Jaarverslag. Gemeentearchief Rotterdam

Transcriptie

1 Jaarverslag 2011 Gemeentearchief Rotterdam

2 Wettelijke taak De overheid moet zich kunnen verantwoorden voor haar besluiten en handelingen. Met het oog daarop heeft het Gemeentearchief Rotterdam de taak om archieven van de gemeentelijke overheid in goede en toegankelijke staat te (laten) beheren. Dat gebeurt op basis van de Archiefwet (1995). Het Gemeentearchief beheert ook een uitgebreide collectie beeldmateriaal en audiovisueel materiaal. Het stelt deze historische bronnen beschikbaar en stimuleert het gebruik ervan. Het Gemeentearchief Rotterdam is tevens het gemeentearchief van Albrandswaard, Barendrecht, Lansingerland, Ridderkerk, Capelle aan den IJssel en Waterschap Hollandse Delta. Inspectie De inspectie houdt toezicht op het informatie- en archiefbeheer van de gemeentelijke diensten en bedrijven, zoals genoemd in de organisatieverordening van het college en de organisatieverordening van de raad. In 2011 zijn 10 organisaties geïnspecteerd. Daarnaast werden de in 2010 gestarte thema-inspecties, met als onderwerp de zelfevaluatie van de baseline informatiehuishouding, bij alle 33 diensten en deelgemeenten in Rotterdam afgerond. Archieven Bestuursdienst In september 2007 is het project Rotterdamse Archief Selectie (RAS) gestart om ruim 3,5 kilometer archieven van de bestuursdienst te bewerken. De archieven beslaan grotendeels de periode Inmiddels is 3 kilometer klaar. Eind 2012 zal het project het conform de planning zijn afgerond. de overheid moet zich kunnen verantwoorden voor haar besluiten en handelingen 2

3 Van fysiek naar digitaal Om een benchmark met andere archieven mogelijk te maken, rapporteert het Gemeentearchief sinds dit jaar op het aantal bezoeken aan de website. In 2011 was dat aantal bezoeken , in Het totaal aantal fysieke bezoeken aan het gemeentearchief in 2011 was tegenover in Daarvan bezochten de studiezalen (7.866 in 2010), van wie voor de eerste keer. In totaal namen mensen deel aan een rondleiding tegenover in 2010 en bezochten de filmvoorstellingen die het Gemeentearchief in LantarenVenster organiseerde tegenover in Kwaliteitsonderzoek In het landelijke onderzoek naar de kwaliteit van de dienstverlening bij archieven, kreeg het Gemeentearchief Rotterdam een overall waardering van 7,8. In 2009 kreeg het archief dezelfde waardering. Rotterdam scoort nu echter wel iets boven het landelijke gemiddelde van 7,7. Het oordeel over de digitale dienstverlening lag met een eindcijfer van 7,9 zelfs twee tienden hoger dan het landelijke cijfer. een7,9 voor digitale dienstverlening Nieuwe website In augustus 2011 lanceerde het Gemeentearchief zijn nieuwe website. Behalve dat het uiterlijk flink onder handen werd genomen, is ook het zoeken en vinden verbeterd. Vooral bezoekers die nog niet zo vertrouwd zijn met archieven, zullen daardoor makkelijker iets van hun gading vinden. De website is overigens nog in ontwikkeling. Zo wordt de website op termijn uitgebreid met een nieuwe webwinkel en wordt een koppeling met het E-depot gerealiseerd. Social media Het Gemeentearchief is behalve op de eigen site ook actief op diverse andere digitale platforms. Het haakt in op actuele thema s door foto s op Flickr te plaatsen en bewegend beeld op YouTube. Hoogtepunt was Operatie Manna, een filmpje over de voedseldroppings in Dit werd in één weekend keer werd bekeken, mede doordat het NOS Journaal er aandacht aan besteedde. Daarnaast was het archief actief op Twitter en sinds 2011 ook op Facebook. Op Twitter steeg het aantal volgers tot 750, op Facebook kregen we in dit eerste jaar 100 likes. Verder beheert het Gemeentearchief het zogenoemde geschiedenisperspectief op participeert het in de ontwikkeling van de nieuwe landelijke website voor stamboomonderzoek WieWasWie en draagt het bij aan het nationale platform voor locatiegebonden informatie WatWasWaar. 3

