BEDRIJFSVOERING IN HET SOCIAAL DOMEIN

Transcriptie

1 Een ontwikkelbenadering in vijf fases BEDRIJFSVOERING IN HET SOCIAAL DOMEIN Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist (030) info@mxi.nl De decentralisaties in het sociaal domein zijn vanaf 2015 een feit. Gemeenten zijn sinds een jaar aan zet. De bedoeling is dat het sociaal domein transformeert naar een goed functionerend stelsel, passend bij een moderne participatiesamenleving. Zo ver is het nog niet. Gemeenten hebben tijd nodig om hiernaar toe te groeien. Veel gemeenten zijn vooral nog bezig in control te komen in het sociaal domein. Van transformatie, in de zin van het neerzetten van een nieuw stelsel, is daardoor nog nauwelijks sprake. Bijkomend risico is dat "control" het sleutelwoord wordt voor de vormgeving van het sociaal domein en dat de systeemwereld de leefwereld gaat overheersen. Bedrijfsvoering is ondersteunend aan het sociaal domein. M&I/Partners heeft een 5-fasenmodel ontwikkeld waarmee een gemeente haar bedrijfsvoering optimaal kan afstemmen op de fase waarin het sociaal domein zich bevindt. Daarmee houdt de bedrijfsvoering gelijke tred met de ontwikkeling van het sociaal domein en draagt de bedrijfsvoering bij aan de gewenste effecten en resultaten in dat sociaal domein. 5-FASENMODEL In de onderstaande afbeelding zijn de vijf ontwikkelfasen van het sociaal domein gevisualiseerd. De bedrijfsvoering moet optimaal afgestemd zijn op het ambitieniveau van de gemeente, zonder daarin leidend of zelfs beperkend te worden. De eerste fase voor gemeenten is het hoofd boven water houden. Dat wil zeggen zicht krijgen op wat er speelt en vooral risico s inventariseren en reduceren. De tweede fase is om in control te komen, in dit geval door de interne bedrijfsvoering op het vereiste/gewenste peil te krijgen. Dit betekent dat de werkprocessen, organisatie en informatievoorziening binnen het gemeentelijk apparaat op niveau zijn en de vinger aan de pols gehouden kan worden. In de derde fase staat het verbeteren van de samenwerking met ketenpartners centraal. In deze fase wordt het gezamenlijke casemanagement ingericht en sluiten de partners aan op het gemeentelijk beleid.

2 2/5 De eerste drie fasen gaan over transitie. Een tweede zorg voor gemeenten is de transformatie van het sociaal domein. Hoe gaan we het nou echt doen en wat sluit het beste aan bij de doelstellingen van de decentralisaties? In de vierde fase maken gemeenten de stap van systeemwereld (optuigen van administraties) naar de leefwereld. Dat gebeurt mede op basis van een causaal veldmodel, gecombineerd met goede data-analyse. Zo worden beïnvloedings- en interventiemogelijkheden beter geduid, waardoor een (nog) effectiever maar ook efficiënter beleid mogelijk is. In de vijfde fase gaat het dan tot slot om beleidsrealisatie en vooral de evaluatie en dus monitoring daarvan, zodat tijdig kan worden bijgestuurd. In het vervolg van deze whitepaper volgt een toelichting wat per stap nodig is op het gebied van bedrijfsvoering in het algemeen en voor de informatievoorziening in het bijzonder. Tevens is de toegevoegde waarde van ICT benoemd, als hefboom naar een volgende stap. FASE 1: "HOOFD BOVEN WATER" Eerste zorg van gemeenten is het hoofd boven water houden en zicht krijgen op wat er speelt en waar het precies over gaat. Er spelen diverse risico s. Het sociaal domein is een breed beleidsterrein geworden waarin veel weten regelgeving van toepassing is. Zij zijn op dit beleidsveld voortdurend in beweging. De vraag is of de gemeente wel compliant is met deze weten regelgeving. De gemeente is verantwoordelijk voor de kwetsbaren in onze samenleving (ouderen en jeugd) en draagt daarin zorgverantwoordelijkheden. Hiermee is ook een inhoudelijk risico van toepassing. Wordt er wel verantwoorde zorg geleverd? Zijn alle risicodossiers rond de veiligheid van de jeugd wel in beeld en worden deze goed gemonitord? Door de decentralisaties is het aantal contractpartners, en de daarmee gemoeide financiële volumes, aanzienlijk toegenomen. De gemeentelijke begroting en het inkoop- en budgetmanagement dienen aan te sluiten op de declaraties en verantwoordingsrapportages van de ketenpartners die als aanbieders zijn gecontracteerd. Dit om financiële risico s zoveel mogelijk te reduceren. De snelheid waarmee de decentralisaties zijn ingevoerd, leidde tot weinig voorbereidingstijd bij de gemeenten. De eerste stap is dan ook om de grootste risico s snel in beeld te krijgen. FASE 2: "BASIS OP ORDE" Een tweede zorg van gemeenten is zo snel mogelijk de basis op orde te krijgen. Dat wil zeggen in control komen door de dienstverlening, processen, organisatie en informatievoorziening op het vereiste/gewenste peil te krijgen. In deze fase gaat het vooral om: het leveren van de minimaal vereiste dienstverlening naar aanleiding van de geldende weten regelgeving;

