Gebruikershandleiding. PaPyRuS via BelfiusWeb

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding PaPyRuS via BelfiusWeb

2 Inhoudsopgave A. Algemeen 1. Wat houdt de dienst Papyrus in? 2. Hoe verkrijg ik de module Reporting (Papyrus)? B. Papyrus-functies: het menu Reporting 1. Reporting - Tellers 2. Reporting - Tellers - Detail 3. Reporting - Selectie 4. Reporting - Selectie - Documenten 4.a. Downloaden in connected modus 4.b. Downloaden in disconnected modus 5. Reporting - Selectie - geschrapte contracten ( rode groepen) 6. Reporting - Selectie - groepen individuele rekeningen ( groene groepen) 7. Parameters - Repertoria - Downloaden 8. Parameters - Repertoria - Downloaden - Wijziging 9. Benaming van de PDF-bestanden

3 A. Algemeen 1. Wat houdt de dienst Papyrus in? PaPyRuS (Projet for Paper Reporting Substitution) is een exclusieve gratis dienstverlening waarmee u de papieren bankreporting op een voordelige en wettelijke wijze kunt vervangen door een elektronisch alternatief om ze gemakkelijker te kunnen downloaden, klasseren, raadplegen enz. Die oplossing is zowel milieu- als budgetvriendelijk en u spaart er ook heel wat tijd mee uit door een meer optimale archivering van uw financiële gegevens. De dienst Papyrus is toegankelijk via de optie Reporting / Papyrus van BelfiusWeb. Met deze module kunt u bankdocumenten in verband met uw rekeningen of contracten gedurende een periode van tien jaar in een digitaal pdf-formaat verkrijgen. Zodoende moeten die documenten u niet langer op papier worden bezorgd: u bespaart dus veel plaats en kunt veel gemakkelijker opzoekingen doen! Er zijn al heel wat documenten beschikbaar. Ze zijn verdeeld over diverse categorieën van documenten.

4 Documentcategorie Documenttype Code van het documenttype (*) Opmerking Rekeningafschriften Afschriften AA Voor alle soorten rekeningen Documenten - Rekeningen Detail gezamenlijke overschrijving BB Geglobaliseerde ontvangsten BE (type A) BF (type B) BG (type C) Detail interestberekening - reëel BJ Detail interestberekening - fictief BK DOM EUR Lijst voor controle van de inningen BL DOM EUR Overzicht van de geweigerde onbetaalde bedragen BM DOM EUR Overzicht nieuwe mandaten BN DOM EUR Overzicht van de geannuleerde mandaten BO DOM EUR Overzicht van de gewijzigde mandaten BQ DOM EUR Overzicht migratie schuldeiser Documenten - Kredieten Aflossingstabellen CA Enkel voor Public Finance Budgettaire vooruitzichten CB Enkel voor Public Finance Controletabel van de schuld CD Enkel voor Public Finance Vooruitzichten leningslasten CL Enkel voor Public Finance

5 Rentevoetherziening CR Enkel voor Public Finance Maandelijkse staat rekeningen KO CS Enkel voor Public Finance Kostenstaten CV Enkel voor Public Finance Aflossingstabellen CA Enkel voor Public Finance Begrotingsbijlage schuldstabilisering CX Enkel voor Public Finance Documents - Kaarten Uitgavenstaten kredietkaarten KA Enkel voor Public Finance Documents - Waarborgen Tweemaandelijkse lijst van de uitgegeven waarborgen E1 Tweemaandelijkse lijst van de geannuleerde waarborgen E2 Halfjaarlijkse lijst van de waarborgen E3

6 2. Hoe verkrijg ik de module Reporting (Papyrus)? Daarvoor moet u bij Belfius Bank een specifiek contract ondertekenen. Afhankelijk van uw behoeften kunt u de soorten documenten bepalen die u wil kunnen raadplegen aan de hand van de gebruikersfiche van BelfiusWeb of van de administratieve module. Voor meer informatie over de aanvraagprocedure, klik hier. B. Papyrus-functies: het menu Reporting Zodra u uw contract hebt ondertekend en uw BelfiusWeb-abonnement werd geparametriseerd, verschijnt links op uw scherm het menu Reporting / Papyrus. Het scherm naast de optie stelt u dan twee manieren voor om naar uw documenten te zoeken: hetzij via de Tellers, hetzij via de Selectie van de documenten Zodra u een van die twee opties hebt gekozen, biedt het linkermenu eveneens de twee opties aan

