Deloitte. Gemeenschappelijke Regeling RUD Drenthe. Managementletter OEC. Z016 RUD DRENTHE' No.: Ingek.:

Transcriptie

1 RUD DRENTHE' No.: Ingek.: 13OEC. Z016 Gemeenschappelijke Regeling RUD Drenthe Managementletter ^

2 ;= No.: ingek.: RUD DRf NTHE 13DEC Deloitte Accountants B.V. Eemsgolaan DW Groningen Postbus AZ Groningen Nederland Tel: Fax: w/ww/.deloitte,nl Aan het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling RUD Drenthe T.a.v. de heer J.J. Vogelaar, directeur Postbus BA ASSEN Datum Onderwerp Managementletter 2016 Behandeld door drs. H. Kuperus RA Ons kenmerk Geachte heer Vogelaar, De interim-controle voor de gemeenschappelijke regeling RUD Drenthe is uitgevoerd en afgerond. U treft in deze managementletter onze belangrijkste bevindingen aan. Onze controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare jaarverslaggeving, mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Het gaat hierbij voornamelijk om bevindingen en actiepunten op het terrein van interne beheersing, voor zover relevant in het kader van onze controleopdracht, en om overige activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Wij vertrouwen erop met de managementletter bij te dragen aan het (verder) ontwikkelen van de interne beheersing van de diverse processen binnen uw organisatie en aan het waarborgen van de kwaliteit van de jaarrekening 2016 en zijn graag bereid een nadere toelichting te geven. Hoogachtend, A Deloitte ^ifccc l Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2014' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

3 3 Inhoudsopgave 1. Kader 4 2. Uitkomsten interim-controle Inleiding Procesbeheersing Totstandkoming tussentijdse informatievoorziening Verbijzonderde interne controle (rechtmatigheid) Personele kosten Inkopen en betalingen Jaarrekeningcontrole Planning Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Tot slot 22 Bijlage 1: Opdracht en reikwijdte controle 23

4 1. Kader De interim-controle is onderdeel van de jaarrekeningcontrole De interim-controle heeft zich voor een belangrijke deel gericht op het in beeld brengen van de interne beheersing. Deze controle is er op gericht u tijdig te informeren over de belangrijkste financiële processen. Hiermee worden verrassingen achteraf zoveel mogelijk voorkomen. Uit de interim-controle krijgt u tevens feedback op het functioneren van uw planning- en controlsysteem en de interne controles die door u zijn uitgevoerd. Ten slotte past de interimcontrole in het dynamiseren van de jaarrekeningcontrole. Het volgende schema geeft dat weer. Einde boekjaar Bespreken actualiteiten en Auciit Plan Uitvoeren tussentijdse controle Bespreken bevindingen uit jaarrekeningcontrole en concept accountantsverslag Bespreken bevindingen, actualiteiten en specifieke jaarissues Uitvoeren jaareinde controle Wij /cltcn por proces de werkelijkheid af tegen de norm. De norm is \crtaald in dc \ raag; wal \ cruaclilcn v\ij aan le livtïen? Aanpak 2016 Wij hanteren, net als vorig jaar, een aanpak die in principe uitgaat van een adequaat functionerend systeem van interne beheersing van de processen. In deze managementletter geven wij duidelijk aan welke norm wij hanteren in onze controle van de verschillende processen. Deze norm hebben wij vertaald in de vraag: wat venwachten we aan te treffen? Doordat wij in deze managementletter tevens beschrijven wat wij daadwerkelijk hebben aangetroffen, wordt meteen het (eventuele) verschil tussen de norm en de werkelijkheid duidelijk.

5 5 De norm is bepaald op grond van de eisen die aan de processen gesteld dienen te worden vanuit het oogpunt van een goede bedrijfsvoering, waarbij risico's in voldoende mate worden beheerst. De norm wordt per proces uiteengezet in hoofdstuk 2.

6 6 2. Uitkomsten interim-controle 2.1 Inleiding Wij hebben onze controle uitgevoerd in november We danken u voor de zeer constructieve manier van samenwerken, deze hebben we als erg prettig ervaren. Onze werkzaamheden hebben bestaan uit het houden van interviews met sleutelfunctionarissen en het toetsen van het bestaan en de werking van interne controles in de processen, met als doel het in kaart brengen van de mate van beheersing van de processen. Deze uitkomsten geven ons een beeld van de effectiviteit van de (management)controls binnen RUD Drenthe. 2.2 Procesbeheersing Goede werkafspraken, uniformiteit in werkwijzen, een heldere taak- en bevoegdhedenstructuur en richtlijnen dragen bij aan een goede sturing en beheersing van uw werkprocessen. De door ons in november uitgevoerde werkzaamheden hebben tot een aantal bevindingen geleid. In het hierna volgende diagram zijn vooral de verbeterpunten benoemd. Wij verstaan onder verbeterpunten: Aandachtspunten die een bijdrage leveren aan procesverbetering/-optimalisatie. Aandachtspunten die het karakter hebben van zwakten in procedures en die van invloed kunnen zijn op verantwoordingsinformatie en/of besluitvorming.

