Bedrijfsplan

Transcriptie

1 Opdrachtgeversforum in de Bouw Bedrijfsplan Definitief 19 juni 2013 Jan Hendrik Dronkers Leentje Volker

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Historie Evaluatie Komende periode 2 2 Missie, visie, strategie en doelen Missie Visie Strategie Doelstellingen 3 3 Organisatie Stuurgroep Secretariaat Leerstoel Publiek Opdrachtgeverschap Project-participanten 6 4 Programma Programmavoorbereiding Thema s 7

3 1 Inleiding 1.1 Historie Eind 2005 namen enkele grote publieke opdrachtgevers het initiatief tot het oprichten van het Opdrachtgeversforum in de bouw (hierna: het Opdrachtgeversforum). Aanleiding was de behoefte om het opdrachtgeverschap verder te professionaliseren en daarbij vooral de publieke context extra te belichten. Kennisontwikkeling en -uitwisseling, competentieontwikkeling, kwaliteitsborging en belangenbehartiging stonden daarbij centraal. De leden van het Opdrachtgeversforum vertegenwoordigen organisaties die jaarlijks vele miljarden aan opdrachten uitzetten in de markt en daardoor een verschil kunnen maken. Een stuurgroep van maximaal 15 leden komt elke twee tot drie maanden bijeen om de voortgang te bespreken op verschillende geselecteerde thema s. Voortgang wordt geboekt door het opstarten en uitvoeren van projecten die voornamelijk in de organisaties van de stuurgroepleden plaatsvinden. Hierbij wordt soms de hulp van onderzoeksof adviesbureaus ingeschakeld. De stuurgroepleden worden op persoonlijke titel benoemd en vormen een afspiegeling van verschillende sectoren in het opdrachtgeversveld. Jaarlijks wordt via een Diner Pensant input geleverd op het programma voor het volgende jaar en worden er verschillende verdiepende activiteiten georganiseerd. Begin 2009 heeft een evaluatie plaatsgevonden van de eerste drie pioniersjaren van het Opdrachtgeversforum. Er werd geconcludeerd dat de resultaten positief waren en verdere doorontwikkeling en verbreding zou moeten plaats vinden. Er werd een principekeuze gemaakt uit verschillende alternatieven voor een toekomstige structuur en werkwijze die de basis vormen voor de huidige structuur. Dit is vastgelegd in het Bedrijfsplan Evaluatie In het begin van 2013 zijn de doelen en activiteiten van het Opdrachtgeversforum over de periode door de stuurgroepleden geëvalueerd. Hieruit is naar voren gekomen dat er veel vooruitgang is geboekt op: - De afspiegeling van de verschillende sectoren en soorten opdrachtgevende organisaties; - Een gezaghebbende plek voor overleg met marktpartijen; - Het actief uitwisselen van kennis en instrumenten binnen organisaties/netwerken; - Het adresseren van actuele thema s en implementeren van instrumenten; - De thema s aanbesteden, integriteit, instrumenten, Rijksprojectacademie en ICT; - Naamsbekendheid en zichtbaarheid van het Opdrachtgeversforum. In de toekomst zal meer aandacht moeten worden besteed aan: - De rol van belangenbehartiging en aanspreekpunt; - Het verschil tussen de koplopers en het peloton ; - Gelijke verdeling van inbreng tussen de leden; - De aansluiting met de sectorale achterban van de stuurgroepleden; - Het versnellen en versterken van de collectiviteit, mede door de Actieagenda Bouw; - Het kritisch reflecteren op de huidige gang van zaken bij de leden; - Het opzetten van themagerelateerde of sectorspecifieke communities of practice; - De meetbaarheid van effecten en doelen; - De dialoog met de markt en de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer; - De thema s reikwijdte opdrachtgeverschap, tenderboard, duurzaamheid, HRM, databases en standaardisatie; 1