7 1. Reporting - Tellers Met een klik op dat menu verschijnt een overzicht van het totaal aantal voor download beschikbare documenten per documentcategorie. Opmerking: enkel de documenten en de categorieën waartoe u toegang wenst te hebben, verschijnen op het scherm. Per categorie kunt u de volgende elementen raadplegen: Het beschikbaar documenttype; De datum van de vorige download op dit documenttype: (dat wil zeggen de datum waarop u de vorige keer een beschikbaar document hebt gedownload); Het aantal Niet gedownloade documenten : d.w.z. per type, het aantal documenten die te uwer beschikking staan, maar die nog niet hebt gedownload; Het aantal Beschikbare documenten : d.w.z. het totaal aantal beschikbare documenten (al dan niet al gedownload) voor dat documenttype. Met de knop kunt u alle niet gedownloade documenten downloaden. Met de knop kunt u de status aanpassen van de documenten die aangemerkt staan als nog niet gedownload. Dat is nuttig in bepaalde gevallen (bijvoorbeeld als iemand tijdelijk de documenten heeft gedownload in uw plaats of als u een nieuwe medewerker bent die begint te werken met Papyrus) en maakt het mogelijk de tellers van het aantal documenten dat u nog moeten downloaden aan te passen.

8 Door te klikken op een van de icoontjes van de kolom Opties, kunt u de volgende gegevens raadplegen: a. detail: gedetailleerd overzicht van de tellers voor het betrokken documenttype; b. lijst van alle niet gedownloade documenten voor het betrokken documenttype; b. lijst van alle niet beschikbare documenten voor het betrokken documenttype; Voorbeeld van details per documenttype Op dit scherm ziet u de tellers van de documenten voor uw selectie, per productnummer (hier per kredietkaartnummer) Voorbeeld van lijst beschikbare documenten per documenttype Op dit scherm staan de documenten die overeenstemmen met uw selectie.

9 2. Reporting - Teller - Detail Die functie geeft een overzicht van het aantal niet gedownloade documenten en van de beschikbare documenten per contract voor een welbepaalde categorie en type van documenten. Per contract kunt u de volgende elementen raadplegen: De datum van de vorige download: d.w.z. de vorige datum waarop u op zijn minst één van de beschikbare documenten voor het geselecteerde contract hebt gedownload: Het aantal Niet gedownloade documenten : d.w.z. het aantal documenten die te uwer beschikking staan voor het geselecteerde contract, maar die u nog niet hebt gedownload; Het aantal beschikbare documenten : d.w.z. het totaal aantal beschikbare documenten voor het geselecteerde contract (al dan niet gedownload). Door te klikken op een van de icoontjes in de kolom Opties, kunt u de volgende gegevens raadplegen: : lijst van alle niet gedownloade documenten voor het geselecteerde contract; : lijst van alle beschikbare documenten voor het geselecteerde contract. Met de knop Met de knop documenten. kunt u alle voor uw selectie niet gedownloade documenten downloaden. kunt u de status wijzigen van de voor uw selectie nog niet gedownloade

10 Tip: Hebt u een groot aantal producten, dan kunt u uw selectie verfijnen door het selecteren van een rekeningengroep en een specifiek contract van de betrokken groep via de opties via een groep en daarna via een rekening / via een kaart / via een Ontlenernummer.

11 3. Reporting - Selectie Met die functie kunt u zelf een selectie maken van de beschikbare documenten. Dat scherm geeft u toegang tot alle beschikbare documenten van uw entiteit. U moet uw selectie verfijnen door een groep te kiezen met de functie Via een groep. Afhankelijk van de soorten contracten waartoe u toegang hebt via BelfiusWeb en waarvoor de functie Reporting werd gedefinieerd, kunt u de volgende groepen van contracten selecteren: alle groepen; alle rekeningen (rekeningen); alle rekeningen (kredietrekeningen); alle rekeningen (ontlenernummers); alle rekeningen (termijnrekeningen); alle rekeningen (effectendossiers); alle kaarten (kredietkaarten); alle rekeningen (groeperingsrekeningen); vennootschappelijke jaarrekening; Eventueel kunt u ook groepen van individuele rekeningen of groepen met vereffende producten gebruiken (zie verder in dit document). Zodra u een groep hebt geselecteerd, kunt u uw selectie nog verfijnen door een specifiek contract van de betrokken groep te kiezen via het uitrolmenu via een rekening, via een kaart of via een Ontlenernummer bijvoorbeeld. U kunt vervolgens een selectie doen uit de volgende gegevens: documentcategorie; documenten kredieten; documenten rekeningen; rekeningafschriften; documenten kaarten; documenten huurwaarborgen; documenttype (de beschikbare types hangen af van de hierboven gekozen categorie); creatiedatum van het document; taalstelsel van het document: Allemaal, Nederlands, Frans, Duits;

12 referentie; status: alle documenten; documenten niet gedownload door gebruiker: de documenten die u nog niet hebt gedownload; reeds gedownloade documenten: alle documenten die u al hebt gedownload documenten niet gedownload per entiteit: alle documenten die niemand van uw entiteit al heeft gedownload. Klik vervolgens op de knop om het resultaat van uw selectie af te beelden.

