Verbeterplan. Veilig Thuis Drenthe

Transcriptie

1 Verbeterplan Veilig Thuis Drenthe Gericht op de bevindingen van de Inspectie Jeugdzorg en de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Naar aanleiding van de hertoets op 20 mei en het instellen van verscherpt toezicht voor Veilig Thuis Drenthe vanaf 31 mei. Assen, 20 juni

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Verbetermaatregel Verbetermaatregel Verbetermaatregel Verbetermaatregel Verbetermaatregel Verbetermaatregel Slotwoord

3 Inleiding Inleiding Dit verbeterplan is opgesteld naar aanleiding van het bezoek van de Inspectie van Jeugdzorg en de Inspectie van Gezondheidszorg op 20 mei. Naar aanleiding van dit bezoek en de uitgevoerde hertoets, is Veilig Thuis Drenthe per 31 mei onder verscherpt toezicht gesteld voor een periode van maximaal zes maanden. Dit plan schetst de verbeteringen die de organisatie van Veilig Thuis Drenthe op korte termijn gaat doorvoeren om er voor te zorgen dat het verscherpt toezicht opgeheven wordt en de basis van de Veilig-Thuisorganisatie op orde is. Hieronder staan de drie belangrijkste conclusies van de Inspectie weergegeven: 1. Veilig Thuis Drenthe is niet in control als het gaat om het hebben van overzicht van de meldingen die wachten op onderzoek en de doorlooptijd van onderzoeken; 2. Wachtlijsten zijn risicovol voor leden van gezinnen en huishoudens die erop staan; 3. Oordeel hertoets onvoldoende. Achtergrond Veilig Thuis Drenthe is sinds 2015 het advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling. Veilig Thuis Drenthe geeft advies en biedt ondersteuning aan inwoners en professionals die te maken hebben met vermoedens of situaties van huiselijk geweld of kindermishandeling. Het advies- en meldpunt werkt samen met lokale netwerken, instellingen en zorgprofessionals zoals centra voor jeugd en gezin, scholen, wijk- en buurtteams. Leeswijzer Uit onderzoek van de Inspectie is gebleken dat Veilig Thuis Drenthe aan 18 van de 24 verwachtingen van de eerste toets van de Inspectie voldoet. Alle verbetermaatregelen die Veilig Thuis Drenthe gaat nemen om op korte termijn aan de resterende verwachtingen te voldoen, worden in dit plan beschreven. Hieronder wordt per verbetermaatregel aangegeven welke acties genomen worden en wordt inzicht gegeven in de resultaten en de planning. Afkortingen VTD Inspectie = Veilig Thuis Drenthe = Gezamenlijke Inspectie Jeugdzorg en de Inspectie voor de Gezondheidszorg 3

4 Verbetermaatregel 1. Een medewerker van Veilig Thuis Drenthe is 24/7 beschikbaar voor handelingen die bij wet opgedragen zijn aan een Veilig-Thuisorganisatie. verbeteracties 1. De medewerkers van de bereikbaarheidsdienst Friesland (bereikbaar buiten kantoortijden) hebben toegang tot het registratiesysteem Regas van Veilig Thuis Drenthe. Er zijn afspraken gemaakt over de bevoegdheden met betrekking tot het inzien en registreren van informatie. 2. Er is een piketregeling voor de bereikbaarheid in de avond, nacht en het weekend van medewerkers VTD ingevoerd. Deze maatregel werkt ondersteunend aan de dienstdoende medewerkers van Veilig Thuis Friesland. Deze medewerkers kunnen altijd een medewerker VTD uit Drenthe bereiken en in contact brengen met een melder/adviesaanvrager. Resultaten juni 1. Uit de bevindingen van de Inspectie bleek dat de medewerkers van Veilig Thuis Friesland niet voldoende toegang hadden tot de werkomgeving van Veilig Thuis Drenthe. De medewerkers van de voorwacht van Veilig Thuis Friesland hebben op 8 juni een inlogcode en instructies ontvangen om in te kunnen loggen op de werkomgeving van Veilig Thuis Drenthe. De raadpleegfunctie is hiermee gerealiseerd. De concept werkafspraken over de verwerking van gegevens zijn voor 1 juli definitief gemaakt. 2. In juni zijn de gevolgen van de invoering van de piketregeling met de medewerkers VTD besproken, waarna de regeling per 1 juli ingevoerd wordt. Hiermee is er altijd een medewerker Veilig Thuis Drenthe bereikbaar voor de voorwacht van Veilig Thuis Friesland. Wanneer er een interventie nodig is bij spoed en/of crisis wordt deze buiten de kantoortijden uitgevoerd met het Drentse Spoed voor Jeugd of Stichting Het Kopland. De samenwerkingsafspraken met genoemde uitvoerders lopen tenminste tot1 januari Ook na zullen deze diensten beschikbaar moeten zijn. Veilig Thuis Drenthe gaat met de Drentse gemeenten in afspraken maken over de invulling en de continuïteit van in te zetten crisisdiensten. Binnen kantooruren kan Veilig Thuis Drenthe ook altijd contact opnemen met de CJG s/jeugdteams van de afzonderlijke Drentse gemeenten. Hiermee voldoet Veilig Thuis Drenthe aan de gestelde eisen ten aanzien van de bereikbaarheid 24/7. 4