4 - De zichtbaarheid: congressen, website en achterliggende documenten; - De ontwikkeling van de leerstoel Publiek Opdrachtgeverschap aan de TU Delft. 1.3 Komende periode Dit document betreft het bedrijfsplan voor de periode In deze periode zal het Opdrachtgeversforum zich richten op vergelijkbare doelen als die van de voorgaande periode: een publiek toegankelijk aanspreekpunt, netwerk, ontmoetingsplek en kennismakelaar. In de komende jaren zal daarbij de nadruk liggen op de kennisuitwisseling tussen verschillende sectoren en professionalisering binnen de organisaties. Het instellen van een wetenschappelijke leerstoel versterkt de inhoudelijke ontwikkeling. De thema s van het Opdrachtgeversforum zijn geactualiseerd en er is meer aandacht gekomen voor de rol van de opdrachtgever in de veranderende opgave en nieuwe manieren van samenwerken met de markt. 2 Missie, visie, strategie en doelen 2.1 Missie De bouwsector speelt een belangrijke rol in het economisch verkeer en vertegenwoordigt een groot maatschappelijk belang. Publieke en semi-publieke opdrachtgevers hebben op dit marktsegment een grote invloed door het aanzienlijke deel van de bouwproductie dat zij jaarlijks in projecten omzetten. Zij dienen daarin een voorbeeldrol te vervullen. Het Opdrachtgeversforum wil door professionalisering van het opdrachtgeverschap van (semi)publieke organisaties bijdragen aan een beter functionerende bouwsector. 2.2 Visie Het Opdrachtgeversforum wil een bijdrage leveren aan het professionaliseren van de bouw door het zijn van: - Het aanspreekpunt in Nederland voor (semi)publiek opdrachtgeverschap (belangenbehartiging richting de markt en politiek); - Een netwerk en ontmoetingsplek voor professioneel opdrachtgeverschap in een (semi)publieke context (uitwisseling van ervaringen en ideeën); - Een kennismakelaar voor professioneel opdrachtgeverschap (kennisontwikkeling en -uitwisseling); - Een publiek toegankelijke kennisbron voor de ontwikkelde kennis en ervaring. 2.3 Strategie Het forum wil een aanspreekpunt zijn voor (semi)publieke opdrachtgevers, maar geen formele koepel- of brancheorganisatie. Verbreding naar een groter gezelschap dan de huidige stuurgroepleden is een vereiste, zodat met nog meer gezag in de markt gesproken kan worden. Het deelnemerschap moet gekoppeld zijn aan invloedrijke personen die zonder last van ruggespraak toezeggingen kunnen doen en projecten in gang kunnen zetten. Vanuit hun functie kunnen zij in hun eigen organisatie implementatie van nieuwe inzichten en toepassing van nieuwe instrumenten mogelijk maken. In de eerste pioniersjaren en bestuursperiode is bewust gekozen voor een informele setting door middel van tweemaandelijkse dinersessies met de stuurgroep en incidentele aanvullende activiteiten. In de periode van zal deze informele setting en het club karakter behouden blijven. De deelnemers hebben allen een basisbijdrage voor drie jaar toegezegd om de ondersteunende werkzaamheden van het secretariaat, de bijeenkomsten van de stuurgroep en de jaarbijeenkomsten te financieren. De projecten worden organisatorisch en financieel geadopteerd door de leden van de stuurgroep. Anderen kunnen daarbij aansluiten. Er is bewust gekozen om de uitvoering van de projecten bij medewerkers van de deelnemende organisaties te laten liggen. Dit om te voorkomen dat projecten onvoldoende landen in de bestaande organisaties. 2

