De grootste tijdvreters Plus tips om ze te voorkomen

Transcriptie

1 De grootste tijdvreters Plus tips om ze te voorkomen In samenwerking met

2 Waarom u niet meer uren in een dag nodig heeft Hoe vaak lijkt het niet aan het einde van de dag alsof de uren door uw vingers zijn geglipt? Van de ceo tot de werknemer: iedereen heeft het druk. Maar waarmee precies? En wordt er niet heel wat tijd dagelijks onnodig verspild? Zaten er maar meer uren in een dag zal ook u weleens gedacht hebben. Maar is dat echt de oplossing? Of zou u die extra uren vooral aan nog meer tijdvreters spenderen? Dankzij time trackers, onderzoeken en enquêtes wordt steeds inzichtelijker waar de gemiddelde kantoorwerker zo druk mee is. Veelal niet met zijn of haar kerntaken, zo blijkt. Neem een typische kantoorbezigheid als mailen. Zijn de uren die hierin gaan zitten echt altijd nodig? En wat te denken van het vele vergaderen. Zelfs het organiseren ván vergaderingen komt uit enquêtes naar voren als een bezigheid waar volgens managers soms ergerlijk veel tijd in gaat zitten. Leren delegeren Vreemd, want een vergadering plannen staat meestal niet in het takenpakket van een manager. In de ideale situatie houden managers zich voornamelijk bezig met de strategie van het bedrijf, met de langetermijnvisie en met het behouden van een helikopterview. Toch zijn ze vaak vooral druk met kleine problemen die bij de dagelijkse gang van zaken horen, waardoor kostbare tijd door de vingers glipt. Taken die eigenlijk prima door ondergeschikten uitgevoerd zouden kunnen worden. Maar hoe bepaalt u welke taken u delegeert? En lukt het dan echt om van de een op de andere dag die kleine problemen daadwerkelijk niet meer zelf op te lossen? Veel afleiding Naast de zaken die niet tot uw takenpakket behoren, is er nog een andere grote tijdvreter. Afleiding. Denk aan het inefficiënt beslisgedrag en de onlogische werkprocessen. Maar ook de privéafleiding neemt vaak meer tijd in beslag dan het gedachte eventjes. Let maar eens op hoe hard de tijd wegtikt terwijl u veelal onbewust even persoonlijk gebruikmaakt van uw smartphone, en internet. Zelfs in het organiseren ván vergaderingen zit te veel tijd Geen gebrek aan tijd Oftewel, aan tijd geen gebrek. Het zijn de tijdvreters die u moet zien te elimineren om weer toe te komen aan de zaken die er echt toe doen voor uw functie. Hoe wint u uw kostbare uren terug? Door vraagtekens te zetten bij zaken die steeds meer gewoonte zijn geworden. Door af te vragen, in de geest van wijlen managementgoeroe Stephen Covey wat urgent lijkt en wat nu echt belangrijk is. Verderop in deze whitepaper geven we concrete tips hoe u de grootste tijdvreters aanpakt. 2

3 Dit zijn de grootste tijdvreters Waarom u niet aan uw echte werk toekomt? En hoeveel tijd u op een dag verlummelt? Het is allemaal wel een keer onderzocht. De opvallendste resultaten op een rij. Tot 5 uur per dag Hoeveel tijd u per dag? Die vraag stelde het Amerikaanse Salary.com aan 750 werknemers. Maar liefst 88% gaf aan zich er bewust van te zijn dagelijks enige tijd te verspillen. De hoeveelheden zijn imposant: een andere 31% gemiddeld een uur 2% 4 uur 6% gemiddeld 3 uur 16% dagelijks gemiddeld 2 uur Nogmaals 2% denkt meer dan 5 uur per dag te verspillen 77 procent van de werknemers met een Facebookaccount gebruikt deze onder werktijd Bellen, roddelen en surfen De grootste tijdvreter is de smartphone. Dat blijkt uit een enquête van het Amerikaanse bedrijf Harris onder ruim werknemers voor CareerBuilder.com. De tien grootste tijdvreters zijn volgens de ondervraagden: 01 Gebruik van telefoon voor persoonlijke berichten 50% 02 Roddelen op werk 42% 03 Surfen op internet 39% 04 Social media 38% 05 Snack- of rookbreaks 27% 06 Afleiding door luidruchtige co-werkers 24% 07 Vergaderingen 23% 08 Eindeloos en 23% 09 Buurtende collega s 23% 10 Telefonerende collega s via speakers 10% Een nieuwe baan zoeken Ook time tracker Yast onderzocht waar werknemers hun tijd vooral aan verbeuzelen. Opvallend detail is dat volgens dit onderzoek werknemers heel wat tijd spenderen aan het zoeken naar een nieuwe baan. Maar liefst 46% geeft aan dagelijks onder werktijd actief op zoek te zijn naar de volgende werkplek. 3

