Samenvatting eerste training Meer Werkplezier

Transcriptie

1 1 Samenvatting eerste training Meer Werkplezier Doel van de training: Het verhogen van jouw persoonlijke effectiviteit en de effectiviteit in onderlinge contacten. Dit met als doel jouw werk nóg leuker te maken. Onderwerpen: 1. Time management; eerst de prioriteiten, dan de knikkers 2. NIVEA: niet invullen (interpreteren) voor een ander, maar checken 3. De kracht van hulp vragen 4. Kwaliteiten 5. Het kernkwadrant 6. Leren door ervaring Ad 1 Time management; eerst de prioriteiten, dan de knikkers De veelheid aan taken in het onderwijs is een gegeven voor veel medewerkers. De mate waarin je last hebt van deze hoeveelheid heeft voor een deel te maken met de manier waarop je met deze taken omgaat. Aan de hand van de pot met knikkers hebben we ge dat het belangrijk is om voldoende aandacht te geven aan jouw prioriteiten (pingpongballen). Als je je niet dwingt om jouw prioriteiten af te werken en/of hier voldoende aandacht aan te geven, is de kans groot dat aan het eind van de dag jouw emmer overloopt. Knikkers zijn bijvoorbeeld het tussendoor lezen van mail, terwijl je bezig was met het afwerken van een prioriteit; te veel ruimte geven aan studenten om jou te kunnen benaderen; collega s die een praatje komen maken; te lang stilstaan bij bijzaken, denken voor anderen, etcetera. Het is belangrijk om jezelf te beschermen tegen knikkers door bijvoorbeeld s morgens de mail pas aan te zetten, nadat je je voorbereiding hebt gedaan, duidelijke contactmomenten met studenten af te spreken en vaker te zeggen: Leuk dat je even langskomt, maar ik heb nu helaas geen tijd.

2 2 Ad 2 NIVEA: niet invullen (interpreteren) voor een ander, maar checken Om dit te illustreren heb ik de volgende casus van een leerkracht met jullie gedeeld. Casus leerkracht Tijdens ons kennismakingsgesprek vertelde een leerkracht hoe vervelend ze het vond dat het gesprek op woensdag was gepland. Het was niet alleen geen werkdag voor haar, het was ook een dag waarop allerlei zaken waren gepland voor haar kinderen, zoals een bezoek aan de fysiotherapeut. Omdat zij een afspraak op school had, moest haar man vrij nemen. Ze vertelde mij dat ze zich enorm schuldig voelde. Haar man had het al zo druk en ze was ervan overtuigd dat ze hem extra belastte nu hij vrij had moeten nemen. Ik vroeg haar om s avonds bij haar man te checken hoe hij de dag had beleefd. Haar man vertelde dat hij erg had genoten van de mooie zonovergoten dag. Dat prachtige weer was aan hem voorbijgegaan als zij hem niet had gevraagd of hij die middag vrij wilde nemen om voor de kinderen te zorgen en naar de fysiotherapeut te gaan De moraal van dit verhaal is dat je je soms onnodig zorgen maakt voor de ander. Deze zorgen kosten onnodig veel energie. Door regelmatig te checken of de zorgen in ons hoofd terecht zijn, zul je merken dat je per saldo energie overhoudt. Ad 3 De kracht van hulp vragen Aan de hand van een fragment uit de NCRV serie Katja s body scan is geïllustreerd wat er gebeurt als je te lang vasthoudt aan je neiging (kwaliteit) om te veel zaken alleen te willen oplossen. En wat het kan opleveren om eerder hulp te vragen.

