Communicatie & Plan van aanpak Veranderen met Visie

Transcriptie

1 Communicatie & Plan van aanpak Veranderen met Visie Fase 2- januari/juli Versie 4 Sjoerd Sol/ Adrie Bolijn 5-2-

2 1. Inhoud. 1. Inhoud Inleiding Tijdpad lange termijn 1 augustus Tijdpad korte termijn tot 1 augustus Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

3 2. Inleiding Dit communicatieplan beschrijft op hoofdlijnen een communicatiestrategie en plan van aanpak voor de verschillende belanghebbenden rondom uitvoering van het koersdocument Veranderen met visie dat in 2012 is opgesteld door de projectgroep Krimp als kans van Stichting de Mare. Dit document beschrijft tevens op welke wijze inspraakorganen betrokken worden bij de verdere voortgang in. Het ManagementOverleg van Stichting de Mare heeft in 13 december 2012 unaniem commitment gegeven aan de inhoud van het koersdocument en het bestuur van Stichting de Mare heeft op 12 december een voorgenomen besluit genomen over het koersdocument. In verscheidene sessies in 2012 is de GMR geïnformeerd en geconsulteerd over de voortgang van de ontwikkeling van het koersdocument. Nu volgt een inspraak- en instemmingsronde maar moeten ook concrete acties in gang worden gezet voor het vervolg. Het is voor alle betrokkenen van belang dat helder is: - wie welke taken en verantwoordelijkheden heeft bij de communicatie en realisatie van het koersdocument; - hoe de interne overlegstructuur er uit ziet ten aanzien van de voortgang van het traject; - volgens welke afspraken de interne en externe communicatie rondom uitvoering van het koersdocument gevoerd wordt; - hoe dialoog met belanghebbenden plaatsvindt. Voor het personeel is het van belang dat een goede communicatie bijdraagt aan een gevoel van veiligheid en dat erkend wordt dat persoonlijke belangen van medewerkers óók meespelen bij de veranderingen. Mensen hebben er recht op te weten waar ze aan toe zijn wanneer er veranderingen op komst zijn die van directe invloed zijn op het dagelijkse werk. Voor ouders is het van belang dat de inzet er volledig op gericht is kwaliteit van onderwijs voor de korte en lange termijn aan hun kinderen te bieden. Belanghebbenden die in dit communicatieplan zijn beschreven: - Ouders en leerlingen - Het personeel - De directeuren - Het bestuur (directeur/bestuurder) - De gezamenlijke medezeggenschapsraad (GMR) - De medezeggenschapsraden van iedere school (MR) - de portefeuillehouders in de gemeente Raalte en Olst-Wijhe en gemeenteraden 2

4 3. Tijdpad lange termijn 1 augustus 2016 Hieronder volgt een beschrijving van het tijdpad voor de lange termijn tot 1 augustus Het project is opgeknipt in 3 fasen: 1. Ontwikkeling koersdocument Veranderen met visie (april/december 2012) 2. Inspraak, advies en besluitvorming (januari/juli ) 3. Implementatie (augustus / augustus 2016) Op 1 augustus 2016 is het gewenste eindbeeld gerealiseerd voor alle scholen zoals dit is omschreven in het koersplan Veranderen met visie. Bij de vorming van onderwijsteams kunnen verschillende verandersnelheden worden aangehouden door de scholen. Dit betekent bijvoorbeeld dat onderwijsteam A al op 1 augustus 2015 het gewenste eindbeeld heeft bereikt, terwijl onderwijsteam B nog in een implementatiefase verkeert. De volgende planning wordt aangehouden waarbij opgemerkt dient te worden dat de genoemde data uiterste data zijn voor alle scholen van Stichting de Mare: Januari/juli Inspraak- en adviestraject op zowel GMR als MR niveau. Iedere MR van elke school zal met een advies komen over de vraag bij welke andere school/scholen men aansluiting wil zoeken. De kaders/criteria hiervoor zijn binnen het koersplan aangegeven en zullen na instemming door de GMR bestuurlijk worden vastgesteld. Voor juli heeft iedere MR een standpunt ingenomen over de vraag bij welke groep van samenwerkende scholen wordt aangesloten. Van scholen met een hoge prioriteit in verband met leerlingenaantallen wordt gevraagd spoedig tot een standpunt te komen. Alle MR en kunnen indien zij hier prijs op stellen gebruik maken van een begeleider. Er is algehele opdrachtomschrijving gemaakt. 1 augustus De directeur/bestuurder en het bestuur nemen een standpunt in over de vraag welke combinaties samenwerkende scholen ontstaan op basis van de uitgebrachte adviezen door MR en. 1 augustus / 1 augustus 2014 (fase 3) Tijdens dit schooljaar wordt geleidelijk helder welke directeuren leiding gaan geven aan groepen samenwerkende scholen. Openvallende vacatures voor directeuren worden niet structureel ingevuld. Tussentijds vertrek van huidige directeuren is een reële mogelijkheid. In de loop van het schooljaar /2014 zullen op uiteenlopende momenten scholencombinaties onder leiding van een kwartiermaker/directeur onderwijsteam van start gaan. 1 augustus 2014 Voor iedere groep samenwerkende scholen is een directeur onderwijsteam benoemd. Scholen transformeren geleidelijk naar één team. Iedere directeur van een groep samenwerkende scholen is tevens kwartiermaker. De kwartiermaker stelt in opdracht van de directeur/bestuurder en in samenspraak met de directeur/bestuurder een projectplan op. Per deelproject zal ook een communicatieplan en een teamontwikkelingsplan worden opgesteld. 1 augustus 2015 Alle samenwerkende scholen van de Stichting draaien operationeel. 1 augustus 2016 Eindbeeld samenwerkende scholen gerealiseerd. Dit betekent dat alle scholencombinaties voldoen aan het beeld zoals dit in het koersdocument is omschreven. 3

