Ontwerpverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d

Transcriptie

1 Ontwerpverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d Samenstelling: Mw. C. Gielens, voorzitter, Dhrn. en Mwn. A. Laer, L. Mine, K. Lercangé, A. Vanden Eede, A. Al Merrouni, F. Van Haeren, P. Vanderheyden, A.K. Sodermans, M. Peeters, M. Berthels,raadsleden Dhr. D. Billen, secretaris Dhr. R. Seurs, beleidsmedewerker Dhr. W. Vrebos, ontvanger Iedereen aanwezig behalve: Afwezig: Dhr. Vanderlinden P. raadslid. Verontschuldigd: Mw. Van den Eede An, Dhr. Vanhaeren Freddy; raadsleden De voorzitter opent de vergadering om: uur. BIJ HOOGDRINGENDHEID. 9. Goedkeuring Mandaat Onderhoud verwarming en technische installaties in diverse gebouwen van de gemeente en het OCMW ( ). OPENBARE VERGADERING 1. Goedkeuring ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d Ter kennisgeving: DVO stand van zaken 3. Ter kennisgeving: kwartaalrapport Ter goedkeuring: nieuwe namen OCMW- gebouwen 5. Ter goedkeuring: nieuwe naam voor het sociaal restaurant 6. Ter goedkeuring: vastleggen vergaderlocatie van de OCMW- raad 7. Ter kennisgeving: verkoop bouwgronden 8. Ter goedkeuring: betaalbaarstellingen BESLOTEN VERGADERING 1. Goedkeuring ontwerpverslag van de besloten vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d Kennisneming beslissingen BCSD d.d en d.d DVO: Kennisgeving stopzetting onthaalouder 4. PERSONEEL: 4.1. OCMW- personeel: Vaststelling van het jaarsalaris van verschillende OCMW- personeelsleden ingevolge periodieke verhogingen FID: Vaststelling van het individueel jaarsalaris van de OCMW- ontvanger ingevolge periodieke verhogingen SOD: Aanvraag om schadeloosstelling wegens beroepsziekte, ingediend op door contractueel maatschappelijk werkster 4.4. SOD: Stageaanvraag: Kennisgeving 4.5. VTO: Vacant verklaring van de betrekking van vormingsverantwoordelijke

2 4.6. Beleid: vervanging halftijds beleidsmedewerker 4.7. SF: Vaststelling van de individuele jaarbezoldiging van OCMW- personeelslid ingevolge indiensttreding Aanduiden waarnemend financieel beheerder 4.9. Aanduiden waarnemend secretaris Vorming: FID: Kennisgeving deelname regionale gebruikersvergadering BBC op OPENBARE VERGADERING 1. Goedkeuring ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d Het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d wordt met algemene stemmen goedgekeurd. 2. Ter kennisgeving: DVO stand van zaken De raad neemt kennis van onderhavige toelichting. De onthaalouders ontvangen de opzeg- en annulatievergoeding van de ouders Elke annulatievergoeding ten gevolge van een laattijdige annulatie van reservatie en elke opzegvergoeding ten gevolge van een laattijdige opzeg gaat volgens beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van naar de onthaalouders en niet langer naar de DVO- rekening. Mevr. Geldof houdt bij welke ouders een aanrekening hebben ontvangen i.v.m. zulke vergoeding. De financiële dienst gaat na of deze betalingen naar behoren verlopen. Telkens in januari van het kalenderjaar bezorgt Mevr. Geldof de nodige gegevens van het afgelopen jaar aan de financiële dienst. Deze bezorgen uiterlijk 28 februari de juiste sommen aan de juiste onthaalouder. Beperkte aanwezigheid dienstverantwoordelijke De dienstverantwoordelijke is halftijds 19 uren aanwezig op maandag, donderdag en vrijdagvoormiddag. De dienst voor onthaalouders draait echter van maandag tot en met vrijdag. Dit wil zeggen dat er op dinsdag en woensdag slechts een beperkte bereikbaarheid is van de dienst voor zowel ouders als onthaalouders. Op deze manier komt er meer werk op de schouders van Mevr. Geldof als administratieve kracht van de dienst en ontvangt zij soms vragen waar zij niet meteen een antwoord op kan formuleren. Vervolgens dient de permanentie van de sociale dienst te fungeren als back-up, maar ook zij moeten vaak het antwoord op de gestelde vraag schuldig blijven. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de huidige bezettingen van de onthaalouders en aansluitend de vraag naar een opvangplaats. De dienstverantwoordelijke houdt deze gegevens wel bij op te raadplegen documenten, maar zulke gegevens zijn zeer variabel en kunnen na enkele uren al gewijzigd zijn. Gezien de dienstverantwoordelijke niet alleen in staat voor de lopende zaken van de dienst, maar ook voor het kwaliteitsbeheer, gaat er een hele hap van de 19u naar de werkgroepen kwaliteit van de VVSG te Brussel (1 of 1/2 dag elke 3 maanden) en vervolgens dus ook de aanpassing aan het kwaliteitshandboek. Deze kwaliteitswerking is een continu gegeven, want de

