28 november 2007, versie 0.3 Paul van Lieshout/Roel van de Loo

Transcriptie

1 Jaarplan november 2007, versie 0.3 Paul van Lieshout/Roel van de Loo 1. Inleiding Het LAT-BRZO heeft zich na de oprichting in de afgelopen anderhalf jaar gevormd tot een overkoepelende organisatievorm waarin landelijk richtinggevende ontwikkelingen in het BRZO werkveld worden geïnitieerd en gecoördineerd en die de uitvoering in de regio's waar nodig en mogelijk ondersteund. Om verdere helderheid over de aanpak in 2008 aan betrokken partijen te presenteren is een jaarplan gemaakt. Dit plan is in het LAT-portaaloverleg van 27 november inhoudelijk aan de orde gesteld en in het LAT-regieoverleg van 7 december aanvaard. Het voorliggende jaarplan geeft een overzicht van de door het LAT-BRZO voorgenomen activiteiten. Als bijlagen zijn het projectplan LAT-BRZO toegevoegd (bijlage 1, centrale vraag: wat doet het LAT-bureau en wat kost dat?) en de resultaten van de heisessie in juni 2007 (bijlage 2, centrale vraag: wat gaan we als LAT-organisatie doen?). Daarnaast is de reeds in 2006 vastgestelde Statusnotitie LAT-BRZO van belang als achtergrond voor taken en bevoegdheden (zie website 2. LAT doelen Vorming maatlatregio's: voortzetting regionalisering, uiteindelijke komen tot 4 regionale samenwerkingsverbanden. 2. Monitoren van de voortgang en resultaten 3. Realiseren van aantal producten Uitwerking doelen: 1. Regionalisering: ondersteuning van dit proces door monitoring voortgang Bieden van ondersteuning aan regionaal overleg om de samenwerking en samenbinding verder gestalte te geven. Versterking management van regio's door uitdragen landelijke lijnen en afspraken. Realiseren van regionale conferentie voor uitvoerenden (een maal i.s.m. regio) 28 november 2007, versie 0.3 1/17

2 2. Monitoren Het monitoren van de voortgang is een belangrijke prioriteit voor Het betreft zowel het monitoren van harde gegevens, zoals bijvoorbeeld het aantal uitgevoerde inspecties en het aantal BRZO-bedrijven, als de zachte gegevens over de mate van samenwerking en de kwaliteit van de uitvoering. Voor monitoring is een uitgebreid voorstel gemaakt waarover nog besluitvorming in LAT-portaal- en regiegroep moet plaatsvinden. 3. Producten LAT 3.A ontwikkelingen aanpassing werkwijzer nadere info NIM versie 2.0 GIR: opname van planningmodule GIR: inbouwen monitoringfunctie opleidingen: oprichting BRZO academie overeengekomen aanpak onderhoud stand van de techniek/ best toepasbare techniek m.b.t. ontwikkeling aanpak ongevals/incidentonderzoek BRZO 3.B Ondersteuning Opleiding NIM voor nieuwe inspecteur Opleiding Leadauditor Opleiding leidinggevende / gemeentelijk coördinator website up to date gebruik viadesk nieuwsbrieven etc. Regioconferenties Bedrijvenconferenties Monitor op jaarcijfers 2007 Monitor op voortgang implementatie BeteRZO 3.C Strategie participatie / nadrukkelijk volgen Front office Chemie participatie / nadrukkelijk volgen verkenning inspectiedienst majeure veiligheidsrisicobedrijven Organiseren betrokkenheid bedrijfsleven 3. LAT-Vergaderingen LAT regiegroep Regiegroep overlegt 4 maal, te weten op nader invullen Belangrijke strategische items die komend jaar op de rol staan: regionalisering van de uitvoering en de toets op de kwaliteit van de regio's Signaleren en bundelen van initiatieven in de kokers naar landelijke samenwerkingstructuur (zoals de projecten onderhoud, ongevallenonderzoek (beide AI), inherente veiligheid (Wm) en opslagtanks (Bw)) gevolgen FO-chemie en Landelijk aangestuurde (regionale) Dienst. kwaliteitstoets op de regionalisering 28 november 2007, versie 0.3 2/17

