Overzicht per artikel van de wijze waarop Kempen & Co N.V. invulling geeft aan de Code Banken 2015

Transcriptie

1 Overzicht per artikel van de wijze waarop Kempen & Co N.V. invulling geeft aan de Code Banken 2015 Code Banken 2015 De Code Banken is van toepassing op in Nederland verrichte en op Nederland gerichte activiteiten van banken met zetel in Nederland die beschikken over een door DNB verleende vergunning als bedoeld in art. 2:11 van de Wet op het Financieel Toezicht. De vernieuwde Code Banken is van toepassing op alle banken met zetel in Nederland. Banken waarop de Code Banken van toepassing is en die deel uitmaken van een groep, kunnen onderdelen toepassen op het niveau van de entiteit die aan het hoofd staat van de desbetreffende groep. Wijze waarop Kempen & Co invulling geeft aan de bepaling van de Code banken Binnen de groep van Van Lanschot zijn er twee banken met een zetel in Nederland en een door De Nederlandsche Bank (hierna DNB ) verleende vergunning: F. van Lanschot Bankiers N.V. en Kempen & Co N.V. (hierna Kempen ). De Code Banken is op deze beide banken van toepassing. Daar waar hieronder wordt gesproken over Van Lanschot kan daarvoor zowel Van Lanschot N.V. als F. van Lanschot Bankiers N.V. gelezen worden. De Raad van Commissarissen van Kempen (hierna RvC Kempen ) heeft dezelfde samenstelling als de Raad van Commissarissen van Van Lanschot (hierna RvC Van Lanschot ) en de commissies van de RvC Van Lanschot en de RvC Kempen vergaderen eveneens tegelijkertijd. Bepaalde onderdelen van de Code Banken worden op het niveau van Van Lanschot toegepast en niet individueel door Kempen zelf. Pagina 1

2 Naleving Iedere bank vermeldt elk jaar op haar website op welke wijze zij de Code Banken in het voorafgaande jaar heeft toegepast. Daarbij vermeldt de bank in hoeverre zij vooruitgang heeft geboekt bij toepassing van de principes. Ook geeft zij met concrete voorbeelden aan op welke wijze naleving heeft plaatsgevonden. In dit document wordt per artikel van de Code Banken uiteengezet op welke manier Kempen (als onderdeel van de Van Lanschot groep) invulling geeft aan de Code Banken. Dit overzicht wordt gepubliceerd op de website van Kempen. Indien van toepassing geeft Kempen gemotiveerd aan waarom een principe niet of niet volledig is toegepast. Indien van toepassing geeft de bank gemotiveerd aan waarom een principe eventueel niet (volledig) is toegepast ( comply or explain ). Beheerste en integere bedrijfsvoering Om haar positie als stabiele en betrouwbare partner te verkrijgen en te behouden, formuleert een bank een missie, strategie en doelstellingen. Deze zijn gericht op de lange termijn en komen onder meer tot uitdrukking in het risicobeleid van de bank en het beleid ten aanzien van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Kempen heeft haar missie, strategie en doelstellingen geformuleerd, die gericht zijn op de lange termijn. De missie, strategie en doelstellingen zijn te vinden op de website van Kempen. De missie, strategie en doelstellingen zijn ingebed in de risicobereidheid, het beleid en de policies op de verschillende risicomanagementgebieden. Verantwoord en duurzaam ondernemerschap is inherent aan de waarden en de manier waarop Kempen onderneemt. Dit stelt Kempen in staat om op lange termijn van toegevoegde waarde te zijn voor haar klanten, medewerkers en overige stakeholders en het milieu waar deel van uitgemaakt wordt. Kempen gelooft in een geïntegreerde aanpak en streeft er daarom naar om verantwoord ondernemen te verankeren in haar diensten en in operationele activiteiten. Het beleid ten aanzien van verantwoord ondernemen maakt onderdeel uit van de strategie van de bank, hetgeen betekent dat materiële ecologische, sociale en maatschappelijke aspecten bij alle strategische besluiten worden meegewogen. De basis van het beleid ligt in de actieve dialoog met stakeholders. Pagina 2