4 Focus op taken en verantwoordelijk heden die er echt voor uzelf en het bedrijf toe doen 4

5 Hoe pakt u de meest notoire tijdvreters aan? Minder vaak uw smartphone pakken, minder mailen en minder vergaderen dus. Dat klinkt allemaal logisch, maar hoe pakt u het aan? Tips om meer tijd over te houden. 01 Pak het maildilemma aan Mail vreet tijd. Veel tijd. Helemaal stoppen met mailen kan uiteraard niet, zeker niet van de één op de andere dag. Maar u kunt er wel voor zorgen dat het efficiënter gebeurt, zodat het minder tijd kost. Een paar tips: TIP 1 Mail bewust Typische valkuilen zijn: te veel mensen cc en en een te uitbundig gebruik van de knop reply all. Zelfs een kort Ok dat bij iedereen binnenkomt, kost al onnodig veel tijd. Klik daarom alleen op reply all als u echt waardevolle informatie aan een discussie toevoegt of als u duidelijk wilt maken dat u het ergens niet mee eens bent. TIP 2 Wees duidelijk Schrijf kort en to the point en wees duidelijk. Dat begint met een heldere onderwerpsregel. Voorkom een eindeloze rij FW: RE: RE. Zorg dat in het onderwerp al direct duidelijk is waar het bericht over gaat. Maak ook in de mail zelf direct helder wat u van de ontvanger verwacht. Betreft het een FYI (ter kennisgeving)? Een goedkeuring of een taak die uitgevoerd moet worden? Hoe concreter, hoe groter de kans dat het ook goed wordt uitgevoerd. Mailt u meerdere mensen tegelijk? Zet Naam gevolgd door de taak die voor die persoon bestemd is in de mail. Zo voorkomt u dat de ontvangers denken dit pakt een ander wel op. Mail korter, meer to the point, minder vaak en ook naar minder mensen TIP 3 Durf te deleten Ook een overvolle mailbox kost onnodig veel tijd. Omdat u vaak 5 keer hetzelfde mailtje zit te lezen voor u er iets mee doet. En omdat u al snel 10 minuten aan het zoeken bent naar dat ene mailtje waar u nog iets mee moest. Meldt u daarom van zoveel mogelijk nieuwsbrieven en notificaties af. Maak uw inbox verder weer overzichtelijk door gelezen en afgehandelde mails direct te deleten of in een aparte map te stoppen. TIP 4 Mail op gezette tijden Tot slot: heel handig die collega s die altijd direct terugmailen. Maar het betekent wel dat ze continu zijn afgeleid. De mailbox openen telkens als u een nieuw bericht ziet binnenkomen is weliswaar klantvriendelijk, maar het is zeker niet efficiënt. Kies daarom voor 2 tot 4 vaste tijden per dag waarop u uw mail checkt én afhandelt en zet de notificaties uit. Nog beter is uiteraard uw mail tussendoor helemaal uit te zetten. 5

