Time management & efficiënt werken in je sportclub LINE DECLERCQ. Bijscholing 2016

Transcriptie

1 Time management & efficiënt werken in je sportclub LINE DECLERCQ Bijscholing 2016

2 INTRO Hoe is t? Ja, sorry dat ik niet heb teruggebeld maar het is echt druk geweest Drukdrukdruk We moeten echt nog eens afspreken hé, maar zo weinig tijd, pfff

3 INTRO Gemakkelijker? Moeilijker? Hoeveelheid informatie Keuzestress Onderbrekingscultuur

4 INTRO Time management = Self management Bewustzijn Activeer je potentieel Impact Energie

5 Brengt het werk je dichter naar je doel? JUISTE KEUZES INTRO Spanningsveld Effectief Efficiënt Verloopt het proces economisch? JUISTE MANIER (Niets zo zinloos als iets efficiënt doen wat niet moet gebeuren) Combinatie van richting en snelheid In de sportclub? BOUWEN AAN DE BRUG WAAR JE OP LOOPT

6 DEEL 1: JE CLUB CLUB Tijdwinners Tijdrovers

7 Club Club Club Club CLUB Systemen Oude gebouwen Schiet op doel Je wapens

8 DEEL 1: CLUB 1. SYSTEMEN

9 SYSTEMEN

10 SYSTEMEN Welke strategie ga je gebruiken om tijdswinst te boeken? Extra waarde of gewoonte? Schrappen Vereenvoudigen Minder doen, wanneer is het goed genoeg? Wat en hoe (begeleiden)? Delegeren Outsourcen Buiten je sportclub/team Opleiding volgen Taken combineren Sneller werken Bundelen Multitasken Automatiseren Gelijkaardige taken samen uitvoeren Rechtstreeks naar de oplossing Systematiseren Belang van goede systemen

11 Wat ga je systematiseren? Terugkerende problemen SYSTEMEN Meest tijdrovende taken Grootste frustraties Belangrijke taken Kwaliteit behouden bij toenemen van volume en snelheid verloop van mensen

12 SYSTEMEN Iemand wil lid worden Inschrijvingsprocedure (=verschillende stappen) Persoon is lid Nieuws Communicatieproces (=verschillende stappen) Communicatie naar leden Beslissing activiteit Draaiboek Organisatie activiteit Opmaak kalender Checklist Kalender Wat zijn de stappen? Wat moet er in de stappen gebeuren om de werking efficiënter te maken?

13 SYSTEMEN Gebruik tools en modeldocumenten

14 SYSTEMEN Tennis Vlaanderen

15 SYSTEMEN Parantee

16 DEEL 1: CLUB 2. OUDE GEBOUWEN

17 OUDE GEBOUWEN Zit jouw club gevangen in een oud gebouw? Taakverdeling al jaren ongewijzigd Al zeer lang hetzelfde bestuur Complexe of trage beslissingsstructuur Grote besturen Geen transparantie Geen inspraak en weinig autonomie Veranderingen & nieuwe spelregels

18 OUDE GEBOUWEN Hyperactieve & snel veranderende maatschappij Verjonging Flexibiliteit en wendbaarheid Transparantie Kracht van het netwerk: uitwisseling en samenwerking Ruimte voor creativiteit en nieuwe initiatieven (wat buiten de club gebeurt, kan binnen de club ook)

19 OUDE GEBOUWEN Vergaderen Voor Planning, organisatie & voorbereiding agenda Enkel indien voorbereid & mogelijkheid tot overleg Tijdens Bepaal timing/eindpunt: de timekeeper De voorzitter is niet noodzakelijk de beste vergaderleider Ont gadercultuur nodig? Vergadertijd = dure tijd (iedereen aanwezig) Veel punten die niet iedereen aangaan Informatief communiceren Wie leest het verslag? Na Belang van efficiënt vergaderen Functioneel verslag (geen beschrijvend verslag) Nazorg in opvolging beslissingen & acties

20 Tussentijds opmaken van de agenda

21 DEEL 1: CLUB 3. SCHIET OP DOEL

22 SCHIET OP DOEL Hou een jaarlijkse visiedag Wat liep minder goed dit seizoen? Wat ging goed? SWOT De club Brainstorm strategie bepalen Doelen zetten voor volgend jaar Reserveer tijd om aan je club te werken Geen tijd? Veel tijdsverlies

23 SCHIET OP DOEL De club breidt zijn aanbod uit

24 SCHIET OP DOEL Wat zijn je referentiepunten? Prioriteiten stellen MOET DE CLUB DIT NU DOEN? Must have of een nice to have? Is dit iets waar de club moet voor instaan? Is dit de juiste actie? De juiste aanpak? Dringend? Is er een actie die je kan ondernemen die voor een oplossing kan zorgen?

