Preserveringsbeleid E-depot, Gemeentearchief Rotterdam

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Preserveringsbeleid E-depot, Gemeentearchief Rotterdam 2007-2008"

Transcriptie

1 Preserveringsbeleid E-depot, Gemeentearchief Rotterdam Deelproject 8 Preserveringsbeleid datum wijziging Versie 21 november 2007 Kader ter bespreking in deelprojectgroep v.1 27 december 2007 Grote wijziging nav bespreking in deelprojectgroep v.2 13 februari 2008 Wijziging n.a.v. bespreking in deelprojectgroep v.3 8 april 2008 Concept voor deelproject v.3 16 april 2008 Wijzigingen n.a.v. van bespreking concept v.4 24 april 2008 idem 9 mei 2008 Wijzigingen n.a.v. van bespreking met projectleider v.5 1 juli 2008 Wijzigingen n.a.v. reviews klankbordgroep v.6 29 juli 2008 Wijzigingen n.a.v. bespreking in deelprojectgroep v.7 14 augustus 2008 Wijzigingen n.a.v. bespreking in deelprojectgroep v.7a 22 augustus 2008 Wijzigingen n.a.v. opmerkingen projectleider v.8 3 oktober 2008 Wijzigingen n.a.v. reviews klankbordgroep v.8a 11 februari 2009 Eindredactie R. Spork V.8B 1

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1. Inleiding digitaal preserveringsbeleid Relatie met Projectplan Ons kader: wet- en regelgeving, normen en vakkennis Preserveringsbeleid Strategisch Tactisch Het object van preservering Preservering van het digitaal informatieobject De formule: het uitkomen bij een methode De middelen Operationeel Technology Watch (TW) Submission Information Package (SIP) De weg er naar toe Bijlage: Technology Watch..20 2

3 1. Inleiding digitaal preserveringsbeleid Het Gemeentearchief Rotterdam (GAR) definieert preservering als volgt: het geheel van activiteiten dat zorgt voor het technische en intellectuele duurzame behoud van digitale informatieobjecten ( dio s ). Het gaat hierbij om: - de processen die ervoor zorgen dat de objecten toegankelijk, bruikbaar en begrijpelijk blijven; - de hardware en software die de authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid van dio s moeten verzekeren (zie de architectuur van het project E-depot en het Informatiebeleidsplan); - de strategieën, die voortdurend geactualiseerd moeten worden (zie 3.2.2); - de benodigde instrumenten, zoals deze toegepast worden in de Technology Watch (zie bijlage). Dit document zet in eerste instantie uitgangspunten en doelen op een rijtje. De weg waarlangs het GAR deze doelen gaat behalen, wordt nader uitgewerkt in hoofdstuk 4. De digitale ambitie van het Gemeentearchief Rotterdam (GAR), voor het komende decennium, is: - het veilig stellen van digitale informatie (wettelijke taak); - het digitaliseren van analoog materiaal (als preserveringsstrategie voor bedreigde dragers en/of ten behoeve van vergroting publieksbereik); - het versterken van de (continuïteit in) dienstverlening; - in staat zijn uit een repertoire aan preserveringsmethoden de meest efficiënte te kiezen. Om deze ambitie waar te maken is het noodzakelijk om een preserveringsbeleid op te stellen. Het preserveringsbeleid bestaat uit een strategisch, tactisch en operationeel niveau: - strategisch niveau, omvat het preserveringsbeleid en het -doel, onafhankelijk van de techniek; - tactisch niveau, omvat de reikwijdte van het beleid (het object van preservering), de methoden en middelen; - operationeel niveau, omvat de concrete activiteiten. Het preserveringsbeleid gaat in dit plan exclusief over de digitale informatieobjecten (zowel born als reborn). Het preserveringsbeleid hangt sterk samen met het Informatiebeleid van het GAR. Relevante documenten zijn: het bedrijfsplan en het E-depot Projectenplan Op moment van schrijven is er nog geen business case van een werkend E-depot (inclusief preservering) bij het GAR. Een dergelijke businesscase wordt opgenomen in het Informatiebeleidsplan. Pas dan kunnen de kosten voor preservering in een werkend E-depot worden gekapitaliseerd. Vanaf 2004 is het GAR bezig met het ontwikkelen van een E-depot (definitie 1 uit Projectplan DOEN! 2004, versie 1.1) Dit doet het GAR niet in een vacuüm maar juist met oog voor en in relatie tot (inter)nationale ontwikkelingen. De beleidsontwikkeling is gegrondvest op het rapport van de RLG/OCLC trusted digital repositories. Op een aantal plaatsen wordt dit aangevuld met ISO-NEN 15489:2001 de norm voor informatie- en archiefbeheer. De principes uit Interpares I Strategy taskforce report zijn in het beleid verankerd en dienen als referentiepunt voor de uitwerking van zowel strategisch, tactisch als operationeel beleid. Met name in het operationele beleid wordt het Open Archival Information System (OAIS) referentiemodel gebruikt. Deze documenten liggen ten grondslag aan de E-depotontwikkeling omdat zij zijn samengesteld en beoordeeld door de internationale gemeenschap. 1 het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee het GAR in staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen 3

4 In hoofdstuk 2 wordt het (wettelijk) kader geschetst waarin het GAR zich beweegt, hoofdstuk 3 zoomt in op het beleid op strategisch, tactisch en operationeel niveau. In hoofdstuk 4 worden de vervolgstappen aangegeven. 1.1 Relatie met Projectplan In dit projectplan staan de volgende producten gedefinieerd: Product 1: Vastgesteld beleidsplan preservering Product 2: Vastgestelde aanpak Technology Watch Product 3: Preserveringsbeleid en Technology watch ingebed in de organisatie Product 4: Vastgestelde standaard overdrachtsprotocol Product 5: Geïnstrueerde en voorgelichte medewerkers met betrekking tot het overdrachtsprotocol Product 6: Voorlichtingsmateriaal maken en aanbieden aan interne en externe klant Met de oplevering van de documenten Preserveringsbeleid en 'Technology Watch' zijn de producten 1 en 2, op review en vaststelling na, klaar. Er is een aantal onderdelen op een andere wijze uitgevoerd dan oorspronkelijk gedacht: Onder product 1 viel oorspronkelijk ook nog het initiëren van een landelijke discussie over het technisch en fysiek beheer van archieven. Deze opdracht is niet uitgevoerd in verband met het vertrek van de deelprojectleider en aan de projectleider teruggegeven. Onder product 1 viel ook het formuleren van een strategie en het kiezen van methoden en instrumenten voor preservering. Aangezien preserveringsstrategieën afhankelijk zijn van de inhoud/waarde van een object (wat en waarom willen we bewaren?), is dit op beleidsniveau alleen als algemeen proces uitgewerkt en niet per willekeurig archiefbestand. Aan de hand van het experimenteren en leren dat plaats vindt in DP 9 kan een en ander nader uitgewerkt worden (volgens de kwaliteitscirkel plan-do-checkact). 4

5 2. Ons kader: wet- en regelgeving, normen en vakkennis Dit hoofdstuk toont de drie kaders waarbinnen het preserveringsbeleid zich afspeelt. Deze kaders beïnvloeden het preserveringsbeleid. Het betreft: - wetgeving 2 - research & development (vakkennis) - normen. 3 Wetgeving Archiefwet en besluit 1995 en de bijbehorende ministeriële regelingen Wet openbaarheid Bestuur, Wet bescherming persoonsgegevens Planets InterPares DIRKS e-david / TNA / NAA Uitgangspunten en keuzes E-depot (document 97758) Research & Development E-depot GAR ISO en OAIS en TRAC NEN 2082:2007 Normen Figuur 1: kaders preserveringsbeleid 2 Archiefwet, Wet bescherming persoonsgegevens, Wet openbaarheid bestuur, 3, Interpares, DIRKS, E-David, Planets, ISO 15489, en 2082 ( OAIS ( TRAC, 5

6 3. Preserveringsbeleid 3.1 Strategisch Het doel van het E-depot is om digitale informatieobjecten (dio s) van het GAR te beheren, behouden en beschikbaar te stellen. Het opstellen van het preserveringsbeleid draagt bij aan de betrouwbaarheid van het GAR. Onze missie is immers: het actief voorzien in de behoefte van burger en bestuur aan betrouwbare historische informatie over de stad en de regio op basis van de archieven en collecties die het beheert. Het preserveringsbeleid van het GAR staat, voor nu en in de toekomst, voor het: - leveren van een hoogwaardig product aan de klant: betrouwbare, toegankelijke, begrijpelijke (leesbare) informatie; - leveren van een betrouwbare digitale dienstverlening (24 uur per dag); - werken binnen de kaders van wet- en regelgeving; - werken aan een competente organisatie. De volgende groepen klanten worden onderscheiden: - Het bestuur en de administratie in Rotterdam en regio Het GAR adviseert de klanten inzake digitalisering en beheert de informatie; - De burger Dit is een zeer gevarieerde gebruikerspopulatie, waarbij de dienstverlening (beschikbaar stellen van informatie) afgestemd moet worden op de behoeften en competenties van de gebruikers. Het hoogwaardige product (digitale of gedigitaliseerde informatie) waarover gesproken wordt, moet voldoen aan: - Authenticiteit Identiteit; kenmerken van de informatie; Integriteit; de informatie is niet ongeautoriseerd te veranderen en veranderingen zijn na te gaan; Digital reborn moet de informatie even betrouwbaar zijn als in de origineel analoge vorm. - Duurzaamheid Het GAR zorgt voor een optimale bewaring, waarbij het onderhoud dat gepleegd moet worden (migratie, emulatie, restauratie) in relatie moet staan tot de kosten; Door samen te werken met andere digitale depots wordt meerwaarde verkregen. - Toegankelijk en begrijpelijk Zowel de objecten als de processen moeten worden voorzien van de noodzakelijke metadata; De bruikbaarheid/het gebruik van het object wordt mede bepaald door de wensen/ eisen van de klant. Het uitgangspunt voor digitale informatie is, dat de archiefvormer/producent een authentiek en betrouwbaar object aanlevert. Vervolgens staat het GAR garant voor de integriteit en bruikbaarheid daarvan. De betrouwbare dienstverlening waarover gesproken wordt, betreft het verzekeren van continuïteit. - Het GAR is een gemeentelijke tak van dienst met een wettelijke taak. - Het voortbestaan van de organisatie en haar systemen is verzekerd. - Er is een gezond financieel en organisatorisch beleid. - Het ICT beleid is gericht op duurzaamheid van systemen en informatie en op beveiliging. Met het realiseren van dit preserveringsbeleid kunnen de digitale ambities van het GAR voor het komende decennium, zoals genoemd in de inleiding, waargemaakt worden. 6

