2. Leden kunnen zijn naast gewone leden ook ereleden tijdelijke en buitengewone leden. a. leden van de vereniging kunnen ook zijn: - zij die de

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement als bedoeld in artikel 18 van de Statuten van de Vereniging Katholieke Bond van Ouderen, KBO afdeling Heesch, Opgemaakt 1 juli 2011 Dit reglement bevat aanvullende bepalingen en praktische uitwerkingen van hetgeen in de statuten van de Katholieke Bond van Ouderen afdeling Heesch conform akte goedgekeurd en getekend op 20 juni 2007 ( ), gepasseerd door Mr L.M. Groeneweg, notaris te Heesch is neergelegd. Dit reglement moet dan ook beschouwd worden als een aanvulling op de statuten. Het wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur en jaarlijks geëvalueerd en eventueel aangepast. Art. 1. aanvullende begripsomschrijvingen 1. AB: het algemeen bestuur van de afdeling Heesch. 2. DB: Voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester. 3. Contactpersoon: een bestuurslid dat contact onderhoudt met een activiteit. Hij/zij doet regelmatig verslag van de activiteit, brengt verzoeken van de deelnemers ter bespreking binnen het AB of DB(Dagelijks Bestuur). 4. Activiteit: invulling van vrije tijd gericht op één terrein. De mensen die eraan deelnemen, meedoen. 5. Notitie: De beschrijving van de gang van zaken binnen een activiteit zoals rechten en plichten van deelnemers etc. 6. Kaderleden: Ook wel kartrekkers genoemd zijn leden die binnen één bepaalde activiteit alles organiseren aan de hand van een door de AB vastgestelde richtlijnen die meestal zijn uitgewerkt in een notitie. 7. Vrijwilligers: gewone leden die tijdelijk werkzaamheden verrichten t.b.v. de afdeling binnen werkgroepen, commissies of activiteiten. Ze kunnen op verzoek van AB, DB of kartrekkers vergaderingen bijwonen. Deze leden hebben dan geen stemrecht. 8. Werkplan: als danig wordt de voortgang van de activiteiten, werkgroepen en commissies zoals in het jaarverslag vermeld bedoeld, als mede de in het jaarrooster opgenomen evenementen. 9. Info: het regelmatig verschijnend informatieblad wat alle leden krijgen thuisbezorgd of toegezonden. 10. Commissie: een permanente werkgroep bestaande uit bestuursleden met een specifieke opdracht eventueel aangevuld met gewone leden. 11. Werkgroep: bestaat uit een of meerdere bestuursleden eventueel aangevuld met gewone leden met een tijdelijke opdracht. Art. 2 -Middelen: 1. Naast het genoemde in de statuten artikel 2 lid 2 tracht zij haar doel te bereiken door: a) het behartigen van algemene en specifieke belangen van de ouderen; b) het werven, scholen en inzetten van vrijwilligers; c) het deelnemen aan overkoepelende provinciale, regionale en plaatselijke organisaties; d) alle overige geoorloofde middelen, die voor het doel van de vereniging bevorderlijk kunnen zijn. 2. De vereniging heeft geen winstoogmerk. Art. 3 -Lidmaatschap: aanvulling op artikel 4 van de statuten 1. Om de intentie van artikel 4 lid 1 van de statuten te verduidelijken kan na het tweede woordje van de derde zin ook worden ingevoegd. Naast de mensen die vanaf 50 jaar lid kunnen zijn kunnen ook partners lid zijn die jonger dan 50 jaar zijn. 1

2 2. Leden kunnen zijn naast gewone leden ook ereleden tijdelijke en buitengewone leden. a. leden van de vereniging kunnen ook zijn: - zij die de leeftijd van 50 jaar hebben bereikt; - (ex)-partners van de leden, jonger dan 50 jaar; - partners van overleden leden jonger dan 50 jaar; b. ereleden, deze worden op voordracht van het AB benoemd door de Algemene Ledenvergadering, men kan erelid worden als men zeer grote verdiensten heeft gehad voor de vereniging. c. buitengewone leden zijn tijdelijke leden waarvoor geen contributie wordt afgedragen aan KBO Brabant (Lidmaatschap is maximaal voor één jaar) 3. Tijdelijke leden zijn zij die lid zijn van een andere afdeling maar die bij de afdeling Heesch deelnemen aan één activiteit. Zij betalen hiervoor per jaar een door het algemeen bestuur vastgestelde vergoeding. 