3 In het Reglement van de Directie van Kempen (hierna Reglement Directie ) is deze bepaling uit de Code Banken verwerkt. In artikel 2.1 van het Reglement Directie is onder andere bepaald dat de Directie verantwoordelijk is voor het opstellen en realiseren van de missie, de strategie en de doelstellingen en dat deze op de lange termijn gericht moeten zijn en onder meer tot uitdrukking komen in het risicobeleid van Kempen en het beleid ten aanzien van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Over de voortgang die wordt geboekt op het gebied van verantwoord ondernemen wordt jaarlijks gerapporteerd aan de Executive Board en RvC Kempen. Een bank kiest haar positionering zodanig dat zakelijke belangen en de maatschappelijke rol die zij vervult, in elkaars verlengde liggen. Dat komt ook tot uitdrukking in de governancestructuur van de bank en is leidend bij de uitvoering van het op de missie, strategie en doelstellingen gebaseerde beleid van de bank Kempen is een gespecialiseerde zakenbank met activiteiten op het gebied van vermogensbeheer, effectenbemiddeling en corporate finance en biedt gespecialiseerde financiële diensten aan ten behoeve van institutionele beleggers, ondernemingen, financiële instellingen en (semi) overheidsinstellingen. De bank stelt hierbij het klantbelang voorop en heeft tevens oog voor de belangen van andere stakeholders. Kempen biedt haar klanten uitsluitend financiële producten en diensten aan waar zij behoefte aan hebben. Deze producten zijn begrijpelijk (niet onnodig ingewikkeld), kostenefficiënt en onder alle marktomstandigheden verantwoord (veilig). Om te waarborgen dat het klantbelang, de risico s en het rendement in evenwicht zijn, heeft Kempen naast het New Product Approval (NPA)-proces, voor de introductie van nieuwe producten en diensten, ook een periodieke evaluatie voor bestaande producten: het Product Review (PR)-proces. Indien uit het PR-proces blijkt dat een product niet meer voldoet aan bovenstaande criteria, wordt het product beëindigd. De Product Board beoordeelt aan de hand van de NPA s en PR s of bepaalde producten kunnen worden aangeboden op basis van de voorgestelde condities. De raad van bestuur en de raad van commissarissen zijn met inachtneming van ieders taken en bevoegdheden verantwoordelijk voor de inrichting van een goede corporate governancestructuur en voor de naleving van deze governance principes. De leden van die raden vervullen Deze bepaling van de Code Banken is opgenomen in het Reglement Directie (artikel 2. 1). De inrichting van de corporate governance van Kempen wordt geregeld in de statuten en in het Reglement van de Directie (hierna Reglement Directie ), het Reglement van de RvC Kempen (hierna Reglement RvC ), het Reglement van de Executive Board, de reglementen van de diverse commissies van de RvC Kempen en de reglementen van andere commissies binnen Kempen. De Reglementen RvC, Directie en van de commissies uit de RvC Kempen worden allen goedgekeurd door de RvC Kempen. Het reglement van de Executive Board wordt goedgekeurd door de RvC Van Lanschot. In het Reglement Pagina 3

4 een voorbeeldfunctie voor alle medewerkers van de bank. In hun dagelijks handelen geven zij zich daar terdege rekenschap van. De raad van commissarissen beoordeelt jaarlijks de wijze waarop de leden van de raad van bestuur hun voorbeeldfunctie vervullen. Directie en het Reglement RvC is bepaald dat de RvC Kempen samen met de Directie verantwoordelijk is voor een goede governance structuur van Kempen (artikel 3.3 Reglement Directie en artikel 2.3 Reglement RvC). De Executive Board is ingesteld om de drie kernactiviteiten van de Van Lanschot groep (asset management, merchant banking en private banking) zo effectief en efficiënt mogelijk te kunnen aansturen. De Executive Board bestaat uit de leden van de Raad van Bestuur van Van Lanschot (hierna RvB Van Lanschot ) en de leden van de Directie van Kempen & Co. De raad van bestuur en de raad van commissarissen zijn met inachtneming van ieders taken en bevoegdhedenverantwoordelijk voor het ontwikkelen, uitdragen en handhaven van standaarden in de bank met betrekking tot integriteit, moraliteit en leiderschap. Daarnaast dragen zij zorg voor de goede checks & balances en het borgen van een robuuste ITinfrastructuur, die essentieel is voor het functioneren van de bank. Goede checks en balances betekent onder meer dat de compliance functie ook binnen de raad van bestuur en de raad van commissarissen geborgd is. In de Reglementen Directie en RvC is bepaald dat de leden van deze organen zich ervan bewust moeten zijn dat zij een voorbeeldfunctie vervullen voor alle medewerkers van de bank (artikel 3.4 Reglement Directie en artikel 2.4 Reglement RvC). In het Reglement RvC (artikel 10.8) is opgenomen dat de RvC Kempen jaarlijks de wijze beoordeelt waarop de leden van de Directie hun voorbeeldfunctie vervullen. De beoordeling van het functioneren van de Executive Board over 2015 heeft in maart 2016 plaatsgevonden. De beoordeling hoe de leden van de Directie/Executive Board hun voorbeeldfunctie in 2015 hebben vervuld maakt onderdeel uit van de KPI s voor 2016 van de leden van de Executive Board. Deze bepaling van de Code Banken is opgenomen in artikel 3.4 van het Reglement Directie en artikel 2.4 van het Reglement RvC. Voor alle medewerkers van Kempen is de Gedragscode opgesteld. Deze helpt de medewerkers om bij het dagelijks handelen de integriteit en de reputatie van de bank te waarborgen. De values van Kempen vormen een leidraad voor het handelen van medewerkers. De values van Kempen zijn: gedreven, onafhankelijk, eerlijk en deskundig. De principes komen terug in de Gedragscode van Kempen. De Gedragscode wordt met enige regelmaat extra onder de aandacht van de medewerkers gebracht. De medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de Gedragsregels. Leidinggevenden zorgen ervoor dat de Gedragscode bij de medewerkers bekend is en zien erop toe dat de Gedragscode wordt nageleefd. De afdeling Compliance is bevoegd om onderzoek te doen naar (mogelijke) overtredingen van de Gedragscode. De Gedragscode is gepubliceerd op de website van Kempen. Pagina 4

