Beleid Scouting Regio West Brabant

Transcriptie

1 Beleid Scouting Regio West Brabant Naam document en versie Auteur(s) Datum Opzet versie Beleid Scouting regio West-Brabant Karlijn Bröker, Wouter Jansen, Sander Suos, John Hendrickx, Maurice van Dongen, Jack Koevoets, Corne Hartman. 6 November 2012

2 Inhoudsopgave Inhoud 1 Inleiding Regio Werkgroep 2011/ Huidig bestuur (maart 2012) De Regio Visie en Beleid Visie Speerpunten Financieel beheer en beleid Uitgangspunten Inkomsten Afgeleid beleid seizoen Tussentijdse verantwoording (oktober 2012) Het Regiobestuur Het regiobestuur Bestuurlijke aansprakelijkheid Het secretariaat HRM / Medewerkersbeleid Communicatie Communicatiemiddelen Voorzitterschap Algemeen Lid Penningmeester Coördinatoren teams Afvaardiging landelijke raad De Regioteams Spel en Programma team Regio Activiteiten Planningsavond Scouting Academy Team Trainers Praktijkcoaches Samenwerking Regio s Consulenten team / Groepsontwikkeling De Regiocoach De regioraad De regioraad Vergaderingen Vertegenwoordiging Werkplan... Error! Bookmark not defined. 7 Bijlagen... Error! Bookmark not defined. 7.1 Lijst Groepen... Error! Bookmark not defined. 7.2 Begroting... Error! Bookmark not defined. Projectnaam Product 2

3 1 Inleiding 1.1 Regio Werkgroep 2011/2012 In 2011/2012 is een werkgroep in de regio aan de slag gegaan om nieuwe mensen te vinden voor het regio bestuur. Dit met input van de regiocoaches Hein Angenendt en Joke Hensen. Deze werkgroep heeft o.a. een enquête in de regio gehouden en functieprofielen opgesteld voor het bestuur en de vacatures. Hierop volgend zijn enkele bijeenkomsten geweest voor het werven van gegadigden voor deze vacatures. Na enkele bijeenkomsten is hieruit een team naar voren gestapt die na een regioraad verkiezing in maart nu het huidige bestuur vormen. Dit huidige bestuur heeft met input vanuit de regio zelf dit document samengesteld. 1.2 Huidig bestuur (maart 2012) Het huidige regiobestuur is verkozen op 10 maart 2012 voor een periode van 1 jaar. Hierbij In het regiobestuur zijn aangesteld: Karlijn Broker (voorzitter) Sander Hendrickx (communicatie) Jack Koevoets (penningmeester) Corne Hartmans (lid) Maurice van Dongen (lid) Wouter Jansen (Coördinator Trainingsteam) John Hendrickx (Coördinator Spel&Programmateam) Vacature (Coördinator Groepconsulenten) Het huidige bestuur is in gezamenlijkheid aangesteld voor één jaar. Na dat jaar evalueert zij met de regio over haar functioneren. Indien de samenwerking tot ieders tevredenheid werkt is dit bestuur bereidt om zich herverkiesbaar te stellen voor een normale zittingstermijn met bijbehorend rooster van aftreden. Met de herverkiezing, ene jaar later zullen alle functies ter beschikking worden gesteld. 1.3 De Regio De regio bestaat in de eerste plaats uit de groepen zelf. Ook is er een trainingsteam en een spel en programma team die de groepen ondersteunen in hun kwaliteitsontwikkeling op het gebied van programma en gezamenlijke activiteiten en Scouting Academy. De nieuwste pijler, groepsontwikkeling wordt vormgegeven vanuit het vroegere consulententeam en is een project dat nog opgezet moet worden. Het regiobestuur is het overkoepelende orgaan van Scouting Nederland dat de samenwerking tussen al deze takken verbindt. Het regiobestuur organiseert ook de regioraad, het beleidsbepalend orgaan waarin alle groepen een stem hebben. Projectnaam Product 3

