnen worden aangemerkt, maar uit deze enquête blijkt dat slechts in van de 3 kerken die het digitaal archief als primair archief beschouwen dit vertrouwen als zodanig ook aangeven. Dat is slechts- 1% van het aantal kerken die deze informatie verschaften. Bij de Regio s is het veronderstellingpercentage hoger nl. %, maar is gerelateerd aan de Regio s.; bij de LV-cies is het veronderstellingpercentage slechts 0% gerelateerd aan de LVcies die respons gaven. Omdat dit onderdeel van archiefbeheer essentieel is voor met name volledigheid en betrouwbaarheid van digitale documenten (en dus informatie in digitale vorm) heeft onze Commissie hiertoe een afzonderlijk advies geformuleerd, zie hoofdstuk 5 (digitaal gegevensbeheer). ---) Zie voorts aanbeveling op dit punt: ABV, alsook conclusie CONC1 Back-up van digitale bestanden Zoals bekend is het gewenst, zo niet noodzakelijk, dat er een back-up is hetzij onder eigen beheer dan wel op een andere locatie. Slechts in 9 -respons van de 7 kerken - is dit het geval. Bij de Regio s wordt in 3 van de een back up gemaakt en niet; de overige waren blanco; bij de LV-cies wordt in de meeste gevallen een back-up gemaakt nl 9 van de. ---) Zie voor aanbeveling op dit punt: ABV 15 Floppy disks Naar blijkt zijn er op 3 scribaten nog floppy disks aanwezig; 0 gaven aan niet meer terwijl kerken deze vraag blanco lieten. Wat de raadpleegbaarheid van de floppy disks betreft gaf 1 kerk aan dat die nog te raadplegen zijn; 1 dat de raadpleegbaarheid niet zonder meer het geval is en vermeldden dat de documenten niet meer raadpleegbaar waren op de diskette, maar dat een print beschikbaar is. ---) Zie voor aanbeveling op dit punt: ABV Selectie van vernietigbare digitale documenten; vernietiging Selectie van vernietigbare digitale bescheiden heeft bij 9 archieven plaatsgevonden; bij archieven is er nog geen (beperkte) selectie van onbelangrijke bescheiden geweest. van de 7 kerken gaven op dit onderdeel geen antwoord. Bij de Regio-scriba s is nog geen sprake geweest van selectie. Bij 3 secretarissen van LV-commissies is gedeeltelijke selectie toegepast. ---) Zie voor aanbeveling op dit punt: ABV17 Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

13 Code: LV Pagina 13 van Resultaten op de enquêtevragen De Commissie voor Archief en Documentatie heeft naast een hoeveelheid vragen tevens de scriba s / archiefbeheerders tevens diens persoonlijke mening gevraagd over een aantal enquêtevragen. Hoewel de antwoorden niet een standpunt van de kerkenraad aangeven acht onze Commissie de uitkomsten wel van waarde voor een algemeen beeld. Wat is de beste plaats voor het bewaren van het fysieke archief (vraag ) De antwoorden van de archiefbeheerders resp. scriba's daarop waren gevarieerd 7 kerken regio s - in het eigen (kerk)gebouw (in een 5 - goede archiefruimte) - een zusterkerk; archiefbewarende kerk - bij gemeentearchief (GAD) of RHC het Landelijk Archief 3 - een andere voorziening voor blijvende archiefbewaring online geen vermelding 7 1 De fysieke archieven van Commissies van de Landelijke Vergaderingen worden op zeker tijdstip toegevoegd aan het Landelijk Archief; de secretarissen van de LV-commissies werden over dit item bevraagd. Dient het Landelijk Archief te worden aangemerkt als plaats voor de archieven van NGK en en organisaties (vraag 7) In hoeverre fysieke archieven van de kerken, regio s ed onderdeel kunnen zijn van het Landelijk Archief NGK resulteert in het volgende beeld: 7 kerken regio s - ja, onderdeel Landelijk Archief 1 - als er geen andere locatie is, dan wel 17 - neen; geen Landelijk Archief 15 - geen reactie 7 1 Gebruik van archiefruimte door NGK en voor hun archief deels doorberekenen? (vraag ) Het Landelijk Archief bevindt zich in de archiefbewaarplaats van het ADC; daartoe wordt archiefruimte gehuurd. In een aantal situaties zijn in het Landelijk Archief ook archieven van NGK en (al dan niet tijdelijk) opgenomen. Op de enquêtevraag of voor plaatsing en dus veilige bewaring van het archief van een bestaande NGK een doorberekening dient plaats te vinden is de respons: 7 kerken regio s - kosten archiefruimte bij bestaande NGK doorberekenen - kosten zijn voor het kerkverband 11 - Landelijk Archief is niet bedoeld voor plaatselijke kerken - geen reactie --- Zie CONC Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

