Aspecto Professionals & Aspecto Asia Amsterdam & Shanghai

Transcriptie

1 Aspecto Professionals & Aspecto Asia Amsterdam & Shanghai Universiteit van Amsterdam Vakgroep Arbeid & Organisatie Psychologie Stageverslag Aspecto Asia Aspecto Professionals & Asia Amsterdam Aspecto Asia Shanghai, China Doel reis: 3 maanden vervolg stage in Shanghai 1

2 Inhoud Organisatie en voorbereidingen Ontstaan plan buitenlandreis Fondsen en Beurzen Administratie, formulieren en verzekeringen Stage Stage in Amsterdam Stage in Shanghai Dagelijkse leven Huisvesting Sociale leven, cultuur en cultuurverschillen Kosten & eventuele bijzonderheden Evaluatie Advies voor andere studenten 2

3 Organisatie en voorbereiding Ontstaan plan buitenlandreis Gedurende mijn studie had ik altijd het plan om voor een praktijkstage in het buitenland te kiezen. Ik heb me altijd beseft dat als ik dit wilde, dat zelf moest regelen en er behoorlijk mee op tijd zou moeten beginnen. Het eerste plan was om dit te proberen via kennissen met studiegerelateerde zakelijke contacten. Als dit geen succes zou zijn dan was het tweede plan om via stagebureau s en het versturen van open sollicitaties een stage proberen te regelen. Via een kennis van mijn familie kwam ik terecht bij een detacheringbureau in Amsterdam: Aspecto. Deze organisatie bestaat uit twee takken: Aspecto Professionals en Aspecto Asia. Aspecto Professionals richt zich voornamelijk op de detacheringmarkt in Nederland. De meest voorkomende posities waar deze organisatie personeel voor werft, zijn gerelateerd aan de arbeidsvoorzieningbranche. Sporadisch worden ook werving en selectie opdrachten voor deze bedrijven vervuld. Aspecto Asia richt zich voornamelijk op de werving en selectiemarkt in de Benelux en China. Bij Aspecto Asia in Amsterdam en Shanghai worden voornamelijk werving en selectieopdrachten voor westerse bedrijven uitgevoerd, die vraag naar Chinees personeel hebben. Daarnaast worden er ook een aantal consultancy services aan klanten aangeboden, zoals: Recruitment trainingen, Employer Branding, Retention trainingen en Salary Benchmarking. Na een aantal gesprekken op het kantoor in Amsterdam werd er overeengekomen dat ik eerst twee maanden voor Aspecto in Amsterdam zou gaan werken. Dit hield in: twee dagen per week voor Aspecto Professionals en twee dagen per week voor Aspecto Asia. Daarna zou ik voor drie maanden bij Aspecto Asia in Shanghai gaan werken. Met Aspecto ben ik tot deze beslissing gekomen, omdat stage lopen in een land als China toch qua werk en cultuur redelijk aanpassen is. Daarom werd het beter gevonden om eerst hier in Amsterdam wat 3

4 praktijkervaring op te doen en het bedrijf beter te leren kennen, alvorens naar China te vertrekken voor een stage. Fondsen en Beurzen Bij de International Office van Psychologie heb ik informatie ingewonnen over de mogelijke aan te vragen beurzen/fondsen. Ik heb me aangemeld voor drie verschillende beurzen, waarvan twee via de UvA en één via een particulier fonds: STUNT-beurs, Internationaliseringsfonds Psychologie en Bekker-la Bastide-Fonds. Voor het aanmelden van deze fondsen werd er gevraagd naar een: Curriculum Vitae, motivatiebrief, aanbevelingsbrief van een docent, uitdraai van studieresultaten en begroting. Uiteindelijk kwam ik aanmerking voor de twee fondsen van de UvA. Administratie, formulieren en verzekeringen De belangrijkste documenten die in orde moesten zijn om naar China te gaan waren: Paspoort met visum voor China, doorlopende reisverzekering, een medische verzekering en benodigde vaccinaties. Stage Stage in Amsterdam Op maandag en dinsdag was ik werkzaam op de afdeling Aspecto Asia. Mijn werkzaamheden hielden het hele proces van werving en selectie in. Ook verzorgde ik de acquisitie bij bedrijven die China gerelateerd waren en mogelijk geïnteresseerd konden zijn in onze recruitment services. De acquisitie deed ik voornamelijk via vacature websites, om op zoek te gaan naar geplaatste advertenties waar gevraagd werd naar Chinees personeel. Vervolgens nam ik telefonisch contact op met deze bedrijven en probeerde ik in contact te komen met HR directors. De brochures van Aspecto Asia stuurde ik per op en de week erop probeerde ik afspraken te maken voor een introductie van ons bedrijf. Deze afspraken bezocht ik samen met mijn supervisor. Als hieruit een getekend contract voortkwam, stuurde 4