4 2 Visie en Beleid 2.1 Visie Het huidige regiobestuur heeft als visie de verbintenis tussen groepen binnen West-Brabant te bevorderen en de regio een ondersteunend, nuttig én leuk platform te laten zijn. 2.2 Speerpunten De volgende speerpunten voor de periode zijn benoemd voor het Regiobestuur: De verbintenis tussen de scoutinggroepen binnen West-Brabant bevorderen Het ondersteunen van het activiteitenteam om regio-activiteiten voor jeugdleden te organiseren Het ondersteunen van het trainingsteam (trainingen, praktijkcoaches en praktijkbegeleiders) Het opzetten en ondersteunen van groepsontwikkeling in de regio De regio een stabiele basis geven (met o.a. periodieke regioraden, website, financiën, communicatie, reguliere opvolging van de bestuursleden Plezier op regioniveau door middel van meer verbinding tussen de groepen Een actief regiobestuur dat ondersteunt in o.a. communicatie, financiën, activiteiten, Scouting Academy, groepsontwikkeling, Landelijke Raad vertegenwoordiging. Een stabiele regio waarbij het bestuur in voldoende mate nieuwe enthousiastelingen vindt voor regiofuncties (inclusief haar eigen opvolging). Opzetten van een jaaragenda, inclusief trainingen, jeugd activiteiten en regioraden. 2.3 Financieel beheer en beleid Met de overgang naar het huidige bestuur moest de financiële situatie eerst in kaart gebracht worden, deze situatie bleek gezond te zijn Uitgangspunten Het financieel beleid van de regio zal erop gericht zijn om het vermogen boven de grens te houden waarmee minimaal een jaar aan de financiële verplichtingen voldaan kan worden zonder dat er inkomsten zijn. De benodigde financiën dienen door de groepen en niet groepsgebonden leden die opgebracht te worden. In de toekomst ( ) zou er meer aandacht gegeven moeten worden aan sponsoring van activiteiten en subsidies van trainingen. De regio heeft het beheer over een enkele bankrekening. Deze is toegankelijk voor twee personen binnen de regio, de penningmeester en de secretaris of voorzitter. Jaarlijks zal het dagelijks bestuur een verslag doen van het reilen en zeilen en verantwoording afleggen over het gevoerde beleid. Jaarlijks zal een kascommissie de financiën van de regio goedkeuren en hiervan verslag doen in de regioraad. Projectnaam Product 4

5 2.3.2 Inkomsten De inkomsten bestaan uit de posten Contributie Deelnemersgelden activiteiten & Trainingen Opbrengst verhuur materialen Sponsoring & Subsidies Contributie De groepen betalen jaarlijks per lid een contributie die jaarlijks door de regioraad wordt vastgesteld. De niet-groeps gebonden medewerkers binnen de regio zullen jaarlijks een contributie betalen die ook geldt voor de medewerkers op landelijk niveau. Zij zullen hiervoor een nota ontvangen. Deelnemers gelden Activiteiten Om [bestuurlijke aansprakelijkheid en] financiële garantstelling van de regio te hebben gelden de volgende voorwaarden: Activiteiten moeten groepsoverstijgend zijn Open staan voor deelname door elke groep binnen de regio. Voor elke activiteit dient een begroting opgesteld te worden en door de regio penningmeester goedgekeurd te worden De activiteiten dienen kostendekkend en self-supporting te zijn. Inschrijving en ook betaling voor activiteiten geschied bij grote voorkeur via SOL (afwijking alleen na toestemming van de regio penningmeester) Indien niet aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan behoud het bestuur zich het recht niet financieel garant te staan voor de desbetreffende activiteit We kennen twee verschillende activiteiten; Categorie 1) Kort durende activiteiten en met een laag (financieel) risico. Dit zijn activiteiten die 24 uur of korter duren, geen complexe organisatie kennen en een lage risico inschatting. Voorbeelden zijn de Bever-Doe-Dag en de Jungledag Categorie 2) Langdurige en complexe activiteiten met een hoog (financieel) risico. Dit zijn activiteiten die langer dan 24 uur duren, meer verzekeringswerk vragen en een hogere risico inschatting vragen. Voorbeelden zijn de RSW en Explo-weekend. Deelnemers gelden Trainingen Ook voor de activiteiten van het trainersteam gelden dezelfde voorwaarden. Het verschil is dat deze begrotingen en financiën door het trainingsteam zelf worden verzorg. Ook werken zij met een jaarbegroting en financiën. De regioactiviteiten worden elke keer door een andere projectgroep verzorgd waardoor de voorwaarden per project/activiteit gelden. De trainingen staan open voor elk lid binnen Scouting, mits zij onder de doelgroep van de training vallen. De voorwaarden voor financiële garantstelling van de regio is dus hetzelfde als voor die van activiteiten. Projectnaam Product 5

