Plan van aanpak Omgevingswet Oldenzaal

Transcriptie

1 Plan van aanpak Omgevingswet Oldenzaal Dit document is een voorstel voor de projectaanpak ten behoeve van de voorbereiding op de invoering van de omgevingswet in de gemeente Oldenzaal. Binnen de gemeente zijn hiervoor al verschillende projecten gestart en stappen gezet. Om de voorbereiding in goede banen te leiden is het voorstel een overkoepelend project omgevingswet te starten. Leeswijzer 1. Achtergrond 2. Opzet project 2.1 Fasering en besluitvorming 2.2 Organisatie 2.3 Communicatie 2.4 Afbakening 2.5 Begroting Bijlage De zes kerninstrumenten van de Omgevingswet Digitaal stelsel Omgevingswet Projectplanning

2 1. Achtergrond De verhoudingen tussen overheden enerzijds en bedrijven, burgers en verenigingen zijn sterk aan het veranderen. We spreken tegenwoordig niet meer van burgerparticipatie, maar van overheidsparticipatie. De burger doet niet meer mee in het werk van de overheid, maar de overheid doet mee in het leven van de burger. Deze verandering is binnen de overheid al ingezet in het sociale domein, door de transitie en transformatie van de zorg krijgen de gemeenten de kans beter aan te sluiten op de behoeften van hun burgers. Nu is ook het fysieke domein aan de beurt. De omgevingswet, die op 1 juli 2015 door de Tweede Kamer is aangenomen, is het aangewezen instrumentarium daarvoor. 1.1 Doel Het moet eenvoudiger, efficiënter en beter: dat zijn de uitgangspunten van de omgevingswet. De regelgeving moet meer voorspelbaar, betaalbaar en transparant zijn. Beleid, besluitvorming en regelgeving op het gebied van de fysieke leefomgeving moet beter op elkaar aansluiten. Geen eindeloze procedures meer en meer bestuurlijke afwegingsruimte. Dit allemaal ten behoeve van de inwoners en ondernemers, die staan centraal. 1.2 Wetgeving Om de doelen van de omgevingswet te bereiken dient de wetgeving te worden aangepast: Huidig recht 26 wetten, 4700 artikelen 120 Algemene Maatregelen van Bestuur 120 Ministeriële Regelingen Omgevingswet 1 wet, 349 artikelen 4 Algemene Maatregelen van Bestuur circa 10 Ministeriële Regelingen Er zijn een zestal instrumenten ontwikkeld die het werken met de omgevingswet gaan ondersteunen. De gemeente is verplicht een omgevingsvisie, -plan en vergunning op te stellen en indien nodig een omgevingsprogramma. In onderstaande infographic staan de zes instrumenten weergegeven, voor betere leesbaarheid zie Bijlage 1. Afbeelding 1: De zes kerninstrumenten van de omgevingswet (Ministerie van Infrastructuur en Milieu, 2016)