5 ik eerst een vragenlijst met vragen over de kenmerken van de vacature op. In samenwerking met de klant stelde ik een functieomschrijving op. Daarna begon ik met het uitzetten van vacatures en zoeken van kandidaten via verschillende kanalen zoals; samenwerkingsverbanden, internet en eigen database. Uit de ontvangen en gevonden CV s maakte ik een selectie van kandidaten die het beste aansloten bij de functieomschrijving. Bij deze kandidaten nam ik een telefonische intake af. Tijdens deze gesprekken vroeg ik naar beschikbaarheid, nadere toelichting van de CV, interesses met betrekking tot de vacature en verdere carrière, salarisverwachting, verblijfvergunning en werkvergunning. Als na deze intake kandidaten interessant leken, nodigde ik ze uit voor een gesprek op kantoor. Mijn supervisor nam dit interview af en ik zat erbij ter observatie. Uit de afgenomen interviews maakte ik samen met mijn supervisor een selectie van geschikte kandidaten en ik stelde de kandidaten voor aan de klanten. Het voorstellen van deze kandidaten werd gedaan door middel van een , bestaande uit de CV s en Scorekaarten van de kandidaten. Scorekaarten waren een soort beoordelingsformulieren die bij interviews gehanteerd werden. Op deze kreeg ik feedback van de klant en in samenwerking met de klant werden de gewenste kandidaten voor een tweede gesprek bij de klant uitgenodigd. Uiteindelijk maakt de klant aan de hand van onze informatie en de eigen afgenomen interviews een keuze uit de geïnterviewde kandidaten. De gekozen kandidaat gaat in dienst bij de klant en de opdracht is afgerond. Gedurende dit hele proces was ik de contactpersoon voor de opdrachtgevers. Mijn overige werkzaamheden bestonden uit op creatieve wijze op zoek gaan naar mogelijke kanalen om kandidaten te vinden, zoeken van samenwerkingspartners en opstellen van barters. Op woensdag en donderdag was ik werkzaam op de afdeling Aspecto Professionals. Mijn werkzaamheden hielden het recruitment proces van detachering in. Acquisitie hoefde ik hier niet te verrichten omdat dit door de consultants zelf werd gedaan. De opdrachten kwamen 5

6 via hen binnen en werden bij mijn supervisor, de Senior Recruiter op de afdeling, neergelegd. Hiervan kreeg ik een aantal opdrachten onder mijn verantwoording. Voor deze opdrachten moest ik eerst via vacaturesites de posities plaatsen. Daarna ging ik als eerst via onze eigen database op zoek naar geschikte CV s en vervolgens keek ik op vacaturesites voor geschikte kandidaten. Uit de gemaakte selectie van ontvagen en gevonden CV s, nam ik bij deze personen telefonische intakes af. Hier vroeg ik voornamelijk naar: beschikbaarheid, nadere toelichting van de CV, interesses met betrekking tot de vacature, verdere carrière- en salarisverwachting. Als deze gesprekken positief verliepen, maakte ik afspraken voor deze kandidaten met één van onze consultants. Zo nu en dan heb ik een interview ter observatie bijgewoond. Naast deze werkzaamheden heb ik ook een deel van de administratieve verwerkingen rondom het recruitment proces uitgevoerd. Dit betekende werken met een interne database: Recruitment Informatie Systeem. Stage in Shanghai Aspecto Asia in Shanghai is midden in het centrum van Shanghai gevestigd. In totaal waren er zeven mensen werkzaam in deze vestiging. Één Franse General Manager, twee Franse en één Nederlandse consultant, twee Chinese recruiters en één Chinese Office Manager. De klanten werden door de General Manager en consultants gegenereerd. Dit waren met name bedrijven die gelijk waren aan de nationaliteiten van de consultants: Franse en Nederlandse bedrijven. Mijn werkzaamheden daar waren redelijk vergelijkbaar met de werkzaamheden die ik voor Aspecto Asia in Amsterdam heb gedaan. De eerste twee maanden werkte ik samen met een consultant aan opdrachten voor de elektronica, IT, productie en retail branche. Ik was daar met het eerste deel van de recruitment bezig: uitzetten van vacatures, zoeken van kandidaten via verschillende kanalen, selectie maken uit de ontvangen en gevonden CV s, afnemen van telefonische intakes en afspraken maken voor een gesprek met de consultant. Een aantal keren 6