5 De Gedragscode maakt onderdeel uit van de training integriteit waaraan alle medewerkers van Kempen verplicht dienen deel te nemen. Compliance verzorgt in opdracht van en samen met de Directie een aantal maal per jaar een training integriteit en zorgplicht die verplicht is voor alle medewerkers van Kempen. In deze training worden mede aan de hand van voorbeelden uit de praktijk thema's als zorgplicht, customer due diligence, integere bedrijfsvoering en belangenverstrengeling inzichtelijk wordt gemaakt. Deze training heeft in 2015 ook plaatsgevonden. Een groot deel van de medewerkers van Kempen heeft de training inmiddels doorlopen. In 2015 hebben de medewerkers de bankiersbelofte afgelegd en verklaard dat zij de bijbehorende gedragsregels en het tuchtrecht aanvaarden. Er is in de afdelingen voorafgaand aan het afleggen van de bankiersbelofte uitgebreid stilgestaan bij de achtergrond van de introductie van de bankiersbelofte en het tuchtrecht. Kempen en Van Lanschot hanteren standaarden voor leiderschap. Alle leidinggevenden van Kempen worden geselecteerd en beoordeeld op dezelfde aspecten, die onder meer betrekking hebben op persoonlijk leiderschap, teamleiderschap en organisatieleiderschap. Leiderschapsontwikkeling dient de visie, missie en strategie van het individu, het team en/of de organisatie. Om leiderschap te ontwikkelen is er een ontwikkelmatrix beschikbaar. Een effectieve en betrouwbare IT-infrastructuur is cruciaal voor de dienstverlening en operationele processen van de bank. Kempen en Van Lanschot investeren daarom veel in applicaties en achterliggende IT- infrastructuur. Er is in 2015 onder meer aandacht besteed aan het datawarehouse en aan cybersecurity. De verantwoordelijkheid voor de ITinfrastructuur is belegd bij een lid van de Executive Board. Begin 2015 is besloten om de controlefuncties Risk Management, Internal Audit en Compliance van Kempen voortaan onder de hiërarchische aansturing van de controlefuncties van Van Lanschot te laten vallen. De afdeling Compliance rapporteert rechtstreeks aan de voorzitter van de RvB Van Lanschot. Via kwartaalrapportages rapporteert zij aan de Directie en aan de Audit- en Compliance commissie van de RvC Kempen. De directeur Compliance kan ook rechtstreeks contact opnemen met de voorzitter van de Audit- en Compliance commissie van Kempen. Pagina 5

6 De raad van bestuur bevordert verantwoord gedrag en een gezonde cultuur, zowel aan de top van de bank als door de hele organisatie heen. Hij heeft daarbij oog voor het belang van klanten van de bank en andere stakeholders. De raad van commissarissen ziet daarop toe. De uitgangspunten uit het Maatschappelijk Statuut gelden voor alle aangesloten banken. Deze uitgangspunten moeten in de organisatie van de bank worden geborgd en de bank betrekt deze ook in contacten met haar stakeholders. Daarmee wordt inzichtelijk op welke wijze de bank omgaat met de uitgangspunten uit het statuut. Deze bepaling uit de Code Banken is opgenomen in het Reglement Directie (artikel 2.1) en in het Reglement RvC (artikel 2.2.1). De Directie bevordert verantwoord gedrag en een gezonde cultuur door de hele organisatie onder andere door het uitdragen van de values van Kempen; gedreven, onafhankelijk, eerlijk en deskundig. De values zijn ook onderdeel van de beoordeling van iedere medewerkers. Medewerkers worden ook allen beoordeeld op de onderdelen Compliance en het centraal stellen van het klantbelang. Verantwoord gedrag en een gezonde cultuur wordt eveneens bevorderd door de Gedragscode die voor iedere medewerker geldt (zie hiervoor). Ook het afleggen van de bankiersbelofte door de medewerkers van Kempen draagt bij aan verantwoord gedrag en een gezonde cultuur. In al deze regelingen worden de belangen van de klant en andere stakeholders geadresseerd. Het Maatschappelijk Statuut hanteert de volgende uitgangspunten: De bankensector is pluriform en biedt klanten een divers keuzepalet. Banken zijn betrouwbaar, dienstbaar en transparant. Bankmedewerkers zijn integer, deskundig en professioneel en dragen zorg voor een zorgvuldige behandeling van klanten en andere stakeholders. Vanuit hun maatschappelijke verantwoordelijkheid dragen banken bij aan een duurzame economie. Bij Kempen zijn deze uitgangspunten op de volgende manier geborgd: Kempen is een gespecialiseerde zakenbank met activiteiten op het gebied van vermogensbeheer, effectenbemiddeling en corporate finance en biedt gespecialiseerde financiële diensten aan ten behoeve van institutionele beleggers, ondernemingen, financiële instellingen en (semi) overheidsinstellingen. Kempen onderscheidt zich hiermee van andere banken. De andere positionering van Kempen draagt dan ook bij aan de pluriformiteit van de Nederlandse bankensector. De values gedreven, onafhankelijk, eerlijk en deskundig geven de medewerkers richting bij hun handelen ten opzichte van de klant. Het belang van de klant staat centraal in de dienstverlening. Dit betekent bijvoorbeeld dat Kempen bij de advisering van de klant Pagina 6