3 3 Ad 4 Kwaliteiten Een persoonlijke kwaliteit is een gegeven; het effectief inzetten ervan een kunst Hoe beter je bent afgestemd op jouw persoonlijke kwaliteiten, hoe waardevoller en plezieriger je bent voor jezelf en jouw omgeving. Bovendien kost het inzetten van een persoonlijke kwaliteit vaak weinig energie. Een persoonlijke kwaliteit is te herkennen aan een bijzondere vaardigheid waarover jezelf zegt: Maar dat kan toch iedereen? Het effectief inzetten van een persoonlijke kwaliteit is echter een kunst. Stel dat jouw persoonlijke kwaliteit is dat je sensitief bent. Jouw gevoeligheid voor (mogelijke) gevoelens van andere mensen en/of omgevingsprikkels, is dan goed ontwikkeld. Als je teveel rekening houdt met (mogelijke) gevoelens van andere mensen, kan deze kwaliteit jou belemmeren om duidelijk aan te geven wat jij vindt, voelt of denkt. Hierdoor kun je jezelf soms tekort doen. Op het moment dat je jezelf tekort doet en hier last van krijgt, schiet je als het ware door in jouw kwaliteit. Als je doorschiet in jouw kwaliteit, kun je in jouw valkuil belanden. Een valkuil kost over het algemeen energie. De kunst is om jouw kwaliteit gezond te houden, zodat deze energie oplevert. Om een kwaliteit gezond te houden, is het allereerst van belang dat je je bewust wordt van situaties waarin je in je valkuil zit. De valkuil speelt een belangrijke rol bij deze bewustwording, namelijk de rol van alarmbel. Deze alarmbel zorgt ervoor dat je jezelf bewust wordt van situaties waarin je minder effectief bent. Vervolgens is het belangrijk dat je uit de valkuil stapt. Dit kun je doen door de focus te leggen op jouw uitdaging. Om dit mechanisme te verankeren in de dagelijkse praktijk is het belangrijk dat je gaat oefenen/trainen met het bewust toevoegen van een uitdaging aan jouw kwaliteit. Hoe beter je in de praktijk leert om je uitdaging toe te voegen, hoe effectiever je wordt.

4 4 Ad 5 Het kernkwadrant In de training hebben we, aan de hand van een aantal kwaliteiten geprobeerd jou vertrouwd te maken met het werkingsmechanisme van een kernkwadrant. Met behulp van de input uit de kennismakingsgesprekken zijn tien kwaliteiten geselecteerd die ik bij jullie heb ge. Deze zijn verdeeld in vijf groepen van twee kwaliteiten die bij elkaar horen. Ze zijn iedere keer tegengesteld aan elkaar. 1a. Behulpzaam 1b. Prioriteren/grenzen stellen 2a Empathie/Sensitiviteit (gevoeligheid voor omgevingsvariabelen) 2b. Direct/duidelijk 3a. Gestructureerd 3b. Flexibel 4a. In control zijn 4b. Motiveren/vertrouwen geven 5a. Oog voor detail (zorgvuldig) 5b. Focus op hoofdlijn (helicopterview) Deze kwaliteiten vind je in onderstaande kernkwadranten verder uitgewerkt. Doel van een kernkwadrant is tweeledig: 1. bewustwording dat als jouw kwaliteit doorschiet in een valkuil, je een gezonde uitdaging kunt toevoegen. Hierdoor wordt jouw effectiviteit vergroot. 2. bewustwording om anders naar mensen/situaties te kijken waar jij de kriebels van krijgt. Als je van iemand de kriebels krijgt noemen we dit een allergie. Door jezelf te realiseren dat achter ieder (irritant) gedrag vaak een goede intentie schuilgaat, kun je milder kijken naar personen waaraan jij je irriteert. Ook kun je van deze personen/situaties veel leren omdat achter de allergie vaak jouw eigen uitdaging verborgen zit. Uiteraard laat een persoon zich niet vangen in een aantal kwaliteiten. Toch kan deze invalshoek praktische aanknopingspunten bieden voor het vergroten van jouw persoonlijke effectiviteit.

5 5 1A BEHULPZAAM Behulpzaam Zorgzaam Loyaal Gemakzuchtig, de kantjes ervan aflopen Minder betrokken/loyaal Egoïstisch Ongeïnteresseerd, onverschillig Impulsief (te snel) reageren, zonder eerst goed na te denken : Ja zeggen als je nee bedoeld Grenzeloos loyaal en zelf in tijdnood komen Ongevraagd hulp bieden, kan als bemoeizuchtig overkomen Tot 10 tellen; eerst denken, dan doen. Voorkomen dat je ja zegt als je nee bedoeld door het inbouwen van een tussenantwoord: ik denk er even over na of ik kom er bij jou op terug. Prioriteren in de dagelijkse praktijk; wat moét echt? wat moet nú en wat kan later? Dit om oa. voldoende tijd over te houden om de dingen te doen die je belangrijk vindt in het leven Persoonlijke prioritering; een antwoord geven op de vraag: Wat vind ik belangrijk in het leven? Anderen vaker de kans geven om te helpen/een oplossing te vinden 1B PRIORITEREN/ GRENZEN STELLEN Eerst denken en dan doen Prioriteren in de dagelijkse praktijk; wat moét echt? wat moet nú en wat kan later? Persoonlijke prioritering; wat vind ik belangrijk in het leven? Anderen de kans geven om te helpen/een oplossing te vinden Bemoeizuchtige mensen Zelf in tijdnood komen Impulsieve reacties; te snel reageren, zonder eerst goed na te denken Gemakzuchtig, de kantjes ervan aflopen Minder betrokken of loyaal overkomen Egoïstisch Ongeïnteresseerd, onverschillig Behulpzaam Zorgzaam Loyaal