4. Buitengewone leden kunnen geen bestuursfunctie binnen de vereniging vervullen of als vertegenwoordiger namens de vereniging afgevaardigd worden naar andere instellingen of organisaties. 5. Leden dienen de grondslag van de vereniging te respecteren; 6. Leden melden zich definitief aan door een ondertekend inschrijfformulier bij de ledenadministratie te (laten) bezorgen; 7. Wanneer leden in de ledenadministratie zijn opgenomen is het lid door het bestuur toegelaten conform artikel 4 lid 2 van de statuten. 8. Leden dienen hiertoe een machtiging tot automatische afschrijving te verstrekken voor de inning van de contributie. Art.4 -Einde lidmaatschap: aanvulling op de statuten artikel Het lidmaatschap eindigt ook als na twee maal aanmanen de contributie niet wordt betaald Bij opzegging door het lid vindt geen restitutie van contributie plaats tenzij het Algemeen Bestuur anders besluit Door de vereniging verstrekte documenten dienen terstond bij de ledenadministratie te worden ingeleverd; Beëindiging van het lidmaatschap als bedoeld in artikel 5 onder lid 1, sub c en d, 5. maakt het onmogelijk om opnieuw lid te worden. Art. 5 -De Algemene Ledenvergadering: aanvulling op artikel 11 tot en met 17 van de statuten 1. de Algemene Ledenvergadering is het hoogste besluitvormende orgaan van de vereniging; 2. de secretaris draagt er zorg voor, dat alle op de Algemene Ledenvergadering betrekking hebbende stukken, alsmede de voor de vergadering noodzakelijke convocatie, indien gewenst, tenminste tien dagen voor de vergadering bij de leden aanwezig zijn.. Art. 6 -Taken en bevoegdheden van de Algemene Ledenvergadering: aanvulling op artikel 11 tot en met 17 van de statuten Tot de taken van de Algemene Ledenvergadering behoren: 1. de beoordeling van het beleid van het Algemeen Bestuur en het verlenen van decharge voor het gevoerde beleid; 2. de behandeling en de vaststelling van het door het Algemeen Bestuur in te dienen werkplan (zie artikel 1 lid 9)voor het komende jaar; 3. de behandeling en, al dan niet gewijzigd, vaststellen van het jaarverslag, de financiële verslagen en de begroting; 2

3 4. het behandelen van en het beslissen over de door het Algemeen Bestuur ingediende voorstellen; 5. het beslissen over alle zaken, welke de vereniging betreffen, voor zover deze niet bij of krachtens de wet en/of de statuten aan andere organen zijn opgedragen; 6. Art. 7 -Contributies: aanvulling op artikel 7 van de statuten De contributie geldt voor een kalenderjaar, met dien verstande dat bij aanmelding óp of ná 1 juli van het kalenderjaar 50% van de dan geldende contributie verschuldigd is. Bij aanmelding óp of ná 1 november van het kalenderjaar is over de resterende maanden van betreffend kalenderjaar geen contributie meer verschuldigd, maar is men deze voor het eerst verschuldigd vanaf 1 januari van het eerstvolgend kalenderjaar, Art. 8 -Het Algemeen Bestuur: aanvulling op artikel 8 van de statuten 7. het AB streeft naar tenminste 9 leden; 8. kandidaten voor het Algemeen Bestuur worden door het zittende bestuur voorgedragen. Ook leden kunnen bestuursleden voordragen. Deze voordracht moet door tenminste vijf leden schriftelijk worden ondersteund; 9. kandidaten dienen te voldoen aan de volgende profielschets: het kandidaat-bestuurslid dient te beschikken over een goede uitdrukkingsvaardigheid in woord en geschrift; het kandidaat-bestuurslid dient bereid te zijn zich voor de volle honderd procent in te zetten voor de vereniging; het kandidaat-bestuurslid dient bereid te zijn om als vertegenwoordiger zitting te nemen in organisaties, waarin de vereniging is vertegenwoordigd; het kandidaat-bestuurslid dient te beschikken over een democratische instelling. 