3 3.2 LAT Portaalgroep de LAT-portaalgroep onderneemt in 2008 de volgende activiteiten: Het LAT portaal overlegt 6 maal, te weten op.. In dit overleg wordt aandacht besteed aan de voortgang in de samenwerking, de borging op toe te passen processen en handelswijzen, en worden nieuwe producten of middelen geïnitieerd en de voortgang van ontwikkelactiviteiten bewaakt Het LAT portaal overlegt 3 maal, te weten op. Met vertegenwoordigers van de regionale samenwerkingsverbanden. De samenstelling van dit overleg zal in 2008 aan de orde worden gesteld: waar tot voor kort alle vertegenwoordigers van provincies, regionale brandweer en arbeidsinspectie genodigd werden is het streven om meer langs de lijnen van de nieuwe regio's overleg te gaan voeren. In dit overleg komt de voortgang van de ontwikkelingen in de uitvoering aan de orde en worden knelpunten geïnventariseerd. Aan het LAT portaal zijn werkgroepen verbonden: voor 2008 zijn dat in ieder geval de werkgroepen monitoring, wijziging werkwijzer a en b, NIM 2.0, opleidingen en het deskundigenforum. Afhankelijk van behoefte worden nieuwe werkgroepen geformeerd. Zo staat op stapel gestructureerd aandacht te gaan besteden aan onderhoud bij bedrijven, en de opzet en aanpak van ongevalsonderzoek. Een overzicht van de activiteiten van de werkgroepen is in bijlage 3 opgenomen 3.3 GIR stuurgroep Onder verantwoordelijkheid van de LAT regiegroep fungeert GIR stuurgroep. Deze stuurt de ontwikkeling van de gemeenschappelijke inspectieruimte BRZO aan. De stuurgroep wordt voorgezeten door de directeur MHC van de Arbeidsinspectie en bestaat voorts uit vertegenwoordigers van de belangrijkste gebruikers - Arbeidsinspectie, provincies en regionale brandweer - en leveranciers - ICTU. De stuurgroep komt ca 10 maal op jaarbasis bijeen. In 2008 zullen de rapportages van ICTU aan de LAT-portaal worden aangeboden, zodat er een directe relatie ontstaat tussen de GIR-activiteiten en de LAT-organisatie. 4. Het LAT bureau Het LAT bureau verzorgt de ondersteuning van de activiteiten van het LAT-BRZO, met uitzondering van de GIR applicatie. Deze laatste is als onderdeel van e-inspecties bij ICTU ondergebracht. Het LAT-bureau functioneert als vraagbaak, verzorgt de website en nieuwsbrieven, ondersteunt regiegroep, LAT portaal en verschillende werkgroepen, verzorgt informatieverzameling ten behoeve van de monitoringfunctie van het LAT en draagt tot slot zorg voor een stroomlijning van de regiovorming. Hiervoor zijn een projectmanager en een vijftal medewerkers van SenterNovem in het LAT bureau betrokken. 5. Middelen 5.A VROM-gelden VROM heeft ,- ter beschikking gesteld voor het BRZO-LAT voor de periode januari 2007 t/m december Dat is ,- per jaar. Uit de berekeningen van het projectplan LAT-BRZO blijkt dat er sprake is van een piek in de periode (zie bijlage 1). Dit wordt veroorzaakt door de vele opstart- en implementatie 28 november 2007, versie 0.3 3/17

4 activiteiten. Er zal naar schatting ,- extra nodig zijn in 2007 ( ,- SenterNovem en ,- projectmanager). De kosten voor 2008 bedragen naar schatting ,- ( ,- SenterNovem en ,- projectmanager). De gedachte is dat de kosten in 2009 en 2010 lager zullen liggen dan de begrote ,- dat in beginsel per jaar beschikbaar is. Aan de regiegroep zal worden voorgesteld akkoord te gaan met het projectplan B NIM-gelden De NIM-opleidingen worden thans bekostigd uit een PF-budget dat ondergebracht is bij het Ministerie SZW. Voor de jaren is jaarlijks ,- beschikbaar voor automatisering (GIR), NIM-ontwikkelingen en verspreiden van deskundigheid. Daarnaast is nog ,- beschikbaar voor de ontwikkeling van de BRZO-academy. Tot op heden zijn alle opleidingen sterk gesubsidieerd. De vraag of dit zo moet blijven zal worden voorgelegd aan de regiegroep van december Ook zal moeten worden bepaald wie uiteindelijk de verantwoordelijkheid heeft voor het geven van de opdrachten aan opleidingsinstituten, etc. Aangezien het LAT-BRZO geen enkele formele status heeft ligt het voor de hand dit te laten uitvoeren door het Ministerie van SZW (AI). 5.C Menskracht Naast de inzet van de projectmanager en het LAT-bureau worden veel werkzaamheden door de medewerkers van de verschillende organisaties uitgevoerd. Dit gebeurt op basis van gesloten beurzen waarbij er van uit wordt gegaan dat elke koker zijn steentje bijdraagt. In de praktijk blijkt echter dat veel werk wordt verzet door een beperkte groep mensen. De beschikbare capaciteit is over het algemeen onvoldoende om alles uit te voeren. In het jaarplan 2008 is daarom extra capaciteit gereserveerd voor het LATbureau om de werkzaamheden, vooral de LAT-projectgroepen, ook inhoudelijk te ondersteunen. Meer inzet vanuit de kokers is echter noodzakelijk omdat veel kennis niet door LAT-bureau medewerkers of andere externe adviseurs geleverd kan worden. Aan de regiegroep wordt gevraagd een beroep te doen op de organisaties om voldoende tijd beschikbaar te stellen voor de LAT-activiteiten. 5.D Planning Door het LAT-bureau zal een jaaragenda worden opgesteld waarin alle activiteiten zijn opgenomen, alsmede de opleverdata van de verschillende producten en tussenresultaten. 28 november 2007, versie 0.3 4/17