5 De ontwikkeling van opdrachtgeverschap als professie en wetenschappelijk domein wordt essentieel geacht voor de verdere ontwikkeling van het domein. Daarom is gekozen voor de oprichting en (co-)financiering van de leerstoel Publiek opdrachtgeverschap in de bouw aan de TU Delft. De leerstoel zal zich richten op het ontwikkelen van een theoretisch fundament voor het vakgebied, een plek zijn om (inter)nationale partijen inhoudelijk te verbinden en kennis op een systematische manier te bundelen en te verspreiden via onderwijs en publicaties. Binnen de leerstoel zal actief samenwerking gezocht worden met organisaties buiten de bouw of publieke sector. Daarnaast zal verbreding worden gezocht in incidentele aanvulling van het gezelschap met project-participanten: sleutelfiguren of (netwerk)organisaties uit de wereld van (semi)publieke opdrachtgevers die geen lid zijn van de stuurgroep, maar wel in samenwerking met de stuurgroepleden thema s en projecten aandragen, ontwikkelen en implementeren. Leidend principe is dat deelnemers niet alleen komen halen, maar ook brengen in de vorm van expertise, capaciteit of geld. Met name kleinere opdrachtgevende organisaties hebben aangegeven graag gebruik te maken van reeds aanwezige kennis en ervaring bij de leden van het Opdrachtgeversforum. Omgekeerd hebben kleinere organisaties of organisaties van buiten de bouwsector soms op terreinen een voorsprong opgebouwd. Activiteiten zullen zo veel mogelijk in afstemming plaatsvinden met bestaande kennis- en ontwikkelingsinitiatieven zoals PIANOo, Vernieuwing Bouw en Actieagenda Bouw. Met de komst van de leerstoel zullen projecten waar nodig inhoudelijk begeleid kunnen worden vanuit de universiteit. De budgeten die daarvoor nodig zijn worden geacht onderdeel uit te maken van het projectbudget en door de participanten bijeengebracht. 2.4 Doelstellingen Het Opdrachtgeversforum heeft voor de komende drie jaar de volgende doelstellingen vastgesteld: 1 Aanspreekpunt - Een geaccepteerd gesprekspartner zijn in de bouw voor (semi)publiek opdrachtgeverschap; - Beschikken over een goed netwerk voor belangenbehartiging; - Verschillende soorten organisaties in haar midden hebben als onderdeel van het netwerk; - Geïnstitutionaliseerd overleg hebben met marktpartijen; - De logische en gezaghebbende plek zijn om een formeel vervolg te krijgen. 2 Netwerk en ontmoetingsplek - Een (virtuele) plek zijn waar best practices, ervaringen en nieuwe ideeën worden uitgewisseld binnen en tussen sectoren; - Een katalysator zijn in de ontmoeting van gelijkgestemde organisaties; - Beschikken over communities of practice per thema en sector; - Een sterke schakel zijn naar Vernieuwing Bouw, PIANOo, Actieagenda Bouw en andere vergelijkbare initiatieven. 3 Kennismakelaar - Op de volgende thema s een forse sprong voorwaarts hebben gemaakt: a. Professioneel opdrachtgeverschap (verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid, integriteit, leiderschap, standaardisatie,.); b. Aanbesteden (praktijk, procedures, gezonde markt, dialoog, EMVI, prestatiemeten,.); c. Contracten (contractbeheersing, risicomanagement, contractdynamiek, toezicht, ); d. Duurzaam voorraadbeheer (transformatie, duurzaamheid, strategisch asset management, energiegebruik, ); e. ICT/BIM (standaardisatie, auteursrecht, BIR, implementatie, ); 3