7 In onderstaande tabel geven wij een samenvattend overzicht van de uitkomsten van onze controle. Per proces wordt door middel van een kleurenscore een indicatie gegeven van de goede werking van de onderzochte processen. Proces Status 2016 Status 2015 Totstandkoming tussentijdse informatievoorziening Verbijzonderde interne controle Personele kosten Inkopen en betalingen De kwalificatie van een proces vindt plaats door middel van kleuren. De betekenis van de kleuren is als volgt: Het proces is gezien de omvang en activiteiten van de organisatie op een passende wijze ingericht. Het proces is op passende wijze ingericht, maar bevat een aantal aandachtspunten. Dit betreffen aandachtspunten op middellange termijn. Dit proces is onvoldoende ingericht en verdient op korte termijn prioriteit van uw organisatie. Zoals u in de tabel kunt teruglezen zijn de 'scores' bij sommige processen hetzelfde als vorig jaar. Dat betekent, in dit geval, niet dat er geen verbeteringen zijn doorgevoerd. De meeste aanbevelingen, die we vorig jaar gedaan hebben, zijn namelijk opgevolgd. Als gevolg van het signaleren van nieuwe aandachtspunten is de score echter ongewijzigd gebleven. De belangrijkste bevindingen per proces met het daarbij behorende advies hebben wij hierna beschreven.

8 Totstandkoming tussentijdse informatievoorziening Wat wij verwachten aan te treffen Tussentijdse rapportages zijn een ijkpunt voor het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur. De rapportages geven het bestuur handvatten om te kunnen bijsturen als dat nodig mocht zijn en zijn een hulpmiddel om beter hun beslissingen te kunnen nemen. Bovendien zijn de rapportages belangrijk in het kader van de begrotingsrechtmatigheid. Wij verwachten dat minimaal één keer per jaar tussentijdse rapportages worden opgesteld. In deze rapportages informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over tussentijdse begrotingswijzigingen, de benutting van de budgetten en afwijkingen van de voorgenomen prestaties. Daarnaast lenen tussentijdse rapportages zich uitstekend voor het tijdig melden van (dreigende) overschrijdingen en/of ontwikkelingen die aan zitten te komen. Ten aanzien van het administratieve proces verwachten wij tussentijdse opschoning van de financiële administratie en tussenrekeningen en een adequate procedure rondom memoriaalboekingen. Memoriaalboekingen zijn boekingen die, vanwege het feit dat ze buiten het reguliere administratieve proces om lopen en dus niet gestandaardiseerd zijn, een hoger risico- en dus foutenprofiel hebben. Een goede controle hierop is nodig om de juistheid van de cijfers te waarborgen. Wat hebben wij aangetroffen? RUD Drenthe maakt gebruik van tussentijdse rapportages, welke op twee niveaus worden uitgebracht, namelijk: op eigenaren- en opdrachtgeversniveau. Rapportages ten behoeve van de eigenaren worden tweemaal (voorjaar- en najaarsrapportage) per jaar uitgebracht. De rapportages ten behoeve van de opdrachtgevers worden eens in de vier maanden uitgebracht. De voorjaars- en najaarsrapportages worden opgesteld ten behoeve van het algemeen bestuur. De rapportages op opdrachtgeversniveau worden opgesteld ten behoeve van het dagelijks bestuur. Wij hebben ons, ten tijde van de interim-controle, gericht op de voorjaarsrapportage die door het algemeen bestuur is vastgesteld. Wij hebben het proces van de totstandkoming van deze rapportage beoordeeld. In deze rapportage wordt gerapporteerd over de begroting en de prognose (gebaseerd op de werkelijkheid) en de verschillen daartussen. Ook zien we de ziekteverzuimcijfers, de formatiebezetting van RUD Drenthe en er wordt een toelichting gegeven over de geproduceerde uren per opdrachtgever.

