Ingekomen stuk D2. Aantal bijlagen 2

Transcriptie

1 Directie Bestuursstaf Kabinet en Bestuursondersteuning Ingekomen stuk D2 Aan de raad van de gemeente Nijmegen Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon (024) Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus HG Nijmegen Datum 9 mei 2006 Datum uw brief Ons kenmerk K230/ Contactpersoon Marc Theeuwes Onderwerp Sjablonen voor raads- en collegevoorstellen Geachte leden van de raad, Aantal bijlagen 2 Doorkiesnummer In 2005 agendeerden we 1469 voorstellen voor de collegevergadering. Daarvan gingen er 285 voor besluitvorming door naar de raad. Voordat wij en u een besluit konden nemen, moesten al die voorstellen eerst gelezen worden. Het is dan ook niet verwonderlijk dat u en wij de leesbaarheid van die voorstellen belangrijk vinden. Die leesbaarheid geldt zowel voor de inhoud als voor de omvang. Het aantal voorstellen, de omvang en het doel ervan (besluitvorming) vormen redenen genoeg om permanent te werken aan het goed formuleren van onze voorstellen. Daarvoor hebben we twee hulpmiddelen: de sjablonen voor het opstellen van college- en raadsvoorstellen en schrijftrainingen van de NijmegenSchool. In deze trainingen leren onze medewerkers om doelmatig en doeltreffend te schrijven, gericht op bestuurlijke besluitvorming. Dat heeft als effect dat de voorstellen compacter zullen worden, minder pagina s gaan tellen. De sjablonen dienen om op overzichtelijke en logische wijze die informatie in een voorstel te zetten die nodig is voor goede besluitvorming. Daarnaast zijn instructies beschikbaar over de juiste formulering van beslispunten en is een instructie in de fase van afronding over de verdeling van de bevoegdheden tussen raad en college. Het verbeteren van de kwaliteit van de college- en raadsvoorstellen, als onderdeel van de zorg voor goede besluitvorming, heeft permanente aandacht. Raad en college hebben geconstateerd dat de geboden kwaliteit nog niet in alle gevallen voldoet aan de gewenste kwaliteit. Voorstellen tellen vaak teveel pagina s en het taalgebruik nodigt niet uit tot lezen. De beslispunten hebben niet altijd een relatie met de argumenten of zijn niet voldoende beargumenteerd, waardoor het niet duidelijk wordt waarover een voorstel gaat. Het besluit wordt niet altijd genomen door het daartoe bevoegde orgaan. Er is niet altijd genoeg aandacht voor de collegevoorstel sjablonen brief.doc

2 Gemeente Nijmegen Directie Bestuursstaf Kabinet en Bestuursondersteuning Vervolgvel 1 communicatie over en uitvoering van onze besluiten. Al met al redenen om de bestaande sjablonen voor de raads- en collegevoorstellen aan te passen. We zijn hierbij niet over één nacht ijs gegaan. Deze nieuwe sjablonen zijn ontwikkeld op basis van de bestaande en met adviezen en bijdragen van communicatiedeskundigen, programmamanagers, beleidsschrijvers, leidinggevenden, griffie en raadsleden. Meest opvallende verschil tussen de oude en nieuwe sjablonen is dat die voor collegevoorstellen en raadsvoorstellen niet meer identiek zijn. De informatiebehoefte van beide bestuursorganen, om een goed besluit et kunnen nemen, is niet hetzelfde. Om een voorbeeld te noemen, de raad heeft aangegeven meer historische informatie in een voorstel te willen ( wat ging er aan dit voorstel vooraf ), terwijl het college een grotere nadruk legt op de juridische aspecten en op de uitvoering. Wij hopen dat we met deze aangepaste sjablonen een bijdrage leveren aan de verbetering van de kwaliteit van besluitvorming. Met vriendelijke groet, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mevr. dr. G. ter Horst ir. H.K.W. Bekkers collegevoorstel sjablonen brief.doc