7 verder gaat dan alleen het invullen van de wensen van de klant. Als wij vinden dat iets niet in het belang van de klant is, geven wij dit ook duidelijk aan. Verantwoord en duurzaam ondernemerschap past bij de waarden van Kempen en de manier waarop Kempen onderneemt. Kempen wil ook op lange termijn van toegevoegde waarde zijn voor haar klanten, medewerkers en overige stakeholders en het milieu waar deel van uit gemaakt wordt. De basis van het beleid verantwoord ondernemen ligt in de permanente dialoog met alle stakeholders. Kempen streeft er naar dat de organisatie financiële doelen realiseert in goede harmonie met alle stakeholders. Het beleid van Kempen sluit nauw aan bij dat van Van Lanschot. De kernactiviteiten van Kempen vormen samen een van de pijlers onder het beleid verantwoord ondernemen van de organisatie. De kernactiviteiten zijn vermogensbeheer, effectenbemiddeling en corporate finance. In algemene zin geldt dat Kempen deze activiteiten op een verantwoorde manier wil uitvoeren. Zo spant Kempen zich in om producten te leveren die eenvoudig te begrijpen zijn en een transparante prijsopbouw kennen. Daarnaast laat Kempen zich niet in met ondernemingen die bijvoorbeeld betrokken zijn bij controversiële wapens (clusterbommen etc.) of die stelselmatig mensenrechten schenden. Ook neemt Kempen haar verantwoordelijkheid bij het aantrekken van gelden door te onderzoeken wat de herkomst van deze gelden is. In het customer due diligence-beleid is dit een vast onderdeel. Zie voor meer informatie over verantwoord beleggen op de website van Kempen. Kempen (asset management) gaat als betrokken aandeelhouder met een langetermijnhorizon in dialoog met de ondernemingen en fondsmanagers waarin het belegt. Met deze dialoog (engagement) wordt beoogd verbetering te bewerkstelligen bij ondernemingen waar bepaalde ESG-aandachtspunten zijn geconstateerd. ESG staat voor environmental, social en governance. Hierbij is gekozen voor een thematische engagement aanpak. Op de website van Kempen wordt deze thematische aanpak toegelicht met twee voorbeelden. Het doel van engagement is om verbetering van het ESG-beleid en de implementatie van dit beleid te stimuleren. Er wordt zo veel mogelijk samengewerkt met andere beleggers in collaboratieve engagement projecten. Er is ook een engagement aanpak voor vastrentende waarden. Via verschillende werkgroepen wordt de dialoog Pagina 7

8 aangegaan met kredietbeoordelaars, benchmark providers en externe fondsmanagers om de integratie van ESG criteria in de ratings en waarderingen van landen te bevorderen. Alle medewerkers leven de op hen van toepassing zijnde formele regelgeving en zelfregulering na. De raad van bestuur en de raad van commissarissen zijn daar met inachtneming van ieders taken en bevoegdheden verantwoordelijk voor. De raad van bestuur is er verantwoordelijk voor dat de medewerkers bekend zijn en blijven met alle op de bank van toepassing zijnde regels, waarden en normen en blijven daar de aandacht op vestigen. De RvC ziet daarop toe. Uitgangspunt is dat een ieder die voor of namens Kempen werkzaamheden verricht, zelf verantwoordelijk is voor de naleving van de regels en procedures. De afdeling Legal is verantwoordelijk voor het signaleren van nieuwe wet- en regelgeving die van belang is voor Kempen en het informeren van de bedrijfsonderdelen waarvoor bepaalde wet- en regelgeving van belang is. Compliance ziet toe op de implementatie van nieuwe wet- en regelgeving. Het management van de bedrijfsonderdelen is verantwoordelijk voor de implementatie en de naleving van wet- en regelgeving door de medewerkers van het bedrijfsonderdeel en de beheersing van compliancerisico s in de praktijk. De afdeling Compliance is verantwoordelijk voor het bevorderen en handhaven van de naleving van de regels door de organisatie. Daartoe verstrekt zij adviezen, stelt zij regelingen en procedures op, verzorgt compliance awareness sessies en trainingen en monitort de naleving. De afdeling Internal Audit (onderdeel van Group Audit) beoordeelt vanuit een onafhankelijk positie de wijze waarop Kempen haar doelstelling inzake de naleving van de regels en procedures behaalt (het three-lines- of defense model). De Directie is eindverantwoordelijk voor de adequate inrichting van de compliance-functie en de naleving van de wet- en regelgeving ter beheersing van de compliance risico s bij Kempen. De RvC Kempen ziet daar op toe. De afdeling Compliance rapporteert in dat kader vier maal per jaar over de mate waarin Kempen (als onderdeel van Van Lanschot) de wet- en regelgeving naleeft. In die rapportage besteedt Compliance ook aandacht aan onderwerpen zoals toezichthouders, incidenten en bijzondere onderzoeken. Compliance verstrekt deze rapportage aan de Executive Board en de Directie, de Compliance- en Operational Risk Management Commissie en de Audit- en Compliance Commissie van Kempen. De verantwoordelijkheid van de Directie voor de naleving van wet- en regelgeving is opgenomen in artikel 3.5 van het Reglement Directie. Het toezicht dat de RvC Kempen daarop houdt is vermeld in artikel van het Reglement RvC. Pagina 8

