Kwaliteit in Kaart. Werkwijze en achtergronden. Kwaliteit in kaart is een complete aanpak kwaliteitszorg voor het onderwijs.

Transcriptie

1 Kwaliteit in Kaart Werkwijze en achtergronden Kwaliteit in kaart is een complete aanpak kwaliteitszorg voor het onderwijs. Peter Theunis Edux onderwijsadviseurs

2 Kwaliteit in Kaart Werkwijze en achtergronden Kwaliteit in kaart is een complete aanpakkwaliteitszorg voor het onderwijs. Colofon Samensteller: Peter Theunis, PMC Management & Consultancy Kenmerk: mvl-Boek KIK, werkwijze en achtergronden Vormgeving: Promogroep, Dicky Wijland ISBN: Edux onderwijsadviseurs, Breda, november 2004 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of welke andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

3 INHOUDSOPGAVE hoofdstuk pagina VOORWOORD 1 INLEIDING 3 Kwaliteit, kwaliteitszorg, kwaliteitsverbetering, interne en externe kwaliteitsbeoordeling,.. HOOFDSTUK 1 1. Inleiding Kwaliteit en kwaliteitszorg, ontwikkelingen in en buiten het onderwijs Waarom aandacht voor kwaliteitszorg? Essentiële voorwaarden om aan kwaliteitszorg te werken Kwaliteitszorg, wat levert het ons op? Het motto van kwaliteit volgens KIK. 37 HOOFDSTUK 2 2. Inleiding De bezorging van de krant De KIK-cirkel: 45 o visie/missie o opbrengsten o de kernkwaliteiten o de investeringen 2.3 De audit: 59 o wat is het? o hoe werkt het? o wat levert een audit op? 2.4 Relatie met externe audits : Kwaliteitsonderzoek Onderwijsinspectie Werken aan kwaliteit is keuzes maken. 67 HOOFDSTUK 3 3. Inleiding Concrete beschrijvingen van het werken met Kwaliteit in Kaart in de school Beschrijven van het vaststellen, auditen en verbeteren van de bestaande 78

4 kwaliteit 3.3 Het opstellen van een schoolplan. 85 HOOFDSTUK 4 4. Kernkwaliteiten en indicatoren 92 Aan de hand van voorbeelden van kernkwaliteiten laten zien hoe Kwaliteit in Kaart invulling geeft aan de door de Onderwijsinspectie geformuleerde indicatoren. (NB: alle kernkwaliteiten zijn opgenomen in het werkboek) 4.1 De kaart kwaliteitszorg De kaart Toetsing De kaart Leerstofaanbod De kaart Leertijd De kaart Onderwijsleerproces De kaart Schoolklimaat De kaart Zorg en begeleiding De kaart Opbrengsten 118 HOOFDSTUK 5 5. Suggesties voor de wijze van invoeren van Kwaliteit in Kaart in de eigen 121 schoolpraktijk 5.1 Een voorbeeld van een invoeringstraject Het KIK directeuren profiel en de taakomschrijving van de kwaliteitscoördinator Suggesties voor het formuleren van kernkwaliteiten Het samenstellen van een kaart Audit oefeningen Handreikingen voor het samenstellen schoolplan 145 LITERATUURVERWIJZING 152 BIJLAGEN Opdrachten, discussievragen en stellingen 154 Formats 165