3 1.3 Houding en gedrag Aan de nieuwe wetgeving en de bijbehorende instrumenten wordt hard gewerkt. Maar de omgevingswet beoogd vooral een verandering in houding en gedrag. Als gemeente krijg je meer vrijheid en ruimte om keuzes te maken die beter aansluiten bij de samenleving, maar dat vraagt ook van een gemeente om daar anders mee om te gaan dan voorheen. Meer faciliteren en stimuleren om initiatieven uit te lokken en tot bloei te laten komen. Loslaten en vertrouwen geven. Flexibel omgaan met beleid en regelgeving. Niet meer denken in regels, maar in doelen; van nee, mits, naar ja, tenzij. Hoewel we als gemeente de mogelijkheid krijgen om meer te gaan loslaten en flexibel te zijn zal dit niet zorgen voor een afname in werkzaamheden. De focus zal verschuiven naar de voorkant doordat beleid meer integraal zal worden opgesteld en de belangen van alle betrokkenen al in het vooroverleg goed worden meegenomen. Dit betekent een verandering in het krachtenveld van het fysieke domein waarin de spelers andere rollen zullen gaan krijgen en meer zullen gaan samenwerken bij plannen en veranderingen in de fysieke leefomgeving. 1.4 Digitaal stelsel Voor een goede uitvoering van de omgevingswet is digitalisering een belangrijk hulpmiddel. De digitalisering richt zich enerzijds op informatievoorziening en anderzijds op het ondersteunen van de interactie tussen de burgers, bedrijven en overheden die de wet uitvoeren of er een beroep op doen. Op het moment van invoering van de Omgevingswet, naar verwachting begin 2019, moet minimaal de continuïteit van het vergunningsverleningsproces geborgd zijn. Het volledige stelsel moet in 2024 afgerond zijn. Zie onderstaande infographic, voor betere leesbaarheid zie Bijlage 2. Afbeelding 2: Weergave bedoeling digitaal stelsel Omgevingswet (Ministerie van Infrastructuur en Milieu, 2016) 1.5 Stand van zaken Oldenzaal Bij de gemeente Oldenzaal is al een aantal stappen gezet richting de invoering van de Omgevingswet. Er is al een Structuurvisie vastgesteld in maart 2014 die in grote lijnen overeenkomt met een Omgevingsvisie. Zo zijn de benoemde opgaven integraal en gebiedsgericht en ligt de nadruk op samen met onze inwoners en ondernemers werken aan de fysieke leefomgeving. Ook is gestart met het opstellen van een Omgevingsplan. Met behulp van de crisis- en herstelwet pakt de gemeente ruimte om te experimenteren met het opstellen van een Omgevingsplan. Hiervoor is het externe bureau Tonnaer ingeschakeld.

4 Het O&O-traject en zaakgericht werken zijn twee projecten binnen de gemeente Oldenzaal die inspelen op de veranderende rol van de overheid en op het meer vraaggericht werken. Ook is er een werkgroep principeverzoeken die op integrale wijze vergunningsaanvragen bespreekt die niet binnen het bestemmingsplan passen en een werkgroep burgerinitiatieven dat initiatieven uit de samenleving waar nodig stimuleert en faciliteert. In beide groepen is de nieuwe rol van de overheid al aan de orde. 2. Opzet project Het voorstel is een overkoepelende projectaanpak Omgevingswet om de stappen die al zijn gezet met elkaar in verbinding te brengen en een eenduidige koers te behouden. Het doel is om de gemeente Oldenzaal zo goed mogelijk voor te bereiden op de invoering van de Omgevingswet. De belangrijkste taken die daarbij horen zijn: Ontwikkelen van de instrumenten die wij als gemeente verplicht zijn op te stellen (omgevingsvisie, plan en vergunning) door middel van een integrale aanpak. Inventariseren en voorbereiden van, en experimenteren met, de veranderende houding die de omgevingswet van ons vraagt; van nee, mits naar ja, tenzij. Inventariseren en voorbereiden van, en experimenteren met, de digitalisering van de instrumenten en informatie die nodig is om goed te kunnen werken met de omgevingswet. 2.1 Organisatie Er zijn veel spelers betrokken bij de voorbereidingen op de invoering van de Omgevingswet. Zo ook veel verschillende teams en afdelingen binnen de gemeente Oldenzaal. Daarom is het voorstel een bestuurlijk verantwoordelijke (ook wel Omgevingswethouder ), ambtelijke opdrachtgever en een projectleider aan te stellen. Met zicht op de aankomende organisatieverandering is er gekozen voor een tijdelijke ambtelijke opdrachtgever die met ingang van de nieuwe organisatiestructuur de taken zal overdragen aan de nog te benoemen domeinmanager ruimte of dienstverlening. De projectleider zal na december 2016 de taken overdragen aan een nog aan te stellen nieuwe projectleider. Bestuurlijk verantwoordelijke Ambtelijke opdrachtgever Projectleiders Alida Renkema Michelle Mengerink Iris Boers De verdere inrichting van het project bestaat uit een projectgroep die dient als overkoepelend orgaan. De werkgroepen daaronder gaan bezig met de instrumenten van de omgevingswet en lopen in elkaar over; omgevingsvisie, omgevingsplan en omgevingsvergunning. Daarnaast heb je de werkgroepen houding en gedrag en digitalisering die van belang zijn voor het goed kunnen werken met de drie instrumenten en daarmee de Omgevingswet, zie Afbeelding 3. Afbeelding 3: Organisatie project Invoering Omgevingswet Oldenzaal