5 BIJLAGEN BIJLAGE 1: Projectplan LAT-BRZO Periode: Augustus 2007 t/m december 2008 Opsteller: Roel van de Loo Datum: 28 augustus 2007 Aan: Regiegroep LAT Status: concept, versie 6 Besluitvorming: regiegroep 7 december 2007 Inleiding Tijdens de heisessie op 18/19 juni 2007 is besloten de activiteiten van het LAT-BRZO in een projectplan te gieten. Na bijna een jaar opereren van het LAT is helder geworden welke activiteiten uitgevoerd moeten worden, door wie en onder welke verantwoordelijkheid. Dit projectplan beschrijft de werkzaamheden die tot eind 2008 uitgevoerd moeten gaan worden en de daarmee samenhangende beheersaspecten. Dit projectplan is een aanpassing van de bestaande opdracht, zowel inhoudelijk als financieel. Het projectplan is enkele keren besproken met de voorzitters van regie en portaal. Als gevolg hiervan heeft een aantal aanpassingen plaatsgevonden, maar de bestaande nummering is nog in stand gehouden. Overzicht van activiteiten A - Strategie B - Ontwikkeling C - Ondersteuning D - Communicatie E - Monitoring F - Overige Overzicht van activiteiten die worden gestopt - Ondersteuning LAT bij IPO-BRZO coördinatorenoverleg - Ondersteuning LAT bij regionale overleggen binnen koker Overzicht van gerelateerde activiteiten (geen directe relatie met LAT) - LSB - xplosiv Bijlage: spreadsheet met uren/kosten 2007 en november 2007, versie 0.3 5/17

6 Uitwerking activiteiten PM = Projectmanager SN = Senter Novem LAT bureau = ondergebracht bij Senter Novem A. Strategie 1. Strategiedocument BRZO irt politieke ontwikkeling ( Charlie ) Vervallen agv landelijke ontwikkelingen. 2. Status LAT Activiteit/resultaat: Formele status benoemen (of niet) Stand van zaken: Oprichting stichting door regiegroep geparkeerd. Statuten in concept gereed Actie: Geen Wie/wat: PM Wanneer: T.z.t. mogelijk opnieuw aan de orde stellen Tijd: - Geld: Factuur van ca. E. 7000,-, budget LAT B. Ontwikkeling/projecten Algemeen: Gedachte is dat de PM-LAT een sturende rol krijgt in het bewaken van de voortgang en de inhoud in de vorm van project assurance. Er is tevens een Prince2 training gegeven aan alle projectleiders en medewerkers van het LAT-bureau. In 2008 zal het LAT-B de werkgroepen ook inhoudelijk gaan ondersteunen bij de ontwikkeling van de producten. Wie: LAT-B en PM, PinkRocade Getronics Tijd: 2007: 3 dgn LAT-B, 8 dgn PM. 2008: 6dgn LAT-B en 3 dgn PM Geld: 5000,- budget LAT Werkwijzer/NIM v2 Activiteit/resultaat: Aangepaste werkwijzer (v2) Stand van zaken: Werkgroep is opgericht, geaccordeerd door regiegroep, en bezig met de aanpassingen. Actie: Werkgroep ondersteunen (verslag, voorbereiden nieuwe gedrukte versie, aanpassen website, verzenden werkwijzer, etc.) Wie/wat: LAT bureau Wanneer: lopend tot eind 2007 Tijd voor LAT: 2007: 28 dgn. 2008: 25 dgn LAT-B, 1 dg PM Geld: Budget AI. 4. Opleidingen Activiteit/resultaat: Aanbod van opleidingen gereed en beschikbaar (alleen opleidingen die niet door de kokers zelf worden verzorgd). Evalueren van bestaande NIM. 28 november 2007, versie 0.3 6/17