6 Positieve saldo s van activiteiten en trainingen zullen boven een bepaald bedrag aan groepen worden teruggestort (richtlijn gemiddeld 10,- per scoutinggroep). Kleinere saldo s zullen in een risico post voor activiteiten en trainingen teruggeboekt worden. Uitgaven worden op een declaratie basis vergoed. Hiervoor moet een bonnetje binnen de gezette termijn ingeleverd worden bij de penningmeester, een uitgave moet ook in lijn zijn met de opgestelde begroting. Voor grote bedragen kan een voorschot opgevraagd worden bij de penningmeester, dit bedrag moet achteraf verantwoord worden op dezelfde regels als declaraties. Men kan ook de penningmeester vragen grote bedragen over te maken zodat er geen tussenstap nodig is. Voor het laten opstellen van offertes door derden dient de penningmeester op de hoogte gesteld te worden. Opbrengst verhuur materialen De regio beschikt over een container met daarin diversen duurzamere materialen, zoals o.a. een groepstent, EHBO-tasssen, brandblussers etc. Deze zijn voor verhuur beschikbaar. Het regiobestuur is van mening dat verscheidene van deze materialen zeer weinig gebruikt worden. Wat gezien het gebruik door en voor de regio erg kostbaar en tijdrovend is. Ook het onderhoud is in verhouding tot het gebruik hoog. Het bestuur is daarom van mening dat materialen verhuurd kunnen worden, mar dat er niet automatisch tot vernieuwing wordt overgegaan als het materiaal op is. In de regio en landelijk (groepen & particulier) zijn er voldoende (huur) alternatieven aanwezig om hierin te voorzien. 2.4 Afgeleid beleid seizoen Als afgeleide van de speerpunten voor het scoutingseizoen zijn de volgende concrete acties opgesteld: 1. Het periodiek organiseren van regioraden 2. Periodieke vergaderingen van het regiobestuur 3. Het aanstellen van een landelijke raad vertegenwoordiger 4. Het up-to-date brengen van de financiële administratie van de regio 5. Het opzetten en uitbouwen van een regiowebsite 6. Het verzorgen van periodieke communicatie (nieuwsbrief) 7. Het opstellen van een begroting voor de periode Het ondersteunen van het activiteitenteam en het trainingsteam 9. Het organiseren van een activiteit voor regiomedewerkers ter nadere kennismaking 10. Het opstellen van een meerjarenbeleid voor de regio (financieel beleid) 11. Het opzetten van Groepsontwikkeling voor de regio West Brabant. 12. Het zoeken van nieuwe regioleden om de continuïteit van het bestuur en de teams te waarborgen. Projectnaam Product 6

