Tips ter optimalisatie beheer en exploitatie gemeenschapsvoorzieningen

Transcriptie

1 Tips ter optimalisatie beheer en exploitatie gemeenschapsvoorzieningen Opdrachtgever Provincie Gelderland Juli 2014 Burg. Drijbersingel DA Zwolle Postbus AR Zwolle +31 (0)

2

3 Inhoud 1 Introductie Inleiding Aanleiding Vraagstelling Beantwoording vraagstelling Optimalisatietips exploitatie Analyse horeca Administratie De inhoud van deze uitgave is eigendom van ICS Adviseurs B.V. te Zwolle. Enkel de opdrachtgever waarmee ICS Adviseurs B.V. een overeenkomst is aangegaan, heeft een gebruiksrecht voor deze uitgave. De inhoud en omvang van dat gebruiksrecht zijn vastgelegd in de algemene voorwaarden van ICS Adviseurs B.V., d.d. december 2008, dan wel in de overeenkomst zoals hiervoor bedoeld. Elk ander gebruik van deze uitgave, door opdrachtgever en of derden is uitgesloten, inhoudende dat niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, via internet, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ICS Adviseurs B.V.

4 1 Introductie 1.1 Inleiding In het voorliggende rapport treft u een aantal tips aan ter optimalisatie van beheer en exploitatie van een dorpshuis, Kulturhus en of gemeenschapsvoorziening. Het rapport is gebaseerd op het resultaat van een daadwerkelijk uitgevoerd onderzoek. 1.2 Aanleiding De Stichting is eigenaar van het dorpshuis. Het beheer wordt uitgevoerd door een beheerder die een vaste huur per maand betaalt en boven een bepaalde omzet een percentage van de omzet afdraagt aan de Stichting. De huuropbrengst van de zalen is voor de Stichting. De Stichting heeft een renovatieplan ontwikkeld voor het dorpshuis met als doel de huidige accommodatie aan te passen aan de wensen en eisen van de bevolking en de gebruikers. De Stichting heeft een vraag geformuleerd bij het VKK-FDG die valt onder het ondersteuningsaanbod van de provincie Gelderland. Als één van de partners van dit ondersteuningsplatform is vervolgens ICSadviseurs gevraagd de Stichting te ondersteunen bij het beantwoorden van een aantal vastgoed en beheer gerelateerde vragen. In mei 2013 heeft er een overleg plaatsgevonden tussen de Stichting en ICSadviseurs ten behoeve van het concretiseren van de vragen van de Stichting. De definitieve vraagstelling is op basis van dit gesprek geformuleerd en hieronder weergegeven. 1.3 Vraagstelling 1. Exploitatieoverzichten en begroting: ICSadviseurs formuleert optimalisatietips op basis van het huidige exploitatieoverzicht. 2. Verhuur aan verenigingen huurprijzen, vergelijkingsmateriaal, onderbouwing: op basis van de huidige ruimtestaat stelt ICSadviseurs een kale huurvergelijking per ruimte op. 3. Barexploitatie: ICSadviseurs werkt twee scenario s uit: a. Analyse van de huidige barexploitatie en optimalisatiemogelijkheden; b. Analyse van het extern verpachten met een exploitatieprognose. 4. Administratie: Het bestuur is op zoek naar referenties van makkelijke hanteerbare boekhoudprogramma en software die andere maatschappelijke accommodaties gehanteerd wordt. Juli /10

