e-overdracht in de care Projectplan: Kernset voor overdracht

Transcriptie

1 e-overdracht in de care Projectplan: Kernset voor overdracht Postbus CC Den Haag Oude Middenweg AC Den Haag tel: / Status : definitief Versie : 1 Auteur : Erna Vreeke, Irene van Duijvendijk Datum : Review R. Verwey, R. Zondervan, F. Bolle, J. Bruin, H. Hutink, A. Spruyt, Expertgroep: C. Coenen, S. Jutte, P. Klumpenaar, N. Kok, I. Kos,

2 Inhoud Hoofdstuk 1 Inleiding Aanleiding Achtergrond Doelstelling Gewenste resultaten Afbakening Randvoorwaarden & beperkingen Aannames Relatie andere projecten Projectrisico... 6 Hoofdstuk 2 Businesscase Inleiding Redenen Baten Investeringen Financiering... 9 Hoofdstuk 3 Projectorganisatie Projectorganisatie Stuurgroep Projectgroep Teamleden, expertisegroep Overlegstructuur...12 Hoofdstuk 4 Projectfasering Projectaanpak Producten...14 Hoofdstuk 5 Projectbeheersing Mijlpalen & planning Begroting...17 Mensen Rapportage Kwaliteit...18 Hoofdstuk 6 Communicatie Doel en doelgroepen Planning...19 Hoofdstuk 7 Goedkeuring...21 Bijlage

3 Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Het project e-overdracht in de care betreft het vaststellen van een standaard gegevensset voor de zorginhoudelijke overdracht. Het project richt zich op de verpleegkundige en verzorgende beroepsgroep die met medewerkers (niveau 3/5) tot de grootste groep professionals in de zorg behoort. Zij spelen een belangrijke rol in de ketenzorg wat in de toekomst met de toenemende vergrijzing steeds grotere vormen aan zal nemen. De informatie in de overdracht is essentieel voor de kwaliteit en continuïteit van zorg. In de regio Den Haag is een schatting gemaakt waaruit blijkt dat er circa overdrachten per jaar plaatsvinden. Ongeveer 13 % van de ziekenhuisopnames ontvangt nazorg waarbij de grootste groep patiënten over gaat naar de thuiszorg of verpleeg- of verzorgingshuis. Hoewel precieze aantallen niet worden geregistreerd, kan worden afgeleidt dat het om een aanzienlijke aantal overdrachten voor verpleegkundigen/verzorgenden per jaar gaat. Voorafgaand aan dit project is er een inventarisatieonderzoek uitgevoerd naar de overdracht van zorginhoudelijke gegevens in de care-sector. De resultaten hiervan zijn terug te lezen in het projectrapport e-overdracht in de care, een inventarisatie (Verwey e.a. 2010). 1.2 Achtergrond De resultaten en aanbevelingen 1 die zijn voortgekomen uit bovengenoemd inventarisatieonderzoek zijn aanleiding voor dit projectplan. Er is aanbevolen om het vervolgproject op te delen in twee fases. Allereerst zal in worden gegaan op standaardisatie, een landelijk overeengekomen kernset, waarna in een latere fase de realisatie van e-overdracht in de regio s verder wordt uitgewerkt. Daar zal in navolging op dit deelproject een nieuw project voor worden opgestart. De uitwerking hiervan zal worden meegenomen in het programma van eisen. Binnen dit projectplan ligt de focus op de eerste fase. 1.3 Doelstelling De doelstelling van dit project luidt als volgt: Het opstellen van een generieke landelijke kernset met betrekking tot zorginhoudelijke overdrachtsgegevens tussen verpleegkundigen en verzorgenden in de zorgketen, geaccordeerd door de beroepsgroep en geaccepteerd door de brancheorganisaties. 1 Zie bijlage 1 3