14 Code: LV Pagina van Bekendheid van het ADC te Kampen Door onze Commissie werd voorts geïnformeerd naar bekendheid / het bekend zijn met het Archiefen Documentatie Centrum (ADC) in Kampen waar het Landelijk Archief een veilige plaats heeft. 7 kerken regio s - ADC is niet bekend 9 - bekendheid ADC 15 Nader onderverdeeld laat zien dat er bekendheid is. uit persberichten. middels ADCetera 7 -. op andere wijze -. agv raadpleging - ---)) Zie voor een conclusie CONC Gewenste nadere informatie door archiefbeheerders en scriba s over onderdelen van archiefbeheer Bij het beheren van een archief zijn verschillende onderdelen te benoemen waarvoor archiefbeheerders en scriba's van de 7 kerken, regio s en de 9 secretarissen van LV-commissies en 1 NGK-organisatie interesse tonen om nader te worden geïnformeerd. Vraag laat als resultaat, waarbij meerdere antwoorden mogelijk waren, zien: 7 kerken regio s LV-cies 1. ordenen van kerkelijke archieven 3 3. selectie en vernietiging van stukken 3 3. inventariseren archief ivm overbrenging naar een archiefbewaarplaats. vertrouwelijkheid, privacy, openbaarheid 3 5. juridische aspecten 9-3. kwaliteitsaspecten papier, cd s ed - 7. brandveiligheid, eisen archiefruimten handvatten digitaal beheer zuurvrij archiefmateriaal blanco 7-11,andere aspecten (info niet nodig resp. advies op internet) Belangstelling voor cursussen Aan archiefbeheerders, scriba s, alsook aan de regio-scriba s, werd gevraagd naar belangstelling voor een eventuele cursus als die van de kant van de Archiefcommissie wordt georganiseerd. De respons geeft als resultaat: 7 scriba s regio s - selectie en vernietiging 3 - inventarisatie 3 - vereisten bewaarplaats; calamiteitenplan - digitaal gegevensbeheer blanco 1 ---)) Zie voor conclusie op dit onderdeel CONC5 Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

15 Code: LV Pagina 15 van Activiteiten voordat overbrenging plaatsvindt Ordening van een archief kan aan de hand van een archiefschema plaatsvinden (mappenstructuur). Voor overbrenging naar een andere ruimte, bijvoorbeeld de archiefruimte in de eigen kerk, is de noodzaak van een goede toegang in de vorm van een inventaris meer en meer aanwezig. Een andere, goede, bewaarruimte kan bij een zusterkerk zijn, maar zeer zeker bij een Gemeentearchief (GAD) of Regionaal Historisch Centrum (RHC) dan wel als er nergens een goed onderdak voor het archief mogelijk is plaatsing tegen zekere kosten- bij het Landelijk Archief. ---)) Zie voor conclusie in dit verband CONC Deskundigheid binnen handbereik in eigen NGK aanwezig; hulp en assistentie In verband met het overbrengen van een archief naar een (archief)bewaarplaats waarbij naast goede en veilige bewaring in geconditioneerde ruimte sprake is van de mogelijkheid tot raadpleging ook door anderen werd vraag 33a gesteld nl. is er in de eigen NGK deskundigheid aanwezig voor het maken van een goede toegang op het over te brengen archief was de respons: 7 kerken regio s - ja deskundigheid aanwezig 13 - neen, geen deskundigheid 1 - blanco 1 Vraag 33b of het voor het maken van de bedoelde toegang de wens is om een gekwalificeerde archiefbeheerder in de arm te willen nemen vermeldden de archiefbeheerders en scriba s: 7 kerken regio;s - hulp/bijstand gewenst hulp niet nodig 1 - blanco Frequentie van raadpleging van de NGK-site Onze Commissie was tevens benieuwd naar de mate waarin de NGK-site wordt geraadpleegd. De respons op vraag 3a van scriba s van de kerken, regio s en secretarissen LV-commissies laat het volgende beeld zien (er zijn meerdere antwoorden mogelijk) 7 scriba s regio s LV-cies 1 keer per maand 15 5 ca eens per kwartaal 1 ca eens per halfjaar 7 1 eens per jaar of minder blanco Als belangrijke doelen voor raadpleging van de NGK-site werd vermeld algemene info NGK agenda en aanvullende info 7 besluiten en notulen LV 5 5 voorstellen LV 3 5 landelijke commissies Landelijk Archief - Blanco - 1 Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