10. hebben zich geen kandidaten gemeld, dan kan het DB de vergadering verzoeken de aftredende en herkiesbare leden bij acclamatie te herbenoemen; 11. de functie van secretaris en penningmeester kan niet door een persoon worden vervuld; 12. bij het ontstaan van een vacature zullen de overblijvende bestuursleden zo spoedig mogelijk hierin moeten voorzien. Art. 9 -Aftreden: aanvulling op artikel 8 van de statuten 1. ieder bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn benoeming af volgens een door het Dagelijks Bestuur op te maken rooster van aftreden, zodanig vast te stellen, dat zoveel mogelijk ieder jaar een gelijk aantal bestuursleden aftreedt; 2. wie in een tussentijdse vacature is gekozen neemt op het rooster van aftreden de plaats van zijn voorganger in. 3. op het rooster van aftreden kunnen in enig jaar nooit een combinatie van de voorzitter, secretaris en/of de penningmeester aftredend zijn; 4..indien de voorzitter aftredend en herkiesbaar is dan dient hij door de Algemene Ledenvergadering opnieuw als voorzitter te worden benoemd. 5. Is er sprake van ontslag of schorsing van een bestuurslid dan dient het voorstel hiertoe vóór de Algemene Jaarvergadering te zijn geagendeerd in het Algemeen Bestuur; het betrokken bestuurslid stemt niet mee over het voorstel. Art. 10 -Bestuursbevoegdheid: 1. -het AB heeft de volledige beschikking en het beheer over het vermogen van de vereniging; 2. -het AB is zonder toestemming van de Algemene Ledenvergadering niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen; 3

4 3. het AB is zonder toestemming van de Algemene Ledenvergadering niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt. 4. het AB dient vertegenwoordigd te zijn in tot stand gekomen werkgroepen en/of commissies. Art. 11 -Het Dagelijks Bestuur: 1. het AB wijst uit haar leden een secretaris en penningmeester aan. Zij vormen gezamenlijk met de voorzitter het Dagelijks Bestuur; 2. indien het AB dit wenselijk acht kan het DB zich door maximaal vier bestuursleden laten ondersteunen; in de praktijk wordt de vice voorzitter ook als DB-lid beschouwd. 3. de leden van het DB treden af volgens het rooster gelijk aan dat van het AB en kunnen zich terstond weer herkiesbaar stellen; 4. elk lid van het DB kan meer dan een taak op zich nemen, met dien verstande dat de functie van secretaris en penningmeester niet in een persoon kan worden verenigd; 5. -het DB kan zich laten adviseren door externe deskundigen. Art Vertegenwoordiging: 1. het DB vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte; 2. de vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan de voorzitter, dan wel zijn plaatsvervanger, beiden tezamen handelend met een bestuurslid 3. het DB kan volmacht verlenen aan een of meer bestuursleden, alsook aan derden, om de vereniging te vertegenwoordigen binnen de grenzen van die volmacht. Art. 18 -Bestuursvergaderingen: 1. de voorzitter is belast met de leiding van de vergadering; 2. het AB vergadert minimaal zes maal per jaar. Voorts zo dikwijls de voorzitter zulks nodig acht, of ten minste drie leden van het AB dit wenselijk achten; 3. de schriftelijke oproep tot de vergadering van het AB geschiedt door de secretaris dan wel door de bedoelde bestuursleden; 4. er wordt naar gestreefd om tenminste vijf dagen voor de AB vergadering een opgave te doen van de te behandelen onderwerpen; 5. van alle vergaderingen worden verslagen bijgehouden door de secretaris, welke door het AB in de vergadering daarop volgend worden gearresteerd; 6. de verslagen worden in het archief van de Vereniging bewaard. 7. Ieder bestuurslid heeft recht op een kopie van de verslagen; 8. de agenda van de vergadering van het AB ter voorbereiding van de jaarvergadering dient tenminste de navolgende punten te bevatten: a. de notulen van de laatste AB vergadering; b. jaarverslag van de secretaris over voorliggend jaar; c. financieel verslag van de penningmeester over voorgaand jaar; d. verslag van eventuele werkgroepen en commissies; e. voorstel van het DB voor subsidieaanvrage. 9. de agenda van het DB van uiterlijk de laatste vergadering van het kalenderjaar dient tenminste de navolgende punten te bevatten: a. notulen van de laatste AB vergadering; b. een aanzet tot voorstel van het DB betreffende werkplan voor het komende jaar; (hiermee wordt de actualisering van het jaarrooster bedoeld. c. een aanzet voor de begroting van het komende jaar. d. het DB vergadert in de regel minimal één keer per twee maanden. 10. er wordt naar gestreefd om de agenda met de te behandelen onderwerpen tenminste vijf dagen voor de vergadering in het bezit van de leden van het DB te stellen ; 4