6 6 2A EMPATHISCH VERMOGEN (rekening houden met anderen) wat gebeurt er als ik teveel van mijn kwaliteit laat Empathisch vermogen (rekening houden met andermans (mogelijke) gevoelens Tactvol; gericht op harmonie Tactvol; gevoel voor het juiste moment om iets te zeggen Graag aardig gevonden willen worden Ongemakkelijke/onprettige situaties vermijden Jezelf belemmeren in het uitspreken van jouw mening, omdat je teveel rekening houdt met anderen Eromheen draaien. Anderen weten niet precies wat ze aan jou hebben; door onder andere een indirecte woordkeuze Het gevoel hebben dat er over je heen wordt gelopen Piekergedachten Kans op, voor jouw gevoel, conflictueuze situaties De kans dat je de ander kwetst Mensen die voor hun eigen gewin gaan; op zichzelf gericht zijn Weinig rekening houden met (mogelijke) gevoelens van anderen Kans om afstandelijk en/of onverschillig overkomen NIVEA : Niet Invullen Voor Een Ander, maar checken van (mogelijke) gevoelens/gedachten van anderen in plaats van te denken dat jij die kunt lezen en ze vervolgens tot waarheid verheft Jouw eigen gevoel serieus nemen door bijvoorbeeld met behulp van de ikboodschap aan te geven wat jij vindt of voelt: ik merk dat ik dit niet fijn vind. Dit kan in het moment zelf, maar je kunt er ook een nachtje over slapen 2B DIRECT en DUIDELIJK recht door zee Direct/duidelijk voor jouw eigen mening en/of gevoel uitkomen : what you see is what you get Weinig piekeren door oa het toepassen van NIVEA : checken van (mogelijke) gevoelens/gedachten van anderen Niet weten wat je aan iemand hebt, (indirect/eromheen draaien, meningloos) Over je heen laten lopen Kans op ongemakkelijke situaties omdat bijvoorbeeld de toonzetting of het moment niet handig is gekozen voor het uitspreken van jouw mening Minder effectieve communicatie. Kans om het contact te verliezen met de gesprekspartner omdat deze zich bijvoorbeeld overbluft voelt en dichtklapt Kans om afstandelijk en/of onverschillig overkomen Voorbijgaan aan (mogelijke) gevoelens van anderen Voor je eigen gewin gaan; op jezelf gericht zijn Bevorderen van een effectieve communicatie door bewust Verbinding te maken met de ander/ interesse tonen in de ander door bijvoorbeeld een (oprechte) vraag te stellen Toepassen feedbackregels: de ikikjij regel

7 7 3A GESTRUCTUREERD Gestructureerd/procesmatig/ volgens plan werken Volgens de regels werken Overzicht creëren met onder andere lijstjes. Lijstjes afwerken aan de hand van: wat mag, wat moet? wat moet nu, wat kan wachten? Betrouwbaar: afspraak=afspraak Kans op starheid Blind afspraken volgen en jezelf te weinig afvragen in hoeverre de afspraak bijdraagt aan het realiseren van het doel Minder ruimte voor spontaniteit Het gevoel te hebben dat veel zaken moeten Ongestructureerd, chaos Onzekerheid/onduidelijkheid Niet weten waar je aan toe bent Te weinig regels Geen plan hebben Uitstelgedrag Flexibel (durven) zijn Proces/structuur is een middel om een doel te bereiken en geen doel op zich Kritisch blijven op gemaakte afspraken en daarvan durven af te wijken Minder plannen; dingen spontaan op je af laten komen 3B FLEXIBEL Flexibel zijn Kritisch blijven op gemaakte afspraken en daarvan durven af te wijken Proces/structuur is geen doel op zich Minder plannen; dingen spontaan op je af laten komen Ongestructureerd, chaos Onzekerheid/onduidelijkheid Niet weten waar je aan toe bent Te weinig regels Geen plan hebben Uitstelgedrag Moeite met zaken afmaken Het gevoel te hebben dat veel zaken moeten Kans op starheid Minder ruimte voor spontaniteit Gestructureerd/procesmatig/ volgens plan werken Overzicht creëren door te prioriteren aan de hand van moet dat of mag dat? Moet ik dat doen of kan iemand anders dat ook doen? Moet ik dat NU doen of kan het wachten? Betrouwbaar: afspraak=afspraak

