Ontzorgen van de zorg. HEAD regiobijeenkomst 5 oktober 2011, Capelle aan den IJssel Kim Brand en Margriet Zondervan

Transcriptie

1 Ontzorgen van de zorg HEAD regiobijeenkomst 5 oktober 2011, Capelle aan den IJssel Kim Brand en Margriet Zondervan

2 Waar gaan we het over hebben? 1. Introductie 2. Rol van de overheid bij vermindering administratieve lasten 3. Overhead bij zorginstellingen toont grote verschillen 4. Instellingen hebben veel zelf in de hand 5. Overhead en de ervaren lasten nemen toe: tijd voor actie 6. De veranderopgave 7. Evean Thuiszorg: hoe hebben wij het aangepakt? 8. Wat kunt u als HEAD/business controller er aan doen? Ontzorgen van de zorg 2

3 Introductie, wie zijn wij? Ontzorgen van de zorg 3

4 Wat heeft de overheid gedaan om administratieve lasten te verminderen? 2002: Commissie Terugdringing administratieve lasten zorgsector (commissie De Beer), oorzaken: Onvoldoende aansluiting tussen het beleid en de praktijk; Grote behoefte aan informatie door verschillende partijen in verhouding tot de ervaren relevantie vanuit zorginstellingen; Sterke belangstelling voor verantwoording en controle, met name controles op rechtmatigheid in plaats van doelmatigheid. Ontzorgen van de zorg 4

5 Wat heeft de overheid gedaan om administratieve lasten te verminderen? 2004: Nulmeting administratieve lasten, acties: Dereguleren (merendeel van de maatregelen): Schrappen regels van declaratieverkeer tussen financiers en zorginstellingen Vereenvoudigen receptenverkeer Schrappen informatieverplichtingen uit Ziekenfondswet Vereenvoudigen van bouwvoorschriften Ontzorgen van de zorg 5

6 Administratieve lasten: containerbegrip Beheerskosten De uitvoeringskosten gemaakt door beleidsorganen (CIZ, gemeenten, zorgkantoren, zorgverzekeraars, enz.) Overhead personeel Management, staf en facilitair personeel Tijdsbesteding professionals Niet-zorg gerelateerde zaken Tijdsbesteding cliënten/patiënten Overhead in instellingen neemt toe; grote verschillen tussen instellingen Ontzorgen van de zorg 6

7 Instellingen hebben veel zelf in de hand Gemiddeld wordt in de zorg 38% van de tijd niet besteed aan zorg De tijdsbesteding van professionals verschilt tussen sectoren, van 31% in de thuiszorg en 46% in de ziekenhuiszorg. Ontzorgen van de zorg 7

8 Overhead en de ervaren lasten nemen toen: tijd voor actie Discrepantie tussen de indruk van een almaar sterk toenemende ervaren last door patiënten en professionals en de objectiveerbare administratieve handelingen. Mogelijke oorzaken? - Gebrek aan goede informatie over administratieve lasten voor professionals - Professionals hebben weinig zeggenschap in de omvang en aard van de administratieve handelingen - Meer afleggen van verantwoording Actie om de kloof te dichten! Ontzorgen van de zorg 8

9 De veranderopgave... Ontzorgen van de zorg 9

10 8 stappen voor succesvolle verandering (John P. Kotter) Ontzorgen van de zorg 10

11 Orde van veranderingen 1e orde veranderingen; Aanpassen van wat bestaat Bijvoorbeeld technische vernieuwing, veranderingen van routines, of verandering van systemen. De problemen zijn bekend en de oplossingen in grote lijnen ook, er is bekend wat nodig is Vaak met behulp van de ontwerpstrategie, top down, gestuurd, weinig ruimte voor inbreng, eindresultaat/doel is helder. 2e orde veranderingen Vernieuwen van het bestaande Verandering van strategie, cultuur, structuur, mensen zijn hierin betrokken Verandering in samenhang, gefaseerd Fusie, reorganisatie, herinrichting van werkprocessen Vaak met behulp van de ontwikkelstrategie, veel participatie, aandacht voor draagvlak. Ontzorgen van de zorg 11

12 Ontzorgen van de zorg 12

13 De organisatie als ijsberg Doelen Beleid Structuur Regels, procedures Werkverdeling Percepties Gevoelens Sociale codes Macht Ongeschreven regels Ontzorgen van de zorg 13

14 Aandachtspunten bij verandering Communicatie, communicatie en..communicatie. Bottom-up en Top-down (evenwicht tussen beide). Laaghangend fruit (eenvoud siert) Keep it Stupid and Simple (elke medewerker moet meegaan). Opleiding en training (onderdeel van het veranderproces). Een eigen identiteit (eigen naam geven, trots zijn). Stapsgewijs. Ontzorgen van de zorg 14

15 Slimme zorg door inzet social media Verschillen met de traditionele manier: Traditioneel Gezaghebbende rol Vanuit de organisatie Zenden Social media Interactief Persoonlijk Via netwerk Ontzorgen van de zorg 15

16 Slimme zorg door inzet social media Sociale media strategie Wat willen we bereiken? (samen denken, doen, elkaar ontmoeten, kennis delen, in gesprek gaan) Wie is of zijn mijn doelgroepen? Waar bevinden de doelgroepen zich? Zoek ze op! Hoe wil ik de doelgroepen bereiken? Doe de dingen die erbij passen Organiseer Community Management en Webcare Community management tips: Trek je lange tenen in Heb geduld, reageer niet meteen Niet modereren, maar participeren Wees zichtbaar Zorg ervoor dat iedereen ruimte krijgt voor inbreng Verwaarloos je vrienden niet (delegeer) Een community manager is geen politieagent, maar verbindt en stimuleert Ontzorgen van de zorg 16