13 4. Reporting - Selectie Met die functie kunt u de door u geselecteerde documenten raadplegen en downloaden. Deze pagina geeft u een overzicht van alle beschikbare documenten voor uw selectie. Voor elk document kunt u de volgende gegevens raadplegen: de naam van het document; het contractnummer waarvoor het document werd aangemaakt; het documenttype; het taalstelsel van het document; de referentie; de creatiedatum; de datum van de vorige download door de gebruiker, d.w.z. de vorige datum waarop u het document hebt gedownload; de datum van de vorige download door de entiteit, d.w.z. de vorige datum waarop een andere persoon van uw entiteit het document heeft gedownload; Die documenten zullen nog gedurende 10 jaar beschikbaar zijn om te worden gedownload. Een document kan meer dan één keer worden gedownload, door uzelf of door een andere persoon. Voor elk document hebt u de volgende opties: raadplegen: geeft de inhoud weer van het geselecteerde document in PDF-formaat; historiek: geeft de historiek weer van de reeds uitgevoerde downloads voor dit document (door uzelf of door een andere gebruiker). Zo ziet u wie het document al heeft gedownload en op welk moment. U kunt een of meer documenten gelijktijdig downloaden, afhankelijk van het gebruik van uw kaartlezer in disconnected of in connected modus.

14 a. Downloaden in connected modus Deze werkingsmodus is aangepast aan het beheer van een groot aantal bestanden, want U kunt verscheidene bestanden downloaden in één keer U kunt bepalen welk repertorium standaard moet worden gebruikt voor het downloaden. Uw bestanden worden automatisch ondergebracht in dit repertorium. Het repertorium waarin de documenten werden gedownload, wordt standaard als volgt gedefinieerd: c:\belfius\belfiusweb\reporting. Om van repertorium te veranderen, zie hoofdstuk 7. Parameters Repertoria a.1. Downloaden van bestanden U kunt tussen 1 en 20 documenten tegelijk selecteren door ze één voor één te selecteren (via aankruisvakjes) of via de knop selecteer alle bestanden. U kunt de download valideren door te klikken op en het verloop van de download van de documenten volgen. U krijgt het volgende scherm: Mocht de download bij uitzondering mislukken, dan verschijnt er een boodschap in de kolom Downloaden met de oorzaak van de fout. b.1. Automatisch klasseren van de bestanden Onder het repertorium dat u hebt geparametriseerd, wordt er automatisch een sub-repertorium aangemaakt met de code van het documenttype dat de gedownloade documenten bevat, gegroepeerd per contractnummer. Uw dossiers worden zodoende altijd op dezelfde plaats opgeslagen, volgens dezelfde logica. Zo wordt er voor rekeningafschriften op rekening BE , een repertorium AA aangemaakt en een sub-repertorium BE bevat alle afschriften in verband met die rekening.

15 b. Downloaden in disconnected modus In deze werkingsmodus kan slechts één bestand per keer worden gedownload. In dat geval verschijnt zodra u de te downloaden bestanden hebt geselecteerd (op dezelfde manier als in punt a) de lijst van de te downloaden documenten. Naast elk document bevindt zich een link met als titel Klik hier (kolom downloaden). Een klik op die link opent een downloadbox waarmee u ofwel het geselecteerde bestand kunt opslaan, ofwel het openen in PDF-formaat, ofwel de verrichting annuleren. In deze werkingsmodus kunt u geen standaardrepertorium aangeven, en kunt u evenmin rekenen op een automatisch klassement van de gedownloade bestanden.

16 5. Reporting - Selectie - geschrapte contracten ( rode groepen) Als de rekeningen of de contracten waartoe u toegang hebt, geschrapt worden (bijvoorbeeld: een vereffening van een door u beheerde zichtrekening), worden die rekeningen automatisch verwijderd uit de bestaande rekeninggroepen en komen ze terecht in de zogenaamde geschrapte groepen. Het gaat bijvoorbeeld om de groepen Alle rekeningen (Rekeningen) geschrapt Alle kaarten geschrapt Alle rekeningen (Effectendossiers) geschrapt Alle rekeningen (Rekeningen kredieten) geschrapt Al die rekeningen zijn makkelijk herkenbaar omdat zij in het rood worden afgebeeld en de vermelding geschrapt bevatten. Dankzij die groep kunt u gemakkelijk de documenten terugvinden voor de contracten die niet meer actief zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld uw rekeningafschriften blijven raadplegen, ook al zijn die rekeningen niet meer bruikbaar voor uw financiële verrichtingen. Hoe wordt een geschrapte groep van contracten aangemaakt? Zolang er voor de producten waarvoor uw toegangen actief zijn, geen enkele rode groep bestaat. Zodra op zijn minst één rekening of contract worden vereffend of gedeactiveerd, wordt de overeenkomstige rode groep aangemaakt en wordt het contract aan die groep gekoppeld. De overheveling van een geschrapt contract naar de overeenkomstige geschrapte groep gebeurt 10 dagen na de vereffening.