7 Stand van zaken: Werkgroep opleidingen is gestart, startdocument is geaccordeerd door regiegroep. NIM en GIR zijn gereed en worden uitgevoerd. Voor NIM moet met spoed opnieuw worden aangeboden + periodieke herhaling. Dit wordt een geïntegreerde NIM/GIR training. Cursus voor leidinggevenden en coördinatoren (Leico) in voorbereiding; aanbesteding loopt. Actie: Werkgroep opleidingen, ondersteund door LAT. Certificaten NIM zijn uitgedeeld. Wie/wat: Op basis van instructies werkgroep, na accordering portaalgroep, uitvoering LAT (mbv externe inhuur voor organisatie zoals Geoplan). Evalueren bestaande NIM. Wanneer: NIM in najaar 2007, CLC in najaar 2007 aanbieden. Opstellen cursusschema. Tijd: 2007: LAT-B 26 dgn. 2008: LAT-B 25 dgn, 1 dg PM Geld: Budget AI. 5. Organiseren kennismanagement Activiteit/resultaat: makelen van kennis tussen verschillende kennisinstituten. Wat is de rol van het deskundigenforum, rol van LAT-bureau, gebruik website, etc. Stand van zaken: Startdocument in de maak ism Deskundigenforum Actie: Startdocument tbv regiegroep in dec. Bijwonen en verslag deskundigenforum (3x) Wie/wat: Roel/LAT bureau (specialist kennismanagement, LAT bureau verslag) Wanneer: Regiegroep dec Tijd: 2007: LAT-B 6 dgn, 2 dgn PM. 2008: LAT-B 10 dgn, 1 dg PM 6. Toezichtsmodel Activiteit/resultaat: Bestaande Toezichtsmodel (TM) geëvalueerd en eventueel aangepast, besluitvorming bij regiegroep en geplaatst op website. Doel is dat het TM toetsbaar in de praktijk wordt gebruikt. Stand van zaken: Tebodin (Peter Stufkens) is thans bezig met evaluatie, concept rapportage gereed eind december. Actie: Afronden rapport, besluitvorming en communicatie Wie/wat: Tebodin, beg. cie olv PM-LAT. Wanneer: Gereed december Tijd: LAT-B 1 dg, 2dgn PM Geld: ca ,- uit LAT-budget Functioneel beheer GIR Activiteit/resultaat: Helpdeskfunctie naar gebruikers GIR en centrale beheerstaken. Continue dagelijkse taak belangrijke ondersteunende rol. Stand van zaken: Blijft bij ICTU Actie: geen C. Ondersteuning 8. Management LAT-bureau Activiteit/resultaat: Telefoon opnemen, s beantwoorden, registratie van vragen en antwoorden, functioneel beheer GIR, beleidsondersteuning, etc. (LAT-bureau). Aansturen LAT-bureau (Projectmanager). Rapporteren aan diverse instanties. 28 november 2007, versie 0.3 7/17

8 a- Management algemeen LAT-B b- Secretariele ondersteuning c- Beleidsondersteuning algemeen Stand van zaken: Verbeteren interne communicatie en afstemming, controle activiteiten, verhogen kennis van LAT-bureau-medewerkers, overleggen, etc. Actie: div. Start projectoverleg wekelijks, daarna lagere frequentie. PM gaat tot eind 2007 intensief aansturen, daarna naar 1 dag per maand. Wie/wat: PM/Stan Wanneer: Intensievere aansturing stopt eind dec Tijd: a- 2007: LAT-B 20 dgn, 16 dgn PM. 2008: LAT-B 25 dgn, PM 10 dgn. b- 2007: LAT-B 16 dgn. 2008: 35 dgn c- 2008: LAT-B 5 dgn, 5dgn PM. 9. Organisatie en verslag portaalgroep Activiteit/resultaat: Plannen van vergaderingen, locaties, verzamelen en verzenden van stukken, deelnemen, verslag en BAL. Stand van zaken: Tijdig en zorgvuldig verzenden van stukken kan beter. Zo ook helderheid over tijdsstippen, etc. Actie: Uitvoeren controle op diverse activiteiten. Planning nieuwe data Wie/wat: LAT-bureau, PM controle Wanneer: 6x in x regiooverleg = 9x Tijd: 2007: LAT-B 12 dgn, 6 dgn PM. 2008: LAT-B 30 dgn, 12 dgn PM. Geld: 8000,- voor diverse zoals vergaderlocaties. 10. Organisatie en verslag regiegroep Activiteit/resultaat: Plannen van vergaderingen, locaties, verzamelen en verzenden van stukken, deelnemen, verslag en BAL. Stand van zaken: Tijdig en zorgvuldig verzenden van stukken kan beter. Zo ook helderheid over tijdsstippen, etc. Actie: Uitvoeren controle op diverse activiteiten. Planning nieuwe data Wie/wat: LAT-bureau, PM controle Wanneer: sept en dec 2007 (2x), 4x in Voor elke bijeenkomst vz-ers overleg met Ad, Paul en Roel. Tijd: 2007: LAT-B 9 dgn, PM 4 dgn. 2008: LAT-B 20 dgn, PM 8 dgn. 11. Maatlat en maatlatorganisaties Activiteit/resultaat: Opstellen lijst maatlatorganisaties (MLO). Organiseren van MLO als 1 loket binnen de regio. Stand van zaken: Maatlat is gereed, geen aanpassingen noodzakelijk. Overzicht van MLO s moet nog worden gemaakt (zie ook 2.2). Organiseren MLO als 1 loket moet nog gaan starten obv discussiestuk; dit inbrengen in LAT portaal/regio-overleg. Actie: Opstellen lijst MLO s, bespreken in regio-overleg en publicatie op website. Periodiek actualiseren. Discussiestuk opstellen en behandelen. Wie/wat: LAT, discussiestuk wordt opgesteld door vz portaal en PM. Wanneer: discussiestuk gereed Tijd: 2007: LAT-B 3 dgn, PM 2 dgn. 28 november 2007, versie 0.3 8/17