5 Belangrijk bij het vullen van de werkgroepen is het betrekken van de verschillende beleidsvelden bij project Omgevingswet. In het schema op de volgende pagina is de omschrijving van de projectgroep en de werkgroepen te vinden. Binnen elke werkgroep is er een voorzitter die verantwoordelijk is voor het plannen van de overleggen, leggen van verbindingen met de andere werkgroepen en terugkoppelen naar de projectgroep. Van ieder lid van de projectgroep en de werkgroep wordt gevraagd buiten de eigen kaders te denken en te zorgen voor terugkoppeling naar zijn/haar team en afdeling. Omschrijving groepen Projectgroep Omgevingswet De projectgroep bewaakt de rode draad van de invoering van de Omgevingswet. De leden zijn het aanspreekpunt voor andere collega s. Sturen uitvoering van PvA aan en pakken taken op die niet in de werkgroepen passen. Ook zijn zij verantwoordelijk voor een goede afstemming met de bestuurlijk verantwoordelijke en ambtelijke opdrachtgever, het college en de raad, en externen. Werkgroep Omgevingsvisie De werkgroep organiseert een evaluatie van de huidige structuurvisie en actualiseert deze, indien nodig, als goede basis voor het project. Op moment van invoering van de wet zal de structuurvisie worden omgezet in een Omgevingsvisie. Werkgroep Omgevingsplan De werkgroep werkt met bedrijf Tonnaer aan het Omgevingsplan binnenstad. Het eindresultaat is een compleet Omgevingsplan van de hele gemeente Oldenzaal. Werkgroep Omgevingsvergunning (van initiatief tot vergunning) De werkgroep zal onderzoeken hoe wij het beste het proces van initiatief tot eventuele vergunningverlening kunnen aanpakken. Belangrijk aandachtspunt is de verbinding met beleid en handhaving. Het uiteindelijke product is een werkwijze voor dit proces. Werkgroep Houding en gedrag De werkgroep bestaat uit ambassadeurs van de Omgevingswet en onderzoekt wat de Omgevingswet van ons vraagt qua houding en gedrag, en onderzoekt de verschillende rollen; voor zowel college, raad, ambtenaren als de klant. Wat past bij Oldenzaal En wat hebben wij daarvoor nodig Werkgroep Digitale informatievoorziening De werkgroep zal tot 2019 bezig gaan met het waarborgen van de continuïteit van het vergunningverlening proces. Daarnaast zal worden gekeken naar de laatste ontwikkelingen; wat wij nodig hebben op het gebied van informatisering om ons werk te ondersteunen. 2.2 Fasering en besluitvorming De omgevingswet is nog in de maak, wat ervoor zorgt dat de kaders van de wet nog niet geheel duidelijk zijn. Toch moeten we ons al wel tijdig voorbereiden op de invoering van de wet. Belangrijk voor het gemeentelijke implementatieproces is dat deze aansluit op het landelijke proces, zie afbeelding 4. Afbeelding 4: Planning invoering Omgevingswet (uit Implementatie omgevingswet, Berenschot 2016)