4 Uitgelicht Verhaal van de Stad Met het Verhaal van de Stad wil het Gemeentearchief meer samenhang brengen in de activiteiten rond het Rotterdamse erfgoed. In samenwerking met andere organisaties en instellingen die zich bezig houden met de geschiedenis van Rotterdam zijn diverse initiatieven in gang gezet, met als belangrijkste de oprichting van het Comité Erasmus: Icoon van de stad. In totaal verenigden 16 instellingen zich in het Comité. Eerste affiche IFFR Het Internationale Film Festival Rotterdam bestond in 2011 veertig jaar. Het Gemeentearchief kreeg dankzij de hulp van het publiek een exemplaar van het eerste inmiddels zeer zeldzame - affiche te pakken, toen nog zonder tijger. De Canon van Rotterdam In oktober 2011 verscheen Geschiedenis van Rotterdam. De canon van het Rotterdams verleden in vijftig vensters. Het boek is tot stand gekomen in samenwerking met BOOR, Museum Rotterdam, Natuurhistorisch Museum Rotterdam, Bureau Monumentenzorg, Maritiem Museum Rotterdam en Museum Boijmans Van Beuningen. Wethouder Louwes nam het eerste exemplaar in ontvangst. Cinematic Rotterdam Op 13 november werd de Rotterdamse filmografie van Floris Paalman gepresenteerd in LantarenVenster tijdens de Rotterdam Classics. Het omvangrijke Cinematic Rotterdam behandelt de relatie tussen film en de Rotterdamse stedelijke identiteit tussen 1920 en 1980 aan de hand van duizenden promotionele en educatieve films en tv-programma s, waarvan vele afkomstig uit het Gemeentearchief. Gezinskaarten In 2011 zijn Rotterdamse gezinskaarten gedigitaliseerd. Op deze gezinskaarten werden in de periode de gegevens bijgehouden van de inwoners van de stad. samenhang in activiteiten rond Rotterdams erfgoed 4

5 Bruiklenen en Aanwinsten Ieder jaar levert het Gemeentearchief beeld en informatie voor tentoonstellingen, publicaties en documentaires. Op deze manier bereikt het archief indirect veel mensen. In 2011 werden 11 bruiklenen verstrekt. Een groot bruikleen van maar liefst 214 objecten was aan de Von Barsy-tentoonstelling in het Nederlands Fotomuseum Rotterdam. Verder werden er bruiklenen verstrekt aan het Gemeentemuseum Den Haag voor de Ensor-tentoonstelling en aan het Historisch Museum Rotterdam, Museum Boijmans Van Beuningen en het Maritiem Museum Rotterdam voor de expositie over Elie van Rijckevorsel. Aanwinsten Een belangrijke aanwinst van het Gemeentearchief is een portret van de staatsman Gijsbert Karel van Hogendorp ( ). Het is een geschenk van het Rotterdamsch Genootschap Gijsbert Karel van Hogendorp ter gelegenheid van zijn 100-jarig bestaan. De aquarel werd in ontvangst genomen door burgemeester Aboutaleb. portret Gijsbert Karel van Hogendorp een belangrijke aanwinst voor het archief 5

6 Digitale informatie duurzaam bewaren Het Gemeentearchief Rotterdam begon in 2004 als een van de eerste archieven in Nederland met de inrichting van een E-depot, samen met de toenmalige Archiefschool. Sinds 2010 beschikt het Gemeentearchief over een gecertificeerde digitale archiefbewaarplaats, waarmee Rotterdam de eerste gecertificeerde archiefinstelling in Nederland werd. E-depot Gemeentearchief Rotterdam De ontwikkeling van een E-depot en één beherend systeem voor alle archieven en collecties in het Gemeentearchief Rotterdam kon in 2011 nog niet helemaal worden afgerond. Wel werd de E-depot software in definitieve versie in gebruik genomen, waarmee digitale bestanden volgens de daarvoor geldende normen worden beheerd en beschikbaar gesteld. Bovendien ging de vernieuwde website met de digitale balie in de zomer van 2011 online. E-depot Concern (gemeente Rotterdam) Het project E-depot Concern ging in 2008 van start en heeft een doorlooptijd van vier jaar. Doel is de digitale informatie van de gemeente toegankelijk te maken en te houden. In 2011 werden pilots gestart met DS+V, met GIS-diensten en met de Griffie. Concern Records Management Met de aanstelling van een team is het Programma Concern Records Management (CRM) in 2010 daadwerkelijk van start gegaan. Doel is de digitale informatiehuishouding van de gemeente te stroomlijnen zodat informatie vakkundig wordt bewaard en duurzaam toegankelijk blijft.met de aanstelling van een team is het Programma Concern Records Management (CRM) in 2010 daadwerkelijk van start gegaan. Doel is de digitale informatiehuishouding van de gemeente te stroomlijnen zodat informatie vakkundig wordt bewaard en duurzaam toegankelijk blijft. Vervroegde overbrenging van archiefstukken kan daardoor sneller worden gerealiseerd. Vervroegde overbrenging van archiefstukken kan sneller worden gerealiseerd 6

