HANDLEIDING BIJ DE VERNIEUWING VAN DE MANDATEN IN DE KERKRADEN (KLEINE HELFT)

Transcriptie

1 HANDLEIDING BIJ DE VERNIEUWING VAN DE MANDATEN IN DE KERKRADEN (KLEINE HELFT) Een draaiboek voor de aangestelde verantwoordelijke van de parochie die van rechtswege deel uitmaakt van de kerkraad en voor de kerkraad Bisdom Hasselt december 2010 Inleiding Het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten, behield het systeem van de driejaarlijkse gedeeltelijke vernieuwing van de kerkraad. In april 2011 treden de leden van de kleine helft voor de eerste maal uit. In het procedureverloop is een belangrijke taak weggelegd voor de aangestelde verantwoordelijke van de parochie die van rechtswege deel uitmaakt van de kerkraad (verder aangeduid als verantwoordelijke ), en de kerkraad zelf. Deze handleiding wil een praktische gids zijn om deze verantwoordelijke en de kerkraad efficiënt en tijdig de hierbij noodzakelijke taken te laten uitvoeren. De agenda geeft een overzicht van de verschillende fases. Voor iedere fase wordt een duidelijk instructieblad voorzien, met vermelding in de rechterbovenhoek van de datum waarop de instructie moet worden uitgevoerd. Na de instructiebladen zijn ook de formulieren opgenomen waarnaar in de tekst verwezen wordt. U kan natuurlijk de formulieren met de hand aanvullen, maar u kunt ze evengoed downloaden van waar we deze handleiding toegankelijk maken. De voorbereidingen vangen aan in de eerste helft van december 2010 met een update van de lijst der verantwoordelijken en de officiële bevestiging van hun mandaat. Enkel indien daarna de verdere stappen op het aangeduide tijstip plaatsvinden, kan de vernieuwde kerkraad effectief beginnen functioneren tegen april Dit is strikt noodzakelijk om de continuïteit van het bestuur te garanderen: niet alleen de leden van de kleine helft treden uit, maar ook alle mandaten van voorzitter, secretaris en penningmeester vervallen. Even toch onderstrepen dat de ontslagnemende raadsleden herkiesbaar zijn, voor zover ze aan de voorwaarden voor het lidmaatschap voldoen en ze zich opnieuw kandidaat stellen. We wensen u veel succes bij deze procedure die - in de geest van het decreet de kerkfabrieken wil leiden naar een grotere openheid in hun werking. De verantwoordelijkheid en de inzet van de raadsleden voor het goede beheer van de goederen, voor het onderhoud van de gebouwen van de eredienst, voor het creëren van de materiële voorwaarden om de liturgie op een waardige wijze te kunnen vieren, is een moeilijk te overschatten ondersteuning van de parochiewerking. Zeker in een periode waar het aantal parochiepastores vermindert. Mocht u ondanks deze handleiding toch nog op een moeilijkheid stuiten bij een of andere stap uit de agenda hierna, aarzel niet om contact met ons op te nemen. In de mate van het mogelijke helpen we u bij het vinden van een oplossing. Dienst Kerkfabrieken Vrijwilligersplein Hasselt Tel Fax kerkfabrieken@bisdomhasselt.be Handleiding vernieuwing kleine helft 1/10

2 AGENDA 1. December 2010 a. Update lijst met per kerkbestuur de verantwoordelijke b. Toezenden van bevestiging van deze mandaten december 2010 Inzenden oproep tot kandidaturen voor publicatie in parochieblad 3. Uiterlijk 15 januari 2011 a. Uithangen oproep tot kandidaturen voor lidmaatschap kerkraad b. Publicatie in parochieblad 4. Aansluitend in januari 2011 Eventueel: organisatie bijkomende oproep 5. 1 februari 2011 Bekendmaking kandidatenlijst met aanduiding van bezwaarmogelijkheid 6. Vanaf 15 februari 2011 a. Beslissing kerkraad over eventueel bezwaar b. Mogelijkheid tot beroep bij de bisschop 7. April 2011 a. Verkiezing nieuwe raadsleden door grote helft en verantwoordelijke b. Verkiezing bijzondere mandaten door volledige vernieuwde kerkraad c. Mededeling nieuwe samenstelling kerkraad aan overheden Handleiding vernieuwing kleine helft 2/10

3 December Update lijst verantwoordelijke per kerkbestuur a. De Dienst Kerkfabrieken past de lijst aan na contact met deken b. Alle verantwoordelijken : o krijgen een bevestigingsbrief van hun mandaat o overhandigen zelf een kopie van deze brief: aan de voorzitter van de kerkraad aan de pastoor van de parochie wanneer deze niet zelf de verantwoordelijke is Handleiding vernieuwing kleine helft 3/10