7 3.2 Tactisch Het object van preservering Het preserveringsbeleid strekt zich uit over alle informatieobjecten van al onze archiefvormers/leveranciers, binnen en buiten het GAR, die voor een lange termijn moeten worden behouden en beschikbaar gesteld. Deze informatieobjecten zijn zowel digital born als reborn en passen in het acquisitieprofiel en het klantprofiel van het GAR. Voor de selectie van analoog materiaal dat in aanmerking komt voor digitalisering, worden criteria en randvoorwaarden gehanteerd die beschreven zijn in het Informatiebeleidsplan ( 7.7). De wijze van digitalisering wordt bepaald aan de hand van een digitaliseringsprojectplan (zie 7.8). Voor alle objecten moeten duidelijke afspraken gemaakt worden over het te leveren bestandsformaat en de metadata die moeten worden toegevoegd. Het dio wordt in het OAIS referentiemodel als een Information package weergegeven. Voor een exacte beschrijving en uitleg daarvan wordt verwezen naar het concept overdrachtsprotocol. Het dio kan in het licht van preservering bezien worden als bestaande uit drie objectniveaus 4 : het fysieke object, het logisch object en het conceptueel object. (N.B. het GAR gebruikt de termen logisch object en fysiek object ook met betrekking tot metadata. In deze context hebben de termen een andere betekenis!) Fysiek object In de eerste plaats is een dio een fysiek object; inscriptie van tekens (bits) op een fysiek medium. Voorbeelden van media zijn optische schijven zoals een cd, dvd of Blu-ray, magnetische dragers zoals een magneetband of harde schijven die werken door middel van magnetische polarisatie. De interface tussen de inscriptie van deze binaire data (nullen en enen) en het fysieke medium wordt gedefinieerd door conventies. Deze conventies verschillen per soort medium: er zijn duidelijk fysieke verschillen tussen het opslaan op magnetische schijven en het opslaan op optische schijven. Op fysiek niveau weet het computersysteem niet wat de bits betekenen. De data heeft geen syntactische of semantische eigenschappen die te maken hebben met het eigenlijke document: een afbeelding, een tekstdocument, etc. Een dio als een fysiek object preserveren is dus niet voldoende. Logisch object Een dio is een logisch object voor de applicatie software (en eventueel ook voor de mens). De regels/structuur van het logisch object zijn onafhankelijk van hoe de data/bits zijn weggeschreven op een fysiek medium. De regels op logisch niveau bepalen hoe informatie is gecodeerd in bits, hoe deze vertaald worden naar andere formaten of hoe de bitstream wordt getransformeerd naar het geheugen en als output wordt gepresenteerd. Aangenomen wordt dat het object op dit niveau niet authentiek gehouden hoeft te worden, maar wel integer. Uitzonderingen kunnen optreden indien de techniek zelf het onderwerp van preservering is; dan dient het logisch object ook gepreserveerd te worden. Conceptueel object Het dio als een conceptueel object is waar we mee werken in de echte wereld : een betekenisvolle, samenhangende verzameling informatie, zoals een boek, kaart, foto, etc. De inhoud en structuur van een conceptueel object moeten worden gevangen in het logisch object (of objecten), zodat het gerepresenteerd is in digitale vorm. Dezelfde conceptuele inhoud kan echter worden gerepresenteerd in zeer verschillende digitale coderingen, en de 4 Kenneth Thibodeau, Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years. 7

8 conceptuele structuur kan significant verschillen van de structuur van het logische object. Er kunnen dus meerdere logische objecten zijn van één conceptueel object, en deze kunnen allemaal juist/origineel/authentiek zijn. Het conceptueel object willen we preserveren, zodat de bedoelde boodschap/betekenis ongewijzigd blijft. Bronbestand Het bronbestand is het exemplaar van het dio, zoals dat aangeleverd wordt door de archiefvormer. Het GAR kiest er voor om dit bronbestand altijd te bewaren, omdat: - bij een behandeling een nieuwe manifestatie van het dio vergeleken kan worden met het bronbestand, ter vaststelling van de integriteit. Hiertoe moet het bronbestand wel interpreteerbaar zijn. - het bewaren van het bronbestand de weg open houdt voor emulatie en reconstructiemethoden. Deze methoden ondersteunen duurzame preservering van het oorspronkelijk ontvangen dio tot op heden het best. De keuze om bronbestanden duurzaam te bewaren roept de vraag op wat hét origineel is. Digitale Informatie Objecten zijn er in vele versies. Zo niet conceptueel dan veelal als logisch object. Bij een archiefstuk is een dio de neerslag van een werkproces. Is dat werkproces bekend, dan is na te gaan welke neerslag de archiefvormer heeft geproduceerd. Het GAR gaat ervan uit dat het bronbestand dat het archief ontvangt van de archiefvormers, hét origineel is. Omdat het de lezer nu wel zal duizelen het volgende: een brief is een archiefstuk (bijvoorbeeld met pen geschreven op papier of getypt) dat deel uitmaakt van een archief. De ontvanger van de brief heeft het origineel, de afzender bewaart een kopie, doorslag of afschrift. Er is maar één originele brief, maar de brief kent verschillende verschijningsvormen (kopie, doorslag etc.). Het papier waarop de brief met inkt is geschreven of getypt of geprint is het fysieke object. Een digitaal bestand op CD of harde schijf bestaat uit nullen en enen en is pas als brief herkenbaar als het bestand wordt geopend met een programma als word. Wellicht kan de brief leesbaar worden gemaakt met een ander digitaal programma bijvoorbeeld word perfect. Indien opmaak van de brief en de weergave van bepaalde lettertekens nauwelijks veranderen hoeft dat geen probleem te zijn. Het origineel is in dit geval de door de archiefvormer opgemaakte brief in word. Per mail verzonden exemplaren zijn kopieën. 8

9 3.2.2 Preservering van het digitaal informatieobject Het GAR heeft het OAIS model gekozen als basis voor het modelleren van haar E-depot. Dit model bestaat uit de onderstaande onderdelen: Figuur 2: OAIS model De werkprocessen die daarbij horen zijn: 1. Ontwerp van het systeem 2. Verwerven 3. Opnemen 4. Bewaren 5. Metadata management 6. Preserveren (planning en bewerking) 7. Archiefbeheer 8. Toegankelijk maken Het preserveren is verweven in alle werkprocessen; de preserveringsketting is zo sterk als de zwakste schakel. Binnen elk proces bepaalt het GAR de uitgangspunten voor haar preserveringsbeleid. Elke preserveringshandeling kost geld, dus het GAR zal altijd proberen deze handelingen te minimaliseren. Dit begint al met het propageren van het gebruik van open standaarden bij de archiefvormer. Daarnaast door te kiezen voor goed te onderhouden opslagformaten en methoden die zo veel mogelijk software onafhankelijk zijn. 9

10 De preserveringsstrategie Om een dio te preserveren moeten de relaties tussen de drie objectniveaus van het dio bekend of te achterhalen zijn. We preserveren niet alleen het fysieke object, maar vooral het vermogen of de kunde van het interpreteren, presenteren en reproduceren van het object. Om dit doel te bereiken en de boodschap/betekenis ongewijzigd te laten, is preservering van het conceptuele object de belangrijkste taak. Dit zal in veel gevallen vereisen dat het logisch object gewijzigd wordt. De paradox van het veranderen van het dio zodat het integer en authentiek blijft, krijgt een extra dimensie doordat preserverende maatregelen drempels kunnen opleggen voor het toekomstig gebruik. Mensen zijn gewend de best beschikbare technologische hulpmiddelen, of in ieder geval technologieën waarvan zij weten hoe ze ermee moeten werken, te gebruiken voor het opsporen, zoeken en vinden, verwerken en bezorgd krijgen van (gepreserveerde) informatie. Het probleem (of de uitdaging) van het digitaal preserveren is niet statisch, maar verandert continu. Het GAR moet oplossingen blijven ontwikkelen en evolueren. Het GAR zal zich steeds moeten aanpassen en proberen de veranderende variabelen, zowel op ICT gebied als wat betreft verwachtingen van gebruikers, bij te benen. Passieve preservering Passieve preservering richt zich op het onveranderd en integer houden ( fixity ) van het fysieke en logische object vanaf binnenkomst bij het GAR in afwachting van, tijdens en na behandeling. Met behulp van ondermeer audittrails wordt geregistreerd welke behandelingen een dio heeft ondergaan, door wie, etc. en kan de authenticiteit en integriteit worden beoordeeld. Actieve preservering Doelbewuste verandering van het logisch object om het conceptueel object onveranderd te laten wordt ook wel actieve preservering genoemd. Deze behandeling heeft altijd tot doel het dio technisch en intellectueel toegankelijk en bruikbaar te houden. Hierbij wordt gekeken naar welke essentiële kenmerken het dio heeft, die behouden moeten worden. De preserveringsmethoden worden in nader beschreven. Elk dio vraagt om een preserveringsstrategie die de kwaliteit van het object het best behoudt, binnen de mogelijkheden van het GAR. De voornaamste vraag die altijd gesteld moet worden, is: wat en waarom moet gepreserveerd worden? Hierbij kunnen diverse eisen een rol spelen. Het uitgangspunt is dat de essentiële kenmerken van het dio behouden moeten worden en dat incidentele kenmerken verloren mogen gaan. Bij essentiële kenmerken kan het gaan om: - Inhoud (functie en onderwerp) - Context (verwijzingen, ontstaanscontext waaronder actor, functie en bedrijfsproces, beheerscontext waaronder beheersregime, documentaire context, administratief beheer en technische context) - Structuur (hoofdstukken, paragrafen) - Gedrag (functionaliteit, interactie) - Vorm (lay-out, kleur, formaat) Aan de hand van de essentiële kenmerken worden de eisen aan de authenticiteit en integriteit van het dio bepaald. Per dio moet een afweging worden gemaakt met betrekking tot de inhoud en de kosten van de preservering, in eerste instantie door de intellectueel beheerder. Daarnaast wordt een advies van de e-conservator gevraagd. De vragen die gesteld moeten worden en die worden uitgewerkt in het opnameproces, zijn: Past dit informatiebestand in mijn acquisitieprofiel? Wat zijn de essentiële kenmerken van het dio en wat is mijn acceptable loss? Wat zijn de beheershandelingen (selecteren, vernietigen, bewaren, nader toegankelijk maken) die moeten worden uitgevoerd op dit dio? Wat zijn de technische gegevens van dit dio (formaat, software)? 10

11 Wat is het advies van de e-conservator? Wanneer en hoe kan het dio in het proces van de beheerafdeling worden gebracht? De uitkomst van die samenspraak geeft de richting voor de keuze van de preserveringsmethode. 11

