Jaarverslag. Een stabiele basis vormen met een duidelijke structuur die kan worden voortgezet en uitgebreid in het komende jaar

Transcriptie

1 Jaarverslag Een stabiele basis vormen met een duidelijke structuur die kan worden voortgezet en uitgebreid in het komende jaar

2 This page is intentionally left blank

3 Colofon Titel document : Jaarverslag Ondertitel : Versie : 1.0 Organisatie Contact : Alumni der Sv. IDent : alumni.ident@gmail.com Opdrachtgever : Mw. H.L. (Leonie) Koetzier Voorzitter Auteur : Dhr. D. (Dennis) Coehoorn Penningmeester Controle : Mw. E.W.A. (Els) van der Steen Lid Enschede, september , Alumni der Sv. IDent Niets uit dit document mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur en Alumni der Sv. IDent.

4 Voorwoord Beste lezer, Voor je ligt het jaarverslag Dit jaarverslag is een terugblik op het afgelopen jaar en geeft inzicht in het verrichte werk van de commissie. In het verslag wordt benoemd in hoeverre de gestelde doelen zijn behaald zoals gesteld in het beleidsplan Daarnaast worden eventuele verbeterpunten vastgesteld. De alumnicommissie neemt de resultaten uit dit jaarverslag mee naar het beleidsplan Het document is openlijk inzichtelijk voor eenieder die hier interesse voor heeft. Deze is te downloaden op ident.nl/beleid.html. Daarnaast hopen we met deze terugblik onze huidige en toekomstige leden een duidelijk beeld te geven van hetgeen de vereniging heeft bereikt. Ook voor geïnteresseerden uit het werkveld kan dit document eventuele vragen beantwoorden. Mochten er naar aanleiding van dit document nog vragen zijn, dan kun je ons bereiken via het adres in het colofon. Enschede, augustus 2015 Alumnicommissie der Sv. IDent Leonie Koetzier, Els van der Steen en Dennis Coehoorn

5 1. Evaluatie beleidsdoelen 1.1 Verenigingsgrootte Gesteld doel: Logischerwijs zou een alumnivereniging aan het einde van elk collegejaar moeten groeien in verband met een nieuwe lichting afgestudeerden. Om die reden is een van de gestelde beleidsdoelen dat de alumnivereniging op 1 september een uit 20 leden bestaat. Dit is voor een belangrijk doel, aangezien het opbouwen en behouden van een netwerk staat en valt met (nieuwe) actieve leden. Wij denken dat dit een realistisch aantal is omdat het huidige aantal leden 11 is en we verwachten van zowel de oude alumni als van de nieuwe lichting minstens 9 nieuwe aanmeldingen te kunnen binnenslepen. Evaluatie: Op 1 september 2014 bestond bedroeg het ledenaantal van de alumnivereniging 11 ( halve ) leden. Halve leden betekent in dit geval leden waarvan bekend is dat zij ooit een inschrijfformulier hebben ondertekend, maar deze niet in bezit zijn van de huidige alumnicommissie. Het gestelde doel van 20 leden per 1 september 2015 leek daardoor realistisch, maar op het moment van schrijven (12 juli 2015) bestaat de vereniging uit 'slechts' 14 leden. Dat het gestelde doel momenteel nog niet is behaald, is mede veroorzaakt door het feit dat een groot deel van de 'halve' leden zich na herhaaldelijke verzoek (o.a. per mail en post) niet definitief heeft ingeschreven bij de huidige alumnicommissie. Ook moet opgemerkt worden dat de er nog enkele aanmeldingen binnen kunnen komen naar aanleiding van de diploma- uitreiking (9 juli 2015) In juli 2015 bedraagt het aantal afstudeerders van de studieroute Crime Science en de opleiding Forensisch Onderzoek 16 personen. Van dit aantal is bekend dat 6 personen lid zijn/lid zijn geweest van de studievereniging IDent. De grootte van de alumnivereniging zou dus in het meest positieve geval met maximaal 16 personen kunnen toenemen. Op 1 september 2015 stonden er 16 personen officieel geregistreerd in het ledenbestand. Hiermee is het gestelde doel van 20 leden net niet behaald. 1.2 Social media Gesteld doel: Omdat social media tegenwoordig een grote rol speelt op meerdere gebieden wil ook de alumnivereniging zich hiermee profileren. Het streven is een interactieve, up- to- date social media waarmee wordt getracht meer binding met de vereniging te behouden en een beter beeld te geven van de voordelen die de alumnivereniging biedt. Doelstelling is om minimaal één keer in de twee weken de site, de ledenpagina op Facebook en de Linkedin pagina bij te werken. Evaluatie: Het onderhouden van de social media bleek minder eenvoudig dan gedacht. Mede door de drukke agenda's van de commissieleden en het feit dat er niet altijd evenveel nieuws is binnen het forensische werkveld. Doelstelling blijft echter om de social media zoveel mogelijk up- to- date te houden. Ook moet worden genoemd dat er in het eerste jaar een voor wie doe ik het precies gevoel heerste. Er was immers nog geen duidelijkheid over de leden en wie geïnteresseerd waren in de Alumni der sv. IDent.