6 02 Effectief vergaderen en beslissingen nemen Het is belangrijk alle neuzen dezelfde kant op te hebben en te weten hoe de diverse projecten binnen een organisatie ervoor staan. Daardoor schuift u als manager al snel aan bij veel verschillende meetings en vergaderingen. Maar dat betekent niet automatisch dat u na afloop van zo n typische vergaderdag het gevoel heeft alles onder controle te hebben. Laat staan dat u lekker productief bent geweest. Dat gevoel van tijdsverspilling is in dit geval helemaal niet nodig. Als u onderstaande beruchte tijdverspillers elimineert ten minste. TIP 1 Geen duidelijk doel stellen Focus bij vergaderingen op de te nemen besluiten en niet op de discussie. Een bedrijf dat dit goed heeft begrepen is Intel. Het senior management van dit IT-bedrijf opent vergaderingen standaard met het statement: het doel van deze vergadering is je te informeren over X, om Y te bespreken en over Z een beslissing te nemen. Waarbij Z een specifiek en helder gedefinieerd besluit is. Het voordeel van zo n duidelijke agenda die aan het begin nogmaals herhaald wordt, is dat het deelnemers dwingt zich vooraf in te lezen en er tijdens de vergadering gefocust kan worden op de te nemen beslissingen. TIP 2 In herhaling blijven vallen Andere tijdvreter bij vergaderingen zijn de reeds genomen besluiten opnieuw bekijken en heroverwegen. Wilt u voorkomen dat er iedere vergadering telkens over dezelfde zaken vergaderd wordt? Vat dan tijdens de vergadering de gemaakte besluiten helder samen en voeg hier duidelijke commitments en deadlines aan toe van de te nemen vervolgstappen en follow-ups. Leg dit vast in de notulen en bespreek in de volgende vergadering alleen deze follow-ups. TIP 3 Een te groot team Nog één belangrijke voorwaarde om een vergadering effectief te laten verlopen: het aantal deelnemers. Het maximum ligt op zeven personen. Elke persoon die u extra uitnodigt vermindert de kans op het maken van een zinnige beslissing met 10 procent. 03 Elimineer onbenullige taken en delegeer waar mogelijk Kenniswerkers verspillen 41 procent van hun tijd aan onbenullige taken die het bedrijf weinig profijt opleveren, de werknemers zelf weinig voldoening bezorgen en bovendien prima door anderen kunnen worden afgehandeld. Waarom ze die taken toch blijven doen? Omdat uzelf van werk ontdoen makkelijker gezegd dan gedaan is. We houden graag taken vast waardoor we ons druk en belangrijk voelen. TIP 1 Tijd winnen Wilt u dat patroon doorbreken? Dan moet u meer bewust nadenken over hoe u uw tijd besteedt. Bij deze vorm van self-assessment bekijkt u uw dagelijkse activiteiten en besluit u welke taken belangrijk zijn voor uzelf of het bedrijf en welke makkelijk geschrapt, gedelegeerd of geoutsourcet kunnen worden. In de praktijk levert een kritische blik op de werkzaamheden zo n 10 uur per week aan extra tijd op. TIP 2 Effectief werken Het doel van dit self-assessment is uiteraard niet alleen efficiënt zijn, maar ook effectief. De volgende stap is daarom kijken hoe de vrijgekomen tijd het beste besteed kan worden. Schrijf twee of drie dingen op die u zou moeten doen, maar niet doet en houd vervolgens een logboek bij om te kijken of u uw gewonnen tijd ook echt beter benut. Zorg dat besluiten echt genomen worden en niet telkens opnieuw ter discussie staan 6

7 Conclusie U heeft het zelf in de hand Er zijn heel wat tijdvreters die u kunnen afhouden van uw kerntaken. In hoeverre u dat laat gebeuren, heeft u zelf in de hand. Begin met het aanpakken van uw slechte gewoonten. De grootste tijdvreters zijn vaak te herleiden tot slechte gewoonten die er langzaamaan zijn ingeslepen. Het goede nieuws is dat u die kunt aanpakken door uw gedrag onder de loep te nemen. Of het nu gaat om te veel surfen, te veel vergaderen of door kleine onbenullige taken die dringend lijken te zijn, maar toch niet het label belangrijk verdienen. In alle gevallen heeft u zelf in de hand hoe u ermee omgaat. Niksnutten mag Mag u dan helemaal niets meer onder werktijd doen wat niet tot uw kerntaken behoort? Jawel hoor. Een beetje tijdverspillen zo nu en dan is juist bevorderlijk voor de productiviteit. In drukke tijden even wegdromen om te ontspannen lijkt misschien niksnutten, maar het maakt juist creatiever en productiever. Sterker nog: wanneer we geconfronteerd worden met moeilijke uitdagingen die nieuwe ideeën behoeven, zal die oplossing zich eerder aandienen als we onze gedachten even laten afdwalen om vervolgens terug te komen tot de moeizame opdracht waar we waren blijven steken. Juist wanneer we mentaal bezig zijn met een ander, lichter onderwerp, blijven onze hersenen de moeilijke opdracht in de achtergrond uitwerken. Zo wordt er dus geen tijd verspild, maar juist hard gewerkt aan het komen tot een slimmere oplossing. Oftewel, verspil gerust wat tijd. Maar met mate uiteraard. Colofon Dit is een uitgave van de MT MediaGroep. Redactie Lilian Polderman, redactie Management Team Bronnen: Stop wasting valuable time! van Michael Mankins en Jenny Davis-Peccoud van Bain & Company (tip 2) en onderzoek van Julian Birkinshaw, hoogleraar strategie en ondernemerschap van de London Business School en productiviteitsexpert Jordan Cohen (tip 3). Copyright Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen en/of op enigerlei wijze worden gereproduceerd zonder toestemming van MT MediaGroep en Microsoft. Contact Microsoft Ga naar: november