3 Collegevoorstel Openbaar, niet openbaar, embargo tot (datum, tijd) geheimhouding Onderwerp Voer in een paar woorden duidelijk en kernachtig in waarover het voorstel gaat Programma / Programmanummer Altijd aangeven / Portefeuillehouder Samenvatting Geef in eenvoudige bewoordingen aan wat de grote lijn van het voorstel is. Gebruik hiervoor de Probleemstelling (in ieder geval de concrete aanleiding en eventuele fatale termijnen) en de Argumenten. In de samenvatting staat dus geen nieuwe informatie. Tips: vul de Samenvatting en het Voorstel om te besluiten als laatste in, nadat je het voorstel hebt gemaakt. Een hulpmiddel hierbij kan de vraag zijn: wat zou je vertellen aan je buurman/-vrouw? IBW-nummer In een dialoogvenster aangeven of er sprake is van een begrotingswijziging. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. Datum ambtelijk voorstel Registratienummer Altijd invullen: bel je steunpunt of 9339 Ter besluitvorming door het college Formuleer de voorstellen om te besluiten kernachtig en puntsgewijs (nummering) zodat het college ja of nee daar op antwoordt. Vermeld ook de financiële consequenties van een besluit: wat kost het en waaruit worden deze kosten betaald, of als er sprake is van opbrengsten: waar worden die aan toegevoegd? Het is beter meerdere beslispunten te noemen die elk betrekking hebben op één punt, dan weinig algemene beslispunten. Verwijs in principe niet naar besluiten en aanbevelingen in bijlagen. Beslispunten moeten terug te voeren zijn tot de Argumenten. Zie voor de formulering van beslispunten de handleiding op intraweb. Concernstaf/B & V Direct leidinggevende Programmamanager Programmadirecteur Paraaf akkoord Datum In een verplicht in te vullen veld aangeven of het voorstel: 1. alleen ter besluitvorming is door het college 2. (ook) ter besluitvorming is door de raad: dan ook aanloopformulering: Aan de raad voor te stellen 3. formele consultatie van de raad (wensen en bedenkingen, voorgenomen besluit) 4. actief informeren van de raad Alleen 1+ 3 en 1+4 zijn te combineren en die voorstellen gaan vergezeld van een brief aan de raad. Bij 2, 3 en 4 ook vragen naar fatale termijnen voor besluitvorming. Besluit B&W d.d. Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder voorbeeld nieuw format collegevoorstel doc

4 Collegevoorstel 1. Probleemstelling Geef hier kernachtig aan wat de probleemstelling en de aanleiding zijn van het voorstel. Denk hierbij aan het coalitieakkoord, rijksbeleid, initiatiefvoorstellen van de raad of door de raad aangenomen moties. Noem eerder genomen relevante besluiten en welke beleidsdocumenten er al bestaan. Wat is het verschil tussen oud en nieuw? Geef ook de relatie met het programma aan. Is dit voorstel een uitwerking van één van de doelstellingen van het programma en zo ja, is dit voorstel een voorziene (gedekte) activiteit in de programmabegroting? Als dat laatste niet het geval is, noem dan onder Argumenten de reden daarvan en of dit ten koste gaat van een voorziene activiteit. Als dat zo is, neem dit dan ook op in het Voorstel om te besluiten. Als dat niet zo is, meld het dan in de Risico s. Als er sprake is van een alternatieve dekking van de kosten, neem dat dan ook op in het Voorstel om te besluiten. 2 Juridische aspecten Geef zo mogelijk aan op welke wet of verordening het voorliggende voorstel van toepassing is. Vermeld welke verordening wordt ingetrokken of nieuw vastgesteld, etc. Aangeven op grond waarvan het college of de raad bevoegd is om een besluit te nemen. Tips: als het gaat om contracten, statuten, gemeenschappelijke regelingen, verordeningen, aanbestedingen of Europese regelgeving, overleg vooraf met de juridische deskundigen. Bij wijzigingen van de APV en bij mandaatbesluiten: raadpleeg de concernjuristen. Let op: een eerder genomen besluit kan ook een argument zijn. Noem dat dan onder het hoofdstuk Argumenten en niet in de inleiding. 3 Doelstelling Geef zo concreet mogelijk aan wat je wilt bereiken met dit voorstel en wanneer. Benoem dit het liefst in meetbare eenheden. 4 Argumenten Dit is de kern van het voorstel en de onderbouwing van de beslispunten. Doe het als volgt: formuleer het kernargument in één zin en onderbouw dit met de beschikbare gegevens. Koppel de argumenten aan de beslispunten, met nummering. Denk ook aan extern draagvlak: als de opvattingen van belanghebbenden en adviesorganen het voorstel ondersteunen, noem ze dan onder dit hoofdstuk. Tip: argumenten zijn wat volgt op: Dit besluit is nodig, want.... Er is geen beslispunt zonder argument. 5 Financiën Geef een overzicht van kosten en baten en de dekking en bestemming daarvan. Verwijs altijd naar de programmabegroting en naar het programmanummer. Bij gevolgen voor de begroting, vergeet niet de begrotingswijziging als beslispunt te vermelden en deze als bijlage toe te voegen. Eventuele financiële argumenten horen thuis in het hoofdstuk Argumenten.