6 1.3 Toekomstvisie vereniging Gesteld doel: Om ook in de komende jaren dezelfde lijn te blijven volgen, is er de doelstelling om een toekomstvisie op te stellen. Deze toekomstvisie zal worden uitgewerkt in een vijfjarenplan, waarin staat omschreven wat de plannen en doelen voor de periode zijn. Op deze manier wordt getracht de continuïteit van de vereniging te bewaren, zeker wanneer er wisselingen binnen de alumnicommissie zullen plaatsvinden. Tevens wordt met de toekomstvisie aan de leden getoond dat er serieus wordt nagedacht over de toekomst van de Alumni der Sv. IDent. Evaluatie: De toekomstvisie is op 12 november 2014 gerealiseerd en voor alle leden in te zien op de website. Kort samengevat zijn de doelen die in de toekomstvisie staan beschreven: (Financiële) onafhankelijkheid van de studievereniging IDent Verenigingsgrootte van minimaal 75 leden Interactieve, up- to- date social media Een verenigingsdatabase Duidelijke structuur in de vereniging Vernieuwing van de alumnicommissie Doelstelling is om bovenstaande doelen voor 1 september 2019 gerealiseerd te hebben. Momenteel kan al gesteld worden dat er onderzoek is geweest naar de (financiële) onafhankelijkheid van de vereniging. Hieruit is voortgekomen dat de alumnivereniging zich momenteel niet bij de KVK als 'nieuwe vereniging' gaat inschrijven omdat dit vanwege het kleine ledenbestand niet rendabel genoeg is. Doelstelling voor de langere termijn is daarom om een nieuwe rekening te openen als onderdeel van IDent, waardoor de financiën in ieder geval in eigen beheer zijn. Kosten daarvoor zijn 10 per maand. Met het 5e verenigingsbestuur van IDent is daaruit volgend het volgende overeengekomen: Het bestuur van Sv. IDent steunt de alumni middels een jaarlijkse bijdrage welke in vijf jaar ( ) zal worden afgebouwd tot de alumni volledig financieel onafhankelijk is. Dit zal gaan volgens onderstaand schema : Collegejaar Inleg vanuit Sv. IDent Inleg vanuit Alumni der Sv. IDent ,00 50,00 (o.b.v. 7 leden) ,00 80,00 (o.b.v. 11 leden) ,00 110,00 (o.b.v. 15 leden) ,00 140,00 (o.b.v. 19 leden) ,00 170,00 (o.b.v. 23 leden) Met een jaarlijks budget van minimaal 200 is het voor de alumni mogelijk om de financiën in eigen beheer te hebben (d.m.v.) eigen rekening en een borrel te organiseren. Ook kan worden gesteld dat er aan de overige doelen hard wordt gewerkt. Zo is de social media al actiever dan voorgaande jaren, worden alle leden geregistreerd in de verenigingsdatabase, wordt door het aanbieden van vakliteratuur getracht om meer leden aan te trekken en ook de structuur van

