Tubbergen en Dinkelland hadden samen in totaal 22,7 fte aan management.

Transcriptie

1 Thema/Ambitie Voortgang Situatie per 19 september 2011 Huidige situatie Omvang management Een reductie van ongeveer 30% op het management van de nieuwe ambtelijke organisatie ten opzichte van de huidige twee afzonderlijke organisaties van Tubbergen en Dinkelland. Tubbergen en Dinkelland hadden samen in totaal 22,7 fte aan management. Stand mei 2013: De omvang van het management van Noaberkracht is inmiddels teruggebracht tot 16 fte. Daarmee is een reductie bereikt van ongeveer 30% op de omvang van het management ten opzichte van de situatie waarbij Tubbergen en Dinkelland elk een eigen ambtelijk organisatie hadden. De vooraf geformuleerde doelstelling is daarmee volledig gerealiseerd. Inmiddels zijn 4 management leden ook daadwerkelijk uit dienst getreden, 1 management lid zal de organisatie in 2014 gaan verlaten en 1 management lid wordt momenteel deels extern gedetacheerd. Beleidsharmonisatie Een aanzienlijk efficiencyvoordeel op de uitvoering van de taken waarvoor de nieuwe ambtelijke organisatie staat, door middel van harmonisatie van beleid en regelgeving. Ongeveer 65% van alle verordeningen leent zich voor harmonisatie. 50% van alle beleidsregelingen leent zich harmonisatie. Tubbergen en Dinkelland hebben samen circa 180 verordeningen en 150 beleidsregelingen. Stand mei 2013: Het primaat om tot harmonisatie van beleid en regelgeving over te gaan ligt bij de beide gemeenteraden. Het is de verantwoordelijkheid van Noaberkracht om voorstellen tot harmonisatie van beleid en regelgeving aan te dragen. Van de 75 te harmoniseren beleidsregels zijn er inmiddels 19 (25%) gerealiseerd, waaronder het GRP en het Bouwbeleidsplan. De verwachting is dat per % van de beleidsharmonisatie gereed is. Van de 117 te harmoniseren verordeningen zijn er 25 (21%) gerealiseerd. Voorbeeld hiervan is het leerlingenvervoer. Ook hiervoor geldt dat op het eind van dit jaar 50% geharmoniseerd zal zijn. Een aanzienlijk aantal hiervan hebben te maken met de arbeidsvoorwaarden.

2 Werkprocessen Een aanzienlijke besparing binnen de werkprocessen, onder meer op het terrein van de informatievoorziening. We hebben de reële verwachting dat het aantal applicaties met 40% verminderd zal worden. Daarnaast levert een verdere standaardisatie van werkprocessen een substantieel efficiencyvoordeel op. Op dit moment gebruiken de twee gemeenten gezamenlijk ruim 250 applicaties. Applicaties Op weg naar één applicatielandschap! De gemeenten Tubbergen en Dinkelland hebben beide vele softwareapplicaties in huis voor de uitvoering van hun taken. Voorbeelden hiervan zijn applicaties voor het afhandelen van vergunningsaanvragen, voor het afhandelen van paspoortaanvragen, maar ook financiële applicaties of applicaties voor de salarisadministratie. Uit een eerdere inventarisatie hebben we u al kunnen melden dat we in totaal ongeveer 250 verschillende applicaties in gebruik hebben in de beide gemeenten. Dit zijn niet alleen veel applicaties, maar ook zijn deze veelal afkomstig van verschillende leveranciers. Er is de afgelopen tijd dan ook fors ingezet om te komen tot harmonisatie van de beide applicatielandschappen. Door te harmoniseren kunnen we op een uniforme manier werken en besparen we op den duur met name op het gebied van applicatiebeheer. Wat heeft dit opgeleverd? Vanwege de vele afhankelijkheden tussen de applicaties in combinatie met de soms langlopende contracten is het niet eenvoudig om op korte termijn geld te besparen op het applicatielandschap. Desondanks zijn we er wel in geslaagd om op onderdelen al aanzienlijke stappen te maken en over te schakelen naar één applicatie. Zo werkt de nieuwe organisatie al met dezelfde applicaties voor Vergunningen, Documentmanagement, Financiën, Salarisadministratie, Meldingen openbare ruimte en bijvoorbeeld tijdsregistratie. Dit levert ons niet alleen voordeel op doordat we op één en dezelfde manier kunnen werken, maar ook in het beheer van deze applicaties levert ons dit voordeel op. De applicaties die overbodig zijn geworden, worden buiten gebruik gesteld en hiervan worden de contracten opgezegd. De financiële effecten hiervan zullen vanaf 2014 merkbaar worden. Deze applicaties moeten nu nog beschikbaar zijn om de laatste zaken af te handelen en de noodzakelijke gegevens te converteren naar de nieuwe applicaties. Kanttekening die we hierbij wel moeten maken is dat het kostenvoordeel voor wat betreft het onderhoud van de applicaties relatief beperkt is, omdat dit onderhoud grotendeels berekend wordt