9 9 Elke opdrachtgever krijgt eens per vier maanden een overzicht van de verrichte werkzaamheden, waarbij zowel de productiegegevens in aantallen als in uren zijn aangegeven. Conform het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeente titel 2.3. Artikel 9 BBV dienen paragrafen ten aanzien van lokale heffingen, weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaal goederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en grondbeleid opgenomen te worden (indien van toepassing) in de begroting en de jaarrekening. In de begroting 2016 zien wij deze parafen terugkomen. Voor de van toepassing zijnde paragrafen hebben wij vastgesteld of deze toereikend zijn toegelicht conform artikel 10 t/m 16, met het oog op onze controle van de jaarrekening, waarin deze paragrafen eveneens moeten worden opgenomen. In onderstaande tabel hebben wij voor iedere paragraaf, zoals opgenomen in de begroting, vastgesteld of deze voldoet aan het BBV. Op basis van deze beoordeling hebben wij de volgende bevindingen/opmerkingen. Venwijzing artikel BBV Bevindingen/opmerkingen Artikel 10 - Lokale heffingen Geen bevindingen Artikel 11 - Weerstandsvermogen & risico's 1. Kengetallen zijn niet toereikend toegelicht. 2. Beoordeling onderlinge verhouding kengetallen tot de financiële positie ontbreekt. Artikel 12 - Onderhoud kapitaal goederen Artikel 13 - Financiering Geen bevindingen Geen bevindingen Artikel 14 - Bedrijfsvoering Geen bevindingen Artikel 15 - Verbonden partijen Geen bevindingen Artikel 16 - Grondbeleid Niet van toepassing.

10 O Ten aanzien van het voldoen aan het BBV concluderen wij dat de begroting 2016, op het moment van opstellen (medio 2015) voldeed aan de vereisten. Omdat het BBV gewijzigd is, is het zaak met de wijzigingen rekening te houden in komende begrotingen en jaarrekeningen Wij hebben vastgesteld dat de begroting 2017 inmiddels aan de vereisten voldoet. Uit de managementletter 2015 bleek dat een samenhangende bespiegeling van het risicomanagement en weerstandsvermogen in de voorjaarsrapportage ontbrak. Uit de voorjaarsrapportage 2016 blijkt dat hier nu wel kort aandacht aan wordt geschonken. De inrichting van de tussentijdse cijfers sluit nu conform artikel 6 lid 4 van de financiële verordening RUD Drenthe aan met de indeling van de begroting, derhalve is er sprake van een verbetering ten opzichte van voorgaand jaar. Met betrekking tot het proces van de memoriaalboekingen hebben wij vastgesteld dat dit proces ten opzichte van voorgaand boekjaar is gewijzigd. Waar voorheen geen zichtbare juistheidscontrole op de memoriaalboekingen werden uitgevoerd, worden nu alle memoriaalboekingen zichtbaar door de adviseur financiën van RUD Drenthe gecontroleerd. De controle is hierbij zichtbaar gemaakt aan de hand van een handtekening door voorgenoemde functionaris. Deze handtekening staat voor de controle op de papierenversie van de memoriaalboeking. De gecontroleerde memoriaalboekingen worden vervolgens in mappen opgeslagen. Het risico ten aanzien van onjuiste ongeautoriseerde memoriaalboekingen, welke wij voorgaand boekjaar hadden onderkend wordt met deze controle tot een acceptabel niveau gemitigeerd. Aanbevelingen ten aanzien van tussentijdse rapportage Wij adviseren u om zowel de tussentijdse rapportages als de begroting en de jaarrekening te monitoren op de vereisten vanuit het BBV. Wij hebben vastgesteld dat voor de begroting 2017 hier al een doorslag in is gemaakt, wat geresulteerd heeft in het feit dat de paragrafen nu wel aan de vereisten van het BBV voldoen. Het is wel van belang om de tussentijdse rapportages hier ook in te betrekken.