7 de vereniging begint steeds meer vorm te krijgen. Er wordt echter nog steeds hard gewerkt om deze punten verder uit te bouwen en te verbeteren! 1.4 Activiteiten Gesteld doel: Doelstelling was om in het collegejaar minimaal twee interessante activiteiten aan te bieden voor de leden van de alumnivereniging. Een van die twee activiteiten zal hoofdzakelijk een werkgerelateerde activiteit zijn, terwijl het accent bij de andere activiteit ligt op het netwerken tussen de leden. De werkgerelateerde activiteit zal het Forensisch Onderzoek symposium Future of Forensics zijn, wat op 20 november 2014 door Saxion en studievereniging IDent wordt georganiseerd in de Grolsch Veste. Tijdens dit symposium zullen een drietal gastlezingen worden georganiseerd en vervolgens een aantal workshop/lezingen worden aangeboden. Daarna is er de gelegenheid voor een netwerkborrel. De tweede activiteit zal bestaan uit een kennismakings- /netwerkborrel. Hier zijn alle leden voor uitgenodigd, alsmede de laatstejaars studenten Crime Science en Forensisch Onderzoek. Deze borrel zal rondom de afstudeerperiode en zomervakantie worden ingepland en zal in Enschede plaatsvinden. Evaluatie: Deze doelstelling is niet gehaald. De alumnicommissie heeft het voor haar leden wel mogelijk gemaakt om aanwezig te zijn op het symposium 'Future of Forensics'. Via mail, Facebook en LinkedIn is deze activiteit gepromoot, waar 10 oud- studenten (waarvan 6 alumnileden) op zijn afgekomen. De tweede activiteit, de kennismakings- /netwerkborrel, heeft helaas niet plaatsgevonden. Reden hiervoor was dat het nog steeds onduidelijk welke halve leden er wel of niet definitief lid wilden worden van de alumnivereniging, waardoor het onbekend was voor hoeveel personen er een borrel georganiseerd moest worden. Doelstelling is om in het begin van het collegejaar alsnog een borrel te organiseren. 1.5 Database Gesteld doel: Om een gestructureerd overzicht te behouden van de leden, hun keuzes in de hoofdfase van de studie, hun carrière, hun specialismen en de contactgegevens, is een beheersysteem noodzakelijk. Dit beheersysteem biedt de commissie een houvast bij de organisatie van bijvoorbeeld symposia en netwerkborrels, maar kan ook bijdragen aan het vinden van stage- en afstudeerplekken voor de huidige studenten. Dit doel staat ook beschreven in de toekomstvisie, maar moet zo snel mogelijk worden gerealiseerd. Over vijf jaar moet dit systeem gebruiksvriendelijk en compleet zijn. Tevens is het de bedoeling om deze lijst jaarlijks te updaten door een mail te sturen naar de leden met daar in de vraag welke gegevens er zijn veranderd. Evaluatie: Dit doel is gerealiseerd doordat alle huidige leden opnieuw een inschrijfformulier hebben moeten invullen waar naar alle bovenstaande gegevens wordt gevraagd. De genoteerde gegevens op de inschrijfformulieren worden vervolgens overzichtelijk in een Excel bestand genoteerd. Voor het huidige ledenaantal is dit overzichtelijk genoeg, maar mocht het ledenaantal de komende jaren

8 explosief groeien, dan moet mogelijkerwijs een gebruiksvriendelijkere oplossing worden gevonden. Echter voldoet de huidige database momenteel. Omdat alle formulieren dit jaar nog opnieuw zijn ingevuld, was het onnodig om de alumnileden een mail te sturen met de vraag of de gegevens (met name de werkgegevens) nog kloppen. Hier zal echter volgend jaar wel een mail over moeten worden rondgestuurd.

