Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen

Transcriptie

1 Ziekteanalyse en beleidsmaatregelen kalenderjaar 2015 Datum: 4 februari 2016 Auteur: Status: PZ concept Notitie bestemd voor Staf / Directie / Bestuur / GMR / RvT Route: Bespreking in staf, 1 e concept (toezending 28 januari 2016) Bespreking in staf, definitief concept (toezending 4 februari 2016) Bespreken in directeurenoverleg (toezending 11 februari 2016) Bespreking in GMR (toezending 11 februari 2016) 1 februari februari februari 2016? 17 maart 2016(zonder scholenlijst) Bespreking in Raad van Toezicht (toezending 11 februari 2016) Vaststelling in bestuursvergadering (toezending 17 februari 2016) 9 maart maart 2016 Publicatie Kenmerk: GMR Versie:

2 Ziekteanalyse en beleidsmaatregelen Kalenderjaar 2015 t.b.v. bestuur 2

3 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1: Verzuimcijfers met analyse Conclusies Oorzaken stijging te... 5 Hoofdstuk 2. Maatregelen ten aanzien van Uitgevoerde maatregelen terugdringing te in Specifieke maatregelen ten aanzien van stijging niet-beïnvloedbaar Aanvullende maatregelen in het kader van preventief te Interne coach Frequent gesprekken Benodigde middelen voor maatregelen terugdringing te Hoofdstuk 3. Beleidsdoelen Bijlage 1. Management Letter Arbo Unie.12 3

4 Hoofdstuk 1: Verzuimcijfers met analyse Onderstaand presenteren wij u de cijfers van O2A5 over het kalenderjaar 2015 in relatie tot de voorgaande 2 kalenderjaren. De analyse geeft aan of er in 2015 ten opzichte van 2014 sprake is van een stijging (+) of een daling (-). O2A5 stichtingsniveau Ziektepercentage Analyse t.o.v e kwartaal 9,35% 6,30% 9,92% +3,62% 2 e kwartaal 9,27% 6,43% 8,60% +2,17% 3 e kwartaal 6,49% 5,33% 6,38% +1,05% 4 e kwartaal 6,17% 9,31% 8,88% -0,43% Totaal 7,87% 6,84% 8,46% +1,62% O2A5 stichtingsniveau Analyse t.o.v Ziektepercentage 7,87% 6,84% 8,46% +1,62% Meldingsfrequentie * 1,04 0,87 0,98 +0,11 Gemiddelde duur ** 26,00 23,78 18,61-5,17 Ziektepercentage naar leeftijdscategorie Analyse t.o.v ,47% 0,65% 0,09% -0,56% ,61% 6,83% 7,38% +0,55% ,17% 5,54% 5,23% -0,31% ,85% 7,55% 9,99% +2,44% ,10% 7,44% 9,61% +2,17% Ziekte basisonderwijs Landelijk 1) 2014 O2A O2A Ziektepercentage 6,0% 6,84% 8,46% Meldingsfrequentie 1,1 0,87 0,98 Gemiddelde duur 22 23,78 18,61 1) Bron: Eindrapportage Verzuimonderzoek PO en VO 2014 uitgevoerd door DUO 1.1. Conclusies Het percentage in 2015 is gestegen naar 8,4%. Ondanks maatregelen die zijn genomen in 2015 om het behaalde percentage van 6,84% in 2014 te borgen en verder te verlagen is dit niet gerealiseerd. Er is in 2015 sprake van een stijging van het te van 1,62% ten opzichte van De meldingsfrequentie is in 2015 nagenoeg gelijk gebleven. (meldingsfrequentie is de verhouding tussen het aantal gevallen en het aantal personeelsleden) 4