5 11. de secretaris of zijn plaatsvervanger maakt verslag van iedere DBvergadering, hetwelk aan AB leden wordt uitgereikt; 12. de DB verslagen worden in het archief van de Vereniging bewaard. Art. 19 -Besluiten: 1. in het AB heeft ieder bestuurslid een stem; 2. het AB beslist, tenzij de statuten anders bepalen, bij volstrekte meerderheid van het aantal uitgebrachte geldige stemmen; 3. over personen wordt schriftelijk gestemd en over zaken mondeling, tenzij door twee of meer leden schriftelijke stemming wordt gevraagd. 4. blanco stemmen gelden als niet uitgebrachte stemmen; 5. staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats, staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot; 6. geldige besluiten kunnen slechts genomen worden indien tenminste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is; 7. ieder bestuurslid, die een vergadering niet kan bijwonen, kan zich door een ander bestuurslid laten vertegenwoordigen, zowel bij stemming over zaken als over personen, mits de voorzitter vóór de vergadering hiervan schriftelijk in kennis is gesteld. Art. 20 -Werkgroepen en commissies: 1. het AB kan beslissen tot het instellen van werkgroepen en/of commissies; 2. werkgroepen ontvangen van het AB een schriftelijke opdracht; 3. de taakomschrijving zal naast de doelstelling van de werkgroep ook de richtlijnen voor nader te omschrijven werkzaamheden bevatten; 4. Werkgroepen worden samengesteld uit: 5. tenminste een lid van het AB; 6. overige bestuursleden; 7. deskundigen en/of leden met betrokkenheid tot de doelstelling van de werkgroep; 8. de leden van de werkgroep worden voorgedragen door het DB en benoemd door het AB; 9. werkgroepleden leggen verantwoording af van hun werkzaamheden aan: het DB door het toegevoegde AB lid op elke AB vergadering; het AB middels het jaarverslag op de AB vergadering voorafgaand aan de algemene ledenvergadering naast werkgroepen kunnen er op dezelfde basis zogenaamde commissies worden ingesteld; 11. -de commissies hebben een permanent karakter en behandelen specifieke onderwerpen; 12. -samenstelling en werkwijze van de commissies is gelijk aan die van de werkgroepen; 13. commissies worden ingesteld en opgeheven door het AB en werken 14. onder verantwoording van het AB. 15. Het AB beslist over het opstarten van nieuwe activiteiten Art. 21 Activiteitengroepen. 1. Het AB is verantwoordelijk voor de goede gang van elke activiteit die binnen de afdeling Heesch is opgezet. 2. Elke activiteit heeft eigen kartrekkers (kaderleden), die de activiteit leiden en organiseren. 3. Aan elke activiteit is een contactpersoon vanuit en door het AB van de afdeling aangewezen als aan spreekpunt. 4. De kartrekkers zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de invulling van hun activiteit. 5

6 5. Het AB verstrekt aan de kartrekkers de faciliteiten die nodig zijn om het werk te kunnen uitvoeren. Het zorgen dat zonder kosten gebruik gemaakt kan worden van een ruimte. Vergoeden van kosten die gemaakt moeten worden om de activiteit te kunnen laten draaien. Vergoeden van kosten die gemaakt moeten worden wanneer op verzoek van het AB voor anderen opgetreden moet worden. (Denk aan toneel voor alle KBO leden, demonstatie bij zomerschool, seniorendagen etc.) Voordat door kartrekkers uitgaven worden gedaan die ten laste komen van de middelen van de KBO is toestemming van minimaal de penningmeester noodzakelijk, tenzij er eerdere afspraken aan ten grondslag liggen. 6. De contactpersoon houdt de afdeling op de hoogte van de activiteit door regelmatig binnen de AB vergaderingen verslag te doen. 7. Bij een lustrumviering van een activiteit besluit het AB na overleg met de kartrekkers hoe hieraan vorm wordt gegeven. 