6 f. Kennis delen (kennispools, kenniskringen, Diner Pensant, aansluiting bij andere netwerken,.); g. HRM en praktijkleren (uitwisseling personeel, stages, loopbaantrajecten, talentmanagement, ); h. Kennis verzamelen en ontwikkelen (website, database, leerstoel publiek opdrachtgeverschap, koppeling universiteiten en hogescholen, topoverleg opdrachtnemers, koppeling bij andere organisaties,.). - Een goed functionerend onderzoeksprogramma bij de leerstoel Publiek Opdrachtgeverschap aan de TU Delft hebben ingesteld. 4 Publiek toegankelijk - Een goede naamsbekendheid/zichtbaarheid van het Opdrachtgeversforum hebben; - Beschikken over een goed beheerde website; - Digitale communities of practice coördineren die de sectoren op de benoemde thema s ondersteunen; - Een goede bekendheid/zichtbaarheid genieten van de in te stellen leerstoel. 3 Organisatie 3.1 Stuurgroep Gekozen wordt voor een stuurgroep als beslisorgaan. Deze bestaat uit maximaal 15 leden die op persoonlijke titel worden gevraagd deel uit te maken van deze groep. Belangrijkste keuzecriteria zijn: - Is vernieuwingsgezind; - Is bereid een thema of project te trekken; - Is vertegenwoordiger van een (semi)publieke opdrachtgevende organisatie; - Heeft een positie in de organisatie waardoor implementatie van nieuwe inzichten en toepassing van nieuwe instrumenten op snelle wijze mogelijk wordt gemaakt; - Is bereid tot het aangaan van commitment in tijd en geld; - Vertegenwoordigt een sector. Dit laatste betekent dat er naar gestreefd wordt in de stuurgroep een afspiegeling te verkrijgen van de verschillende sectoren van het opdrachtgeversveld: - Utiliteitsbouw algemeen (Rijksgebouwendienst, gemeentes, ); - Zorg (care en cure sector); - Onderwijs (universiteiten, HBO instellingen, ); - Woningbouw (De Alliantie, Portaal, ); - Infrastructuur (RWS, Prorail, Gemeentes, Provincies ); - Water (waterschappen, waterleidingbedrijven, ); - Energie (netwerkbeheerders, elektriciteitstransporteurs, ). De voorzitter van de stuurgroep wordt gekozen uit de leden van de stuurgroep voor een periode van drie jaar op basis van een besluit bij meerderheid van stemmen. Hij/zij leidt de stuurgroepbijeenkomsten, zorgt voor de agendering, beheert de financiën en is de contactpersoon voor het secretariaat. De (organisatie van) de voorzitter zorgt voor het financieel beheer van het forum, is bevoegd om namens stuurgroepleden participanten toe te laten en sluit overeenkomsten met het secretariaat. Hij/zij wordt bijgestaan door de adviseur van het forum. 4

7 De stuurgroep heeft de volgende taken: - Richting geven aan het programma van het forum; - Benoemen van thema s die uitgewerkt worden; - Beoordelen van de voortgang van de uitvoering; - Aanreiken van onderwerpen voor belangenbehartiging; - Het coördineren van woordvoering. De vertegenwoordigers van de sectoren organiseren het netwerk in hun sector. Agendering en informatieuitwisseling worden voorbereid door het secretariaat. Voor het thema dat wordt geadopteerd door een lid van de stuurgroep draagt hij/zij zorg voor de opzet, financiering en voortgangsbewaking van het project. Hij/zij is tevens de woordvoerder voor dit thema namens het forum. Stuurgroepleden kunnen op eigen initiatief hun lidmaatschap opzeggen of gevraagd worden hun lidmaatschap te beëindigen als de meerderheid van de stuurgroepleden daartoe besluit. Het lidmaatschap van een organisatie is gekoppeld aan het lidmaatschap van de persoon en eindigt dus automatisch met beëindiging van het persoonlijk lidmaatschap. De effectiviteit van het Opdrachtgeversforum valt of staat met de inzet van de stuurgroepleden. Persoonlijk commitment is een voorwaarde voor succes. Ieder lid moet zich aangetrokken voelen tot vernieuwend opdrachtgeverschap en dat binnen de eigen organisatie uitdragen. Ook moet hij/zij zich persoonlijk aangesproken voelen wanneer er onvoldoende voortgang wordt bereikt. De spelregels voor de stuurgroepleden zijn als volgt: - Aanwezigheid bij stuurgroepbijeenkomsten is uitgangspunt; afwezigheid is uitzondering; - Actieve bijdrage wordt geleverd in de vorm van het adopteren van een thema, project en/of sectornetwerk; - Het opdrachtgeverschap voor de geadopteerde onderdelen wordt actief ingevuld (resultaatsgerichtheid in de geadopteerde thema s/projecten/netwerken); - Resultaten van het forum worden zoveel mogelijk uitgedragen/geïmplementeerd in de eigen organisatie; - Medewerkers uit de eigen organisatie worden geactiveerd om te participeren in projecten van het forum; - Stuurgroepleden spreken elkaar aan op hun verantwoordelijkheden; - Stuurgroepleden zijn ambassadeur voor het werk van het forum naar de buitenwereld. 3.2 Secretariaat Het secretariaat van het Opdrachtgeversforum is via een overeenkomst ondergebracht bij de Faculteit Bouwkunde aan de TU Delft en ondersteunt de voorzitter bij de organisatie van het forum met de volgende taken: - Voorbereiding bijeenkomsten stuurgroep; - Voorbereiding bijeenkomsten participanten; - Organisatorische ondersteuning voorzitter; - Samenstelling van overzichten voortgang projecten; - Beheer website; - Bijhouden relatiebestand; - Archivering; - Contactadres forum. 5