5 De gemiddelde duur is in 2015 aanzienlijk gedaald. (gemiddelde duur is het gemiddelde aantal werkdagen dat werknemers in de afgelopen 12 maanden hebben d wegens te. Hierbij tellen ook werknemers mee die niet d hebben.) De stijging van het tepercentage wordt veroorzaakt door een aanzienlijk hoger te in de leeftijdscategorie jaar en jaar. Onderliggende oorzaken over het jaar 2015 zijn opvallend veel gelegen in ernstige chronische ten (denk aan kanker, hart- en vaatten) en daarmee dus ook niet beïnvloedbaar. Daarnaast is er ook sprake van psychische klachten (ten gevolge van overbelasting) en klachten van het houding- en bewegingsapparaat. (conclusie Arbo Unie in Management Letter) Van het tepercentage van 8,46% is 0,5% kortdurend. Van het resterende tepercentage van 7,96% is 5,98% niet-beïnvloedbaar, 1,67% een combinatie van niet-beïnvloedbaar en beïnvloedbaar en voor 0,31% beïnvloedbaar. Van het tepercentage is 0,5% kortdurend, waarvan geen oorzaak is vastgesteld (voor onderbouwing zie hierna par. 1.2.) Oorzaken stijging te Het hoge tepercentage vraagt om een zorgvuldige analyse van de oorzaken. Periodiek wordt aan de staf het aantal casussen gerapporteerd (vanaf augustus 2015 maandelijks). De status wordt vermeld en er wordt aangegeven of de oorzaak van het beïnvloedbaar dan wel niet-beïnvloedbaar is. Bij beïnvloedbaar ligt de oorzaak in arbeid gerelateerde klachten of een combinatie van fysieke en arbeid gerelateerde klachten. Bij niet-beïnvloedbare klachten is de oorzaak alleen gelegen in fysieke klachten, niet arbeid gerelateerde klachten. Analyse 2015 in oorzaken naar beïnvloedbaar en niet-beïnvloedbaar : Oorzaken casussen te in kalenderjaar 2015, bron opgave P&O en Arbo Unie Ziekte per maand in 2015 Aantal casussen Beïnvloedbaar Niet-beïnvloedbaar Combinatie beïnvloedbaar en nietbeïnvloedbaar Januari Februari Maart April / Mei Juni / Juli/ Augustus September Oktober

6 November December Van de 24 tecasussen in december 2015 is 75% niet-beïnvloedbaar, 21% beïnvloedbaar en een combinatie van beïnvloedbaar en niet-beïnvloedbaar van 4%. Kijkend naar de oorzaken per maand, dan is deze verhouding zichtbaar gedurende het gehele kalenderjaar Verzuimduur over 2015 Kort max 1 wk Middellang 1 wk 2 mnd Lang 2 mnd 1 jr Langer dan 1 jaar Deel van totale 5,9% 7,8% 58% 28% Kijkend naar de verhouding tussen kort, middellang en lang kan geconcludeerd worden dat het aandeel kortdurend relatief klein is. De daling in het te in de zomermaanden wordt hier deels door verklaard (dan is immers normaliter geen sprake van kortdurend of van nieuwe meldingen). Daarnaast dient bezien te worden of er mogelijk toegewerkt wordt naar een volledig herstel aan het einde van het schooljaar cq het begin van de zomervakantie. Wellicht voelt dit als een natuurlijk moment, daar waar mogelijk dient een werknemer volledig hersteld te worden een aantal weken voor de zomervakantie (indien dit aan de orde is). 6