12 3.2.3 De formule: het uitkomen bij een methode De aanpak is top-down en bottom-up: de te behouden essentiële kenmerken bepalen de richting voor de te gebruiken preserveringsmethode; de beschikbare tools voor de preserveringsmethoden leggen bottom-up beperkingen op. Top-down: het conceptueel object Zoals al eerder benoemd is het conceptuele object het object waarmee we in de echte wereld te maken hebben. Dit object heeft essentiële kenmerken die gepreserveerd moeten worden: inhoud, context, structuur, vorm en/of gedrag. Deze essentiële kenmerken zijn bekend of worden vastgesteld. Bij de keuze van een preserveringsmethode moet gekeken worden of die methode het meest geschikt is om de betreffende essentiële kenmerken te behouden. In dit proces speelt toekomstig gebruik van het object een rol. Daarnaast zit er bij deze overwegingen altijd een niet te onderschatten ethisch aspect. Bottom-up: het logisch object, methoden en tools Dé oplossing of tool bestaat niet: er zullen altijd afwegingen gemaakt moeten worden. Variabelen bij het afwegen zijn de technologie die zich steeds blijft ontwikkelen en het probleem (of de uitdaging) van het digitaal preserveren. Dit probleem is evolutionair en vraagt steeds om nieuwe oplossingen. Daarnaast is het moeilijk verschillende methoden met elkaar te vergelijken en geschikte tools uit te kiezen. Tools zijn nog niet goed getest en/of gedocumenteerd. Het is wachten op tests van derden en/of zelf gaan testen. Het spectrum en de richting Omdat het moeilijk, zoniet onmogelijk is om specifieke methoden te kiezen, bied de top-down aanpak de mogelijkheid om een richting te bepalen met behulp van het spectrum 5 (zie figuur 1). Bij deze richting past een aantal methoden volgens het spectrum, er zal (bottom-up) onderzocht moeten worden bij welke methode welke tools op dit moment beschikbaar zijn. Aan de hand van specificaties, documentatie en het uitvoeren van tests wordt bepaald of de gekozen richting de beste oplossing is voor een gegeven preserveringscontext, op een gegeven moment. Het spectrum geeft overzicht en richting, maar de tools en bijbehorende specificaties die ónder de genoemde methoden horen blijven altijd veranderen. De keuzes van het GAR Het moge duidelijk zijn dat er geen standaard antwoord is op de vraag welke strategie het GAR moet volgen. Wel wordt aangegeven welke preserveringsmethoden geschikt worden geacht. Met behulp van de formule kan de richting bepaald worden en de positie op het spectrum kan aangeven welke preserveringsmethoden toepasbaar en toereikend kunnen zijn. Voor elke specifieke preserveringscontext moeten afwegingen gemaakt worden met betrekking tot keuzes over de te behouden essentiële kenmerken, de mate waarin toekomstig gebruik meegenomen wordt en de ethische overwegingen in relatie tot authenticiteit en de gekozen behandeling. 5 Geïnspireerd door: Kenneth Thibodeau, Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years. 12

13 Figuur 3: het spectrum van de digitale preserveringsmethoden De methoden Versiemigratie Migratie is het overzetten van bestanden van de ene hardwareconfiguratie of softwareapplicatie naar de andere. Bij versiemigratie worden bestanden steeds overgezet naar een nieuwer bestandsformaat binnen de zelfde familie van softwaretoepassingen. Bijvoorbeeld een Word 6.0-bestand naar een Microsoft Office Word 2003-bestand. Het is een van de bekendste en meest toegepaste bewaarstrategieën, relatief goedkoop en eenvoudig te doen. Een ander voordeel is dat er veel migratietools op de markt beschikbaar zijn. Het is echter ook de meest bekritiseerde bewaarstrategie. Er zijn drie bezwaren tegen migratie: - De resultaten van het overzetten zijn vaak onvoorspelbaar. Dat komt meestal door een gebrek aan documentatie, of omdat er onvoldoende is getest. Als een nieuwe versie van software op de markt komt, wordt een update uitgevoerd, vaak met verlies van informatie. De nieuwe software kan het bestand niet altijd op dezelfde manier lezen als de oorspronkelijke software, met als gevolg dat inhoud, structuur, uiterlijk of gedrag van het digitale object verloren kunnen gaan. - Migratie kan van invloed zijn op de authenticiteit van een document. Ieder document dat wordt bewaard, moet worden bewaard als 'authentiek', omdat de betekenis en de geldigheid anders niet kunnen worden gewaarborgd. Dit heeft zowel juridische als archivistische implicaties. - Migratie moet om de paar jaar herhaald worden. 13

14 Normalisatie (migreren naar een standaard en/of open bestandsformaat) Indien mogelijk kiest het GAR voor normalisatie. Normalisatie staat voor het migreren naar een standaard en/of open bestandsformaat, zoals PDF, TIFF, ODF, JPEG2000, etc. Door te migreren naar een open standaard zal het aantal migratiestappen beperkter zijn dan bij versie migratie. Ook levert het een beperkter aantal bestandsformaatsoorten op. Door gebruik van open standaarden nemen de kansen om interpreteerbaar te blijven toe. Door het gebruik van, voor mens en machine, logische bestandsformaten bv. gebaseerd op XML, blijft het object in de toekomst makkelijker te interpreteren. Met documentatie en metadata kunnen interpreteerders gebouwd worden, zoals viewers. Saving the bits Het GAR bewaart altijd het bronbestand. Indien op een gegeven moment de bestaande methoden niet toereikend zijn kan er voor gekozen worden het object niet te behandelen, en dit uit te stellen. Er moet dan wel voor gezorgd worden dat er voldoende preserveringsmetadata wordt verzameld waarmee het object in de toekomst geïnterpreteerd en/of de originele computeromgeving gereconstrueerd kan worden. Deze vorm van digitale conservering leidt tot interpretatie door een vorm van emulatie of migratie. Deze methode dient ook als schaduwstrategie, een plan B. Hierdoor kan altijd teruggegrepen worden naar het bronobject om het opnieuw te interpreteren. Hierbij bepaalt wel de kwaliteit van de metadata de kans op succes. Dit stelt stevige eisen aan de inrichting van een metadatasysteem ten behoeve van preservering. Een richtlijn die gevolgd wordt voor inrichting van zo n systeem is PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies). Interoperabiliteit en XML XML is geen preserveringsmethode, maar een middel om interoperabel, duurzaam en in de toekomst interpreteerbaar te zijn. Inzake het object van preservering, de (preserverings) metadata of applicaties onderling. XML staat voor Extensible Markup Language en is veelbelovend voor archivering en interoperabiliteit. Het is zowel leesbaar voor mensen als voor machines. Het is een open standaard en niet afhankelijk van een bepaald soort platform. Het programma Testbed Digitale Bewaring heeft onderzocht dat XML de beste methode is om databases, spreadsheets, tekstdocumenten en voor de lange termijn te bewaren. Emulatie Bij emulatie wordt niet de originele hard- en software bewaard maar wordt het vereiste platform op een toekomstige computerconfiguratie gereconstrueerd zodat de computerbestanden in hun oorspronkelijk formaat raadpleegbaar zijn. Eigenschappen, gegevens en documentatie over de originele hard- en software omgeving moeten bewaard worden in de metadata, als basis voor interpretatie en reconstructie. Emulatie kan op diverse niveaus worden toegepast. Men kan computerhardware, besturingssystemen, specifieke software of een combinatie van dit alles nabootsen. Emulatie is mogelijk op basis van configureerbare chips (emulatie door hardware) of op basis van computerprogramma s (emulatie door software). Er is geen garantie dat de hele computeromgeving van het bestand opnieuw gecreëerd kan worden, maar het lijkt een goede manier om complexe objecten te bewaren. Virtual machine Een virtual machine maakt het mogelijk om, zonder emulatie software, bepaalde functionaliteiten te bieden die, in principe, geïmplementeerd kunnen worden op een verscheidenheid aan toekomstige besturingssystemen. De Java Virtual Machine is een voorbeeld van een virtual machine die, hoewel niet ontwikkeld met preservering als doel, wel wordt gebruikt om legacy systems, databases uit de begin tijd van de informatietechnologie, draaiende te houden op steeds nieuwe hard- en software configuraties. Deze databases bijvoorbeeld van banken zijn dermate oud én essentieel dat een strategie als migratie niet wordt aangedurfd. 14

15 Universele Virtuele Computer Een benadering, die zich bevindt in het midden van het spectrum, is voorgesteld door Raymond Lorie van IBM. Deze benadering kan gezien worden als het migreren van de technologische omgeving, waarbij een programma wordt geschreven dat de interpretatie van de bestanden uitvoert in de machinetaal van een Universele Virtuele Computer (UVC). (zie De aanpak van het GAR (afhankelijk van het object) Methode A: normalisatie indien mogelijk, dan wel migreren naar open standaarden, dan wel richting XML en interoperabiliteit. Methode B: bij complexe objecten meer richting het preserveren van de technologie, zoals emulatie of virtual machine. Methode C en schaduw strategie: saving the bits. Het bronbestand opslaan met voldoende preserveringsmetadata, om het in een later stadium te interpreteren en technisch leesbaar te maken, dan wel door reconstructie van de technische omgeving, dan wel door migratie. Dit kan ook als primaire strategie gelden indien op het moment dat bestaande methoden niet toereikend zijn. Hierbij bepaalt de kwaliteit van de metadata de kans op succes De middelen Het Projectenplan en de deelprojectplannen geven een overzicht van de inzet in mensen en middelen voor het E-depot. In de producten van de deelprojecten staan de (financiële) resultaten daarvan zoals: - de E-depot software - procesbeschrijvingen - architectuur - standaarden - wijze van beschikbaar stellen - etc. Zoals in de inleiding aangegeven is het werkende E-depot niet gekapitaliseerd. Er is nog geen business case van een werkend E-depot bij het GAR. Deze zal wel gemaakt moeten worden en de resultaten daarvan worden opgenomen in het Informatiebeleidsplan van het GAR. Wat kost het beheren van een E-depot, in het algemeen en ook toegespitst naar preserveringsstrategie? De verantwoordelijkheden Het preserveringsbeleid biedt de kaders voor preservering. De eisen waaraan voldaan moet worden, de voorwaarden voor duurzaam beheer. De verantwoordelijkheid voor het beleid ligt bij het MT van het GAR. De uitvoering is in handen van de beherende afdelingen. Gelijk aan de analoge situatie heeft AMB een signalerende functie waar het de duurzame opslag en conservering van dio s betreft. AMB levert de preserveringsexpertise, adviseert over actieve preservering en kan preserveringsopdrachten afwijzen op grond van de beroepscode. De beherende afdelingen prioriteren bij actieve preservering en beslissen op basis van het advies en eigen kennis over de collecties. De beherende afdelingen, inspectie en relatiebeheer gebruiken het preserveringsbeleid in de praktijk. Zij toetsen bruikbaarheid, efficiëntie en duurzaamheid van het beleid. Een belangrijke factor bij digitale preservering in de praktijk is de Technology Watch. De TW voedt niet alleen het preserveringsbeleid met informatie maar beïnvloedt tevens het beschikbaarstellingsbeleid. Ook de gebruiker van de beschikbaar gestelde informatie past zich aan de voortschrijdende technologie aan. 15

