Animana ASP voor boekhouders

Transcriptie

1 Animana B.V. [Pick the date]

2 Inhoudsopgave 1.1 Introductie Belangrijke Uitgangspunten Financiële mogelijkheden Debiteuren administratie / facturatie module Animana in combinatie met een ander boekhoudsysteem Crediteuren administratie / inkoop boeken Grootboekschema Inboeken bankafschrift / inlezen bankafschrift Btw-rapportage, aangifte en icl Memoriaal ( afschrijvingen / loonadministratie ) Balans / wv-rekening / saldibalans Grootboekkaarten Dagoverzichten / kasboek controle Abonnementen Maandfacturatie Incasso, excasso en factoring bestanden Factuurtypes Start administratie cq overgang van ander systeem Sluiten boekjaar Audit file export Toekomstige aanpassingen...8

3 1.1 INTRODUCTIE Dit hoofdstuk geeft een beschrijving van financiële module van Animana ASP. Deze uitleg begint met de uitgangspunten van de financiële modulen. Vervolgens beschrijft het de mogelijke manieren van werken met Animana ASP. Daarna wordt uitgelegd hoed de hoofdonderdelen van de module werken. 1.2 BELANGRIJKE UITGANGSPUNTEN Animana ASP is een online veterinair administratie pakket met financiële module. Dit houdt in dat de boekhouder of accountant ook vanaf kantoor kan inloggen. De financiële module van Animana ASP bevat mogelijk niet alles kan wat een boekhouder of accountant gewend is uit pure boekhoudpakketten. Het is toegesneden op wat een dierenartsenpraktijk financieel moet kunnen vastleggen. Animana ASP is een pakket wat beoogd dat de dierenarts en assistente zoveel mogelijk zelf moeten kunnen verwerken. Dierenartsen zijn meestal niet boekhoudkundig onderlegd. Vandaar dat diverse termen misschien wat simpel of ongebruikelijk overkomen. Daarnaast probeert het systeem op diverse manieren de dierenarts al bij invoer voor fouten te behoeden. Een voorbeeld hiervan is dat bij boeken van nota's voor crediteuren er alleen gekozen kan worden uit kostenposten en niet voor balansposten. Verder is de eis gesteld dat alles waar btw mee gemoeid is als factuur wordt ingeboekt. Directe boekingen op btw-rekeningen via het memoriaal worden bijvoorbeeld niet in de automatisch gegenereerde btw-aangifte meegenomen! In Animana ASP lopen boekjaren en kalenderjaar synchroon. Verder is Animana ASP qua grootboekschema flexibel. Er wordt met een apart schema per jaar gewerkt. Deze wordt automatisch bij aanvang van het nieuwe boekjaar gekopieerd van het vorige jaar. De beginbalans, welke wordt ingevoerd als startbedrag bij een rekening, kan op een later tijdstip worden ingesteld of worden gekopieerd. Voor het tonen van de (saldi)balans en wv-rekening wordt een tussenbestand gebruikt. Pas na het uitvoeren van bijwerken financieel worden de laatste boekingen zichtbaar op de (saldi)balans en wv-rekening. Animana ASP kan voor de btw-aangifte zowel volgens het factuurstelsel als het kasstelsel werken. Volgens onze informatie moet een dierenartspraktijk in principe het factuurstelsel hanteren tenzij er ontheffing bij de belastinginspecteur is verkregen. Dit is ook de standaard instelling. Het is ons bekend dat er toch praktijken zijn die via kasstelsel werken zonder ontheffing. Verder nog een noot van het ontwikkelteam: Het ontwikkelteam staat altijd open voor opbouwende kritiek en zal proberen wensen in te bouwen. Met argumenten als in ons pakket gaat het altijd zus of zo kan zij helaas niets mee. Pas met onderbouwing waarom zus of zo handiger is zal er wat mee gedaan kunnen worden. 1