9 Raad van Commissarissen De raad van commissarissen is zo samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. De samenstelling van de RvC Kempen is sinds 20 februari 2015 gelijk aan de samenstelling van de RvC Van Lanschot. De RvC bestond in 2015 uit zes leden; uit vier mannen en twee vrouwen. De samenstelling is divers; de leden zijn afkomstig uit verschillende bedrijfstakken, hebben professionele kennis en ervaring op uiteenlopende terreinen en ook de leeftijden lopen uiteen. Er is op toegezien dat kennis van alle inhoudelijke aspecten van het bankvak in de samenstelling van de RvC goed is geborgd. Met dit aantal en deze samenstelling kan de RvC haar taak naar behoren uitoefenen. De RvC Kempen bestaat sinds februari 2016 uit vijf leden. Er is er op dit moment één vacature. De profielen van de individuele commissarissen zijn op de website van Kempen geplaatst. Het Reglement RvC bevat de relevante bepalingen die de goede samenstelling moeten waarborgen. Die zijn opgenomen in artikel 3.3 en artikel 3.4 van het Reglement RvC en in artikel 1.4 van de Profielschets RvC. Er wordt onder meer rekening gehouden met een evenwichtige verdeling van de zetels van de RvC over vrouwen en mannen. Er wordt gestreefd naar een zodanige verdeling van de zetels van de RvC dat tenminste 30% van de zetels wordt bezet door vrouwen en tenminste 30% door mannen. De samenstelling van de RvC Kempen is in lijn met de Profielschets RvC die is opgenomen in het Reglement RvC en beschikbaar is op de website. Hij stelt een risicocommissie en een auditcommissie in. De leden van de raad van commissarissen zijn bereid en in staat om voldoende tijd De RvC van Kempen had tot en met augustus 2015 een gecombineerd Audit, Risk & Compliance Committee. Deze commissie is op verzoek van de RvC opgesplitst in een Audit- en Compliancecommissie en een Risicocommissie. Vergaderingen van de Auditen Compliancecommissie en de Risicocommissie van Kempen worden in beginsel gecombineerd met de vergadering van de Audit- en Compliancecommissie en de Risicocommissie van Van Lanschot. De samenstelling en de reglementen van deze commissies zijn te vinden op de website. Ieder lid van de RvC, de voorzitter in het bijzonder, is voldoende beschikbaar en bereikbaar om zijn taak binnen de RvC en de commissies van de RvC waar het Pagina 9

10 voor hun taak vrij te maken en tonen inzet en betrokkenheid. Tegelijkertijd zijn zij kritisch en onafhankelijk. desbetreffende lid zitting in heeft, naar behoren te vervullen. Zij tonen daarbij inzet en betrokkenheid (artikel 3.7 Reglement RvC en artikel 1.5 Profielschets RvC). De RvC van Kempen is in 2015 zeven maal bijeengekomen. Geen van de commissarissen is frequent afwezig geweest. Twee commissarissen hebben ieder één plenaire vergadering niet bijgewoond. De RvC zet zich er voor in dat de RvC zodanig van samenstelling is dat de leden ten opzichte van elkaar, de Directie en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren (artikel 3.7 Reglement RvC en artikel 1.3(g) van de Profielschets RvC). Ieder lid van de raad van commissarissen is zich bewust van de maatschappelijke rol van een bank en van de belangen van de verschillende stakeholders. Overeenkomstig de opgestelde Profielschets RvC is de RvC Kempen zodanig samengesteld dat deze beschikt over maatschappelijke ervaring op een breed gebied en een goed bewustzijn heeft van maatschappelijke ontwikkelingen. De RvC is samen met de Directie verantwoordelijk voor een evenwichtige afweging van de belangen van alle stakeholders van Kempen. De commissarissen zijn zich terdege bewust van het feit dat Kempen geen gewoon bedrijf is en dat naast klanten, medewerkers, aandeelhouders en andere kapitaalverschaffers, ook de samenleving als geheel een stakeholder is. De RvC ziet onder meer toe op de realisatie van de doelstellingen van de voor de onderneming relevante maatschappelijke aspecten van ondernemen. Tijdens de vergaderingen van de RvC en van de commissies worden de commissarissen regelmatig geïnformeerd over relevante onderwerpen op het terrein van verantwoord ondernemen. Tevens is er minimaal eenmaal per jaar contact met de Ondernemingsraad en is er frequent contact met de aandeelhouder Van Lanschot. In het Reglement RvC (artikel 3.5 en artikel 1.3(f)) van de Profielschets RvC is opgenomen dat ieder lid van de RvC zich bewust moet zijn van de maatschappelijk rol van de bank en van de belangen van de verschillende stakeholders. Bij de (her)benoeming van een RvC lid wordt met dit aspect rekening gehouden. Voor de leden van de risicocommissie en van de auditcommissie van de raad van commissarissen gelden specifieke Voor de Audit- en Compliancecommissie en de Risicocommissie van Kempen gelden specifieke competentie- en ervaringseisen (artikel 6.1 Reglement RvC). Pagina 10