7 Hoofdstuk 2. Maatregelen ten aanzien van De constatering dat het te binnen O2A5 in 2015 ten opzichte van 2014 is gestegen, maakt dat een zorgvuldige analyse van de oorzaken van van belang is Uitgevoerde maatregelen terugdringing te in 2015 In het kader van terugdringing te in 2015 benoemen wij per onderliggende oorzaak de maatregelen die in 2015 zijn genomen, het effect daarvan in 2015 en de voortzetting in De ingezette maatregelen in 2015 dienen te worden gecontinueerd in Personeelszorg en (preventief) tebegeleiding is een continue proces, waar actief op moet worden ingezet Disfunctioneren a. actualisering van gesprekkencyclus b. inzet passende interventies bij samenhang disfunctioneren en te c. training oplossingsgerichte gesprekstechnieken gevolgd door alle directeuren Effect 2015: Ad a. verduidelijking beoordelingscriteria, actualiseren richtlijn functioneringsgesprek Ad b. met warme zakelijkheid afronden casussen door re-integratie en volledig herstel of uitstroom richting WIA, pensioen of BWOO/WW Ad b. versterken competenties leerkrachten (indien van toepassing) Ad c. versterken competenties leidinggevenden Voortgang 2016: Ad a. keuze en implementatie van gevalideerd meetinstrument (conform CAO-PO) digitalisering van de gesprekkencyclus Ad b. continueren van het inzetten van passende interventies bij te, zijnde inzet van neuro-psychologisch adviesbureau, arbeidsdeskundige, coach, psycholoog. Ad c. vervolg op training oplossingsgerichte gesprekstechnieken voor directeuren Ervaren hoge werkdruk a. voorbereiding pilot tijdregistratie om gezamenlijk werkdruk in ons onderwijsveld in beeld te brengen, pilotperiode 1 februari 2016 tot 1 juli b. in SMO (overleg Arbo Unie en O2A5) werkdruk en werkbelasting besproken Effect 2015: Ad a. voorbereiding pilot is succesvol afgerond Ad b. preventief inzet van arbeidsomstandighedenspreekuur Arbo Unie Voortgang 2016: Ad a. pilot tijdschrijven is gestart per 1 februari 2016 tot 1 juli 2016 met 45 werknemers Ad b. samenwerking met Arbeids- en Organisatiedeskundige van Arbo Unie bij analyse van uitkomst pilot tijdschrijven 7

8 Ad c. onderzoek van Arbo Unie inzetten t.b.v. inzicht en advies in duurzame inzetbaarheid van werknemers. Samenwerking met de Arbeids- en Organisatiedeskundige van de Arbo Unie bij analyse van uitkomst Rolverdeling casemanagement Op basis van de beleidsnota Notitie Casemanager is de begeleiding gedigitaliseerd met de Raet module Verzuimmanager (op grond van Wet verbetering Poortwachter). Effect 2015: Duidelijkheid over de uit te voeren taken bij dossiers (wie doet wat). Voortgang 2016: Tijdige uitvoering van taken bij dossiers verdient verbeteren door; - scholing directeuren aanbieden op procedurele kant Wet verbetering Poortwachter; - begeleiding en ondersteuning van directeuren gedurende de uitvoering van complexe re-integratietrajecten door beleidsmedewerkers; - training in uitvoeren van acties Verzuimmanager on the job van directeuren door beleidsmedewerkers personeel; - handleiding/instructies van Verzuimmanager samenvatten op 1 A4 en verstrekken aan directeuren Gedwongen mobiliteit Het Mobiliteitsbeleid O2A5 is aangepast op basis van ervaringen met verplichte mobiliteit in de afgelopen jaren. Er is veel aandacht gevraagd bij directeuren voor de begeleiding van werknemers die gedwongen moeten mobiliseren. Effect 2015: De verplichte mobiliteit van leerkrachten heeft in 2015 niet geleid tot te. Voortgang 2016: Het zorgvuldig begeleiden van gedwongen mobiliteit blijft aan de orde en is beter gewaarborgd in het aangepaste Mobiliteitsbeleid. Risicofactor op te is het herplaatsen van werknemers op 2 scholen en het opnieuw gedwongen herplaatsen van een werknemer. Ook met het aangepaste Mobiliteitsbeleid kan dit nog aan de orde zijn. Van belang is te vermelden dat er vanwege het proces Management Anders Organiseren een verhoogd risico op bij directeuren was voorzien. Tot op heden is er geen sprake van te onder clusterdirecteuren ten gevolge van Management Anders Organiseren Verandering in sociale zekerheid in relatie tot vergrijzing personeelsbestand Het verhogen van de AOW-gerechtigde leeftijd heeft tot gevolg dat werknemers langer moeten doorwerken. In 2015 tekent zich de trend af dat oudere werknemers, eerder dan hun oorspronkelijke voornemen, de keuze maken om met pensioen te gaan. De oorzaak is gelegen in ervaren hoge werkdruk en de invloed hiervan op hun eigen welzijn en 8

