Checklist Begeleiding van stagiair uit het voltijds secundair onderwijs

Transcriptie

1 Samen met lokale besturen werken aan een divers personeelsbeleid Checklist Begeleiding van stagiair uit het voltijds secundair onderwijs WIE IS WIE? de leerling-stagiair; de stageaanbieder of de dienst waar de leerling-stagiair een stage volgt; de stagementor: de door de leidinggevende van de dienst aangeduide werknemer om de leerling op de werkvloer te begeleiden; de stagebegeleider: de stageverantwoordelijke in de school. De stagementor en de stagebegeleider werken nauw samen voor het opstellen, afstemmen en begeleiden van de stage. VOORDELEN VOOR DE SCHOOL De stage versterkt het praktijkgerichte karakter van de opleiding gevoelig. Vaak ontplooien leerlingen zich uitstekend op de werkvloer en putten ze daar extra motivatie uit om hun opleiding te voltooien. VOORDELEN VOOR DE STAGEAANBIEDER Stageaanbieders kunnen stagiairs inschakelen in het arbeidsproces en hebben zo een extra paar handen, maar ze kunnen ook zelf bijleren van de stagiairs. Belangrijk is dat ze jongeren leerkansen bieden, waardoor ze een maatschappelijke rol vervullen. Stages bieden verder ook mogelijkheden om met een bepaalde opleiding of school in contact te komen, wat mogelijkheden creëert om stagiairs te observeren alvorens ze aan te werven. LEERDOELSTELLINGEN, DUUR, VORM EN FORMALITEITEN Ga na of uw activiteiten aansluiten bij de leerplandoelstellingen. Ga na of u de stagevorm en -periode kunt inpassen in uw dienst. Bekijk vooraf de formaliteiten van de stage. Ga na of u beschikt over de nodige mogelijkheden, ruimte en tijd om een stagiair te begeleiden en op te leiden in uw dienst. LEERDOELSTELLINGEN De belangrijkste leerdoelstelling van de stage bestaat erin de stagiair de kans te geven zich in staat te stellen verworven vaardigheden, kennis en attitudes in te oefenen en uit te breiden. De stagiair is uiteraard geen goedkope werkkracht maar een jongere in opleiding. De stage maakt deel uit van de opleiding. DUUR EN VORM Ten minste één schoolweek op jaarbasis is een aanbeveling. Een maximale duur voor een stage is er niet, maar de duur moet wel expliciet zijn vastgelegd in de opleiding.

