intake/aanmeldingen voor inschrijving in I/SI/gecombineerd stelsel in de eenheden kleuters, kinderen, jongeren 1 en jongeren 2

Transcriptie

1 p.1/ intake/aanmeldingen voor inschrijving in I/SI/gecombineerd stelsel in de eenheden kleuters, kinderen, jongeren 1 en jongeren 2 Betrokken SMK s Het voorzien van overleg tussen de cliënt en de voorziening over de hulp- en dienstverlening (SMK 1.1.) Informatierecht (SMK ) Adviesrecht (SMK ) Medezeggenschap cliënt (SMK 1.1.4) Aanwenden ervaringsdeskundigheid gebruiker (SMK ) Ondersteunen en versterken mondigheid cliënt (SMK ) Het in overleg opstellen en schriftelijk vastleggen van de rechten en plichten van de cliënt en de voorziening en door beide partijen ondertekend (SMK 1.2.1) Het kenbaar maken van het aanbod van de voorziening aan de cliënt en aan derden (SMK 1.2.2) Het aanbieden van hulp- en dienstverlening op maat van de cliënt (SMK 1.4.) Kennis van de behoefte aan hulp- en dienstverlening (SMK 1.4.1) Geïndividualiseerd (SMK 1.4.2) De gebruiker beschikt over keuzevrijheid in het aanbod waar mogelijk. (SMK ) De voorziening neemt maatregelen om haar communicatie af te stemmen op de eigenheid van de gebruiker. (SMK ) Het kenbaar maken aan de cliënten hoe klachten ingediend en afgehandeld worden (SMK 1.5.2) Het streven naar maatschappelijke integratie van de cliënt (SMK 2.1) Het niet-discrimineren van de cliënt en het respecteren van zijn ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging (SMK 2.2) Het nemen van maatregelen om de veiligheid en de gezondheid van de cliënt te vrijwaren (SMK 2.4) De voorziening formuleert voor elke gebruiker de hulp- en dienstverlening. Deze hulp- en dienstverlening wordt in overleg met de gebruiker gepland, uitgevoerd, periodiek geëvalueerd, bijgestuurd en geregistreerd. (SMK 3.2.) Het doorverwijzen van de kandidaat-cliënt indien de voorziening niet kan voorzien in de aangewezen hulp- en dienstverlening (SMK 5.1) Het actief zoeken naar samenwerking met derden indien de voorziening zelf niet kan voorzien in bepaalde behoeften van de cliënt (SMK 5.3) Het maken van duidelijke afspraken met de cliënt over de omstandigheden waarin en de wijze waarop de hulp- en dienstverlening beëindigd wordt (SMK 5.5) Toepassingsgebied Alle aanmeldingen van cliënten voor inschrijving I/SI/gecombineerd stelsel Termen en definities Cliënt = synoniem voor gebruiker, dus zowel kind/jongere als zijn ouders, voogden enz (= cliëntsysteem) 'Vaste' cliëntverantwoordelijke: cliëntverantwoordelijke (CV) bij wie de aanmeldingen gecentraliseerd worden Verantwoordelijkheden en bevoegdheden de vaste CV is verantwoordelijk voor de registratie van de aanmeldingen.