9 gezondheid. Om werknemers te informeren over keuzemogelijkheden in het kader van het ABP Keuzepensioen is op 9 december 2015 een ABP informatiebijeenkomst georganiseerd. Effect 2015: Goed bezochte informatiebijeenkomst. Voortgang 2016; - Persoonlijke adviesgesprekken zijn ingepland op 15 februari In de Kaderbrief 2016 is opgenomen dat beleid ontwikkeld wordt om onderwijskwaliteit met een ouder wordend personeelsbestand te waarborgen. Gezond ouder worden, voorkomen van uitval en beperken van kosten zijn hierbij de uitgangspunten. In 2016 wordt gestart met beleidsontwikkeling op dit gebied, hierbij wordt b.v. gedacht aan vitaliseringstrajecten Specifieke maatregelen ten aanzien van stijging niet-beïnvloedbaar Uit de analyse van de cijfers blijkt dat het aandeel te waarbij de oorzaak van het gekarakteriseerd wordt als niet-beïnvloedbaar, een zeer groot aandeel heeft. Bij casussen waarbij sprake is van niet-beïnvloedbaar is de procedurele begeleiding van groot belang. Het zorgvuldig en correct doorlopen van het tetraject, is behalve goed werkgeverschap, ook van belang voor het daar waar mogelijk verkorten van de duur van het te. We stellen voor om de clusterdirecteuren (die verantwoordelijk zijn voor personeel binnen het cluster) de volgende scholing en begeleiding aan te bieden (zie pag ) Aanvullende maatregelen in het kader van preventief te Het blijft van belang om regelmatig met medewerkers gesprekken te voeren rondom werkprivé balans, werkplezier en motivatie, loopbaan en ontwikkeling. Een belangrijk signaal blijft het frequent. Het aangaan van deze gesprekken vraagt om goed ontwikkelde gespreksvaardigheden. Om directeuren de mogelijkheid te bieden hun competenties hierin blijvend te scholen is een vervolg op de workshop Tijd voor een goed gesprek te adviseren. Bij de evaluatie is dit als zeer gewenst aangegeven door de directeuren. In overleg met clusters zou dit in te zetten zijn in de loop van Om uitval ten gevolge van klachten van het houding- en bewegingsapparaat te reduceren cq te voorkomen wordt voorgesteld een ergo-training te verzorgen voor alle medewerkers werkzaam in de onderbouw (zijnde groep 1 t/m 4). De Arbo Unie kan hier in voorzien door het verzorgen van de training Fit voor de klas. Verkennend gesprek heeft eind

10 plaatsgevonden, voorbereiding is gepland voor voorjaar 2016, het aanbieden van de training is voorzien voor najaar 2016 (vrijblijvende deelname). De trend dat oudere werknemers eerder met pensioen gaan uit zorg voor welzijn en gezondheid ten gevolge van werkdruk verdient aandacht (in 2016 is 33% van het personeelsbestand tussen de 55 en 64 jaar oud). In de Kaderbrief 2016 is daarom opgenomen dat beleid ontwikkeld wordt om onderwijskwaliteit met een ouder wordend personeelsbestand te waarborgen. Gezond ouder worden, voorkomen van uitval en beperken van kosten zijn hierbij de uitgangspunten. In 2016 wordt gestart met beleidsontwikkeling op dit gebied Interne coach Na de zomervakantie 2015 is gestart met de inzet van een interne coach. Het doel is om snel en effectief begeleiding van een leerkracht in te zetten. Directeuren kunnen hiervoor een verzoek indienen, de werknemer kan deze behoefte ook zelf kenbaar maken aan de directeur. De positieve ervaringen vragen om een voortzetting van de inzet van een interne coach in het jaar Frequent gesprekken Speciale aandacht dient er te zijn voor frequent te. Bij een 3 e te binnen 12 maanden is het tijd voor een goed gesprek van de leidinggevende met de betreffende werknemer. Achterliggende oorzaken bespreken en waar mogelijk oplossen is onderdeel van goed werkgeverschap met oog voor het welzijn en de gezondheid van de werknemer. Verzuimfrequentie in 2015 % van het totale personeelsbestand 0 maal 1 maal 2 maal 3 maal 4 maal 5 maal 52,6% 21,1% 15,4% 6,4% 3,9% 0,6% 2.6. Benodigde middelen voor maatregelen terugdringing te Om het te blijvend te verlagen is de focus nodig voor het gehele schooljaar. Ziektebegeleiding en preventie is een continue proces. Inzet van bovengenoemde maatregelen vraagt om een voortdurende tijdsinvestering van clusterdirecteuren en beleidsmedewerkers personeel. Hier dient men zich binnen de organisatie van bewust te zijn en hier tijd voor beschikbaar te stellen. De beschikbare tijd dient als risico benoemd te worden. 10