3 dienst moet zich steeds aanpassen aan een continue wijzigende regelgeving. Om op de hoogte te blijven van zulke wijzigingen en tevens de laatste nieuwe ontwikkelingen binnen Kind en Gezin, enz. neemt de dienstverantwoordelijke ook elke drie maanden deel aan het provinciaal pooloverleg (1 of 1/2 dag). Dit pooloverleg is een must om op de hoogte te blijven en de dienst te kunnen afstemmen volgens de meest recente ontwikkelingen en biedt tevens overleg tussen de collega dienstverantwoordelijken van de provincie. Daarnaast doet de dienstverantwoordelijke ook elk kwartaal een huisbezoek van gemiddeld 1 tot 1,5 uur bij de aangesloten onthaalouders. Dit is een minimum, want indien er zich vragen of problemen voordoen, moet de dienstverantwoordelijke een extra huisbezoek inlassen. Tijdens deze huisbezoeken kaart de dienstverantwoordelijke steeds een thema aan waarrond er wordt gecommuniceerd en daarnaast worden er steeds vaste gegevens geobserveerd en bevraagd. Elk huisbezoek vereist ook een administratieve afhandeling nadien. Als besluit geeft de dienstverantwoordelijke aan dat extra uren een hele verbetering kunnen zijn om deze dienst kwaliteitsvol op te vangen. Op dit ogenblik krijg de dienstverantwoordelijke thuis vaak telefoons aangaande dienstvragen, waardoor ze tijdens non-actieve dagen vaak aan het werk is. Inspectie 21/05/2012 Op 21 mei 2012 ontving de dienst een inspectie betreffende het kwaliteitshandboek en de werking van de dienst. Het verslag telt nog tekorten, maar ook eerdere tekorten zijn ondertussen weg gewerkt. Het handboek vereist nog zeer veel werk en samen met de dienst organisatiebeheersing worden verscheidene visiebepalingen en procedures van het handboek op punt gezet. De dienst verstuurde een overzicht van de verbeteracties naar Kind en Gezin op vrijdag 13 juli Vervolgens ontving de dienst een schrijven van Kind en Gezin waarin werd vermeld dat de procedure tot intrekking van de erkenning werd ingezet. Kind en Gezin verzoekt verbeteracties met een bijhorende tijdspanne. Dit stappenplan is op 14 augustus 2012 aan Kind en gezin verstuurd. Capaciteit dienst o.b.v. kwartaalberekeningen DVO Herent is erkend voor 67 opvangplaatsen. Dit betekent dat de dienst om de erkenning te behouden, jaarlijks minstens prestaties moeten realiseren (= 70 % van erkende plaatsen X 220). 100% = Gerealiseerde verblijfsdagen in 1 jaar (waarbij ½ en 1/3 als 1 geteld worden) X 100 = 67 X 220 = Is de gerealiseerde bezetting lager dan 70 %, dan wordt de erkenning aangepast waarbij 154 gerealiseerde verblijfsdagen telkens 1 opvangplaats vertegenwoordigen. Een dienst moet minstens 52 opvangplaatsen als erkenning hebben. Onder de 52 plaatsen kan de dienst niet blijven bestaan. 2011