5 VOORWOORD Kikkers en kikvorsen In het schooljaar 1999/2000 begon de toenmalige Schoolbegeleidingsdienst Westelijk Noord- Brabant, samen met veertig basisscholen, aan het project Werken met Kwaliteitskaarten. Het project had als doel om met behulp van een concrete methode de bestaande kwaliteit van een school zichtbaar te maken en te borgen, en daarnaast verder te ontwikkelen en te verbeteren. Het project bleek zeer succesvol te zijn en leverde reacties van de deelnemers op als: we praten nu écht over onderwijs, dit project ondersteunt ons, we richten ons nu op de kern van ons werk. De methode kreeg de naam Kwaliteit in Kaart, afgekort KIK. We kozen deze naam mede vanwege de mooie afkorting: scholen die werken met Kwaliteit in Kaart zijn KIKkers, leraren die onderzoek doen naar de aanwezige kwaliteit zijn KIKvorsen. In deze publicatie zullen we de namen Kwaliteit in Kaart en KIK naast elkaar gebruiken. Inmiddels heeft een tiental onderwijsbegeleidingsdiensten via een licentieovereenkomst de beschikking over de specifieke kennis, vaardigheden en materialen om scholen bij de invoering van Kwaliteit in kaart te ondersteunen. In augustus 2002 fuseerde de SBD Westelijk Noord-Brabant met de OBD Breda e.o.; de nieuwe organisatie kreeg de naam Edux onderwijsadviseurs. Onder die naam heeft het project bekendheid gekregen. De afgelopen jaren hebben wij een schat aan praktijkervaringen opgedaan in het ondersteunen van de scholen bij het vormgeven van hun kwaliteitszorg en het werken met Kwaliteit in Kaart. Eén van de uitgangspunten bij de ontwikkeling van Kwaliteit in Kaart was dat we willen aansluiten bij het toetsingskader van de Onderwijsinspectie. Met ingang van 2002 voert de Inspectie haar inspectieonderzoeken uit aan de hand van een nieuw, aangepast kader. De nieuwste versie van de werkmap van Kwaliteit in Kaart sluit naadloos aan op dit kader. In deze publicatie willen wij u uitgebreid informeren over de KIK-aanpak. U wordt meegevoerd in de concepten van KIK, ons motto van kwaliteit en het hart van Kwaliteit in Kaart : de kernkwaliteiten. Tevens geven we u suggesties om met (delen van) KIK in uw school aan de slag te gaan. Kwaliteit in Kaart is in eerste instantie ontwikkeld voor het primair onderwijs. De concepten en aanpak zijn echter ook geschikt voor het voortgezet onderwijs, waarvoor wij specifieke kernkwaliteiten ontwikkelden. Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 1

6 Deze publicatie is bestemd voor directeuren en schoolteams die zich oriënteren op de invoering van een bepaalde vorm van systematische kwaliteitszorg. Voor scholen die gekozen hebben om KIK in te voeren biedt deze publicatie de nodige achtergrondinformatie en invoeringssuggesties. Invoeren van een kwaliteitszorgsysteem dat voor de gebruikers functioneert als een steun voor hun dagelijkse werk is een langdurig proces van vallen en opstaan. Het lezen van deze publicatie is daarbij een eerste stap. Met elkaar overleggen, zich verdiepen in achterliggende concepten, het elkaar aanspreken op gedrag én op de resultaten van dat gedrag, kortom het werken aan een kwaliteitsbewuste cultuur vraagt veel van directie en team. Uit ervaring weten we dat scholen bij dit proces behoefte hebben aan deskundige ondersteuning. Deze ondersteuning kan worden verzorgd door Edux onderwijsadviseurs of door één van de door Edux gelicentieerde diensten (zie voor een actueel overzicht hiervan de website De kernkwaliteiten vormen het hart van Kwaliteit in Kaart. Kernkwaliteiten, beschrijvingen van concreet gedrag, geven ruim inhoud aan het huidige toetsingkader van de Inspectie. In deze publicatie is een groot overzicht van de kernkwaliteiten opgenomen. De volledige database van kernkwaliteiten is als Wordbestand beschikbaar op een cd-rom. In een overleg tussen de school en Edux onderwijsadviseurs, of een dienst die over een licentie beschikt, wordt bepaald onder welke condities de school hierover kan beschikken. Chinese kunstenaars beginnen hun dag met het tekenen van een kikker, een van de nederigste dieren. Deze oefening in nederigheid voert hen langs onbekende wegen en brengt hen tot ongekende creativiteit. Moge in navolging van de Chinese kunstenaars Kwaliteit in Kaart u leiden op uw weg naar ongekende kwaliteit. Peter Theunis Breda, november 2004 Deze publicatie was niet tot stand gekomen zonder de inspirerende steun van de leden van de projectgroep Kwaliteit in Kaart, mijn collega s, en ex-collega s, René Derksen, Reinier Krutzen, Michiel Lauwerijssen, Louis van de Meugheuvel, Joop Stoeldraijer en Jan Uitdehaag. Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 2