5 Maatregel 2. Er is 24/7 een vertrouwensarts bereikbaar voor Veilig Thuis Drenthe. verbeteracties 1. Veilig Thuis Drenthe heeft een stabiele basis met twee (deeltijd) vertrouwensartsen in vaste dienst. 2. Buiten kantoortijden wordt gebruik gemaakt van de expertise van de forensische artsen. Zij zijn WOKFA geschoold en draaien al piketdienst bij GGD Drenthe. De gemaakte afspraken hierover worden vastgelegd. 3. De mogelijkheden worden verkend voor een gezamenlijke piketregeling voor vertrouwensartsen met Veilig Thuis Friesland en Veilig Thuis Groningen en waar mogelijk vanuit een nog bredere regio. Resultaten juli 1. Eén van de vaste vertrouwensartsen vertrekt binnenkort vanwege pensionering. De werving voor een nieuwe vertrouwensarts is in gang gezet. 2. De afspraak met de forensische artsen is aangescherpt. We maken zoveel mogelijk gebruik van in de organisatie beschikbare capaciteit van de forensische GGD-artsen. 3. Er vindt overleg plaats met Veilig Thuis Friesland en Veilig Thuis Groningen of de inrichting van een gezamenlijke piketdienst voor vertrouwensartsen haalbaar is en zo ja, op welk termijn dit haalbaar is. Resultaten Augustus 1. De werving van een nieuwe vertrouwensarts is gerealiseerd en in de afrondende fase. Resultaten September 1. De formatie van vertrouwensartsen die tijdens kantoortijden bereikbaar zijn, is op sterkte. 2. Met de beschikbare capaciteit van forensische artsen die werkzaam zijn bij GGD Drenthe en de vertrouwensartsen van Veilig Thuis Drenthe wordt de best mogelijke bereikbaarheidsdienst qua inzet ingericht. 3. Indien het haalbaar is, wordt er samen met Veilig Thuis Groningen en Veilig Thuis Friesland een plan van aanpak voor 24/7 bereikbaarheid van vertrouwensartsen opgesteld. Als dit niet haalbaar blijkt te zijn met alleen VT Friesland en Groningen, wordt onderzocht of het haalbaar is om met andere regio s samen te werken. Resultaten oktober 3 Er is 24/7 een vertrouwensarts bereikbaarheid in de avond, nacht en het weekend voor Veilig Thuis Drenthe. Dit resultaat is afhankelijk van de mogelijkheden die partners bieden in de samenwerking. 5

6 Verbetermaatregel 3. Veilig Thuis Drenthe voert de triage uit en start binnen vijf dagen na ontvangst van de melding het onderzoek. verbeteracties 1. Alle meldingen die na triage (dit wil zeggen: na beoordeling en het voorzien van een indicatie) in onderzoek worden genomen, worden direct toebedeeld aan medewerkers van Veilig Thuis Drenthe. 2. Incidentele overschrijdingen van het triagetermijn worden met een reden vastgelegd in het dossier. 3. Voor het inzichtelijk en overzichtelijk beheer van essentiële registratiegegevens wordt een zogeheten business-intelligence (BI) systeem aangeschaft. 4. Voor de sturing dienen cliënt- en managementgegevens op een juiste wijze gegenereerd te worden uit het nieuwe systeem Regas. Dit ten behoeve van de analyse, het normeren en de verantwoording. Hiermee is Veilig Thuis Drenthe in control. 5. De standaardbrieven die naar klanten verstuurd worden, kunnen op dit moment nog niet automatisch vanuit registratiesysteem Regas gegenereerd worden. Dit gaat ten koste van de in te zetten capaciteit van de uitvoerende medewerkers VTD. Resultaten juli 1. Deze maatregel is ingevoerd. Alle meldingen worden na triage toebedeeld aan één van de medewerker VTD. 2. Er wordt een extra veld aan het registratiesysteem toegevoegd, waarin de medewerker VTD kan motiveren waarom er is afgeweken van de triagetermijn. 3. In juni heeft Veilig Thuis Drenthe Power BI aangeschaft als ondersteunend systeem. Dit systeem genereert vanaf juni de rapportages. 4. Er is een informatiewerkgroep ingesteld die verantwoordelijk is voor het juist definiëren van te genereren en te analyseren cliënt- en managementgegevens. De informatiewerkgroep heeft werkprocedures gemaakt waarin cyclische rapportages worden aangemaakt en gemonitord. 5. Er wordt (tijdelijk) geïnvesteerd in extra secretariële ondersteuning voor het verwerken van de standaardbrieven. Door deze ondersteuning krijgen frontoffice-medewerkers en onderzoekers meer tijd om sneller meldingen en onderzoeken op te pakken. Op termijn zullen deze brieven rechtstreeks door het systeem gegenereerd gaan worden. Resultaten Augustus 2. Medewerkers VTD leggen in het registratiesysteem Regas uit waarom de triagetermijn is overschreden en geven hier een reden voor. 4. Op basis van de rapportages worden de caseloads en de wachtlijsten structureel gemonitord zodat er tijdig door het management kan worden bijgestuurd. 6

