Plan van aanpak. Vastgoed duurzaam op orde

Transcriptie

1 Plan van aanpak Vastgoed duurzaam op orde gemeente Eindhoven Programma- en gebiedsmanagement juni 2015

2 Colofon Uitgave Gemeente Eindhoven Programma- en gebiedsmanagement Datum juni 2015

3 Inhoudsopgave Colofon 2 Inhoudsopgave 3 1 Inleiding 4 2 Directieraad 5 3 Ambtelijke organisatie vastgoed 6 4 Taskforce 8 5 Ontwikkelplan 9 Bijlage: Overzicht op te leveren produkten 10 gemeente Eindhoven 3

4 1 Inleiding Vastgoed ligt landelijk, maar ook hier een Eindhoven, onder een vergrootglas. Dat is logisch en terecht, want met de economische crisis en de dip in de vastgoedmarkt kunnen de financiële consequenties groot zijn. Vastgoed is echter ook een van de instrumenten die een gemeente in kan zetten om zaken mogelijk te maken, te versnellen of te herstellen. Los van de financiële positie is alleen daarom al continue aandacht en sturing van groot belang. Om dat belang te benadrukken is dan ook het vervolgonderzoek door de rekenkamer naar de sturingsmogelijkheden in vastgoed uitgevoerd. Dat onderzoek richtte zich op beide aspecten van vastgoed: informatie en sturingsmogelijkheden. Conclusie daarbij was dat de informatiepositie rondom vastgoed verbeterd is, maar door de dynamiek in vastgoed continue aandacht vergt. De sturingsmogelijkheden zijn deels al onderdeel van vastgoed, maar vergen nog nadere uitwerking. Die uitwerking zal door de portefeuillehouder middels een commissienotitie nader worden vorm gegeven (punt 4 in het raadsbesluit). Bij de behandeling van het vervolgonderzoek van de rekenkamer naar gemeentelijke vastgoed op 27 januari 2015 is een motie aangenomen, die verzoekt tot het opstellen van een plan van aanpak voor de borging van de organisatorische randvoorwaarden. De raad heeft het college met deze motie opgeroepen om: Beslispunt 3 van het raadsbesluit verder uit te werken tot een organisatorisch plan van aanpak met daarin opgenomen wat door wie en wanneer wordt opgeleverd, de taken en werkwijze van de Taskforce en hoe de duurzame borging binnen de organisatie gestalte krijgt en de raad middels een RIB hierover te informeren vóór de Kadernota. In dit plan van aanpak treft u eerst een toelichting op de ambtelijke rollen en verantwoordelijkheden op het gebied van vastgoed. Daarna lichten wij kort toe wat de rol van de tijdelijke taskforce Vastgoed is om bij te dragen aan de borging van die randvoorwaarden. 4 gemeente Eindhoven

5 2 Directieraad De Directieraad is integraal verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie, onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris. Zij hebben daarbij ieder een organisatieaccent, waarbij vastgoed is ondergebracht bij het directieraadslid met het ruimtelijk domein in zijn portefeuille. Zij zijn eigenaar van strategische, sector-overstijgende bestuurlijk gevoelige dossiers en thema's. Zij leggen daarbij het accent op overzicht. In algemene zin ligt het accent minder op dagelijks leiding geven maar op strategie en koersbepaling. Zij hanteren daarbij een strategisch leiderschapsstijl, met het accent op richting geven aan de koers van de gemeentelijke organisatie in samenwerking met het bestuur en maatschappelijke partners en professionals in de gemeentelijke organisatie. Zij dragen echter geen inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de verschillende beleidsvelden. gemeente Eindhoven 5