2 Het aantal uren stage hangt af van de school, het karakter van de opleiding, de invulling en doelen van het leerplan, overeenkomsten en afspraken In samenspraak met de school wordt gekozen tussen een blokstage (een stage die over een ononderbroken periode van één of meer weken loopt) of een alternerende stage (stage met vaste tussentijden, gespreid over een heel trimester, semester of schooljaar) of een combinatie van beide. VERPLICHTE FORMALITEITEN Om in orde te zijn met de toepasselijke wetgeving moeten de volgende formaliteiten worden gevolgd: De stagebegeleider zal u een stageovereenkomst overhandigen. U kunt ook overeenkomen om een eigen stagecontract te gebruiken. Er bestaat immers geen uniform model. De stageovereenkomst moet wel worden ondertekend door drie partijen: de leerling-stagiair, de school en de stageaanbieder. Een stageovereenkomst voor een leerling uit het secundair onderwijs moet altijd een stagereglement bevatten. Dat stagereglement wordt door het departement Onderwijs verplicht: er kan niet van afgeweken worden. Opgelet: het stagereglement mag niet worden verward met het arbeidsreglement dat de leerling-stagiair bij de aanvang van de stage moet ontvangen (zie verder in deze checklist bij onthaal en start ). Als er een afzonderlijk of aangepast arbeidsreglement voor de leerling-stagiair wordt gehanteerd, dan is het raadzaam om het te controleren op eventuele tegenstrijdigheden met het stagereglement. Als extra bescherming kan ook dit stagereglement door de betrokken partijen worden ondertekend. U bezorgt vóór de stage aan de school de risicoanalyse van de werkplaats waar de stagiair terechtkomt. Als daaruit blijkt dat de leerling aan bepaalde risico's wordt blootgesteld, laat de onderwijsinstelling de leerling een gezondheidsonderzoek ondergaan bij de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk waarbij ze zelf is aangesloten. De school en de stageaanbieder betalen hiervoor zelf niets. Als u verkiest zelf het gezondheidsonderzoek te organiseren, moet u ook zelf de kosten ervan dragen. Zo nodig moet u werkkleding aan de stagiair bezorgen. De stagiair mag ook werkkleding van de school gebruiken, indien deze voldoet aan de vereisten van de werkplek. De risico-analyse zal dit uitwijzen. De school sluit een passende verzekering voor de leerlingenstages. Tegen beroepsziektes zijn stagiairs ook verzekerd door de verzekering van de stageaanbieder. U mag geen loon uitbetalen aan de stagiair. U mag wel kosten vergoeden die voortvloeien uit de stage (bijvoorbeeld reiskosten). U kunt het best aan uw personeelsdienst een kopie van de stageovereenkomst bezorgen (naargelang de afspraken in uw specifieke overheidsdienst). VOORBEREIDENDE GESPREKKEN Vaak neemt de stagebegeleider of de stagiair zelf eerst contact met u op. Ook uw personeeldienst kan contact opnemen met de vraag om een stagiair te plaatsen. U kunt zelf ook rechtstreeks contact opnemen met scholen. Voer vooraf gesprekken met de stagebegeleider, de stagiair en de stagementor.

3 WAT BESPREEKT U MET DE STAGEBEGELEIDER? Stel uzelf en uw dienst aan de stagebegeleider voor. Bespreek met de stagebegeleider de opleiding op school en de werking van uw dienst. Overloop met de stagebegeleider de leerdoelstellingen (vaktechnisch, attitudevorming ), de duur en de formaliteiten van de stage. Peil naar de vaardigheden en de voorkennis van de leerlingen in de bewuste opleiding. Bespreek een haalbaar takenpakket in uw dienst door rekening te houden met de leerdoelstellingen van de opleiding, en de vaardigheden en voorkennis van de leerling. U kunt met de stagebegeleider afspreken om de mogelijke stagekandidaten een soort sollicitatieprocedure te laten doorlopen. Zo krijgt u alvast een beter beeld van de leerlingen die bij u een stage willen volgen. Stel een functieomschrijving op. Spreek met de stagebegeleider af dat hij een aantal kandidaten voorstelt. Nodig die leerlingen uit voor een sollicitatiegesprek. Kies een kandidaat in wie u gelooft. Bespreek met de stagebegeleider hoe de beoordeling van de stage zal verlopen en welke evaluatiecriteria er zijn. Vaak wordt aan de stageaanbieder gevraagd het stageschrift van de stagiair aan te vullen. Het stageverslag wordt onder meer door de school gebruikt om de stagiair te beoordelen. Overleg met de stagebegeleider wanneer hij tijdens de stage uw dienst kan bezoeken. Wissel contactgegevens uit met de stagebegeleider. WAT BESPREEKT U MET DE STAGIAIR? Vaak neemt de stagiair zelf met u contact op. Laat u niet leiden door vooroordelen over afkomst, geslacht, handicap of leeftijd als u kunt kiezen uit een aantal stagiairs. Peil naar de motivatie en de kennis van de stagiair: waarom volgt de leerling de bewuste opleiding of studierichting? Waarom wil de leerling uitgerekend bij u leren op de werkvloer? Heeft de stagiair interesse voor uw activiteiten? Wat wil de stagiair leren op uw werkvloer? Wat zijn de vaardigheden en de voorkennis van de stagiair? Wat wil de stagiair doen na de opleiding? Geef de stagiair een korte rondleiding, zodat hij een beter idee krijgt van uw dienst. Regel eventueel een ontmoeting met de stagementor. WAT BESPREEKT U MET DE STAGEMENTOR? Als u de stagiair niet zelf zult kunnen begeleiden, wijs dan iemand van uw personeel aan als stagementor.