9 2. Algemene evaluatie 2.1 Kernzin Aan het begin van het collegejaar is door de alumnicommissie een kernzin geformuleerd: Een stabiele basis vormen met een duidelijke structuur die kan worden voortgezet en uitgebreid in het komende jaar. Deze zin vatte kort samen wat het belangrijkste doel was tijdens het eerste jaar van de huidige alumnicommissie. Sinds de oprichting van studievereniging IDent bestaat ook al de alumnivereniging. In de voorgaande jaren was er echter geen duidelijke visie over wat de alumnivereniging zou moeten betekenen voor de oud- studenten van de studieroute Crime Science en de opleiding Forensisch onderzoek. Dit jaar is geprobeerd om voor zowel de commissie, leden als toekomstig leden van de alumnivereniging een duidelijk beeld neer te zetten: 'Dit zijn wij, hier staan wij voor en dit willen wij bereiken'. Aan het begin van het collegejaar is door de alumnicommissie een beleidsplan en een vijfjarenplan opgesteld, waarin de (toekomst)visie van de alumnivereniging staat uiteengezet. Beide documenten geven niet alleen de commissie houvast, maar ook wordt op deze manier voor de (toekomstige) alumnileden zichtbaar waar de commissie met de vereniging naartoe wil. Een vereniging die meerwaarde heeft door het organiseren van activiteiten waardoor het onderlinge contact tussen oud- studenten kan worden behouden, door middel van het aanbieden van vakliteratuur (o.a. Politieblad 'Blauw') en het onder de aandacht brengen van vacatures. Ander belangrijk winstpunt is dat voor het eerst sinds de oprichting van de alumnivereniging het ledenbestand op orde is. Er zijn op dit moment geen 'halve' leden meer en vanuit dit uitgangspunt kan de alumnivereniging verder gaan groeien en meer gaan betekenen voor haar leden. Het is nu immers eenvoudiger om activiteiten te organiseren nu duidelijk is wie wel en niet tot de vereniging behoort. Ondanks de vele verrichtingen van de commissie het afgelopen jaar is er nog steeds ruimte voor verbetering. Zo kan bijvoorbeeld het onderdeel 'social media' nog verbeterd worden en moet er nog een netwerkborrel met minisymposium georganiseerd worden. Alle mogelijke verbeterpunten zullen worden opgenomen en uitgewerkt in het beleidsplan van Persoonlijke evaluatie In de persoonlijke evaluaties staan de ervaringen van de commissieleden beschreven. Hoe hebben zij het jaar ervaren en hoe zien zij de toekomst van de alumnivereniging? Leonie Koetzier Het streven van de alumni commissie was om na een stroeve start de vereniging nieuw leven in te blazen. Persoonlijk ben ik van mening dat we zeker stappen in de goede richting hebben gemaakt. Er is afgelopen jaar veel meer duidelijkheid ontstaan over wie nu eigenlijk onze leden zijn en wie wel/niet geïnteresseerd zijn om te behoren tot de alumni der sv. IDent. Met deze kennis is het voor ons gemakkelijker om mensen te bereiken en activiteiten te organiseren. Ons uiteindelijke streven is om financieel onafhankelijk te zijn en een losstaande vereniging te worden. Helaas is dit op dit moment nog niet het geval, maar er is steeds meer aandacht aan het ontstaan voor de alumnivereniging. Dit is terug te zien in het groeiende ledenaantal. Aan ons de taak om dit voort te zetten en een positieve inzet te tonen om zo ons doel te bereiken. Al met al kijk ik dus positief terug