7 INLEIDING Kwaliteit, kwaliteitszorg, kwaliteitsverbetering, interne en externe kwaliteitsbeoordeling,.. Net als in het bedrijfsleven wordt ook in het onderwijs steeds meer op structurele wijze aandacht besteed aan kwaliteit. Wat is kwaliteit? Het begrip kwaliteit kan op heel verschillende wijzen worden ingevuld. Vaak gebruikt men het woord als synoniem voor goed. Soms wordt het met een toevoeging gebruikt, men spreekt dan bijvoorbeeld van goede kwaliteit. Wat echter goed en kwaliteit precies inhoudt, laat staan goede kwaliteit, blijft in het ongewisse. In het onderwijs ligt het voor de hand dat een relatie wordt gelegd met de resultaten van de leerlingen, de tevredenheid van leerlingen en ouders, de sfeer op school en in de klas, de gebruikte lesmaterialen en de mate van inzet van de leraren. Soms gaat men er impliciet van uit dat de kwaliteit per definitie goed is; iedereen doet toch zijn best! Om een goed werkend kwaliteitszorgsysteem op te zetten is het noodzakelijk dat iedereen die met het systeem te maken krijgt helder en duidelijk voor ogen heeft wat de school verstaat onder de kwaliteit van het onderwijs op onze school. Dit is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. Robert Pirsig geeft in zijn boek Zen en de kunst van het motoronderhoud een beschouwing over het begrip kwaliteit. Een gesprek met zijn alter ego Phaedrus gaat over het gegeven dat een definitie van kwaliteit niet te formuleren is, terwijl iedereen weet en voelt dat kwaliteit bestaat. Zijn oplossing is: Wanneer wij kunnen aantonen dat een wereld zonder kwaliteit niet normaal functioneert, dan hebben we aangetoond dat kwaliteit bestaat, of het nu wordt gedefinieerd of niet. Deze redenering laat Pirsig los op de kunst ( Het heeft geen zin een schilderij aan de muur te hangen, wanneer de kale muur er even goed uitziet ) en op andere gebieden, zoals sport, marktwerking, voedsel en wetenschap. Na deze exercities komt hij tot de conclusie: De wereld kan zonder kwaliteit functioneren, maar het leven zou zo saai worden dat het amper de moeite waard is om te leven. De term waard is een kwaliteitsbegrip. Het leven zou een voortleven zijn zonder ook maar enige waarde of doel. Een school die bewust aandacht besteedt aan haar kwaliteit zorgt er voor dat het niet saai wordt, dat zij vol overtuiging een waardevolle bijdrage levert aan de samenleving. Op zo n school is kwaliteit niet iets dat toevallig bestaat of ontstaat want: Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 3

8 kwaliteit benoem je, Je beschrijft het werkgedrag van een kind als hij een tekening maakt. Je geeft een verslag van de wijze waarop een collega een kringgesprek leidt. kwaliteit waardeer je, Je hangt de tekening van het kind op het prikbord, zodat hij zijn werkstuk trots kan laten zien. Je meldt je collega s dat je een fantastisch kringgesprek hebt bijgewoond. kwaliteit koester je, Je schept de voorwaarden om het kind uit te nodigen te blijven tekenen. Je stimuleert de leerkracht zijn kennis en vaardigheden over te dragen op andere collega s. kwaliteit verbeter je, Je biedt het kind nieuwe technieken aan. Je maakt gebruik van de vaardigheden van een collega in het voeren van moeilijke gesprekken met kinderen. Bij kwaliteitszorg gaat het erom de eigen praktijk te beschrijven, te waarderen, te koesteren en te verbeteren. En dit alles op een bewuste, planmatige wijze, uzelf afvragend: wat ga ik doen, wanneer en waar, hoe pak ik het aan, waarom ga ik het zo doen, wat wil ik dat het oplevert en welke middelen zet ik daarbij in? Tijdens en aan het eind van het proces checkt u: heb ik gedaan wat ik van plan was, leverde het op wat ik wilde, wat leer ik hiervan? Hoe ga ik verder, welke zaken borg ik, welke nieuwe zaken pak ik aan? U herkent hierin wellicht de zogenaamde PDCA- of Deming-cirkel in (zie ook hoofdstuk 1.1). Het door Edux onderwijsadviseurs ontwikkelde kwaliteitszorgsysteem Kwaliteit in kaart (KIK) biedt scholen een concreet middel om de eigen kwaliteit te beschrijven, te onderzoeken, te borgen en te verbeteren en op een planmatige wijze in te voeren en te onderhouden. In Kwaliteit in Kaart, Werkwijze en achtergronden beschrijven wij onze aanpak van kwaliteitszorg. Voordat wij nader ingaan op de achterliggende concepten van Kwaliteit in Kaart en de concrete uitwerking in de schoolpraktijk stellen wij in het eerste hoofdstuk onze opvattingen omtrent kwaliteit en kwaliteitszorg aan de orde. Wij geven in dit hoofdstuk aan waarom scholen, naar ons idee, werk dienen te maken van kwaliteitszorg en wat dit de school concreet oplevert. Ook besteden wij aandacht aan de ons inziens essentiële voorwaarden om samen met het team op een succesvolle wijze aan kwaliteitszorg te werken. Wij sluiten deze inleiding af met de formulering van ons motto van kwaliteit. In het tweede hoofdstuk maakt u kennis met de concepten van het project Kwaliteit in Kaart Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 4