4 1.4 Gewenste resultaten 1. Er zijn criteria ontwikkeld op basis waarvan besloten wordt welke items in de kernset worden opgenomen. 2. Aan de hand van de criteria is de informatie uit eindrapport e-overdracht (zoals inventarisatie, kwaliteitsindicatoren, zorgleefplan, literatuuruitkomsten) getoetst en bepaald welke items en subitems de kernset bevat. Deze kernset wordt ten eerste geaccordeerd door de beroepsgroep en vervolgens geaccepteerd door de brancheorganisaties. 3. Er is een implementatieplan opgesteld op basis waarvan de kernset toegepast kan worden in de praktijk, (toepassing/implementatie/inbedding in organisaties) en door leveranciers (aanhaken bij het bestaande initiatieven van Nictiz). 4. Er zijn afspraken gemaakt en vastgelegd met de beroepsgroep V&VN en Nictiz om de borging van de kernset te realiseren. 1.5 Afbakening Het project betreft de verpleegkundige en verzorgende beroepsinhoud. Het gaat hier om een generieke set zorginhoudelijke gegevens die beschikbaar zijn voor de hele keten. Voor de algemene gegevens zoals persoonsgegevens en medische voorgeschiedenis wordt verwezen naar andere projecten vanuit Nictiz, zoals e-diabetes. De inhoudsstandaarden waar het in dit plan over gaat hebben verschillende niveaus: Minimum data sets (als paraplu: deze standaarden worden gebruikt voor de beschrijving van patiëntenzorg en de context waarin deze zorg plaatsvindt). Interface terminologie (gedifferentieerde termen om verpleegkundige zorg te documenteren, bv. Nanda, NIC, NOC). Referentie terminologie (bevat verschillende soorten interface (multidisciplinaire) terminologie in een relationele structuur d.w.z. links/verbanden. Een voorbeeld is SNOMED CT). 1.6 Randvoorwaarden & beperkingen Om het programma uit te voeren gelden de volgende randvoorwaarden: Commitment, draagvlak en consensus bij de betrokken beroepsgroepen/ brancheorganisaties. Aansluiten bij ontwikkelingen in de verschillende sectoren. De ontwikkelingen van gerelateerde projecten worden gevolgd om synergie te bereiken. 4

5 Er is voldoende inzet van middelen, zoals een forum waarop efficiënt kan worden gecommuniceerd, tijdens de momenten waarop de resultaten worden voorgelegd aan de klankbordgroep. Zodat zij middels het forum feedback kunnen geven. Er zijn experts met kennis van de dagelijkse praktijk en ICT aanwezig vanuit elke sector. Een van de aanbevelingen van de inventarisatie is dat het project zich in eerste instantie beperkt op de overdracht tussen cure en care. In het programma van eisen zal dit nader worden onderzocht en uitgewerkt. 1.7 Aannames Er is sprake van de volgende uitgangspunten en aannames: De patiënt en familie/mantelzorg spelen een belangrijke rol bij informatievoorziening en hebben daardoor een mening welke gegevens belangrijk zijn voor de overdracht. ICT is slechts een hulpmiddel voor verbeteren van de communicatie. Standaardisatie is een noodzakelijke voorwaarden voor verdere digitalisering van dossiervorming binnen de sectoren. Standaardisatie versnelt de ontwikkelingen van digitale dossiervoering. Er zijn informatiesystemen beschikbaar die berichten uitwisselingen ondersteunen. Eenmalig registreren van gegevens bij de bron vergemakkelijkt het werkproces en zorgt voor vermindering van het aantal fouten bij de overdracht. 1.8 Relatie andere projecten Uit de inventarisatie is gebleken dat verschillende projecten vanuit Nictiz raakvlakken hebben met het project e-overdracht in de care, zoals e-diabetes waarin een gegevensset gedefinieerd is voor de ketenzorg. Ook het Continu of Care Document (CCD) is relevant, dat is een gegevensset met de meest relevante administratieve, demografische en klinische data over de gezondheid van een patiënt voor één of meerdere specialismen. Deze standaard is bedoeld om informatie over een patiënt op een effectieve manier van de ene zorgverlener over te dragen aan een andere zorgverlener (Nictiz, 2010). Nictiz heeft een website ontwikkeld voor publicatie van inhoudelijke standaarden ( Deze website biedt mogelijkheden voor het publiceren van de ontwikkelde kernset. Mogelijk kan deze website in de toekomst ook worden gebruikt voor review van de kernset. In het project Eenheid van taal van Actiz zijn reeds zorginformatiemodellen (ZIM en) ontwikkeld, waarin zorginhoud tot op de kleinste detail is gedefinieerd. Bij de 5

