Draaiboek projecten. Hoofdstuk 2 Samenstelling projectgroep en verdeling taken. Opstellen werkbegroting/ benaderen sponsoren

Transcriptie

1

2 Draaiboek projecten Hoofdstuk 1 Visie over projecten Hoofdstuk 2 Samenstelling projectgroep en verdeling taken Hoofdstuk 3 Opstellen werkbegroting/ benaderen sponsoren Hoofdstuk 4 Opstellen projectplan met tijdspad Hoofdstuk 5 Benaderen instellingen / organisaties Hoofdstuk 6 Communicatie tijdens project Hoofdstuk 7 Optreden/ manifestatie Hoofdstuk 8 PR project Hoofdstuk 9 Verslag Goudse Natuurweken

3 Hoofdstuk 1 Visie Naar mijn mening moet er alvorens je als organisatie met stedelijke projecten gaat werken een visie liggen over projecten. In dit geval moet de brede school nadenken over: Waarom willen we een stedelijk project? Hoe kiezen we voor de inhoud voor een project? Laten we een project jaarlijks, in dezelfde periode in een schooljaar terugkomen? Hoe starten en eindigen we een project? Gaan we standaard een deel van het vaste budget, besteden aan een project? Hoe gaan we om met de knowhow en de contacten na het project? Wat is de rol van de projectgroep en wat is derol voor de rest van de medewerkers? Hoofdstuk 2 Samenstelling projectgroep Het samenstellen van de projectgroep moet minimaal een jaar van tevoren plaats vinden. Wanneer er samen gewerkt wordt met een andere instantie, dan moet de inbreng van de andere instantie wat betreft uren en geld duidelijk zijn. Spreek van tevoren wat de brede school inbrengt wat betreft uren en geld en wat de andere instantie inbrengt. Die afspraken moeten op papier komen en niet achteraf vastgesteld worden. Binnen de projectgroep moeten er taken verdeeld worden, naar mijn mening moet je dan denken aan: Algemene coördinatie Financiële zaken, budgetbewaking,betalen rekeningen Administratie, briefwisselingen, afsprakenbrieven Contactpersoon andere instellingen en organisaties Contactpersoon scholen PR, contacten met pers, promotie Regisseur voor als er een optreden/ voorstelling plaats vindt

4 De personen binnen de projectgroep moeten constant het projectplan in de gaten houden en in verdere details uitwerken. De actiepunten per projectgroeplid moeten helder zijn. Hoofdstuk 3 Opstellen werkbegroting Aan het begin van het project moet het duidelijk zijn wat het budget is. Vragen over het budget moeten duidelijk beantwoord kunnen worden. Een jaar van tevoren moet er al gekeken worden of er andere subsidies gebruikt kunnen gaan worden en moet er naar mogelijke sponsors gezocht gaan worden. Wanneer er aspirantsponsoren benaderd worden per brief, is het raadzaam snel daarna telefonisch contact te zoeken om het project uit te leggen en het contact warm te houden. Het meesturen van een projectplan is dan handig. Het is goed te weten, welke personen er gaan over sponsoring binnen een bedrijf/ instelling. Snel bepalen wie de contactpersoon is over sponsering werkt prettig. Zorg ervoor dat sponsoren bedankt worden en meegenomen worden in de PR van het project. Hoofdstuk 4 Opstellen projectplan en tijdspad De inhoud van het projectplan moet snel duidelijk zijn binnen het projectteam en bij de achterban. In het projectplan komen de volgende onderdelen aan bod: Samenstelling projectteam/ takenverdeling Onderschoolse lessen/activiteiten Naschoolse lessen/ activiteiten Voorstelling, manifestatie Werkbegroting PR-plan Lijst met adressen/ mailadressen van de contactpersonen van andere instellingen/organisatie Actiepunten na ieder overleg vaststellen en afvinken