4 Gepresteerde Volle dagen ½ dagen 1/3 dagen dagen TOTAAL TOTAAL (75%) 2011: Aanwervingen: Vereertbrugghen Inge (14/03/2011) Stopgezet: Bruers Herman (31/08/2011) Nootens Hilda (01/10/2011) 2012 Gepresteerde dagen Eerste kwartaal 2012 Tweede kwartaal 2012 Derde kwartaal 2012 Vierde kwartaal 2012 Tss.T. TOTAAL Tss.T. TOTAAL Volle dagen ½ dagen 1/3 dagen (43% na een half jaar) 2012: Aanwervingen: Van Nuffelen Betty (02/01/2012) Vanstraelen Sigrid (01/08/2012) Stopgezet: Vereertbrugghen Inge Op dit ogenblik zijn er 13 aangesloten onthaalouders werkzaam. Klachten : - klacht betreffende hygiëne bij een onthaalouder - klacht betreffende begeleiding en registratie gegevens door de vervangende dienstverantwoordelijke Onverwacht huisbezoek briefwisseling naar klachtgever : - klacht betreffende hygiëne bij een onthaalouder - klacht betreffende voeding bij diezelfde onthaalouder - klacht betreffende slapen bij diezelfde onthaalouder - vraag om af te zien van de opzegvergoeding gezien bovenstaande punten Huisbezoek op en opvolging tijdens huisbezoek op briefwisseling naar klachtgever : - melding door andere moeder betreffende huilbaby bij de onthaalouder

5 Telefonisch contact met onthaalouder betreffende opvolging van de huilbaby briefwisseling naar klachtgever : - klacht betreffende de opvolging van de dienst tussen vervangende en permanentie dienstverantwoordelijke (einde contract: einde moederschaprust ) Gebruik van een nieuw document tijdelijke vervanging zodat vervanging beter wordt geregistreerd en de back up van de dienst op de hoogte is van alle wijzigingen binnen de dienst. briefwisseling naar klachtgever op Opvolging verbeterdoelstellingen naar aanleiding van de tevredenheidmeting van de ouders in mei De dienst ontving 36 ingevulde tevredenheidenquêtes van de 61 die werden verstuurd. De bevindingen zijn de volgende: voornamelijk absoluut wel: de dienst heeft de vraag naar kinderopvang kunnen invullen de dienst verschafte de nodige informatie betreffende de inschrijfprocedure en het huishoudelijk reglement het gebouw is goed bereikbaar juiste berekening van de ouderbijdrage facturen zijn correct voornamelijk in voldoende mate: eerste kennismaking met de dienst gaf me vertrouwen alle uitleg werd bezorgd over de werking van de onthaalouders wachtruimte en spreekruimte is kindvriendelijk informatie wordt door de dienst vertrouwelijk behandeld tevreden over de kennismaking met de dienst verschillende onthaalouders als keuze aangeboden de dienst houdt rekening met de verwachtingen van de ouders en maakt werk van de voorstellen van de ouders de dienst maakte duidelijk wat te doen bij een klacht alle problemen zijn bespreekbaar met de dienst de dienst is bereikbaar voornamelijk in onvoldoende mate: / voornamelijk absoluut niet: / Meest voorkomende hekelpunten en aspecten waar de meningen zijn verdeeld zijn: de spreekruimte is kindvriendelijk (5x absoluut wel, 12x voldoende, 7x onvoldoende, 2x absoluut niet) verschillende onthaalouders als keuze aangeboden (6x absoluut wel, 12x voldoende, 9x onvoldoende, 4x absoluut niet) de dienst maakte duidelijk wat te doen bij een klacht (6x absoluut wel, 18x voldoende, 6x onvoldoende, 2x absoluut niet)

6 de dienst is bereikbaar (5x absoluut wel, 14x voldoende, 9x onvoldoende, 3x absoluut niet) Zoals reeds vermeld in punt 3 stelt de verantwoordelijke een probleem vast wat betreft de bereikbaarheid van de dienst. Tijdens de afwezigheid van de dienst dient er vanuit de sociale dienst een back up te zijn. Deze back up werkt nog steeds niet naar behoren. Indien mogelijk wil de dienstverantwoordelijke in de spreekruimte meer knuffels en speelgoed voorzien en posters ophangen. De dienst heeft sinds januari 2012 een nieuwe klachtenprocedure. Deze wordt ondertussen tijdens elk individueel contact met de ouders vermeld. Binnen de mate van beschikbaarheid biedt de dienst alle onthaalouders aan die zijn aangesloten bij de dienst. De ouders dienen dan zelf contact op te nemen om na te gaan welke onthaalouders nog ruimte hebben. Planning - Aanpassing kwaliteitshandboek o.b.v. de opmerking van de inspectie van 21/05/ Teamvergadering met de onthaalouders in september betreffende de werking van de dienst. - Plannen van vormingen rond pedagogie voor de onthaalouders 3. Ter kennisgeving: kwartaalrapport Het tweede kwartaalrapport 2012 wordt staande de vergadering bedeeld en toegelicht. 4. Ter goedkeuring: nieuwe namen OCMW- gebouwen De Raad voor maatschappelijk welzijn buigt zich over het geven van een naam aan de verschillende woningen van het OCMW. Momenteel is er Huis Marant en Huis Yvonne. Volgende benamingen worden met algemene stemmen weerhouden: 1. administratief gebouw aan de Van Bladelstraat: - Casa Manuel 2. nieuwbouw aan de Mechelsesteenweg: - Huis Joanna 5. Ter goedkeuring: nieuwe naam voor het sociaal restaurant De Raad voor maatschappelijk welzijn buigt zich over het geven van een naam aan het sociaal restaurant van het OCMW. Volgende benaming wordt met algemene stemmen weerhouden - De Pollepel 6. Ter goedkeuring: vastleggen vergaderlocatie van de OCMW-raad