5 Collegevoorstel Vervolgvel 2 Als er sprake is van wijzigingen in lasten en/of baten op productgroepniveau of programmaniveau ten gevolge van begrotingsoverschrijdingen of onvoorziene uitgaven, is altijd een begrotingswijziging nodig. In het eerste geval is het college bevoegd tot besluiten, in het tweede de raad. In beide gevallen is de paraaf van Concernstaf/Begroten & Verantwoorden nodig. 6 Communicatie Hier moet altijd iets worden gemeld. Beantwoord naar gelang van het voorstel de volgende vragen: wie moeten worden geïnformeerd nadat een besluit is genomen? welke externe partijen moeten betrokken worden bij de uitwerking? op welke tijdstip? In geval van informeren: hoe gebeurt dat? Denk aan persberichten, de gemeentepagina in De Brug, de gemeentelijke website en Open Huis. Let hierbij ook op de voorgeschreven openbare bekendmaking. In geval van betrekken van anderen: verwijs hier niet naar een eventueel communicatieplan, maar noem de belangrijkste groepen, middelen en momenten daaruit. Let op, direct belanghebbenden horen een collegebesluit niet via de media te vernemen. Zorg ervoor dat zij dezelfde dag op de hoogte worden gesteld. Alles wat we schrijven is na besluitvorming openbaar, tenzij... Als een voorstel en een besluit (of delen daarvan) niet openbaar zijn, of niet meteen (embargo) of zelfs geheim, moet dit beargumenteerd worden (Wet openbaarheid van bestuur, Gemeentewet). Tip: raadpleeg zonodig de afdelingen Bestuurlijk Juridische zaken en Bestuurscommunicatie. 7 Uitvoering en evaluatie Geef aan welke activiteiten worden uitgevoerd na besluitvorming, wie dat doen en wanneer. Indien van toepassing: vermeld hoe de uitvoering van een besluit gevolgd wordt. Komen er (tussen)rapportages en zo ja, wanneer? benoem wanneer je de doelstelling van dit voorstel gaat evalueren en op welke manier. Verwijs hierbij naar eerder vastgestelde monitoring. Bij nieuw beleid: regel een evaluatiemoment. 8 Risico s Een risico omschrijven we als alles wat het realiseren van de doelstelling van het voorstel in de weg kan staan. Het al dan niet slagen van het voorgestelde besluit is Bijlage(n): noemen welke dat zijn. Let op: het voorstel moet te begrijpen zijn en er moet over besloten kunen worden zonder de bijlagen te hoeven lezen Ter inzage: idem

6 Collegevoorstel Vervolgvel 3 afhankelijk van een aantal kritische factoren. De belangrijkste voorbeelden daarvan zijn: beschikbare financiële middelen, kennis en capaciteit bij gemeentelijk personeel, de aansturing, de technische infrastructuur, wet- en regelgeving, externe omstandigheden etc. In deze paragraaf geef je kernachtig aan welke potentiële obstakels er zijn die uitvoering en oplevering van het voorgestelde kunnen frustreren of uit het geraamde budget kunnen laten lopen. Ook eventuele juridische consequenties daarvan moeten hier genoemd worden. Denk ook aan extern draagvlak: als de opvattingen van belanghebbenden en adviesorganen het voorstel afwijzen, noem ze dan onder dit hoofdstuk.

