HetWaterschapshuis. Hoogheemraadschap van Delfland De heer ir. Th.A. Fransen Postbus DB Delft. Uw kenmerk. Datum 30 juni 2010

Transcriptie

1 Hoogheemraadschap van Delfland De heer ir. Th.A. Fransen Postbus DB Delft Postadres Postbus CD Amersfoort Bezoekadres Stationsplein LE Amersfoort ' I info@hetwaterschapshuis.nl II Nederlandse Waterschapsbank Kamer van Koophandel nummer Datum 30 juni 2010 Onderwerp Ingebrekestelling Logica levering 18 juni 2010 Uw kenmerk Registratienummer Geachte heer Fransen, Het bestuur van de stichting Het Waterschapshuis (HWH) heeft na consultatie van de waterschappen de situatie rondom de oplevering van de database, service bus en belastingsysteem in haar bestuursvergadering van 24 juni 2010 beoordeeld. Het bestuur van HWH heeft besloten om Logica in gebreke te stellen en heeft Logica daarvan op 29 juni 2010 per brief over geïnformeerd. Verbonden met deze ingebrekestelling heeft HWH verzocht om een realistische planning met betrekking tot de afronding van het project. Logica zal deze planning uiterlijk 20 juli 2010 moeten leveren. Juist door te vragen om een nieuwe en realistische planning, wil HWH aangeven dat zij vertrouwt op de levering van een werkbaar product. Na ontvangst van de planning zal HWH een onafhankelijk bureau de opdracht geven om een audlt op deze planning uit te voeren. Over de eventuele vervolgstappen die HWH zal gaan zetten, zullen wij u direct informeren. Met vriendelijk groet, Ir. H. van 't Land Voorzitter Stichting Het Waterschapshuis Namens deze: drs. J.W.A. van Enst Directeur Het Waterschapshuis

2 /'i Onderwerp Datum Locatie Aanwezigen Bespreking met (bestuurders van) waterschappen over (financiële) voortgang ODB/BEL 21 juni 2010 van uur Vergadercentrum Het Waterschapshuis, Amersfoort De heer Kolkman (Waterschap Velt & Vecht), De heer Oostinga (Lococensus), De heer Sigmond (RBG), De heer Wiltenburg (Hoogheemraadschap Schieland en Krimpenerwaard), De heer Van den Brandhof (waterschap Veluwe), de heer Plooy (waterschap Groot Salland), De heer Bos (waterschap Veluwe), de heer Dekker (waterschap Scheldestromen i.o.), de heer Pluckel (hoogheemraadschap van Rijnland), de heer De Jonge (hoogheemraadschap Schieland en Krimpenerwaard / BRG), Mevrouw Heirman (Wetterskip Fryslan), De heer Bartelds (waterschap Hunze en Aa's), de heer Huitema (Hefpunt), De heer Ruben (waterschap Noorderzijlvest), de heer Maenhout (waterschap Scheldestromen i.o.), de heer Van Eekhout (waterschap Hollandsche Delta), de heer Boer (...), de heer Stegeman (waterschap Regge en Dinkel), de heer Groenveld (Tricijn), de heer Cantrijn (Brabantse Delta), de heer Meuleman (Stichtse Rijnlanden) en Gerard Hagebeek (Waternet). De heer Van 't Land (voorzitter Stichtingsbestuur), de heer Van Enst (directeur Het Waterschapshuis), de heer Reijers (programmamanager Belastingen HWH), de heer Ijpelaar (projectleider Belastingen HWH), de heer Everwijn (projectleider Belastingen HWH), mevrouw Korpershoek (jurist Louwers Advocaten), mevrouw Van Eek (notulist HWH). Aanleiding Inmiddels zijn er twee bijeenkomsten geweest om de waterschappen breed te informeren over de richting die moet worden aangenomen naar Logica rondom het project Overheidsdatabase en Belastingen. Deze bijeenkomst, die reeds eerder afgesproken was n.a.v. het aangekondigde bezoek aan de heer Green en de gedachtewisseling met Logica die hier op volgden, heeft een informerend en richtinggevend karakter, er zullen geen besluiten worden genomen. Namens het bestuur van Het Waterschapshuis is de heer Van 't Land aanwezig, hij is tevens voorzitter tijdens deze bijeenkomst. Door Joris van Enst is een presentatie gegeven over TAX-i hoe verder?. Deze verslaglegging bestaat uit een update van de stand van zaken en de vragen/discussiepunten en daarbij behorende antwoorden die na afloop van de informatieve presentatie zijn besproken.