11 Verbijzonderde interne controle (rechtmatigheid) Wat wij verwachten aan te treffen Wij verwachten dat er gedurende het boekjaar controles plaatsvinden op het rechtmatig handelen in dat jaar, zodat er bij (dreigende) onrechtmatigheden tijdig kan worden (bij)gestuurd, door terugkoppeling naar het management. De interne controle kan daarmee een bijdrage leveren aan de kwaliteit van de procedures en de tussentijdse informatievoorziening. Om de kwaliteit van de interne controle die binnen RUD Drenthe wordt uitgevoerd te waarborgen, verwachten wij dat de interne controle (VIC) onafhankelijk is gepositioneerd binnen RUD Drenthe, dat vooraf een risicoanalyse wordt opgesteld en dat tijdig een overall controleplan beschikbaar is. Er zijn op maat gemaakte checklists beschikbaar en er worden voldoende deelwaarnemingen uitgevoerd, waarbij uitkomsten intern worden geëvalueerd en besproken, zodat deze ook leiden tot verbeteracties. De wijze waarop vorm is gegeven aan interne controle vinden wij van belang, omdat wij van de uitkomsten gebruik willen maken bij onze beoordeling van de betrouwbaarheid van de informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen en dus van de verantwoording in de jaarrekening. Een accountant kan slechts optimaal gebruik maken van de werkzaamheden van de VIC wanneer aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan. Deze randvoorwaarden staan beschreven in de Controle en Overige Standaarden (Cos) voor accountants nummer 610. Wij hebben de inrichting van de verbijzonderde interne controle altijd langs deze lat gelegd. Wij constateren echter dat de reikwijdte en diepgang van de voorwaarden zoals in deze standaard benoemd, vergaan. Het is voor veel organisaties dan ook een utopie om volledig te voldoen aan deze standaard. Wij stellen dan ook voor om een andere norm te hanteren, een norm die passend is voor uw organisatie. Dit impliceert dat wij bewust niet langer streven naar het optimale scenario, maar naar het optimale realiseerbare scenario.

12 12 Wat hebben wij aangetroffen? We hebben gekeken naar de huidige wijze van invulling van de interne controle functie en daarbij getoetst op onderstaande aspecten. In onderstaand schema is dit gevisualiseerd waarbij tevens een score is aangegeven Interne controle RUD Drenthe Niveau Positionering in de organisatie Risicoanalyse Rol interne controleur Overall controleplan (incl. selectieprocessen) Aantallen deelwaarnemingen Evalueren uitkomsten en rapportage T"aöe/.- Overzicht inrichting inteme controle In de hierboven vermelde tabel hebben wij de volgende 'scores' gehanteerd De inrichting is op orde en vraagt geen extra aandacht voor de jaarrekeningcontrole. De inrichting is voor verbetering vatbaar. De tekortkomingen kunnen zonder veel extra inspanning voor de jaarrekeningcontrole worden hersteld of hebben vooral invloed op de toegevoegde waarde voor de organisatie. De huidige inrichting voldoet niet aan de daaraan te stellen eisen. Er is veel aandacht nodig voorafgaand aan de start van de jaarrekeningcontrole. Positionering in de organisatie De interne controle functie is aan de provincie Drenthe is uitbesteed. De interne controle functionaris is in dienst van de provincie en daarmee onafhankelijk gepositioneerd ten opzichte van de 'lijn' medewerkers van de RUD Drenthe.

13 13 R/'s/coana/yse Basis voor de uitgevoerde interne controles is het "intern controleplan". Hierbij is de financiële omvang van 2015 en de begroting 2016 als kader gehanteerd, om te bepalen welke processen in de interne controle worden betrokken. Hierbij is eveneens rekening gehouden met een risicoanalyse, waarbij per proces de risico's in kaart zijn gebracht en vertaald naar een foutkans. Rol interne controlefunctionaris De interne controlefunctionaris heeft geen rol in de uitvoerende processen, waardoor er geen sprake is van zelftoetsing. De controles worden op een juiste en efficiënte wijze uitgevoerd door de interne controlefunctionaris van provincie Drenthe, die meerdere jaren werkzaam is als interne controlefunctionaris en zodoende voldoende ervaring heeft met het uitvoeren de interne controlewerkzaamheden. Overall interne controleplan Het controleprotocol en het normenkader 2016 zijn in juli 2016 vastgesteld. Dit is een structurele verbetering ten opzichte van voorgaande jaren, omdat op deze manier eventuele aandachtspunten vanuit het algemeen bestuur ook tijdig in het controleplan verwerkt kunnen worden en in de uiteindelijke uit te voeren interne controle werkzaamheden. Aantallen deelwaarnemingen Bij de interne controle worden de personele kosten alsmede de overige lasten gecontroleerd. De personele kosten van RUD Drenthe vormen de grootste kostenpost en de interne controle functionaris heeft daarom terecht hier interne controlewerkzaamheden voor verricht. In 2015 hebben wij aanbevolen om het aantal uit te voeren waarnemingen statistisch te onderbouwen. Wij hebben vastgesteld dat deze statische onderbouwing in 2016 adequaat heeft plaatsgevonden. Met betrekking tot de personele kosten heeft de interne controle functionaris ervoor gekozen om integraal alle in en uitdienstmutaties, 25 declaraties en verspreid over het jaar twee overige vergoedingen te controleren. Met betrekking tot de overige lasten worden verspreid over het jaar 25 inkopen en 5 aanbestedingen geselecteerd en gecontroleerd. Inhuur van personeel verdient, gezien de wijziging van de 2B-diensten in de aanbestedingswetgeving, extra aandacht bij de controle op de aanbestedingen.