16 Code: LV Pagina van Digitaal gegevensbeheer Onze Commissie vermeldt nog eens de indruk, zoals hiervoor op pagina 11 en (primair versus fysiek archief resp. volledige en betrouwbare informatiebron) werd aangegeven nl. Al te zeer wordt gemeend dat de digitale documenten op de pc van de scriba (dan wel elders) als volledig en betrouwbaar kunnen worden aangemerkt, maar uit deze enquête blijkt dat slechts in van de 3 kerken die het digitaal archief als primair archief beschouwen dit vertrouwen als zodanig ook aangeven. Dat is slechts- 1% van het aantal kerken die deze informatie verschaften. Bij de Regio s is het veronderstellingpercentage hoger nl. %, maar is gerelateerd aan de Regio s.; bij de LV-cies is het veronderstellingpercentage slechts 0% gerelateerd aan de LV- Commissies die respons gaven. Omdat dit onderdeel van archiefbeheer essentieel is voor met name volledigheid en betrouwbaarheid van (informatie in) digitale documenten wordt in het navolgende daarbij nadrukkelijk stilgestaan en, in het verlengde van de besluitvorming LV-Houten /11, een afzonderlijk advies geformuleerd voor digitaal gegevensbeheer. Opzet voor een suggestie en advies tot digitaal gegevensbeheer Tegen de achtergrond van de groei van digitale documenten en de beheersbaarheid daarvan, continuïteit van uniforme ordening en terugvindbaarheid, herkenbaarheid van documenten en de echtheid ervan, veiligheid voor opslag en raadpleging storage en retrieval- meent de Commissie een suggestie en advies voor nader onderzoek ter tafel te moeten brengen. In concreto kan worden gedacht om in de nabije toekomst te (kunnen) beschikken over een gezamenlijke digitale ruimte voor archiefbescheiden van onze kerkelijke organisaties. Een gezamenlijke, zij het centrale opslag, kan dienen voor alle archiefbescheiden en resultaten van digitale werkzaamheden van met name voor de organisatie-onderdelen van de Landelijke Vergadering (scriba, moderamen, secretarissen en leden van- LV-commissies, NGK-site en niet te vergeten het Landelijk Archief zelf). Voorts kunnen afzonderlijke NGK en (voor de kerkenraad, moderamen, commissies, kerkelijk bureau, diaconie en penningmeester), de scriba s van de regionale vergaderingen, en NG-organisaties zich daarbij aansluiten. Deze oplossing biedt belangrijke voordelen en betekent voorts dat er meer cq betere data-waarborg is voor kerkelijke archieven/archiefbescheiden dan op een privé pc. Stand alone of zoals door een van de respondenten werd aangeduid als solo-beheer - heeft kwetsbaarheid in zich. Een vraag in onze enquete was in hoeverre het idee van gezamenlijke opslag van digitale gegevens, waarvan onze Commissie overigens in beginsel een voorstander is, binnen onze NGK en wordt voorgestaan. Antwoorden op vraag 5. Bent u voorstander van een gezamenlijke (centrale) opslag van digitale stukken binnen de NGK liet verschillende antwoorden zien van scriba s/ archiefbeheerders en commissie-secretarissen nl. Zie volgende pagina Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

17 Code: LV Pagina 17 van Resultaat van de enquete-vraag onder scriba s/ archiefbeheerders en secretarissen over een gezamenlijke (centrale) opslag: 7 scriba s regio;s LV-cies Ja, gezamenlijk/centraal Neen - 1 geen uitsluitsel; vraagteken blanco antwoord tbv fysiek archief 1 Het belang voor alle kerkelijke archieven, ongeacht door wie deze zijn gevormd of waar deze geheel of ten dele worden beheerd én de waarde die deze digitale documenten op den duur moeten (kunnen) hebben ook wanneer er minder fysieke documenten zullen worden aangetroffen, sterkt onze Commissie in haar mening dat een oplossing, voor centrale opslag en beheer van digitale documenten. Naast een digitaal archief zal altijd sprake blijven van zekere belangrijke- fysieke documenten die afzonderlijk moeten worden gearchiveerd, zoals bv. notulen, verslagen, specifieke correspondentie, rapporten, en stukken die al te zeer een vertrouwelijk dan wel privacygevoelig karakter hebben. Ordening van zowel de fysieke als de digitale bescheiden zal identiek dienen te zijn voor traceerbaarheid, de feitelijke inhoud (en de context waarin de digitale zijn opgemaakt) alsook het juridisch/formele cq historisch karakter ervan. Als gevolg van de voortschrijdende technieken en het gemakkelijker gebruiken van pc s voor tal van doeleinden, de opkomst en diversiteit van sociale media en de manier waarop wordt gecommuniceerd maakt het gewenst alert te zijn om de belangen voor de eigen kerkelijke organisatie alsook in het belang van de gemeenteleden afdoende van waarborgen te voorzien. Juist met een gezamenlijke digitale opslag kan die mogelijkheid worden aangereikt. Bij het aanwenden van een gezamenlijke digitale archiefruimte/- opslag (anders gezegd een centraal digitaal depot ) denkt de Commissie aan een zodanige uitwerking waarbij er een centrale portal is, gevolgd door een afzonderlijke portal voor de digitale ruimte (unit) van elke NGK, elke Regio, elke LV-commissie of elke andere NG-organisatie. Binnen die eigen unit, voorzien van een eigen toegangscode, kunnen dan de eigen organen van een kerk hun ruimte hebben, voorzien van een aanvullende eigen code. De scriba kan aldus een eigen werkruimte en archief hebben. Aldus kan sprake zijn van een digitaal kerkelijk archief waartoe ook ambtsdragers toegang hebben, het kerkelijk bureau heeft een eigen ruimte voor de administratie, zo ook voor de commissie van beheer en de penningmeester, de diaconie, zendingscommissie, jeugdraad ed. Voor de regionale vergaderingen kan op dezelfde manier met afzonderlijke code de toegang zijn naar de unit voor de regio-scriba en het archief van de regionale vergadering. Voor LV-commissies is dat idem dito de werkwijze zodat de commissieleden geen documenten meer op hun eigen pc behoeven te hebben, maar middels de code kunnen inloggen in het commissie archief voor bv. vergaderstukken en notulen. Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

18 Code: LV Pagina van Voor digitale bescheiden van de Landelijke Vergadering is het eveneens de gedachte dat afzonderlijke digitale units worden gecreëerd, ieder met een eigen toegangscode en opslag voor de documenten. Ook zal autorisatie een aspect zijn voor raadpleging resp. wijziging; op die manier worden extra veiligheidkleppen ingebouwd om echtheid van documenten te kunnen waarborgen. Bij het bewaren en beheren van gezamenlijke digitale gegevens zijn specifieke garanties aan de orde ten aanzien van veiligheid, back-up altijd gegarandeerde toegang tot de eigen unit, bruikbaarheid en eventuele voorwaarden (te denken valt aan contractduur) van de desbetreffende eigenaar die de ruimte voor het gezamenlijk digitaal gegevens beheer aanbiedt (digital storage). Deze aspecten zullen bij het in kaart brengen en onderzoeken naar mogelijkheden zeker aan de orde moeten komen. In dit verband is het goed te vermelden dat onze Commissie van het Archivarissenconvent, het samenwerkingsverband van Archivarissen van CGK-GKv-NGK, een notitie ontving over aspecten die verband houden met digitalisering. Het Archivarissenconvent stelt daarom ook dat het van groot belang is dat kerkgenootschappen, gezamenlijk, onderzoek doen naar toekomstige mogelijkheden. Uit de notitie nemen wij enkele van belang zijnde passages over. Het Archivarissenconvent TOP (Tezamen Op Pad) is een overlegforum van kerkarchivarissen van drie kerkgenootschappen die op basis van vakinhoudelijkheid zorg dragen voor de archieven van hun kerkelijke organen. Dit betreft in concreto de archieven van de landelijke kerkelijke organen zoals die worden gekend als de zgn. meerdere vergaderingen (Generale Synode CGK en Generale Synode GKv alsmede Landelijke Vergadering NGK, en de archieven van onder hen ressorterende Deputaatschappen CGK resp. GKv cq Commissies NGK. Voor belangenbehartiging van de archieven van deze kerkgenootschappen komen heel wat aspecten naar voren. Het is de vraag in welke mate de belangen voor die afzonderlijke archieven ook in de nabije toekomst inhoudelijk- goed en functioneel zijn afgedekt. Zowel voor het beheer van de fysieke archieven als ook voor de digitale documenten zijn eisen verbonden wil de informatie ook op later moment beschikbaar en leesbaar zijn. Belangstelling voor