16 3.3 Operationeel Het GAR heeft het E-depot gemodelleerd op basis van het OAIS model. Binnen elk onderdeel bepaalt het GAR de uitgangspunten voor haar preserveringsbeleid, per proces de concrete activiteiten. Proces OAIS Onderdeel Aandacht voor: Uitgangspunt GAR 1. Ontwerp Systeemontwerp Model Het digitale systeem is in de (strategisch) E-depot GAR maak. Records continuüm De digitale duurzaamheid al in een vroeg stadium beïnvloeden. 2. Verwerven (tactisch) Afspraken met archiefvormers en leveranciers (SIP) (Open) standaards/sources Ontwerp systemen Zoveel mogelijk toepassing van (open) standaards/sources. Afspraken met archiefvormers maken (in de vorm van een overdrachtsprotocol). Voldoen aan NEN en ISO normen: NEN 2082 en Opslagformaten De inrichting van systemen al in vroeg stadium beïnvloeden. De archiefvormer levert het dio zoveel mogelijk in een standaard formaat. Metadata Zowel administratieve als technische metadata De metadataset van het GAR is bepalend. Waardering en Selectie Acquisitieprofiel vaststellen. (Eigendoms) rechten regelen 3. Opnemen Bestanden Formaten Procesbeschrijving actualiseren. Het GAR stelt op dit moment in principe geen beperkingen aan formaten die in het e-depot worden opgenomen Metadata Kwaliteitscontrole (technisch, inhoudelijk) Inkapseling van de metadata bij de objecten of in een afzonderlijk databasemanagementsysteem (PREMIS beveelt beiden aan, maar dit is natuurlijk een duurdere oplossing) Kwaliteitscontrole wordt in alle procedures opgenomen. Procesbeschrijving actualiseren. Het GAR gaat uit van een aparte metadata-database (MDDB) en een dio -opslag. De metadata van zowel analoge als digitale objecten wordt in 1 MDDB opgenomen. Deze bevindt zich buiten de Safety Deposit Box (SDB). 16

17 4. Bewaren Originele bestanden GAR bewaart het aangeleverde formaat en een duurzaam formaat en werkt met een raadpleegformaat. Procesbeschr. actualiseren. Beveiliging Beperkte openbaarheid en Zie Informatiebeveiligingsplan. 5 Metadatamanagement Ontwerp metadatamodel integriteit van de dio s Internationale standaards Volgens de norm ISO Metadata bestand Onderhoud 6. Preserveren Lange termijn preservering Pro-actief Technology Watch 7. Archiefbeheer Toegangsrechten (openbaarheid) 8. Toegankelijkheid Planning preservering en toegankelijk maken Planning overbrenging Digitale balie Administratieve, beschrijvende, technische en beheersmetadata! Preserveringsstrategieën (Inter)nationale ontwikkeling van best practices Termijnen van openbaarheidsbeperkingen en handhaving van de WBP (Wettelijke) overbrengingstermijnen Alle soorten bestanden Selectie van digitalisering van analoge bestanden Raadpleegformaat Toegevoegde services (onderzoeksomgeving) GAR als onderdeel van een groter netwerk Klantonderzoek Beschikbaarheid Implementatie in metadatadatabase (MDDB) Het onderhoud zal via de MDDB en de beheerapplicaties gaan. Procesbeschrijv. actualiseren. Migratie van dio naar duurzaam formaat eventueel offline. Behoud van het oorspronkelijk geleverde formaat eventueel offline. Opstellen preserveringsplan en verantwoordelijkheid daarvoor beleggen. Procesbeschrijv. actualiseren. Zie bijlage Technology Watch. Conform analoge proces. Afstemmen jaarplannen beheerafdelingen en AMB. Procesbeschrijv. actualiseren. Zie Acquisitieprofiel, Jaarplannen Beheer en E-depot Concern. Procesbeschrijving actualiseren. Vergroten digitale beschikbaarheid. Raadpleegformaat mag van mindere kwaliteit zijn. Hogere kwaliteit op aanvraag. Zie beleidsplan Digitale dienstverlening en deelproject Digitale Balie. Klantprofiel vaststellen. Digitaal 24 uur per dag / 7 dagen per week. Procesbeschrijv. actualiseren. 17

18 3.4 Technology Watch (TW) Preserveringsbeleid vraagt om een centraal punt dat de technologische ontwikkelingen bij de archiefvormer/leverancier en de rest van de wereld volgt. Dit om te anticiperen op ontwikkelingen waar het E-depot rekening mee moet gaan houden. In de bijlage staat de uitwerking van deze TW. 3.5 Submission Information Package (SIP) Preserveren begint al bij de archiefvormer en wordt voor het GAR concreet zichtbaar bij de opname. Al bij het verwerven moet het dio aan een aantal voorwaarden voldoen (qua bestandsformaat, metadata) om op de meest ideale manier in het E-depot te worden opgenomen. Deze voorwaarden worden uitgewerkt in een afzonderlijk overdrachtsprotocol. 18

19 4. De weg er naar toe Dit beleidsplan is vooral een overzicht van uitgangspunten en doelen. Het hangt samen met het Bedrijfsplan, Informatiebeleidsplan en Plan Digitale dienstverlening en dient middels de lijn te worden vastgesteld. Daarvoor moeten een aantal stappen worden doorlopen: - beoordeling door de projectgroep, klankbordgroep en vaststelling door de stuurgroep - vaststelling in het Managementteam Om het beleid uit te werken zullen de doelen in een tijdslijn moeten worden gezet, samen met de acties, beschikbare mensen en middelen. Actielijn E-depot opnemen in de jaarplannen en de budgettering en afstemmen met het Informatiebeleidsplan, het Informatiebeveiligingsplan en Digitale dienstverlening Acquisitieprofiel Business case maken (gevolgen voor mensen en middelen) Preserveringsplanning Preserveringsstrategieën: - procesbeschrijving maken - testen - evalueren Technology Watch - kenniskring Procesbeschrijvingen: - verwerven - opnemen - bewaren Metadatabeheer Archiefvormer - qualitycheck SIP - test overdrachtsprotocol Verantwoordelijk voor Start Resultaat uitvoering MT 2009 Samenhang en budget Archief- en collectiebeherende afdelingen Project E-depot Dp 2 Project E-depot Dp 9 Project E-depot Dp 9 AMB en archief- en collectiebeheer afdelingen Project E-depot Dp 1 Archief- en collectiebeherende afdelingen Project E-depot Dp Inzet op duurzaam te bewaren archief en collecties 2009 Overzicht van beheerkosten 2008 Afstemming plannen beheerafdelingen, e- conservator en informatiemanagement 2008 De beste, meest efficiënte strategie van preservering 2008 Digitaal anticiperen op vraag en aanbod 2008 Uniforme handelingen 2008 Uniforme handelingen m.b.t. 1 gegevensverzameling van alle metadata (ook preserveringsmetadata!) 2008 Aansluitend digitaal beheer tussen archiefvormer en GAR Voorlichting geven over resultaten Project E-depot Dp Delen van kennis en uitgangspunten 19

20 5. Bijlage: Technology Watch De technology watch is voor het GAR het observeren van de diverse technologische componenten die gebruikt worden in het e-depot, hoe deze zich verhouden tot de voortschrijdende technologische ontwikkelingen en hoe hierop te reageren met een preserveringsstrategie. Het voorspellen (o.a. trendwatching ) welke componenten op termijn niet meer toegankelijk zijn door veroudering en hierop reageren (bijstellen preserveringsplannen en uitvoeren preserveringsstrategieën en -acties) is de kern van de technology watch. Degenen die zich bezighouden met de technology watch en het digitaal preserveren moeten continue openstaan voor de mogelijkheden die zich voordoen door de zich steeds voortschrijdende technologie. Daarnaast moet binnen de organisatie technologische kennis gedeeld worden, dit kan in de vorm van een Technology Watch Kennisgroep. Reikwijdte: De technology watch gaat uit van het digitaal informatie-object en de daar aan verwante technologische componenten zoals viewers, preserveringstools etc. Hoewel er raakvlakken zijn vallen de technologische componenten van het E-depotsysteem zelf, buiten de technology watch. Dit kan beter worden gezien als onderhoud van de systemen (in de systeemarchitectuur) van het e-depot. Dit zal bij P1 realisatie e-depot en de afdelingen Informatiemanagement en materieel beheer (AMB) ingevuld moeten worden. Er vallen drie niveaus met subniveaus te onderscheiden bij de technology watch: 1. Technology watch op strategisch niveau; samenwerking (o.a.) 2. Technology watch op tactisch niveau; technologische tijdlijn en levenscycli technologische wereld 3. Technology watch op operationeel niveau; File-format Preservation action monitor van de producers en consumers Technology watch kennisgroep Het doel van de Technology Watch Kennisgroep (TWKG) is drieledig: 1. Delen van kennis over de technologische componenten binnen het producersconsumerstraject (zie 1.2 en afbeelding 1). 2. Delen van kennis over de voortschrijdende technologische ontwikkelingen die betrekking hebben op de (essentiële) technologische componenten die aanwezig zijn binnen het E-depot. 3. Het ondernemen van actie op operationeel, tactisch of strategisch niveau. Een voordeel van de Technology Watch Kennisgroep is dat kennis wordt gedeeld en niet alle kennis zich bevindt bij één persoon of functie. Er moet afdelingoverschrijdend gekeken worden naar de technologische componenten met betrekking tot het digitale informatie object en dit moet met elkaar gedeeld worden om actie te kunnen ondernemen, dan wel advies te geven. Voorstel Technology Watch Kennisgroep (TWKG): De TWKG is een structureel, binnen de organisatie verankerd overleg onder de verantwoordelijkheid van de e-conservator. De TWKG zal bijeen komen met een vaste groep deelnemers en zal een frequentie hebben van in eerste instantie één keer in de drie maanden. Naar gelang er binnen de TWKG meer of minder behoefte is aan kennisdeling of acties op operationeel-, tactisch- of strategisch niveau, kan de frequentie nader aangepast worden. 20