14 14 Wij hebben tijdens de interim-controle vastgesteld dat er in de periode tot en met juni reeds 16 declaraties, 1 overige vergoeding en alle in- en uitdienst mutaties zijn gecontroleerd met betrekking tot de personele lasten. Met betrekking tot de overige lasten zijn er 19 inkopen gecontroleerd en O aanbestedingen. Evaluatie De interne controlefunctionaris bespreekt haar bevindingen met de betrokken functionarissen en rapporteert deze, voor de start van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole van de accountant, aan de directeur. Concluderend Wij stellen vast dat wij de VIC-functie van uw organisatie, gezien de huidige opzet, positionering en de diepgang van de door de VIC uitgevoerde werkzaamheden, voldoet aan hetgeen wij mogen verwachten van uw organisatie. Dit betekent dat gezien de omvang van de organisatie voldoende waarborgen zijn getroffen om een deugdelijke IC uit te voeren Personele kosten Wat wij verwachten aan te treffen De verantwoording van de personeelskosten is gebaseerd op een goed functionerend personeelsinformatiesysteem. Dit systeem dient jaarlijks de basis te zijn voor de formatieplanning en is de basis voor de (financiële) begroting. Vanwege het grote belang van een tijdige en juiste verwerking van de salarisbetalingen beschouwen wij dit als een belangrijk proces, waar de grootst mogelijke zorgvuldigheid bij in acht dient te worden genomen. RUD Drenthe heeft de salarisadministratie uitbesteed aan provincie Drenthe. Wij verwachten dat er een zichtbare interne controle wordt uitgevoerd op de door de salarisadministratie aangebrachte mutaties. We verwachten een interne bewaking van de formatie in relatie tot de begroting, zowel op formatieniveau als in geld en dat zorg wordt gedragen voor een periodieke aansluiting tussen de financiële administratie en de personeelsadministratie. Eveneens verwachten wij dat een goede primaire functiescheiding in de salarisadministratie is ingebouwd, om vast te kunnen stellen dat de salarissen juist en volledig tot stand komen.

15 . 15 Tot slot verwachten wij dat RUD Drenthe zelf bewaakt dat verschuldigde premies juist en volledig worden afgedragen. Wat hebben wij aangetroffen? Wij hebben vastgesteld dat bewaking van de formatie plaatsvindt. De werkelijke formatie wordt namelijk vergeleken met de begrote formatie en verschillen worden verklaard. Periodiek wordt door de applicatiebeheerder van de provincie Drenthe aansluiting gelegd tussen de salarisadministratie en de financiële administratie. Eveneens hebben wij kunnen concluderen dat de interne controle functionaris jaarlijks, door middel van een bruto-netto controle, vastlegt of de verschuldigde premies juist en volledig worden ingehouden. Er is voldoende functiescheiding aangebracht om te waarborgen dat zowel vaste als variabele mutaties op de juiste wijze tot stand komen. De ingevoerde mutaties worden door een tweede medewerker salarisadministratie (van de provincie Drenthe) zichtbaar gecontroleerd. De door de provincie Drenthe doorgevoerde mutaties worden echter niet door RUD Drenthe gecontroleerd. Zowel de verwerking als de controle van de mutaties berust bij de personeelsadministratie van de provincie Drenthe. De verantwoordelijkheid voor de juiste verwerking van deze mutaties ligt echter bij de RUD Drenthe. Daarom vinden wij het belangrijk dat de RUD zelf ook vaststelt dat mutaties juist, volledig en tijdig worden verwerkt. Het risico is weliswaar deels ondervangen doordat de interne controlefunctionaris achteraf interne controlewerkzaamheden op de personeelsmutaties heeft uitgevoerd, maar risico's dienen vooraf afgedekt te zijn. Aanbeveling Het risico en de bevinding wordt door u onderkend. U geeft hierbij echter aan dat het treffen van een mitigerende maatregel de efficiency van de bedrijfsvoering zal vertagen. De controle door de interne controle functionaris van de provincie acht u toereikend. Wij begrijpen uw standpunt echter bevelen wij u aan om alsnog maandelijks vast te stellen of de aan de provincie Drenthe aangeleverde mutaties juist en volledig zijn verwerkt in de salarisadministratie.