7 2.5 Tussentijdse verantwoording (oktober 2012) Het bestuur heeft o.a. de volgende activiteiten uitgevoerd sinds haar aanstelling: 1. 2x regioraad georganiseerd 2. Iedere 1 e v/d maand komt het regiobestuur bijeen 3. Landelijke raad vertegenwoordiger is aangesteld, LR is bezocht. 4. Financiële administratie is bijgewerkt en besproken in de regioraad in mei en oktober. 5. De regiowebsite is nieuw opgezet en krijgt gestaag vulling. 6. Regelmatig verschijnt een nieuwsbrief over de regio. 7. Opzetten van de mogelijkheid tot inschrijvingen en betalingen via SOL. 8. Via het regiobestuur is een kandidaat gevonden voor administratieve ondersteuning van het trainingsteam en het team is ondersteund in het gebruik van SOL voor inschrijvingen. 9. De invulling van de vacature coördinator Spel en Programma team. 10. De regiomedewerkers hebben in oktober nader kennisgemaakt en speerpunten uitgezet onder genot van een drankje en hapje. 2.6 Tussentijdse verantwoording ( februari 2013) 11. Start groepsontwikkeling, er is een kandidaat gevonden voor de functie van coördinator groepsontwikkeling. 12. Ondersteuning Spel&Programma team in RSW organisatie 13. LR is voor een tweede keer bezocht. 14. Aanvulling van website vordert nog steeds. 15. Opzetten beleidsplan en voorgelegd aan de regioraad. 16. Uitschrijven nieuwe verkiezingen na het interim jaar. 17. Extra ondersteuning in organisatie RSW Projectnaam Product 7

8 3 Het Regiobestuur 3.1 Het regiobestuur Het regiobestuur kent verschillende taken, maar deze zijn allen gericht op de drie pijlers binnen het beleid van Scouting Nederland; Spel, Scouting Academy en Groepsontwikkeling. Daarnaast heeft het regiobestuur de taak een voortrekkersrol te spelen bij de visie die zij hebben gesteld. Hieronder staan de functies/taken beschreven in het regiobestuur Bestuurlijke aansprakelijkheid Bestuurders en toezichthouders van verenigingen en stichtingen kunnen het risico lopen aansprakelijk gesteld te worden. De term bestuurdersaansprakelijkheid wordt gebruikt voor het aansprakelijk stellen van een bestuurder van een rechtspersoon (vereniging of stichting). Een rechtspersoon is over het algemeen zelf aansprakelijk voor zijn schulden, maar in enkele gevallen kan ook degene die namens de rechtspersoon heeft gehandeld voor de schuld aansprakelijk gesteld worden. De belangrijkste reden om een bestuurder hoofdelijk aansprakelijk te stellen, is op basis van onbehoorlijk bestuur. Voor meer hierover zie het document Bestuurlijke aansprakelijkheid van Scouting Nederland. Het regiobestuur heeft een verzekering bestuurlijke aansprakelijkheid. Een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering dekt de aansprakelijkheid van de bestuurder of andere functionarissen die tot de verzekerden behoren, handelend in hun hoedanigheid, dat wil zeggen: in overeenstemming met hun bevoegdheden, zoals die geregeld zijn in wet, statuten of arbeidsovereenkomst. 3.2 Het secretariaat De regio streeft naar een soepel en efficiënt werkend secretariaat dat voor iedereen toegankelijk is. Kerntaken van de secretaris zijn deze beleidsperiode: (Mede)voorbereiden van (bestuurs)vergaderingen. Zorg dragen voor de verslaglegging van de vergaderingen. Onderhouden en bijhouden van de (deel)archieven van de Regio. Voeren van correspondentie voor het Regiobestuur. Registreren en zo nodig verspreiden van binnenkomende post. Mede uitvoeren van het Regiobeleid. Maakt deel uit van het Dagelijks Bestuur van de Regio. Verzorgen van de juiste verzekeringen voor de regio en registratie bij de Kamer van Koophandel. 3.3 HRM / Medewerkersbeleid Een HRM ofwel medewerkersbeleid is belangrijk voor de continuïteit en de stabiliteit van het regiobestuur, en daarmee ook voor de regio als geheel. Dit bestuur wil graag voorkomen dat deze regio zonder of zonder kwalitatief goed bestuur komt te staan. In de komende jaren moet dus invulling gegeven worden aan deze functie en de uitvoering hiervan. Projectnaam Product 8