7 De raad beslist om vanaf heden de OCMW raadsvergaderingen te laten doorgaan in de Wijtham. 7. Ter kennisgeving: verkoop bouwgronden Staand de vergadering geeft de financieel beheerder een toelichting. Besluit: De raad neemt kennis. 8. Ter goedkeuring: betaalbaarstellingen Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 1997 betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid de artikelen 71 en 72; Besluit : Artikel 1 Aanrekening AK1/2012/1286 tot AK1/2012/1286 voor een totaal bedrag van ,60 EUR Aanrekening AK1/2012/1298 tot AK1/2012/1320 voor een totaal bedrag van ,47 EUR 9. Goedkeuring Mandaat Onderhoud verwarming en technische installaties in diverse gebouwen van de gemeente en het OCMW ( ). De Raad, Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende OCMW' s, zoals tot op heden gewijzigd voor wat het Vlaamse grondgebied betreft, inzonderheid artikel 84 1; Gelet op de wet van 14 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, houdende: BOEK 1- De overheidsopdrachten, Titel II.- Overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, houdende: Hoofdstuk I: toepassingsgebied en algemene bepalingen, Art 5. "In deze zin van de titel verstaat men onder overheidsopdracht voor aanneming van diensten, de overeenkomst onder bezwarende titel, gesloten tussen een dienstverlener enerzijds en een aanbestedende overheid anderzijds, en die betrekking heeft op de in bijlage 2 bij deze wet vermelde diensten"; Overwegende dat de verschillende besturen deze overheidsopdracht gezamenlijk kunnen uitschrijven om hun gezamenlijke behoeften te dekken, en door de schaalvergroting van de opdracht een gunstig (neerwaarts) effect op de prijs te verwachten valt; Overwegende dat dit gunstig neerwaarts effect kan bereikt worden door de leveranciers de mogelijkheid te geven een volumekorting te bieden;

8 Overwegende dat in onze huidige overeenkomst m.b.t. het jaarlijks onderhoud van verwarmingstoestellen en gasgeisers, dit voor een duurtijd van 6 jaar, vanaf 1 jan t.e.m. 31/12/2013, met Dalkia, Quai F. Desmet 52 te 1070 Brussel (huidige leverancier v/d gemeente Herent); Overwegende dat in het nieuwe bestek Onderhoud verwarming en technische installaties in diverse gebouwen van de gemeente en het OCMW, het OCMW de mogelijkheid gegeven wordt om op een latere datum in te stappen; Overwegende dat in het bestek, zoals hieronder vermeld, enkel het resterend patrimonium wordt beschreven: Sociaalhuis (OCMW) / Marant ( Mechelsesteenweg Herent); Serviceflats (Hemelboom - Mechelsesteenweg Herent); Van Bladelstraat Herent; Broekveldstraat Herent; St. Benedictushoeve Herent; Nieuwbouw (Mechelsesteenweg A Herent); Ontwerpbesluit: Artikel 1: Het OCMW van Herent geeft aan de gemeente Herent het mandaat om voor haar rekening een offerteaanvraag te organiseren voor een samengevoegde opdracht(en) in de zin van artikel 19 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten, meer bepaald de levering van diensten Onderhoud verwarming en technische installaties in diverse gebouwen van de gemeente en het OCMW ( ) Artikel 2: De raad wenst te benadrukken dat er afdoend overleg is met de diensten van het OCMW met het oog op het tot stand brengen van de lastenboeken die worden uitgeschreven en dat het lastenboek een duidelijk specificatie inzake gesplitste facturering per leveringsadres. De voorzitter sluit de vergadering om: uur.