16 Inkopen en betalingen Wat wij verwachten aan te treffen De procedure "inkopen en betalingen" is een belangrijk proces binnen de gemeenschappelijke regeling. Wij verwachten dat RUD Drenthe een inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft vastgesteld, waar bij de inkopen de Europese aanbestedingsregels en de interne spelregels in acht worden genomen. Wij verwachten dat het aanbestedingsbeleid in lijn is met de aanbestedingswet en dat RUD Drenthe procedures heeft ingericht die warborgen dat de aanbestedingsregels worden nageleefd. Eveneens verwachten wij dat de juiste, volledige en tijdige verwerking van de inkopen en betalingen gebaseerd is op een goed functionerende samenhang van interne beheersmaatregelen ten aanzien van de workflow digitale inkoopfacturen en betalingen, waarbij tevens voldoende aandacht wordt besteed aan het vaststellen van de levering van de betreffende goederen en diensten. Verder dient het algemene ICT beheer op orde te zijn. Vanwege het grote belang van een tijdige en juiste verwerking van kosten beschouwen wij dit als een kritiek proces, waar de toegekende autorisaties, gewenste functiescheiding en controlemaatregelen adequaat zijn geïmplementeerd. Interne bewaking van deze beheersmaatregelen en toegekende autorisaties is hierbij van belang. Een goede autorisatieprocedure en een periodieke beoordeling van de toegekende autorisaties zijn hierbij belangrijke voorwaarden om de gewenste functiescheiding ook in de systemen te borgen. Wij verwachten een goed ingerichte autorisatieprocedure als het gaat om de goedkeuring van facturen en betalingen. Functiescheiding tussen het aangaan van de verplichtingen, het goedkeuren van facturen en het uiteindelijke goedkeuren van betalingen is daarbij essentieel. Daarnaast verwachten wij dat er autorisatie dient plaats te vinden, alvorens het aanmaken/muteren van crediteurenstamgegevens definitief wordt gewijzigd. Wat hebben wij aangetroffen? Wij hebben vastgesteld dat RUD Drenthe over een vastgesteld inkoop- en aanbestedingsbeleid beschikt en dat deze aansluit op het inkoop- en aanbestedingsbeleid van provincie Drenthe. RUD Drenthe heeft voor deze aanpak gekozen, omdat de financiële administratie en de controle op de naleving van de aanbestedingsregels bij provincie zijn belegd.

17 f 17 De interne controlefunctionaris bewaakt periodiek de naleving van de Europese aanbestedingsregels (nieuwe regels), door vanuit de financiële administratie iedere crediteur groter dan te beoordelen en vast te stellen of de juiste aanbestedingsprocedure is gevolgd. Daarnaast worden er over het boekjaar aanbestedingen geselecteerd en hiervan wordt vastgesteld of deze op juiste wijze zijn aanbesteed en of de gunning op de juiste manier heeft plaatsgevonden. Bij gemeenschappelijke regelingen kan het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels snel leiden tot materiële fouten, waardoor de bevindingen invloed zullen hebben ons oordeel. Wij hebben eveneens vastgesteld dat facturen bij RUD Drenthe centraal binnen komen, alvorens deze door een medewerker financiële administratie worden gescand. Daarbij vindt ook de registratie plaats, waarna de factuur de organisatie in gaat en goedgekeurd dient te worden door de daartoe aangewezen persoon. Deze 'voorregistratie' van de facturen is belangrijk, aangezien hiermee voorkomen wordt dat facturen blijven liggen in de organisatie en niet betaald worden. Wij hebben vastgesteld dat er een digitale autorisatie van facturen door de teamleiders en door de directie (bij facturen > ) plaatsvindt. De betalingsprocedure is aangesloten op de actuele procedures van de provincie Drenthe. Hierbij is voldoende functiescheiding en zijn zichtbare controles ingebouwd om de juistheid van de betalingen te waarborgen. Ten aanzien van de crediteurenstamgegevens hebben wij geconstateerd dat alleen de applicatiebeheerder en een medewerker van de administratie rechten hebben om de crediteurenstamgegevens te wijzigen. Beide medewerkers zijn niet betrokken bij het betaalproces. Bij het klaarzetten van de betalingen, vindt een controle plaats op de juistheid van de geboekte crediteurenbetalingen. Deze controle wordt integraal en zichtbaar uitgevoerd. Echter het systeem dwingt het niet af om de gemuteerde/aangemaakte crediteurenstamgegevens eerst door een andere medewerker te laten goedkeuren alvorens deze definitief worden ingevoerd. De zichtbare integrale controle op de bankrekeningnummers is een waarborg voor de juistheid van de betalingen. Onze enige feitelijke bevinding heeft betrekking op de boeking van btw. Tijdens de interim-controle op de inkopen hebben wij voor een factuur vastgesteld dat de boeking niet goed is gegaan. Dit betreft een boeking van 21% btw over het gehele factuurbedrag, echter een deel van de kosten was vrijgesteld van btw. Om die reden hebben wij een verschuiving tussen de btw en de kosten geconstateerd.