9 12. Eisen inspectieteams Activiteit/resultaat: Eisen inspectieteams toetsen aan praktijk (wordt eraan voldaan, zijn er problemen) Stand van zaken: Document eisen insp. teams vastgesteld en gepubliceerd op website. In de praktijk zijn er problemen met de omvang van de zijspan, teams zijn soms te groot. Mogelijkheden bijsturing onderzoeken. Actie: Meenemen in aanpassingen Werkwijzer deel A onder een hoofdstuk organisatieeisen, waarin de maatlat en eisen inspectieteams geïntegreerd zijn opgenomen (projectgroep Maurice). Nu eventueel verzamelen van bestaande probleemsituaties rondom de organisatie van inspecties. Wie/wat: Maurice Wanneer: gereed cf. planning werkwijzer projectgroep Tijd: zie planning projectgroep D. Communicatie 13. Website en helpdesk Activiteit/resultaat: Actueel houden website (wetgeving, nieuwsbrieven, FAQ s, verslagen erop plaatsen, regio s een plek geven, oude info verwijderen), beheer Viadesk. Maandelijks overzicht van gestelde vragen (telefoon/ ). Stand van zaken: Website loopt thans goed, overzicht van vragen moet nog opgestart worden. Actie: Maandelijks overzicht van gestelde vragen + concept antwoorden, evt. doorgeven aan deskundigenforum. Wie/wat: LAT Wanneer: website wekelijks of indien noodzakelijk, overzicht maandelijks Tijd: 2007: LAT-B 22 dgn. 2008: 50 dgn. 14. Nieuwsbrieven Activiteit/resultaat: Ten minste 1 nieuwsbrief per 2 maanden, dus nog 3 in 2007, 5 in Doel is het op de hoogte houden van de ontwikkelingen voor brede BRZO-doelgroep. Toevoegen nieuws uit de regio, EU, etc. Stand van zaken: Nieuwsbrieven lopen goed. Verbetering is mogelijk op pro-actieve nieuwsgaring. Actie: Nieuwsbrief 1 sept. met o.a. aankondiging conferenties en ontwikkelingen GIR. Nu (1 aug.) starten met voorbereiding. Wie/wat: LAT/PM Wanneer: 5 x per jaar. Tijd: 2007: LAT-B 9 dgn. 2008: LAT-B 15 dg. 15. Organisatie conferenties inspecteurs Activiteit/resultaat: 3x halve dag conferentie op 3 plaatsen in het land. Bijeenkomst bestaat uit presentatie stand van zaken, spreker, discussie en uitdelen certificaten NIM/GIR. Verslag bijeenkomsten plaatsen op internet. 28 november 2007, versie 0.3 9/17