11 competentie- en ervaringseisen. Leden van de risicocommissie beschikken over grondige kennis van de financieeltechnische aspecten van het risicomanagement of over de nodige ervaring die een gedegen beoordeling van risico s mogelijk maakt. Leden van de auditcommissie moeten beschikken over grondige kennis van financiële verslaglegging, interne beheersing en audit of over de nodige ervaring die een gedegen toezicht op deze onderwerpen mogelijk maakt. De voorzitter van de raad van commissarissen ziet toe op de aanwezigheid van een programma van permanente educatie voor alle leden van de raad van commissarissen. Dit programma heeft tot doel de deskundigheid van de commissarissen op peil te houden en waar nodig te verbreden. De educatie heeft in ieder geval betrekking op relevante ontwikkelingen binnen de bank en de financiële sector, op corporate governance in het algemeen en die van de financiële sector in het bijzonder, op de zorgplicht jegens -en het belang van de klant, integriteit, IT-infrastructuur, risicomanagement, financiële verslaggeving en audit. Ieder lid van de raad van commissarissen neemt deel aan het programma en voldoet Het reglement van de Risicocommissie bepaalt (artikel 1.2) dat twee of meer leden van de Risicocommissie grondige kennis of de nodige ervaring moeten hebben op het gebied van risicobeheer (binnen of buiten de bancaire sector). Hier wordt aan voldaan. Het reglement van de Audit- en Compliancecommissie bepaalt (artikel 1.2) dat tenminste twee leden van de Audit- en Compliancecommissie, waaronder de voorzitter, moeten beschikken over grondige kennis van financiële verslaglegging, interne beheersing en audit of over de nodige ervaring die een gedegen toezicht op deze onderwerpen mogelijk maakt. Hier wordt aan voldaan. Ook in de Profielschets RvC zijn deze vereisten op het gebied van kennis/ervaring opgenomen (artikel 1.2. (c) en (f)). Het Reglement RvC bepaalt (artikel 5.5) dat de voorzitter van de RvC er op toe ziet dat er voor de leden van de RvC een programma van permanente educatie is dat tot doel heeft de deskundigheid van de commissarissen op peil te houden en waar nodig te verbreden. Voorts is bepaald (artikel 9.1) dat iedere commissaris zal deelnemen aan dat programma van permanente educatie. Sinds 2010 is er een programma van permanente educatie voor de leden van de RvC en de RvB Van Lanschot. De leden van de Directie van Kempen nemen vanaf 2014 ook deel aan dit programma. Sinds 2015 geldt het programma ook voor de leden van de Executive Board. De inhoud van het programma wisselt per jaar. Ieder jaar wordt er door de deelnemers tijdens een vergadering van de RvC op basis van een voorstel met relevante onderwerpen een keuze gemaakt welke onderwerpen het volgend jaar aandacht behoeven. Bij de invulling van het programma wordt rekening gehouden met de relevante ontwikkelingen op de in de Code Banken genoemde terreinen. Daarnaast wordt bij de invulling van het programma ook rekening gehouden met andere voor Van Lanschot en Kempen relevante ontwikkelingen. In 2015 zijn de onderwerpen operationeel risico management, renterisico en ontwikkelingen op het gebied van pensioenen (de overstap van collectief naar individueel pensioen) behandeld. Voor de leden van de RvC is er daarnaast een permanente educatie bijeenkomst georganiseerd over ontwikkelingen op het gebied van Private Banking. In 2016 zal het programma worden voortgezet. Dan staan Pagina 11

12 aan de eisen van permanente educatie. De beoordeling van de effectiviteit van het programma van permanente educatie maakt deel uit van de jaarlijkse evaluatie van het eigen functioneren van de raad van commissarissen Naast de jaarlijkse evaluatie van het eigen functioneren van de raad van commissarissen wordt dit functioneren eens in de drie jaar onder onafhankelijke begeleiding geëvalueerd. De betrokkenheid van ieder lid van de raad van commissarissen, de cultuur binnen de raad van commissarissen en de relatie tussen de raad van commissarissen en de raad van bestuur maken deel uit van deze evaluatie. Ieder lid van de raad van commissarissen ontvangt een passende vergoeding in relatie tot het tijdsbeslag van de werkzaamheden. Deze vergoeding is niet afhankelijk van de resultaten van de bank. Kapitaal- en funding en daarmee samenhangende regelgeving, privacy regelgeving, ICT en Mifid II op het programma. De individuele permanente educatie bijeenkomsten worden door de deelnemers na afloop aan de hand van een formulier geëvalueerd. Vervolgens wordt jaarlijks op basis van deze evaluaties de effectiviteit van het gehele programma van permanente educatie beoordeeld, waarbij ook leerpunten worden geformuleerd (de verplichting hiertoe is vastgelegd in artikel 10.6 van het Reglement RvC). Het programma van 2015 is positief geëvalueerd. Dit principe wordt toegepast op groepsniveau bij de RvC van Van Lanschot. De RvC van Kempen wordt sinds 20 februari 2015 gevormd door de leden van de RvC van Van Lanschot. De RvC bespreekt ten minste één maal per jaar buiten aanwezigheid van de Directie zowel zijn eigen functioneren, dat van zijn commissies en dat van de individuele leden van de RvC, en de conclusies die daaraan verbonden moeten worden, alsmede de betrokkenheid van ieder lid van de RvC, de cultuur binnen de RvC en de relatie tussen de RvC en de Directie (artikel 10.6 Reglement RvC). Eens in de drie jaar wordt het functioneren van de RvC onder onafhankelijke begeleiding beoordeeld (artikel 10.7). De jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de RvC, de commissies en de individuele commissarissen over 2015 vond plaats aan de hand van een vragenlijst die door iedere commissaris is ingevuld. De bevindingen zijn vervolgens in de vergadering van de RvC van 5 februari 2016 besproken. Er is vastgesteld dat de samenstelling van de RvC voldoet aan de Profielschets RvC. Dat geldt zowel op het gebied van geschiktheid en deskundigheid als op het gebied van diversiteit. Er is onder meer besproken dat er nog meer tijd zal worden vrijgemaakt voor onderling overleg tussen de leden van de RvC. De conclusie van de evaluatie was dat de RvC goed functioneert. De Algemene Vergadering van Aandeelhouders stelt de beloning van de leden van de RvC vast. Het Reglement RvC bepaalt daarbij dat deze beloning niet afhankelijk is van de resultaten van de Vennootschap (Artikel 8.1). De RvC van Kempen wordt gevormd door de leden van de RvC van Van Lanschot. De leden van de RvC van Kempen ontvangen geen aparte vergoeding voor hun werkzaamheden voor Kempen. Pagina 12