18 18 Hierop volgend hebben wij een aanvullend onderzoek moeten verrichten, waaruit is gebleken dat deze boeking bij meerdere facturen foutief heeft plaatsgevonden. Deze boekingen zijn naar aanleiding van deze integrale controle alsnog gecorrigeerd. Aanbeveling ten aanzien van btw Wij bevelen uw organisatie aan om de controle op de inkopen zo in te richten dat deze fout zich niet weer voor kan doen. Bij de accordering van de kosten dient hier expliciet aandacht aan besteed te worden.

19 19 3. Jaarrekeningcontrole Planning 2016 Wij hebben afgesproken om in de week van 13 februari 2017 de controle van de jaarrekening 2016 te gaan uitvoeren. Wij hebben de lijst op te leveren stukken voor de jaarrekeningcontrole in de eerste week van december met u gedeeld. De checklist Externe Verslaggeving BBV 2016 komt in januari 2017 beschikbaar, welke daarna ook met u zo snel mogelijk wordt gedeeld. 3.2 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Voor onze controle 2016 onderkennen wij een aantal speerpunten in de controle. Deze speerpunten zullen tijdens onze jaarrekeningcontrole 2016 bijzondere aandacht krijgen. Wij verwachten dat uw organisatie net als ons prioriteit zal geven aan onderstaande punten. Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2016 Jaarverslaggeving Steekproef memoriaalboekingen Europees aanbesteden Vennootschapsbelasting Overige aandachtspunten Jaarverslaggeving Wij hebben u een modelrapport BBV 2015 verstrekt, waarmee wij hebben vastgesteld dat de gewaarmerkte jaarstukken 2015 voldoen aan de vereisten van het BBV. Het is van belang dat u uw jaarrekening 2016 eveneens op de vereisten van het BBV toetst. Het modelrapport 2016 is echter nog niet beschikbaar, deze zal zo snel mogelijk met uw organisatie gedeeld worden. Niettemin is het aan te raden om het modelrapport 2015 als leidraad te gebruiken. Als gevolg daarvan voldoet u namelijk als organisatie voor 95% aan het BBV vereisten en zijn de (mogelijke) aanpassingen vanuit het modelrapport 2016 beperkt. Dit zal bijdragen aan het voorspoedig vertoop van de jaarrekeningcontrole.

20 20 M Aandachtspunten voor de jaarrekening zijn verder: De verplichting vertofstuwmeer is gedurende de afgelopen twee jaar niet afgebouwd. De omvang van de verplichting zoals deze in de jaarrekening 2014 en 2015 is verantwoord, staat per heden nog open. Dit verdient aandacht, omdat hier afspraken aan ten grondslag moeten liggen om deze verplichting de aankomende jaren af te bouwen. De verplichting betreffende het zaaksysteem dient afdoende onderbouwd te zijn. Wij zullen de onderbouwing beoordelen en hierbij de inmiddels afgeronde rechtelijke procedure betrekken. Uit de voorjaarsrapportage 2016 blijkt dat bij de begrotingswijziging voorgesteld is om een bestemmingsreserve te vormen van voor het verder optimaliseren van de bedrijfsvoering. Waarbij de verwachting is dat hier, na ingebruikname van LOS, gebruik van zal worden gemaakt. Het bestuursbesluit voor de vorming van de bestemmingsreserve is op 11 juli 2016 genomen. De datum van het besluit rechtvaardigt het opnemen van deze reserve in de jaarrekening Europese aanbestedingsregels gewijzigd In 2016 is de regelgeving voor het aanbesteden van "2B-diensten" gewijzigd. Wij hebben de gewijzigde regelgeving besproken met uw medewerkers. Daaruit blijkt dat RUD Drenthe alsmede de provincie op de hoogte is van deze wijzigingen. RUD Drenthe alsmede de provincie hebben aangegeven de nieuwe EU-aanbestedingsregels onderdeel uit te aten maken van de interne controleplannen. De interne controle op de aanbestedingen wordt in het tweede halfjaar door de verbijzonderde interne controle uitgevoerd. Wij hebben tijdens de interim-controle de wijze waarop uw organisatie deze analyse voornemens is uit te voeren, besproken. Wij constateren dat deze voorgenomen werkwijze een goede basis vormt voor de controle van aanbestedingen in Wij zullen bij voorkeur voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole de door de gemeente uitgevoerde werkzaamheden beoordelen. Vennootschapsbelasting Uw gemeenschappelijke regeling is bezig om de effecten van de invoering van de vennootschapsbelasting in kaartte brengen. Ten opzichte van 2015 is in 2016 landelijk meer bekend geworden welke activiteiten vrijgesteld worden en welke belast blijven.