21 Voorstel vertegenwoordigde afdelingen: AMB, in ieder geval de e-conservatoren Informatiemanagement Beherende afdelingen: Archieven, Atlas, Bibliotheek Inspectie Digitale dienstverlening / baliediensten 1. Technology watch op operationeel niveau Afb. 1: OAIS model, producers-consumerstraject, technologische wereld De technology watch op operationeel niveau vindt plaats binnen het bekende OAIS-plaatje en bestaat uit twee onderdelen: 1.1 File-format Preservation action De File-format Preservation action is een cyclisch proces afgebeeld in afbeelding 2, en vindt plaats binnen het OAIS-gebied 1.1 in afbeelding 1. Het cyclisch proces is intern gericht wat preservering betreft: wat hebben we of krijgen we binnen en wat gaan we ermee doen. Er wordt gebruik gemaakt van (extern, wereldwijd?) aanwezige (geregistreerde) gegevens uit de technical registry over bestandsformaten, obsolescence-risks, viewers, vendors etc. Bij de preservation planning wordt ook gegevens meegenomen uit de monitor van de producers en consumers. Bij preservation action worden de benodigde acties ondernomen met de SIP s 6 (bv. migreren), dan wel de binnen het E-depot aanwezige AIP s 7 te behoeden voor obsolescence 8. 6 Submission Information Package (SIP): An Information Package, consisting of the Content Information and the associated Preservation Description Information (PDI), which is preserved within an OAIS. 7 Archival Information Package (AIP): An Information Package that is delivered by the Producer to the OAIS for use in the construction of one or more AIPs. 8 Obsolescence: Het door veroudering (technisch) ontoegankelijk worden van een digitaal informatie-object 21

22 Afb. 2: Preservation cyclus Wie: AMB (e-conservatoren) Informatiemanagement Archieven, Atlas, Bibliotheek (Voor het bepalen van de te behouden essentiële eigenschappen van het digitaal informatie-object en de acceptable loss ) Kennisdeling via Technology Watch Kennisgroep. 1.2 Monitor van de producers en consumers Het monitoren van de producers en consumers kan gezien worden als een traject, zie afbeelding 1. Een manier kan zijn dat een functionaris van een beherende afdeling op bezoek bij een producer tegen technische componenten aanloopt (een specifiek bestandsformaat, een document management system etc.), dit registreert, en deelt met de Technology watch kennisgroep. Met input vanuit deze monitor kunnen de (eisen voor/eigenschappen van) SIP s en DIP s beïnvloed worden. Ook kan de organisatie beïnvloed worden wat betreft de (technische) eisen en wensen van de consumers en de technologische eigenschappen van het (toekomstige) aanbod van de producers. Wie: Monitoren van de producers: Archieven en Inspectie, Atlas, Bibliotheek. Monitoren van de consumers: baliediensten / digitale dienstverlening. E-depot Concern Kennisdeling via Technology Watch Kennisgroep. 2. Technology watch op tactisch niveau Hoe nemen we de technologische toekomst mee in het traject van de producers naar de consumers? Er zijn twee aspecten: 2.1 Technologische tijdlijn en levenscycli Tijd is een belangrijke factor in het obsolete raken van het digitale informatie-object. Op operationeel niveau (zie 1.1) worden de bestandsformaten, en hun relatief korte levenscyclus, in de gaten gehouden in de File-format Preservation action. Maar dit bestrijkt niet het hele technische gebied: daarom dienen op tactisch niveau de langere levenscycli van software en computer/hardware meegenomen te worden, zie afbeelding 3. In afbeelding 3 wordt aangegeven dat op een gegeven moment ( nu ) de technologische tijdlijn en de 22

23 levenscycli in de gaten gehouden (en geregistreerd) moet worden. Wat betreft het aanbod van retro (digitale informatie-objecten overgeleverd uit het verleden in de vorm van verouderde techniek ) vanuit de producers: hier zal een kosten baten overweging gemaakt moeten worden met hierin een prominente rol voor de techniek. Op technisch gebied is de ene actie kostbaarder dan de andere en niet alles is mogelijk. Daarom moeten er eisen gesteld worden vanuit de techniek. Deze kunnen vanuit verschillende optieken gesteld worden: Tijd, bv. digitale informatieobjecten vanaf 1990, want met ouder materiaal kan niets mee gedaan worden. Gebruikte techniek, bv. deze bestandsformaten kunnen we goed verwerken, deze minder goed en tegen hogere kosten en bij deze bestandsformaten is verwerken te kostbaar. Gebruikte drager, bv. geen floppies of zelfs helemaal geen (losse) dragers maar versturen via internet (FTP). Afb. 3: Technologische tijdlijn en levenscycli Relateert aan: 1.1 File-format Preservation action 1.2 Monitor van de producers en de consumers Wie: AMB (e-conservatoren) Informatiemanagement 2.2 Technologische wereld Een ander aspect is de technologische wereld in de breedste zin van het woord. Dit aspect overstijgt de preservering. Zo kan het bijvoorbeeld het geval zijn dat er een nieuwe viewer is ontwikkeld die gebruiksvriendelijker is. Dit is geen preserveringsvraagstuk, maar moet wel door de organisatie in de gaten gehouden worden om de klant zo goed mogelijk te bedienen. In de monitor nemen we o.a. mee: Vendors/software(viewers)/hardware (dit zou de technical registry kunnen voeden?) (Wordt het bestandsformaat, de software nog wel ondersteund? Etc.) open standaarden tools (inter)nationale initiatieven (bv. PLANETS) (wat doen anderen?) Relateert aan: 1.1 File-format Preservation action 1.2 Monitor van de producers en de consumers 3.1 samenwerking 23

24 Wie: AMB (e-conservatoren) Informatiemanagement Beherende afdelingen: Archieven, Atlas, Bibliotheek Inspectie Kennisdeling via Technology watch kennisgroep. 3. Technology watch op strategisch niveau Hoe beïnvloeden we de technologische wereld? o.a. door: 3.1 samenwerking In navolging van 2.2 de technologische wereld, worden op strategisch niveau deze vragen gesteld en beantwoord: Wat kunnen we doen in samenwerking? o de technology watch in samenwerking doen? o Een gezamenlijke technnical registry? (nationaal, internationaal) Wat kunnen we zelf doen? o Moeten we zelf die tool (laten) bouwen? Een GAR technical registry? (eigen administratie?) voorstel voor samenwerking Nationaal (actief, meedoen) o NCDD (Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid) is een platform voor professionals (KB, NA, DANS, etc.) op het gebied van digitale duurzaamheid in de publieke sector in Nederland. De NCDD organiseert in het najaar van 2008 een workshop Technology Watch - hoe kunnen we hierin samenwerken? n.a.v. de informatiedag E-depot bij het GAR; o Kennis uitwisselen met ICT- deskundigen die al bezig zijn op het terrein van digitale duurzaamheid, zoals bij diverse universiteiten het geval is. Internationaal (passief, volgen) o Het Nationaal Archief is betrokken bij diverse internationale preserveringsprojecten in We Preserve (DPE, PLANETS en CASPAR); o Onderzoeken wat er al gedaan is in Digicult: een internationaal onderzoeksprogramma als technology watch voor het cultureel en wetenschappelijk erfgoed. Relateert aan: 1.1 File-format Preservation action 1.2 monitor van de producers en de consumers 2.1 technologische tijdlijn en levenscycli 2.2 technologische wereld Wie: MT Advies vanuit de Technology Watch Kennisgroep Literatuur: Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), CCSDS B-1, BLUE BOOK, January 2002, Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years, Kenneth Thibodeau, 2002, 24

Termen en begrippen Eisen Duurzaam Digitaal Depot

Termen en begrippen Eisen Duurzaam Digitaal Depot Afgedrukt : 722011 Pagina 1 van 12 R.S. Jonker Aangeboden digitaal archiefstuk A Digitaal archiefstuk (DA), zoals de archiefvormer het aanbiedt aan het depot. Hiertoe wordt het door de zorgdrager verwijderd

Nadere informatie

Bewaren van digitale informatie: hoe kom je tot een goede beslissing?

Bewaren van digitale informatie: hoe kom je tot een goede beslissing? Bewaren van digitale informatie: hoe kom je tot een goede beslissing? Hans Hofman Nationaal Archief Netherlands NCDD Planets dag Den Haag, 14 december 2009 Overzicht Wat is het probleem? Wat is er nodig?

Nadere informatie

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere

Nadere informatie

Algemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing?

Algemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing? Algemene vragen Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault Wat is de naam van uw e-depot oplossing? DiVault Wat is uw naam? (verplicht) Hans Mannaert Wat is uw e-mailadres? (verplicht) hans@divault.nl

Nadere informatie

NORMEN VOOR EDEPOTS DUURZAME BEWARING IS VOOR EDEPOTS GROEIMODEL NAAR EEN OAIS BLUE BOOK. Archiverings- en raadplegingsformaten

NORMEN VOOR EDEPOTS DUURZAME BEWARING IS VOOR EDEPOTS GROEIMODEL NAAR EEN OAIS BLUE BOOK. Archiverings- en raadplegingsformaten DUURZAME BEWARING IS Organisatiestructuur Resources Opslagsystemen Standaarden Archiverings- en raadplegingsformaten Karakteriseren en valideren Checksums Migreren en normaliseren Preservation metadata

Nadere informatie

Memorie van toelichting

Memorie van toelichting Memorie van toelichting Algemeen Informatie is een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een gemeente. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor behoorlijk bestuur : voor

Nadere informatie

E-depot Achterhoek. Bewaar- en beheerstrategie

E-depot Achterhoek. Bewaar- en beheerstrategie E-depot Achterhoek Bewaar- en beheerstrategie 1 2015 Werkgroep Bewaar- en beheerstrategie Martijn Heringa (Waterschap Rijn en IJssel) Sybolt van der Schoot (DiVault) Hans Berende (Erfgoedcentrum Achterhoek

Nadere informatie

OPENBAAR EXEMPLAAR, NAMEN ZIJN VERWIJDERD

OPENBAAR EXEMPLAAR, NAMEN ZIJN VERWIJDERD OVERDRACHT VAN DIGITALE INFORMATIE DOOR DE ARCHIEFVORMER: HET SUBMISSION INFORMATION PACKAGE (SIP) Deelproject 8 Preserveringsbeleid OPENBAAR EXEMPLAAR, NAMEN ZIJN VERWIJDERD Datum Wijziging versie 18

Nadere informatie

Hoe selecteer je preserveringstools? Sara van Bussel. Koninklijke Bibliotheek

Hoe selecteer je preserveringstools? Sara van Bussel. Koninklijke Bibliotheek Hoe selecteer je preserveringstools? Sara van Bussel Koninklijke Bibliotheek Hoe selecteer je preserveringstools? Het probleem van digitale duurzaamheid Types digitale preservering Preserveringstools in