7 Digitalisering collectie In 2011 werden circa 100 gescande oorlogsdagboeken en oorlogsfilm- en affiches gepubliceerd op de website Erfgoed van de oorlog. Bovendien is een begin gemaakt met de digitalisering van het archief van de Weeskamer. Voor dit project, dat in 2014 moet zijn afgerond, is subsidie verleend door Metamorfoze, het nationale programma voor behoud van het papieren erfgoed. Het aanbieden van digitale kopieën helpt gebruiksschade te beperken. Tegelijk maakt digitalisering de collectie voor meer mensen toegankelijk. Digitale stamboom In 2011 werden akten van de Burgerlijke Stand ingevoerd in de Digitale Stamboom. Daarmee bevat de database nu bijna bijna records. In de Digitale Stamboom staan persoonsgegevens die openbaar zijn. Ingevoerd worden behalve uittreksels van akten uit de Burgerlijke Stand, ook gegevens uit de oudere doop-, trouwen begraafboeken. De Digitale Stamboom is een van de best bezochte onderdelen van de website digitalisering maakt de collectie voor meer mensen toegankelijk Rotterdam in 3-D In 2011 werkte een groep van tien stagiaires van het Grafisch Lyceum aan een 3D model van de Rotterdamse stadsdriehoek in De basis voor deze virtuele binnenstad, die 3000 woningen telt, is eind 2011 opgeleverd. De groep heeft ook een voorstel gedaan voor een nieuwe game waarin het HAL-schip Nieuw Amsterdam centraal staat. Het concept is eind 2011 gepresenteerd. Historiemeter De digitale historiemeter, met tijdvakken en bronnen over de geschiedenis van Rotterdam, kwam op 12 april online. Groenlinks raadslid Nourdin El Ouali en de oorspronkelijk intitiatiefneemster, Els Kuijper, verrichtten de opening. Pabo-studenten van de Hogeschool InHolland stelden op basis van de Historiemeter lessen samen over omgevingsonderwijs. Deze lessen gaan zij ook uittesten op hun stageplaatsen, dus op basisscholen. 7

8 Zichtbaar in de stad Ook in 2011 kreeg het Gemeentearchief veel aandacht met uiteenlopende activiteiten over de geschiedenis van Rotterdam. Er waren 324 vermeldingen in de media. Dat is weliswaar iets minder dan in 2010, maar daar staat tegenover dat de kwaliteit van de vermeldingen beter was. Zo vertellen medewerkers van het Gemeentearchief sinds de zomer eens in de twee weken een historisch verhaal in het programma Middag aan de Maas van Radio Rijnmond. Een bijzonder mediasucces was de bijdrage aan de Rolling Stones-aflevering van Andere Tijden op 24 september. Deze bevatte onbekende beelden van de Stones uit de filmcollectie van de cineast Jan Schaper. Rotterdam classics Sinds enkele jaren werkt het Gemeentearchief samen met LantarenVenster bij de vertoning van Rotterdamse filmklassiekers. In 2011 werden er 35 Rotterdam Classicsvoorstellingen georganiseerd. Vooral De Stad Die Nooit Rust van Andor von Barsy trok veel publiek. De film was tijdens het Internationaal Film Festival Rotterdam (IFFR) voor het eerst voor het publiek te zien en beleefde daarna diverse reprises. 22 januari Opening van de tentoonstelling over Andor von Barsy in het Nederlands Fotomuseum. Von Barsy is met name bekend om zijn films, maar hij werkte rond 1930 aan fotoreportages in de havens van Rotterdam. Deze foto s - afkomstig uit het Gemeentearchief Rotterdam - waren nu voor het eerst te zien. Burgemeester Aboutaleb verrichtte de openingshandeling. 5 maart Rotterdamse Museumnacht met als thema 10 x 010. In een tot bioscoop omgebouwde SRV-wagen draaide het Gemeentearchief Nachtrit 010, een filmcollage over wat het daglicht niet kan verdragen. 14 mei: oorlog en bombardement Herdenking bombardement van 14 mei 1940 in samenwerking met Comité 14 mei. Bijzonder was het filmconcert in de Laurenskerk in samenwerking met het Instituut voor Beeld en Geluid en de Stichting Stadsmuziek. Voor basisscholen werd de Brandgrenswebsite onder de noemer Brandgrens in de Klas - uitgebreid met extra bronnen. Honderden scholieren liepen een wandelroute langs de Brandgrens. 8