7 Voorstel aan de Raad Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel Datum voluit / nummer (in te vullen door de griffie) Fatale termijn: besluitvorming vóór: Datum voluit (in te vullen door de steller. Indien er geen fatale termijn is, aangeven niet van toepassing ) Onderwerp In een paar woorden weergeven Programma / Programmanummer Aangeven (door steller) Portefeuillehouder Aangeven (door steller) Voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. Datum voluit (in te vullen door de steller) Samenvatting Geef aan wat de grote lijn van het voorstel is. Gebruik hiervoor de Inleiding (in ieder geval de concrete aanleiding en eventuele fatale termijnen) en de Argumenten. In de samenvatting staat dus geen nieuwe informatie. Tips: schrijf dit als laatste, nadat je het voorstel hebt gemaakt. Een hulpmiddel hierbij kan de vraag zijn: wat zou je vertellen aan je buurman? Voorstel om te besluiten Formuleer de voorstellen om te besluiten kernachtig en puntsgewijs (nummering) zodat de raad ja of nee daar op antwoordt. Vermeld ook de financiële consequenties van een besluit: wat kost het en waaruit worden deze kosten betaald, of als er sprake is van opbrengsten: waar worden die aan toegevoegd? Het is beter veel beslispunten te noemen doe elk betrekking hebben op één punt, dan weing algemene beslispunten. Verwijs in principe niet naar besluiten en aanbevelingen in bijlagen. Beslispunten moeten terug te voeren zijn tot de Argumenten. Zie voor de formulering van beslispunten de handleiding op intraweb. Opgesteld door, telefoonnummer Marc Theeuwes, 2606 voorbeeld nieuw format raadsvoorstel doc

8 Voorstel aan de Raad Aan de Raad van de gemeente Nijmegen 1.1Inleiding Geef hier kernachtig aan wat de probleemstelling en de aanleiding zijn van het voorstel. 1.2 Wettelijk- of beleidskader Schets hier met welke regelgeving en/of eerdere besluitvorming rekening moet worden gehouden. Denk hierbij aan het coalitieakkoord of rijksbeleid. Geef zo mogelijk aan op welke wet, verordening, gemeentelijke beleidsnota of raadsmotie het voorliggende voorstel van toepassing is. Noem eerder genomen relevante besluiten en welke beleidsdocumenten er al bestaan. Wat is het verschil tussen oud en nieuw? Indien mogelijk ook aangeven welke nota mogelijk wordt vervangen, welke verordening wordt ingetrokken of nieuw vastgesteld, etc. Aangeven op grond waarvan de raad bevoegd is om een besluit te nemen. Als er sprake is van fatale termijnen voor besluitvorming, vermeld dat dan expliciet. Dat is van belang voor het opstellen van de raadsagenda. Tips: als het gaat om contracten, statuten, gemeenschappelijke regelingen, verordeningen, aanbestedingen of Europese regelgeving, overleg vooraf met de juridische deskundigen. Bij wijzigingen van de APV en bij mandaatbesluiten: raadpleeg de concernjuristen. Let op: een eerder genomen besluit kan ook een argument zijn. Noem dat dan onder het hoofdstuk Argumenten en niet in de inleiding. 1.3 Relatie met programma Het programma geeft aan wat we willen bereiken, wat we daarvoor gaan doen en wat dat mag kosten. Is dit voorstel een uitwerking van één van de doelstellingen van het programma en zo ja, is dit voorstel een voorziene (gedekte) activiteit in de programmabegroting? Als dat laatste niet het geval is, noem dan onder Argumenten de reden daarvan en of dit ten koste gaat van een voorziene activiteit. Als dat zo is, neem dit dan ook op in het Voorstel om te besluiten. Als dat niet zo is, meld het dan in de Risico s. Als er sprake is van een alternatieve dekking van de kosten, neem dat dan ook op in het Voorstel om te besluiten. Als dat laatste niet het geval is, noem dan onder Argumenten de reden daarvan en of dit ten koste gaat van een voorziene activiteit. Als dat ingrijpend is, neem dit dan op in de Beslispunten. Als dat niet het geval is, meld het dan in de Risico s. Met het oog op het budgetrecht van de raad: geef aan of de wijziging plaatsvindt op programmaniveau. 2 Doelstelling voorbeeld nieuw format raadsvoorstel doc