Nadere informatie

Digitaal archiveren. Timo van Houdt werkgroep Archieven

Digitaal archiveren. Timo van Houdt werkgroep Archieven Digitaal archiveren Timo van Houdt werkgroep Archieven Digitale dementie Digitaal Analoog Virtueel Fysiek Bestand Document Digitaal werken = normaal Digitaal archiveren = problematisch Vandaag Gisteren

Nadere informatie

Digitaal Depot Nationaal Archief

Digitaal Depot Nationaal Archief Wat is een e-depot? Jacqueline Slats Nationaal Archief of the Netherlands Studiedag Digitale Depots, 15 oktober 2008 Felixarchief Antwerpen 1 De Digitale Overheid De samenleving werkt meer en meer met

Nadere informatie

Onderdeel: van Gedistribueerde voorzieningen voor duurzame toegang (A.1)

Onderdeel: van Gedistribueerde voorzieningen voor duurzame toegang (A.1) BESCHRIJVING CASE STUDY PROJECT DDS HERLEEFT Onderdeel: van Gedistribueerde voorzieningen voor duurzame toegang (A.1) Dit document bestaat uit twee delen: 1. Project DDS herleeft Beschrijving van het hele

Nadere informatie

Foto: THE Holy Hand Grenade! CC BY-SA 2.0

Foto: THE Holy Hand Grenade! CC BY-SA 2.0 SCOREMODEL Foto: THE Holy Hand Grenade CC BY-SA 2.0 Foto: Wief70 CC BY-NC 2.0 Foto: portfolium CC BY-NC 2.0 DUURZAME BEWARING IS Organisatiestructuur Mensen en middelen Opslagsystemen Standaarden Karakteriseren

Nadere informatie

nemen van een e-depot

nemen van een e-depot Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot CONCEPT VOOR FEEDBACK Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden 23 juli 2015 Inleiding Dit stappenplan

Nadere informatie

HET WETTELIJK DEPOT VAN NUMERIEKE

HET WETTELIJK DEPOT VAN NUMERIEKE HET WETTELIJK DEPOT VAN NUMERIEKE PUBLICATIES Sophie Vandepontseele Operationeel directrice Hedendaagse Verzamelingen Dag van de Bibliothecaris 17 november 2016 Maatschappelijk belang? HET BELGISCHE UITGEVERSERFGOED

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

Het Gemeentearchief Rotterdam en het Elektronisch Depot. Digitale archieven voor de eeuwigheid?

Het Gemeentearchief Rotterdam en het Elektronisch Depot. Digitale archieven voor de eeuwigheid? Het Gemeentearchief Rotterdam en het Elektronisch Depot. Digitale archieven voor de eeuwigheid? Het jaar 2015. Uw tante is op 99 jarige leeftijd overleden. Dat is jammer. De burgemeester komt niet op haar

Nadere informatie

Ieder document direct beschikbaar

Ieder document direct beschikbaar Slide 1 Ieder document direct beschikbaar 4 februari 2016 1 Slide 2 Over Expansion Implementatiespecialist op gebied van digitale documentverwerking en archivering Verantwoordelijk voor volledig implementatietraject

Nadere informatie

PLANETS - Testbed. duizend jaar geschiedenis ligt op honderd kilometer plank van het de geschiedenis dijt uit, jaarlijks met kilometers

PLANETS - Testbed. duizend jaar geschiedenis ligt op honderd kilometer plank van het de geschiedenis dijt uit, jaarlijks met kilometers duizend jaar geschiedenis ligt op honderd kilometer plank van het de geschiedenis dijt uit, jaarlijks met kilometers PLANETS - Testbed Petra Helwig Senior adviseur Digitale Duurzaamheid Stel je voor Je

Nadere informatie

Preservation metadata voor AV-collecties: De uitdagingen

Preservation metadata voor AV-collecties: De uitdagingen Preservation metadata voor AV-collecties: De uitdagingen subtitel arial 32 cursief in onderkast AV-productie-archief Entertainment Nieuws Drama Nationaal erfgoed Amateurfilm Documentaires Fotocollectie

Nadere informatie

Nulmeting van de e-depotvoorziening van het Noord-Hollands Archief aan de hand van het toetsingskader ED3

Nulmeting van de e-depotvoorziening van het Noord-Hollands Archief aan de hand van het toetsingskader ED3 Nulmeting van de e-depotvoorziening van het Noord-Hollands Archief aan de hand van het toetsingskader ED3 Pilot Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem Auteur: Noord-Hollands Archief: Stinie Francke

Nadere informatie

Bewaar als... Digitaal archiveren. Digitaal archiveren is niet hetzelfde als het maken van een back-up! Vuistregels digitaal archiveren

Bewaar als... Digitaal archiveren. Digitaal archiveren is niet hetzelfde als het maken van een back-up! Vuistregels digitaal archiveren Bewaar als... Digitaal archiveren Bewaren van digitale documenten vraagt om een andere aanpak dan het bewaren van papier. Dat komt omdat een digitaal bestand bestaat uit een reeks enen en nullen, de bitstream.

Nadere informatie

bij het in gebruik nemen van een e-depot

bij het in gebruik nemen van een e-depot STAPPENPLAN bij het in gebruik nemen van een e-depot Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden December 2015 Inleiding Dit stappenplan laat zien welke

Nadere informatie

Acquisitiebeleidsplan Noord-Hollands Archief 2015-2020

Acquisitiebeleidsplan Noord-Hollands Archief 2015-2020 Acquisitiebeleidsplan Noord-Hollands Archief 2015-2020 Maart 2015 Het Noord-Hollands Archief wil fungeren als het geheugen van de provincie Noord-Holland en de aangesloten gemeenten in Kennemerland en

Nadere informatie

Digitale duurzaamheid 101. Wat het is, wat het niet is en wat u er mee moet.

Digitale duurzaamheid 101. Wat het is, wat het niet is en wat u er mee moet. Digitale duurzaamheid 101 Wat het is, wat het niet is en wat u er mee moet. Wie zijn wij? Vader van Amber (5) en Stijn (3) Getrouwd met Pamela O.a.Vader.man.vriend.eigenzinnig. dichter.gouda.zelfstandig

Nadere informatie

Best practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op

Best practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op Best practise e-depot Streekarchieven zoeken de samenwerking op Opwarmen met stellingen Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de markt Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst Een

Nadere informatie

Born Digital Art Praktijk Behoud en Beheer

Born Digital Art Praktijk Behoud en Beheer Born Digital Art Praktijk Behoud en Beheer Gaby Wijers Conferentie Digitalisering Cultureel Erfgoed 16.5.2017 Nationale kennisinstituut voor digitale kunst Ondersteunende instelling: conservering, distributie

Nadere informatie

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie.

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. As-Built Documentatie digitaal op orde Als uw bedrijf actief is in de Marine, Off-Shore, energie of chemische industrie, dan heeft u voor

Nadere informatie

Toetsingskader e-depot Schiedam-Delft

Toetsingskader e-depot Schiedam-Delft Onderdeel ED3 Onderwerp ED3 Verwijzing Rapport e-depotvoorzieningen A. Organisatie, beleid en procedures A1: Continuiteit beheersorganisatie 4.1 Registreren en beheren van inrichtingsinformatie A. Organisatie,

Nadere informatie

Basisprocessen voor een digitaal archiefdepot

Basisprocessen voor een digitaal archiefdepot Basisprocessen voor een digitaal archiefdepot Filip Boudrez Expertisecentrum DAVID vzw Antwerpen, 2006 0. INHOUD 1. Inleiding... 1 2. Opname en verwerking... 2 2.1 Controles... 2 2.2 Transformatie van

Nadere informatie

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken

Nadere informatie

Zeeuws e-depot presentatie e-depot Monitor 10 februari 2016

Zeeuws e-depot presentatie e-depot Monitor 10 februari 2016 Het Zeeuws Archief is beheerder van de archieven van het Rijk, het Waterschap, de Provincie en drie gemeenten. Sinds 2008 staat digitale duurzaamheid hoog op de agenda. In dat jaar sloten we ons aan bij

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Informatiehuishouding in de digitale wereld

Informatiehuishouding in de digitale wereld Informatiehuishouding in de digitale wereld Wiel Swinckels maandag 4 juli 2016 Voorstellen / Verwachtingen Wiel Swinckels Business Consultant Ceelo Het is tijd! Papier hebben we nu wel op orde toch? Maar

Nadere informatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Erik Saaman (projectleider DUTO) NORA Gebruikersraad, 9 juni 2015 normenkader@nationaalarchief.nl Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie

Nadere informatie

Aansluitplan e-depot RAZ

Aansluitplan e-depot RAZ Versie Omschrijving Opsteller(s) Datum 0.1 Concept t.b.v. feedback Niels Komen 23 januari 2019 projectgroep e-depot RAZ 0.2 Concept t.b.v. feedback Niels Komen 1 april 2019 werkgroep CTS certificering

Nadere informatie

Digitaal Erfgoed Houdbaar

Digitaal Erfgoed Houdbaar Digitaal Erfgoed Houdbaar Werken aan de lange termijn toegang van digitale erfgoedcollecties Marcel Ras Traditionele media Robuust Fysiek (vast te pakken) Direct te begrijpen Ervaring met toekennen

Nadere informatie

Memorie van toelichting

Memorie van toelichting Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling bepalen dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die de Veiligheidsregio ontvangt en creëert

Nadere informatie

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst Het Rotterdamse E-depot Stand van zaken Het Stadsarchief Rotterdam heeft twee opdrachten: Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan voor de digitale

Nadere informatie

Werkgroep Preservation Preservation en Research & Development

Werkgroep Preservation Preservation en Research & Development Werkgroep Preservation Preservation en Research & Development Leden van de werkgroep Aad van der Valk, NIBG Andrea Scharnhorst, DANS Barbara Sierman, KB Giovanna Fossati, EYE, voorzitter Inge Angevaare,

Nadere informatie

Origineel bestandsform aat DWG als archiveringsfo rmaat

Origineel bestandsform aat DWG als archiveringsfo rmaat Origineel bestandsform aat DWG als archiveringsfo rmaat Sterke punten Zwakke punten Risico s Behoud object characteristics 100 % zeker. Geen tijds- en geldinvestering in migraties. Grote kans op veel opties

Nadere informatie

Toekomstbestendige archiefinstellingen

Toekomstbestendige archiefinstellingen Toekomstbestendige archiefinstellingen 14-15 december 2016 Jacco van Gastel Evert Obdeijn Doel van de workshop: Warming up: Scenario s Zelf aan de slag Opdracht aan archiefinstelling Andere aanbieder Opschalen

Nadere informatie

Omgeving van de zaak in kaart. Modellen. Naamgeving. Omgeving van de zaak in kaart #KVAN11 1

Omgeving van de zaak in kaart. Modellen. Naamgeving. Omgeving van de zaak in kaart #KVAN11 1 Omgeving van de zaak in kaart Een schildering van een zoektocht Rienk Jonker 6 juni 2011 Modellen 6-6-2011 #KVAN11 2 Naamgeving 6-6-2011 #KVAN11 3 #KVAN11 1 Geconfronteerd met Digitaal werken (zaaksgewijs

Nadere informatie

Afdelingshoofd: het hoofd van een afdeling binnen de Dopingautoriteit;

Afdelingshoofd: het hoofd van een afdeling binnen de Dopingautoriteit; Regeling van het bestuur van de Dopingautoriteit van 1 januari 2019, houdende de beheersregels voor documentaire informatie (Beheerregeling DI Dopingautoriteit 2019) Het bestuur van de Dopingautoriteit,

Nadere informatie

Toekomstperspectief Informatie- en archiefbeheer

Toekomstperspectief Informatie- en archiefbeheer Toekomstperspectief Informatie- en archiefbeheer Digitaal informatie- en archiefbeheer Duurzame toegankelijkheid Archivering by design Jan Koers Toekomstperspectief informatie- en archiefbeheer 1. 2. 3.

