Willen, kunnen, doen!

Transcriptie

1 Willen, kunnen, doen! Plan van Aanpak FOCUS -programma Aanleiding Korfbal naar Olympisch niveau is het beleidsdocument wat voor ligt als onderbouwing van de doelstelling die het KNKV gesteld heeft op leden in Als aanzet voor een aanpak om dit samen met de verenigingen te bereiken is een tussenstap neergezet tot In de periode van gezamenlijk naar extra leden. Dit willen we bereiken door zwaartepunten aan te brengen in verenigingsondersteuning d.m.v. intensieve samenwerkingen met 20 tot 40 verenigingen per jaar die voldoen aan de criteria van een FOCUS vereniging. FOCUS verenigingen zijn clubs die de Bereidheid hebben om Ledenwerving/behoud actief op te pakken in een kansrijke Omgeving met een groot Effect op groei in kwantiteit en kwaliteit om zo als Inspirator/innovator een belangrijk rol te vervullen in de regio (BLOEI!). Tot en met 2016 zal op basis van dit uitgangspunt met 80 tot 160 verenigingen een intensieve samenwerking worden aangegaan. Doelstelling Extra leden in de periode verdeeld over alle verenigingen in Nederland. Doelgroep Het KNKV onderscheidt twee doelgroepen om een intensieve samenwerking mee aan te gaan, namelijk de tien Korfbal League clubs (Spoor 1) en de nog te werven FOCUS verenigingen (Spoor 2). Deze twee groepen verenigingen beschikken over volop energie en zijn bereid om op basis van onderstaande 3 criteria samen te gaan werken met het KNKV om de doelstelling te behalen. Willen Kunnen Doen Willen De vereniging moet ambitie hebben om te groeien qua leden. Op basis van het huidige verenigingsprofiel (zie bijlage 1) moet de vereniging gerichte acties ondernemen op het gebied van Ledenwerving & Behoud om zo stapsgewijs door te groeien naar het bovenliggende profiel. Hierbij is het belang van de vereniging leidend. De vereniging investeert in haar organisatie, in tijd en in daadkracht. In overleg met de verenigingskaderconsulent en naar behoefte van de vereniging worden doelen en acties vastgesteld met het te realiseren bovenliggende profiel als uitgangspunt. Deze acties worden specifiek (per doelgroep) en duidelijk meetbaar (indicatoren) in gezamenlijk overleg genomen