6 ontwikkeling van de kernset is het van belang om deze opnieuw te bekijken, omdat deze nog niet geaccordeerd zijn door de beroepsgroep en de vraag is of deze nog actueel zijn. Ook worden er gegevens geregistreerd t.b.v. verantwoording van kwaliteit van zorg aan de hand van kwaliteitsindicatoren. Belangrijk bij de totstandkoming van de kernset, is het uitgangspunt eenmalig registreren van gegevens bij de bron, door de kwaliteitsindicatoren te integreren in de kernset. Dit kan een bijdrage leveren aan het verminderen van de toegenomen administratielast voor verpleegkundigen. Tot slot wordt er momenteel gewerkt aan een nieuwe richtlijn Verslaglegging voor verpleegkundigen en verzorgenden. Deze richtlijn betreft de kaders waarbinnen de verslaglegging en registratie van gegevens door verpleegkundigen en verzorgenden plaatsvindt. 1.9 Projectrisico De ontwikkeling van een kernset vraagt inspanning van de zorgprofessional met expertise uit de hedendaagse beroepspraktijk. Hier ligt een kans, omdat op deze manier de realisatie van een kernset die praktisch toepasbaar is wordt vergroot. Een risico hierbij is dat de beschikbaarheid van deze experts onder druk staat van deze zelfde praktijk. Om dit zoveel mogelijk te beperken is het van belang om een vergoeding tegenover de geleverde inspanning aan te bieden en de randvoorwaarden voor meewerken aan de totstandkoming van de kernset zo optimaal mogelijk in te richten. Te denken valt aan het gebruik van moderne communicatiemiddelen, waardoor reistijd tot het minimum beperkt kan blijven. Zoals in de aanbevelingen staat beschreven is het wenselijk dat de kernset aansluit op kerngegevens binnen het dossier van andere disciplines. Een ander belangrijk risico is de projectfinanciering, wat nu onvoldoende is voor de volledige aanpak van het project. Het regelen van vervolgfinanciering wordt opgepakt in brede zin door Nictiz om de care goed op de kaart te zetten en standaardisatie in breedste zin te kunnen oppakken. De voortgang van het project loopt wel risico doordat er van verschillende kanten weerstand is/ belemmeringen zijn tegen het EPD. 6

7 Hoofdstuk 2 Businesscase 2.1 Inleiding Vaststellen van een generieke kernset voor de overdracht is een belangrijke voorwaarde voor de dossiervorming in de ketenzorg voor de verpleegkundige en verzorgende beroepsgroep. Het levert een bijdrage aan het reduceren van het aantal administratieve handelingen, door zoveel mogelijk gebruik te maken van dezelfde broninformatie. Een volledige overdracht verhoogt de veiligheid door de beschikbaarheid over de juiste gegevens voor de zorgverlening aan de patiënt in de keten. 2.2 Redenen De redenen voor het realiseren van het project zijn: De beroeps- en brancheorganisaties vinden het van belang dat de ontwikkeling van het ECD, met name voor de ondersteuning van het zorgproces in de keten, verder vorm krijgt. Het aantal overdrachten door verpleegkundigen en verzorgenden is groot, door het verbeteren hiervan kan de doorstroming van de patiëntenstroom vanuit het ziekenhuis worden bevorderd. Het kost de individuele zorginstelling te veel tijd en energie om zelf een kernset van gegevens te ontwikkelen. Door dit landelijk op te pakken kan er een grote stap voorwaarts worden gezet. Standaardisatie is een voorwaarde voor verder uitwisselen van informatie in de zorgketen. Door de ontwikkelingen in de zorg (toename comorbiditeit, vergrijzing, minder zorgverleners) zal ketenzorg alleen maar toenemen. Het draagt bij aan het verminderen van de administratieve last van de (sterk krimpende) beroepsgroep. Er wordt een bijdrage geleverd aan de professionalisering van het verpleegkundige beroep. 2.3 Baten Een goede informatievoorziening in de zorgketen is essentieel voor een juiste zorgverlening. Dit hangt samen met de volgende baten: Vermindering van kans op fouten bij overdracht van gegevens: de gegevens zijn digitaal en dienen niet steeds overgenomen te worden, wat fouten in de hand werkt. 7

8 De administratieve lasten worden verlaagd door eenmalige registratie bij de bron. Ondersteunen van communicatie tussen diverse professionals: het belangrijkste doel van een elektronische overdracht is het ondersteunen van de communicatie van zorginhoudelijke patiëntengegevens tussen de diverse professionals. Dit gebeurt zowel binnen een schakel (zoals voor de interne uitwisseling van informatie), als tussen verschillende schakels (zoals van het ziekenhuis naar de revalidatie) (Nictiz 2004). Verbetering van toegankelijkheid en leesbaarheid van informatie voor betrokken zorgverleners: wanneer een zorgverlener gemachtigd is om de gegevens in te zien kan hij ze ook daadwerkelijk raadplegen indien nodig, op het gewenste moment, op de gewenste plaats. Verbetering van eenduidigheid van informatie door het gebruik van standaarden: er worden afspraken gemaakt over de inhoud van de overdracht. Hierdoor zal duidelijker zijn wat men bedoelt en is de overdracht volledig. Mogelijkheid van hergebruik van informatie voor kwaliteitsnormen: alle informatie staat reeds elektronisch vermeld in de overdracht, zo ook scores die worden gedaan. Deze kunnen dan gelijk gebruikt worden voor de kwaliteitsnormen. Verbetering van kwaliteit van zorg: informatisering kan in potentie tot een verbetering van de kwaliteit van zorg leiden door verbeterde informatie overdracht en verbeterde continuïteit (CBO 2008). Zorgverlening ondersteunen met adequate gegevens: het leveren van zorg in de keten moet worden ondersteund met een adequate documentatie van de problematiek en de reeds verleende zorg. Tevens is communicatie van de relevante patiëntengegevens en zorginhoudelijke gegevens nodig om zorg van goede kwaliteit te handhaven (Nictiz 2004). Voordelen voor cliënt zijn o.a. De kwaliteit van de zorg wordt verbeterd doordat er minder fouten worden gemaakt en het voor de zorgverleners precies duidelijk is welke zorg de patiënt nodig heeft. Cliënt hoeft informatie niet steeds opnieuw te vertellen: de zorginhoudelijke informatie staat al vermeld in de overdracht. De familie of naasten hoeven in acute situaties niet allemaal lastige vragen te beantwoorden, want de basisinformatie is altijd opvraagbaar. De cliënt en zijn naasten hebben een beter inzicht in het zorgtraject dat de cliënt doorloopt. Voor de ICT-leverancier levert standaardisatie ook voordelen op: 8