8 3.3 Leerstoel Publiek Opdrachtgeverschap Het Opdrachtgeversforum ondersteunt de leerstoel Publiek Opdrachtgeverschap bij de Faculteit Bouwkunde van de TU Delft met financiering van een onderzoeksprogramma voor een eerste periode van drie jaar ( ). De leerstoel is ingebed bij de Afdeling Real Estate & Housing waar ook de leerstoelen Design and Construction Management (prof. Hans Wamelink) en Vastgoedmanagement (prof. Hans de Jonge) behoren. Binnen de TU Delft wordt aansluiting gezocht bij de Faculteit Civiele Techniek en Geotechniek (afdeling Bouw & Infra) en Techniek, Bestuur en Management (afdelingen ISS en MAS) om de gehele breedte van het vakgebied publiek opdrachtgeverschap in bouw en infrastructuur te kunnen bedienen. De leerstoel werkt aan de hand van een 3-jarig onderzoeksprogramma dat in overleg met het Opdrachtgeversforum is opgesteld. Hieruit ontstaan fundamentele en thema-gerelateerde onderzoeksprojecten die de projecten van de leden van het Opdrachtgeversforum inhoudelijk ondersteunen. Op projectbasis wordt er samengewerkt met andere universiteiten, opdrachtnemers en opdrachtgevende organisaties die geen lid zijn van het Opdrachtgeversforum. 3.4 Project-participanten Er is de mogelijkheid voor (semi)publieke organisaties om zich op basis van een project of thema aan te sluiten bij het Opdrachtgeversforum. Nadat hun voordracht in de stuurgroep is goedgekeurd, krijgen zij de mogelijkheid te participeren in programma s of projecten met inbreng van deskundigheid, capaciteit of geld. Veelal zullen zij via thema- en/of sectorbijeenkomsten of projecten hun deskundigheid verder vergroten. Spelregels participanten: - Zijn bereid ontwikkelde kennis/producten van het forum toe te passen in de eigen organisatie; - Zijn tenminste actief in 1 project (inbreng expertise, capaciteit en/of geld). 4 Programma 4.1 Programmavoorbereiding De stuurgroep bereidt een programma voor dat in overleg met participanten wordt vastgesteld en van prioriteiten wordt voorzien. Dat programma heeft een flexibel karakter, zodat de onderwerpen in de loop der tijd mede op basis van input uit het netwerk kunnen worden bijgesteld. Daardoor kan op actualiteit worden ingespeeld, terwijl de hoofdopzet in thema s continuïteit biedt. Stuurgroepleden adopteren een thema en/of dragen verantwoordelijkheid voor het netwerk van een sector. Bij de opzet en het beheer kunnen zij worden ondersteund door het secretariaat van het forum. De organisatie en financiering van dat thema is de primaire verantwoordelijkheid van het betrokken stuurgroeplid. In de praktijk betekent dit dat een aantal organisaties zich aangetrokken voelt tot probleemstelling en doelstelling van het thema en daaraan gaat bijdragen. Daarvoor worden medewerkers van de betrokken organisaties ingeschakeld. Binnen thema s kunnen projecten worden geformuleerd waardoor het werk verder verdeeld wordt. In voorkomende gevallen kunnen de meest geëigende instellingen (kennisinstellingen, adviesbureaus, etc.) worden ingeschakeld om deze projecten inhoudelijk verder te helpen. Dat gebeurt onder verantwoordelijkheid van de organisatie waarvan het stuurgroeplid deel uitmaakt. In een projectplan wordt beschreven wat de behoefte aan expertise, capaciteit en financiën is en op het besloten deel van de forumsite geplaatst. Participanten kunnen daarop reageren en aangeven of ze willen deelnemen en op welke wijze ze dat denken te doen (inzet van expertise, 6