Nadere informatie

BIJLAGE F: Toetsing aan Kwaliteitseisen Digitaal Archief Beeld en Geluid 1.0

BIJLAGE F: Toetsing aan Kwaliteitseisen Digitaal Archief Beeld en Geluid 1.0 BIJLAGE F: Toetsing aan Kwaliteitseisen Digitaal Archief Beeld en Geluid 1.0 Gerelateerde eisen uit het document Kwaliteitseisen Digitaal Archief V1.0, toegepast op de IP-workflow uit het document Informatiemodel

Nadere informatie

DIGITAL FOREVER. Digital Assets at risk

DIGITAL FOREVER. Digital Assets at risk DIGITAL FOREVER Digital Assets at risk 1 DR G.J. VAN BUSSEL Archivaris, Bedrijfskundige, Bestuurlijk Informatiekundige Lector Digital Archiving & Compliance (HvA) Strategisch Beleidsadviseur College van

Nadere informatie

Digitaal Archief DUURZAAM. Agenda. Dag van de Digitale Duurzaamheid DiVault E-depot Oldambt Fasttrack programma

Digitaal Archief DUURZAAM. Agenda. Dag van de Digitale Duurzaamheid DiVault E-depot Oldambt Fasttrack programma Digitaal Archief DUURZAAM Agenda Dag van de Digitale Duurzaamheid 2017 DiVault E-depot Oldambt Fasttrack programma 1 Doel DiVault Duurzaam preserveren, beheren en ontsluiten van cultuurhistorisch of economisch

Nadere informatie

Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk

Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Symposium Een DIM-visie voor de toekomst Vincent Teerling i.s.m. Het Papieren Tijger Netwerk Metadata voor meerdere doeleinden Metadata worden gebruikt om:

Nadere informatie

B) Toelichting van EYE op het inmiddels gewijzigd beleid t.a.v. duurzame opslag van gedigitaliseerde films en born digital films

B) Toelichting van EYE op het inmiddels gewijzigd beleid t.a.v. duurzame opslag van gedigitaliseerde films en born digital films Mevrouw drs. M. C. van Heese Erfgoedinspectie/Collecties en Archieven IPC 3500 Postbus 16478 2500 BL Den Haag Amsterdam, 11 februari 2016 Betreft: De stoot van de rijkscollectie BYE Filmmuseum Geachte

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

December 2017 Versie 1.0. Aansluitplan e-depot

December 2017 Versie 1.0. Aansluitplan e-depot December 2017 Versie 1.0 Aansluitplan e-depot 1. Inleiding Het WBA vindt het belangrijk om gemeenten goed te begeleiden en voor te bereiden op aansluiting op het e-depot. Daarom is dit aansluitplan opgesteld.

Nadere informatie

HNW010 en Alfresco. Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam

HNW010 en Alfresco. Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam HNW010 en Alfresco Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam stafafdeling inspectie Stadsarchief Rotterdam oktober 2012 HNW010 doc.loods 965177 1/8 Inleiding

Nadere informatie

Research & development

Research & development Research & development Publishing on demand Workflow ondersteuning Typesetting Documentproductie Gespecialiseerd document ontwerp Web ontwerp en onderhoud Conversie Database publishing Advies Organisatie

Nadere informatie

HANDREIKING KWALITEITSSYSTEEM INFORMATIEBEHEER DECENTRALE OVERHEDEN

HANDREIKING KWALITEITSSYSTEEM INFORMATIEBEHEER DECENTRALE OVERHEDEN 1 Archiefinnovatie Decentrale Overheden HANDREIKING KWALITEITSSYSTEEM INFORMATIEBEHEER DECENTRALE OVERHEDEN AIDO-REGIOBIJEENKOMSTEN DEN BOSCH EN ZWOLLE, 14 EN 15 DECEMBER 2016 2 PROGRAMMA Even voorstellen

Nadere informatie

PRESERVATION POLICY. Het Nieuwe Instituut

PRESERVATION POLICY. Het Nieuwe Instituut PRESERVATION POLICY Het Nieuwe Instituut PRESERVATION POLICY Versie 1.0, 20 augustus 2018 Marcel Ras, Projectleider Project Inrichting Digitaal Archief in opdracht van Behrang Mousavi, General Manager

Nadere informatie

Foto s bewaren. Met steun van de Vlaamse minister van Cultuur, Jeugd, Sport en Brussel

Foto s bewaren. Met steun van de Vlaamse minister van Cultuur, Jeugd, Sport en Brussel Digitale foto s worden net zoals andere digitale data op een digitale drager bewaard. Enkele tips. Je kan je digitale foto s best bewaren op volgende dragers: Harde Schijf CD DVD Veiligheidskopieën zijn

Nadere informatie

Gegevensmanagement in relatie tot archivering

Gegevensmanagement in relatie tot archivering Gegevensmanagement in relatie tot archivering NORA expertgroep gegevensmanagement 1 februari 2018 contact@nationaalarchief.nl Gegevensmanagement Gegevensmanagement is het geheel van activiteiten om in

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Digitaal erfgoed Metagegevens & Hier 22-1-2015 Architectuur komt ook tekst 22-1-2014 Bert van Kooten Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie

Nadere informatie

Softcrow Trusted Electronic Services B.V. Privacy Verklaring. Pagina 1 van 9

Softcrow Trusted Electronic Services B.V. Privacy Verklaring. Pagina 1 van 9 Softcrow Trusted Electronic Services B.V. Privacy Verklaring Pagina 1 van 9 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Softcrow Trusted Electronic Services 4 3. Soorten gegevens en hun doel 5 4. Opslag en Beveiliging

Nadere informatie

Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen www.pwc.com Digitaal Archief Vlaanderen September 2013 Generieke blauwdruk Agenda Inleiding generieke blauwdruk Blauwdruk 1. Dienstenmodel 2. Data architectuur 3. Applicatie architectuur 4. Technologische

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

e-depot Veel gestelde vragen en antwoorden voor aangesloten overheden

e-depot Veel gestelde vragen en antwoorden voor aangesloten overheden e-depot Veel gestelde vragen en antwoorden voor aangesloten overheden Voorwoord Steeds meer overheidsorganisaties werken digitaal. Daardoor neemt de productie van digitale informatie toe. Al deze informatie

Nadere informatie

Project E-depot 2005. Eindrapportage 2005

Project E-depot 2005. Eindrapportage 2005 Document 2005/038 Versie: 1.0 Datum: 9 april 2006 Auteur: Klaartje Pompe Vastgesteld: stuurgroep d.d. 9-5-2006 Gemeentearchief Rotterdam 1 Inhoud Inleiding... 3 Definitie E-depot... 3 Projectdoel... 3

Nadere informatie

Doxis Informatiemanagers

Doxis Informatiemanagers Substitutie Doxis Informatiemanagers Grootste adviesburo op het gebied van informatiemanagement in Nederland Zelfstandig bedrijfsonderdeel van Ernst & Young Jarenlange ervaring bij NL Overheid Gedegen

Nadere informatie

Het E-depot. Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer. Informatiekundige.

Het E-depot. Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer. Informatiekundige. Stadsarchief Amsterdam Het E-depot Standaardiseren voor een betere dienstverlening 24-06-2014 Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal

Nadere informatie

OCI koppeling webshop leveranciers

OCI koppeling webshop leveranciers OCI koppeling webshop leveranciers Laatste update: 14 juli 2014 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Werking ProActive Inkoop 3 3. Opzet koppeling 5 3.1.Automatisch inloggen in de webshop...5 3.2.Terugkeren

Nadere informatie

Open Data. Themamiddag Actieve Openbaarheid

Open Data. Themamiddag Actieve Openbaarheid Open Data Themamiddag Actieve Openbaarheid Open Data Middag Actieve Openbaarheid 11 februari 2016 Agenda Wat is open data + wet- en regelgeving Beleid Open Data Nationaal Archief Hoe is het Nationaal Archief

Nadere informatie

De Eindhovense wijze van digitaal archiefbeheer in de praktijk Digitaal Archiefbeheer in de praktijk Antwerpen, 25 juni 2003

De Eindhovense wijze van digitaal archiefbeheer in de praktijk Digitaal Archiefbeheer in de praktijk Antwerpen, 25 juni 2003 De Eindhovense wijze van digitaal archiefbeheer in de praktijk Digitaal Archiefbeheer in de praktijk Antwerpen, 25 juni 2003 RHC-Eindhoven (c) 1 Opzet presentatie Omgeving Uitgangspunten Aanpak: de Eindhovense

Nadere informatie

Archiveren. Digitaal vertaald. Han Pieterse han.pieterse@networq24.com 31-5-2007 1

Archiveren. Digitaal vertaald. Han Pieterse han.pieterse@networq24.com 31-5-2007 1 Archiveren Digitaal vertaald Han Pieterse han.pieterse@networq24.com 31-5-2007 1 Nieuwe wetgeving en oude gewoontes Archiefwet voor overheidsinstellingen, Wet elektronisch bestuurlijk verkeer is van kracht,

Nadere informatie

Inleiding. Record. Specificatie ToPX 2.1

Inleiding. Record. Specificatie ToPX 2.1 Prins Willem-Alexanderhof 20 2595 BE Den Haag T +31-70-331 5400 www.nationaalarchief.nl Contact W. van der Reijden Recordkeeping adviseur T +31 6 55 26 79 52 wout.van.der.reijden@nationaal archief.nl Specificatie

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Wie doet wat? 30-5-2013. Gebruik en beheer van applicaties. Een kader VHIC VHIC. Pagina 1. Pagina 2

Wie doet wat? 30-5-2013. Gebruik en beheer van applicaties. Een kader VHIC VHIC. Pagina 1. Pagina 2 Gebruik en beheer van applicaties Wie doet wat? Pagina 1 Een kader Pagina 2 Bron: daanrijsenbrij, Elementaire bedrijfsinformatica 1 Functioneel beheer Applicaties worden gebruikt door de gebruikersorganisatie.