3 V. ;/ Stand van Zaken Tijdens de vorige bijeenkomst is er gesproken over de afspraak die stond gepland met de heer Van 't Land en de heer Van Enst met de heer Green (CEO Logica International). Uit dit gesprek is naar voren gekomen dat Logica bereid is om het product op te leveren maar wel zoekt naar mogelijkheden zijn verliezen te dekken. Daarbij wordt gedacht aan drie buckets om tot dit te realiseren: Bucket 1: meerwerk Bucket 2: beheer en onderhoud Bucket 3: business case mogelijk omzet komende jaren Logica beweert dat het product complexer is dan verwacht, dit brengt veel meerwerk met zich mee en daardoor zal de beheerfase zal fors duurder worden. Opdracht BDO BDO heeft de opdracht van HWH gekregen om een eerste analyse te maken over de rechtmatigheid van de aanname van Logica dat het meerwerk betreft. Voorlopige conclusies zijn dat wat er nu gebouwd wordt niet wezenlijk afwijkt van het initiële bestek maar dat separaat daaraan er wel een basis is voor een beperkte meerwerk discussie. Voor zover daar onduidelijkheid over is ontstaan in de navolgende vragen en antwoorden: er is vanuit de projectorganisatie niet om meerwerk gevraagd voor de ODB, ESB en UBS aan Logica. BDO heeft een onderzoek verricht in overeenstemming met de Verordening gedragscode (VGC) voor registeraccountants en de Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (COS3000), alsmede de Code of Ethics en richtlijn 3000 voor IT-auditors. Discussiepunten vanuit de aanwezigen V: Is ODB nog niet in de fase dat het gebruikt kan worden als een breder product? A: ODB is inderdaad op dit moment ontwikkeld tegen belastingen aan. Er zal bij toekomstige aansluitingen of migraties naar de ODB geïnvesteerd moeten worden. Het casco voor die verdere uitbouw is nu wel gelegd. V: Is er bekeken of er alleen met ODB verder gegaan kan worden? A: Uiteindelijk kan de ODB wel zonder een UBS maar op dit moment zijn ze tot elkaar veroordeeld. UBS is nu de dominante applicatie. Er is nu voor een ODB gekozen die eerst alleen belastingen doet maar kan groeien naar alle andere basisregistraties en applicaties. V: Maak aan Logica duidelijk dat alle 26 waterschappen last hebben van een niet werkende ODB. En is het mogelijk dat de schade tussen ODB en UBS inzichtelijker wordt? A: Op sheet 9 (Huidige situatie - wat is betaald?) is te zien wat de kosten zijn geweest tot nu toe voor ODB en UBS. Het leeuwendeel van het meerwerk wat gedaimed wordt is voor de ODB. V: Wat is het risico als er een oplossing komt? Zitten we dan vast aan Logica? A: Het is niet zo dat als er een oplossing komt, dat de waterschappen dan een halve database hebben. Voor belastingen is de ODB een afgerond geheel. Eventuele uitbreidingen t.b.v. van andere applicaties staan los van Logica. De ODB is volledig eigendom van de waterschappen. V: Het is verstandig om de druk van de ketel te halen, de stressfactor is nu te hoog. Er zal eerst een werkend product moeten worden opgeleverd. Is dit een realistische mogelijkheid? A: Het Waterschapshuis streeft er naar om deze maand, juni, tot een definitieve oplossingsrichting te komen met Logica. Waarbij inderdaad ook gestreefd wordt naar het verminderen van de stressfactor. Er zal ook een reële planning moeten worden opgesteld. V: Waarom gaat de presentatie voornamelijk over de ODB, terwijl de titel van de presentatie TAX-i is? A: TAX-i bestaat uit ODB, ESB en UBS maar de situatie van de gehele discussie met Logica richt zich nu voornamelijk tot de ODB. Logica heeft zich verslikt in de moeilijkheidsgraad van het product.