8. De kartrekkers bepalen zelf in hoeverre aan de deelnemers een bijdrage wordt gevraagd. 9. De hoogte van de activiteitbijdrage is in de betreffende notitie vermeld. Het AB streeft ernaar om van elke activiteit een notitie beschikbaar te hebben. De bijdrage mag geen belemmering vormen om aan een activiteit mee te doen. 10. Deze extra financiële bijdrage van leden aan een activiteit vallen buiten de begroting van de afdeling. De kartrekkers zijn verantwoording verschuldigd aan de deelnemers. 11. Heeft een activiteit geen eigen middelen, dan behoeven alle uitgaven vooraf toestemming van de penningmeester. 12. De deelnemers aan een activiteit kunnen zonder kosten gebruik van ruimte in De Pas conform de afspraken van de afdeling met De Pas. 13. Deelnemers aan een activiteit kunnen gebruik maken van de bardienst van de KBO en de consumptieprijzen zoals die door de afdeling met De Pas zijn overeengekomen. 14. De basis van elke activiteit is een notitie, waarin werkwijze, organisatie, bijdrage, etc zijn beschreven. 15. Elk jaar is er een bijeenkomst voor de kartrekkers met het AB. Om de twee jaar krijgt deze bijeenkomst een meer feestelijk tintje. 16. Kartrekkers van een activiteit kunnen na overleg met de contactpersoon overleggen met DB/AB. 17. Het infobulletin is mede bestemd om verslag te doen van activiteiten, leden te werven of om een activiteit te promoten. Artikel 22 Vergoedingen aan bestuursleden. 1. leden van het Algemeen Bestuur hebben recht op een vrijwilligersvergoeding. 2. de hoogte van de vergoeding is afhankelijk van de omvang van de werkzaamheden. 3. een vergoeding wordt alleen toegekend na een bestuursbesluit. 4. een vergoeding geldt voor de periode waarin de werkzaamheden plaats vinden en kan variëren.(zie lid 2) Art. 23 -Geldmiddelen: 1. geldmiddelen van de Vereniging worden gevormd door: a. subsidies; b. contributies; c. bijdragen en donaties van leden, ondernemingen en/of particulieren; 6

7 d. hetgeen de Vereniging door erfstellingen, legaten, schenkingen, verrichte diensten verkrijgt; e. alle overige baten. 2. erfstellingen kunnen slechts worden aanvaard onder het voorrecht van boedelbeschrijving; 3. het beheer van de geldmiddelen berust bij de penningmeester onder verantwoordelijkheid van het AB; 4. voor het beschikken over bank- en girorekeningen is de handtekening van de penningmeester voldoende; 5. transacties boven een bedrag van 2500,00 (tweeduizendvijfhonderd) behoeven de mede ondertekening van de voorzitter of de secretaris; 6. de penningmeester registreert het financiële beheer zodanig dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de Vereniging aantoonbaar zijn. Art Boekjaar en jaarstukken: 1. het boekjaar van de vereniging is gelijk aan het kalenderjaar; 2. jaarlijks uiterlijk in de maand maart brengt de penningmeester aan het AB een financieel verslag uit onder overlegging van een Balans en Winst en Verliesrekening; 3. het AB is verplicht de jaarstukken te doen controleren door een jaarlijks op de algemene ledenvergadering te benoemen kascontrole commissie, bestaande uit twee personen; tevens wordt een reservelid benoemd. 4. na een jaar treedt een van de commissieleden af en benoemt het AB een nieuw lid, meestal het reserve lid. Vervolgens treedt steeds het lid af dat twee jaar lid van de commissie is geweest. Art. 25 -Begroting: jaarlijks, uiterlijk in de maand december stelt het AB de begroting voor de werkzaamheden voor het komende jaar vast. tevens stelt het AB een overzicht vast van het te voeren beleid over het komende verenigingsjaar. Art. 25 -Slotbepalingen: In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet beslist het DB of AB, afhankelijk van het onderwerp. Aldus vastgesteld op 3 november 2008 en gewijzigd in een buitengewone algemene bestuursvergadering op 8 april 2011 met herzieningen op 6 juni het Algemeen Bestuur: Voorzitter: WA de Jong Secretaris: E Roelfsema 7