9 ICT leveranciers kunnen producten met een nieuwe functionaliteit op de markt zetten, doordat er toepassingen nodig zullen zijn om een digitale gegevens overdracht te bewerkstelligen. Er ontstaat een grotere markt: wanneer het om een landelijk dataset gaat zal het door het hele land heen toegepast gaan worden, wat de markt vergroot. ICT-leveranciers kunnen zich onderscheiden met een kwalificatie van Nictiz. 2.4 Investeringen De investeringen zijn opgebouwd uit verschillende onderdelen: Kosten voor projectorganisatie en experts voor de ontwikkeling van een generieke kernset voor alle sectoren. Kosten voor verkrijgen van commitment over de ontwikkelde kernset, zodat deze ook breed ingezet kan worden. Kosten voor ontwikkeling forum/communicatiemogelijkheden op de website eenheid van taal Kosten voor beheer van kernset (te borgen via reguliere kanalen) Deze kosten worden in hoofdstuk 5.3 verder uitgewerkt. 2.5 Financiering De financiering van het project zal gedeeltelijk worden gefinancierd uit gelden die gerealloceerd worden vanuit het project e-overdracht, een inventarisatie. Dit omdat is gekozen is voor een versnelde inventarisatie waardoor er middelen zijn gespaard voor het vervolg van de e-overdracht. In dit projectplan wordt tevens aandacht besteed moeten worden aan het goed regelen van het beheer van de kernset en de implementatie hiervan. 9

10 Hoofdstuk 3 Projectorganisatie 3.1 Projectorganisatie Voor de duur van het project wordt een tijdelijke organisatie opgezet. De projectorganisatie bestaat uit vier onderdelen. Stuurgroep Projectgroep - Projectleider - Adviseur - Expert Teamleden Experts uit het veld Projectsupport Klankbordgroep (brede vertegenwoordiging V&VN e.a.) Stuurgroep Stuurgroep De stuurgroep accordeert de deelprojectresultaten op vooraf vastgestelde momenten. De stuurgroep bestaat uit afgevaardigden uit de koepel- en brancheorganisaties uit de care-sector. In dit project zal de stuurgroep bestaan uit leden van V&VN, ActiZ, VGN, VWS en Nictiz. Deze stuurgroep draagt zorg voor de inhoudelijke aansturing van de projecten, binnen de kaders van het opgestelde projectplan. Dit betekent dat de stuurgroep inhoudelijke standpunten inneemt over de (tussen)resultaten en voortgang van de projecten en hierover adviezen formuleert. Het projectmanagement zal ernaar streven in consensus besluiten te nemen met de stuurgroep. Indien dit niet mogelijk blijkt, zal worden geëscaleerd naar de formeel opdrachtgever VWS en het bestuurlijk niveau van de deelnemers. De PAC van het project e-overdracht, een inventarisatie zal voor dit project gehandhaafd blijven (in overleg met de betrokkenen). Naam Rol Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Johan Bruin, Nictiz Voorzitter Eindverantwoordelijk voor de scope bepaling; Eindverantwoordelijk voor de financiering van Johanan van Diermen, VWS het project; Eindverantwoordelijk voor de acceptatie van de opgeleverde producten; Beslissingsbevoegd in geval van escalaties en wijzigingen op het projectplan. Stuurgroeplid Medeverantwoordelijk voor de acceptatie van de opgeleverde producten Medeverantwoordelijk voor de scope van het project. 10