3 op basis van inwoneraantallen. Uiteraard gaat er wel bespaard worden op oa beheerskosten. Wat gaan we nog doen? Hoewel we belangrijke stappen hebben gezet zijn we er nog lang niet. We gaan door met het harmoniseren van de applicatielandschappen. In dit moment is afdeling Informatie en Techniek bezig met het uitwerken van het plan voor het samenvoegen applicatie voor zorg/wmo, voor de basisregistraties BAG/WOZ/GBA en applicatie voor burgerzaken. Daarnaast is Afdeling Informatie en Techniek nu aan de slag om technische basis te migreren naar één omgeving. Dit betekent voor de medewerkers dat er één omgeving is voor bijvoorbeeld bestanden, en agenda. Werkprocessen Eind 2012 is het project samen werken aan procesverbetering opgestart. Binnen dit project wordt aan de hand van de methodieken Lean en Six Sigma gewerkt aan de harmonisatie én het efficiënt inrichten van werkprocessen. De methodiek Lean gaat met name uit van het tegengaan van verschillende vormen van verspilling, zoals bijvoorbeeld herstelacties, onnodige processtappen, wachtmomenten, etc. De methodiek Six Sigma ziet vooral toe op het verkleinen van foutkansen. Inmiddels zijn de belangrijkste werkprocessen binnen Noaberkracht op deze wijze geharmoniseerd en efficiënter ingericht. Het gaat daarbij tot nu toe om het proces van de Wmo, de Wabo, Vergunningen, het bestuurlijk besluitvormingsproces en het post- en archiefproces. De efficiëntere inrichting van deze processen heeft o.a. geleid tot korte doorlooptijden. Dienstverlening Wij zijn er van overtuigd dat de dienstverlening nog beter kan. Wij werken dan ook voortdurend aan het verder verbeteren van onze dienstverlening. In meetbare gegevens vertalen wij dit in het verhogen van de kwaliteit van dienstverlening over de volle breedte met gemiddeld 10%. Dienstverlening algemeen Voor concrete cijfermatige resultaten van de samenwerkingsopbrengsten is het nog te vroeg. Sinds 1 april 2013 zijn de afdelingen fysiek samengevoegd. De afdelingen zitten veelal nog in de opbouwfase. Eind 2013 zijn meer cijfermatige resultaten te verwachten.

4 Klant Contact Centrum In algemene zin is goed merkbaar dat de kwetsbaarheid op de inzet van medewerkers is afgenomen en de continuïteit beter is te waarborgen. Sinds 1 april is er één ingang voor alle binnenkomende telefoontjes. Het telefoonteam zet deze telefoontjes gericht door naar de betreffende ambtenaar. Wel hebben we momenteel zorgen over de telefonische bereikbaarheid van beide gemeentehuizen. Dit heeft onze volle aandacht en is te wijten aan technische opstartproblemen. De organisatie en coördinatie van de gemeenteraadsverkiezingen voor beide gemeenten in 2014 zal geheel vanuit de organisatie van Noaberkracht plaatsvinden. Handhaving Door de bundeling van de medewerkers kan de beschikbare capaciteit efficiënter worden ingezet en is de kwetsbaarheid merkbaar verminderd. Centrale locatie buitendienst Voor het gehele grondgebied van Noaberkracht wordt vanuit één centrale locatie gewerkt: de werf in Ootmarsum. Hierdoor is er op één centrale locatie meer capaciteit beschikbaar, kan de inzet van de medewerkers efficiënter worden ingedeeld en verbetert bovendien de continuïteit. Ook kan er meer kwaliteit worden geleverd. Storingsdienst Buiten werktijd is Noaberkracht bij storingen goed te bereiken. Er is voor het hele grondgebied van de twee gemeenten één centraal telefoonnummer voor het melden van storingen. Alle meldingen worden centraal geregistreerd en doorgezet naar de behandelende medewerker. Alle meldingen worden binnen 24 uur behandeld. De resultaten worden terug gemeld bij de oorspronkelijke melder. Integratie gladheidsbestrijding Noaberkracht voert de gladheidsbestrijding binnen het grondgebied van haar beide gemeenten uit vanuit één centraal punt (de werf in Ootmarsum). Dit levert diverse efficiencyvoordelen op. Zo sluiten de routes binnen het grondgebied van Noaberkracht volledig op elkaar aan en is de continuïteit van de personeelsinzet beter gewaarborgd.

