Vastgesteld verslag Wmo adviestafel 10 oktober 2016 Locatie: Vergadercentrum, Schepenmakersdijk 16 te Edam. Tijd: uur

Transcriptie

1 Vastgesteld verslag Wmo adviestafel 10 oktober 2016 Locatie: Vergadercentrum, Schepenmakersdijk 16 te Edam. Tijd: uur Aanwezig aanbieders: Altijd Zorg Aanwezig; Jos Struik Prinsenstichting; Dannie Struijf en Tjerk Werner (2 e gedeelte) - Stichting Odion; Ben Zwarthoed en Ineke Annen Stichting RIBW; Geja de Haan en Emmie Walter (1 e gedeelte) / Irize Verstegen (2 e gedeelte) De Zorgcirkel; Ben van Dee en Bente Biesheuvel (1 e gedeelte) /Susanne Leek (2 e gedeelte) - Waterlands Welzijn; Dennis Richter. Aanwezig gemeente Edam-Volendam: Marcel de Jong; Projectleider Inkoop Wmo en voorzitter van de vergadering Joke Karman; Beleidsmedewerker Wmo en Contractmanager - Karin Reitsma Hooijmans; Senior Inkoopadviseur Sociaal Domein Niek Slagter; Team Coördinator Breed Sociaal Loket (BSL) (a.i.) Marjolijn SmitZwarthoed; Consulent BSL Arjen van Veen; Concern controller - Gina de Wit; Team Coördinator Administratie & Ondersteuning - Gina Kwakman; Verslaglegging en Projectmedewerker sectie O&P 2 e gedeelte: Michella Koehorst; Professional Zorgteam - Isabelle Teeken; Beleidsmedewerker Jeugd. Zij houdt zich vnl bezig met Jeugd en de doorontwikkeling voor de toegang van het BSL en zorgteam. Afwezig met bericht: Cumulus Home; Audley Gerard Afwezig zonder bericht: InWerking; Eva Hilkens Welkom - Mededelingen - Verslag vorige vergadering - Actiepunten De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Er zijn geen mededelingen. Het verslag van de vorige vergadering en de actiepunten worden tijdens de adviestafel van 24 oktober 2016 besproken en vastgesteld. Accountant controle / Afstemming werkwijze Arjen van Veen is aanwezig om een toelichting te geven. Hiertoe heeft hij twee sheets gemaakt met een aantal bespreekpunten. Ten behoeve van de accountant moet er een controleverklaring zijn. Vanuit de toezichthouders is hiertoe wet- en regelgeving neergelegd. Bij een controleverklaring horen jaarstukken, een accountsverklaring danwel de financiële productverantwoording op totaalniveau respectievelijk op gemeentelijk niveau. Arjen zal met de nieuwe accountant van de gemeente in gesprek gaan om te horen wat de wensen van de accountant van Edam-Volendam zijn vanuit de wet- en regelgeving. Duidelijk is wel dat er per aanbieder een financiële productieverantwoording op totaalniveau en op gemeentelijk niveau verstrekt dient te worden. Een bestuurdersverklaring is te beperkt om zekerheid over levering van zorg en de rechtmatigheid en doelmatigheid hiervan vast te kunnen stellen. Jos Struik vindt dat productverantwoording in feite het hele jaar door al wordt toegepast. De gemeente geeft opdracht, elke maand wordt er door de aanbieder een factuur verzonden, de gemeente controleert deze factuur. Aan de hand hiervan kan men zien wat er al is uitgegeven. Als er iets niet klopt komt men dit meteen tegen. De productverantwoording moet echter worden onderscheiden van de prestatielevering. Dit gaat over de inrichting van het zorg- en evaluatieproces. Hoe wil men dat monitoren om daar meer zekerheid over te krijgen? Dat heeft te maken met procescontroles, de administratieve organisatie en interne beheersing. In de landelijke audit is al aangegeven dat bij de jaarrekening voor 2016 de focus zal komen te liggen op de prestatielevering. De vraag wordt gesteld aan de aanbieders hoe zij denken hoe dit het beste ingekleed kan worden. Adviestafel Edam-Volendam 10 oktober 2016 Pagina 1 van 5

