Toogdag Haarlem 2013: kerkelijk archiefbeheer in een nieuw jasje. Lezing Kerkelijk archiveren in het digitale tijdperk: lusten of lasten

Transcriptie

1 Toogdag Haarlem 2013: kerkelijk archiefbeheer in een nieuw jasje Lezing Kerkelijk archiveren in het digitale tijdperk: lusten of lasten Haarlem, 9 februari 2013 Inleiding Goedemorgen, mijn naam is Klaartje Pompe, ik werk als afdelingshoofd Beheer bij het Noord-Hollands Archief, hét historisch informatiecentrum voor de provincie Noord-Holland en 12 aangesloten gemeenten. Tegelijk ben ik voorzitter van de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-depot, een werkgroep waarin ik met collega s van de andere 10 Regionale Historische Centra (in elke provinciehoofdstad is een Regionaal Historisch Centrum gevestigd) en het Nationaal Archief aan de implementatie van een digitaal depot werk ten behoeve van over te brengen digitale archieven. Zo ontstaat er over 2 a 3 jaar een landelijk net van digitale archiefdepots. Janskerk 1628 De kerck die hier staet opgericht / is tot den dienst van God gesticht / nu wordt des Heeren suyver woord / daer in vercondighd en gehoord. De Janskerk, in 1316 gebouwd als kloosterkerk voor de machtige Johannieterorde, in 1587 in gebruik genomen voor de hervormde eredienst tot 1930, kreeg in 1936 een nieuwe functie, die van archief. Het toenmalige Gemeentearchief Haarlem werd in de kerk gevestigd. Het Gemeentearchief Haarlem breidde uit tot Archiefdienst voor Kennemerland en in 2006 fuseerden de Archiefdienst voor Kennemerland met het Rijksarchief in Noord-Holland tot het huidige Regionaal Historisch Centrum, het Noord-Hollands Archief. Het motto van het Noord- Hollands Archief is het Noord-Hollands Archief, voor wie wil weten hoe het was. In de Janskerk is nu het publiekscentrum van het Noord-Hollands Archief gevestigd. Ofschoon Gods woord in de Janskerk niet meer verkondigd wordt is de band met de kerkgenootschappen in Haarlem en omliggende gemeenten op een bepaalde manier gebleven. Het Noord-Hollands Archief beheert 161 archieven die vallen in de categorie religie en levensbeschouwing. Hieronder vallen natuurlijk de archieven van katholieke, joodse en protestantse kerkgenootschappen uit de 12 aangesloten gemeenten. Ik vind het bijzonder dat ik gevraagd ben voor u, scriba s, archivarissen, secretarissen, gemeenteconsulenten en andere belangstellenden, deze lezing te houden. Bijzonder omdat ik mijn loopbaan in het archiefwezen in 1990 begonnen ben met de inventarisatie van het archief van het College van Gecommitteerden tot de Zaken der Nederduitsche Hervormde Gemeente te Rotterdam, ook wel het college van kerkmeesters, of ook kerkvoogdij genoemd. Het College van Gecommitteerden tot de Zaken der Nederduitsche Hervormde Gemeente, een hele mond vol voor een belangrijk en achtenswaardig college, met een verantwoordelijkheid voor financiën en gebouwen van de gemeente. Deze inventarisatie vormde onderdeel van mijn stage bij het Gemeentearchief Rotterdam. Een deel van het te inventariseren archief heb ik toen met een transportbusje van het gemeentearchief opgehaald bij het kerkelijk bureau bij de Rotterdamse Laurenskerk, waar het materiaal in een grote kelder lag opgeslagen. Het ging om archief van ca tot Er was helaas geen toegang op het oud-archief, er waren geen beschrijvingen van de archiefstukken die in verhuisdozen lagen opgeslagen. Voor het College van Gecommitteerden had het oud-archief geen direct belang meer; er restte een historisch belang en daarom was contact opgenomen 1