9 3.4 Communicatie In de huidige samenleving is communicatie een belangrijk onderdeel. Dit bestuur is van mening dat deze taak een plaats heeft binnen het regiobestuur. Kerntaken van communicatie zijn: Het verzorgen van de interne en externe communicatie. Het uitgeven van een Regionieuwsbrief per mail. Het onderhouden/actueel houden van de regiosite. Het versterken en onderhouden van contacten met de lokale en Regionale media. Ledenadministratie SOL bijhouden Onderzoeken wat een eventuele meerwaarde en de rol van social media voor de regio. Ondersteunen van de regioteams in het gebruik van SOL en huisstijl materialen. Een goed onderhouden website is een belangrijk middel voor communicatie van het bestuur en de teams naar en van de groepen in de regio. Via de site en de nieuwsbrief heeft iedereen in de regio de mogelijkheid om nieuws en informatie door te geven. Frequentie van contact moet wel beperkt blijven, Hier wordt met de mailings (zie onder) rekening gehouden Communicatiemiddelen Nieuwsbrief Om de 2 maanden zal er indien er genoeg input is een nieuwsbrief verstuurd worden. Hoofdonderwerpen in de nieuwsbrief zijn: Regiobestuur, Trainingen, Activiteiten, Scouting Nederland. Groepen kunnen als ze willen ook content aanleveren. De nieuwsbrief zal in de eerste volle week verstuurd worden, content dient voor het einde van voorgaande maand ingediend te zijn. Mailings Voor de regioraden en diverse trainingen en activiteiten zullen er periodiek mailings uitgaan. Deze mailings zullen naar één of meerdere doelgroepen verstuurd worden. Per doelgroep zal er maximaal 1 mailing per maand zijn (er wordt hierbij niet gekeken of een persoon in meerdere doelgroepen zit). Website Op de website is informatie terug te vinden over en vanuit de regio en de groepen. De regioteams kunnen hier informatie plaatsen welke langdurig beschikbaar gesteld wordt voor de groepen in de regio. Ook zullen er diverse downloads beschikbaar zijn in de downloadsectie. Ook de groepen in de regio kunnen context aanleveren voor op de website. Op de website is ook de regioagenda terug te vinden. 3.5 Voorzitterschap De voorzitter geeft leiding aan het Dagelijks Bestuur van de Regio West Brabant. De voorzitter vertegenwoordigt de regio naar derden. Gedurende de beleidsperiode zal de voorzitter continu zorg dragen voor het ontwikkelen, evalueren en bijstellen van het beleid van de Regio. De kerntaken van de voorzitter zijn: Vertaalt het landelijk beleid in beleid op Regio niveau. Coördineert en bewaakt de uitvoering van het Regiobeleid. Leidt de bestuursvergaderingen aan de hand van door het Dagelijks Bestuur opgestelde agenda s; Ziet erop toe dat gemaakte afspraken worden nagekomen en dat er een goede verdeling is van de bestuurlijke activiteiten. Projectnaam Product 9