17 Evean Thuiszorg: hoe hebben wij het aangepakt? Ontzorgen van de zorg 17

18 Enkele kengetallen Evean Thuiszorg klanten zorguren specialistisch verpleegkundigen ambulant nachtteam 32 wijkteams medewerkers Ontzorgen van de zorg 18

19 Aanleiding project Maatje Slanker: lage medewerkerstevredenheid Alleen kostenreductie is NIET de oplossing voor spanningsveld tussen afnemende opbrengsten en toenemende kosten Ontzorgen van de zorg 19

20 Andere strategie nodig Value Profit Chain Dit model laat zien dat gemotiveerde medewerkers leidt tot betere dienstverlening aan de klanten, en dat leidt tot betere financiële resultaten. Onderzoek toont aan dat het werkt. Ontzorgen van de zorg 20 20

21 Ambitie Evean Thuiszorg Ontzorgen van de zorg 21 21

22 Welke methodieken zoal mogelijk? Lean manufacturering, dit is een methode om bedrijfsprocessen gericht te verbeteren (bekend van Toyota). De methode richt zich op reduceren van verspillingen (klant centraal). Gericht op logistiek. Six Sigma is een methode om processen te verbeteren gericht op productkwaliteit en klanttevredenheid (bekend van General Eelctric). Gericht op kwaliteitsverbetering. Ontzorgen van de zorg 22 22

23 Voorbeelden van verspillingen 7 vormen van verspilling in de zorg: Overproductie (teveel doen): teveel informatie in rapportages Onnodig wachten op vervoer, kapsalon, taxi, maaltijd, enz. Onnodige beweging: te lang zoeken naar dossiers, medicijnen, maaltijden Onnodig transport van linnen, disposables, linnen Over-processing: iemand helpen met steunkousen die het zelf nog kan Voorraad (wachtrij): medicijnen, maaltijden, maar ook wachtende clienten Defecten (MIC): fouten, (bijna) ongevallen met bijv. medicijnen Ontzorgen van de zorg 23

24 Hoe heeft Evean het ingezet? Evean heeft bewust gekozen voor een laagdrempelige keuze: medewerker centraal en bottom-up benadering! Aansluitend op de visie (value profit chain) Geen duur traject met veel externe adviseurs Met de voeten in de modder staan Ontzorgen van de zorg 24 24

25 Aan medewerkers gevraagd om ideeën te mailen Wat zou je graag anders willen om fluitend naar je werk te gaan? Wat zou je graag willen veranderen om blije cliënten te krijgen? Welke verspillingen zou je graag kwijt willen? Ontzorgen van de zorg 25 25

26 Enkele themas bij Evean Telefonische bereikbaarheid via wijkteams Gebruik van laptops voor minder administratieve lasten op kantoor Sleutels de wijkgebouwen uit om minder reistijd te hebben Papierloze declaratie door planning als uitgangspunt te nemen Digitaal zorgdossier om papierstroom te verkleinen Ontzorgen van de zorg 26

27 Een demo uit de praktijk FILMPJE LAPTOPS/COMBIFORMULIER (IN IK&EVEAN BIJEENKOMSTEN GETOOND) Wat levert het op? 0,5 uur per intake, op jaarbasis ca. 50k Ontzorgen van de zorg 27

28 Ontzorgen van de zorg 28

29 Ervaringen en tips Medewerkersparticipatie draagt bij aan succes van implementatie strategie Medewerkers willen wel, maar willen ook gehoord en geholpen worden De regisseur dient een vrije rol te hebben om van hoog tot laag en van links naar rechts de organisatie door te kunnen Veel is al ergens anders bedacht, het gaat om het juist toepassen van de technieken/methoden en acceptatie daarvan door de medewerkers ICT is vaak de sleutel om administratie te versimpelen Ontzorgen van de zorg 29

30 Wat kan uw rol als HEAD/business controller hierbij zijn? Ontzorgen van de zorg 30

31 Zijn we in control? Ontzorgen van de zorg 31

32 Wat zit er achter de cijfers? Ontzorgen van de zorg 32

33 Blijven we in control? Ontzorgen van de zorg 33

34 Hoe verdelen we onze tijd? Ontzorgen van de zorg 34

35 Hoe krijgen we inzicht in de cijfers? Ontzorgen van de zorg 35

36 Opmaken van de balans.. U kunt als HEAD/business controller de regisseur zijn in het bewaken van deze balans! Ontzorgen van de zorg 36

37 Subsidiemogelijkheid Actie E Sociale innovatie, vitale bedrijven, biedt subsidie aan werkgevers die bedrijfsprocessen verbeteren en duurzame inzetbaarheid vergroten om effectiever te werken. Aanvraagcriteria Aan welke eisen moet uw project voldoen om voor subsidie in aanmerking te komen? Onderstaand de criteria op een rij. Uw project richt zich op tenminste één van de volgende themas: Procesverbetering: het binnen de arbeidsorganisatie(s) verbeteren, herschikken en innoveren van bedrijfsprocessen. Duurzame inzetbaarheid door het stimuleren van regionale en intersectorale arbeidsmobiliteit van werknemers, arbeidstijdenmanagement, het bevorderen van gezond, vitaal en veilig werken, of het bevorderen van zelfredzaamheid op de werkvloer. Uw project bestaat uit het inhuren van een adviseur. Deze adviseur stelt een diagnose of advies op en/of test of implementeert een plan van aanpak. U financiert 25% van de totale projectkosten. Uw project duurt maximaal negen maanden. De subsidie bedraagt standaard Ontzorgen van de zorg 37

38 Ten slotte.. Vragen? Reacties? Wat zijn uw ervaringen? Info: Margriet Zondervan en Kim Brand Ontzorgen van de zorg 38