9 capaciteit en/of geld). Op basis daarvan wordt een projectteam geformeerd uit medewerkers van de deelnemende organisaties. 4.2 Thema s De voorlopige lijst van thema s en de trekkers voor de periode van ziet er als volgt uit: Thema s Professioneel opdrachtgeverschap - Verantwoordelijkheid - Aansprakelijkheid - Leiderschap - Integriteit - Standaardisatie - Gedragscode opdrachtgevers - Ombudsman - Klachtenregeling 2. Aanbesteden - Aanbestedingspraktijk - Aanbestedingsprocedures - Gezonde markt - Dialoog met de markt - EMVI - Prestatiemeten/past performance 3. Contracten - Contractbeheersing - Risicomanagement - Contractdynamiek - Toezicht 4. Duurzaam voorraadbeheer - Strategisch asset management - Energiegebruik - Transformatie - Voorbeeldprojecten duurzaamheid 5. ICT/BIM - Standaardisatie bouwinformatie - BIR en BIM - Gebruik van projectextranets - Auteursrecht en informatie-uitwisseling Trekkers ProRail (aanspreekpunt) Amphia ziekenhuis Defensie Portaal Rijkswaterstaat (aanspreekpunt) De Alliantie Waterschap Hollandse Delta Rijksgebouwendienst (aanspreekpunt) Amphia ziekenhuis Gemeente Den Haag Gemeente Den Haag (aanspreekpunt) Defensie Universiteiten Gemeente Rotterdam (aanspreekpunt) Rijkswaterstaat Universiteiten 7

10 6. Kennis delen - Gemeenschappelijke tenderboard - Expertpool geïntegreerde contracten - Expertpool (bedrijfs)juristen - Sector/thema specifieke kenniskringen - Diner Pensant - Jonge Geesten Rally van Monte Carlo - Aansluiting bij Vernieuwing Bouw Actieagenda Bouw, Bouwcampus 7. HRM en praktijkleren - Uitwisseling personeel - Stages - Loopbaantrajecten - Talentmanagement 8. Kennis verzamelen en ontwikkelen - Website opdrachtgeversforum.nl - Database best practices - Leerstoel Publiek opdrachtgeverschap - Leren van andere sectoren - Koppeling universiteiten en kennisinstellingen - Topoverleg opdrachtnemers - Jonge Geesten DOEN experiment - Koppeling met Architectuur Lokaal, Bouwend Nederland, PIANOo Portaal (aanspreekpunt) de Alliantie Gemeente Rotterdam Waterschap Hollandse Delta (aanspreekpunt) NS Poort Rijksgebouwendienst Voorzitter Secretariaat 8