7 Verbetermaatregel 4. Veilig Thuis Drenthe rondt onderzoeken binnen 10 weken na het besluit over de noodzakelijke vervolgstappen naar aanleiding van de melding af. verbeteracties 1. Er wordt gestructureerd en planmatig gestuurd door het management op caseloads/individuele werkvoorraden van de medewerker VTD. 2. De wachtlijsten nemen lineair af tot maximaal 20 zaken. Wachtlijstcijfer per 20 juni : Voor een correct en efficiënt gebruik van het registratiesysteem Regas wordt geïnvesteerd in het gebruik van handleidingen en krijgen de medewerkers VTD een training voor het gebruik van Regas. Resultaten juli 1. Met alle medewerkers zijn afspraken gemaakt over de frequentie waarbinnen caseloads/individuele werkvoorraden worden doorgenomen. Op 1 juli zijn alle caseloads op doorlooptijden en afsluiting doorgenomen. En er is een (streef)datum voor de afsluiting van het onderzoek bepaald. Minimaal één keer in de twee weken worden alle lopende zaken per medewerker door een proces-coördinator (door de manager aangewezen professionals) gemonitord. 2. Er worden extra medewerkers voor Veilig Thuis Drenthe aangetrokken voor het terugdringen/oplossen van de wachtlijst. Resultaten Augustus 1. Afwijkingen in maximale doorlooptijd van onderzoeken zijn in beeld bij de proces-coördinatoren en zij rapporteren aan de manager. De medewerker VTD is verantwoordelijk voor het tijdig melden dat termijnen overschreden gaan worden en is zich bewust van het belang hiervan. De proces-coördinatoren sturen waar mogelijk bij. Zij rapporteren tweewekelijks aan de manager over de voortgang en bij onverwachtse afwijkingen direct, zodat de manager meteen kan bijsturen. Als bijsturing niet mogelijk is, wordt overlegd met de directeur en waar nodig het dagelijks bestuur. 2. De wachtlijst loopt lineair af. 3. Er is een handleiding voor medewerkers gereed voor het correct en efficiënt gebruik van registratiesysteem Regas. Resultaat September Resultaat Oktober 2. De wachtlijst loopt lineair af. 3. Alle medewerkers VTD zijn getraind in het gebruik van registratiesysteem Regas. Alle medewerkers VTD worden in september getraind om zelfstandig te werken met het systeem. 2. De wachtlijst is teruggebracht tot maximaal 20 zaken. 3. Medewerkers die in september door overmacht ( bijvoorbeeld ziekte) niet in gelegenheid waren om de training te volgen, krijgen de mogelijkheid om dit op een later tijdstip alsnog te doen. 7