onderzoek zal er zijn, soms meer soms minder. De inhoudelijke waarde van kerkelijke archieven zal eerst dan pas zijn waarde kunnen verkrijgen als deze beschikbaar is en dienstig kan worden gemaakt voor wetenschappelijk- onderzoek. De kerkgenootschappen van CGK, GKv en NGK staan alle voor eenzelfde vraag hoe kan kerkelijk archiefbeheer zijn goede c.q. beste functie krijgen en behouden, zodat de functie van de fysieke en digitale archieven tot in lengte van dagen kan worden gewaarborgd. Om die vraag van een antwoord te voorzien is het naar de mening van het Archivarissenconvent gewenst dat de kerkgenootschappen nagaan of sprake kan zijn van een gezamenlijke belangenbehartiging middels de oprichting van een Interkerkelijk Archief. Bespreking, onderzoek, uitwerking en overleg zullen zaken zijn die aan de orde dienen te komen om in ieder geval dit plan, dat het Archivarissenconvent ter tafel brengt, serieus tegemoet te treden. Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

19 Code: LV Pagina 19 van Dat behoeft zich dan niet te beperken tot de direct aangesproken kerkgenootschappen van Christelijke Gereformeerde Kerken (CGK). Gereformeerde Kerken vrijgemaakt (GKv) en Nederlands Gereformeerde Kerken (NGK), maar kan zich evenzeer geadresseerd weten aan het adres van andere kerkgenootschappen zoals bijvoorbeeld de Hersteld Hervormde Kerk (HHK) en de Voortgezette Gereformeerde Kerken Nederland (VGKN), doch de drie eerst genoemden liggen het meest voor de hand. Gezamenlijkheid zal aan de orde komen nadat binnen het eigen kerkgenootschap de beraadslaging daarover heeft plaatsgevonden. En zoiets kost tijd, alvorens sprake is van een positieve grondhouding en de noodzakelijk volgende stappen van gezamenlijk onderzoek en uitwerking een concreet vervolg kunnen krijgen Doel in dit verband doelen van het Interkerkelijk Archief wordt nader omschreven als: 3.1 Beheer van digitale archieven van de vergaderingen GS,PS,Cl, Dep resp. LV en Cies van de aangesloten kerkgenootschappen (*5). Uit achterliggende jaren beschikken de respectieve functionarissen (preses, scriba s etc.) over een reservoir van digitale documenten dat zich in aantal in de komende jaren naar verwachting sterk zal uitbreiden. Om de reeds bestaande hoeveelheid digitale documenten te kunnen opslaan, te beheren en toegankelijk te hebben en te houden dient er een voorziening te zijn. Aan de centrale dan wel decentrale opslag en beheer van deze digitale documenten moeten alle noodzakelijke eisen van veiligheid, authenticiteit, etc. worden verbonden, zodanig dat de bevoegdheden voor opslag van afzonderlijke bestanden en de raadpleging daarvan afdoende voor de betrokken functionaris zijn gewaarborgd en tevens dat er zodanige afspraken zijn vastgelegd ten aanzien van (aanvullend) beheer en raadpleging door personeel van het Interkerkelijk Archief in het kader van de dienstverlening bij raadpleging en onderzoek. Specifiek wil het Archivarissenconvent hierbij opmerken dat, ook al zou het plan voor een Interkerkelijk Archief niet mogen rekenen op een volwaardige steun vanuit onze kerkgenootschappen, er hoe dan ook de besliste noodzaak is om een voorziening te treffen voor de digitale documenten van haar eigen kerkelijke vergaderingen. Zo dit niet in het aandachtsveld komt, zal in navolging van het rapport een dementerende overheid van de Algemene Rekenkamer (199) ten aanzien van digitale archieven van overheidsorganisatie dit mogelijk ook ten aanzien van kerkgenootschappen gesteld kunnen worden. Onderdeel 3.1 vereist specifiek onderzoek met het oog op de (zeer) langdurige opslag van digitale documenten wat naast beheersbaarheid en raadpleegbaarheid een groot vertrouwen in zich dient te hebben ten aanzien van de marktpartij die deze informatie ten behoeve van de kerkgenootschappen beheert i.c. veilig stelt. Op voorhand is het Archivarissenconvent van mening dat het in eigen beheer hebben van een dergelijke opslag van digitale gegevens, met alle daaraan verbonden specifieke technische ins en outs, alsook de kosten die daaraan zijn verbonden, een doel op zich is. Deze laat zich moeilijk verenigen met het doel en functie van het Interkerkelijk Archief die gelet op de kosten een moeilijkheidsfactor vormen; daartoe is 3. als reële optie vermeld. Het Archivarissenconvent is op basis van persoonlijke (beroeps)ervaring en contacten met scriba s en archiefbeheerders tot de slotsom gekomen dat er geen enkel nut wordt gediend dat onze kerkverbanden het onderwerp hoe het belang van de kerkelijke archieven naar de toekomst toe afdoende te behartigen nog langer voor zich uitschuiven. 