5 4. Tijdpad korte termijn tot 1 augustus Hieronder volgt een schematische weergave van het tijdpad voor de korte termijn tot 1 augustus. Wanneer Doelgroep Interventie/actie Wie verantwoordelijk Januari alle - Ontwikkeling plan van aanpak fase 2 Veranderen met visie - Ontwikkeling communicatieplan - Start ontwikkeling flankerend personeelsbeleid uitstroombevorderende maatregelen - Financiële verantwoording en ontwikkeling flankerend financieel beleid om gewenste bezuinigingen te realiseren - Plan Opleiding en ontwikkeling onderwijsteams 17 jan MO - Bespreking communicatietraject - Powerpointpresentatie voor personeel (samenvatting veranderen met visie ) - Begeleidende brief bij presentatie projectleider projectleider 22 januari Informeel overleg college B&W Bespreking vertrouwelijke koersdocument Veranderen met visie. 4

6 Wanneer Doelgroep Interventie/actie Wie verantwoordelijk 11 februari Personeel MR Voorlichting koersdocument Veranderen met visie personeel /MR met behulp van brief en powerpointpresentatie. Het Koersdocument is als PDF beschikbaar voor personeel bij directeur en mag na 12 februari worden verstrekt. Naar behoefte is er een volgende centrale bijeenkomst gepland voor het personeel op 5 maart en voor MR-ouders op 6 maart. De directeuren inventariseren bij het personeel en MR-ouders de belangstelling hiervoor en geven dit door aan de directeur/bestuurder. Doelstelling van deze bijeenkomst is verhelderen/informeren. Voorlichting door directeur eigen school 12 februari GMR Bespreking en aanbieden koersdocument Veranderen met visie. Het koersdocument wordt aan het einde van de bijeenkomst uitgereikt. In de tweede week van maart volgt een volgende bijeenkomst waarin het koersdocument opnieuw op de agenda staat. 12 februari Ouders Een brief naar alle ouders over veranderen met visie. De inhoud van deze brief wordt afgestemd met het college Olst/Wijhe en Raalte. Februari Na 12 Februari Informeel overleg wethouder en ambtenaren, indien gewenst, informeel informeren Raad Lokale media Bespreking vertrouwelijke koersdocument Veranderen met visie. Opstellen en verspreiden persbericht 5

7 Wanneer Doelgroep Interventie/actie Wie verantwoordelijk Maart/april/ mei/juni Allen Opleveren uitwerkingsdocumenten: - Beleid uitstroom bevorderende maatregelen - Flankerend financieel beleid - Opstellen profiel leidinggevende onderwijsteam & waarderen functie + resonansgroep 05 maart Personeel De Mare 06 maart MR-ouders. 14 maart GMR Maart/April Bestuur Naar behoefte een centrale bijeenkomst voor het personeel. Doelstelling van deze bijeenkomst is verhelderen/informeren. Naar behoefte een centrale bijeenkomst voor MR-ouders. Doelstelling van deze bijeenkomst is verhelderen/informeren. Instemming koersdocument GMR Vaststelling koersdocument door bestuur Na 14 Maart MR Planning MR en maart/juni advies aansluiting andere school/scholen op MR-niveau Directeuren Juni GMR Uitwerkingsdocumenten Veranderen met visie ter instemming GMR 01 Juli MR Advies MR en naar directeur/bestuurder over aansluiting andere school/scholen Augustus Bestuur Besluit vorming groepen samenwerkende scholen / bestuur Augustus MO/personeel/MR Opstellen fase 3 generiek projectplan en opdrachtformulering projectplannen onderwijsteams/ aanstellen externe begeleiders / bestuur 6