11 Erna Vreeke Stuurgroeplid Medeverantwoordelijk voor de acceptatie van de opgeleverde producten Medeverantwoordelijk voor de scope van het project. Han Huizinga Stuurgroeplid Medeverantwoordelijk voor de acceptatie van de opgeleverde producten Medeverantwoordelijk voor de scope van het project. Ruud Zondervan Stuurgroeplid Medeverantwoordelijk voor de acceptatie van de Projectgroep opgeleverde producten Medeverantwoordelijk voor de scope van het project. Projectgroep De projectgroep is verantwoordelijk voor de oplevering van de producten. Om tot die producten te komen levert de projectgroep informatie aan het team van experts om gezamenlijk tot een kernset te komen en legt deze set voor aan klankbordgroep. De projectgroep maakt afspraken over uitwerking en borging van de kernset met de betrokken actoren. Naam Rol Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Erna Vreeke Projectleider Opleveren eindproducten aan stuurgroep Verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor de dagelijkse gang van zaken in het project. Rapporteren aan stuurgroep. De projectleider regelt de benodigde mensen (deskundigheid) en middelen om de projectuitvoering te ondersteunen. De projectleider bepaalt in overleg met betrokkenen de noodzakelijke activiteiten en zorgt ervoor dat deze activiteiten ook plaats kunnen vinden. De projectleider bewaakt de planning van project. De projectleider is medeverantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde producten. De projectleider rapporteert en is verantwoording schuldig aan de stuurgroep van het project. De projectleider zorgt voor informatievoorziening vanuit het project naar de betrokken koepelorganisaties/ beroepsorganisatie. Nictiz Henk Hutink, Adviseur Eenheid van taal Het geven van raad en advies aan de projectleider. Adviseren aangaande zaken die te maken hebben met EvT. Het participeren in en begeleiden van bijeenkomsten van de expertise/ klankbordgroep. Het gezamenlijk documenteren van de resultaten van het project, zoals beschreven in projectplan De adviseur rapporteert en is verantwoording schuldig aan de projectleider. Actiz Ruud Zondervan Het geven van raad en advies aan de projectleider. Meewerken aan kernset, inzetten van inhoudelijke praktijk kennis.. 11

12 3.1.3 Teamleden, expertisegroep De expertisegroep bestaat uit experts uit de praktijk. De experts spelen een essentiële rol bij de totstandkoming van de kernset. Zij bepalen op basis van de beschikbare informatie hoe de kernset eruit ziet. De expertgroep zal voor alle fases van het project worden ingezet. Naam Rol Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Peter Klumpenaar Expert GGZ Opstellen use case per sector klankbordgroep Nico Kok Chel Coenen Expert VGN Expert, VVT Expert, Ziekenhuis In kaart brengen van prestatie-indicatoren (extern) per sector Uitwerken eerste versie kernset overdracht Uitdragen van kernset naar collegae Irene Kos Sonja Jutte Expert, Revalidatie Expert, Thuiszorg/transmuraal Projectsupport, klankbordgroep De klankbordgroep toetst de resultaten die de projectgroep oplevert en beschikt over inhoudelijke kennis. Deze wordt breed samengesteld uit afdelingen van de V&VN, en Naam Rol Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Vertegenwoordigers van Groepsleden Nog aanvullen afd. V&VN Volgt, commissie richtlijn Groepslid.. Volgt, LEVV Groepslid.. Volgt, CBO Groepslid.. Volgt, IGZ (zichtbare zorg) Groepslid.. Volgt, ECD netwerk Groepslid. NB; dit onderdeel is in het project uiteindelijk vervangen door een brede veldraadpleging onder verpleging en verzorging 3.2 Overlegstructuur De projectgroep/expertgroep vergadert gemiddeld eens in de 4 á 6 weken met elkaar. De groepen komt bij de start van het project bij elkaar om de afspraken te maken en verwachtingen met elkaar door te spreken. De afspraken en verwachtingen worden vastgelegd. Daarna worden de groepsleden zoveel mogelijk digitaal geconsulteerd. 12

13 Hoofdstuk 4 Projectfasering In het volgende hoofdstuk wordt het verloop van het project in verschillenden fases uitgelegd. De invulling van de realisatiefase is uitgewerkt aan de hand van de op te leveren producten met de daarbij behorende activiteiten en deze worden in paragraaf 4.2 beschreven. 4.1 Projectaanpak Het project zal gerealiseerd worden in een aantal fases. Initiatiefase Realisatiefase Afsluiting Initiatiefase In de initiatiefase wordt gestart met de verdere invulling van het project, wat bestaat uit het inrichten van de projectorganisatie. Er wordt gekeken welke partij(en) betrokken moeten zijn bij het project, zodat er voldoende draagvlak is voor de resultaten van het project. Er worden experts benaderd en afspraken gemaakt over de inzet. Hiervoor wordt een taakomschrijving uitgewerkt. De projectorganisatie, het gedetailleerde projectplan en de bijbehorende planning zal worden verwerkt in dit projectplan. Er wordt gekeken welke communicatiemiddelen kunnen worden ingezet (discussie forum) ter ondersteuning van de projectorganisatie. In deze fase wordt ook geconcretiseerd welk deel al kan worden aangepakt van de resterende financiën van e-overdracht en hoe de vervolgfinanciering wordt geregeld. Na akkoord hiervan kan de realisatiefase worden gestart. Realisatiefase In de realisatie fase worden 5 producten opgeleverd, te weten; 1. Programma van eisen kernset 2. Kernset 3. Implementatie handleiding 4. Borgingsplan De producten worden per onderwerp nader uitgewerkt in het activiteitenplan. Elk opgeleverd product zal worden voorgelegd aan de stuurgroep, ter goedkeuring, voordat aan het volgende product wordt gewerkt. Afronding 13