4 #' V: Krijgt Logica van Het Waterschapshuis/de waterschappen het verzoek tot meerwerk? A: Er wordt niet voor meerwerk betaald als dat door Logica is bedacht - als het speelt moet Logica vanuit de projectorganisatie de opdracht krijgen tot meerwerk, dat is niet het geval geweest. Echter overheden mogen indien dat aantoonbaar is een marktpartij niet onderbetalen voor het werk wat ze gedaan hebben V: Het gevoel ontstaat dat HWH zichzelf probleemeigenaar maakt, terwijl HWH namens de waterschappen een contract met Logica heeft. HWH is daar namens de waterschappen opdrachtgever. Is het mogelijk om het probleem bij Logica te laten liggen ipv naar ons toe te trekken? A: HWH heeft inderdaad een contract met Logica. Dit contract vormt een goede basis om de opdracht door Logica te laten uitvoeren. Echter het uitvoeren van een dergelijk contract is niet een volledig gesloten opdracht. Als gevolg van die dynamiek moet HWH op onderdelen wel in overleg met Logica. Dat kan HWH wel kwetsbaarder maken. HWH vergeet echter niet dat het contract het uitgangspunt en de basis is. Het is essentieel om elkaar op de hoogte te houden over de voortgang. Voor Het Waterschapshuis blijft het contract de basis en het uitgangspunt voor haar handelen. V: Waterschap Hollandse Delta, waterschap Rivierenland en Hoogheemraadschap van Rijnland hebben voor een andere oplossing dan UBS gekozen. A: Er kan op veel manieren met gemeenten worden samengewerkt. HWH is echter wel van mening dat ODB en UBS ingebracht kunnen worden. In de Storm discussie is de bredere context met gemeenten aan de orde. Daar is ook de ODB van belang geworden. Tax-i is als een wenkend perspectief neergezet naar samenwerking met gemeenten. Dit betekent dat er dan ook een werkend produkt moet komen V: Dit project is aangenomen door Logica onder fixed prlce. Logica beweert dat de oorspronkelijke aanbestedingsprijs zou verdubbelen. Eventueel meerwerk komt tot stand via procedures. Bij projecten met deze omvang is het meerwerk na afloop van oplevering nog eens 20% van de aankoopsom te verwachten. Is dit wenselijk? A: Logica wil aan meerwerk 3,2 miljoen. Dit is in de ogen van HWH te veel. Meerwerk is er niet gecontracteerd. Wel hebben pathfinder sessies plaatsgevonden en diverse workshops om het bestek te verduidelijken. V: Kan er inzicht komen in de open einden die nu al bekend zijn en wat dat betekent in doorloop qua tijd en geld? A: Er zijn een aantal basisregistraties die nog niet zijn afgerond, die worden na geleverd. Er is een contract voor beheer en onderhoud van drie jaar. V: Tijdens de vorige bijeenkomst is er gesproken over arbitrage. Hoe staat HWH er voor als er daadwerkelijk arbitrage wordt gepleegd? A: HWH staat er juridisch sterk voor als er arbitrage wordt gepleegd. Ook uit het rapport dat BDO in opdracht van HWH heeft opgesteld, blijken er dubbelingen in de onderbouwing van het meerwerk van Logica in het project zitten. V: Hebben we een positie om oplevering te eisen en hoe verhoudt zich dat naar intensivering van de contacten? BDO geeft aan dat Logica een punt heeft over meerwerk, dat lijkt alsof we zwakker staan. A: HWH is namens de waterschappen een aanbestedende partij. Daar treedt HWH op als opdrachtgevende partij. Als Logica dingen op eigen houtje doet, zonder opdracht, is dat niet te honoreren. Dat betekent dat wij onze weg volgen. De route die Logica neemt, is hun eigen keus maar dan ook voor hun kosten. Daarnaast is het zo dat Logica (volgens het contract) alleen via de rechter kan ontbinden. Zelfs als zij besluiten om te stoppen zullen zij hun werk moeten opleveren. V: Er wordt voorgesteld om een analyse te maken met daarin de vraag: hoe heeft het zo ver kunnen komen. Tegelijkertijd moet er gekeken worden naar de huidige stand van zaken en gezocht worden naar een realistische tijdsplanning. A: De analyse wordt gemaakt en vervolgens bekijkt het bestuur van HWH (komt donderdagavond 24 juni as samen) wat de vervolgrichting moet worden.