2 met een reëel en helder tijdspad. Om de ledengroei te kunnen behouden moet de vereniging ook kwalitatief willen doorgroeien (bestuurlijk, organisatorisch en maatschappelijk betrokken). Naast ledengroei- en behoud kunnen neveneffecten ook zijn meer naamsbekendheid, beter bestaansrecht in de wijk of het vervullen van een maatschappelijke rol. Kunnen De vereniging beschikt in het huidige profiel over een basisorganisatie (o.a. bestuur met visie en ambitie, geen vacatures bestuur, duidelijke verenigingsstructuur met heldere rol- en taakverdeling, financieel gezond, potentieel technisch kader) die mogelijkheden biedt om door te groeien naar een bovenliggend profiel. Een belangrijke voorwaarde is dat de vereniging gevestigd is in een kansrijke omgeving 1. Doen De vereniging stelt samen met de verenigingskaderconsulent, na ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst met de daarin vermelde de doelstellingen en wederzijdse afspraken, een verenigingsplan op. De vereniging gaat hiermee aan de slag, daarbij ondersteunt door de VKC, SC, productmanagers en andere partijen (districtsbestuur, werkgroepen, derden). Daarbij wordt, afgestemd op de mogelijkheden van de vereniging, een werkmethode ontwikkeld die optimaal bijdraagt aan de te behalen resultaten Daarnaast is de vereniging verplicht om de opgedane kennis en ervaringen te delen met andere korfbalverenigingen, om zodoende het korfbal in de regio en/of landelijk te versterken. De invulling van deze (regionale) rol zal gaandeweg het traject per vereniging gecombineerd met de ervaringen van andere FOCUS verenigingen steeds duidelijker worden, en kan per regio/vereniging verschillen. Go or No Go Op basis van de voordracht (na accountgesprek bij de vereniging) van de verenigingskaderconsulent in samenwerking met de districtsvoorzitter bepaald uiteindelijk de Programmamanager LLS samen met het Hoofd districtsondersteuning of de voorgedragen vereniging gaat participeren in het FOCUS programma. Aanbod vanuit het KNKV - Advies, begeleiding en coaching gedurende een lange periode van de verenigingskaderconsulent (VKC) op beleidsmatig en organisatorisch gebied; - Ondersteuning van de sportconsulent (SC) op het gebied van sporttechnisch beleid; - Ondersteuning vanuit bondsbureau op tal van andere gebieden (Marketing & Communicatie, Financiën, Competitie etc.); Opmerking! Voor de bovenstaande drie ondersteunende taken vanuit het KNKV worden 20 tot 60 dagdelen gereserveerd over een periode van twee jaar; - Ondersteuning/begeleiding en monitoring bij implementatie van een breder sportaanbod (o.a. Schoolkorfbal, KombiFit, Kangoeroe Klup, G-korfbal); - Praktische organisatie (kosten zijn voor rekening vereniging) van informatieavonden met als mogelijke onderwerpen: sponsoring, marketing, wet- en regelgeving en gebruik social media m.b.v. interne en externe specialisten (kwaliteit); - Organisatie congres FOCUS verenigingen met workshops. - Het is een groeimodel dat gaandeweg body krijgt. Het alliantieprogramma hoeft zeker nog niet volledig vast te staan. 1 Onder kansrijke omgeving verstaan we nieuwbouwwijken, jeugd, gemeente met goed sportbeleid, samenwerkingsmogelijkheden, mogelijkheid tot uitbreiding korfbalaccommodatie, mogelijkheden tot satellietlocatie

3 Dit aanbod is geldig gedurende de looptijd van de samenwerkingsovereenkomst (2 jaar). Samenwerking Op basis van het eerste account / intake gesprek worden na het definitieve Go wederzijdse afspraken gemaakt tussen de vereniging en het KNKV. Deze afspraken worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. In deze overeenkomst komen de belangrijkste doelstellingen te staan vertaald in concrete smart gemaakte resultaten. Met ondersteuning van de verenigingskaderconsulent wordt door de club een verenigingsplan gemaakt om daarna intensief bezig te gaan met de uitvoering hiervan. Om de twee weken vindt er een voortgangsgesprek plaats en na elke 3 maanden een tussenevaluatie met de VKC. Op deze wijze kunnen de activiteiten optimaal uitgevoerd worden en is er voldoende ruimte om bij te sturen. Om het bovenstaand proces efficiënt vanuit het KNKV te begeleiden zal de verenigingskaderconsulent zich inzetten om samen met alle betrokkenen bij het project de voorgenomen doelen te realiseren. De deelnemende vereniging stelt een verantwoordelijk projectleider aan om samen met de verenigingskaderconsulent de hoofdlijnen te bewaken. Naast medewerkers van het KNKV kunnen bij deze samenwerking vrijwilligers binnen de districtsorganisatie betrokken worden (bestuur/werkgroepen). De samenwerkingsovereenkomst wordt aangegaan voor een periode van 2 jaar. Het eerste jaar zal vooral in het teken staan van het opstellen van het verenigingsplan, het oplijnen en scholen van verenigingskader om te komen tot een efficiënte uitvoer van diverse activiteiten. Het tweede jaar worden de activiteiten gecontinueerd met eventueel een uitbreiding, maar wordt ook aandacht besteed aan borging van de ontwikkelingen en resultaten uit het verenigingsplan. Er vindt dan een gelijkmatige afbouw plaats van ondersteuning door het KNKV.