4 1.3 FINANCIËLE MOGELIJKHEDEN De financiële module van Animana ASP kan op diverse manieren gebruikt worden: 1. Als facturatie- en debiteurenbeheermodule 1. nadeel is dat maar een deel van het bankboek worden ingeboekt en er geen controle is op de volledigheid 2. nadeel is dat er hierdoor vaak geen controle is op juistheid van kasafstortingen en pinboekingen. 3. btw-aangifte alleen voor af te dragen btw (verkoop) 2. Uitbreiding met crediteurenbeheer 1. dit behelst impliciet ook het inboeken van bankafschriften met als voordeel complete controle op volledigheid 2. complete btw-aangifte 3. Uitbreiding met memoriaalboekingen t.b.v. loon, afschrijvingen, etc. 1. hiermee is de laatste kleine stap gemaakt naar voering van complete administratie in Animana ASP. Eindbalansen kunnen hierdoor aansluiten op het jaarverslag en de beginbalans van het jaar erop. 2. compleet overzicht van de financiële positie van de praktijk 4. Auditfile export t.b.v. controles belastingdienst en/of jaarrekening. 1.4 DEBITEUREN ADMINISTRATIE / FACTURATIE MODULE De minimale activiteit in Animana is het vastleggen van medische gegevens. Hieronder vallen ook de handelingen en medicijnen. Van hieruit is het een kleine stap om daar ook factureren van te maken. Alle praktijken nemen deze stap aangezien de meerwaarde van het systeem anders wel erg klein is. Dus facturatie vindt impliciet altijd al plaats. Met deze facturatiemodule van Animana zal de boekhouder of accountant in de praktijk niet veel mee te maken hebben. Toch even een kleine toelichting ter info. De basis van verkoopfacturen in Animana zijn producten. Onder producten vallen zowel verrichtingen, medicijnen en voer. Deze kunnen verschillende btw-percentages hebben. Sommige producten hebben standaard een hoog btw-percentage maar door diverse regels m.b.t. absorptie kan dit voor sommige klanten in bepaalde gevallen een laag btw-percentage worden. In geval een klant een btw-nummer heeft en een buitenlands adres, dan wordt het standaard btw-percentage van het product genegeerd en wordt 0% opgenomen. Zie ook de uitleg bij het onderdeel btw-rapportage. Afhankelijk van de per diersoort in te stellen factuurtypes kunnen facturen voor bijvoorbeeld honden en katten inclusief btw zijn en voor de landbouwhuisdieren ex btw. De facturen worden in de WV-rekening op een vaste omzetrekening per btw-percentage geboekt. Verdere uitsplitsingen van de omzet voor management doeleinden is mogelijk via de rapportage-module. 2

5 Indien alle verkoopfacturen altijd contant afgerekend worden zal er geen debiteurenbeheer nodig zijn. Aangezien dat alleen in een ideale wereld zo zal zijn, is het minimaal noodzakelijke debiteurenbeheer het inboeken van betalingen die via de bank lopen. Mocht er een aanpassing van factuur nodig zijn dan kan een factuur, indien de rechten van de gebruiker dat toelaat, gewijzigd worden zolang deze nog niet in een btw-aangifte is meegenomen. Is de factuur al wel meegenomen in de btw aangifte dan kan er gewoon een creditfactuur aangemaakt worden. In geval het een creditnota betreft met producten die teruggenomen worden, dan kan men het betreffende product kiezen met een negatief aantal. Dan wordt het gelijk in de voorraad juist verwerkt. In gevallen waarbij het een dubieuze debiteur betreft is kan men volstaan met per gebruikt btw-percentage het product 'vrije tekst' te kiezen en bij de bijvoorbeeld afboeken debiteur opnemen. De oorspronkelijke en creditfactuur kunnen daarna tegen elkaar weggeboekt worden via bijvoorbeeld de kruispost creditering. Een verkoopfactuur kan niet rechtstreeks met een creditnota betaald worden. Dit moet altijd via een kruispost of betaalmiddel lopen. Facturen worden doorlopend genummerd. De nummering heeft altijd het formaat S De S is van sale (verkoop), het jaartal is het boekjaar gevolgd door een doorlopend volgnummer. Via debiteurenoverzicht kunnen herinneringen verstuurd worden per brief, of sms. Ook kan de oorspronkelijke factuur uitgedraaid worden, eventueel met in plaats van het woord factuur het woord eerste (of tweede, derde of vierde) herinnering. Het printen van facturen, herinneringen, brieven of versturen van is flexibel. De praktijk kan de gewenste selectie van openstaande facturen maken en vervolgens een (zelf te maken) voorbeeldbrief kiezen. Bij het versturen als wordt de factuur of herinneringsfactuur als bijlage mee verzonden. Administratiekosten kunnen toegevoegd worden. Er is op dit moment geen mogelijkheid tot rente-berekening. 1.5 ANIMANA IN COMBINATIE MET EEN ANDER BOEKHOUDSYSTEEM Sommige praktijken willen vanuit de historie met een ander boekhoudprogramma hun administratie voeren. Dit levert veel extra werk op doordat zaken dubbel vastgelegd moeten worden. Daarnaast is er niet altijd een sluitende controle mogelijk doordat men niet alles dubbel wil vastleggen. Een paar zaken waar men tegenaan loopt bij administratie in twee systemen : controlemomenten kasboek controlemomenten pinboek boeken betalingsverschillen boeken kasverschillen debiteurenbeheer btw-aangifte 3