14 Het project is afgesloten met het opleveren en accepteren van een document, waarin de resultaten van het project per product zijn samengevat. Ook is op hoofdlijnen een plan uitgewerkt voor het vervolg van de e-overdracht (vervolgproject), de realisatie in de praktijk. 4.2 Producten Product 1: criteria kernset Er worden criteria ontwikkeld, waarin duidelijk wordt weergegeven welke keuzes er gemaakt dienen te worden om te besluiten of een item in de kernset thuishoort of niet. De kwaliteitsindicatoren (zichtbare zorg/prestatie indicatoren/vms) en aanwezigheid van richtlijnen (evidence based) en verkregen inzichten via (internationale) literatuur, worden in deze criteria meegenomen. Activiteiten: formuleer de criteria; eenmalig registreren, veiligheid, geschikt voor de keten, gericht op zorginhoud, generiek, efficiëntie, passen in zorgproces, evidence based waar mogelijk, uitgewerkt in termen van standaardisatie ontwikkel op basis van deze criteria een stappenplan voor het tot stand komen van kernset beschrijf per sector 2 use cases (experts) maak een handleiding voor de experts voor het uitwerken van de onderdelen van de kernset bepaal hoe het proces van review plaatsvindt bepaal hoe het forum bij ontwikkeling van kernset wordt ingezet als communicatiemiddel bepaal per sector (in overleg met de betreffende sector) of er voldoende informatie uit inventarisatiefase is verkregen om een eerste aanzet te doen voor de kernset. specifiek aandachtspunt is aanvulling vanuit GGZ en VGN. bepaal in overleg met de sectoren (via expertgroep) op welke overdracht de focus het eerst wordt gericht. breng de gegevens in kaart welke worden gebruikt voor indicatiestelling CIZ. Stem af met ZZZ/ IGZ en VMS i.v.m. indicatoren. maak in afstemming met beroepsgroep V&VN afspraken over toetsing en accordering van de kernset (wie, wat, hoe). bespreek met de branche organisaties hoe de acceptatie van de ontwikkelde kernset procedureel wordt bepaald. leg de bevindingen uit de inventarisatiefase voor aan de klankbordgroep. 14

15 Resultaat van deze fase: use case per sector, criteria voor kernset, overzicht gegevens indicatoren, focus setting overdracht Product 2: Kernset. Aan de hand van de criteria wordt bepaald welke items en deelitems uit de reeds ontvangen overdrachtsformulieren (in een eerder deelproject van e-overdracht in de care) in de kernset thuishoren. Activiteiten: de 86 deelitems, verkregen uit de reeds ontvangen overdrachtsformulieren, worden getoetst aan de hand van de criteria. Zo nodig worden deze aangevuld of vervangen door items uit literatuur en kwaliteitsindicatoren. bepaal hoe gedetailleerd de items uit de kernset dienen te worden uitgewerkt: bekijk of er overlap van gegevens is met andere projecten van Nictiz (zoals e- Diabetes, zie verder rapport e-overdracht, een inventarisatie ). bepaal welke interface en referentie terminologie zal worden gebruikt stel een concept kernset op de klankbordgroep toetst en valideert de kernset. Validatie vindt plaats aan de hand van nog nader te bepalen methode. de beroepsgroep V&VN accordeert de kernset volgens gemaakte afspraken relevante koepel- en brancheorganisaties accepteren de kernset volgens gemaakte afspraken er wordt een eerste versie van de kernset opgeleverd en deze wordt gepubliceerd op de website Eenheid van taal. Resultaat: concept versie 0 kernset, toetsing door klankbordgroep, akkoord V&VN Product 3: Implementatie/toepassingshandleiding. Er wordt een handleiding geschreven over hoe de kernset in de praktijk geïmplementeerd en gebruikt kan worden. Tevens komt er een handleiding voor het gebruik van de kernset in de overdracht door de leverancier. Activiteiten: er wordt een handleiding geschreven waarin staat vermeld hoe de kernset in de praktijk gebruikt kan worden en wat men precies kan doen/bereiken met de kernset. er wordt een standaard overdracht ontwikkeld op basis van de kernset die te downloaden is, toepasbaar voor de diverse sectoren. er wordt een procedure geschreven voor de implementatie van de kernset. er wordt een contactpersoon aangesteld, voor wanneer men vragen heeft met betrekking tot het gebruik van de kernset 15