10 Zit de Regioraadsvergaderingen voor. Delegeert een aantal taken naar de andere bestuursleden. De voorzitter ondersteunt groepen desgevraagd in hun contacten met de gemeentelijk en provinciale overheden. De voorzitter onderhoudt bestuurscontacten met de andere Regio s en het landelijk niveau 3.6 Algemeen Lid Een algemeen lid in het bestuur van de regio heeft als taak een bijdrage te leveren vanuit zijn of haar expertise zowel van binnen als buiten Scouting. Een algemeen lid kan taken van andere bestuursleden overnemen om het takenpakket te verlichten. 3.7 Penningmeester De penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële beheer en beleid van Scouting Regio West Brabant. Hij/zij is verantwoordelijk voor het jaarlijks financieel verslag, waarover een kascommissie jaarlijks het advies aan de regioraad geeft zodat de regioraad decharge kan verlenen. Ook maakt de penningmeester voor elk scoutingseizoen een begroting waarin beleidskeuzes naar voren komen. Het is zijn/haar taak om te de financiën te sturen op het beleid dat de regioraad vaststelt. De penningmeester controleert de begrotingen en uitgaven van de regioteams en het dagelijks bestuur. De penningmeester maakt deel uit van het Dagelijks Bestuur van de Regio. 3.8 Coördinatoren teams De coördinatoren van de regioteams (Trainingsteam, Spel & Programma team, Groepsconsulenten team) hebben plaats in het bestuur van de regio. Zij vertegenwoordigen hun team en zijn de informatieschakel tussen het team en het bestuur. Vanuit hun rol als coördinator dragen zij bij aan het beleid en ook aan de uitvoering hiervan voor hun team. 3.9 Afvaardiging landelijke raad Vanuit de regioraad wordt een afvaardiging gekozen naar de Landelijke Raad van Scouting Nederland. De afgevaardigde landelijke raad vervult deze afvaardiging met een vrij mandaat zonder last of ruggespraak. Dit omdat discussies en veranderingen van stukken soms op eenzelfde dag kunnen plaatsvinden waardoor meningen en situaties anders kunnen komen te liggen. De afgevaardigde probeert zo goed mogelijk de mening van de regio in zijn/haar vertegenwoordiging uit te dragen. Kerntaken van de afgevaardigde landelijke raad, dan wel de plaatsvervanger, zijn deze beleidsperiode: Is afgevaardigde van de Landelijke Raad namens de Regio. Informeert en adviseert de Regio over de agenda van de Landelijke Raad. Informeert en adviseert de Regio over de besluiten van de Landelijke Raad. Onderhoudt bestuur contacten met andere Regio s en het landelijk niveau. Maakt deel uit van de Dagelijks Bestuur van de Regio. Projectnaam Product 10