10 Stand van zaken: conferenties nagenoeg afgerond Actie: planning voor 2008 maken iom regio s. Wie/wat: LAT-b, PM, Paul/Ad Wanneer: in overleg bepalen Tijd: 2007: LAT-B 26 dgn, PM 6 dgn. 2008: LAT-B 15 dgn, PM 6 dgn Geld: Bureau Hetsen 4500,- budget LAT-bureau Organisatie conferentie voor bedrijfsleven Activiteit/resultaat: 2x halve dag conferentie op 2 plaatsen in het land. Bijeenkomst bestaat uit presentatie stand van zaken, spreker en discussie. Verslag bijeenkomsten plaatsen op internet. Stand van zaken: Afgerond. Actie: Planning maken 2008 Wie/wat: LAT-b, PM, Paul/Ad Wanneer: sept-nov Tijd: 2007: LAT-B 24 dgn, 4 dgn PM. 2008:LAT-B 24 dgn, 4 dgn PM E. Monitoring 17. Monitoring Activiteit/resultaat: Monitoringsprogramma Stand van zaken: Concept-monitoringsprogramma is gereed, moet nog Prince2 proof worden gemaakt. Actie: Handmatige rapportage over 2006 en 2007 (plannen). Wie/wat: Projectgroep monitoring, LAT-bureau ism PM Wanneer: dec. 07 voorstel gereed. Tijd: 2007: LAT-B 11 dgn, 2 dgn PM. 2008: LAT-B 40 dgn, PM 6 dgn. 18. Managementapportages LAT bureau (MARAP) Activiteit/resultaat: MARAP per trimester met overzicht van kosten en tijdsbesteding LATactiviteiten en overzicht van de voortgang van de ontwikkelingen in BRZO. Tot eind 2008 staat de voortgang van de BIP s centraal, toenemend in detail. Thans zijn financiën en inhoud nog gescheiden. Stand van zaken: eerste MARAP over 2007 gereed in Januari Acties: Financiele rapportage gereed voor volgende regiegroep over periode sept-dec 2006 en jan-juni Conclusie is overschrijding van budget van E ,- (bij LAT-bureau). Verzoek doen aan IPO, IPO doet verzoek aan VROM voor hogere besteding per jaar (maar nog geen verzoek doen tot verhoging van toegezegde 1,2 mj). Wie/wat: LAT-bureau (ism PM) Wanneer: MARAP gereed jan Tijd: 2007: LAT-B 12 dgn, PM 3 dgn. 2008: LAT-B 15 dgn, PM 4 dgn. 28 november 2007, versie /17

11 19. Onderhoud regionale contacten, monitoren ontwikkelingen Activiteit/resultaat: Voortdurend op de hoogte zijn van ontwikkelingen in de regio s en bij organisaties. Vastgelegd in een soort database die gevuld kan worden door alle betrokkenen van LAT-bureau. Stand van zaken: gestart. Actie: Opstellen eenvoudige database op basis van regio-informatie, periodiek onderhouden van contacten door bellen en bezoeken. Beter gebruik maken van coördinatoren in de regio. Zicht krijgen op bestuurlijke keyplayers in de regio s. Wie/wat: Verdeling gemaakt tussen Marie-Noelle (west), Stan (zuid en oost) en Roel (noord en alle deelnemende overkoepelende organisaties). Wanneer: starten in sept. Tijd: 2007: LAT-B 18 dgn, PM 18 dgn. 2008: LAT-B 20 dgn, PM 20 dgn. 20. Periodiek overleg SN, voorzitters regie-en portaal en PM Activiteit/resultaat: bewaken van de kwaliteit, toetsen tevredenheid Stand van zaken: nog niet gestart Actie: LAT bureau plant 1 bijeenkomst per 2 maanden Wie/wat: Paul, Ad, Marjolein, Stan en Roel van de Loo Wanneer: starten in 2008 Tijd: 2008: PM 2 dgn. F. Overig Algemeen: Dit zijn suggesties die op de heisessie zijn geuit, maar niet zijn uitgewerkt agv lage prioriteit. - Organiseren van een goede overlegstructuur binnen overheid past binnen bestaande aanpak. - Evalueren van kwaliteitstoets binnen LAT - Visiedocument Monitoring ( monitoring + ) belangrijk, maar vervolg op Monitoringrapport vanaf Betrekken waterbeheerders - Methode integraal incidentenonderzoek ontwikkelen - Specifieke modules voor inspecties (bijv. branchegericht) - Kenniscentrum voor Europese ontwikkelingen zie kennisontwikkeling - Organiseren van beleidsinput bij bijvoorbeeld VROM of EU 28 november 2007, versie /17

12 BIJLAGE 2 Verslag heisessie Vertaling Heisessie LAT-BRZO naar projectplan Aan: Portaalgroep en Regiegroep Datum: 15 okt Van: Roel van de Loo Inleiding In de portaalgroep is gevraagd naar een heldere vertaling van de resultaten van de heisessie naar het projectplan. De resultaten van de heisessie zijn vastgelegd in een notitie van Theo Konijn, maar de relatie met het projectplan is niet altijd even helder. Deze notitie beoogt helderheid te verschaffen in de vertaling van de strategische doelen naar concrete activiteiten uit het projectplan (PP x). 1. Besluiten Inventarisatie huidige stand van zaken. 1. Forse piek in de activiteiten in de periode 2007 en 2008 Er ontstaat inderdaad een forse piek in de activiteiten, maar dat is helaas niet te voorkomen. In het projectplan zijn echter geen nieuwe activiteiten opgenomen; wel zijn de bestaande activiteiten vertaald in resultaten. 2. Portaalgroep kan het werk in de piekperiode niet alleen af, anderen meer moeten benutten en extra ondersteuning In extra ondersteuning is voorzien door extra inzet van het LAT-bureau met ongeveer 75% meer dan oorspronkelijk gepland. Tevens is afgesproken volgens een bepaalde projectsystematiek te gaan werken, waardoor naar verwachting efficiënter gewerkt worden (zie PP: B, algemeen). Daarnaast is de gedachte om raamcontracten af te sluiten met aanbieders, zoals Geoplan (moet nog aan PP worden toegevoegd). 3. LAT-proces bij implementatie expliciet maken en ontwikkelen: gat vaststellen en actie ondernemen Dit is tweeledig vertaald: het LAT zal voortaan met MARAP s aangeven hoe de stand van zaken is in de regio s, de voortgang van de BIP s, aantal uitgevoerde inspecties etc. (PP 18) Daarnaast zal het LAT zich intensiever gaan bemoeien met de regio s door periodiek contact te houden met de contactpersonen van de regio s om meer kwalitatieve informatie te ontvangen en eventuele wensen snel te inventariseren (pp 19)/. De MARAP s vormen de input van voor strategische discussies in portaal en regiegroep. 28 november 2007, versie /17