2 p.2/7 de (toegewezen) CV is vanaf het moment dat de EV hem toewees aan een cliënt verantwoordelijk voor de coördinatie en opvolging van de intake (van aanmelding tot startdag), voor het psychopedagogisch intakeadvies, het opvragen en verspreiden van de verwijzingsgevens en de doorverwijzing van de kandidaat-cliënt indien de voorziening niet kan voorzien in de aangewezen hulp- en dienstverlening (SMK 5.1) de medisch coördinator is verantwoordelijk voor het medisch intakeadvies, de inventarisatie van de technisch-verpleegkundige noden van de cliënt en het opstellen van het voorlopig therapieplan de algemeen directeur is verantwoordelijk voor de (gemotiveerde) beslissing tot inschrijving op directieraad of intaketeam de medewerkers cliëntenadministratie zijn verantwoordelijk voor het administratief dossier de eenheidsverantwoordelijke (EV) zorgt voor de toewijzing van de CV en voor de praktische voorbereidingen van de startdag het schoolsecretariaat is verantwoordelijk voor het beheer van het inschrijvingsregister en het opvragen van het leerlingendossier in de vorige school Verwante documenten en hulpmiddelen zie bijlage 0 intakeprocedure met overzicht bijlagen (kennismakingsbundels toevoegen) Werkwijze De intakeprocedure omvat de volgende stappen (zie ook stroomdiagram): 1. de aanmelding / vraag naar informatie 2. het informatief bezoek / kennismakingsbezoek 3. psychopedagogisch, medisch en organisatorisch advies 4. directieraad: beslissing tot inschrijving in scholen en 5. centrale registratie zorgvragen 6. opmaak basisverslag en administratieve formaliteiten 7. voorbereiding startdag cliënt In 8. is het specifieke tijdspad voor het behandelen van aanmeldingen verduidelijkt. 1. DE AANMELDING / VRAAG NAAR INFORMATIE Een aanmelding of vraag naar informatie over een intake (telefonisch, schriftelijk of via het onthaal/leerlingensecretariaat secundaire school, secretariaat lagere school) wordt steeds doorgeschakeld met de vaste CV. De vaste CV: - geeft basisinformatie aan de aanvrager over onze ondersteuningsmogelijkheden of over alternatieven indien Sint-Lodewijk niet kan beantwoorden aan de gevraagde hulp- en dienstverlening (SMK 5.1. en SMK ) - zorgt voor de registratie van de elementaire gegevens van de kandidaat cliënt op een kennismakingsfiche, ter verduidelijking van de zorgvragen en eerste toetsing aan het dienstverleningsaanbod en inschrijvingscriteria - zoekt uit voor welke eenheid en schools niveau/opleidingsvorm de vraag bedoeld is en informeert de betreffende EV. De EV duidt een CV aan die de intakeprocedure verder coördineert en geeft deze keuze door aan de vaste CV. - informeert de door de EV toegewezen CV via de kennismakingsfiche - registreert aanmeldingen in een excel overzicht, bedoeld voor alle leden van de directieraad. Deze datum bepaalt de volgorde van inschrijving.

3 p.3/7 2. INFORMATIEF BEZOEK / KENNISMAKINGSBEZOEK Wanneer de aanvrager nog niet wenst over te gaan tot een aanmelding, maar eerst meer informatie wenst, plant de toegewezen CV een informatief bezoek. Kandidaat-cliënten kunnen uiteraard ook aanwezig zijn op een informatief bezoek. Doel informatief bezoek: - informatie geven over het ondersteuningsaanbod van Sint-Lodewijk en de werking in school en - een rondleiding kan, maar enkel indien de klas- en/of leefgroepwerking niet wordt verstoord. Indien de ouders tijdens of na een informatief bezoek aangeven dat ze wensen over te gaan tot een aanmelding, spreekt de toegewezen CV met de ouders, de kandidaat-cliënt en de schooldirectie () of de algemeen coördinator OV1 OV4 () een datum af voor een kennismakingsbezoek. De toegewezen CV informeert de vaste CV over de aanmeldingsdatum. De vaste CV registreert de aanmelding in het excel-overzicht. De CV vraagt de ouders expliciet om hun kind ook aanwezig te laten zijn op het kennismakingsbezoek. Een bezoek zonder de aanwezigheid van de kandidaat-cliënt geldt steeds als informatief bezoek en wordt niet als aanmelding geregistreerd. De CV geeft voorafgaand aan het kennismakingsbezoek de schooldirectie () of de algemeen coördinator OV 1 OV 4 () informatie over de kandidaat-cliënt via de kennismakingsfiche. De CV coördineert het kennismakingsbezoek en zorgt voor de nodige documenten. Doel kennismakingsbezoek: - het beluisteren van het verhaal van de ouders/kind/jongere en peilen naar/registreren van hun vragen, verwachtingen, wensen en behoeften (SMK 1.1.1) - informatie geven over het ondersteuningsaanbod van Sint-Lodewijk en de werking in school en via een kennismakingsbundel. Er is een kennismakingsbundel voor ouders en een eenheidsgebonden kennismakingsbundel voor de kleuters, kinderen en jongeren. - een rondleiding - ondertekening van documenten toestemming opvragen gegevens en toestemming tot registreren op de provinciale centrale registratielijst zorgvragen voor minderjarigen. - een nabespreking met de cliënt in functie van follow up en verdere afspraken (toelichting van het verdere verloop van de intakeprocedure). Indien zijn keuze negatief is, stopt de intakeprocedure. Indien zijn keuze positief is, verzamelt de CV de volgende adviezen (zie stap 3). 3. PSYCHOPEDAGOGISCH, MEDISCH en ORGANISATORISCH ADVIES medisch advies op basis van een consultatie bij de medisch coördinator in aanwezigheid van de therapiecoördinator: Doelstelling consultatie: - de medisch coördinator spreekt op basis van deze consultatie zijn advies uit i.v.m. de aanwezigheid van een motorische handicap (en dus behorend tot onze doelgroep). Hij noteert dit advies op de kennismakingsfiche. - een eerste kennismaking van de kandidaat-cliënt met de medisch coördinator en de therapiecoördinator - opstellen van een medische overzichtsfiche - afspraken maken i.v.m. de voorlopige therapiefrequentie en inhoud - inventarisatie van de technisch-verpleegkundige noden van de cliënt + informeren van de kandidaat cliënt over de procedure in Sint-Lodewijk op dit vlak. psychopedagogisch advies door de CV i.v.m. schools niveau, intelligentieniveau en psychologische gegevens, op basis van verslagen of van een telefonisch contact met

4 p.4/7 de verwijzer, het CLB of op basis van eventueel een bijkomend onderzoek van de cliënt organisatorisch advies door de EV ivm organisatorische mogelijkheden bij vraag tot inschrijving tijdens het schooljaar. Opmerking: Los van deze adviezen kan de CV één tot maximum vijf proefdagen organiseren, ofwel op vraag van de voorziening, ofwel op vraag van de cliënt. Wanneer de cliënt hierom vraagt, vinden de proefdagen na de principiële goedkeuring van directieraad plaats. Wanneer de voorziening hierom vraagt, kunnen afhankelijk van de reden de proefdagen ofwel vóór ofwel na de principiële/effectieve goedkeuring plaatsvinden. In geval van proefdagen informeert de CV de betrokken EV. 4. DIRECTIERAAD: BESLISSING TOT INSCHRIJVING IN MPI EN SCHOLEN 4.1. Directieraad De CV mailt de kennismakingsfiche van de kandidaat-cliënt door naar het directiesecretariaat en spreekt een datum af - rekeninghoudend met de aanmeldingdatum voor de volgorde - waarop de aanmelding op directieraad besproken wordt, (zie 8. tijdspad). Bij tegenstrijdige adviezen en voor kandidaat-cliënten met een NAH, wordt het intaketeam samengeroepen (zie stap 4.2.) De directieraad neemt in aanwezigheid van de CV een beslissing tot al dan niet inschrijven van de kandidaat-cliënt aan de hand van de gegevens op de kennismakingsfiche, gegevens vanuit het kennismakingsbezoek en/of verslagen van derden. De CV vult de intakebeslissing en de motivatie aan op de kennismakingsfiche. De CV deelt de beslissing van de directieraad mee aan de ouders en motiveert ze. Deze beslissing kan zijn : - positief met principiële en een effectieve goedkeuring. De CV werkt de intakeprocedure verder af - positief met principiële goedkeuring, doch cliënt krijgt rangorde wegens overbezetting - negatief: de CV ondersteunt de aanvrager actief verder in zijn zoektocht naar alternatieven (SMK 5.1. en 5.3) In geval van positieve beslissing met principiële en/of effectieve goedkeuring, vraagt de CV aan de ouders om het inschrijvingsregister van de school te tekenen (SMK 2.2.). De inschrijvingsdatum in het schoolregister bepaalt de volgorde. Wie in september