11 Daar waar externe deskundigheid wordt ingezet, is het van belang middelen te begroten. Voorgestelde maatregelen 2016 Benodigde middelen 1. Gevalideerd meetinstrument (verplichting CAO-PO) N.B. 1. Inzet Arbeids- en Organisatiedeskundige t.b.v. analyse en N.B. oplossingsrichtingen werkdruk 2. Inzet van onderzoek t.b.v. stuurinformatie N.B. verbetering duurzame inzetbaarheid medewerkers 3. Vervolg workshop Tijd voor een goed gesprek N.B. 4. Training Fit voor de klas voor leerkrachten groep 1 t/m ,00 (offerte is afhankelijk v.h. aantal trainingen, 15 dln per training) Hoofdstuk 3. Beleidsdoelen 2016 Conform de Kaderbrief 2016 moet het te gereduceerd worden, minimaal 1% lager dan het gemiddelde van Het tepercentage van 2015 is 8,4%. Doelwaarde voor te voor 2016 wordt derhalve 7,4%. Met de volgende maatregelen in 2016 willen we dit doel bereiken; 1. Keuze en implementatie van gevalideerd meetinstrument is gerealiseerd; 2. Bij samenhang van en disfunctioneren wordt ingezet op het versterken van competenties; 3. Directeuren hebben een vervolgtraining gesprekstechnieken gevolgd; 4. Passende interventies zijn ingezet; 5. Pilot tijdschrijven is afgerond en een beeld gegeven van de werkdruk/tijdbesteding. 6. Er is een onderzoek Duurzaam@work uitgevoerd onder het personeel; 7. Samen met een Arbeids- en Organisatiedeskundige is een analyse gemaakt van de tijdregistratie (kwantiteit dmw TimeTell) en van de duurzame inzetbaarbeid (kwalitatief dmv Duurzaam@work); 8. Directeuren hebben scholing gevolgd inzake procedureel casemangerschap; 9. Beleidsmedewerkers personeel begeleiden en ondersteunen directeuren gedurende de uitvoering van re-integratietrajecten; 10. Beleidsmedewerkers personeel hebben directeuren on the job getraind met de Verzuimmanager; 11. Er is samengevatte een handleiding van de Verzuimmanager verstrekt aan directeuren; 12. Er is beleid ontwikkeld voor duurzame inzetbaarheid specifiek voor oudere werknemers, bv vitaliseringstrajecten; 13. Directeuren voeren frequent gesprekken met werknemers bij een 3 e maal te binnen 12 maanden; 14. Er is een (vrijwillige) ergo-training georganiseerd waaraan meer dan 50% van de leerkrachten in de onderbouw hebben deelgenomen; 15. Er is in het jaar 2016 een interne coach binnen O2A5 werkzaam; 16. Er zijn middelen beschikbaar gesteld om de maatregelen te bekostigen 11