7 heb ik ter observatie bij de interviews gezeten. De kandidaten bestonden voornamelijk uit hoger opgeleide Chinezen en een enkele keer uit expats. Het tweede deel van de recruitment werd door de consultant afgehandeld en hij onderhield het contact met de klant. De laatste maand van mijn stage vertrok mijn collega, waar ik samen mee werkte, terug naar Frankrijk. Als gevolg hiervan had ik geen opdrachten meer en kreeg ik de taak om meer Business te ontwikkelen. Ik heb zelf een in elkaar gezet, die ik een aantal honderd bedrijven heb toegestuurd. Naar aanleiding van deze mailing heb ik cold calls verricht, om afspraken met bedrijven te maken voor een introductie van Aspecto Asia. Elke week hadden we met het gehele personeel en General Manager een aantal vergaderingen. Deze vergaderingen hadden als functie om bestaande problemen te op te lossende en nieuwe ideeën te genereren. Dagelijkse leven Huisvesting Voor de eerste 3 weken had ik via een kennis van een collega een appartement dat ik deelde met een Chinees meisje. Daarna heb ik via een expat website een 3-kamer appartement gevonden dat ik samen met een Amerikaans meisje deelde. Het appartement lag in het centrum van Shanghai en de huur was redelijk laag voor die buurt. Over het algemeen is het niet al te moeilijk om een appartement te vinden in Shanghai, omdat het aanbod redelijk groot is. Sociale leven, cultuur en cultuurverschillen Voor een buitenlander is het niet moeilijk om vrienden te maken. Deze worden vaak snel gemaakt met ander expats via werk, huisgenoten en uitgaan. Omdat de meest mensen in Shanghai maar voor een beperkte tijd werken, zijn de meest mensen heel gemakkelijk in het leggen van contacten. Mijn vriendengroep bestond ook enkel uit expats. Het is niet heel gemakkelijk om contact te leggen met de locale bevolking. De voornaamste oorzaken hiervan zijn: taalbarrière en cultuurverschillen. Chinezen spreken over het algemeen geen of op een 7

8 laag niveau Engels. Daarnaast worden er ook niet vaak vriendschappen met Chinezen die wel goed Engels spreken gesproken. Dit heeft te maken met de cultuurverschillen tussen Aziatische en Westerse bevolking en deze verschillen staan haaks op elkaar. Ik heb ondervonden dat Chinezen vrij verlegen zijn, passief kunnen zijn, een andere soort humor hebben, heel gedisciplineerd zijn, en een geheel andere vrijetijdsbesteding hebben. De cultuur zelf vond ik heel indrukwekkend. Ik was voornamelijk gefascineerd dat alles wat de Chinezen uitdrukken, een symbolische betekenis met zich meedraagt. Dat is onder andere terug te zien in tempels, beelden, films, feestdagen en het Chinese schrift. Kosten & eventuele bijzonderheden Voedsel, supermarkten, openbaar vervoer, bezienswaardigheden, internet, telefoonkosten, elektronica, kleding en andere producten zijn vrij goedkoop in Shanghai. Huren van een appartement en uitgaan is het enige wat gelijk is aan Nederlandse prijzen, of zelfs nog duurder. Evaluatie Van mijn stage in Amsterdam en Shanghai heb ik heel veel geleerd. Ik heb voornamelijk veel over het recruiten en screenen geleerd. In de toekomst wil ik meer van de consultantkant leren, dus daarbij ervaring opdoen in de techniek van het afnemen van interviews. Van de acquisitie voor het bedrijf heb ik ook veel geleerd. Je leert met bedrijven omgaan en je leert voornamelijk de services goed te presenteren. Wat ik jammer vond dat de laatste maand van mijn stage enkel uit acquisitie bestond. Het is leerzaam en goed om te doen, maar niet elke dag in de week. Ik vond het erg plezierig om met een internationaal gezelschap te werken, omdat je door de verschillen in nationaliteiten veel van elkaar kunt leren. Daarnaast was deze werksetting ook erg bevorderlijk voor mijn gesproken en geschreven Engels. De stad Shanghai is ontzettend leuk en dynamisch om in te wonen. Het is een Chinese stad die behoorlijk verwesterd is. Dit komt door de internationale business - sfeer en de vele 8

9 expats die er wonen. Alle straatnamen, borden, menu s en dergelijke staan ook in het Engels vermeld. Met een klein beetje Chinees is genoeg om je daar te redden. Advies en Suggesties voor andere studenten. Het is heel belangrijk om ruim een jaar van te voren te beginnen met het zoeken naar een stage. Probeer als eerste te kijken of kennissen of familie contacten hebben met een studiegerelateerde organisatie in Shanghai. Als dit niet zo is of niet lukt, dan denk ik dat het ten eerste het makkelijkste is om te kijken wat stagebureaus aan te bieden hebben. Daarnaast is het misschien een optie om op internet op te zoeken, welke Nederlandse bedrijven een vestiging in Shanghai hebben. Probeer via het kantoor in Nederland of rechtstreeks in Shanghai contact met deze bedrijven te krijgen. Controleer vervolgens of alles in orde is: CV en motivatiebrief. Als een bedrijf een sollicitatiegesprek wilt aangaan, is het heel belangrijk dat je vragen die gesteld kunnen worden en antwoorden die je daarop kunt geven probeert te bedenken. 9