5 Je moet gaan nadenken over: Hoe ga je de onderschoolse lessen aanbieden? Hoe ga je de naschoolse lessen aanbieden? Tijdspad maken voor de weg naar voorstelling/ manifestatie toe. Op tijd persberichten en promotiemiddelen voorhanden hebben. Hoofdstuk 5 Benaderen andere instellingen Het is erg belangrijk om te peilen of de instelling die je wilt benaderen past in de inhoudelijke visie van het project. Vervolgens is het belangrijk de instelling duidelijk te maken wat het project inhoudt en of de instelling daar een rol in zou kunnen spelen. Vervolgens ga je in detail afspreken, wat de instelling kan leveren en maak je financiële afspraken. Prettig is om af te spreken dat je een vast contactpersoon houdt gedurende het gehele project. Belangrijk is om duidelijk te hebben wat de adresgegevens en mailadressen zijn. Het is fijn als er tijd is om minimaal,1 x te gaan kijken bij de activiteit tijdens het project. Probeer minimaal telefonisch contact te houden,om op de hoogte te blijven van het verloop van de activiteiten. Maak tijd voor een evaluatie dat werkt stimulerend voor een verdergaande samenwerking wanneer beide partijen dat willen. Maak plaats voor aanpassen van de inhoud van lessen en activiteiten voor vervolgafspraken. Hoofdstuk 6 Communicatie tijdens project Zorg dat het project lang genoeg voor aanvang bekend is bij de scholen en alle collega s, samenwerkende instanties die er een rol in gaan spelen. Houd tijdens het project wekelijks een korte update met alle projectteamleden en alle betrokkenen. Houd de taakverdeling in de gaten en de acties per projectlid van het projectteam. Zorg voor korte lijnen met de scholen, eis eenzelfde contactpersoon per school tijdens het project. Zorg voor korte en dezelfde lijnen met samenwerkende instanties.

6 Maak afsprakenbrieven. Spreek van tevoren af wat je doet in geval van te laat afzeggen, niet opkomen dagen van aanbieders. Spreek van tevoren af wat je verwacht van collega s in het project. Is de uitvoering van het project anders dan normaal, maak dit dan snel duidelijk. Zorg ver van tevoren wat belangrijk is wanneer je het hebt over een voorstelling/ manifestatie. Zorg op de dag van de voorstelling/ manifestatie voor een duidelijke taakomschrijving. Spreek onduidelijkheden uit en laat die niet oplopen. Zorg voor een redelijke stresstolerantie. Een project heeft altijd werkpieken! Evalueer snel na het project het hele project. Het ligt nog vers in het geheugen. Probeer na het project de grote lijnen te evalueren en kijk vooral wat je na de evaluatie kan leren van het project. Hoofdstuk 7 Voorstelling/ manifestatie Zorg dat je voorstelling of manifestatie een duidelijke link heeft met het thema. Zorg voor een apart budget voor een voorstelling of manifestatie. Zorg voor taakverdeling in de voorbereiding en op de dag zelf. Zorg voor een goede promotie vooraf en erna. Wees bewust hoe een Brede School zich kan profileren tijdens een voorstelling / manifestatie. De Brede School kan een enorme brugfunctie vervullen tussen scholen en andere instanties. Denk op tijd aan vergunningen, reserveren van ruimtes/ schouwburg. Vergeet niet samenwerkende instanties up to date te houden. Vergeet niet te bedanken en netjes het contact af te ronden of voort te zetten in vervolgafspraken.

7 Hoofdstuk 8 PR Project Het is mooi om een aantal mensen van de pers vooraf te berichten over het project. Als projectteam is het handig als je van tevoren overlegt, hoe je wilt dat het project in de pers komt. Een serie artikelen, vooraf, midden in project en na afloop,werkt goed. Het individueel benaderen van de pers en zeggen dat je voor hen een primeurtje hebt,werkt goed, beter dan het gebruiken van de mail Naast de pers, kun je ook denken aan de site Bredeschool.nl, Gouwestad, Gemeentesite, TVWest,Jeugdjournaal. Wanneer je een stedelijk project draait moet de informatie die via de verschillende teams uitgaat, gelijk zijn. Maak gebruik van nieuwsbrieven en nieuwsborden in de school. Probeer data-afspraken te maken, zodat de informatie in dezelfde weken in de scholen hangen. De BredeSchoolsite moet van tevoren goed berichten over het project en up to date blijven tijdens het project. De beste PR voor je project is uitdragen dat je zelf als BS het project draagt, dat er veel enthousiasme is voor het project. Hoofdstuk 9 Verslag Goudse Natuurweken