25 DEEL 1: CLUB 4. JE WAPENS

26 JE WAPENS Software-oplossingen voor clubadministratie (ledenbeheer, communicatie, boekhouding, ) Heeft je federatie een programma? Andere? Ervaringen delen? Mastermind groep

27 Handige tools voor clubs? JE WAPENS

28 JE WAPENS Handige tools voor clubs?

29 JE WAPENS Handige tools voor clubs? CAPTIO (Jotter) Google Keep Infographics Easel.ly

30 Bespaar tijd! Just in Case Just in Time PRODUCTEN 75% wint tijd BIJSCHOLINGEN 91% = tevreden HELPDESK FAQ en contact BEGELEIDING 100% = tevreden Vrijwilligersregister, tool boekhouden, modeldocumenten, brochures wetgeving, etc Google drive, sociale media, websites bouwen, etc Vragen van sportclubbestuurders Meld je aan voor de nieuwsbrief Op maat van je club Vzw-wetgeving, fiscale onderwerpen, etc Registreer op

31 DEEL 2: JE LEDEN LEDEN Tijdwinners Tijdrovers

32 Leden Leden LEDEN Communiceer, communiceer, communiceer Call to action

33 DEEL 2: LEDEN 1. COMMUNICEER, COMMUNICEER, COMMUNICEER

34 COMMUNICEER, COMMUNICEER, COMMUNICEER Zijn nieuwsbrieven nog nuttig? Ja, op voorwaarde dat ze ledengericht zijn Als sportclub heb je regelmatig vragen of belangrijke info voor leden Gebruik vormen van communicatiekanalen Betrokkenheid Belangrijk dat je in de aandacht blijft Korte reminders Hallo iedereen Woensdag mogen jullie verkleed naar de carnavalles komen J In de krokusvakantie is er geen dansles Hallo iedereen Vergeet niet dat er woensdag geen les is!

35 COMMUNICEER, COMMUNICEER, COMMUNICEER Scanbaar online? 10 tips Omgekeerde piramide (belangrijkste eerst) Eén onderwerp per alinea (4 regels?) Denk vanuit lezer (lid) Informatieve tussenkoppen/titels Beknopte, concrete zinnen Witregels Opsommingen met bulletpoints Rechtstreeks en actief aanspreken Tekst vet maken (vanuit zoekvraag lezer) Relevante inhoud (waardevol voor lezer?) Betekenisvolle linkteksten

36 DEEL 2: LEDEN 2. CALL TO ACTION

37 CALL TO ACTION Is je aanbod tijdsvriendelijk? ACTIE- GERICHT LEDEN- GERICHT Kan je initiatieven koppelen? Zijn je activiteiten gezinsvriendelijk? Jaarkalender vs. last minute veranderingen Is het de moeite waard om te komen? Is je vrijwilligerswerk tijdsvriendelijk? KWALITEIT S-GERICHT

38 DEEL 3: JEZELF JEZELF Tijdwinners Tijdrovers

39 Jezelf Jezelf Jezelf Jezelf JEZELF Je capaci- TIJD Lang leve de lijstjes Pluk de dag Grootste inzicht

40 DEEL 3: JEZELF 1. JE CAPACI-TIJD

41 JE CAPACI-TIJD Ben jij een doe-het-zelf sportclubbestuurder? Tijd Energie Is jouw tijd een limiterende factor voor de groei van de club? Aandacht Hoe ga jij met je tijd om? Welke overtuigingen wil jij doorbreken?

42 JE CAPACI-TIJD WAT ALS jij efficiënter zou werken? alle clubmedewerkers efficiënter zouden werken? Creëer je eigen systeem Je persoonlijke efficiëntie is wel degelijk persoonlijk Is chaos ook een systeem? Werkt het voor jou? Betrouwbaar? Stressreducerend? Efficiënt? Hou je rekening met anderen?

43 JE CAPACI-TIJD AGENDA Productiviteit Werk plannen in je agenda (<> niet enkel afspraken) Tijd blokkeren om eigen productiviteit te verbeteren Tijdsblokken voor belangrijke taken Belangrijke dingen = tijdstip toekennen

44 DEEL 3: JEZELF 2. LANG LEVE LIJSTJES

45 LANG LEVE LIJSTJES

46 LANG LEVE LIJSTJES

47 LANG LEVE LIJSTJES Verschillende lijsten Projectlijst vs. ACTIELIJST Korte termijn Concrete acties Realistisch Een to do lijst moet je in beweging krijgen

48 DEEL 3: JEZELF 3. PLUK DE DAG

49 PLUK DE DAG Zit jij in de reactieve modus? Ik heb geen tijd Een gevoel of werkelijkheid? Hoe ga je onderbrekingen beperken? De kracht van het kleine verschil

50 PLUK DE DAG Doe jij aan nepwerken? Veel kleine dingen doen die je de indruk geven productief te zijn Dingen doen of gedaan krijgen als resultaat halen Is what I m doing now contributing to my goals?

51 PLUK DE DAG Een goede dag? To do lijst bekijken & aanpassen Prioriteiten & dagindeling Afleiding kanaliseren Dagbriefjes 3-6 dingen

52 PLUK DE DAG De lege inbox OHIO-principe Opvolgen Lijst of agenda Deleten Archiveren Actieve Outlookmap Favorieten: Op te volgen ik wacht op lezen (aantal items)

53 DEEL 3: JEZELF 4. GROOTSTE INZICHT

54 Grootste inzicht: GROOTSTE INZICHT Dit ga ik doen: Timing:

55 Wie het kleine niet leert, doet het grote verkeerd Time management & efficiënt werken? Investeer tijd aan optimaliseren van clubsystemen om tijd te winnen Vertrek vanuit standpunt dat je leden en vrijwilligers het druk hebben Verhoog je persoonlijke efficiëntie

56 Bedankt! LINE DECLERCQ Competence Coach & Owner line.declercq YouTube Coach2Competence