13 Raad van Bestuur (Directie) De raad van bestuur is zo samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. Ieder lid van de raad van bestuur is zich bewust van de maatschappelijke rol van een bank en van de belangen van de verschillende stakeholders. De leden van de Directie zijn zich bewust van de maatschappelijke rol van banken en van de belangen van verschillende stakeholders. De leden van de Directie hebben veelvuldig contact met relevante in- en externe stakeholders. Kempen hecht groot belang aan een goede relatie met al haar stakeholders. Dit is verankerd in de corporate values van de bank, die zijn terug te vinden in het introductieboek 'Waar Kempen in gelooft' op de website van Kempen. De dialoog met stakeholders wordt actief gezocht, onder meer door het organiseren van speciale kennis events voor diverse stakeholders. Op de website van Kempen is meer (achtergrond) informatie over de verschillende groepen stakeholders te vinden bij onder meer 'missie en visie' en 'maatschappelijk verantwoord ondernemen'. Een van de leden van de raad van bestuur heeft de taak de besluitvorming binnen de De Directie dient uit tenminste twee leden te bestaan. Het aantal leden van de Directie wordt vastgesteld door de RvC (artikel 3.1 Reglement Directie). De samenstelling van de Directie is in 2015 gewijzigd en bestaat sinds 20 februari 2015 uit drie leden. De nieuwe Chief Financial Officer is tevens Chief Financial Officer / lid RvB Van Lanschot. Er wordt gestreefd naar een complementaire samenstelling van de Directie met een voldoende mate van diversiteit. De leden hebben een verschillende achtergrond en beschikken over kennis op uiteenlopende gebieden zoals riscicomanagement, finance en kapitaal - commercie - operations/ict - en Compliance/Legal. De Directie treedt collectief op en streeft naar besluitvorming op basis van consensus. De individuele profielen van de directieleden zijn op de website van Kempen geplaatst. Het Reglement Directie bepaalt (artikel 3.2) verder dat gestreefd wordt naar een voldoende mate van diversiteit in de samenstelling. Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met een evenwichtige verdeling van de functies in de Directie over vrouwen en mannen, waarbij tenminste 30% van de zetels wordt bezet door vrouwen en tenminste 30% door mannen. Uitgangspunt voor de toekomstige selectie van leden van de Directie is dat de meest geschikte kandidaat voor de vacature wordt benoemd. In het Reglement Directie is bepaald dat de Directie, onder goedkeuring van de RvC, één van zijn leden aanwijst die de besluitvorming binnen de Directie op het gebied van Pagina 13

14 raad van bestuur op het punt van risicobeheer voor te bereiden. Het betrokken lid van de raad van bestuur is tijdig betrokken bij de voorbereiding van beslissingen die voor de bank van materiële betekenis voor het risicoprofiel zijn, in het bijzonder waar deze beslissingen een afwijking van de door de raad van commissarissen goedgekeurde risicobereidheid tot gevolg kunnen hebben. Het lid kan zijn/haar functie combineren met andere aandachtsgebieden, op voorwaarde dat hij/zij geen individuele commerciële verantwoordelijkheid draagt voor en onafhankelijk functioneert van commerciële taakgebieden. Bij het uitoefenen van de risicobeheerfunctie wordt tevens aandacht besteed aan de impact die systeemrisico s mogelijk hebben op het risicoprofiel van de bank. De voorzitter van de raad van bestuur ziet toe op de aanwezigheid van een programma van permanente educatie voor alle leden van de raad van bestuur. risicobeheer dient voor te bereiden. Dit lid van de Directie kan deze functie combineren met andere aandachtsgebieden, mits hij geen individuele commerciële verantwoordelijkheid draagt voor en onafhankelijk functioneert van commerciële taakgebieden (artikel 7.3 Reglement Directie). Dit lid van de Directie wordt tijdig betrokken bij de voorbereiding van beslissingen die voor de bank van materiële betekenis zijn voor het risicoprofiel, in het bijzonder waar deze beslissingen een afwijking van de door de RvC goedgekeurde risicobereidheid tot gevolg kunnen hebben (artikel 7.4). Binnen de Directie van Kempen is de heer Korthout benoemd tot Chief Financial Officer. Hij draagt geen individuele en commerciële verantwoordelijkheid voor de business units van Kempen en functioneert onafhankelijk van commerciële taakgebieden. De Chief Financial Officer maakt deel uit van alle commissies waarin beslissingen met betrekking tot het risicoprofiel aan de orde zijn. Daarnaast woont hij de vergaderingen van de Auditen Compliance Commissie en de Risicocommissie van de RvC bij. In het Reglement Directie is bepaald dat bij het uitoefenen van de risicobeheerfunctie tevens aandacht dient te worden besteed aan het belang van financiële stabiliteit en de impact die systeemrisico s mogelijk hebben op het risicoprofiel van de Vennootschap (artikel 7.4). Dit wordt onder meer gedaan bij het vaststellen van de maximale exposures die Kempen (als onderdeel van de Van Lanschot groep) acceptabel vindt op de verschillende financiële instellingen, zoals banken, verzekeraars, vermogensbeheerders en pensioenfondsen. De exposures van Van Lanschot (inclusief Kempen) op financiële instellingen worden door de risicobeheerfunctie bewaakt en gerapporteerd. Daarnaast worden er geregeld scenarioanalyses en stress testen uitgevoerd waarbij rekening wordt gehouden met systeemrisico s. Het Reglement Directie bepaalt (artikel 3.6 (d)) dat binnen de Directie de voorzitter primair verantwoordelijk is voor de aanwezigheid van een programma van permanente educatie voor alle leden van de Directie, dat tot doel heeft de deskundigheid van de leden van de Directie op peil te houden en waar nodig te verbreden. Het programma van permanente educatie heeft in ieder geval betrekking heeft op relevante ontwikkelingen binnen Kempen en de financiële sector, op corporate governance in het algemeen en die Pagina 14