niet kan ingeschreven worden, zal tussen 1 en 15 oktober door de toegewezen CV gecontacteerd worden met de vraag om de aanmelding te hernieuwen voor het volgende schooljaar. Vanaf 20 januari krijgen ze een rangorde toegekend door directieraad (cfr 8. tijdspad). Het directiesecretariaat is verantwoordelijk voor het doorsturen van het verslag van de directieraad met de intakebeslissing naar de medisch coördinator,de toegewezen en de vaste CV. De vaste CV vult de registratielijst met de nieuwe gegevens aan Intaketeam De CV is verantwoordelijk voor het organiseren van een intaketeam in geval van tegenstrijdige adviezen (zie stap 3) en bij kandidaat-cliënten met een NAH. Het intaketeam is samengesteld uit de leden van de directieraad, de medisch coördinator, de CV, de algemeen coördinator OV4 of OV1 (bij kandidaat-cliënten BUSO) en de EV (in geval van negatief advies van de EV). Het intaketeam beslist finaal over het al dan niet inschrijven van de kandidaat-cliënt. De algemeen directeur beslist indien geen consensus bekomen wordt.

5 p.5/7 5. CENTRALE REGISTRATIE ZORGVRAGEN De vaste CV registreert de kandidaat-cliënt op de provinciale centrale registratielijst zorgvragen voor minderjarigen. 6. OPMAAK BASISVERSLAG EN ADMINISTRATIEVE FORMALITEITEN De CV plant een afspraak met de cliënt (ouders en kind) en bevraagt de verwachtingen en behoeften van de cliënt t.a.v. de dienstverlening (SMK ), noteert zijn adviezen (SMK ), rekeninghoudend met de ervaringsdeskundigheid (SMK ). Op basis van dit overleg maakt de CV een basisverslag (bijlage 11) en integreert de medische synthese van de medisch coördinator. De CV vervult verder de volgende administratieve formaliteiten i.f.v. inschrijving : - gaat vóór de startdag na of het formulier A.001 in functie van inschrijving opgestuurd is naar het Vlaams Agentschap. De CV bezorgt een kopie van de beslissing aan de cliëntenadministratie - vraagt het inschrijvingsattest type 4 en het inschrijvingsverslag bij begeleidend COS of CLB van de school van herkomst op en bezorgt deze attesten aan de schooldirectie () of leerlingensecretariaat () - bezorgt het Reglement van Orde aan de ouders - laat de ouders het Protocol van verblijf, opvang, behandeling en begeleiding ondertekenen vóór de startdag en bezorgt dit protocol aan de cliëntenadministratie (SMK 2.2. en SMK ) - laat het aanmeldingsregister van in kolom inschrijvingen ondertekenen. Voor is de inschrijving definitief van zodra de ouders en leerlingen het schoolreglement ondertekend hebben. - De CV vraagt ook de eindverslagen op bij de verwijzer(s). - Medische en/of therapeutische eindverslagen worden opgevraagd door de CV via de ouders of rechtstreeks door de medisch coördinator aan de behandelende arts(en)/therapeut(en) indien deze niet in het persoonlijk bezit van de ouders zijn (SMK 5.3. samenwerking met derden). Het schoolsecretariaat vraagt het leerlingendossier op bij de vorige school. 7. VOORBEREIDING STARTDAG De CV zorgt ervoor dat de teamleden voldoende geïnformeerd zijn over de nieuwe cliënt en zijn persoonlijke verwachtingen (SMK 1.4 en SMK 2.4.) en bezorgt hiertoe het basisverslag aan alle teamleden, de schooldirectie, de CLB-medewerker, de graadcoördinator (bij inschrijving in het secundair onderwijs), de eenheidsverantwoordelijke, de ouders, de therapiecoördinator en aan de medisch coördinator. De medisch coördinator brieft de verpleegster. De therapie coördinator brieft de therapeuten. De CV bezorgt het onderdeel identificatie- en administratieve gegevens van het basisverslag aan de cliëntenadministratie, de identificatiegegevens aan de assistent EV van de centrale eenheid en de nodige administratieve gegevens/vervoerregeling aan de verantwoordelijke (leerlingen)vervoer. De CV ontvangt de cliënt persoonlijk op de startdag en regelt verder de begeleiding (vb. naar leefgroep, kamer, klas) 8. TIJDSPAD Tussen 1 en 15 oktober van elk schooljaar contacteert de toegewezen CV de kandidaatcliënt die niet is kunnen starten omwille van overbezetting met de vraag of de cliënt zijn aanvraag wilt hernieuwen voor het komende schooljaar.