8 Verbetermaatregel 5. Professionals van Veilig Thuis Drenthe hebben een actueel beeld van de veiligheid van alle gezinsleden en huishoudens. verbeteracties 1. Onderzoeken die op dit moment nog niet in behandeling zijn genomen, worden ondergebracht bij medewerkers VTD. 2. Er wordt (eenmalig) een team aangesteld om de huidige wachtlijst versneld terug te dringen. 3. Veilig Thuis Drenthe zet alles op alles om de wachtlijst (dd. 20 mei ) terug te dringen. Daarnaast werkt Veilig Thuis Drenthe aan een werkwijze waarbij er zicht blijft op de veiligheid van kinderen en andere gezinsleden wanneer er wel sprake is van een plotselinge wachtlijst. Het gaat hierbij om de inzet van instrumenten als wachtlijstbeheer en een interventieteam. De melders worden dan consequent op de hoogte gebracht van hun melding. Ook gezinnen worden tijdig geïnformeerd wanneer er wordt afgeweken van het reguliere proces. 4. Zaken van huiselijk geweld waarbij geen kinderen zijn betrokken, worden regulier in het onderzoek opgenomen. Resultaten juli 1. Het koppelen van de onderzoeken die nog niet in behandeling zijn genomen aan medewerkers VTD vindt eenmalig plaats en is vanaf juli geborgd in het reguliere proces. 2. Er wordt tijdelijk, gedurende een bepaalde periode, extra capaciteit ingehuurd om de onderzoeken van de wachtlijst (van 20 mei ) uit te voeren en af te ronden. 3. Zaken die op de wachtlijst staan worden consequent gemonitord en er worden vroegtijdig duidelijke afspraken gemaakt met de melder en eventuele gezinsleden over wat zij kunnen verwachten in het proces. Daarnaast worden melder en/of gezinsleden geïnformeerd over het feit dat zij in contact kunnen treden als de situatie wijzigt (contactpersoon bekend). 4. Vanaf juni (besluitvorming bestuur) worden middelen beschikbaar gesteld en daarmee wordt ook deze wettelijke taak uitgevoerd. Resultaten Augustus 2. Er wordt tijdelijk, gedurende een bepaalde periode, extra capaciteit ingehuurd om onderzoeken van de wachtlijst (van 20 mei ) uit te voeren en af te ronden. 3. De structurele werkwijze genoemd in verbeteractie 1 is bepaald en vastgelegd. Ook worden zaken op de wachtlijst consequent gemonitord en waar nodig wordt er contact opgenomen met de melder of gezinsleden. Spoed en/of crisiszaken, zowel met betrekking tot kindermishandeling als huiselijk geweld waarbij geen kinderen zijn betrokken, worden altijd direct opgepakt. Een aantal medewerkers VTD wordt aangewezen om deze taak uit te voeren. 4. Alle wettelijke taken van Veilig Thuis worden uitgevoerd. Dit betekent dat zaken van huiselijk geweld waarbij geen kinderen betrokken zijn, regulier in het onderzoek zijn opgenomen. 8

9 Verbetermaatregel 6. Veilig Thuis Drenthe heeft richtlijnen en procedures vastgesteld voor het handelen van de professionals. verbeteracties 1. Veilig Thuis Drenthe heeft haar processen beschreven in een handboek. Alle processen vinden hun basis in het handelingsprotocol Veilig Thuis Drenthe (gebaseerd op de richtlijnen van de VNG). Medewerkers zijn bekend met de processen en procedures bij VTD en handelen conform. Resultaten September Resultaten Oktober 1. De processen worden nu beschreven op operationeel niveau. Deze processen bevatten dan met name werkinstructies met betrekking tot richtlijnen voor het handelen, de rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van medewerkers. Richtlijnen en procedures voor het handelen van de professionals zijn in een document beschreven en vastgelegd. 1. De medewerkers VTD worden geïnstrueerd om op een goede wijze de vastgestelde procedures uit te voeren en werken conform. 9

10 Slotwoord Met de uitvoering van bovenstaande verbetermaatregelen en het behalen van de genoemde resultaten verwachten wij dat we alle noodzakelijke verbeteringen kunnen doorvoeren. Hiermee willen we op korte termijn weer zelfstandig kunnen functioneren, zonder het verscherpte toezicht van de Inspectie. Uiteraard zien wij dat niet als doel op zich. Veilig Thuis Drenthe wil de veiligheid van huishoudens en gezinnen actueel in beeld hebben, zodat wij op een goede wijze kunnen adviseren over de juiste interventies naar gezinnen, melders en ketenpartners. De nu te nemen en al genomen stappen vormen de noodzakelijke basis voor nu én voor de ontwikkelingen in de toekomst. Om dit proces goed te sturen zijn er managementrapportages nodig. We implementeren op dit moment het nieuwe registratiesysteem dat de basis vormt voor deze rapportages. Met deze rapportages en de verbeteringen in de informatiehuishouding, het optimaliseren van processen en werkinstructies zorgen we voor betrouwbare sturingsinformatie. Daarmee zet Veilig Thuis Drenthe in om in control te zijn. Veilig Thuis Drenthe vindt het belangrijk om op een dusdanige wijze met de lokale jeugd- en sociale teams samen te werken dat er over en weer snel en adequaat geschakeld kan worden ten behoeve van de zorg voor het kind en de gezinsleden. Inmiddels is met alle gemeenten hierover samenwerkingsafspraken gemaakt en wordt dit door alle betrokken professionals opgepakt en uitgebouwd. Veilig Thuis Drenthe kiest er voor om ook haar interne organisatie goed onder de loep te nemen in relatie tot de gewijzigde taken en waar nodig verbeteringen door te gaan voeren. Daarnaast zal Veilig Thuis Drenthe gebruik maken van de landelijke ingezette ondersteuning door VNG voor alle Veilig-Thuisorganisaties. 10