10 op afgelopen jaar, maar we zijn er nog zeker niet. Maar met deze commissie heb ik er alle vertrouwen in dat we ons beeld gaan realiseren. Els van der Steen Sinds september 2014 vormen Leonie, Dennis en ik de alumnicommissie en alle drie waren we het erover eens: de alumnivereniging moet nu écht eens van de grond komen. Dus we zijn bij elkaar gaan zitten, hebben onze doelen gesteld en zijn daar volop mee aan de slag gegaan. Wat het echter voor mij wat moeilijker maakte was dat ik van november tot april in het buitenland zat, waardoor het niet eenvoudig was om iets voor de alumnivereniging te kunnen betekenen. Echter denk ik dat we op de goede weg zijn; er is duidelijkheid over wat we de leden te bieden hebben, het ledenbestand is eindelijk op orde en de beleidsplannen geven ons een duidelijk beeld over wat we de komende jaren nog willen/moeten realiseren. De komende jaren hoop ik dat we wat betreft het ledenaantal een stijgende lijn kunnen voortzetten. Omdat we nu nog zo klein zijn is het voor ons lastig om afstudeerders van de voordelen van de alumnivereniging te overtuigen. Aan ons dus te taak om ons als vereniging te blijven ontwikkelen, want hoe groter het ledenaantal, hoe meer voordeel de alumnivereniging biedt. Dennis Coehoorn Mijn algehele ervaring van het afgelopen jaar is uiterst positief. Ik ben met veel plezier bezig geweest en vind dat er een prettige samenwerking is geweest tussen Els, Leonie en mijzelf. Uiteraard zijn er dingen die ik nog graag zou noemen, zowel positief als negatief. Deze heb ik hieronder puntsgewijs benoemd. Je hebt als commissielid een goed beeld van de mogelijkheden van de alumnivereniging en wat je er concreet aan hebt. Je ziet, mede door het ledenbestand en het contact met de andere alumni, wat iedereen is gaan doen. Ook het beleidsplan en de toekomstvisie helpen met het beeld van het nut van de vereniging. Het opstarten van de alumnivereniging voelt hetzelfde aan als de start van de studievereniging in De binding is klein waardoor alles stroef verloopt. Uiteraard is IDent nu uitgegroeid tot een volwaardige, goedlopende vereniging en ik voorzie dat de alumnivereniging hetzelfde lot zal ondergaan. Na ruim een jaar in de alumnicommissie te hebben meegedraaid merk je dat deze ontzettend goed helpt om binding te houden. Hiermee wordt ook een van de belangrijkste doelen gerealiseerd. Het is door het beleidsplan en de toekomstvisie makkelijk teruglezen wat je moet doen voor de vereniging. Op deze manier blijven alle koppen dezelfde kant op staan en kan er gestructureerd worden gewerkt. Mijn persoonlijke mening is dat we een chaotische mailbox hebben. Er zijn onlogische mapjes en geen duidelijke structuur. Hier kan nog veel winst behaald worden in overzicht en logica wat mij betreft. De financiën zijn op deze kleine schaal nog makkelijk bij te houden. Het is goed te overzien wat commissieleden zelf betalen en wat er vanuit de pot komt. Ik vind dat ik de website het afgelopen jaar slecht heb bijgehouden. Afgezien van het begin waar we de hele site overhoop hebben gegooid en geüpdate kon dit in de loop van het jaar een stuk beter. Dit kwam, naar mijn mening, vooral omdat het voelt alsof je het voor niks doet Het is niet duidelijk voor wie je het doet. De verwachting is dat dat beter zal gaan nu er meer concrete leden zijn.

11 3. Jaarafrekening Contributie Credit (bij) Debet (af) 7 geregistreerde leden in Sponsoring Totaal Bijdrage sv. IDent Commissiekosten Activiteiten Totaal Bedrukken blousjes Blouse Dennis Blouse Leonie & Els Totaal Overig Totaal - - Drukken beleidsplan en toekomstvisie Cadeau constitutieborrel bestuur Verzendkosten 45x Quest 'Brandmeester Totaal Totaal

12 Jaarverslag Een stabiele basis vormen met een duidelijke structuur die kan worden voortgezet en uitgebreid in het komende jaar