13 4. Grote cultuurverschillen tussen de verschillende kokers. Tja, dat is zo. De bijeenkomsten helpen natuurlijk, maar door vooral samen te werken aan een product en samen te werken in GIR zullen op termijn de verschillen vanzelf kleiner worden. 2. besluiten Vooruitblik Strategiedocument waarin de uitvoering Beterzo wordt gekoppeld aan Front Office Chemie en Project Eenduidig Toezicht. Het LAT moet iets doen met deze bestuurlijke wensen. Staat Projectplan prominent als punt 1 aangegeven, maar afstemming met de landelijke ontwikkelingen is nodig. 2. Opleidingen, mogelijkheden tot breder aanbod Ligt vooral bij de werkgroep Opleidingen. Deze taak is met veel enthousiasme opgepakt aangezien er nu reeds een concept voorstel ligt voor de oprichting van een BRZO-academy (zie verder PP 4). Op deze wijze is vorm gegeven aan de idee van een breder aanbod. 3. Communicatie, met name: communicatie tweezijdiger maken door het kennen van en inspelen op problemen van uitvoerenden en vast netwerk opbouwen van regionale sleutelpersonen Vormgegeven in PP 19, het onderhouden van regionale contacten is cruciaal voor het kunnen inspelen op de behoefte in het werkveld. Daarnaast blijven we zeer regelmatig nieuwsbrieven versturen (PP 13 en 14) en trachten regionale overleggen van de grond te krijgen (PP19 en PP8). 4. Versterken van de monitoring, toetsen van de voortgang en aanspreken van regio s en/of partners die achterblijven en het genereren van managementinformatie om de processen goed te kunnen monitoren en eventueel sturen. Uitgewerkt in PP 17, eerste opzet zal worden besproken in de portaalgroep van 1 november. 5. Eindbeeld: LAT structuur als landelijk aanspreekpunt voor beleidsdepartementen, bedrijven en regio s, die eindbeeldcriteria bewaakt, verbetering stimuleert, kennisontwikkeling, opleidingen, communicatie en overleg faciliteert en erkend wordt door partijen. Is uitgewerkt in het gehele projectplan, met name in de punten PP5 (kennismanagement), 7 (functioneel beheer GIR), 13/14/15 (website/nieuwsbrieven/bijeenkomsten) en 17 (monitoring). En verder is natuurlijk eea uitgewerkt in de werkgroepen. 28 november 2007, versie /17

14 6. Laat de inspecteurs de komende tijd met rust Dat doen we; er staan in het PP geen nieuwe activiteiten genoemd, wel uitwerking en implementatie van reeds eerder genomen beslissingen. 7. Bedrijfsleven meer bij regiegroep betrekken Wacht nog op actie van de voorzitter van de regiegroep, maar de idee is om voor de bedrijvenconferenties met het bedrijfsleven (PP 16) afspraken gemaakt te hebben over de samenwerking tussen LAT-structuur en VNCI, etc. 8. Beter nagaan van kwaliteit informatievoorziening en wensen; feed back organiseren Zie PP19, regionale contacten en evaluaties na conferenties. 9. Beter letten op het criterium last voor bedrijven zie PP1. 3. Werkwijze, rolopvatting 1. Rol regiegroep is: stimulerend, inbreng vanuit de omgeving, strategische coaching, coaching op projecten, ambassadeur naar buiten en besluitvorming binnen LAT. De portaalgroep heeft behoefte aan meer op de meeste van deze aspecten. Dit laat zich niet vertalen in het projectplan, maar is omarmd door de regiegroep op 20 sept. Jl. 2. Werkstructuur strakker: alle projecten volgens vaste standaard werkwijze Zie PP, B-algemeen. Er wordt medio november een training Prince2 georganiseerd voor portefeuillehouders, projectleiders van werkgroepen en personeel van het LAT-bureau. 3. Overlegstructuur eenduidig: LAT doet niets meer in de kokers, communiceert met regio s en steunt op een landelijke groep met van elke regio twee vertegenwoordigers. Dit besluit is gecommuniceerd naar de partijen. 4. Ondersteuning verbeteren: portaalgroep en werkgroepen ondersteunen met vaste pool externen die op afroep (bijv. mantelcontract) snel/adequaat inzetbaar zijn. Zie november 2007, versie /17