17 6. Reporting - Selectie - individuele groepen ( groene groepen) Met BelfiusWeb kan elke gebruiker zijn eigen individuele Rekeninggroepen aanmaken voor de verbonden entiteit. U kunt ze aanmaken via de menu-optie Parameters/Groepen/Creatie. U kunt eveneens bestaande groepen aanpassen via de menu-optie Parameters/Groepen/Lijst; Let wel: De groepen die u zelf aanmaakt zijn pas de dag daarna actief en bruikbaar in het menu REPORTING. Om ze te gebruiken, moet u ze zoeken in de zone via een groep. Zij worden in het groen afgebeeld en dragen de naam die u hen zelf hebt gegeven bij de creatie ervan. Door een van de groepen die u hebt aangemaakt te selecteren, krijgt u in uw selecties reporting de documenten die gekoppeld zijn aan de rekeningen die voorkomen in deze overeenkomstige groep, en enkel daar. Zo krijgt u de mogelijkheid om uw favoriete rekening- of contractengroepen te definiëren. Dit soort van selectie werkt eveneens voor het scherm van de tellers: zo is het mogelijk om in één oogopslag de tellers te zien (status van de reeds gedownloade / beschikbare documenten) die beperkt zijn tot de groep van persoonlijke rekeningen die u gekozen zal hebben.

18 7. Parameters - Repertoria - Downloaden Die optie is enkel beschikbaar als u Papyrus gebruikt met een kaartlezer in connected modus. In dat geval is het menu Parameters / repertoria geactiveerd in BelfiusWeb. Met onderstaand scherm (tabblad downloaden ) kunt u dan het repertorium raadplegen waarin uw reportingdocumenten zullen worden gedownload. Dat repertorium wordt standaard als volgt gedefinieerd: c:\belfius\belfiusweb\reporting. U kunt dit repertorium wijzigen door op de knop te klikken. Let op: deze parameter wordt gedefinieerd voor de verbonden entiteit en gebruiker. 8. Parameters - Repertoria - Downloaden - Wijziging Met de optie kunt u het repertorium wijzigen waarin uw reportingdocumenten werden geëxporteerd. Er bestaan twee manieren om die wijziging door te voeren: ofwel door te browsen in de bestaande repertoria van uw computer (via de knop browse ), hetzij door manueel een repertorium op te geven. 1. Klik op rechts U krijgt het volgende scherm. U kunt het gewenste repertorium selecteren. Om terug te keren naar de vorige repertoria in de boomstructuur, klikt u op de knop [ ] <Scrnshot missing> Zodra u het juiste repertorium hebt geselecteerd, klikt u op

19 Het repertorium verschijnt automatisch in het repertorium downloaden van Reporting. Om het te bewaren, klikt u op 2. Wijzig manueel de naam van het repertorium en klik op. Als het gezochte repertorium bestaat, wordt het geselecteerd. Als het ingevoerde repertorium nog niet bestaat, zal BelfiusWeb het voor u aanmaken (op voorwaarde dat u toegang hebt tot het bedoelde repertorium). 9. Benaming van de PDF-bestanden De documenten die worden voortgebracht door Papyrus hebben allemaal een PDF-formaat. De naam die zij krijgen, volgt een zekere logica, en dat geldt voor alle documenten. Bij voorbeeld: AA1_ _ _00005.pdf is een document van het type rekeningafschrift in het Frans voor rekening nr , dat op werd gegenereerd en het nummer 5 draagt. Voorbeeld Betekenis Mogelijke waarden AA Type document AA = rekeningafschriften BA =... 1 Taal van het document 1 = Frans 2 = Nederlands 3 = Engels 4 = Duits _(underscore) (spatie) Contractnummer Rekeningnummer, contractnummer, kredietkaartnummer, ontlenernummer enz. _(underscore) (spatie) datum van het document de datum bestaat uit yyyy = jaar mm = maand dd = dag _(underscore) (spatie) Identificatienummer Voor afschriften: het nummer van het rekeningafschrift.pdf Extensie Altijd een pdf-formaat Voor een verzending via Belfius Secure EDI, wordt elke naam voorafgegaan door een verzendingscode. UID=xxx met x als ordernummer.