4 De stagementor moet een vertrouwensrelatie opbouwen met de stagiair. Wijs daarom een ervaren medeweker aan, die kan trainen en coachen en het vak door en door kent. Overloop met de stagementor de afgesproken leerdoelstellingen en het leerpakket. Bespreek met de stagementor hoe u de stagiair kunt inschakelen in uw dienst. Overleg met de stagementor hoe hij de begeleiding van de stagiair het best kan aanpakken. NA DE GESPREKKEN Als alle gesprekken naar wens zijn verlopen, tekent u de stageovereenkomst. Het is belangrijk dat u de volgende voorbereidingen treft in uw dienst: licht uw werknemers vooraf in; maak voor de stagiair een ruimte vrij waar hij persoonlijke spullen kan opbergen; leg eventueel werkkleding en werkmateriaal klaar voor de stagiair. ONTHAAL EN START Zorg tijdens het onthaal voor een goede en ongedwongen sfeer zodat de stagiair zich thuis voelt. Zorg ervoor dat de stagementor tijdens het onthaal aanwezig is. Stel uw medewerkers voor aan de stagiair en vraag ze hun functie in de dienst toe te lichten. Bespreek met de stagiair het takenpakket en de vaardigheden, kennis en attitudes die hij tijdens de stage moet verwerven. Informeer de stagiair over veiligheid en geef hem alle nodige materiaal en kleding. Als de stagiair met de pc moet werken, zorg ervoor dat er een toestel ter beschikking is en dat de toegang tot de pc is geregeld. Maak de stagiair duidelijk dat hij zich moet gedragen zoals de andere werknemers en zich aan dezelfde regels moet houden. Een stagiair is er bijvoorbeeld ook toe gehouden om vertrouwelijke of interne informatie waarmee hij in contact komt vertrouwelijk te behandelen. Het arbeidsreglement van de stageaanbieder (als er één is) geldt ook voor stagiairs, zij het alleen voor zover het gaat om bepalingen die relevant zijn. Sommige stageaanbieders hanteren een arbeidsreglement dat is aangepast aan de stagiairs. Dat kan, aangezien de wet de mogelijkheid biedt om afzonderlijke arbeidsreglementen op te maken voor de verschillende categorieën van werknemers of voor de verschillende afdelingen van de onderneming. Bij het onthaal van de leerling-stagiair in de onderneming moet de stageaanbieder hem kennis laten nemen van het arbeidsreglement. Zorg voor een rondleiding en informeer de stagiair uitvoerig over het reilen en zeilen van uw dienst. Praat met de stagiair over het begin en einde van de werktijden, het takenpakket, de kostenvergoeding Breng zeker ook praktische aspecten ter sprake: maaltijden, carpooling, parking Zorg eventueel voor documentatiemateriaal, maar overlaad de stagiair niet met informatie.