6 Een andere belangrijke vereiste voor dit project is flexibiliteit. Deze aanpak is geschreven op het moment dat de omgevingswet nog niet af is. Om te voorkomen dat in de nabije toekomst de aanpak niet meer aansluit op de eisen van de omgevingswet is gekozen voor een aanpak in een vijftal fases: verkennen, experimenteren, uitwerken/vaststellen, implementeren en evalueren. De werkgroep digitalisering zal hiervan afwijken, aangezien het volledige digitale stelsel na dit project, in 2024, pas afgerond zal worden. De werkgroep houding en gedrag heeft geen vaste planning, maar zal tot het einde van het project bezig zijn. Zie Bijlage 3 voor de projectplanning. Voor besluitvorming richten wij ons op de volgende planning: Oktober 2016 Actualisatie structuurvisie & vaststellen Plan van aanpak (College) Begin november 2016 Concept Omgevingsplan (College) Eind november 2016 Plan van aanpak, actualisatie Structuurvisie & concept Omgevingsplan (Raad) Begin 2017 Vaststellen Omgevingsplan (College & Raad) Eind 2017 Vaststellen werkwijzer Omgevingsvergunning (College) 2.3 Communicatie Goede communicatie en besluitvorming zal helpen bij het creëren van draagvlak voor de omgevingswet en alle facetten die deze met zich meebrengt. Dit vergt een andere aanpak per doelgroep; ambtenaren, MT, college van B&W, Raad en de inwoners en ondernemers. Organisatie: Het centrale communicatiesysteem binnen de gemeente Oldenzaal, intranet, zal gebruikt worden om te communiceren over het project. Middels een aparte projectpagina zal de benodigde informatie eenvoudig te vinden zijn en kan met behulp van een maandelijkse stand van zaken iedereen worden bijgepraat. Wanneer de behoefte er is zullen de projectleiders aanschuiven bij een afdelings- of teamoverleg om verdere toelichting te geven en vragen te beantwoorden. MT: Gezien de impact van de Omgevingswet op de organisatie en de raakvlakken met het organisatie-ontwikkeltraject zal het MT mee worden genomen in de projectaanpak en regelmatig worden bijgepraat over de voortgang van het project. De ambtelijke opdrachtgever wordt tweewekelijks bijgepraat door de projectleider en schuift indien nodig ook aan bij het maandelijkse overleg van de projectgroep. College van B&W: De bestuurlijk verantwoordelijke, ook wel omgevingswethouder genoemd, zal als ambassadeur en bestuurlijk kartrekker fungeren in dit project. Maandelijks zal de omgevingswethouder worden bijgepraat door de projectleider. Hiervoor wordt het PHO gebruikt waarbij de ambtelijke opdrachtgever ook bij aanwezig is. Deze functie zal worden vervuld door wethouder Alida Renkema. Raad: De Raad krijgt met de komst van de omgevingswet meer bestuurlijke afwegingsruimte als het gaat om beleid en regelgeving in de fysieke leefomgeving. Deze extra afwegingsruimte zal worden verkend tezamen met de Raad in politieke fora. De maandelijkse stand van zaken op het intranet zal kort worden samengevat in een nieuwsflits die ter kennisname naar het college van B&W en de Raad zal worden gestuurd. Inwoners en ondernemers: De omgevingswet en alles wat daar bij komt kijken is groot en breed. Bij het opstellen van de huidige structuurvisie is een uitgebreid participatietraject geweest. Hierin zijn de ambities voor de gemeente opgesteld. Voor de ontwikkeling van onder andere het omgevingsplan zal initiatiefnemers worden gevraagd om hun ervaringen en input in de communicatie en samenwerking met de gemeente. Daarnaast moet onderzocht worden hoe wij in de toekomst onze inwoners en ondernemers willen informeren over wat er speelt in hun fysieke leefomgeving.