5 2 Beantwoording vraagstelling 2.1 Optimalisatietips exploitatie Exploitatieoverzichten en begroting: ICSadviseurs formuleert optimalisatietips op basis van het huidige exploitatieoverzicht. Ruimteprogramma en bezetting Het huidige ruimteprogramma met bijbehorende bezetting is in het onderstaande weergegeven. Wij hanteren bij onze projecten een bezettingsnorm van 72 uur per ruimte, per week. De 72 uur is berekend op basis van 15 dagdelen doordeweeks en drie in het weekend. Uiteraard is een 100% bezetting op basis van deze norm niet mogelijk, maar 50% moet tenminste haalbaar zijn om een duurzame exploitatie te behalen. Voor de grote zaal van het dorpshuis lukt dat net, maar voor de overige ruimten is de bezetting zeer beperkt. Huidig dorpshuis omschrijving m² bvo bezetting (in uren) norm bezettingspercentage grote zaal + podium , % kleine zaal 80 3, % bibliotheekzaal 48 1, % barzaal % totaal , % Optimalisatie van deze bezetting door het aantrekken van meer programma (met name gedurende werkdagen) is gewenst. Het voert te ver om in deze paragraaf in te zoomen op de marktpotentie van het dorpshuis binnen het dorp en de omliggende regio. In zijn algemeenheid hebben dorpshuizen overdag bezetting van peuterspeelzaalwerk, kinderopvang, eerstelijnszorg (bijvoorbeeld fysiotherapie, logopedie, huisartsen, bloedprikpost, et cetera) en dagbesteding voor senioren. Deze functies kunnen in kleine kernen niet een permanente voorziening bieden, echter aanwezigheid voor enkele dagdelen in de week is wellicht wel mogelijk. Uitbreiding van de accommodatie zouden wij op basis van de bezetting niet adviseren. Indien in huisvesting geïnvesteerd wordt, adviseren wij te investeren in de flexibiliteit en multifunctionaliteit van de ruimten. Hierdoor wordt de bezettingspotentie vergroot. Huurtarieven Het dorpshuis heeft een bezettingsoverzicht aangeleverd met uurtarieven. Het uurtarief dat het dorpshuis hanteert is marktconform en op basis van ons vergelijkingsmateriaal zelfs aan de hoge kant. Er wordt ook onderscheid gemaakt tussen een maatschappelijk (laag) en een commercieel (hoog) tarief in het overzicht. Dit is positief in vergelijking met andere voorbeelden in de regio. Opvallend is dat de gymvereniging een lagere huurvergoeding betaalt dan andere gebruikers. Mogelijk dat hier een onderbouwde reden aan ten grondslag ligt (bijvoorbeeld meer vrijwilligersinzet), echter dit blijkt niet uit de stukken. Indien hierover afspraken gemaakt zijn, adviseren wij deze goed vast te leggen. Bij wisselingen in het bestuur of meerdere vergelijkbare afspraken, kan er onduidelijkheid ontstaan. Juli /10

6 omschrijving m² bvo maatschappelijk commercieel maatschappelijk commercieel grote zaal + podium ,25 26,50 10,00 25,00 kleine zaal 80 6,61 13,22 5,00 10,00 bibliotheekzaal 48 6,61 6,61 2,50 5,00 barzaal 70 6,61 6,61 5,00 10,00 totaal ,08 Huidig dorpshuis uurtarief dorpshuis De vergelijking van uurtarieven is gebaseerd op aannames. Het is voor ons moeilijk in te schatten welke voorzieningen in de ruimte aanwezig zijn en welke beheerfaciliteiten worden geboden. Om deze reden hebben wij op basis van het aantal vierkante meters een globale inschatting gemaakt op basis van een doorsnee afwerkingsniveau en basisinzet beheer. Voorts zijn de uurtarieven afgebakend op vergelijkingsmateriaal van de kleinste categorie dorpshuizen uit de provincies Overijssel en Gelderland tot circa 500 m²bvo. Energie Een grote kostenpost binnen dorpshuizen is de energielast. Ook bij dit dorpshuis betreft het circa 33% van de totale lasten. Een accommodatie met deze omvang heeft normaliter een gemiddelde energielast per jaar van circa 11,- tot 13,- per vierkante meter bruto vloeroppervlak. De begrote energielast van het Dorpshuis is in totaal circa ,-. In de aangeleverde gegevens van ontbreekt de totale omvang van het dorpshuis. Hierdoor is door ons niet bepalen hoe het dorpshuis scoort ten opzichte van onze benchmark. Deze vergelijking zou het dorpshuis zelfstandig kunnen maken. Een te hoge energielast is te reduceren door: uurtarief vergelijking - Energie belasting: Veel dorpshuizen komen in aanmerking voor een gedeeltelijke terugvordering van de energiebelasting. Hieraan zijn specifieke eisen verbonden. Vanaf 1 januari 2012 moet uit de statuten van een ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) of instelling/stichting blijken dat zij een sociaal belang behartigen of ruimte ter beschikking stellen ten behoeve van dit sociale belang. Indien de Stichting een dergelijke terugvordering nog niet heeft aangevraagd, is dit het onderzoek waard. - Energieverbruik beperken: Het verbruik van energie is deels te beperken door het aanpassen van gedrag. Het bewust maken van gebruikers dat energie beperkt moet worden, levert vaak al een kostenreductie op. Denk daarbij aan hele praktische aspecten als het uitdraaien van de verwarming, het uitdoen van apparaten die incidenteel gebruikt worden en het uitdoen van het licht in het sanitair. Dit soort aanpassing van het gedrag vergt geen investering. Daarnaast zijn energiekosten te reduceren door beperkte investeringen, zoals het aanbrengen van LED-verlichting of lichtsensoren. Hiernaar heeft een stichting van een Kulturhus onderzoek uitgevoerd in samenwerking met de Hogeschool van Arnhem Nijmegen. Het vervangen van de verlichting vergt een behoorlijke investering. Echter, hiervoor kan mogelijk subsidie of sponsoring aangevraagd worden. Juli /10