Nadere informatie

NATIONALE COALITIE DIGITALE DUURZAAMHEID BEGINSELVERKLARING. CONCEPT 4 juni 2007 DE UITDAGING

NATIONALE COALITIE DIGITALE DUURZAAMHEID BEGINSELVERKLARING. CONCEPT 4 juni 2007 DE UITDAGING NATIONALE COALITIE DIGITALE DUURZAAMHEID BEGINSELVERKLARING CONCEPT 4 juni 2007 DE UITDAGING Versterking van de wetenschap en een betere benutting van de resultaten zijn een onmisbare basis, als Nederland

Nadere informatie

6. Wordt binnen het e-depot gebruik gemaakt van encryptie? Nee

6. Wordt binnen het e-depot gebruik gemaakt van encryptie? Nee Generieke onderwerpen 1. Voor welke onderdelen/functionaliteiten vindt logging plaats? Voor opschoning, vernietigen, overbrenging en ingest. De laatste twee maken onderdeel uit van de informatiepakketjes,

Nadere informatie

Informatiebeveiligingsbeleid

Informatiebeveiligingsbeleid Stichting Werken in Gelderland Versiebeheer Eigenaar: Review: Bestuur juni 2019 Versie Status Aangepast Datum Door 0.1 Concept Versiebeheer 31-5-2018 Privacyzaken, Michel Rijnders 1.0 Vastgesteld Vastgesteld

Nadere informatie

4.2 Inzichten in de behoeften en verwachtingen van de belanghebbenden. 4.3 Het toepassingsgebied van het milieumanagementsystee m vaststellen

4.2 Inzichten in de behoeften en verwachtingen van de belanghebbenden. 4.3 Het toepassingsgebied van het milieumanagementsystee m vaststellen 4 Context van de organisatie 4 Milieumanagementsysteemeisen 4.1 Inzicht in de organisatie en haar context 4.2 Inzichten in de behoeften en verwachtingen van de belanghebbenden 4.3 Het toepassingsgebied

Nadere informatie

Professionalisering van de vastgoedinformatievoorziening. Startnotitie. Versie: 19 juni 2006. Albert van Tuil Reinout Schaatsbergen

Professionalisering van de vastgoedinformatievoorziening. Startnotitie. Versie: 19 juni 2006. Albert van Tuil Reinout Schaatsbergen Professionalisering van de vastgoedinformatievoorziening Startnotitie Versie: 19 juni 2006 Albert van Tuil Reinout Schaatsbergen Inleiding Zoals in een memo van 7 maart 2006 aan het MT van de gemeente

Nadere informatie

Digitaliseren in de heemkundige kring

Digitaliseren in de heemkundige kring Digitaliseren in de heemkundige kring Lesgever: Francis Vlieghe Organisator: Heemkunde Vlaanderen Digitaliseren in heemkundige kring Bedoeling van deze les Algemeen inzicht verwerven in de termen digitaliseren

Nadere informatie

Testplan KB en migratie

Testplan KB en migratie Testplan KB en migratie Uitgave: 2.0 Datum: 6 november 2006 Koninklijke Bibliotheek Afdeling Digitale Duurzaamheid Versie 2.0 Pag: 1 Ontstaansgeschiedenis Testplan KB en migratie Versie Document Datum

Nadere informatie

LEERDOELEN MEDIAVORMGEVER 4

LEERDOELEN MEDIAVORMGEVER 4 LEERDOELEN MEDIAVORMGEVER 4 Tijdens elke BPV periode werk je aan 5 leerdoelen. 3 leerdoelen kies je uit een lijst met bestaande doelen die in het onderstaande kwalificatiedossier van Mediavormgever staan.

Nadere informatie

Ten minste houdbaar tot: zie deksel depot. Justitiële Informatiedienst Emile de Maat

Ten minste houdbaar tot: zie deksel depot. Justitiële Informatiedienst Emile de Maat Ten minste houdbaar tot: zie deksel depot Justitiële Informatiedienst Emile de Maat Justid 2 Uitwisselen in de vreemdelingenketen IND DT&V COA Politie DJI KMAR BZ Abonnementen Terugmeld voorziening Toegang

Nadere informatie

DATAMODELLERING CRUD MATRIX

DATAMODELLERING CRUD MATRIX DATAMODELLERING CRUD MATRIX Inleiding In dit whitepaper wordt de datamodelleervorm CRUD Matrix beschreven. Deze modelleervorm staat in verhouding tot een aantal andere modelleervormen. Wil je een beeld

Nadere informatie

archiveringsdiensten in een shared services model

archiveringsdiensten in een shared services model DIGITAAL ARCHIEF VLAANDEREN archiveringsdiensten in een shared services model Luc Truyens, VIAA/DAV EFFICIËNTIE Digitaal tijdperk 24/24/7/7 en WWW Concurrentieel voordeel, Voordelen digitaal werken optimaal

Nadere informatie

HERGEBRUIK VAN REQUIREMENTS

HERGEBRUIK VAN REQUIREMENTS HERGEBRUIK VAN REQUIREMENTS EEN PRAKTISCHE AANPAK BUSINESS ANALYSE CENTER OF EXCELLENCE - SYNERGIO Inhoudsopgave 1 HERGEBRUIK VAN REQUIREMENTS... 3 1.1 GEBRUIKEN VERSUS HERGEBRUIKEN... 4 2 STRATEGIE...

Nadere informatie

digitaliseren Archiveren kan je leren, les 4 Sint-Niklaas, 29 november 2008 Willem Vanneste

digitaliseren Archiveren kan je leren, les 4 Sint-Niklaas, 29 november 2008 Willem Vanneste digitaliseren Archiveren kan je leren, les 4 Sint-Niklaas, 29 november 2008 Willem Vanneste digitaliseren is 2 waarom digitaliseren? conservering toegankelijkheid automatisering substitutie backup 3 conservering

Nadere informatie

De impact en implementatie van de outsourcing op de bedrijfsvoering is als één van de 6 deelprojecten ondergebracht binnen het project outsourcing.

De impact en implementatie van de outsourcing op de bedrijfsvoering is als één van de 6 deelprojecten ondergebracht binnen het project outsourcing. Bijlagen 1 en 2: Aanbevelingen en opvolging Gateway Reviews (corsa 2018017934) Bijlage 1: Aanbevelingen en opvolging Gateway Review 2018 Aanbeveling Opvolging Status Opmerking 1. Richt een apart project

Nadere informatie

Informatieveiligheidscomité Kamer sociale zekerheid en gezondheid

Informatieveiligheidscomité Kamer sociale zekerheid en gezondheid Informatieveiligheidscomité Kamer sociale zekerheid en gezondheid IVC/KSZG/19/138 BERAADSLAGING NR 19/078 VAN 7 MEI 2019 BETREFFENDE DE AANVRAAG VAN DE RIJKSDIENST VOOR SOCIALE ZEKERHEID VOOR HET VERKRIJGEN

Nadere informatie

DATAMODELLERING SIPOC

DATAMODELLERING SIPOC DATAMODELLERING SIPOC Inleiding In dit whitepaper wordt de datamodelleervorm Sipoc beschreven. Deze modelleervorm staat in verhouding tot een aantal andere modelleervormen. Wil je een beeld krijgen van

Nadere informatie

Bijlage 1 Pilot Heerhugowaard en het Regionaal Archief Alkmaar

Bijlage 1 Pilot Heerhugowaard en het Regionaal Archief Alkmaar Bijlage 1 Pilot Heerhugowaard en het Regionaal Archief Alkmaar 1. Achtergrond De pilot 3X3 voert drie pilots uit. In elke pilot neemt steeds een archiefdienst deel met een aangesloten gemeente. Het gaat

Nadere informatie

De juiste informatie, op de juiste plek, op het juiste moment. Voor zorgverlener en patiënt.

De juiste informatie, op de juiste plek, op het juiste moment. Voor zorgverlener en patiënt. De juiste informatie, op de juiste plek, op het juiste moment. Voor zorgverlener en patiënt. Even voorstellen Klaas Nieuwhof Ursula Letschert nieuwhof@vzvz.nl +31 (0)6 23 42 53 46 uletschert@phit.nl ursulaletschert

Nadere informatie

Functionele beschrijving: scannen naar van Brug software.

Functionele beschrijving: scannen naar van Brug software. Functionele beschrijving: scannen naar van Brug software. Algemeen Met de KYOCERA scannen naar van Brug Software beschikt u over een efficiënte oplossing om uw documenten te scannen naar het Notarieel

Nadere informatie

Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen www.pwc.com Digitaal Archief Vlaanderen 6 augustus 2013 Klankbordgroep 2 Generieke blauwdruk Agenda Doelstelling van deze klankbordgroep Inleiding generieke blauwdruk Blauwdruk 1. Dienstenmodel 2. Data

Nadere informatie

Functionele beschrijving: scannen naar Exact Globe.

Functionele beschrijving: scannen naar Exact Globe. Functionele beschrijving: scannen naar Exact Globe. Algemeen Met de KYOCERA scannen naar Exact Globe beschikt u over een efficiënte oplossing om uw documenten te scannen naar Exact Globe. Met deze oplossing

Nadere informatie

Duurzaam beheer en duurzame toegankelijkheid in GEMMA en Common Ground. Jan Koers

Duurzaam beheer en duurzame toegankelijkheid in GEMMA en Common Ground. Jan Koers Duurzaam beheer en duurzame toegankelijkheid in GEMMA en Common Ground Jan Koers Toekomstperspectief 1. 2. 3. 4. 5. Ontwikkelingen informatiesamenleving Actuele Ontwikkelingen Principes gegevensmanagement

Nadere informatie

Informatiemanager. Doel. Context

Informatiemanager. Doel. Context Informatiemanager Doel Ontwikkelen, in stand houden, evalueren, aanpassen en regisseren van het informatiemanagement, de digitale informatievoorziening en de ICT-facilitering van de instelling en/of de

Nadere informatie

Het informatieplan: instrument voor een succesvolle omgang met je digitale. collecties en archieven. #informatieplan

Het informatieplan: instrument voor een succesvolle omgang met je digitale. collecties en archieven. #informatieplan Het informatieplan: instrument voor een succesvolle omgang met je digitale collecties en archieven #informatieplan Het informatieplan: instrument voor een succesvolle omgang met je digitale collecties

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer 2015

Besluit Informatiebeheer 2015 15.0002092 Besluit Informatiebeheer 2015 Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek, gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2015, Overwegende dat: - de voortschrijdende

Nadere informatie