Notulen Bijzondere Algemene Ledenvergadering Dart Vereniging Kennemerland 14 mei 2016 Locatie De Zien in Uitgeest

Transcriptie

1 Notulen Bijzondere Algemene Ledenvergadering Dart Vereniging Kennemerland 14 mei 2016 Locatie De Zien in Uitgeest Om uur, iets later dan gepland, opent Ruud Ernst de Bijzondere Algemene Ledenvergadering (BALV) van de Dart Vereniging Kennemerland (DVK). Deze vergadering is uitgeroepen in verband met het opstappen van het volledige bestuur, wat op het laatst uit 3 mensen bestond, te weten voorzitter Remco van Leuven, secretaris Judith van Leuven en wedstrijdleider Peter de Ruijter. De laatste is overigens ook als lid in de zaal aanwezig. De opkomst is redelijk, er zijn 51 leden DVK, 5 leden die zich kandidaat bestuur hebben gemeld en wat overige belangstellenden. Ruud Ernst is de gespreksleider van de BALV. Hij doet verslag van wat er de afgelopen weken gebeurd is. Het begon allemaal met vragen richting bestuur die niet beantwoord konden worden. Er werd gevraagd om inzicht in de financiën, het aftreden van penningmeester Nico Welboren wat niet kenbaar gemaakt was en meermalen is aangegeven dat er een ALV gehouden moest worden. Dit omdat er al jaren geen gehouden is. Beide werd niet gehonoreerd. Nadien heeft een groepje leden, onder andere Ruud Ernst, Mike Kuijper, Willem Twaalfhoven, Bart van der Zon e.a., een petitie opgestart om zo de (B)ALV af te kunnen dwingen. Binnen enkele dagen waren er meer dan 140 leden die de petitie ondertekend hadden. Bovengenoemde groep mensen is dan ook ontboden op het bondskantoor. Mike Kuijper was afwezig maar Ruud, Willem en Bart hebben een kort gesprek gevoerd met de 3 overgebleven bestuursleden. Het bestuur gaf aan per direct alle taken neer te legen, op de huidige wintercompetitie na. Deze wordt nog afgemaakt. Ze kregen de keuze om het zelf op te pakken, zo niet zou alles richting NDB gaan. Zo ver is het niet gekomen en ze hebben de handschoen opgepakt. Het zou niet eenvoudig worden. De administratie is al tijden niet bijgehouden en bevind zich in dichte enveloppen in een boodschappenkrat. Ook is er een huurachterstand van meerdere maanden en hebben we nog een oude rekening van de NDB te betalen. Na deze korte introductie geeft Ruud de gelegenheid om eventueel al een vraag te stellen. Er wordt gevraagd waarom het zo fout gegaan is. Vanuit het publiek reageert Peter de Ruijter dat er geen vrijwilligers waren ondanks