6 De controlemomenten voor kas/pinboek zijn op te vangen door minimaal één dagelijkse kastelling en controle van de pinbetalingen via dagoverzicht. Door kas- en pinstortingen op de bank ook in Animana te boeken kan nog gecontroleerd om beide boeken steeds richting 0 gaan. De kas-/betalingsverschillen kunnen simpelweg aan het einde van het jaar uit de wv-rekening in Animana ASP worden overgenomen. Debiteurenbeheer is het lastigst. Probleem is dat betalingen, correcties van facturen en eventuele crediteringen nu in twee systemen sluitend bijgehouden moeten worden. Dit vergt een extra inspanning met veel controleerwerk. De omzet per maand kan vanuit Animana bepaald worden en het bedrag in het andere systeem geboekt worden. Wanneer daarvoor 12 aparte grootboeknummers gebruikt worden dan kan makkelijker gecontroleerd worden. Als een betaling op de bank binnenkomt is het het makkelijkst om eerst in Animana de betreffende factuur af te boeken, bepaal vervolgens in welke maand de factuur gemaakt is, boek het bedrag af van het totaal debiteurbedrag van die maand. Crediteringen moeten altijd in beide systemen verwerkt worden. Voor de btw-aangifte is het makkelijkst als de btw-rapportage in Animana gebruikt wordt. Hiermee worden namelijk alle facturen die in een periode vallen op slot gezet. Dat voorkomt eventuele aanpassingen aan facturen wat anders weer suppletie-aangiften tot gevolg zou hebben. Zodra hiertoe besloten wordt, valt de rest van deze handleiding buiten beschouwing. 1.6 CREDITEUREN ADMINISTRATIE / INKOOP BOEKEN De volgende stap is dat van alle leveranciers ook de nota's ingeboekt worden. Hiervoor moet het grootboekschema de juiste posten bevatten. Zie hiervoor hoofdstuk grootboekschema. Leveranciers kunnen aangemaakt worden via de knop nieuwe cliënt. Zet de vink bij cliënt dan op nee en bij leverancier op ja. Alleen bedrijfsnaam is het minimale dat ingevuld moet worden. De grootboeknummers kunnen ook per leverancier vastgelegd worden. Dit gebeurd automatisch de eerste keer dat er op een leverancier een inkoopfactuur wordt ingeboekt. Hierdoor wordt inboeken een fluitje van een cent. Bij het inboeken helpt het systeem om snel bedragen uit te rekenen en over verschillende boekingsregels te verdelen. Maximaal kunnen per inkoopfactuur 10 boekingsregels gebruikt worden. Na toevoegen van inkoopfactuur wordt het interne factuurnummer getoond en kan op de inkoopfactuur genoteerd worden. Deze nummering heeft altijd het formaat P P is van purchase = inkoop, vervolgens jaar en daarna doorlopende nummering. Van inkoopfacturen kan een betaal- cq excassobestand gegenereerd worden volgens clieop3 formaat. Zie verderop excassobestand. 4