9 veel aandacht met uiteenlopende activiteiten De Geschiedenis van Rotterdam 13 tot en met 23 oktober Tijdens de landelijke Maand van de geschiedenis besteedden Rotterdams erfgoedinstellingen aandacht aan Napoleon en 200 jaar burgerlijke stand. Op 16 oktober werd de Dag van de Rotterdamse Geschiedenis geopend door wethouder Alexandra van Huffelen. Het centrale punt in de stad was het Schouwburgplein, waar het Gemeentearchief uitleg gaf over stamboomonderzoek. In het Historisch Museum hield het archief een workshop. In het televisieprogramma Aanpakken! op RTV Rijnmond ging Sander de Kramer met hulp van het Gemeentearchief op zoek naar zijn voorouders die rond 1811 in Rotterdam woonden. 22 november Presentatie van Rotterdams Jaarboekje Het artikel Het Maritiem Museum op zijn plaats gezet. Anderhalve eeuw maritiem bewustzijn in Rotterdam van Frits Loomeijer kreeg onverwacht actualiteitswaarde door de gemeentelijke discussie over de toekomst van het museumbestel. 30 november Samen met de Bestuursdienst organiseerde het Gemeentearchief het symposium Proeftuin Rotterdam. Aanleiding was de verschijning van het gelijknamige boek van oud-gemeentearchivaris Els van den Bent. Centraal staan de bestuurlijke maakbaarheid van de stad en de grenzen van overheidsoptreden in de periode Oud-politici, oud-bestuurders, zittende politici en het huidig ambtelijk topkader gingen met elkaar in debat over het onderwerp. 9

10 Vooruitblik Inspectie De Baseline Informatiehuishouding wordt in 2012 in Rotterdam geïntroduceerd. Aan het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad wordt verslag uitgebracht over het uitgevoerde toezicht op het informatiebeheer van de gemeente Rotterdam in de periode Door landelijke ontwikkelingen verandert de wijze van inspecteren in Rotterdam. Voortaan moet de Inspectie ook toezicht houden op de zorgtaak van het College over het informatie- en archiefbeheer en hierover rapporteren aan gemeenteraad en Gedeputeerde Staten. De nieuwe themasite Informatiebeheer Rotterdam gaat online. E-dienstverlening Eind 2012 worden de laatste onderdelen van de nieuwe website en de digitale balie afgerond. De 3D kaarten van het brandgrensgebied over de jaren 1940 en 1954 zullen in de basis worden gerealiseerd. Het 3D model van de stadsdriehoek wordt daarna verder aangekleed met straatmeubilair, verkeer, beplanting enzovoort. De proof of concept van de game ss Nieuw Amsterdam wordt uitgewerkt tot een volledig 3D model. Digitalisering Bijna gedigitalsieerde bouwtekeningen , bouwvergunningen en de metadata van de bouwvergunningen komen in 2012 beschikbaar op Mijnadres.org, de digitale toegang tot bouwdossiers van Nederland en Vlaanderen. Het kaartboek van het Heilige Geest-Huis komt in 2012 digitaal beschikbaar, evenals het directiearchief van de Holland-Amerika Lijn In maart 2012 komen de Rotterdamse gezinskaarten beschikbaar op de website. Daarmee komen in één klap gegevens van in totaal 1,2 miljoen personen online een goudmijn voor stamboomonderzoekers. Gedigitaliseerde gezinskaarten: een goudmijn voor stamboomonderzoekers 10

11 Jaarcijfers Bezoekers studiezaal, rondleidingen, filmvoorstellingen e.d Bezoekers website Geraadpleegde stukken uit archieven en collecties Bestellingen studiezaal 607 Toegankelijkheid archief ca. 15 km Acquisitie boeken en tijdschriften 659 Acquisitie Audio-visuele documenten 60 Archiveren websites 50 Ingevoerde records notariële akten Ingevoerde records Digitale Stamboom Overzetten bedreigde dragers ca Omvang archief (per 31/12) ruim 20 km Exploitatie (x EURO 1000,-) Baten Lasten Saldo Aantal medewerkers in dienst (per 31/12) 95 Aantal fte (per 31/12) 90,1 Aantal vrijwilligers (per 31/12) 47 Colofon september 2012 Beeldmateriaal: collectie Stadsarchief Rotterdam Ontwerp: Robedrijf diensten 11