9 De zogenaamde KIK-cirkel maakt de relatie duidelijk tussen de praktijk van alledag, de zogenaamde kernkwaliteiten, en de visie van waaruit deze praktijk gestalte krijgt. Wij kijken naar de opbrengsten en resultaten van het onderwijs die de school zich ten doel stelt en naar de voorwaarden om die met succes te realiseren. Wij gaan in dit hoofdstuk in op het zogenaamde verschil tussen papier en praktijk, of de kloof tussen zeggen en doen. Door middel van een systeem van interne auditing kan de school deze kloof verkleinen. Ook komt in dit hoofdstuk de relatie tussen interne en externe kwaliteitsbewaking aan de orde. Wij onderbouwen onze keuze om aan te sluiten bij de structuur van het door de Onderwijsinspectie gehanteerde Periodiek Kwaliteits Onderzoek (PKO). Dit hoofdstuk sluiten we af met een paragraaf over het maken van keuzes. Werken aan kwaliteit betekent keuzes maken. In hoofdstuk 3 vindt u een beschrijving van het werken met Kwaliteit in Kaart in de onderwijspraktijk. Aan de hand van de KIK-cirkel ziet u hoe een school werkt aan kwaliteitszorg en dit in haar schoolplan verantwoordt. Aan het eind van dit hoofdstuk vindt u een paragraaf over het schoolplan van een school die met Kwaliteit in Kaart werkt. Kwaliteit in Kaart omvat een database van concrete onderwijsgedragingen, de zogenaamde kernkwaliteiten. In hoofdstuk 4 geven wij aan de hand van voorbeelden van kernkwaliteiten invulling aan de door de Onderwijsinspectie geformuleerde indicatoren. De complete database met kernkwaliteiten is opgenomen in het werkboek Kwaliteit in Kaart. Hoofdstuk 5 bevat suggesties voor de wijze van invoeren van Kwaliteit in Kaart in de eigen schoolpraktijk. In een afzonderlijke bijlage vindt u opdrachten, discussievragen en stellingen. Deze zijn bedoeld voor het verhelderen van de eigen opvattingen en het verkrijgen van ideeën omtrent kwaliteit en kwaliteitszorg. Voor Pabo-studenten biedt dit mogelijkheden zich te verdiepen in het onderwerp kwaliteit en kwaliteitszorg. Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 5

10 1 Inleiding In dit hoofdstuk geven wij u in vogelvlucht een overzicht van enige ontwikkelingen en opvattingen rond kwaliteit en kwaliteitszorg. Wij beperken ons daarbij zoveel mogelijk tot het onderwijs. In paragraaf 1.1 wordt, aan de hand van een beschrijving van de Deming-cirkel, het INK-model en de Balance Scorecard een overzicht gegeven van enkele relevante modellen en systemen voor kwaliteitszorg. Wij gaan daarbij ook in op het gebruik van schooldiagnose-instrumenten en de waarde daarvan voor het onderwijs. In paragraaf 1.2 beschrijven we een aantal actuele ontwikkelingen in het onderwijs die van invloed zijn op het kwaliteitsdenken van de school. Wij besteden daarbij aandacht aan de veranderende rol van de Onderwijsinspectie die zijn grondslag vindt in de Wet op het Onderwijstoezicht (WOT). In paragraaf 1.3 gaan wij in op essentiële voorwaarden voor het succesvol implementeren van een kwaliteitszorgsysteem in een schoolteam. Deze voorwaarden betreffen zowel structuur- als cultuurfactoren. Paragraaf 1.4 gaat over opbrengsten of resultaten die kwaliteitszorg moet opleveren. Waaraan merken leerlingen, ouders, directeuren dat kwaliteitszorg in de school is geïmplementeerd? Dit geldt tevens voor het bestuur en de Rijksoverheid in de figuur van de Onderwijsinspectie. Wij ronden deze paragraaf af met een korte checklist met mogelijke prestatie-indicatoren en succesfactoren voor goed geïmplementeerde kwaliteitszorg. Dit hoofdstuk sluiten we af (1.5) met het motto van Kwaliteit in Kaart Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 6