4 15 december Publicatie oproep tot kandidaturen in parochieblad a. De verantwoordelijke (in het geval dat de verantwoordelijke niet de pastoor is: na samenspraak met de pastoor) doet het nodige voor deze publicatie in het eerste (of tweede) nummer van januari Voor Kerk en Leven is dat de editie die verschijnt op 5 januari (of 12 januari) Tekst door te geven aan Halewijn met de parochiale informatie die in dat nummer wordt opgenomen. Normaal: 15 december (of 21 december) Houd er rekening mee dat de eindejaarsperiode druk is, en dat omwille van de feestdagen de gebruikelijke data voor het indienen van de teksten wat zouden kunnen aangepast worden. Kijk er de instructies van Kerk en Leven nog even op na. b. Voor parochiefederaties is het misschien aangewezen de aankondiging op te nemen in de rubriek Nieuws in de federatie. Zo gaat er niet te veel ruimte verloren, en hoeft het voor alle parochies gemeenschappelijk gedeelte van de oproep niet telkens te worden herhaald. Het gedeelte dat specifiek op de individuele parochie is gericht moet natuurlijk steeds afzonderlijk vermeld worden. c. Voor plaatselijk uitgegeven parochiebladen gelden (mutatis mutandis) dezelfde principes. d. In het eerste nummer 2011 van Kerk en Leven wordt op de diocesane bladzijden eveneens gezorgd voor een artikel over de kerkfabrieken. Op die manier wordt het belang van deze vernieuwing nog meer onderstreept. e. Nazicht van de leeftijd der kandidaten gebeurt aan de hand van hun identiteitskaart (copie wordt gevraagd samen met indienen van de kandidatuur). f. Bij twijfel of een kandidaat ingeschreven is in de bevolkingsregisters van de betrokken gemeente(n), laat men hem een uittreksel uit dat register voor te leggen. g. De controle op de tijdigheid van de verplicht schriftelijke kandidaatstelling kan enkel gebeuren aan de hand van de poststempel op de omslag (omslag bijhouden) of de ondertekende datering voor ontvangst door de verantwoordelijke indien de kandidaatstelling hem werd overhandigd. h. Een ontwerp voor de publicatie in het parochieblad is bijgevoegd: Handleiding vernieuwing kleine helft 4/10

5 Uiterlijk 15 januari Uithangen oproep tot kandidaturen voor lidmaatschap kerkraad a. Door de verantwoordelijke (in het geval dat de verantwoordelijke niet de pastoor is: na samenspraak met de pastoor) uit te hangen in de parochiekerk gedurende 14 dagen, zodat er twee week-ends in vallen. b. De gevraagde kopie van de identiteitskaart is noodzakelijk voor een efficiënte controle van de leeftijd van de kandidaten. c. Bij twijfel over het opgenomen zijn in het bevolkingsregister van de betrokken gemeente(n): uittreksel hiervan door de kandidaat laten opvragen. d. De controle op de tijdigheid van de verplicht schriftelijke kandidaatstelling kan enkel gebeuren aan de hand van de poststempel op de omslag (omslag bijhouden) of de ondertekende datering voor ontvangst door de verantwoordelijke indien de kandidaatstelling hem werd overhandigd. e. Gebruikt formulier: I%20oproep.doc Handleiding vernieuwing kleine helft 5/10

6 Aansluitend in januari Eventueel: organisatie BIJKOMENDE oproep a. Indien onvoldoende geldige kandidaturen schriftelijk en tijdig binnenkwamen is een bijkomende oproep voor de ontbrekende kandidaturen noodzakelijk. b. Bijkomende uitroep door de verantwoordelijke (in het geval dat de verantwoordelijke niet de pastoor is: na samenspraak met de pastoor) uit te hangen in de parochiekerk gedurende 14 dagen zodat er twee week-ends in vallen. c. Een kopie van de identiteitskaart is noodzakelijk voor een efficiënte controle van de leeftijd van de kandidaten. d. Bij twijfel over het opgenomen zijn in het bevolkingsregister van de betrokken gemeente(n): uittreksel hiervan door de kandidaat laten opvragen. e. De controle op de tijdigheid van de verplicht schriftelijke kandidaatstelling kan enkel gebeuren aan de hand van de poststempel op de omslag (omslag bijhouden) of de ondertekende datering voor ontvangst door de verantwoordelijke indien de kandidaatstelling hem werd overhandigd. f. Gebruikt formulier: I%20bis%20bijkomende%20oproep.doc Handleiding vernieuwing kleine helft 6/10