16 er wordt in overleg met de leveranciers en Nictiz bepaald hoe de kernset wordt gebruikt in de diverse applicaties. er wordt gekeken of er een leverancier is die een pilot met de kernset kan uitvoeren om te testen hoe deze in de praktijk kunnen worden gebruikt Resultaat: implementatiehandleiding kernset, te downloaden overdracht format Product 4: Borging Er zijn afspraken gemaakt en vastgelegd met de beroepsgroep V&VN en Nictiz om de kernset te evalueren en up to date te houden, zodat borging van de kernset is gerealiseerd. Activiteiten: beschrijf hoe het beheer en borging van de kernset wordt geregeld, zodat deze up-to-date wordt gehouden. binnen de beroepsorganisatie V&VN worden afspraken gemaakt over eigenaarschap van de kernset en hoe het beheer en onderhoud van de kernset wordt bewaakt. bij Nictiz worden afspraken gemaakt over het beheer en onderhoud van de kernset. Resultaat: procedure voor borging kernset binnen V&VN, Nictiz 16

17 Hoofdstuk 5 Projectbeheersing 5.1 Mijlpalen & planning Mijlpaal Geplande begindatum Geplande einddatum Initiatie Start Eind Opzet projectorganisatie (projectgroep, expertgroep) Acceptatie projectplan Samenstellen klankbordgroep Opzet communicatiemiddelen (forum) Realisatie; per product zal de doorlooptijd worden bepaald Start Eind Criteria kernset Use cases Kernset, versie Akkoord kernset V&VN Presentatie kernset Maart 2011 implementatie handleiding Afronding Start Eind Eindrapportage Borgingsplan kernset Implementatieplan: realisatie e-overdracht in regio Begroting Middelen: Projectplace Website eenheid van taal Skype Mensen Projectorganisatie; Projectleider voor 12 á 16 uur per week Adviseur Eenheid van taal : 4 uur per week Beleidsmedewerker Actiz (1 uur per week) Expertgroep: 5 experts; gemiddeld 14 (= 112 uur) over periode tot 31 maart 17

18 Klankbordgroep: Reiskostenvergoeding Materialen Folders, nieuwsbrieven, website communicatiemiddelen, vergaderfaciliteiten onvoorzien 5.4 Rapportage Na elke vergadering worden er notulen opgesteld. Er wordt per keer gewisseld van notulist. Eens in de vier weken stelt de projectleider een voortgangsrapportage op en stuurt dit naar de opdrachtgever. Documentatie over het project wordt vastgelegd via projectplace. 5.5 Kwaliteit Project voldoet aan kwaliteitscriteria van ECD en EPD; interoperabiliteit van gegevens, veiligheidsnormen, Nictiz, kwaliteitseisen beroepsgroep V&VN 18

19 Hoofdstuk 6 Communicatie 6.1 Doel en doelgroepen Doelstellingen communicatie op hoofdlijnen: informeren van leden van ActiZ, VGN en V&VN (achterban) over de verschillende fases van het project informeren van stakeholders over het belang van de uitkomsten van het project in de toekomst informeren van patiëntenvereniging over het project en vragen van feedback op kernset i.v.m. het belang van de patiënt in de ketenzorg informeren van ICT-leveranciers over mogelijkheden implementatie kernset bevragen van pilotregio s over mogelijke samenwerking vervolgproject (implementatie kernset in een pilotregio) organisatie Rol ActiZ VGN V&VN Sting Nictiz (VWS) ICT-leveranciers NVZ NFU GGZ NPCF LOC ZZZ/IGZ Andere beroepsgroepen? Vertegenwoordiger branche V&V-sector Vertegenwoordiger branche gehandicaptenzorg Beroepsorganisatie/ vertegenwoordiger verpl & verz Beroepsorganisatie verzorgenden Faciliterend landelijke ICT-projecten Toekomstige partners pilot Vertegenwoordiger bestuur zkh Vertegenwoordiger bestuur Academische zkh Vertegenwoordiger bestuur GGZ-instellingen Vertegenwoordiging patiëntenbelang (cure) Vertegenwoordiging Patiëntenbelang (care) verantwoordelijk voor vaststellen en beheren kwaliteitsindicatoren in overleg met wetenschappelijke verenigingen 6.2 Planning Communicatieplan wordt in het project verder uitgewerkt. Een belangrijk aandachtspunt is het verspreiden van het eindrapport e-overdracht in de care, een inventarisatie onder de professionals. Hierdoor kan de betrokkenheid voor deze vervolgfase; het ontwikkelen van de kernset, worden verhoogd. Van belang is om hier een vorm voor te vinden die aansluit bij de toepasbaarheid in de praktijk. 19