7 1.7 GROOTBOEKSCHEMA In Animana wordt de basis van de boekhouding gevormd door een grootboekschema per kalenderjaar. Aan het begin van het boekjaar kunnen voor de liquide middelen handmatig de startbedragen ingevuld worden. De overige startbedragen van balansposten kunnen in één keer gekopieerd worden zodra de jaarrekening voor het jaar ervoor is afgerond en alle mutaties in Animana ASP verwerkt zijn. Animana maakt een standaard grootboekschema aan met posten die minimaal nodig zijn om de boekhouding te laten functioneren. Denk aan btw-posten, opbrengstenposten, liquide middelen, etc. Het is handig om grootboeknummers eventueel te verdubbelen indien het een kostenpost betreft welke met laag en hoog btw gebruikt kan worden. Dit is daarom handig omdat bij de leverancier de gebruikte nummers worden bijgehouden. Zodra bij het inboeken van een inkoopfactuur een leverancier gekozen wordt, worden daarmee de betreffende boekingsregels gevuld én wordt het btw-percentage gezet. Van grootboeknummers zijn door het jaar heen de nummer en omschrijving aan te passen. Na een bijwerken financieel is dit gelijk in de hele boekhouding verwerkt. Dit komt omdat bij boekingen onderwater het id van een grootboeknummer wordt bijgehouden en niet rechtstreeks op een nummer geboekt wordt. Zo zijn in een later stadium de nummers aan te passen aan wat bij het accountantskantoor gebruikelijk is. 1.8 INBOEKEN BANKAFSCHRIFT / INLEZEN BANKAFSCHRIFT Door nu ook alle bankafschriften in te boeken is er direct controle op de juistheid van de administratie. Kas, pin en kruisposten kunnen gecontroleerd worden of deze richting de nul gaan en of ze altijd positief zijn. Bankafschrift kan direct op saldo gecontroleerd worden wanneer alles per bankafschriftnummer wordt vastgelegd. Bij het inboeken kan een betaling kan gezocht worden op een post of gemakkelijk gevonden worden op grootboeknummer, bedrag, leverancier, cliënt of een combinatie hiervan. Inlezen van MT-940 bestanden kan nog niet. Dit staat wel ingepland voor najaar Verder kunnen betaalbestanden volgens het clienop03 formaat gegenereerd worden die in het bankprogramma ingelezen worden. Meer hierover onder incasso, excasso en factoring bestanden. 1.9 BTW-RAPPORTAGE, AANGIFTE EN ICP Elke btw-periode (maand, kwartaal, jaar) kan er een btw-rapportage gegenereerd worden waarmee de btw-aangifte gedaan kan worden. Bij btw-rapportage wordt naar alle facturen in het verleden gekeken of ze al in een btw-rapport zijn meegenomen. Zo niet, dan komt deze alsnog in de eerstvolgende rapportage. Facturen kunnen dus altijd op factuurdatum ingeboekt worden (tenzij boekjaar gesloten is). Bij inboeken bankafschrift kan voor afboeken van btw de betreffende rapportage gekozen worden. 5

8 Wanneer een btw-rapportage gemaakt is zitten alle facturen die daar onderdeel van vormen op slot. Aanpassingen kunnen dan alleen via creditfacturen gemaakt worden. Voor btw-rapportage staat standaard het factuurstelsel aan. Indien gewenst kan ook het kasstelsel geactiveerd worden. Dit is alleen van invloed op de btw-rapportage. Voor balans/wv-rekening wordt gewoon factuurstelsel gehanteerd MEMORIAAL ( AFSCHRIJVINGEN / LOONADMINISTRATIE ) Via memoriaal kunnen afschrijvingen, activa, lonen, voorzieningen, etc. ingeboekt worden. Aankopen die op de balans moeten komen te staan moeten wel eerst als inkoopfactuur ingeboekt worden ivm btw-systematiek. Daarna kunnen deze bedragen van kostenpost naar activapost geboekt worden. Via memoriaal mag niet op btw geboekt worden aangezien dit niet in de btw-rapportage meegenomen wordt! 1.11 BALANS / WV-REKENING / SALDIBALANS Animana ASP kan op basis van de ingevoerde informatie een balansoverzicht en winst- en verliesrekening presenteren GROOTBOEKKAARTEN Door in balans, wv-rekening of saldibalans op een grootboeknummer te klikken wordt de betreffende grootboekkaart in detail getoond. Deze kan vervolgens ook als excel of pdf gegenereerd worden. In de grootboekkaart staan alle debiteringen en crediteringen chronologisch vermeldt DAGOVERZICHTEN / KASBOEK CONTROLE Voor de (dagelijkse) controle zijn er dagoverzichten. In deze overzichten staat welke facturen er die dag betaald zijn, welke facturen die dag gemaakt zijn maar nog niet betaald zijn, per betaalmiddel het saldo, eventuele bonnetjes en kasafstortingen. Verder kan hiermee per locatie een kastelling gedaan worden en ook het pin-bedrag vastgelegd worden. Mocht er een verschil in de pin zitten dan is eenvoudig te achterhalen waar de oorzaak zit. Meestal is dat dan een pin-betaling die als kas is vastgelegd of andersom ABONNEMENTEN Aan cliënten en patiënten zijn producten te koppelen die periodiek gefactureerd moeten worden. Dit kan per maand, kwartaal of jaar zijn. Van een produkt wordt dan een x aantal klaar gezet. Eventueel met korting of prijs bepaald aan de hand van de margeregel. Voordat de maandfacturatie wordt uitgevoerd moet eerst de abonnementgeneratie plaatsvinden. Hierna worden de abonnementen in de maandfacturatie meegenomen MAANDFACTURATIE 6