5 Geef een eerste stageopdracht. BEGELEIDING DOOR DE STAGEMENTOR Eén persoon wordt aangesteld als aanspreekpunt voor de leerling-stagiair, namelijk de stagementor. De stagementor kan voor een aantal aspecten eventueel een beroep doen op zijn collega's. Bewaak over de hele duur van de stage de leerdoelstellingen en het takenpakket. Houd voor uzelf geregeld korte tussentijdse evaluaties. Beschouw leren op de werkvloer als een dynamisch proces. Zorg tijdig voor nieuwe en uitdagende leeropdrachten. Beschouw leren op de werkvloer als een continu leerproces. Dus niet: de stagiair een aantal taken aanleren en hem dan alleen die taken laten uitvoeren voor de resterende periode. Motiveer de stagiair. Gun de stagiair voldoende tijd om zich in te werken. Wees geduldig. Verwacht niet dat de stagiair meteen zelfstandig kan werken. Geef de stagiair de gelegenheid om zich zelfstandig te ontplooien. Stimuleer een professionele houding en betrek de stagiair bij uw dienst. De stagiair moet zich net als iedereen aan de regels houden. Behandel de stagiair daarom als een echt personeelslid. Geef de stagiair een zekere verantwoordelijkheid. Houd rekening met de mening van de andere werknemers over de stagiair en blijf in contact met de stagebegeleider. Stuur de stagiair zo nodig op tijd bij en informeer de stagebegeleider. Vaak wordt gevraagd het stageschrift van de stagiair aan te vullen. Doe dat plichtsgetrouw. Het stageschrift wordt onder meer door de school gebruikt om de stagiair te beoordelen. EVALUATIE VAN DE STAGIAIR Na de stage zal de stagebegeleider vragen dat u een eindrapport over de leerling opstelt. Het gebeurt vaak dat scholen u een evaluatieformulier bezorgen. Zijn u en de stagementor tevreden over de prestaties en de vorderingen van de stagiair? Heeft de stagiair de leerdoelstellingen bereikt? Heeft de stagiair het takenpakket afgewerkt? Had de stagiair het juiste arbeidsritme? Zijn u en de stagementor tevreden over de werkhouding van de stagiair? Was de stagiair gemotiveerd? Nam de stagiair een juiste houding aan tegenover collega's, meerderen, klanten? Was de stagiair stipt? Had de stagiair voldoende verantwoordelijkheidszin? Was de stagiair zelfstandig genoeg? Kon de stagiair in team werken?

6 ALGEMENE EVALUATIE Om het stageproces correct te beoordelen, houdt u rekening met de mening van de stagiair, de stagementor en de stagebegeleider. Zo kunt u bijleren en de kwaliteit van de volgende stage in uw dienst verbeteren. STAGIAIR Heeft de stagiair iets bijgeleerd? Wat vond de stagiair positief tijdens de stage? Wat vond de stagiair minder positief tijdens de stage? Wat vond de stagiair over de begeleiding door de stagementor? STAGEMENTOR (indien gedelegeerd aan medewerker) Vindt u dat de stagementor over voldoende begeleidingscapaciteiten beschikt? Heeft de stagementor de leerdoelstellingen en het takenpakket goed gevolgd? Heeft de stagementor de vorderingen van de stagiair gevolgd? Heeft de stagementor voldoende, te veel of te weinig tijd in de begeleiding van de stagiair geïnvesteerd? Hoe kunt u in de toekomst de begeleiding van de stagiair nog beter delegeren aan de mentor? STAGEBEGELEIDER Vraag aan de stagebegeleider wat hij vond van de stage in uw dienst en van de begeleiding van de stagiair. Zo kunt ook u bijleren. Breng de stagebegeleider op de hoogte van uw bevindingen over het stageproces en over de stagiair. Informeer de stagebegeleider over de positieve en negatieve aspecten van de schoolopleiding. Zo kunnen de scholen hun cursussen up-to-date houden en aanpassen. AFRONDING Kom voor uzelf tot een algemeen besluit: vond u de opleiding geslaagd? Als u zeer tevreden bent over de stage, houd dan geregeld contact met de school in kwestie. De school zal volgende keer allicht opnieuw contact met u opnemen. Bent u tevreden over de stagiair, maak hem dat dan duidelijk. Zorg eventueel voor een kleine attentie als blijk van waardering. Bent u zeer tevreden over de stagiair, dan kan het mogelijk de moeite lonen om hem na de opleiding aan te werven volgens een van de geëigende wervingsprocedures. Bezorg na afloop van de stage het evaluatieverslag ook aan uw personeelsdienst. In het kader van het actieplan voor meer stage- en leerwerkplaatsen moet het stagebeleid geëvalueerd en eventueel bijgestuurd worden. Het is dan ook wenselijk dat zo veel mogelijk nuttige informatie de personeelsdienst bereikt.