11 4 De Regioteams 4.1 Spel en Programma team Het Spel & Programma team wordt in de wandelgangen ook wel het activiteiten team genoemd. Het S&P Team verzorgt echter geen regio activiteiten, maar helpt deze door ondersteuning hiervan. Voor iedere speltak/activiteit wordt een organisatieteam gevormd. De OT's organiseren en begeleiden "regio-brede" activiteiten van een speltak. Deze OT s worden ingevuld door speltakleiding vanuit de regio. Zij worden ondersteund door de leden van het S&P team, die zelf ook eventueel plaats kunnen nemen in een OT. Het S&P Team bestaat uit personen met kennis van projectorganisatie en het spel van Scouting. Zij worden aangestuurd door de coördinator Spel en Programma Team, deze heeft zitting in het regiobestuur. Het S&P team is vanaf 2012 bezig met een kwaliteitslag. Het werven van teamleden en het vergroten van de eigen kennis over Spel en Programma staan naast het ondersteunen van de activiteiten op de kaart. Zij worden op hun beurt hierin weer ondersteunt door het regiobestuur Regio Activiteiten Het S&P Team ondersteunt de projectorganisatie van een activiteit. Elke activiteit kent zijn eigen project organisatie. De projectorganisaties verantwoordelijk voor de activiteit. Het desbetreffende teamlid vanuit het S&P team helpt met de coördinatie en zit de vergaderingen voor. Ook houdt het S&P teamlid controle op de financiën Planningsavond Aan het begin van het scoutingseizoen, als het schooljaar ook begint, organiseert het S&P Team de jaarlijkse planningsavond. Alle speltakleiding in de regio wordt hiervoor uitgenodigd. Per speltak wordt voor het gehele scoutingjaar activiteiten bedacht en datums geprikt. Vaak worden ook al vergaderdata voor deze activiteiten geprikt en kan speltakleiding zich al aanmelden voor de organisatie van een bepaalde activiteit. Al deze activiteiten worden daarna in een jaarkalender gezet. Het is de taak van het S&P Team om deze data zorgvuldig op elkaar aan te passen, alsmede met de data van de trainingen en landelijke activiteiten, schoolvakanties e.d. De agenda die voortvloeit uit deze planningsavond is de basis voor het werkplan van het S&P team. 4.2 Scouting Academy Team Het Scouting Academy team wordt in de wandelgangen het trainersteam genoemd, maar het team bestaat uit meer dan enkel trainers. Het Scouting Academy team van West-Brabant geeft invulling aan Scouting Academy binnen de regio. Het team organiseert trainingen (o.a. overstaptraining, module weekenden, Kamp&Bivak). Daarnaast ondersteunen de praktijkcoaches in het team de praktijkbegeleiders in de groepen. Scouting Academy is de nieuwe vorm van trainingen in Scouting Nederland. Het Scouting Academy team is de afgelopen twee jaar druk bezig geweest met deze vernieuwing. Het Trainingsteam kent verschillende soorten functies Trainers Trainers zijn degene die de modules vorm en inhoud geven. De voormalige Start&Programmatraining is nu vormgegeven in het zogeheten moduleweekend. Ook zijn de overstaptrainingen (die binnenkort zullen eindigen) en de kamp/bivak en logeertrainingen onderdeel van het aanbod trainingen. Projectnaam Product 11

12 4.2.2 Praktijkcoaches De praktijkcoaches zijn diegene die praktijkbegeleiders opleiden en ondersteunen. Daarnaast garanderen praktijkcoaches de kwaliteit van de Scouting Academy-aanpak, onder andere door samen met praktijkbegeleiders competenties vast te stellen.. De praktijkbegeleider De praktijkbegeleider is diegene in de groep die samen met een kaderlid zijn of haar competenties vaststelt, en zo ook het trainingstraject voor het kaderlid. Dit trainingstraject kan op verschillende manieren en situaties plaatsvinden; op de groep, op ene training, op school etc. De praktijkbegeleider maakt geen deel uit van het groepsbestuur, maar wel (net zoals alle vrijwilligers met een benoemde functie in Scouts Online) van de groepsraad. De praktijkbegeleider heeft dus ook stemrecht in de groepsraad. Alle vrijwilligers in de groep (dus ook de praktijkbegeleider) worden door de groepsraad in functie benoemd Samenwerking Regio s Voor het ontwikkelen en in de praktijk brengen van de nieuwe trainingen heeft het trainingsteam West- Brabant samenwerking gezocht met de trainingsteams uit de regio De Baronie en regio Zeeland. Zo worden er gezamenlijke vergaderingen gehouden over de inhoud van trainingen en worden er ook trainingen gezamenlijk georganiseerd en uitgevoerd. Deze trainingen trekken speltakleiding vanuit alle drie de regio s. Deze bundeling van kennis en uitvoeringscapaciteit zorgt voor trainingen van goede kwaliteit. 4.3 Consulenten team / Groepsontwikkeling Het vroegere consulententeam zal omgezet worden in het team Groepsontwikkeling. Dit team zal bestaan uit regiocoaches en een coördinator. Deze coördinator heeft zitting in het bestuur. In de komende jaren moet dus invulling gegeven worden aan dit team en de functies en de uitvoering hiervan. Een gezonde groep is erg belangrijk bij Scouting. Er zijn vele groepen die goed functioneren en een gezonde basis hebben, maar er zijn ook groepen die de kansen die zich aanbieden niet kunnen benutten. Om deze reden is het deelproject Groepsontwikkeling opgestart. Naast de vernieuwde spelvisie en Scouting Academy is dit de derde pijler waarop de vereniging Scouting steunt. Het project groepsontwikkeling bestaat uit verschillende deelgebieden. Sommige onderdelen kan een groep zelfstandig uitvoeren, andere onderdelen vinden plaats in samenwerking met een regiocoach. De doelen van Groepsontwikkeling zijn; Groepen met behulp van een kwaliteitsinstrument inzicht geven in hun eigen ontwikkelkansen. Groepen ondersteunen bij de totstandkoming van kwaliteitsplannen. Groepen ondersteunen bij werving en groei van kader- en jeugdleden. Monitoren en kennisontwikkeling op het gebied van groepsmanagement en ledenontwikkeling. Hierbij wordt gebruik gemaakt van onderzoek en analyses. Bij de groepen waarmee gewerkt wordt de invoering van de nieuwe producten in gang zetten. Projectnaam Product 12