2 meerdere oproepen op de site. Het wordt enigszins chaotisch omdat van meerdere kanten wordt aangegeven wel degelijk geïnformeerd te hebben naar een vrijwilligersrol maar dat er nooit op gereageerd is vanuit het bestuur. Peter de Ruijter pareert met dan is het niet naar g d, zoals wel gevraagd. Ook komt er een discussie op gang met Peter Voetman over het wel of niet houden van een ALV. Ze zijn het er in ieder geval over eens dat deze gehouden had moeten worden, hetgeen niet gebeurd is. Ruud neemt het gesprek weer over en zegt dat de sportvereniging nu het belangrijkste is en het geen zin meer heeft om achterom te kijken en dat hij ook wel begrijpt dat 10 jaar voorzitter wellicht te veel is voor een vrijwilliger, zeker als er weinig andere vrijwilligers zijn. Ruud vraagt openlijk of er nu leden zijn die zichzelf willen opgeven als vrijwilliger of bestuurslid. Niemand reageert. Ruud geeft aan dat er een Raad van Bestuur komt die het bestuur gaat adviseren en controleren. Dit is nieuw in de DVK. Vervolgens wordt het beoogd bestuur voorgesteld. Hij begint met voorzitter Johan Janssen, een ieder bekend uit het verleden. Er is gekozen om de functies achter de voorzitter dubbel te bezetten. Zodoende wordt het werk verdeeld en is er direct controle op een ieders werk. Johan zal geen enkele financiële transactie doen en ook niet in aanraking komen met geld. Ook zal het niet mogelijk zijn om contributies cash te voldoen in Haarlem. Mike Kuijper en Willem Twaalfhoven worden voorgesteld als de nieuwe secretarissen. De penningmeesters worden Ruud zelf en Sander Gerritsen, die ook het oude bestuur had aangegeven deze rol op zich te nemen. Echter zonder (re)actie van het bestuur. Er wordt gevraagd door Cees Roosloot of de Raad van Toezicht meer verantwoordelijkheden hebben dan het bestuur. Frank Bos gaat staan en geeft een antwoord. Frank is benaderd om, als vrijwilliger, zitting te nemen in de Raad. Hij geeft aan dat er in het verleden veel fout gegaan is en dat het in ons aller belang is dat deze fouten onmogelijk herhaald kunnen worden. De Raad zal uit 3 mensen bestaan. Er zal geïnformeerd worden of Willem Willemse en Gerard Eldersbosch (DORA) de Raad willen complementeren. Beide hebben hun sporen in de Dartsport reeds vele jaren verdiend.

3 Johan haakt in. Hij verteld dat hij bij de NDB is geweest en advies heeft gevraagd hoe de NDB er in staat als hij weer voorzitter wordt. Hij heeft groen licht gekregen. Ze vonden hem een goede bestuurder, al leek ook hun het wenselijk dat Johan geen financiële transacties zou uitvoeren. Gerit van der Pol zegt dat er nu ook eens een streep onder dat verleden gezet moet worden. Er klinkt wat rumoer uit de zaal. Frank Bos wil de stemming uitroepen. Er wordt nog even kort overlegd of er op het hele bestuur gestemd wordt of per bestuurslid. Iedereen geeft aan op het hele bestuur te willen stemmen. Er wordt gestemd. 48 leden stemmen voor. 2 leden stemmen tegen. 1 lid onthoudt zich van stemming. Het bestuur is met grote meerderheid aangenomen en wordt per direct definitief. Er wordt direct vanuit het bestuur gereageerd dat dit bestuur als crisisbestuur beschouwd mag worden. Alles zal uitgezocht worden en de competities opgestart. De financiële wanorde zal worden opgelost en de betalingsachterstanden worden weggewerkt. Er zal bezuinigd dienen te worden. We beginnen direct met de onkostenvergoeding bestuur. Dat scheelt al Ruud geeft aan dat er in het najaar van 2016 een nieuwe ALV uitgeroepen wordt. Ieder bestuurslid zal zijn functie dan beschikbaar stellen én zelf ook herkiesbaar zijn. Dit wordt allemaal ruim van te voren aangekondigd zodat ook andere leden zich kandidaat kunnen stellen. Tijdens die ALV zal een nieuw bestuur gekozen worden die dan een normale termijn van 3 jaar gaan bekleden. Ruud geeft nogmaals aan dat de financiën niet compleet zijn. Hij vraagt Sander Gerritsen of hij dit toe wil lichten. Sander gaat staan en geeft aan dat hij er druk mee bezig is. Alles wordt uitgezocht, deels met terugwerkende kracht om in ieder geval inzicht te krijgen. Hij wil een ander financieel plan opstellen. Momenteel heeft de DVK een kasstelsel en dat wil hij wijzigen in een factuurstelsel. Daar zal toestemming van De Belastingdienst voor nodig zijn. Alles wordt inzichtelijk en zal ieder lid mag op het kantoor inzicht in de administratie krijgen. Ook zal er jaarlijks een verslag bij de ALV overlegd worden. Gylia Sikkes geeft aan dat wij niets met De Belastingdienst te maken hebben omdat de DVK geen BTW of vennootschapsbelasting verschuldigd is. Sander Gerritsen weet dit maar geeft aan dat dit toch via de fiscus moet. Om dezelfde reden als die Gylia aangeeft verwacht hij ook geen problemen hier in.