15 5. Het LAT-bureau kost te veel begeleidingscapaciteit van de projectmanager en de output blijft onder de maat, dat moet op korte termijn beter. Staat niet in PP genoemd, maar de afspraak is gemaakt dat het contract met Senternovem wordt verlengd tot 1 juli Tevens extra inzet van de projectmanager tot eind van het jaar Gedachte is dat de organisatie dan voldoende tijd heeft gehad om capaciteit op orde te brengen en wakker te worden/zijn/blijven. Mocht deze verbetering niet mogelijk zijn, dan zal in het eerste kwartaal 2008 worden besloten tot verplaatsing van het LAT-bureau. Dit is echter nadrukkelijk niet de bedoeling. 6. Evaluatie in Onderdeel van PP Organiseer op basis van de inspectieuitvoering stukje feedback op producten. Maakt deel uit van aanpassingen aan Werkwijzer. 28 november 2007, versie /17

16 BIJLAGE 3. Overzicht van werkgroepen (en deelnemerslijst) A. Deskundigenforum De doelstellingen van het Deskundigenforum zijn: Het forum beantwoordt periodiek vragen uit het veld (drie maandelijks), Het forum bevordert kennis bij BRZO-toezichthouders over de stand van de techniek, Waar mogelijk doet het forum richtinggevende voorstellen over de stand van de techniek aan de Portaalgroep. Belangrijke onderwerpen voor 2007 zijn: Toezichtmodel verbeteren, implementatie PGS 6, natuurwaarden/watercomponent BRZO, kwaliteit uitvoering BeteRZO producten. B: Opleidingen De doelstellingen van de Werkgroep Opleidingen zijn: Opzetten vraag en aanbod gestuurde opleidingen, Opzetten herhalings- en uitbreidingsopleidingen NIM, Opleiding leidinggevenden en coordinatoren (LeiCo), etc., Borgen juiste inhoudelijk kennisniveau van de opleidingen. De gewenste resultaten voor 2007 zijn: Aanbieden Opleiding LeiCo, Evalueren NIM opleiding en voorbereiden module-uitbreidingen / herhalingscursussen, Aanbieden Opleiding GIR, Begeleidingscommissie bij beoordeling toetsen. C: Werkwijze A+B De doelstellingen van de Werkgroep Werkwijzer A & B zijn: Aanpassen huidige versie van de Werkwijzer deel A & B, Invullen witte vlekken in de werkwijzer (nieuwe procesbeschrijvingen). Het gewenste resultaat voor 2007 is het aanbieden van wijzigingen voor Werkwijzer deel A & B (op papier en digitaal). D: NIM De gewenste resultaten voor 2007 zijn: Aangepaste papieren versie werkwijzer deel C, in samenhang met aanpassingen deel A en B, Aanpassing website voor wat betreft NIM, Aanpassing GIR. E: Monitoring Beoogde resultaten: Verzamelen van gegevens voor EU en VROM, inclusief inzamel structuur Koppeling met GIR realiseren Verzamelen van gevevens omtrent voortgang implementatie (bestuurlijke) doelen ten aanzien van samenwerking, opschaling, scholing, kwaliteit, etc. 28 november 2007, versie /17

17 naam Werkgroep Deskundigenforum J. van Dixhoorn N. Schmersal M. de Boer N. Nijssen J. van Buren J. van Liempt W.J. van der Ark G. Harmsen Werkgroep Opleidingen S. Dekker-Steehouwer C. Kottier J, Schrijnemakers D. Oude Veldhuis M. Ellenbroek R. Ooms J. van Buren Werkgroep Werkwijzer A&B M. Stijfs J. Limpens C. Lambermond-Lanser R. Stokhof P. van der Riet J. Slijpen F. Tesink F. Offermans S. Meijer Werkgroep NIM 2.0 (werkwijzer C) R. Mout J. van Liempt A. van Dorst R. Janssen K. Bevaert W. Aanstoot M. de Haan V. Peters D. de Bruijn LAT Bureau W. Oudshoorn M.N. Martin S. Herms S. Jens L. Jagroep H. van der Bijl 28 november 2007, versie /17