21 21 Vrijstelling kan plaatsvinden op het moment dat er wordt voldaan aan drie voonwaarden te weten: 1. De activiteiten worden verricht voor de gemeenten die aan het samenwerkingsverband deelnemen. 2. De activiteiten zouden niet tot belastingplicht leiden (of de voordelen hieruit zouden zijn vrijgesteld) indien de activiteiten zouden zijn verricht door de deelnemende gemeenten. 3. De deelnemende gemeenten dragen naar evenredigheid van de afname van de activiteiten bij in de kosten van het samenwerkingsverband. Uit uw voorjaarsrapportage 2016 is gebleken dat u als RUD Drenthe hier reeds stappen in hebt ondernomen en dat het uit de huidige inzichten blijkt dat uw organisatie hiervan wordt vrijgesteld. Het is wel van belang om dit onderwerp bij de tussentijdse rapportages terug te laten komen, want een verandering in de activiteiten kan de situatie doen wijzigen. Overige aandachtspunten Een gedegen analyse van frauderisico's is belangrijk. RUD Drenthe is beperkt qua omvang en uitvoering en om die reden is RUD Drenthe van mening dat de mogelijke frauderisico's goed in kaart zijn gebracht en door haar beperkte omvang het eveneens inzichtelijk is waar mogelijke frauderisico's zich af kunnen spelen. Daarbij zijn beheersingsmaatregelen, die deze frauderisico's dienen af te dekken, van essentieel belang. RUD Drenthe heeft in 2015 voor het eerst een frauderisicoanalyse opgesteld en deze is in juni 2016 geactualiseerd. De frauderisicoanalyse van juni 2016 is door het AB goedgekeurd tijdens de vergadering van 14 juni jl. Wij hebben de frauderisicoanalyse doorgenomen en zijn van mening dat hier voldoende aandacht is besteed aan de diverse frauderisico's en de hiervoor benodigde beheersingsmaatregelen. Het is wel van belang om hier gedurende het proces op te blijven monitoren en waar nodig de frauderisicoanalyse daarop te actualiseren.

22 22 12 december 2016 NJ 4. Tot slot De bevindingen vanuit de interim-controle zijn op 23 november 2016 met teammanager Bedrijfsbureau besproken. Wij gaan ervan uit met deze managementletter een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van uw organisatie en zijn graag bereid onze bevindingen mondeling toe te lichten.

23 23 S Bijlage 1: Opdracht en reikwijdte controle Opdracht U hebt Deloitte de opdracht gegeven de jaarrekening 2016 van uw organisatie te controleren. Als onderdeel van deze opdracht hebben wij de interim-controle uitgevoerd. Deze controle is voornamelijk gericht op het verkrijgen van inzicht in en het toetsen van de maatregelen van administratieve organisatie en interne controle, voor zover deze relevant zijn voor de controle van de jaarrekening. Wij hanteren voor de controle van de jaarrekening een risicogerichte benadering. Dit houdt in dat wij samen met u de risico's inventariseren die kunnen leiden tot materiële fouten in de jaarrekening. Daarbij houden wij niet alleen rekening met de omvang in euro's, maar ook met kwalitatieve aspecten. Door deze benadering krijgen wij een goed beeld van uw organisatie en zijn wij in staat u te adviseren op dat wat u voor uw organisatie belangrijk vindt. Reikwijdte controle Het doel van deze controle is dat wij een oordeel geven over de jaarrekening. De controle omvat het in overweging nemen van de interne beheersing die relevant is voor het opstellen van de jaarrekening, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die in de omstandigheden passend zijn, maar niet gericht op het tot uitdrukking brengen van een oordeel over de werking van de interne beheersing.