4 Vanuit de leden wordt gevraagd of het oude bestuur financieel aangepakt zal worden voor het verleden. Johan Janssen zegt dat we in principe een streep willen trekken maar dat er nog veel onduidelijk is. Er wordt heel hard gewerkt om alles inzichtelijk te krijgen en als er aanleiding voor is zal het bestuur hier een keuze in moeten maken. Er wordt gevraagd of het jaarlijkse verslag voorgelegd wordt aan een accountant. Dat zal, in het begin zeker, niet het geval zijn in verband met de hoge kosten en de wankele financiële positie van de vereniging. Voorlopig zullen we het met een kascommissie doen. Deze zal worden aangesteld bij de ALV dit najaar. Jullie kunnen verder wordt er geroepen. Ruud beaamt dit en geeft aan dat de zomercompetitie en wintercompetitie nu zo snel mogelijk opgestart worden. Over en weer wordt er nu vragen gesteld, waarvan deels herhaling. Er is geen nieuw kantoor en voorlopig gaan we dat ook niet doen. In de toekomst zullen we een ander moeten bezien. We hebben wel een dure printer met een wurgcontract tot Deze is in 2013 door de toenmalige voorzitter en penningmeester ondertekent. Het lijkt rechtsgeldig maar we gaan onderzoeken of we hier onderuit kunnen of dat er wellicht iets goedkopers mogelijk is. Cees Roosloot geeft aan dat we ook een nieuwe vereniging kunnen opstarten. Dan zouden we onder alle contracten uit kunnen. Dit vergt echter ook een hoop investeringen. Er zullen nieuwe statuten gemaakt moeten worden, notariskosten, inschrijving KVK en ga zo maar door. Dit wordt door het crisisbestuur als niet wenselijk ervaren. De website is ook een heikel punt. Deze wordt onderhouden door het bedrijf van de oud-secretaris en blijkt ca. 4x zo duur als die van de Zaanse Bond, Amsterdamse bond en Bond Midden-Nederland. We zijn nu jaarlijks zo n kwijt voor de site. Er zal naar een alternatief gezocht worden. Bryan Duineveld komt naar voren. Bryan is door het bestuur benaderd om vrijwilliger te zijn, vanwege zijn inzet, kennis en ervaring qua toernooien en computersystemen. In een later stadium zal hij wellicht toegevoegd worden aan het bestuur als wedstrijdleider. Hij legt uit hoe het huidige systeem in elkaar zit en wat de alternatieven zijn. Vanuit de leden wordt gesteld dat we zo snel mogelijk een goedkoper alternatief moeten hebben. Johan Janssen bevestigd dit en zegt dat we in de toekomst niet meer afhankelijk willen zijn

5 van individuele leden. Het belang en doorgang van de vereniging staan bovenaan. Er wordt nog gevraagd of er een CLOD ( Champions League of Darts ) ticket betaald is. Het ticket is wel besteld, maar nog niet betaald. De winnaars van het Gesloten Kennemerland krijgen dit ticket. Een van de laatste vragen is of de competities meer gemixt worden qua afstand, speeldagen etc. We gaan het proberen om ieder naar het zin te maken maar het blijft lastig in verband met regels en loting. Mario Spaansen vraagt nog wanneer de zomercompetitie bekend is. Johan zegt dat dit zo snel mogelijk zal zijn. Ruud sluit af en bedankt iedereen voor zijn of haar komst. Er is ongelofelijk veel werk te verzetten. We gaan ongelofelijk hard werken en zorgen dat de competities zo snel mogelijk worden opgestart. Een en ander blijft lastig zolang het oude bestuur niet de site aan ons ter beschikking houdt en de wachtwoorden niet af wil staan.