11 1.1 Kwaliteit en kwaliteitszorg, ontwikkelingen in en buiten het onderwijs Wanneer ik op een school start met een kwaliteitszorgtraject laat ik allereerst de directeur en de leraren in een woordveld aangeven welke associaties het woord kwaliteit bij hen oproept. De meest gegeven beschrijving is kwaliteit is goed onderwijs. Maar wat is dan goed onderwijs, of kwalitatief goed onderwijs? De deelnemers ervaren, na enig doorvragen, dat we er met dit soort cirkelredeneringen niet komen. Een school die haar schoolgids de ondertitel meegeeft: Wij gaan voor kwaliteit!, zegt in feite niets. Zou er één school op haar schoolgids willen zetten: Wij gaan niet voor kwaliteit? We moeten dus verder: Op het woordveld komen vervolgens termen als: kwaliteit is als kinderen goed leren, als we er uit halen wat er in zit, als kinderen het naar hun zin hebben, als de ouders tevreden zijn, als de Onderwijsinspectie ons goed beoordeelt, als steeds meer ouders voor onze school kiezen, als de leraren het naar hun zin hebben op school. Ook hier kunnen we de deelnemers uitdagen door te vragen: Wat is góed léren? Hoe weten we dat we er úit halen wat er ín zit? Input, throughput en output Al deze uitspraken, hoe globaal en algemeen ook, verwijzen naar opbrengsten of resultaten van de inspanningen van de school. Ze verwijzen naar de output. De uitspraak er uit halen wat er in zit verwijst daarnaast ook nog naar de input. Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 7

12 Schema input-output A. input De kinderen komen de school binnen. B. througput De school geeft onderwijs. C. output De kinderen hebben iets geleerd. De kwaliteit van de school bepaalt het verschil tussen A en C. Op het woordveld komen we ook woorden tegen als: kwaliteit is het hanteren van moderne methodes, het hanteren van adaptieve lesmethodes, het hebben of werken met een goed sluitend zorgsysteem, goed opgeleide leraren die kinderen weten aan te spreken, het hanteren van effectief gebleken onderwijsmethoden, zoals het model directe instructie vooral praktisch bezig zijn. Ook hier kunnen we door middel van doorvragen de uitspraken concreter maken. Het is van belang dat dit soort uitspraken betrekking hebben op vak B in het boven gegeven schema: de throughput of de processen. Verder worden opmerkingen gemaakt als: als de kinderen thuis meer zouden lezen, zouden wij beter/makkelijker les kunnen geven én met de kinderen hogere prestaties kunnen halen, de kinderen van tegenwoordig groeien op in een beeldcultuur, de kinderen gaan thuis meer met computers om dan op school. Het betreft hier allemaal uitspraken die betrekking hebben op de input-kant. Op het woordveld komen we ook nog uitspraken tegen die betrekking hebben op de ondersteuning van het primaire proces, of in moderne bedrijfstermen de core business, het onderwijzen (en opvoeden?) van de kinderen. leraren die zich continue bijscholen, een directeur die de leraren schoolt en zorgt voor een gelijkgezinde aanpak, een modern gebouw waarin het schoon, veilig en gezond werken is, de beschikbaarheid van financiële middelen om goed onderwijs te kunnen geven. Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 8

13 Het uitgebreide schema input-output: A. input B. througput De kinderen komen De school geeft onderwijs. de school binnen. C. output De kinderen hebben iets geleerd. D. Ondersteunend voor het geven van goed onderwijs Bij de associaties met het begrip kwaliteit zijn ook beschrijvingen die betrekking hebben op de onderlinge samenhang: met onze populatie kinderen halen we hoge prestaties, ons onderwijs is afgestemd op de mogelijkheden van de kinderen, de deskundigheidsbevordering draagt bij aan een goede manier van lesgeven, ons onderwijs is efficiënt en effectief. In het geschetste model geven de pijlen de onderlinge relaties weer. Kwaliteit wordt ook heel vaak geassocieerd met verbetering. kwaliteit is steeds beter worden, kwaliteit is in beweging, kwaliteit is je aanpassen aan nieuwe omstandigheden en daar op vooruit lopen (pro-actief), kwaliteit is jezelf steeds hogere doelen stellen. Kwaliteit wordt geassocieerd met verantwoording afleggen: doen wat je belooft, je mag er op worden aangesproken, zowel door internen als door externen, wij kunnen onze kwaliteit benoemen. Kwaliteit wordt ook vergeleken met die van anderen: voor de hoogste kwaliteit moet je bij ons zijn, een bekend wasmachinemerk adverteert met:, er is géén betere! En tot slot wordt kwaliteit in verband gebracht met het maken van keuzes. we doen de dingen die bij passen bij onze opvattingen, we kunnen niet alles; wij richten ons vooral op (een bepaalde doelgroep, aanpak, enz.). Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 9