2 met het gemeentearchief. Voor mij betekende het gebrek aan ordening een zoektocht naar hoe de organisatie in de 19 e en begin 20 e eeuw werkte en hoe de taken van het College van Gecommitteerden zich verhield tot de notulen, correspondentie, boekhouding en bouwdossiers. Gelukkig was er het archiefschema voor Hervormde kerkarchieven; een structuur of boom waaraan ik me kon vasthouden. Tot verbazing van mijn nog op papier werkende collega s bij het gemeentearchief heb ik de inventaris gemaakt op de computer, in het programma Dataperfect, een database, die ik vervolgens omzette naar Wordperfect. Het was toen een nieuwe werkwijze - met de computer, bestanden werden opgeslagen op grote floppydisks, en alles werd uitgeprint op de enige beschikbare printer. Het printen en inbinden van de inventaris was de uiteindelijke mijlpaal. De inventaris bestond pas toen alles geprint was en ingebonden. Nu in 2013 is het vanzelfsprekend dat een inventaris online op de website staat. In deze tijd geldt dat wanneer informatie over een archief digitaal niet beschikbaar is, het archief niet lijkt te bestaan. Een archief bestaat pas wanneer het ook geraadpleegd kan worden. Dit verhaal over mijn kennismaking met protestantse kerkelijke archieven dient als illustratie hoe in die ruim twintig jaar het archiveren volledig is veranderd. Archief en het belang ervan Wat is archief? Archief is het Geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie ; we hanteren ook wel de definitie procesgebonden informatie ; het geeft de weerslag van het handelen van de organisatie weer. Archieven zijn belangrijk; wij allen zijn daarvan overtuigd en daarom ben u vandaag gekomen. Op deze toogdag kunt u met elkaar vragen en ideeën uitwisselen en geïnformeerd worden over digitaal archiveren. Het archief hoort bij de kerkelijke gemeente en is allereerst van belang voor de eigen bedrijfsvoering en bewijsvoering (bijvoorbeeld afspraken rond gebouwen, financiën, voorwerpen) en registratie van lidmaten. Hoe gaat dat nu in het digitale tijdperk? Digitalisering en digitale overvloed Allemaal werken we tegenwoordig digitaal en digitale informatie is niet meer weg te denken uit de samenleving. We kunnen ons niet meer voorstellen hoe we zonder digitale middelen werken of communiceren. We maken dagelijks nieuwe digitale documenten, we bewerken deze, slaan documenten op en versturen bestanden naar anderen. We spreken ook wel over een overvloed aan informatie; er wordt wereldwijd enorm veel opslagcapaciteit gevraagd. Tegelijk wordt er gewaarschuwd voor digitale dementie, we hebben blijkbaar moeite om ons geheugen digitaal bij te houden. Een archief kan zowel uitgeprint op papier in ordners of dossiers worden geborgen. U kunt ervoor kiezen om uw archief dat u op de computer aanmaakt te printen en op papier te bewaren. In dat geval is het papier leidend en heeft u de zorg om steeds de notulen, mails, foto s etc. te printen en een bepaalde ordening aan te brengen. Maar wellicht werkt u al zoveel digitaal dat alles uitprinten, ordenen en beschrijven geen optie is. Dan wordt u geconfronteerd met het vraagstuk van digitale duurzaamheid, hoe digitale bestanden door de tijd heen toegankelijk te houden. Eén troost, het gaat hier om een 2

3 maatschappelijk probleem, een uitdaging waarvoor de overheid, bedrijven, particuliere organisaties en verenigingen en individuele personen zich gesteld zien. Digitale informatie is kwetsbaar; bestanden zijn eenvoudig te muteren; bestandsnamen zijn vaak niet duidelijk; er bestaan verschillende versies van een document; het bestandsformaat bestaat niet meer. Bestanden worden opgeslagen op verschillende dragers, die ook weer kwetsbaar kunnen zijn. Om digitale informatie leesbaar en bewerkbaar te houden zijn we afhankelijk van harden software, goede opslag en integere bestanden (de bits en bytes zijn intact). Harde schijven, floppy disks, opslag in de cloud? Kortom hoe houdt u controle over uw digitale archief en voorkomt u digitaal geheugenverlies? Vragen U heeft ter voorbereiding op de dag de organisatie tal van vragen die bij u leven rond digitale archivering toegestuurd, zoals: 3 Hoe krijg ik alle van