13 4.3.1 De Regiocoach Een regiocoach helpt bij de intake en workshops in de groep met als uiteindelijk resultaat een eigen actieplan voor de groep. Hij/Zij werkt hierin samen met een coach van het landelijk niveau, een vrijwilliger De regiocoach is daarnaast verantwoordelijk voor de begeleiding van de groep bij de uitvoering van het actieplan en de informatie over beschikbare ondersteuning in de regio. Projectnaam Product 13

14 5 De regioraad 5.1 De regioraad De regioraad is het beleidsbepalend orgaan van de regio, waarin vertegenwoordigers van alle groepen zitten. Van hier uit is de Regio ook vertegenwoordigd naar de Landelijke Raad toe. De regioraad is het beleidsbepalend orgaan van de regio, waarin vertegenwoordigers van alle groepen zitten. Van hier uit is de Regio ook vertegenwoordigd naar de Landelijke Raad toe. 5.2 Vergaderingen De regioraad vergadert gewoonlijk 3 a 4x per jaar, over onderwerpen zoals o.a. de financiën van de regio, verkiezingen van bestuursleden, samenwerkingen met andere organisaties en landelijke raadstukken. Hier wordt het beleid opgesteld dat het regiobestuur probeert uit te voeren. Elke groep uit de regio heeft een stem in de regioraad, zoals beschreven in het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland. De locatie van de regioraad wordt wisselend gehouden in een van de clubhuizen van de groepen uit Bergen op Zoom, Roosendaal en de overige plaatsen.. Groepen stellen bij voorkeur hun clubhuis gratis ter beschikking. Dit is waarschijnlijk eens in het jaar, misschien twee keer per jaar nodig. De agenda, al dan niet met LR stukken, wordt uiterlijk 2 weken van te voren verstuurd. De datum van de regioraad wordt uiterlijk 2 maanden van te voren bekend gemaakt, en wordt afgestemd op LR. Notulen worden uiterlijk 2 weken na de Regioraad beschikbaar gemaakt. 5.3 Vertegenwoordiging De vertegenwoordiging bij scouting verloopt getrapt. In principe hebben alle leden, of hun ouders, inspraak in het beleid van de groep. Daarvandaan worden ze vertegenwoordigd in de regioraad, en zo wordt wat leeft binnen de groepen, ter sprake gebracht binnen de regio. De regio heeft op haar beurt weer een vertegenwoordiger (die uit hoofde van de vertegenwoordigende functie ook in het regiobestuur zitting hebben) naar de landelijke raad, de halfjaarlijkse vergadering van vertegenwoordigers uit de regio's samen met het landelijk bestuur van Scouting Nederland, waar de grote lijnen van het landelijk beleid worden bepaald. Ook is er een vervangende vertegenwoordiger zodat er altijd de mogelijkheid is om de regio te vertegenwoordigen op de landelijke raad. Projectnaam Product 14