14 Samengevat zijn de beelden en associaties die het begrip kwaliteit oproept: kwaliteit zijn de resultaten die we behalen, kwaliteit is de wijze waarop we werken, kwaliteit gaat over de onderlinge samenhang, het is een integrale benadering, kwaliteit gaat over de externe omstandigheden die ons werk beïnvloeden, kwaliteit gaat over de ondersteuning die wij krijgen bij ons werk, kwaliteit is de continue verbetering die wij nastreven, op onze kwaliteit laten wij ons aanspreken, onze kwaliteit komt tot uiting in de keuzes die wij maken. Van in eerste instantie vage en algemene omschrijvingen van kwaliteit (wie gaat er nu niet voor kwaliteit?) wordt het begrip, door middel van doorvragen, concreter. Ook het begrip kwaliteitszorg roept beelden op. kwaliteitszorg is het bewaken en vasthouden van onze kwaliteit, kwaliteitszorg gaat over de activiteiten die betrekking hebben op het (systematisch) verbeteren van de kwaliteit, kwaliteitszorg is het beschrijven van onze kwaliteit: wat doen we en wat zijn onze resultaten, kwaliteitszorg is het naar buiten brengen van onze kwaliteit: we kunnen laten zien wat onze kwaliteit is. Behalve vanzelfsprekende uitspraken komen er ook kritische vragen: waarom moeten we alles beschrijven en ons verantwoorden? het gaat allemaal ten koste van het werk in onze klas, wij doen toch onze best? vertrouwt u (de directeur) ons niet? vertrouwen ze (ouders, bestuur de overheid) ons niet? Bewust en systematisch werken aan kwaliteitszorg is blijkbaar niet vanzelfsprekend. Veel leraren ervaren het als een extra taak bovenop het eigenlijke werk en niet als een integraal onderdeel van hun professie. Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 10

15 Het Deming-wiel en de PDCA-cirkel Deming wordt wel gezien als één van de grondleggers van het moderne kwaliteitsdenken. Hij benadrukte het belang van een voortdurende wisselwerking tussen onderzoeken, ontwerpen, fabriceren en verkopen. Om de kwaliteit te verkrijgen die de goedkeuring van de klant krijgt, moeten de vier stadia voortdurend worden doorlopen (het zogenaamde Deming-wiel). ontwerpen onderzoeken fabriceren verkopen In de onderzoeksfase gaat het niet alleen om het kijken naar wat technisch mogelijk is, maar ook of de cliënt deze oplossing wel wil. Je kijkt terug naar de vorige fase(n): hebben we verkocht wat we wilden verkopen en in de gewenste aantallen? Bij het ontwerpproces gebeurt hetzelfde: wat waren de ervaringen die uit de onderzoeksfase naar voren kwamen? Maar je kijkt ook vooruit naar de mogelijkheden en beperkingen van het fabricageproces. Bij het fabricageproces richt de aandacht zich op de productie van hetgeen op de tekentafel ontworpen is, maar ook vooruit, bijvoorbeeld of je op tijd gereed bent om de producten te kunnen verkopen. Weer aangekomen in de fase van het onderzoek start de cirkel opnieuw, maar nu gevoed met de leerervaringen uit een vorige omwenteling. Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 11