9 Periodiek wat meestal eind van de maand is kan alles wat nog open staat in één keer gefactureerd worden, uitgedraaid en/of ge- d worden. Maandfacturatie kan over cliënten die maandrekeninghouder zijn of over alle cliënten draaien. Cliënten en/of patiënten kunnen geblokkeerd worden voor facturatie. In het overzicht ongefactureerd is dat te zien zodat voor facturatie bij cliënten de blokkering opgeheven kan worden. Bij de facturatie kunnen er extra administratiekosten in rekening worden gebracht. Bij machtiging voor automatische incasso kunnen die weer achterwege gelaten worden. Meer info hierover bij factuurtypes INCASSO, EXCASSO EN FACTORING BESTANDEN Nadat eventueel de maandfacturatie gedraaid is, kunnen er incasso en/of excassobestanden volgens Clieop03 formaat gegenereerd worden. Deze kunnen daarna in het bankprogramma ingelezen en verwerkt worden. Voor uitbesteding van debiteurenbeheer is er de mogelijkheid om voor Famed en Dfa een factoringbestand te genereren. Bij genereren van het bestand worden alle facturen op betaald gezet op bv kruispost Famed. Zo is precies te controleren welke er uitbesteedt zijn FACTUURTYPES Factuurtypes maakt het mogelijk om verschillende factuurlayouts te hebben mbt in-/ex btw. Verder is het hierdoor mogelijk om voor bv GD, Paard en LHD aparte facturen te genereren. Ter zijde; bij patiënten is ook nog een optie om betreffende patiënt altijd apart te factureren. Bv bij maneges ed. Daarnaast hebben factuurtypes diverse opties mbt maandfacturatie. Wel of geen administratiekosten, weglaten van administratiekosten bij automatische incasso, weglaten bij euthanasie, kortingen bij automatische incasso, omzetkortingen, drempel voor factureren, etc START ADMINISTRATIE CQ OVERGANG VAN ANDER SYSTEEM Nog in te vullen. Voor conversie in oude systeem alles doorboeken en afsluiten. Alleen de open debet- en creditfacturen worden overgenomen. Vervolgens in Animana invoeren : grootboekschema eindbalans plus eventueel stand wv-posten bij overgang gedurende een boekjaar factuurtypes instellen factuurinstellingen zetten mbt factuurteksten Aan Animana laatste btw-aangifte doorgeven SLUITEN BOEKJAAR Nadat alle mutaties uit een jaarrekening zijn toegevoegd in Animana ASP kan een boekjaar gesloten worden zodat er niets meer gewijzigd kan worden. Hiermee blijft er een sluitende aansluiting tussen Animana ASP en de jaarrekening. Sluiten boekjaar is niet ongedaan te maken. 7

10 1.20 AUDIT FILE EXPORT Animana ASP kan per boekjaar een audit-file genereren. Deze kan gebruikt worden bij belastingcontrole maar ook om de boekhouding in bv Accountview te importeren of in een ander systeem t.b.v. opmaken jaarrekening TOEKOMSTIGE AANPASSINGEN De ontwikkeling van Animana ASP staat niet stil. Een aantal punten die bij ons op de lijst staan : Import bankafschrift blokkeren aanpassingen na validatie bankafschrift uitgaven boeken en crediteuren samenvoegen boeken kasopnames en inboeken bonnetjes volgens vast stramien bij inboeken inkoopfactuur eenvoudig een leverancier kunnen toevoegen bij inboeken inkoopfactuur leveranciergegevens kunnen inzien / bewerken los toegevoegde grootboeknummers in verschillende boekjaren kunnen koppelen bij grootboeknummer kunnen aangeven of er direct op geboekt mag worden memoriaal : wegfilteren van liquide middelen en btw posten 8