5 Verslag '«T V: Er wordt gevraagd wanneer het punt is bereikt dat er een nieuwe toestemming van de waterschappen nodig is om extra budget beschikbaar te stellen. A: Het bestuur van HWH is de partij die besluiten neemt over extra budget. Dit budget zal dan onderdeel worden van de meerjaren begroting van HWH c.q. de programmabegroting belastingen. In de GR wordt de begroting van HWH goedgekeurd. V: Heeft HWH aanvullende voorstellen aan Logica? A: Logica wil graag de licentie van de ODB hebben. HWH heeft reeds meerdere malen voorgesteld aan Logica om te bezien of het product open source gemaakt zou kunnen worden of in ieder geval naar een model te gaan wat daar op lijkt. Omdat Logica de bouwer van het product is en dus over de documentatie beschikt, zou open source maken voor Logica een aantrekkelijke propositie moeten zijn. Licenties weggeven/verkopen is echter geen optie omdat dit in strijd is met de regelgeving rond marktwerking en aanbestedingsrecht. V: Hoe gaan we om met de Gemeenschappelijke regeling en de risico's die er nu liggen rondom dit project? A: Er komt een boedeloverdacht zodat iedereen kan toetsen. Hierin zullen ook de risico's worden beschreven. Het is, gezien het tijdsbestek, niet mogelijk om dit al tegelijkertijd met de constitutionerende vergadering van 1 juli 2010 te laten plaatsvinden. V: Betekent dit dat er een deel geweigerd kan worden? A: Uitgangspunt is dat de gehele boedel in een keer overgaat. V: Voorkom dat er alleen een lege huls wordt opgezet. A: Deze opmerkingen worden meegenomen in de besluitvorming van het bestuur. Overige opmerking Waterschap Scheldestromen i.o. heeft een brief geschreven aan HWH waarin geadviseerd wordt om de juridische postitie zo sterk mogelijk te maken en vervolgens Logica in gebreke te stellen. Dit leidt er toe dat ze aan de oplevering moeten voldoen en als ze dat niet doen, leveren ze wanprestatie. Termijn gunnen en vervolgens een juridische strijd starten. Niet onderhandelen. Conclusies/Samenvatting de heer Van 't Land Er zal een realistische tijdsplanning opgesteld moeten worden; De afspraken met Logica moeten realistisch zijn; Er moeten alternatieve routes bekeken worden; Er moet berekend worden wat afbouw met zich meebrengt; Er moet bekeken worden wat gedefinieerd is op meerwerk; Er moet gelet worden op efficiëntie; Er moet gelet worden op ESB als potentieel open einde; Er moet geanalyseerd worden hoe dit project deze wending heeft kunnen krijgen. Het bestuur van HWH zal de opmerkingen en suggesties meenemen in haar besluitvorming.