20 onderwerp Activiteit planning Communicatie V&VN algemeen V&VN Digitale nieuwsbrief vakgroepen Website V&VN, vakdossier ICT Via afd. V&VN contact Sting. (via website zorgleefplan) LEVV Schriftelijke communicatie Nieuwsbrief achterban ActiZ Bericht op website, voor leden Via ECD netwerk Communicatie VGN Nieuwsbrief achterban Bericht op website, voor leden Communicatie via NictiZ communicatie over project via intern overleg/nieuwsbrief verantwoording stappen project naar VWS Informatie project op website NictiZ Communicatie ICT-leveranciers Leveranciersdag?? Branche organisatie ICT, OIZ i.v.m. ontwikkeling DCM via Evert-Jan Hooijting (standaardisatie) Communicatie stakeholders Mailing samenvatting rapport inventarisatie e- Overdracht en korte uitleg vervolgproject NVZ, NFU, GGZ-Nederland NPCF LOC BTN Andere beroepsgroepen (artsen en paramedici) Vervolg communicatie Op basis van contact evt verdere uitwerking stakeholders berichtgeving bovenstaande partijen Veldraadpleging leden V& VN Planning bijeenkomst achterban Delphi-methode of versnellingskamermethode Berichtgeving via nieuwsbrief, website Communicatie vakbladen Via V&VN informeren van vakbladen: TVZ, TvV, Nursing, Bijzijn, Skipr, Zorgvisie, Contact Mario Gibbels Zorg & ICT Herhaling communicatie Opstellen voortgangsrapportage: achterban Berichtgeving voortgang op website V&VN, ActiZ, VGN Aandacht via congressen? Contact mogelijk pilot partijen 20

21 Hoofdstuk 7 Goedkeuring Stuurgroep Opdrachtgever Johan Bruin VWS Handtekening: Datum: Handtekening: Datum: Actiz V&VN Handtekening: Datum: Handtekening: Datum: 21

22 Bijlage 1 Aanbevelingen rapport e-overdracht in de care, een inventarisatie Op basis van de inventarisatie volgen hierna een aantal aanbevelingen die gevolgd kunnen worden bij de samenstelling van het vervolg projectplan e-overdracht in de care. Het vervolgplan wordt opgedeeld in twee fases; in de eerste fase komt de nadruk te liggen op standaardisatie (een landelijk overeengekomen kernset en DCM s) waarna in de tweede fase de realisatie van e-overdracht in de regio s verder wordt uitgewerkt. Onderstaande aanbevelingen zijn vooral gericht op de eerste fase: Ontwikkel een landelijke kernset voor verpleegkundige en verzorgende overdracht, stem de inhoud af op wat nodig is voor bekostiging en verantwoording van zorg (prestatie-indicatoren) en sluit aan bij de ontwikkelingen omtrent het ECD/EPD. Verschillende contexten vragen om andere gegevens bij het opstellen van een kernset. Daarom is het van belang deze kernset in samenspraak vast te stellen en tevens om waar gewenst contextbepaalde subsets te ontwikkelen om ze vervolgens te laten accorderen door alle beroepsverenigingen en brancheorganisaties (ook de VGN en GGZ). Integreer de belangrijkste gegevens uit de prestatie-indicatoren in de kernset om zo administratieve last van dubbel registreren te voorkomen. Oriënteer je ook internationaal bij de samenstelling van een dergelijke kernset en initieer onderzoek naar effecten van (elektronische) verpleegkundige gegevensuitwisseling. Ga bij het vaststellen van een kernset voor overdracht eveneens uit van de veranderde rol en informatiebehoefte van patiënten en mantelzorgers. In vervolg op de totstandkoming van de kernset is de verdere ontwikkeling en het accorderen van DCM s voorwaardelijk voor realisatie van e-overdracht. Dit betekent tevens dat er dan overeenstemming bereikt moet worden over de te hanteren interface,- en referentieterminologie. Richt je in eerste instantie op één vorm van overdracht, namelijk die van cure naar care, omdat daar de meeste overdracht plaatsvindt en de kans op een positieve businesscase het grootst is. Waarborg dat in de toekomst de kernset wordt bijeengebracht in een multidisciplinaire kernset (bv. in het reeds ontwikkelde CCD) en test de ontwikkelde kernset in een van de regio s die qua organisatie en infrastructuur klaar zijn voor een pilot. 22