3. zie volgende pagina (*5).De afkortingen staan voor: Generale Synode (GS), Particuliere Synode (PS), Classis (Cl), Deputaten (Dep), Landelijke Vergadering (LV) en Commissies (Cies) Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK

20 Code: LV Pagina van Participeren in een op te richten organisatie die ten behoeve van de afzonderlijke kerkgenootschappen de opslag en beheer van digitale documenten veilig stelt Naar bekend bestaat de mogelijkheid om voor opslag van digitale documenten een marktpartij te benaderen en bijvoorbeeld de belangen te doen behartigen in een afzonderlijke rechtspersoon, zodanig dat ook de kerkgenootschappen van CGK, GKv en NGK alsook hun kerken zich daarbij zowel zelfstandig als gezamenlijk kunnen aansluiten. De digitale documenten kunnen zodanig worden gecompartimenteerd dat de afzonderlijke scriba s (en anderen zoals penningmeesters of beheerder van kerkelijk bureau) hun gegevens daarop kunnen zetten, waardoor er continuïteit van werken is en geen gemis aan gegevens ontstaat. Zoals bij 3.1 werd aangegeven vereist dit specifiek onderzoek; advieshulp van deskundigen op het veld van technische beheersbaarheid van digitale informatie is hiertoe gewenst. Voor verder onderzoek ter uitwerking van de Notitie van het Archivarissenconvent (die overigens ook andere onderdelen in zich heeft, maar wij beperken ons tot het onderwerp digitalisering) wordt een onderzoeksplatform aangegeven waarin verschillende kerkgenootschappen participeren, waarbij direct kan worden gedacht aan de CGK, GKv en NGK. Op die manier kan sprake zijn van een gezamenlijkheid voor onderzoek naar een zo goed mogelijke opslag en beheersfaciliteit door (ervarings)deskundigen van kerkgenootschappen die alle met dezelfde problematiek te maken hebben. Om concreet te worden: Voor de opzet cq het mogelijk realiseren van een digitaal archiefopslag gaat onze Commissie in eerste instantie uit van een noodzakelijke voorziening voor archiefbescheiden van de Landelijke Vergadering en van haar LV-organen, nl het LV-moderamen met name de scriba-lv-, de LVcommissies, de Voorbereidingscommissie, de webmaster die oa de pdf-files heeft en, last but nog least, het digitaal Landelijk Archief Opgemerkt wordt dat het Landelijk Archief weliswaar digitale documenten bevat, zij het een relatief beperkt aantal op de pc bij de Landelijk Archivaris nl. een digitale overzicht van de toegang op de fysieke bescheiden van het Landelijk Archief. Overige digitale documenten, te rekenen vanaf 199 voor wat betreft de besluiten in PDF bevinden zich niet in het Landelijk Archief maar bij de secretarissen, leden van het moderamen en de webmaster. Het op één plaats samenbrengen van al deze digitale documenten is naar de mening van onze Commissie noodzakelijk wil sprake kunnen zijn van een digitaal Landelijk Archief. Zoals onze Commissie in eerder stadium vermeldde blijft zij hechten aan de verantwoordelijkheid van iedere kerkenraad, voor het algeheel eigen archiefbeheer en die van de binnen die kerk functionerende organen; dit geldt eveneens voor wat betreft de regionale vergaderingen. Daarentegen staat dat onze Commissie, die zich daarbij gesteund mag weten door eerdere besluitvorming ter Landelijke Vergadering, vasthoudt aan het beginsel dat elke kerkenraad de verplichting heeft om een mogelijke voorziening voor het eigen kerkelijk archief te hebben zowel voor de fysiek als de digitale bescheiden, zodat te allen tijde daaruit de noodzakelijke gegevens en feiten voor de eigen kerk en aanvullend eventueel ook voor het kerkverband kunnen worden aangetoond. Rapportage inventarisatie archiefbeheer NGK van Commissie voor Archief en Documentatie NGK