8 5. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Projectleider De projectleider is in fase 2 (januari/juli ) verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van een communicatieplan en optioneel voor het opstellen van uitvoeringsnotities (zie schema januari ). De projectleider levert informatie aan voor alle belanghebbenden en zal in opdracht digitale nieuwsbrieven opstellen. Hij stelt in samenspraak en in opdracht van de directeur/bestuurder uitvoeringsnotities (inclusief brieven en presentaties) op om het koersplan te kunnen implementeren. De projectleider verzamelt en bundelt relevante informatie die voor alle belanghebbenden beschikbaar komt via de website van Stichting de Mare. Op de website van Stichting de Mare komt een button Veranderen met visie waar informatie wordt gebundeld en veel gestelde vragen worden beantwoord. In een volgende fase van het project (vanaf 1 augustus ) kan de projectleider een rol spelen bij het opstellen van een projectplan voor ieder onderwijsteam. Directeuren De directeuren zijn namens de directeur/bestuurder gemandateerd om de informatie te verstrekken aan personeel en MR die in documenten is vastgelegd. Alle overige vragen worden door de directeuren aan de directeur/bestuurder doorgegeven. Op schoolniveau zijn de directeuren verantwoordelijk voor de communicatie. Indien een directeur waarneemt dat er een risico is op een ongewenste escalatie in de communicatie, kan voor aanvullende acties worden gekozen waarbij de projectleider en/of directeur/bestuurder een rol vervult. Dit laatste heeft de voorkeur niet en omdat in het koersplan een overwogen keus is gemaakt voor een geleidelijke transformatie. De directeuren communiceren niet rechtstreeks met externe belanghebbenden over de koersnotitie. De directeuren zullen in de komende tijd persoonlijke afwegingen en keuzes maken in het veranderproces. In het ManagementOverleg zijn in de vorm van intervisie gesprekken hierover al op gang gekomen. De directeur/bestuurder volgt deze ontwikkelingen en is reeds actief in gesprek met elke directeur over de mogelijke veranderingen en de mogelijke persoonlijke afwegingen en keuzes die gemaakt worden. De directeur/bestuurder is verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie. De directeur/ bestuurder heeft de rol van opdrachtgever voor het opstellen van uitwerkingsnotities en vervult tevens een rol bij het opstellen van deze notities. Deelopdrachten (financiële en personele) worden uitgezet bij stafleden van de Stichting en/of extern. 7

9 In de externe communicatie naar de gemeente en media heeft de directeur/bestuurder een leidende rol. Communicatie met media over de koersnotitie vindt uitsluitend plaats namens de directeur/bestuurder. De directeur/bestuurder neemt het initiatief bij het uitvoeren van het traject voor werving van een leidinggevende voor een onderwijsteam (volgens de procedure die is beschreven in het koersdocument). Dit traject start met het voeren van loopbaangesprekken met de leidinggevenden. Resonansgroep De directeur/bestuurder en de projectleider laten zich bij de ontwikkeling van uitwerkingsdocumenten adviseren door een resonansgroep. Deze groep bestaat uit één of twee directeuren, een staflid en twee leden van de GMR. GMR en MR De inhoud van het koersplan is een aangelegenheid van gemeenschappelijk belang, omdat besluiten over één school vrijwel altijd directe of indirecte gevolgen hebben voor andere scholen. Dit betekent dat het plan in beginsel een aangelegenheid is van de GMR (instemmingsrecht). Wanneer er een vaststelling of wijziging van het beleid met betrekking tot de organisatie van de school (artikel 11, onderdeel WMS) plaatsvindt, heeft elke MR van de school adviesrecht. Binnen Stichting de Mare participeren MR-leden van alle scholen in de GMR. Dit maakt het mogelijk om op GMR niveau draagvlak te zoeken en instemming te krijgen op het uiteindelijke pakket aan maatregelen. Indien de situatie dit vereist zal met vakbonden overleg plaatsvinden. In overleg met MR en moet op schoolniveau de vraag beantwoord worden in hoeverre voorlichtingsavonden voor ouders gewenst zijn; de impact van de veranderingen is voor elke school immers anders. Indien MR en de opvatting hebben dat voorlichting en/of consultatie van ouders gewenst is, kan men op eigen initiatief en met ondersteuning van de eigen directeur en eventueel de projectleiding en/of directeur/bestuurder ouders informeren en consulteren. College & Gemeenteraad In eerste instantie zal het College & Gemeenteraad geïnformeerd moeten worden. Indien er sprake is van vrijwillige opheffing of fusie van een school zullen het College & Gemeenteraad een knoop moeten doorhakken (artikel 159 WPO). Dit lijkt vooralsnog alleen van toepassing voor obs Elshof. Indien op termijn niet meer voldaan wordt aan de wettelijke ondergrens voor leerlingenaantallen is er overigens alleen een gedwongen keus voor opheffing dan wel fusie. 8