7 Groot onderhoud De Stichting heeft onder overige baten en lasten een dotatie voor groot onderhoud opgenomen. Op basis van de balans concluderen wij dat dit de eerste reservering is die de Stichting doet, aangezien er geen voorzieningen voor groot onderhoud zijn opgenomen. Het is wenselijk een Meerjarenonderhoudsplan (MOP) op te stellen voor het dorpshuis en op basis van dit plan te reserveren voor groot onderhoud. In een MOP wordt ingeschat op welke termijn het onderhoud gepleegd moet worden aan onderdelen van het gebouw. Op grond van deze termijn kan het bestuur dan voorzieningen treffen voor de verschillende onderhoudsposten. Uiteraard bekijkt het bestuur op het moment van onderhoud of dit daadwerkelijk nodig is of dat het onderhoud nog kan worden uitgesteld. Het MOP zorgt ervoor dat het bestuur niet voor verassingen komt te staan in onderhoud en altijd een reserve achter de hand heeft. Een duurzame exploitatie is op basis hiervan mogelijk. Overige kostenreductie De overige kosten zijn redelijk beperkt. Kostenposten als schoonmaak en klein onderhoud worden door de beheerder/exploitant uitgevoerd, in samenwerking met vrijwilligers. Hierdoor worden de kosten in de hand gehouden en voor een dorpshuis van deze schaal past deze manier van exploiteren. Indien het aantal vrijwilligers afneemt, wordt het voor het dorpshuis lastig om een vergelijkbare exploitatie te handhaven. 2.2 Analyse horeca Onze horeca-analyse hebben wij gebaseerd op het Excelbestand dat wij van de Stichting ontvangen hebben. Wij hebben een puur cijfermatige analyse uitgevoerd en hebben niet het horecaconcept en de kwaliteit beoordeeld. Huidige exploitatie De horeca van het dorpshuis wordt op dit moment geëxploiteerd door een beheerdersechtpaar. Tot een omzet van ,- dragen zij een vergoeding af aan de beheerstichting van ,-. Alles boven de ,- geldt een afdracht van 5%. In de laatste vijf jaar is er nooit meer dan ,- aan omzet gehaald. Een uitschieter was 2011 met een omzet van circa ,-, aangezien voorgaande jaren de omzet gemiddeld circa ,- lager was. Horeca dorpshuis 2011 OMZET netto belast 19% ,00 belast 6% ,00 belast 0% 3.157, ,00 ink/verk in % 34% inkoopwaarde ,00 bruto winst ,00 66% pacht oab vlgs jaarrek tot , ,00 minimum: 10% = % 16% > % over meerdere ,00 Juli /10

8 De verhouding tussen inkoop en omzet mag voor een vergelijkbare exploitatie tussen de 30% en 35% liggen indien de uitbating met betaald personeel plaatsvindt. Op dit vlak presteert het dorpshuis voldoende. Het overige deel van de omzet is bestemd voor personeel, overige kostenposten en pacht/winst. Onder overige kostenposten valt onder meer huisvesting, PR en administratiekosten. Op dit moment ontvangt de stichting ,- ter dekking van de huisvestingskosten en is de overige ,- ter dekking van extra kosten en winst voor het beheerdersechtpaar. Exploitatie opzet extern verpacht In de onderstaande tabel is een bondige exploitatieopzet weergegeven indien de huidige verpachting van de horeca wordt gehandhaafd. Uitgangspunt is het aantrekken van een nieuwe beheerder/horeca uitbater. Horeca-exploitatie extern verpacht Omzet Inkoop 32% Bruto Marge 68% Personeel 32% ondernemersinzet overig personeel overig kosten 500 Huisvesting / pachtsom 29% maximale pachtsom Verkoopkosten 4% Alg. kosten 3% totaal kosten Toelichting tabel: Voor het berekenen van de omzet, inkoopmarge en brutomarge is uitgegaan van het exploitatieoverzicht De berekende pachtsom is een maximale indicatie van de maximale toekomstige pachtsom als vertrekpunt bij onderhandeling. Bij de berekening gelden de volgende uitgangspunten: - Directe huisvestingslasten horeca (m²bvo) worden gedekt door de pachtsom. - Overige huisvestingslasten worden gedekt door huurinkomsten derden. - Het inkomen van de toekomstige uitbater bevindt zich rond het minimale marktconforme niveau (personeelslasten 32%). - De verkoopkosten (evenementen en dergelijke) en algemene kosten komen voor rekening van de horeca uitbater. Juli /10