2 De gemeente Edam-Volendam volgt nauw de landelijke ontwikkelingen als het gaat om audit. De opgestelde verantwoording met bijbehorende verklaring dient voor 1 april aangeleverd te worden aan de gemeente. Dit is een datum die landelijk wordt nagestreefd. De financiële productverantwoording ligt in het verlengde van het landelijke IZA protocol. Productieverantwoording is hierin nieuw geïntroduceerd. Het totaalniveau wordt verstrekt door de aanbieders. In de opbouw naar het totaalniveau zijn de afzonderlijke gemeentelijke productieverantwoordingen daar onderdeel van. De gemeente en de aanbieders werken elke dag al met elkaar samen. Heldere afspraken, het maken van ondersteuningsplannen, het regelmatig en op vastgestelde tijden bespreken van de cliënten die in zorg zitten en evaluatie van de ondersteuningsplannen, zorgen ervoor dat er continue zicht is op kwaliteit en geleverde prestaties. Tijdens deze evaluaties (contractmanagement) kan men dan vaststellen of het is gegaan zoals we afgesproken en bedoeld hadden. De resultaten van deze gesprekken dienen vastgelegd te worden. Afhankelijk van de hoeveelheid cliënten uit de gemeente Edam-Volendam zou er één, twee of drie keer per jaar een bezoek plaats kunnen vinden. Belangrijk is om goed vast te leggen welke afspraken en ontwikkelingen aan de orde zijn. Hierbij is van belang dat de relevante informatie omtrent geleverde zorg en kwaliteit daarvan, vastgelegd is met goede onderbouwing van de prestatie. Dit is input voor verbeteringen op onder andere zorginhoud en het administratieve proces. Inhoudelijk is het proces hiermee goed gesloten. Desondanks wordt van de aanbieders een rapportage gevraagd. Deze rapportages kunnen dienen voor de accountant. Monitoring en audit c.q. controle Privacy en Informatiebeveiliging De Wet- en regelgeving (bijvoorbeeld de Wet op melding datalekken) en het moeten monitoren en auditen rond privacy en informatiebeveiliging is een verplichting van de gemeente Edam-Volendam. Dit wordt niet alleen opgelegd door hogere wet- en regelgeving, dit ligt ook in lijn met interne afspraken. Dit kan dus verschillen per gemeente. Men zal met elkaar in overleg moeten gaan over hoe dit vorm gaat krijgen, bijvoorbeeld een bewerkersovereenkomst. Er is gevraagd of de aanbieders werken met standaard bewerkersovereenkomsten, of andere gemeentes hiermee werken. Er zijn aanbieders met zeven verschillende bewerkersovereenkomsten, er zijn ook juristen vanuit de regiogemeentes die stellen dat een bewerkersovereenkomst niet nodig is. Arjen van Veen zal Remco Rekoert, de informatiebeveiligingsfunctionaris van de gemeente EdamVolendam, vragen stukken hieromtrent zo snel mogelijk aan te leveren aan Joke, zodat dit naar de aanbieders kan. Er wordt afgesproken dat gemeente Edam-Volendam intern afstemt over het te volgen tijdpad en de wijze waarop nadere afspraken gemaakt worden met de aanbieders over privacy, informatiebeveiliging en datalekken. Hierna zal er een terugkoppeling plaatsvinden. Vooruitlopend op deze afspraken wordt afgesproken in de geest van de wetgeving al een paar zaken te regelen rondom mailbeveiliging. De gemeente Edam-Volendam heeft een aantal methodes waaruit gekozen kan worden. Zorgring is bijvoorbeeld een mailhulpmiddel. De andere methoden zullen gecommuniceerd worden met de aanbieders. Afstemming Werkwijze / Administratieve afhandeling Gina de Wit neemt de aanwezigen mee in de praktische werkwijze van de iwmo berichten. In bijlage 5 van de Concept