3 3/5 het inrichten van werkprocessen (de primaire processen gekoppeld aan de regierol van gemeenten in het sociaal domein, contractmanagement, toeleidingprocessen en Interne Controleprocessen). het inventariseren van de benodigde competenties en aansluitend het trainen, opleiden en/of instrueren van mensen; het inrichten van de informatievoorziening (systemen op de juiste wijze vullen en de managementinformatievoorziening inrichten om adequaat te sturen op KPI s). Belangrijke randvoorwaarden in deze fase zijn privacy en informatiebeveiliging. Daarnaast uiteraard effectiviteit, efficiency en rechtmatigheid. FASE 3: "GEÏNTEGREERDE KETEN" Fase 3 is gericht op de performance van de ketensamenwerking. Een efficiënte, effectieve en hoogwaardige samenwerking in de keten levert immers veel op. Op het brede speelveld van het sociaal domein zetten gemeenten veel partners in en gaan er grote financiële stromen vanuit de gemeente de ketens in. Wanneer gemeenten multiprobleem casuïstiek goed organiseren één gezin, één plan - en de eigen kracht van de burgermaatschappij mobiliseren, verbetert de kwaliteit van de dienstverlening aan de maatschappij aanzienlijk als de financiële inspanningen worden gereduceerd. Multiprobleem is duur, veel ketenpartners zijn betrokken hij één huishouden. Een efficiënt en effectief casemanagement verbetert de dienstverlening en reduceert de kosten. Ketenpartners dienen beloond te worden voor een beleidsmatige insteek waarbij zij zichzelf overbodig maken. De gehele keten dient doordrongen te zijn dat zij oplossingen moeten zoeken in de lokale sociaal/maatschappelijke structuren. Alleen wanneer zij niet de juiste hulp kunnen bieden, dienen professionals betrokken te worden. Ketenpartners worden door de gemeente beloond als dit hun beleidsmatige insteek is en hiernaar wordt gehandeld. FASE 4: "VAN SYSTEEMWERELD NAAR LEEFWERELD" In fase 4 gaat het om de stap te zetten van systeem- naar leefwereld. De "echte wereld" waarin de gemeente met haar producten en diensten de gewenste resultaten en effecten beoogt te bereiken. De leefwereld ziet er vaak anders uit dan de systeemwereld. Het is belangrijk de leefwereld goed te analyseren, om zo een (nog) effectiever en efficiënter beleid in te zetten. Belangrijk in deze fase is een goed causaal veldmodel te maken, gecombineerd met goede data-analyse. Zo bleek uit Engels onderzoek onder een populatie jeugd, dat 25% van deze populatie hulpverlening nodig had, maar dat maar 8% van de populatie hulp kreeg en dat die 8% bovendien maar een gedeeltelijke overlap had met deze 25% noodzakelijke hulpverlening. Nadere analyse leerde dat de overheid zich teveel had laten leiden door eigen administraties c.q. interpretaties van de werkelijkheid, zonder goed naar de echte werkelijkheid te kijken. Een verschil dus tussen systeemwereld en leefwereld. Een optimale bedrijfsvoering zorgt dus voor een goede analyse van de werkelijkheid, inclusief duiding van de beïnvloeding- en interventiemogelijkheden. FASE 5: "WERKENDE BELEIDSCYCLUS" In fase 5 gaat het er om beleid om te zetten in praktijk en een goede monitoring te ontwikkelen op die praktijk, zodat tijdig kan worden bijgestuurd. Wat zijn de effecten van het gevoerde beleid? Een belangrijk aandachts- en actiepunt in dit kader is het ontwikkelen en implementeren van instrumentarium waarmee de effectiviteit van beleid kan worden gemeten en gevolgd.