belang zijnde digitale stukken van steeds wisselende scriba s en secretarissen beschikbaar voor archivering? Een vraag rond de organisatie van de archivering: hoe organiseer ik het en wie is verantwoordelijk? hoe te handelen in deze "overgangsperiode" van papier naar digitaal: bepalen wat leidend is als archief (recht- en bewijsfunctie, authenticiteit) het papier of digitaal. Beide tegelijk werkt niet! Op welk medium en in welk format kun je het beste archiveren. Documentbeheerapplicatie, welke geschikt bij kleine omvang archief? Welk collectief platform voor digitaal kerkelijk archiefbeheer is er al? Bij dit laatste moet ik u complimenteren omdat de PKN voor het papieren archief de bouwstenen al heeft. Een website, met een uitgebreide verwijzing voor de archiefbeheerder, Beheer van het kerkelijk archief; praktische handleiding voor inventarisatie van het archief van de kerkelijke gemeente (hoofdstuk 11 digitaal archief); Richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer; bestemd voor archiefvormers en archiefbeheerders in kerkelijke gemeenten (concept 2010). Ook hier bij 3.5 Converteren en omzetten van documenten en hoofdstuk 4 Digitale archivering. Het advies luidde voorlopig nog alles uit te blijven printen. U moet zich wel blijven afvragen hoe lang dat nog haalbaar en wenselijk is. Ongetwijfeld zullen veel vragen van u vandaag aan de orde komen en zal veel maar niet alles beantwoord kunnen worden. Belangrijk is dat u vanuit heel Nederland hier bent om gezamenlijk met archiefspecialisten een aanpak te zoeken. Wat kunt u nu al doen? Wat blijft hetzelfde als bij papier: Het blijft archief, te bewaren op korte op langere termijn. Bepaal wat voor korte termijn bewaard moet worden en wat lang. De verantwoordelijkheid voor het archief moet worden belegd (van scriba naar archiefbeheerder) Een goede materiële en toegankelijke staat van het archief blijft fundamenteel voor de raadpleegbaarheid En ten aanzien van digitale bestanden.

4 kies goede en eenduidige bestandsnamen (daarmee kan je je bestanden makkelijker terugvinden), goede bestandsformaten (pdf/a voor teksten bijv.) goede bewaarstrategie (zet bestanden tijdig over naar een nieuw formaat en controleer de informatie dan op volledigheid en leesbaarheid; niet allemaal losse harde schijven, usb sticks) orden en selecteer de bestanden (maak duidelijke mappen en een toegang) doe aan onderhoud (plan een jaarlijkse ev. landelijke archiefdag, op ook een Handleiding digitaal archiveren!) Rol archiefinstelling Wanneer de kerkelijke organisatie geen bedrijfs- of bewijsbelang meer heeft bij het archief gaat het archief dat van blijvende cultuurhistorische waarde is (als bruikleen) naar de openbare archiefbewaarplaats. Al meer dan 100 jaar bewaren archiefinstellingen naar eer en geweten archieven van overheden en particuliere organisaties of personen, waaronder archieven van kerken. In deze archieven is veel informatie te vinden over het religieuze, maatschappelijke, sociale en culturele leven van een bepaalde tijd. Kerken speelden 100 jaar gelden een grote rol in het openbare leven; deze rol is nu minder geworden, in ieder geval anders. De archieven van kerken zijn er zolang de kerkelijke organisaties bestaan. Openbare archiefinstellingen zoals het Noord-Hollands Archief nemen vanwege de cultuurhistorische waarde kerkelijke archieven voor blijvende bewaring op en stellen de archieven dan ter beschikkingstelling aan het brede publiek. Voorheen kwam een medewerker van de openbare archiefbewaarplaats naar de archiefruimte kijken en maakte afspraken maken over de overdracht naar de openbare archiefbewaarplaats. Dat betekende veelal dat archieven van een toegang moesten worden voorzien, volgens instructie ontdaan van ijzerhoudende materialen en weekmakers en verpakt in zuurvrije omslagen en dozen. Zowel de kerkelijke