6 3 Ambtelijke organisatie vastgoed Met de komst van het nieuwe ruimtelijk domein is ook de organisatie van vastgoed scherper en duidelijker verankerd. Opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap zijn van elkaar gescheiden. Hoewel vastgoed geen programmaonderdeel is in de begroting is er bij de oprichting van het ruimtelijk domein bewust voor gekozen om hier toch een programmaleider voor aan te stellen. Deze programmaleider is verantwoordelijk voor de inhoudelijke, beleidsmatige en financiële aspecten rondom vastgoed, en is gepositioneerd in de nieuwe sector Programma- en gebiedsmanagement, onder aansturing van het sectorhoofd. Omdat de vastgoedportefeuille ook een groot aantal complexe projecten kent wordt vanuit de programmaleider opdracht gegeven aan de sector Ruimtelijke Expertise voor de uitvoering en begeleiding van die projecten. Voorbeelden daarvan zijn bijvoorbeeld het Integraal Huisvestingsplan Onderwijs en het Projectbureau Maatschappelijk Vastgoed. De uitvoering en exploitatie van vastgoed is ondergebracht in de sector Maatschappelijk Vastgoed en Sport. Hier zijn ook de CAT-teams gepositioneerd. Zij zijn opdrachtnemer voor het beheer en de exploitatie van de vastgoedportefeuille. De doorontwikkeling van de CAT-teams is een van de (organisatorische) speerpunten van deze sector. Om de CAT-teams in staat te stellen hun rol en verantwoordelijkheid te kunnen nemen is daarom onderscheid aangebracht in de rollen en taken die bij die teams horen. De C (commercieel) is verantwoordelijk voor het relatiebeheer en een zakelijk optimale exploitatie. Bij deze rol horen de volgende taken: Eerste contactpersoon voor klant (intern en extern) Aannemen van opdrachten vanuit de sector Klanten verleiden, meenemen in wat mogelijk is Zorgen dat objecten verhuurd of verkocht worden Afwikkeling van de mutatie: contract, sleutel, meter. Kent de behoeften en wensen van de klant Ziet commerciële kansen Voorstellen uitwerken/aandragen hoe een pand met technische of administratieve ingrepen beter verhuurbaar of verkoopbaar kan worden gemaakt Het maken van markt- en sectoranalyses en op basis daarvan klanten bijpraten of adviseren Huurcontracten maken. Doet dit samen met de verhuuradministratie of jurist. De C is verantwoordelijk voor het contract dat er uiteindelijk ligt. Stelt commerciële huurprijs vast (het haalbare commerciële plafond). De A (administratief) houdt actief de financiële vinger aan de pols. Zij weten immers als geen ander hoe we ervoor staan. Bij deze rol horen de volgende taken: Stelt periodiek de begroting samen, in overleg met de C (verwachte inkomsten) en T (verwachte uitgaven) Bewaakt de CAT-begroting en financiële kaders Stelt administratief noodzakelijke huurprijs (de haalbare financieel bodem) 6 gemeente Eindhoven

7 Stelt de exploitatiebegroting van een object samen en matcht kosten en baten, in overleg met C en T. Is een pand rendabel? Regelt de projectadministratie in Regelt de exploitatieadministratie in Bewaakt de planning- en control cyclus De T (technisch) vertegenwoordigt de ogen en de oren van een CAT-team. De T komt immers dagelijks bij onze klanten over de vloer. Bij deze rol horen de volgende taken: Dagelijks onderhoud Planmatig onderhoud (voeden en uitvoeren van de meerjarenonderhoudsplanning) Preventie Mutatie Invoeren gegevens voor de begroting Inkoop en aansturing gemeente Eindhoven 7

8 4 Taskforce Om de verbeterslagen en continue aandacht voor de informatiepositie kracht bij te zetten, heeft de raad het College opgedragen een Taskforce in te richten. Deze Taskforce kreeg daarbij als taak mee, om te sturen op de voortgang van die verbeterslagen, deze nauwlettend te monitoren, eventuele knelpunten in de uitvoering daarvan door de organisatie weg te nemen en daarover aan het college te rapporteren. De oprichting van de Taskforce heeft dan ook als voornaamste doel om de voortgang te behouden en het bestuurlijk comfort en vertrouwen te vergroten. Daarnaast heeft de Taskforce nog een ander doel: het stelt de organisatie in staat om te escaleren op het moment dat er zich knelpunten voordoen die de voortgang belemmeren. Daarmee is de Taskforce een tijdelijke extra schakel tussen de lijnorganisatie en het college. Deze Taskforce neemt de knelpunten weg, die de organisatie belemmeren om de verbeterslagen uit te voeren. Daarnaast monitort zij de voortgang van de verbeterslagen en rapporteert daarover aan het College. Zij vormt daarmee een extra verbindende schakel tussen de organisatie en het college, en benadrukt daarmee het belang van die voortgang. Daarmee wordt uitvoering gegeven aan het raadsbesluit punt 1 tot en met 3. Hoewel de Taskforce niet de expliciete opdracht heeft meegekregen om ook de cultuurverandering binnen vastgoed te monitoren, ziet zij voor zichzelf daar wel een toegevoegde waarde. De Taskforce besteed in haar rapportages aan het college dan ook aandacht aan de organisatieontwikkeling binnen vastgoed, waarbij bestuurlijke sensitiviteit, eigenaarschap en integriteit in ieder geval zullen worden opgenomen. De Taskforce wordt voorgezeten door de gemeentesecretaris, en bestaat verder uit de directeur met het ruimtelijk domein in zijn portefeuille, de concern-controller, het sectorhoofd, een strategisch adviseur en de programmaleider Vastgoed. Zij komt eens per 3 weken bij elkaar, waarbij met name het ontwikkelplan van de sector wordt besproken. In dat ontwikkelplan is opgenomen hoe de sector bijdraagt aan de verder professionalisering van vastgoed in de gemeente Eindhoven, met de daarbij behorende mijlpalen. Wanneer zich een knelpunt voordoet in de voortgang van het ontwikkelplan wordt dit voorgelegd aan de Taskforce, waarna maatregelen volgen om die knelpunten weg te nemen. Dat kan zijn door aanvullende vragen tijdelijk on hold te zetten, in te stemmen met een capaciteitsuitbreiding of akkoord te gaan dat de sector geen bijdrage levert aan gemeentebrede acties. 8 gemeente Eindhoven