4 4/5 WAT KAN M&I/PARTNERS VOOR U BETEKENEN? M&I/Partners is een onafhankelijk adviesbureau dat overheden helpt hun processen en informatievoorziening in te richten. M&I/Partners heeft zowel verstand van ICT als verstand van overheden en hun rol en positie in de maatschappij. M&I/Partners vervult een prominente rol in de landelijke ondersteuning die KING en de VNG hebben georganiseerd om gemeenten en zorgaanbieders te helpen hun organisatie en informatievoorziening in het sociaal domein op orde te krijgen. Fase 1: "Hoofd boven water" het inrichten van het proces om veranderende weten regelgeving op het brede sociale beleidsterrein te monitoren en veranderingen te implementeren in de gemeentelijke organisatie (ter ondersteuning kennisplatforms inrichten); het inrichten van het contractmanagement en financieel beheer; het uitvoeren van informatieanalyses, inrichten van administraties en instrumenten om informatie over kwetsbaren die afhankelijk zijn van de gemeentelijke zorg (en die daarmee vallen onder gemeentelijke verantwoordelijkheid), te verzamelen om vervolgens risico s te kunnen monitoren. Fase 2: "Basis op orde" het inrichten van werkprocessen; het inrichten van de informatievoorziening (waaronder de managementinformatievoorziening en het eventuele gebruik van de Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein, de informatieuitwisseling met ketenpartners en CORV voor de berichtuitwisseling met justitiële partijen in het kader van de jeugdbescherming en -reclassering); het inrichten van de toeleidingprocessen, CRM, integraal klantdossier, zaaksystemen en archieffuncties; het trainen, opleiden en/of instrueren van mensen. Fase 3: "Geïntegreerde keten" het ontwerpen, selecteren, testen en implementeren van een kennisbank c.q. database waarmee de gemeente zicht heeft op alle belangrijke variabelen en ontwikkelingen in het sociaal domein; het maken van een ontwerp van de gewenste keteninformatievoorziening: het gehele proces van contractering, casemanagement, verantwoording en declaratie dient te worden ondersteund met een adequate informatievoorziening; het faciliteren dat de gemeentelijke ketenpartners en bedrijfsvoeringsadministraties en - systemen aansluiten bij de gemeentelijke wensen qua verantwoording en declaratiestromen; het inrichten van communities en kennisplatforms voor voorliggende voorzieningen (mantelzorgers en vrijwilligers). Fase 4: "Van systeemwereld naar leefwereld" het organiseren dat benodigde data toegankelijk is om de data-analyse uit te voeren (Business Intelligence en Big Bata). Ketenpartners zijn vaak verankerd in sociaal maatschappelijke structuren en hebben veel en veelzijdige klantcontacten. Hiermee zijn de partners belangrijke

5 5/5 bronnen van veldinformatie. Zij weten wat er speelt qua leefbaarheid en gezondheid in de wijken én achter de voordeur; het vervaardigen van een causaal veldmodel; het helpen bepalen van de beïnvloedingsmogelijkheden voor de gemeentelijke overheid; het helpen kiezen van de meest effectieve en efficiënte interventies. Fase 5: Werkende beleidscyclus het ontwikkelen, selecteren, testen en/of implementeren van instrumentarium waarmee de effectiviteit van beleid kan worden gemeten en gevolgd; het (met behulp van Business Intelligence) produceren van managementinformatievoorziening voor (bij)sturing en verantwoording. André van Nijkerken John Buiting