16 Later werd dit concept uitgebreid tot alle fasen van het leiding geven en is verder bekend geworden onder de naam PDCA-cirkel. PLAN ontwerpen ACT/AKTIE onderzoeken DO/DOE fabriceren verkopen CHECK/CONTROLEER De PCDA-cirkel De PDCA-cirkel is in essentie een middel om alle acties die bewust worden verricht te beschrijven, ongeacht of het het bedrijfsleven of het onderwijs betreft. Voorbeelden werken met de PCDA-cirkel: Werken met een handelingsplan PLAN Je formuleert je plan. Je neemt beslissingen over: o welk probleem ga je aanpakken? o wat wil je daarbij bereiken? o wat en hoe ga je dat doen? o welke controlemomenten bouw je tijdens de uitvoering in? o op welke wijze ga ik evalueren? Werken met een schoolplan Je formuleert, al dan niet in samenspraak met anderen: o vanuit welke visie en opvattingen je je onderwijs vormgeeft en uitvoert? o op welke gebieden je je plan richt? o Welke strategische doelen je wilt realiseren? o wat en hoe je dit gaat aanpakken, welke middelen je daarbij inzet? o op welke wijze je tijdens de uitvoering bewaakt of Werken met een methode in de klas o o o o o je maakt een jaarplanning op basis van de methode. je bepaalt of en zo ja je de gehele methode conform de handleiding zult uitvoeren. je bepaalt welke resultaten je wilt bereiken. je bepaalt op welke wijze het hanteren van deze methode past binnen het totale onderwijspakket voor de groep in dat jaar. je bepaalt welke controle momenten je tijdens de Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 12

17 Werken met een handelingsplan Werken met een schoolplan Werken met een methode in de klas DOE CONTROLEREN Je voert het plan uit. Je stelt zonodig tussentijds je plan bij. Je evalueert: o heb je gedaan wat je wilde doen? o heb je bereikt wat je wilde bereiken? o het plan wordt uitgevoerd? op welke wijze je aan het einde gaat evalueren? Je voert je plan conform de afspraken uit. Je bewaakt of de uitvoering verloopt volgens plan. Je stelt zonodig je plan bij. Je evalueert: o heb je gedaan wat je wilde doen? o heb je bereikt wat je wilde bereiken? o uitvoering inbouwt. je bepaalt op welke wijze je aan het einde van het jaar gaat evalueren. Je voert de methode uit conform de afspraken. Je bewaakt of de uitvoering verloopt volgens plan. Je stelt zonodig je aanpak en/of je doelen bij. Je evalueert: o heb je gedaan wat je wilde doen? o heb je bereikt wat je wilde bereiken? ACTIE Welke conclusies trek je hieruit? Welke leerpunten formuleer je voor de voortgang van dit handelingsplan en voor de opzet van nieuwe plannen voor andere leerlingen? Welke conclusies trek je hieruit? Welke leerpunten formuleer je voor de nieuwe planperiode? Welke conclusies trek je hieruit? Wat geef je door aan je volgende collega, zowel over jouw aanpak als de bereikte resultaten? Wat leer je hieruit voor jouw nieuwe groep? Wat leer je hieruit voor het omgaan met andere methodes? Wellicht heeft u opgemerkt dat binnen het aspect DOE ook weer sprake is van een kleine PDCAcirkel: er is een plan gemaakt voor het gebruik van een bepaalde methode; bij de voorbereiding en uitvoering van één bepaalde les hanteert u weer een kleine cirkel. De PDCA-cirkel is een denkmodel om met niet-routinematige handelingen op een bewuste en planmatige wijze om te gaan. Met andere woorden: u kunt verwoorden wat u van plan bent te gaan doen, tijdens de uitvoering reflecteert u op de uitvoering, achteraf kunt u verwoorden wat u Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 13

18 gedaan hebt en wat dat heeft opgeleverd en of u in staat bent aan te geven wat u geleerd hebt. Of u dit wel of niet schriftelijk dient te verantwoorden is een keuze. Overwegingen om uw acties schriftelijk te documenteren zijn: opschrijven dwingt tot nog dieper nadenken, opschrijven helpt als controlemiddel, als het op schrift staat gaan gegevens minder snel verloren, de leerpunten schriftelijk vastleggen helpt om gerichter aan nieuwe acties te beginnen, schriftelijke verslaglegging maakt het eenvoudiger zich tegenover anderen te verantwoorden. Verbeteren en borgen Het hanteren van de PDCA-cirkel geeft u meer controle over de opzet en uitvoering van activiteiten én biedt u mogelijkheden om van deze activiteiten te leren. Uw leerervaringen gebruikt u bij nieuwe acties. Zo gaat u op een steeds hoger plan functioneren. In die zin is de PDCA-cirkel een kwaliteitsinstrument voor voortdurende kwaliteitsverbetering. Als we de metafoor van een steen tegen de berg oprollen hanteren, dan is het gevaar dat bij een relatief klein probleem de steen naar beneden rolt. Men hoeft geen bergwandelaar te zijn om te weten dat een steen de berg oprollen meer energie vergt en langzamer gaat dan diezelfde steen naar beneden laten rollen. Men moet dus iets inbouwen om de steen met tussenpozen te borgen om te voorkomen dat, als er iets mis gaat, men niet weer helemaal van onderaf moet beginnen. Een steentje of kegje kan dan als borgingsinstrument dienen. Regelmatig controleren of medewerkers geïmplementeerde gedragingen (nog) uitvoeren en als zinvol ervaren is een borgingsactiviteit. Maar ook: het scheppen van voldoende voorwaarden en het continu meten of de gewenste opbrengsten behaald worden. Het zal duidelijk zijn dat er een goede mix dient te zijn tussen enerzijds verbeteringsactiviteiten en anderszins borgingsactiviteiten. Stilstand leidt ook hier tot achteruitgang. Teveel aandacht voor de vernieuwing vergroot het risico van een flinke terugval. Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 14