9 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 2 Geef zo concreet mogelijk aan wat je wilt bereiken met dit voorstel en wanneer. Benoem dit het liefst in meetbare eenheden. 3 Argumenten Dit is de kern van het voorstel en de onderbouwing van de beslispunten. Doe het als volgt: formuleer het kernargument in één zin en onderbouw dit met de beschikbare gegevens. Koppel de argumenten aan de beslispunten, met nummering. Denk ook aan extern draagvlak: als de opvattingen van belanghebbenden en adviesorganen het voorstel ondersteunen, noem ze dan onder dit hoofdstuk. Tip: argumenten zijn wat volgt op: Dit besluit is nodig, want.... Er is geen beslispunt zonder argument. 4 Risico s Een risico omschrijven we als alles wat het realiseren van de doelstelling van het voorstel in de weg kan staan. Het al dan niet slagen van het voorgestelde besluit is afhankelijk van een aantal kritische factoren. De belangrijkste voorbeelden daarvan zijn: beschikbare financiële middelen, kennis en capaciteit bij gemeentelijk personeel, de aansturing, de technische infrastructuur, wet- en regelgeving, externe omstandigheden etc. In deze paragraaf geef je kernachtig aan welke potentiële obstakels er zijn die uitvoering en oplevering van het voorgestelde kunnen frustreren of uit het geraamde budget kunnen laten lopen. Ook eventuele juridische consequenties daarvan moeten hier genoemd worden. Denk ook aan extern draagvlak: als de opvattingen van belanghebbenden en adviesorganen het voorstel afwijzen, noem ze dan onder dit hoofdstuk. 5 Financiën Geef een overzicht van kosten en baten en de dekking en bestemming daarvan. Verwijs altijd naar de programmabegroting en naar het programmanummer. Bij gevolgen voor de begroting, vergeet niet de begrotingswijziging als beslispunt te vermelden en deze als bijlage toe te voegen. Eventuele financiële argumenten horen thuis in het hoofdstuk Argumenten. Als er sprake is van wijzigingen in lasten en/of baten op programmaniveau ten gevolge van begrotingsoverschrijdingen of onvoorziene uitgaven, is altijd een door de raad vast te stellen begrotingswijziging nodig en een paraaf van Concernstaf/Begroten & Verantwoorden. 6 Communicatie Hier moet altijd iets worden gemeld. Beantwoord naar gelang van het voorstel de volgende vragen: wie moeten worden geïnformeerd nadat een besluit is genomen? welke externe partijen moeten betrokken worden bij de uitwerking? op welke tijdstip? voorbeeld nieuw format raadsvoorstel doc

10 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 3 In geval van informeren: hoe gebeurt dat? Denk aan persberichten, de gemeentepagina in De Brug, de gemeentelijke website en Open Huis. Let hierbij ook op de voorgeschreven openbare bekendmaking. In geval van betrekken van anderen: verwijs hier niet naar een eventueel communicatieplan, maar noem de belangrijkste groepen, middelen en momenten daaruit. Alles wat we schrijven is na besluitvorming openbaar, tenzij... Als een voorstel en een besluit (of delen daarvan) niet openbaar zijn, of niet meteen (embargo) of zelfs geheim, moet dit beargumenteerd worden (Wet openbaarheid van bestuur, Gemeentewet). Tip: raadpleeg zonodig de afdelingen Bestuurlijk Juridische Zaken en Bestuurscommunicatie. 7. Uitvoering en evaluatie Geef aan welke activiteiten worden uitgevoerd na besluitvorming, wie dat doen en wanneer. Indien van toepassing: vermeld hoe de uitvoering van een besluit gevolgd wordt. Komen er (tussen)rapportages en zo ja, wanneer? benoem wanneer je de doelstelling van dit voorstel gaat evalueren en op welke manier. Verwijs hierbij naar eerder vastgestelde monitoring. Bij nieuw beleid: regel een evaluatiemoment. College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mevr. dr. G. ter Horst ir. H.K.W. Bekkers Bijlage(n): noemen welke dat zijn. Let op: het voorstel moet te begrijpen zijn en er moet over besloten kunnen worden zonder de bijlagen te hoeven lezen Ter inzage: idem voorbeeld nieuw format raadsvoorstel doc