Raamovereenkomst Maatwerkvoorzieningen Wmo staat hoe het berichtenverkeer werkt. Vanaf 2 januari 2017 wordt de begindatum weer de echte begindatum, dat is de start van de eerste CAK periode. Tav huishoudelijke hulp wordt nu nog met papieren facturen gewerkt. Dit zal met ingang van 2 januari 2017 ook via het berichtenverkeer gaan lopen. Naast nieuwe toekenningsberichten is de vraag of de aanbieders ook een beëindigingsbericht willen hebben. Hiermee wordt een nieuw toekenningsbericht met een einddatum van de arrangementen Adviestafel Edam-Volendam 10 oktober 2016 Pagina 2 van 5

3 bedoeld. Voordat de nieuwe toekenningsberichten verstuurd kunnen worden, moeten de tarieven vast staan. Bestandscontrole Afgesproken wordt: 18 oktober: Gina de Wit stuurt de aanwezige aanbieders een overzicht met cliënten in arrangementen: huidige indicatie en nieuwe Q; 25 oktober: uiterlijke terugkoppeldatum van de aanbieder aan de gemeente; De gemeente bespreekt de gegevens en past deze eventueel aan; 31 oktober geeft de gemeente aan per welke datum de nieuwe berichten (voor zowel HBH als individuele begeleiding en dagbesteding) uiterlijk verzonden worden aan de aanbieders. Er wordt gestreefd naar 15 november 2016, de dag van ondertekening van Raamovereenkomst. De aanbieders willen de berichten graag zo snel mogelijk ontvangen. De afrekening van arrangementen loopt tot en met 1 januari Vanaf 2 januari 2017 zullen er geen papieren beschikkingen meer verzonden worden. De iwmo-301 berichten zijn dan leidend. Het wordt als een gemis ervaren dat in de iwmo berichten geen vrije velden zijn om in te vullen. Het gaat dan om inhoudelijke informatie over de cliënt. Dit zal op een andere manier toegevoegd moeten worden. Bijvoorbeeld middels een ondersteuningsplan. In het tweede gedeelte van de bijeenkomst wordt hier over gesproken. De tarieven staan bijna allemaal in minuten. In het berichtenverkeer wordt ook in minuten gefactureerd. Het verzoek is om bij de definitieve bepaling van de uurtarieven de bedragen af te ronden tot een bedrag dat deelbaar is door zestig en hele centen oplevert. Praktijk van de Wmo zorg De toegang Uitgangspunt is Bijlage 3, in het bijzonder artikel 3.1 t/m 3.9 van de Concept Raamovereenkomst Maatwerkvoorziening. Artikel Beoordeling Hoe om te gaan met de diagnose dementie? Vaak wordt er dan gestart met een paar dagdelen dagbesteding. Het is niet de bedoeling dan al voor te sorteren op uitbreiding die later wellicht wenselijk is. Als blijkt dat de indicatie uitgebreid moet worden is dit vlot te regelen. Artikel 3.6 Gespreksverslag Punten uit het gespreksverslag dienen als input voor het ondersteuningsplan. Pas na toestemming van de cliënt wordt het gespreksverslag verzonden aan de zorgaanbieder. Dit is nog niet een vastomlijnde regel. Gesteld wordt dat dit als regel moet gaan gelden. Er zijn cliënten die zich rechtstreeks tot de aanbieder wenden als er nog geen indicatie is. Dit wordt niet als een probleem gezien. Als de aanbieder een mail stuurt aan de gemeente wordt dit als een melding gezien. Hoe wordt omgegaan met de situatie als iemand acute zorg nodig heeft? In principe moet gestart worden met een iwmo 301-bericht met daarin de datum aanvang zorg. Alleen in echte uitzonderingsgevallen (spoed) kan binnen heel korte tijd van start worden gegaan. Er is een grijs gebied tussen spoed en een normale aanvraag. De wettelijke regels zijn duidelijk. De gemeente moet binnen zes weken na aanvraag een beschikking verzenden. In geval van spoed is het mogelijk om met spoed te handelen. Dan is telefonisch contact Adviestafel Edam-Volendam 10 oktober 2016 Pagina 3 van 5