19 Onderstaande afbeelding maakt dit duidelijk.. Het INK-model Als reactie op in Amerika ontwikkelde kwaliteitsmodellen is in Europa door de European Foundation for Quality Management het zelfevaluatie-model EFQM ontwikkeld. Voor Nederland is dit model door het Instituut Nederlandse Kwaliteit aangepast; het staat bekend als het INK-model. Het INK-model is in eerste instantie ontwikkeld voor de profit sector, later is het bewerkt voor de non-profit sector in het algemeen. Inmiddels zijn ook aanpassingen beschikbaar voor het onderwijs en meer specifiek voor het primair onderwijs. Door het INK is in 1996 de handleiding Positiebepaling & Verbeteren Onderwijs uitgegeven. Door de Stichting ABC en Phasis/A&O is in januari 1999 het instrument TKP, Totale Kwaliteit Primair Onderwijs, uitgegeven. En onder auspiciën van de AVS is door van Beekveld en Terpstra de Kwaliteitsmeter voor het Primair Onderwijs ontwikkeld (versie 4.1 juni 2003). De uitgave van het INK van 1996 heeft als ondertitel meegekregen Positiebepaling en Verbeteren Onderwijs. Bewust werken aan verbetering van resultaten. Deze ondertitel geeft goed weer wat het instrument beoogt. Het INK-model is allereerst een sturingsinstrument voor het verbeteren van, in dit geval, het onderwijs. Het instrument ondersteunt het werken aan verbeteringen, zet een koers uit en geeft aan hoe de kwaliteit, volgens de auteurs, kan worden verbeterd. Tevens biedt het instrument de mogelijkheid om, door middel van het uitvoeren van een zelfevaluatie, de (kwaliteit van de) school in kaart te brengen. Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 15

20 Hoe ziet het INK model er uit? Wij maken hierbij gebruik van het oorspronkelijk model zoals dat in de eerder genoemde publicatie wordt weergegeven. personeels- waardering management door personeel leiderschap beleid & strategie management van processen waardering door klanten eindresultaten middelen- waardering management door maatschappij Het INK-model Processen, resultaten en waardering Het model geeft aan de ene kant zicht op de essentiële processen in een organisatie en aan de andere kant op de resultaten die de organisatie behaalt of wenst te behalen. Bij de resultaatgebieden wordt een onderscheid gemaakt tussen de eindresultaten (of in onderwijstermen: wat hebben de leerlingen geleerd), en de waardering van de organisatie door personeel, klanten (ouders en leerlingen) en de maatschappij. In de cel leiderschap wordt bepaald wat de visie en de missie van de organisatie behelst. Vanuit deze visie worden de processen aangestuurd. Het betreft hier de processen op de werkvloer die direct gerelateerd zijn aan het realiseren van de eindresultaten, de zogenaamde primaire processen. De cellen personeelsmanagement, beleid & strategie en middelenmanagement zijn voorwaardelijk om vanuit de visie (het leiderschap) de primaire processen aan te sturen. De cellen die betrekking hebben op waardering door personeel, klanten en maatschappij zijn voorwaardelijk voor het bereiken van de eindresultaten. Voor het behalen van eindresultaten zijn klanten nodig die bij je willen afnemen. Immers, een school zonder leerlingen kan nooit de gewenste eindresultaten behalen. Een school met personeel dat weinig waardering heeft voor de organisatie is geen lang leven beschoren. Kwaliteit in Kaart, werkwijze en achtergronden 16