8 8 4A IN CONTROL ZIJN (groot) verantwoordelijkheidsgevoel in control (willen) zijn Teveel zaken onder controle willen houden, ook zaken die niet jouw verantwoordelijkheid zijn In tijdnood komen omdat je teveel zelf doet Te weinig delegeren/vertrouwen geven. Een gevolg hiervan kan zijn dat mensen minder initiatief durven te nemen omdat het volgens jou toch niet goed genoeg is? Hierdoor bestaat de kans dat jij nog meer zelf gaat doen. Veiligheid creëren door het liefste dingen te doen waarvan je weet dat je ze kunt Onzorgvuldigheid; grotere kans dat er iets fout gaat Gemakzuchtig Onverschilligheid, roekeloosheid Onverantwoordelijk Initiatiefloos Minder betrokken, de kantjes ervan aflopen Taken delegeren en vertrouwen geven door: Tijdens de uitvoering van een (deel)taak alleen in te grijpen als het echt een noodgeval betreft. Als er, in jouw ogen, iets fout gaat, stel jezelf dan de relativerende vraag: wat is het ergste dat er kan gebeuren? Als je ingrijpt zonder dat het een noodgeval betreft, dan loop je het risico dat degene die je verantwoordelijkheid en vertrouwen hebt gegeven om de taak op zijn of haar eigen manier in te vullen, de volgende keer minder gemotiveerd is en minder initiatief toont. Dit wordt veroorzaakt doordat degene mogelijk door het te snelle ingrijpen bang kan worden om iets fout te doen Anders is niet verkeerd Accepteren dat anderen een taak misschien anders invullen dan jij. Na afloop (en niet tijdens) de taak evalueren; wat ging goed? Wat kan beter? Grenzen verleggen door onbekende taken uit te voeren

9 9 4B VERTROUWEN GEVEN Taken delegeren en vertrouwen geven door: Tijdens de uitvoering van een (deel)taak nauwelijks in te grijpen Anders is niet verkeerd Accepteren dat anderen een taak anders invullen dan jij Relativeren; jezelf regelmatig de vraag stellen: wat is het ergste dat er kan gebeuren? Samenwerken/gericht op gedeelde verantwoordelijkheid Los laten Onzorgvuldigheid; grotere kans dat er iets fout gaat Gemakzuchtig Onverschilligheid, roekeloosheid Onverantwoordelijk Te weinig zelf doen. De kantjes ervan aflopen Controlfreaks die teveel onder controle willen houden, ook zaken die andermans verantwoordelijkheid zijn In tijdnood komen omdat je teveel zelf doet Te weinig vertrouwen krijgen In control zijn door: Verantwoordelijkheid nemen voor de aan jou toebedeelde taak Overzicht houden en betrokken blijven bij het te behalen eindresultaat Controleren dat jouw taak op een goede manier is uitgevoerd

10 10 5A ZORGVULDIG/OOG VOOR DETAIL Zorgvuldig Oog voor detail Precies Perfectionistisch Ineffectief; (te) lang aan een taak werken Aan het einde van de dag nog een aantal prioriteiten over hebben In tijdnood komen Hoofdlijn (doel) uit het oog verliezen Onzorgvuldig Slordig Rommelig/ chaos Helicopterview Taken durven af te ronden om energie over te houden (het is goed genoeg) Focus op prioriteiten/hoofdlijn De juiste dingen doen in plaats van alles doen 5B FOCUS OP HOOFDLIJN / HELICOPTERVIEW Helicopterview Taken durven af te ronden om energie over te houden (het is goed genoeg) Focus op prioriteiten/hoofdlijn De juiste dingen doen in plaats van alles doen Onzorgvuldig Slordig Rommelig/ chaos Perfectionistisch Ineffectief; (te) lang aan een taak werken Aan het einde van de dag nog een aantal prioriteiten over hebben In tijdnood komen Hoofdlijn (doel) uit het oog verliezen Zorgvuldig Oog voor detail Precies

11 11 Ad 5 Leren door ervaring Om de persoonlijke effectiviteit en daarmee het werkplezier te vergroten is het belangrijk dat je in de praktijk de aangereikte basistechnieken toepast. Hoe meer deze technieken worden verbonden aan persoonlijke ervaringen, hoe leerzamer ze zijn en hoe beter ze worden verankert in het dagelijkse leven. Om die reden ga je, tussen de twee trainingsdagen in, in de praktijk aan de slag met, voor jou, bruikbare inzichten en technieken. Je kiest zelf een inzicht en/of kernkwadrant uit deze samenvatting waarmee jij denkt jouw persoonlijke effectiviteit te kunnen vergroten. Na ontvangst van het door jou gekozen inzicht en/of kernkwadrant, ontvang je een persoonlijk handvat. Met dit handvat kun je in de praktijk gaan oefenen met het vergroten van jouw persoonlijke effectiviteit.