4 Werkwijze Spoor 1 Korfbal League verenigingen 1. De 10 Korfbal League verenigingen worden in het najaar benaderd voor een accountgesprek. Dit gesprek zal vooral in het teken staan van kennisdeling, successtory s, maar ook het bespreken van mogelijke knelpunten of ontwikkelpunten. Op basis van de uitkomsten van dit accountgesprek wordt bepaald of en op welke wijze de KL-vereniging wil deelnemen aan het FOCUS programma; Werkwijze Spoor 2 Werving en selectie kandidaat verenigingen FOCUS programma 2. Bij de start van dit programma zal in eerste instantie een groep verenigingen worden benaderd door de VKC van het desbetreffende district vooral op basis van energie binnen de vereniging en vervolgens op de criteria willen-kunnen-doen (maximaal 40 verenigingen landelijk inclusief deelnemende KL-verenigingen). In de tweede fase kunnen verenigingen zich ook zelf aanmelden; 3. De VKC neemt per telefoon contact op met de voorzitter van de club met het verzoek voor een account/intake gesprek. Deze afspraak wordt bevestigd via de mail vergezelt met een korte toelichting over het FOCUS programma uit naam van het Bondsbestuur. Op basis van de uitkomsten van dit gesprek volgt een mogelijke voordracht voor deelname. De voordracht wordt besproken door Programmamanager LLS en Hoofd districtsondersteuning en hierop volgt een Go or No Go ; 4. Definitieve bevestiging voor deelname of afwijzing worden beargumenteerd via een brief naar verenigingen gestuurd; 5. Op de website en nieuwsbrieven zal het KNKV het FOCUS programma toelichten; 6. Als vervolg op de uitkomsten van het 1 e gesprek en de toewijzing, kan de VKC samen met de vereniging per mail een definitieve samenwerkingsovereenkomst opstellen. In dit samenwerkingsconvenant staan de heldere doelstellingen en de wederzijdse afspraken tussen de vereniging en het KNKV vermeld; 7. Afspraak maken om de definitieve samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen met een lid van het Bondsbestuur; 8. Verenigingen stellen met ondersteuning van de VKC een verenigingsplan op met bijbehorende actieplannen; 9. VKC stemt met de benoemde projectleider binnen de vereniging de acties en plannen af; 10. VKC zorgt voor minimaal 2 contactmomenten per maand met de projectleider aangevuld met regelmatige bezoekmomenten; 11. Evaluatiemoment om de drie maanden. Verenigingsplan dient hierbij als basis. 12. Indien nodig bijsturing en aanpassing verenigingsplan; 13. Het districtsbestuur en de werkgroepen in het district kunnen in overleg met VKC en projectleider van de vereniging een rol spelen in uitvoering, maar ook zeker in het initiëren van regiobijeenkomsten. Hier kan kennisuitwisseling plaatsvinden tussen de FOCUS vereniging en de overige clubs uit de regio. Na afloop van het FOCUS programma kan de nazorg verzorgd worden door het districtsbestuur.