9 Aandachtspunten bij de onderhandeling zijn: - Is er een toekomstige pachter beschikbaar die voor het minimale horeca inkomen wil werken (op basis van ondernemersrisico)? - De beheertaken van de pachter zijn afgebakend tot slechts het directe horecadeel. Indien de pachter ook beheerwerkzaamheden (bijvoorbeeld schoonmaak en klein onderhoud) gaat uitvoeren voor de zalen in het gebouw, betekent dit mogelijk een reductie van de maximale pachtsom. Uitgangspunt is vooralsnog de handhaving van de huidige vrijwilligersinzet bij beheerwerkzaamheden voor de overige gebouwdelen. - De minimale kostendekkende pachtsom bedraagt circa ,- per jaar. Dit is gebaseerd op een kostendekkende exploitatie van alle direct aan de horeca gerelateerde huisvestingslasten. De realiteit leert dat een pachtsom boven de 30% van de totale horecaomzet voor kleinschalige dorpshuizen bovengemiddeld is. Op basis van bovenstaande berekening en bandbreedten is de maximale pachtsom en de onderkant als minimale pachtsom inzichtelijk gemaakt. Dit geeft een gedegen vertrekpunt voor onderhandeling. Exploitatie in eigen beheer Indien in de toekomst geopteerd wordt voor zelfstandige horecaexploitatie door het dorpshuis, veranderen de uitgangspunten aanzienlijk. In onderstaande tabel wordt op basis van het exploitatieoverzicht 2011 van het dorpshuis het verdienpotentieel inzichtelijk gemaakt. Horeca-exploitatie in eigen beheer Omzet reductie 20% Inkoop 35% Bruto marge 65% Huren Subsidies en contributies Totale baten Personeel 29% personeel uur personeel x uurtarief vrijwilligers vrijwilligersverg overig kosten pm Huisvesting 41% energie onderhoud/schoonmaak vrijwilligers en uitbesteding onderhoud klein verzekeringen belastingen inventaris: onderhoud en vervanging kosten bestuur Afschrijvingen Financiele baten en lasten 850 dotatie groot onderhoud Verkoopkosten 6% Alg. kosten 3% totaal kosten saldo Juli /10

10 Toelichting tabel: De brutomarge bedraagt 65%. Ten opzichte van het pachtmodel stijgt de inkoopmarge vanwege een minder actief voorraadbeheer bij toename van vrijwilligerscapaciteit. Voorts is een omzetreductie aannemelijk vanwege de afname van betaalde krachten in combinatie met vrijwilligersinzet bij barwerkzaamheden en dergelijke. Voor de berekening van personeelskosten wordt uitgegaan van minimaal 20 uur barbezetting per week (45 weken per jaar). Op basis hiervan is een omzetreductie van 20% aannemelijk. Het verminderen van de personeelskosten kan in combinatie met een toename van vrijwilligersinzet, maar leidt hoogstwaarschijnlijk tot een verdere omzetreductie. De mate waarin men structureel op vrijwilligers kan rekenen is hiervoor bepalend. In het exploitatieoverzicht is rekening gehouden met 5 vrijwilligers ten behoeve van de barbezetting. Hiervoor ontvangen ze de maximale vrijwilligersvergoeding. De huisvestingslasten zijn gebaseerd op de huidige huisvestingslasten van het dorpshuis. Indien nodig zijn posten aangevuld en is groot onderhoud toegevoegd. Bij zelfstandige uitbating wordt voorts uitgegaan van een programmacommissie het dorpshuis, bestaande uit vrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor de maatschappelijk en para commerciële programmering. Op basis van bovenstaande uitgangspunten bedraagt het positieve exploitatiesaldo ,- exclusief btw. 2.3 Administratie Het dorpshuis is op zoek naar een makkelijk hanteerbaar boekhoudprogramma. Dit is een vraag die bij meer Kulturhusen en Dorpshuizen speelt. Met deze reden wordt er een voorstel voorbereid om in gezamenlijkheid met deze partijen een dergelijk systeem te ontwikkelen, speciaal voor Kulturhusen en Dorpshuizen. Er zijn op dit moment meerdere systemen die gehanteerd worden, maar geen van deze systemen zijn speciaal toegerust om gemakkelijk de administratie van multifunctionele accommodaties uit te voeren. Voorbeelden van aanbieders van dergelijke systemen zijn: Davilex, Exact en SnelStart. Juli /10