9 5 Ontwikkelplan In het ontwikkelplan van de sector is exacte opgenomen welke acties zij op welk moment onderneemt om bij te dragen aan de verdere professionalisering van vastgoed in de gemeente Eindhoven. De inzet richt zich op het afronden van de acties zoals aangekondigd bij de presentatie rondom vastgoed. De aandacht gaat daarbij uit naar de informatiehuishouding, ICT, procesbeschrijvingen en risicomanagement. In de bijlage is een overzicht opgenomen van de produkten die de sector zal opleveren aan de Taskforce, en waarop de Verbijzonderde Interne Controle toezicht houdt. Naast deze harde produkten wordt in de sector structureel aandacht besteed aan de cultuur en de kwaliteit van de sector. Eens per 2 weken wordt daarom een zeepkistsessie georganiseerd om deze aspecten met elkaar te bespreken en delen. gemeente Eindhoven 9

10 Bijlage: Overzicht op te leveren produkten (aan Taskforce) Definitie overzicht Complex-Gebouw-Verhuurbare eenheden Identificeren risicosoorten vastgoedbeheer Overzicht gebouwen per CAT Team Overzicht NAW per gebouw Analyserapport huurcontracten Inventarisatierapport 'Fysieke bezoek spil' Overzicht "WOZ-waarde per gebouw" Overzicht knelpunten contracten Statusoverzicht 'Toekomstbestemming gebouw' Document Scope 'Vasgoedloket Opleveringsdocument Planon Beslisboom 'Risicomanagement' Document 'Functionaliteiten vastgoedloket' Overzicht "WOZ-waarde per gebouw" Document 'Scenario's Vastgoedloket' Managementrapportage in Cognos Operationeel Planon met actuele data Overzicht "WOZ-waarde per gebouw" Overzicht 'Overlegstructuren' en 'Verantwoordingsdocumenten' Overzicht richtlijnen onderhoudsplan Procesbeschrijving Planon Vastgoedwoordenboek Overzicht "WOZ-waarde per gebouw" Processen uitwerken in procesflows Geoptimaliseerd inrichtingsplan Planon Goedgekeurd projectplan 'Vastgoedloket' Impactanalyse koppeling ICT Systemen Informatisering en Beheer Inventarisatierapport 'Kadaster' Onderhouds app Operationeel Planon met actuele data Opgavelijst te verzekeren bedragen per gebouw Opleidingsplan Planon Overzicht "Af te rekenen servicekosten" Overzicht "Boekwaarde per gebouw" Overzicht "Verzekerde waarde per gebouw" Overzicht "WOZ-waarde per gebouw" Overzicht beheersmaatregelen 'verhuuropbrengsten' Overzicht verschillenanalyse verzekerde waarde gebouwen Procedure 'Mutatie verzekeringen' Procedure 'Schade afhandeling' Testverslag beoordeling processen VBIC Concern-control Innen huren Spil Raadsvoorstel opheffen taskforce Programmaleider Vastgoed Eindtotaal 10 gemeente Eindhoven