archiefbeheerder als de vertegenwoordiger van de openbare archiefbewaarplaats moeten zich wat betreft het digitale archief op een andere en nieuwe manier met elkaar verstaan. Dat zal betekenen dat in een vroeg stadium de archivaris betrokken wordt bij het digitale archief om aan te geven wat van belang is en wat aanleveringseisen zijn. Waar het met een papieren archief mogelijk was, zoals ik in Rotterdam heb gedaan, om achteraf te inventariseren en te reconstrueren zal dat met digitaal archief niet mogelijk zijn of heel moeilijk, te bewerking. Een digitaal archief vraagt om een goede opbouw en documentatie van het ontstaan af aan. Digitaal depot In deze digitale tijd bereiden archiefinstellingen zich voor op het duurzaam bewaren van digitale archieven; het bewaren van informatie van nu voor komende generaties zodat zij zich kunnen verdiepen in het verhaal van onze tijd. Dit hoort tot onze taken en uitdagingen. Het Nationaal Archief, het Stadsarchief Amsterdam en het Stadsarchief Rotterdam beschikken momenteel over een duurzame opslag voor digitale archieven. Een e-depot wordt dat ook wel genoemd; het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. 4

5 Het Noord-Hollands Archief en 10 andere Regionale Historische Centra werken samen met het Nationaal Archief om een eigen e-depot te realiseren. Dat is niet een eenvoudig traject en vraagt een enorme inspanning van onze organisaties. We werken gezamenlijk onze informatie-architectuur uit; een weergave van de informatiefuncties rond de bedrijfsprocessen van digitaal archiveren en beschikbaarstellen; we bereiden gestructureerde taal (metagevens) voor om zo digitale overheidsarchieven op te kunnen nemen; in onze organisatie worden werkprocessen beschreven en aangepast en medewerkers verwerven nieuwe kennis. Zelf ben ik onderdeel van deze overgang; momenteel ben ik verantwoordelijk voor het beheer van papieren archieven en collecties; in de nabije toekomst ook voor het digitale. Wat betekenen onze inspanningen rond e-depots en digitale duurzaamheid voor u? Terwijl we bezig zijn met de implementatie van het e-depot gaan we graag de dialoog aan met archiefvormers, overheid en particulieren, juist over de creatie van het digitale archief en de wijze van aanlevering. Ik moet er niet aan denken dat ik over 10 jaar in verband met de overdracht van een kerkelijk digitaal archief een stapel harde schijven in een vergeten kast op een kerkelijk bureau overneem. We voorzien dat we in een vroeg stadium van archiefvorming overheden zullen adviseren maar ook particuliere archiefvormers zodat digitaal archief met alle bijbehorende informatie goed in bruikleen kan worden gegeven aan het e-depot van de archiefinstelling. Het gaat ook om wát we gaan archiveren, selectie. Alle data duurzaam bewaren kan niet en is niet nodig. Vanaf de jaren 60 van de vorige eeuw is de rol van kerken in de samenleving in delen van Nederland minder en anders geworden. Vroeger waren de lidmatenregisters een belangrijk onderdeel van het archief; is dat nog zo? Het archief van de diaconie kan juist een zeer belangrijke bron zijn om een beeld te krijgen van onderbelichte groepen in onze maatschappij. De titel van mijn lezing is Kerkelijk archiveren in het digitale tijdperk: lusten of lasten. Of het een lust is of een last is aan u, maar het structureren en toegankelijk houden van het eigen archief, je eigen organisatie is noodzaak. Omwille van het eigen geheugen, de eigen bedrijfsvoering, als verantwoording naar anderen en de eigen geschiedenis. En zeker in het digitale tijdperk kan een archief niet zonder structuur, zonder toegang. En daarmee wordt het in ieder geval geen last! Ik wil de presentatie afsluiten met verwijzing naar duidelijke websites voor digitale archivering en wens u veel inspiratie bij de workshops. Nu is er gelegenheid om vragen te stellen. 5