6 p.6/7 Vanaf 15 oktober kunnen kandidaat nieuwe cliënten voor het komende schooljaar zich aanmelden bij de vaste CV. In januari (en vóór 20 januari) worden de kandidaat overgangers van het lager naar het secundair onderwijs besproken op de directieraad en aan hen wordt een rangorde toegekend. Vanaf 20 januari is het de beurt aan de hernieuwde aanvragen en pas hierna aan de nieuwe aanmeldingen vanaf 15 oktober. Registraties registratie wie indexering bewaartermijn kennismakingsfiche vaste CV op datum per 10 jaar kalenderjaar registratie vaste CV per schoolniveau, op 2 jaar aanmeldingen datum per schooljaar Intakebeslissing algemeen directeur Op datum per altijd (verslag directieraad) kalenderjaar protocol verblijf+ cliëntenadministratie alfabetisch per tot einde verblijf wijzigingen schrift. toestemming CV alfabetisch per tot einde verblijf cliënt overmaken gegevens derden beslissing inschrijving Vlaams Agentschap cliëntenadministratie alfabetisch per tot einde verblijf + naar archief basisverslag CV alfabetisch per verslag medisch consult medisch coördinator fiche technischverpleegkundige handelingen sociaal administratieve fiche aanmeldings- en inschrijvingsregister verpleegster eenheid cliëntenadministratie schoolsecretariaat alfabetisch per alfabetisch per alfabetisch per op pc per schooljaar en per niveau en opleidingsvorm tot einde verblijf en bij minderjarigen tot 21 jaar tot 30 jaar na einde verblijf tot einde verblijf tot einde verblijf + naar archief altijd

7 p.7/7 STROOMDIAGRAM INTAKEPROCEDURE I/SI/comb stelsel AANMELDING/VRAAG INFORMATIE INTAKE - kennismakingsfiche - geven van basisinformatie dienstverlening - toetsing zorgvraag en dienstverlening (eenheid, schools niveau) - informeren CV nadat EV hem toewees - registratie aanmelding en doorgave aan directie vaste cliëntverantwoordelijke ev. Informatief bezoek ja neen info over alternatieven CV informeert vaste CV over aanmelding voorl. vervoerregeling kennismakingsbundel voor ouders kennismakingsbundel voor kandidaatcliënt (kleuters/kinderen/jongeren) CV geeft info kandidaat cliënt (kennismakingsfiche) door aan schooldirectie/coördinatoren en plant kennismakingsbezoek kennismakingsbezoek zorgvraagverkenning info werking rondleiding follow-up afspraken Info aan begeleiders ev. organiseren proefdagen cliënt geeft signaal adviezen medisch (adhv medisch consult) intell./schools/ psychopedagogisch organisatorisch ja beslissing directieraad OF intaketeam bij tegenstrijdig advies en cliënten met een NAH neen: proced. stopt Info aan begeleiders neen aanvrager ondersteunen CV: Centrale registratie zorgvragen Ouders: ondertekenen inschrijvingsregister school ja Afspraak met ouders ev. organiseren proefdagen basisverslag opmaken administratieve formaliteiten inschr. Vlaams Agentschap toelichten Reglement van Orde tekenen protocol opvragen verwijzingsverslagen o Tekenen aanmeldings- en inschrijvingsregister in kolom inschrijving. startdag info teamleden administratief