5 Planning Datum/tijd Actie Wie Status oktober Definitief plan goedkeuring vergadering BB Bondsbestuur 27 sept. Lijst kandidaat verenigingen (inclusief KL-clubs) VKC/DB 30 sept. Informatiebrief Bondsbestuur JTV/MR/Secr. 30 sept. Intake formulier VKC Gereed 5 okt. Concept voorbeeld samenwerkingsovereenkomst JTV/H-DO 12 okt. Concept bevestigingsbrief deelname of afwijzing JTV/H-DO 12 okt. Leidraad/Quick Reference Card Verenigingsplan JTV/VKC Okt./nov. Accountgesprekken kandidaat verenigingen VKC/PM 5 werkdgn Voordracht n.a.v. accountgesprek VKV/DB 5 werkdgn Beslismoment Go or No Go JTV/H-DO Bevestigings- of afwijzingsbrief 2 weken Opstellen samenwerkingsovereenkomst club + VKC Ondertekening door vereniging en KNKV KNKV/BB 2 weken Opstellen verenigingsplan VKC Vanaf 1 Start uitvoering Vereniging november Dec. Algemene kennismaking tijdens Korfbal Challenge? JTV/VKC Mrt e evaluatiemoment VKC/Ver Juni e evaluatiemoment VKC/Ver Okt e evaluatiemoment VKC/Ver Dec e evaluatiemoment VKC/Ver Mrt e evaluatiemoment VKC/Ver Juni e evaluatiemoment VKC/Ver Okt e evaluatiemoment VKC/Ver Dec e eindevaluatie VKC/Ver 2 weken Contact/monitor momenten VKC Contactmomenten DB/Bondsbestuur Procesbeschrijving na aanvangsfase FOCUS programma A. Aanschrijven alle verenigingen m.u.v. van de reeds deelnemende verenigingen met vraag of zij willen deelnemen (duidelijke uitleg programma + criteria). Clubs moeten duidelijk beargumenteren waarom wij voor hen moeten kiezen. B. Selectie bekend welke verenigingen zijn uitverkozen deel te nemen (binnen 4 weken) C. Telefonische benadering kandidaat vereniging (binnen 5 werkdagen) D. Account/intake gesprek kandidaat vereniging (z.s.m. na C.) E. Voordracht kandidaat vereniging aan PM LLS/H-DO door VKC (binnen 5 werkdagen) F. Go or No Go (beslismoment ja/nee) + bevestigingsbrief versturen per mail ( 5 werkdagen) G. Opstellen samenwerkingsovereenkomst club + VKC via mail + ondertekening (2 weken) H. Opstellen verenigingsplan en start uitvoer (2 weken) I. Contactmoment coördinator club + VKC (elke twee weken) J. 1 e evaluatie (wordt elke 3 maanden herhaald)

6 Randvoorwaarden/Advies Om het concept FOCUS vereniging succesvol te laten worden en verlopen zijn de onderstaande adviezen en randvoorwaarden van belang. Bij de mail ter bevestiging aan de voorzitter van het 1 e accountgesprek zit een brief namens het Bondsbestuur met een duidelijke toelichting over dit concept, uitleg FOCUS vereniging en waarom zij zijn geselecteerd (geselecteerd zijn betekent nog niet dat men ook meedoet). Verder wordt in de brief vermeld hoe het vervolg eruit ziet als de vereniging definitief gaat meedoen aan het FOCUS programma. Alle FOCUS verenigingen geven ALLE leden op aan het KNKV. Zij kennen dus GEEN personen die enkel verenigingslid zijn!!!!! (dit wordt opgenomen als voorwaarde in de samenwerkingsovereenkomst) Vanuit districts- en bondsbestuur is regelmatig aandacht voor FOCUS verenigingen door middel van een telefonisch of persoonlijk contact. De FOCUS verenigingen komen minimaal één keer per jaar bijeen in de vorm van een congres FOCUS. Deelname hieraan van de FOCUS verenigingen is verplicht en staat beschreven inde samenwerkingsovereenkomst. Daarnaast zullen er af en toe regionale informatieavonden georganiseerd worden. Verenigingen die niet worden aangemerkt als FOCUS vereniging mogen niet de indruk krijgen dat zij geen recht meer hebben op ondersteuning. Hierin kan districtskader een rol spelen indien VKC/SC geen tijd beschikbaar heeft. Het ontwikkelen van pragmatisch materiaal (zie volgende bullit) kan hierbij ondersteunend zijn. KNKV zorgt voor verdere ontwikkeling van de bestaande producten naar voorbeeld Toolkit Schoolkorfbal. Bij de volgende serie FOCUS verenigingen (vanaf 1 januari 2014) op basis van inschrijving komen tot de deelnemende verenigingen.