5 Vergunningverlening: Ook hier geldt dat het samenwerken in Noaberkracht een sterk verminderde kwetsbaarheid van de personele inzet oplevert. De efficiëntere inrichting van de processen levert ook de eerste resultaten op (versnelling in afhandeling). Op termijn zal deze efficiencyslag nog meer tijdswinst gaan opleveren. Met het vaststellen van het Bouwbeleidsplan 2013 door beide colleges is een belangrijke stap gezet in de harmonisatie van de bouwbeleidsregels. De regelgeving is hiermee sterk vereenvoudigd. Van inwoners die willen bouwen en een vergunning aanvragen worden hun bouwplannen getoetst aan het bouwbesluit. Het bouwbesluit bevat talloze en gedetailleerde technische voorschriften. Niet alle voorschriften zijn even belangrijk bij ieder bouwwerk. Met de vaststelling van het Bouwbeleidsplan 2013 worden bouwplannen van inwoners uit Dinkelland en Tubbergen transparant en eenduidig toetst, zonder de aanvrager om zaken te vragen die er niet toe doen, of het werk van de aanvrager over te doen. Met het vaststellen van de Bouwverordening 2013 door beide gemeenteraden zijn voor beide gemeenten nu de dezelfde bepalingen van toepassing. Het college kan de toetsing aan de welstandsnota nu zelf uitvoeren in plaats van dat elk bouwplan eerst voor advies naar de stadsbouwmeester moet. Bij bepaalde soorten bouwplannen krijgen aanvragers sneller antwoord op hun bouwaanvraag, zodat snel duidelijk wordt of ze kunnen bouwen of niet. De bouwwerken die sneller kunnen worden behandeld zijn: -aan- en uitbouwen; -bijgebouwen en overkappingen; -kozijn- en gevelwijzigingen; -dakkapellen; -erfscheidingen; -dakramen; -zonnepanelen en collectoren. Voor deze bouwwerken geldt wel dat ze moeten voldoen aan de in de welstandsnota gestelde sneltoetscriteria. Een bouwwerk dat hier niet aan voldoet moet alsnog ter beoordeling worden voorgelegd aan de stadsbouwmeester.

6 Taakstelling Tubbergen en Dinkelland kennen samen een bestaande nog te realiseren taakstelling van In beide gemeenten is geconstateerd dat de ambtelijke samenwerking van Tubbergen en Dinkelland een wezenlijke voorwaarde is voor het invullen van deze taakstelling. Daarboven bestaat de overtuiging dat de samenwerking aanvullend structureel minimaal 1 miljoen euro jaarlijks kan opleveren. De totale efficiencywinst van de samenwerking komt daarmee uit op minimaal 2,3 miljoen structureel. De voordelen van de samenwerking kunnen niet reeds in het eerste jaar van samenwerking worden gerealiseerd. Uitgangspunt is dat de efficiencywinst volledig bereikt is binnen een termijn van 5 jaar. Stand ontwerpbegroting 2014 Noaberkracht Dinkelland Tubbergen (in ): Omschrijving Ingebrachte taakstelling bedrijfsvoering vanuit Tubbergen en Dinkelland Extra taakstelling Noaberkracht Terugbetaling desintegratie- en fritiekosten * Totale taakstelling Reeds gerealiseerde taakstelling: loonkosten personeel Reeds gerealiseerde taakstelling: kosten ICT Reeds gerealiseerde taakstelling: overige kosten Openstaande taakstelling Dekking reserves desintegratie- en frictiekosten n.v.t p.m. p.m. p.m. p.m. p.m. Eindsaldo *= uitgaven t.l.v. reserve desintegratie- en frictiekosten in 2012 (uiterlijk 2017 vindt terugbetaling aan beide gemeenten plaats) Een ander concreet financieel voordeel voor beide gemeenten is het opheffen van een drietal reserves. Voor Tubbergen is bij de kadernota 2013 aangegeven dat de reserves Organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering en Frictiekosten/dekkingsmiddelen meerjarige begrotingstekorten kunnen worden opgeheven. Hierdoor valt vrij ten gunste van de reserve incidenteel beschikbare algemene middelen. In Dinkelland geldt hetzelfde voor de reserve Flexibel personeelsbeleid. Hierin zit nog een bedrag van wat eveneens vrij kan vallen ten gunste van de algemene reserve.

7 Reserve desintegratie- en frictiekosten Voor de dekking van frictiekosten is voorfinanciering noodzakelijk. Deze voorfinanciering wordt gerealiseerd door ten behoeve van de nieuwe ambtelijke organisatie een reserve desintegratie- en frictiekosten te vormen van 1 miljoen waaruit deze eenmalige opstartkosten kunnen worden betaald. Deze reserve desintegratie- en frictiekosten wordt gevoed door beide gemeenten. Zij dragen vanuit hun algemene reserve ieder een bedrag van 0,5 miljoen bij aan de reserve desintegratie- en frictiekosten. Dit bedrag moet vervolgens door de nieuwe ambtelijke organisatie weer worden terugverdiend. Hiervoor geldt een termijn van maximaal 5 jaar als terugverdienperiode. Bij (tussentijdse) realisatie van de besparing moet de 1 miljoen weer worden teruggestort in de reserve desintegratie- en frictiekosten. Na afloop van de periode van 5 jaar moet de nieuwe ambtelijke organisatie het bedrag van 1 miljoen euro weer terugbetalen aan beide gemeenten, zodat beide gemeenten weer 0,5 miljoen kunnen toevoegen aan hun algemene reserve. Stand ultimo 2012 (overdracht reserve van beide gemeenten naar Noaberkracht Dinkelland Tubbergen): Omschrijving Bedrag ( ) Beginsaldo reserve desintegratie- en frictiekosten Uitgaven ten laste van reserve desintegratie en frictiekosten in Restant reserve desintegratie- en frictiekosten ultimo Overrealisatie taakstelling ter aanzuivering reserve in Eindsaldo reserve desintegratie- en frictiekosten ultimo