4 gewenst. Dit geldt voor het BSL én voor het Zorgteam. Bij reguliere zorg loopt de toewijzing volgens het standaard proces. Werkwijze aanvang zorg Uitgangspunt is Bijlage 3, in het bijzonder 3.10 t/m 3.15 van de Concept Raamovereenkomst. Artikel 3.10 Aanvang zorg. Wijziging: In dit artikel moet het woord cliënt vervangen worden door aanbieder. Daarmee wordt artikel 3.10: Een aanbieder kan pas starten met het leveren van zorg als de aanbieder een iwmo 301 bericht heeft ontvangen voor een maatwerkvoorziening. Zie aanpassing in Concept Raamovereenkomst. Artikel 3.12 Kennismakingsgesprek. Een kennismakingsgesprek kan plaatsvinden als niet duidelijk is of de zorg die gevraagd wordt passend is bij de zorgaanbieder Opdrachtverstrekking. Opdrachtverstrekking is een iwmo 301-bericht. Het ondersteuningsplan van de gemeente EdamVolendam kan daaraan toegevoegd worden. Zie aanpassing in Concept Raamovereenkomst Toezicht op de uitvoering De gemeente verwacht een terugkoppeling als de doelen niet gehaald worden. Ondersteuningsplan Welke inhoudelijke onderdelen moeten in het ondersteuningsplan opgenomen worden? Alle aanwezigen geven aan wat zij belangrijk vinden. Hieruit komen de volgende punten naar voren: - NAW-gegevens - IQ-bepaling voor zover dat helder/nodig is (of opdracht om dat uit te voeren) - Scholing/opleiding - Diagnose/ meervoudige problematiek - Kort cliëntbeeld - Achtergrondinformatie - Historie over behandeling / eerdere hulpverlening - De huidige betrokken behandelaars - Doelen die zijn opgesteld, waaraan gewerkt wordt - Vraag van de cliënt - Contactgegevens van het netwerk, wie zijn erbij betrokken (bijvoorbeeld huisarts, buren, kinderen, mantelzorgers, andere professionele instanties). - Manier van evalueren (Welke doelen zijn behaald of niet behaald. Wat is er gedaan om de doelen te behalen). - Frequentie van evalueren - Tussentijdse evaluatie - Contactpersoon bij de gemeente (met wie wordt geëvalueerd) - Tijdgebonden - Wettelijke vertegenwoordigers - Indicatie (grootte en duur) - Vorm van bejegening Adviestafel Edam-Volendam 10 oktober 2016 Pagina 4 van 5

5 De vraag is of het ondersteuningsplan eigendom van de cliënt wordt en moet het dan ook door de cliënt ondertekend worden? Er moet onderzocht worden of de cliënt naast het gespreksverslag ook het ondersteuningsplan moet ondertekenen. Isabelle licht nog toe dat er voor jeugd een perspectiefplan wordt ontwikkeld. Dit wordt in principe een plan van, met en voor het gezin. In de loop van volgend jaar zal naar een manier gezocht worden om aansluiting te vinden tussen het jeugd-perspectiefplan en het Wmo-ondersteuningsplan. Geja de Haan van het RIBW en Marjolijn Smit en Joke Karman van de gemeente zullen samen het ondersteuningsplan ontwikkelen. De gemeente stelt op en actualiseert. Actiepunten: 1. Arjen van Veen vraagt Remco Rekoert stukken aan Joke aan te leveren omtrent privacy en datalekken. 2. Joke stuurt deze gegevens door aan de aanbieders. 3. Remco meldt aan Joke de aanwezige methodes veilig mailen. 4. Joke meldt deze aan de aanbieders. 5. Gina de Wit stuurt uiterlijk 18 oktober de aanwezige aanbieders gegevens van cliënten in arrangementen: huidige indicatie en nieuwe Q; 6. Aanbieder koppelt gegevens van cliënten uiterlijk op 25 oktober terug aan de gemeente; 7. Geja de Haan, Marjolijn Smit en Joke Karman ontwikkelen een ondersteuningsplan. Adviestafel Edam-Volendam 10 oktober 2016 Pagina 5 van 5