7 Het RUD, de Provincie Overijssel, Waterschap Vechtstromen, buurgemeenten: Naast zojuist genoemde doelgroepen hebben we ook nog een aantal externe partners in de omgeving waarmee we samenwerken op het gebied van de fysieke leefomgeving. In samenspraak met deze partijen zal gezocht worden naar een goede manier om de aankomende veranderingen op het gebied van de Omgevingswet met elkaar af te stemmen. 2.4 Afbakening Het O&O-traject en zaakgericht werken zijn projecten die binnen de gemeente Oldenzaal lopen en in verbinding staan met de ontwikkelingen in het fysieke domein. Belangrijk om aan te merken is dat deze projecten desondanks niet onder het project omgevingswet zullen gaan vallen. Wel is goede afstemming met de betrokkenen van deze projecten van belang en zal worden gekeken naar mogelijkheden om de krachten te bundelen en op die wijze efficiënter te werken. Dit project is gericht op de veranderingen in het fysieke domein, maar er zullen ook raakvlakken zijn met het sociale domein. Een voorbeeld hiervan is een aantal van de prestatieafspraken die zijn gemaakt met de woningbouwvereniging. Binnen het project Omgevingswet zullen deze bestaande raakvlakken tussen fysieke en sociale domein worden benut. Gezien het soortgelijke traject dat het sociale domein aan het doormaken is, zal ook gebruik worden gemaakt van onderlinge uitwisseling van kennis en ervaring. 2.5 Begroting Het is van belang om de komende jaren budget vrij te maken voor de invoering van de omgevingswet. De hoogte van het bedrag is afhankelijk van het ambitieniveau, de huidige manier van werken, het tempo waarin de organisatie wil veranderen en de actuele opgave voor de komende jaren in het fysieke domein. Het met ingang van 2017 structureel af te ramen budget Bestemmingsplannen (681021), omvat jaarlijks Voor het project Omgevingswet wordt voor de jaren 2017 en 2018 een projectkrediet beschikbaar gesteld ter grootte van , te dekken uit de vrijvallende middelen Bestemmingsplannen 2017 en Een en ander zal worden geformaliseerd bij de 2 e Burap Het totale beschikbare budget omvat dan Dit zal als volgt benut worden: wordt gebruikt voor het ingeschakelde bureau Tonnaer die ondersteuning biedt bij het experimenteren met het Omgevingsplan en het uiteindelijk opstellen ervan. De overige zal benut worden ten behoeve van de inventarisatiefase van het project. Er zal onder andere worden onderzocht op welke wijze wij willen communiceren met onze inwoners en ondernemers als het gaat om de fysieke leefomgeving. Een ander aspect is de informatievoorziening die bijvoorbeeld in het kader van zaakgericht werken de nodige aanpassingen zal vragen. Gedurende de inventarisatiefase zal duidelijk worden of er mogelijk extra budget nodig zal zijn voor maatregelen die wij willen en moeten nemen om ons goed te kunnen voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat als gevolg van de verdere uitwerking van de Omgevingswet het Rijk ons in de nabije toekomst gaat confronteren met extra kosten. Dit zou bijvoorbeeld op het onderdeel digitalisering het geval kunnen zijn. De eventuele financiële en administratieve gevolgen hiervan kunnen dan bij toekomstige P.&C.-documenten (begroting, bestuursrapportages) worden geëffectueerd. Toelichting dekking Bij de aanmelding als deelnemers aan het landelijke experiment Bestemmingsplan verbrede reikwijdte heeft het college besloten om de hieraan verbonden kosten te dekken uit het jaarlijkse budget actualisatie bestemmingsplan (kostenplaats Herziening oude bestemmingsplannen) (besluit

8 college 22 oktober 2013). Doordat de actualisatieplicht van verouderde bestemmingsplan komt te vervallen, kan dit budget gedeeltelijk vrijvallen en alternatief worden ingezet. Formatieruimte Voor 2017 moet er een nieuwe projectleider komen op basis van 30 uur per week. Deze wordt gezocht binnen de bestaande formatieruimte. Deze formatieruimte wordt gecreëerd binnen het organisatie-ontwikkeltraject. Voor 2018 zal deze projectleider nog worden ingezet voor gemiddeld 15 uur per week.