8 Tijdens een overleg tussen de Brede School en Ecokids, ontstond het idee om natuur en milieu wat uitdrukkelijker in het aanbod van de Brede School aan bod te laten komen. Er ontstond een projectgroepje Rijk, Hans,Bep en Factor-G. De eerste stappen werden gezet naar allerlei natuur-en milieu-instanties om te vragen of zij mee wilden werken aan een stedelijk natuur en milieuproject. Gegevens werden verzameld en contactadressen werden genoteerd. Er was geen projectplan en geen werkbegroting. Brainstormideeen stonden op papier. Niet alle BScollega s waren op de hoogte van het project. Het was niet duidelijk, voor alle partijen, wat er onder een stedelijk project verstaan werd. Mij werd gevraagd of ik het project wilde gaan leiden. In oktober ben ik begonnen me in het project te verdiepen. Ik probeerde mij voor te stellen wat men als Brede School wilde. Volgens mij wilde men een stedelijk project waar alle scholen aan mee zouden kunnen doen met een feestje als afsluiting op De Markt in Gouda. Het stedelijk project had als inhoud natuur en milieu. Ik begon met te inventariseren welke instanties echt mee wilden gaan doen en in welke vorm en voor welke groepen. Veel adresgegevens klopten niet Er was nog veel onduidelijkheid, er moest nog veel nagebeld worden met instanties over het definitieve aanbod. De afspraak over de inbreng van de Brede School en Ecokids wat betreft organisatie-uren,was niet duidelijk. De verdeling van de projecturen was niet goed verdeeld over de Brede School en Ecokids., Het projectteam bestond uit Rijk, tijdelijk Daniel(stagiair), Marianne( tijdelijk laatste fase), Yvon. Voor 22 april werd het projectteam uitgebouwd met Lamber( regie podium) en Jeanine( vormgeving podium en kleding). 85% van de projecturen kwamen neer op de Brede School en dat was te veel voor de uren die er eigenlijk voor het project stonden. Bij het samenstellen van het.onderschools programma wilde ik graag: Zoveel mogelijk verschillende groepen van de basisscholen een aanbod kunnen doen Het onderwerp in deelthema s aanbieden: energie, natuurbeleving, afval en recycling, duurzaamheid en gezonde voeding Dat de instanties die lessen/activiteiten zouden verzorgen, zich ook op De Markt zouden presenteren

9 We spraken af dat de projectduur van 22 januari t/m 22 april zou lopen. Eind december lag het boekje klaar om gekopieerd te worden. Samen met een inschrijfformulier is het boekje opgestuurd naar alle scholen die verbonden zijn aan de Brede School.( boekje onderschools aanbod is bijgevoegd) De scholen moesten voor 15 februari het inschrijfformulier inleveren. De scholen hadden totaal voor 550 groepen aanvragen gedaan voor lessen, activiteiten en excursies. Met de aanvragen zijn we naar de instanties gegaan en werden er roosters gemaakt. Het is handig eerst goed na te vragen wat de instantie aan kan wat betreft hoeveelheid activiteiten. De onderschoolse lessen hebben plaats gevonden van 28 februari tot en met 30 juni! Daarnaast hebben we per wijk verschillende naschoolse activiteiten uitgezet die te maken hadden met natuur/milieu of met het podiumprogramma op 22 april. De naschoolse lessen hebben plaats gevonden vanaf 2 maart tot en met 19 juni. De onderschoolse lessen werden vanuit het projectteam uitgezet. De naschoolse activiteiten werden door het bswijkteam uitgezet. Het feest op De Markt moest wat mij betreft een duidelijke link hebben met het project,22 april werd vorm gegeven door het projectteam. Alle kinderen van de aangesloten basisscholen zijn individueel uitgenodigd voor 22 april. De combinatie kinderactiviteiten en podiumprogramma werkte prima op 22 april. Na het project werd er geëvalueerd met het projectteam en met medewerkers van de Brede School. De evaluaties zijn bijgevoegd. Na het project zijn er vervolgafspraken gemaakt om natuur/milieu structureel aan bod te laten komen. Het zou mooi zijn als de Brede School een rol zou kunnen spelen om natuur/milieuinstanties beter met elkaar te laten samenwerken, om zo het aanbod naar de scholen toe nog totaler en structureel te maken. Ik denk dat het essentieel is dat een coördinator de taak krijgt het natuur/ milieuaanbod te borgen in het gehele aanbod van de Brede School.

10