7 1 februari Bekendmaken kandidatenlijst a. Na het sluiten van de oproepperiode (we laten in de toegepaste timing ruimte voor een eventuele bijkomende oproep), moet het resultaat worden bekendgemaakt. b. De kerkraad onderzoekt alle binnengekomen kandidaturen op hun geldigheid, aan de hand van de verkiesbaarheidscriteria en de tijdigheid van de kandidaatstelling. c. De kandidaten worden alfabetisch gerangschikt, eerst de geldige, daarna de ongeldige. d. De mogelijkheid tot bezwaar wordt aangegeven: in te dienen bij en te behandelen door de kerkraad. De verbodsbepalingen van art van het decreet dienen hierbij rigoureus toegepast te worden (leden van de kerkraad nemen niet deel aan de bespreking van en de stemming over aangelegenheden waarbij bloed- en aanverwanten tot de tweede graad een persoonlijk en rechtstreeks belang hebben). e. Door de verantwoordelijke (in het geval dat de verantwoordelijke niet de pastoor is: na samenspraak met de pastoor) uit te hangen in kerk gedurende 14 dagen. f. Gebruikt formulier: II%20bekendmaking.doc Handleiding vernieuwing kleine helft 7/10

8 Vanaf 15 februari Beslissing kerkraad over eventueel bezwaar a. Tegen kandidaten kan bezwaar aangetekend worden binnen de vijftien dagen na de dag van bekendmaking. b. De kerkraad doet uitspraak over dit bezwaar binnen de vijftien dagen na het indienen ervan. c. De beslissing van de kerkraad wordt binnen de drie dagen na de uitspraak met een aangetekende brief ter kennis gebracht van de bezwaarindiener. d. Tegen de beslissing van de kerkraad is door de bezwaarindiener beroep mogelijk bij de bisschop binnen de acht dagen na de kennisgeving ervan. e. In geval van dergelijk beroep kan de verkiezing van nieuwe leden niet plaatsvinden vóór deze zich hierover heeft uitgesproken. Het decreet legt aan de bisschop geen termijn op om zich uit te spreken, maar aangenomen wordt dat dit gebeurt vóór 1 april. De uitspraak wordt door de bisschop per aangetekende brief ter kennis gebracht van de bezwaarindiener en de kerkraad. f. Gebruikt formulier: III%20bezwaar.doc Handleiding vernieuwing kleine helft 8/10

9 April Verkiezingen In de loop van de maand april 2011 worden de verkiezingen gehouden, zodat dat raad weer voltallig is, en de bijzondere mandaten ingevuld. Zo kan een degelijk beheer verzekerd worden. Vervollediging van de raad en aanduiden van de bijzondere mandaten gebeuren bij geheime verkiezingen. Het kiescollege is echter niet identiek, zodat deze twee stappen in twee verschillende vergaderingen kunnen plaatshebben. De voorgeschreven vormvereisten worden steeds toegepast: uitnodiging met dagorde door de (uittredende) voorzitter minstens 8 dagen op voorhand; aan de beraadslaging en de verkiezing van de tee vervangende leden neemt enkel de grote helft deel, samen met de verantwoordelijke ; aan de beraadslaging en de verkiezing van de bijzondere mandatarissen neemt de voltallige vernieuwde kerkraad deel; om geldig te beslissen moet de meerderheid van de kiesgerechtigden aanwezig zijn. Indien dit niet het geval is, moet een tweede vergadering samengeroepen worden (met dezelfde procedure en dagorde) die kan beraadslagen en beslissen ongeacht het aantal aanwezigen; het lid van rechtswege kan zich niet kandidaat stellen voor een bijzonder mandaat: hij mag er geen opnemen; bijzondere mandaten mogen niet gecumuleerd worden; afzonderlijke en geheime stemming per mandaat, waarbij de volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen noodzakelijk is (dus zonder rekening te houden met blanco en ongeldige stemmen); wanneer er meerdere kandidaten zijn voor een mandaat, en niemand bij de eerste stemronde de volstrekte meerderheid haalde, volgt een nieuwe stemming met als kandidaten enkel de twee kandidaten die in de eerste ronde het meeste stemmen haalden. Bij staking van stemmen in de tweede ronde, is gekozen: o in geval van vervanging als raadslid: de kandidaat door lottrekking aangeduid o in geval van aanduiding bijzonder mandaat: het jongste lid in leeftijd. Het verslag van de kiesverrichtingen wordt vastgelegd in formulier KR-IV resp. formulier KR-V V%20verkiezing%20bijz%20mandaat.doc De nieuwe samenstelling van de kerkraad en de gegevenslijst worden bezorgd aan de overheden op formulier KR-VI en formulier KR-adreslijst Handleiding vernieuwing kleine helft 9/10

10 In geval er wijzigingen zijn in de bijzondere mandaten, raden we aan ook de financiële instellingen waar de kerkraad rekeningen heeft op de hoogte te brengen van deze aanpassingen Handleiding vernieuwing kleine helft 10/10