9 Bijlage 1: De zes kerninstrumenten van de Omgevingswet

10 Bijlage 2: Digitaal stelsel Omgevingswet

11 Bijlage 3: Projectplanning Projectplanning Omgevingswet Oldenzaal Werkgroep Voorzitter/contactper soon Juni Juli Augus gustus September Oktober Novem vember Decem cember Januari Februari Ma art Ap ril M ei Ju ni Ju li Augus gustus September Oktober Novem vember Ma art April Mei Juni Juli Decem cember Januari Februari Augustus September Oktober November Dece mb er Tussentijdse projectevaluatie Tussentijdse projectevaluatie Tussentijdse projectevaluatie Eindprojectevaluatie Iris Boers (t/m december 2016) Verkennen - Doel: onderzoeken mogelijkheden en ambities Oldenzaal t.o.v. Omgevingswet, opstarten project Omgevingswet en onderzoeken mogelijkheden instrumenten - Middel: werksessies en gesprekken met betrokken partijen afhankelijk van doelgroep - Resultaat: gevulde werkgroepen een goede projectbasis en input voor de werkgroepen Projectgroep Omgevingswet. (samengestelde planning) Iris Boers (t/m december 2016) Iris Boers (t/m december 2016) Experimenteren - Doel: oefenen met instrumenten en houding & gedrag in lijn met de Omgevingswet - Middel: experimenteersessies met concept instrumenten/werkwijzen Omgevingswet - Resultaat: voldoende input voor werkgroepen om instrument/plan uit te werken Uitwerken en vaststellen - Doel: verwerken input tot vastgestelde instrumenten en plannen (digitalisering en houding & gedrag) en voorbereiden op implementatie ervan - Middel: werkgroepen en bestuurlijke procedures - Resultaat: vastgestelde instrumenten en implementatieplannen (digitalisering en houding & gedrag) Implementeren - Doel: leren werken in geest van de Omgevingswet met de bijbehorende instrumenten - Middel: vastgestelde instrumenten en plannen en naar invulling door werkgroepen - Resultaat: een gemeente die werkt in de geest van de Omgevingswet met de juiste instrumenten, die in lijn is met de planning van het landelijk digitaal stelsel en indien nodig en wenselijk een plan van aanpak voor na 2018 heeft Werkgroep Omgevingsvisie Huub van Uum Huub van Uum Verkennen - Doel: evalueren gestelde koers Oldenzaal in Structuurvisie - Middel: quickscan Structuurvisie - Resultaat: input voor aanpassen van structuurvisie (indien nodig) Uitwerken - Doel: gedragen koers Omgevingswet - Middel: werkgroep en bestuurlijke procedure (indien nodig) - Resultaat: indien nodig een aangepaste structuurvisie of actualisatiedocument Werkgroep Omgevingsplan Jos Oude Avenhuis Experimenteren - Doel: input ophalen en richting bepalen voor omgevingsplan - Middel: oefenen met meerdere versies van concept omgevingsplan (verschil in flexibiliteit in regelgeving) - Resultaat: voldoende input om omgevingsplan uit te werken

12 Jos Oude Avenhuis Uitwerken en vaststellen - Doel: verwerken input tot gedragen omgevingsplan en voorbereiden op implementatie - Middel: werkgroep en bestuurlijke procedure - Resultaat: vastgesteld omgevingsplan en implementatieplan Jos Oude Avenhuis Verkennen - Doel: evalueren proces van initiatief/plan tot eventuele vergunningverlening (indien nodig) - Middel: in te vullen door werkgroep - Resultaat: input om nieuwe werkwijze op te kunnen stellen van initiatief/plan tot eventuele vergunningverlening Implementeren - Doel: leren werken met Omgevingsplan - Middel: in te vullen door werkgroep - Resultaat: geïmplementeerd Omgevingsplan Werkgroep Omgevingsvergunning Experimenteren - Doel: oefenen met concept werkwijze - Middel: in te vullen door werkgroep - Resultaat: input om concept werkwijze verder uit te werken Uitwerken en vaststellen - Doel: uitwerken verkregen input tot gedragen werkwijze - Middel: werkgroep en bestuurlijke procedure - Resultaat: een door College vastgestelde werkwijze voor aanpak initiatieven/plannen Implementeren - Doel: werken met de nieuwe werkwijze - Middel: in te vullen door werkgroep - Resultaat: geïmplementeerde werkwijze Werkgroep houding en gedrag Werkgroep Houding en gedrag - Doel: ervoor zorgen dat de organisatie werkt in de geest van de Omgevingswet en onderzoeken wat de rollen zijn van de verschillende doelgroepen; ambtenaren, Raad, college, inwoners, ondernemers - Middel: in te vullen door werkgroep - Resultaat: de organisatie werkt in de geest van de Omgevingswet en de verschillende doelgroepen weet wat van hen verwacht wordt als het gaat om rollen en verantwoordelijkheden binnen de wet Werkgroep digitale informatievoorziening Werkgroep Digitale informatievoorziening - Doel: Tot 2019 waarborgen continuïteit van vergunningverleningsproces en onderzoeken hoe wij als Oldenzaal willen en gaan aansluiten bij de laatste ontwikkelingen op het gebied van informatisering - Middel: in te vullen door werkgroep - Resultaat: In lijn lopen met landelijke planning digitaal stelsel en op het gebied van informatisering goed aansluitend bij behoeften van organisatie, inwoners en ondernemers