15 Dit programma heeft tot doel de deskundigheid van de bestuurders op peil te houden en waar nodig te verbreden. De educatie heeft in ieder geval betrekking op relevante ontwikkelingen binnen de bank en de financiële sector, op corporate governance in het algemeen en die van de financiële sector in het bijzonder, op de zorgplicht jegens en het belang van de klant, integriteit, risicomanagement, financiële verslaggeving en audit. Ieder lid van de raad van bestuur neemt deel aan het programma en voldoet aan de eisen van permanente educatie van de financiële sector in het bijzonder, op de zorgplicht jegens en het belang van de klant, integriteit, IT-infrastructuur, risicomanagement, financiële verslaggeving en audit (artikel 17.1) en ieder lid van de Directie dient aan het programma deel te nemen (artikel 17.2). Sinds 2010 is er een programma van permanente educatie voor de leden van de RvC en de RvB Van Lanschot. De leden van de Directie van Kempen nemen vanaf 2014 ook deel aan dit programma. De leden van de Directie namen van deel aan een apart programma van permanente educatie bij Kempen. Sinds 2015 geldt het programma ook voor de leden van de Executive Board. De inhoud van het programma wisselt per jaar. Ieder jaar wordt er door de deelnemers tijdens een vergadering van de RvC op basis van een voorstel met relevante onderwerpen een keuze gemaakt welke onderwerpen het volgend jaar aandacht behoeven. Bij de invulling van het programma wordt rekening gehouden met de relevante ontwikkelingen op de in de Code Banken genoemde terreinen. Daarnaast wordt bij de invulling van het programma ook rekening gehouden met andere voor Van Lanschot en Kempen relevante ontwikkelingen. In 2015 zijn de onderwerpen operationeel risico management, renterisico en ontwikkelingen op het gebied van pensioenen (de overstap van collectief naar individueel pensioen) behandeld. In 2016 zal het programma worden voortgezet. Dan staan Kapitaal- en funding en daarmee samenhangende regelgeving, privacy regelgeving, ICT en Mifid II op het programma. De individuele permanente educatie bijeenkomsten worden door de deelnemers na afloop aan de hand van een formulier geëvalueerd. Vervolgens wordt jaarlijks op basis van deze evaluaties de effectiviteit van het gehele programma van permanente educatie beoordeeld, waarbij ook leerpunten worden geformuleerd. Het programma van 2015 is positief geëvalueerd. Risicobeleid Het risicobeleid van een bank wordt gekenmerkt door een integrale aanpak, is transparant en is zowel op de korte als lange termijn gericht. Het risicobeleid Het risicobeleid van Kempen geldt binnen de grenzen die zijn vastgesteld door Risk Management Van Lanschot. Het risicobeheer van Kempen richt zich primair op de volgende risicotypes: krediet(tegenpartij)risico, operationeel risico, informatie beveiligingsrisico, marktrisico, strategisch risico, renterisico, liquiditeitsrisico, Pagina 15

16 houdt ook rekening met reputatierisico s en niet-financiële risico s. reputatierisico en het compliance risico Het beleid ten aanzien van deze risico s wordt vertaald naar een risicobereidheid, die integraal aangeeft welke risiconiveaus de bank bereid is te accepteren in het nastreven van haar bedrijfsdoelstellingen. Dit wordt gerapporteerd in een totaal overzicht dat zowel kwalitatieve als kwantitatieve elementen voor de betreffende risicocategorieën bevat. Het risicobeleid richt zich zowel op de korte termijn als op de lange termijn, waarbij scenarioanalyses en stresstesten een belangrijke rol spelen. Doelstelling van de vaststelling van de Risk Appetite is het creëren van helderheid binnen Kempen over de tolerantie voor risico, hetgeen bij kan dragen aan strategische discussies. Het Risk Appetite report met alle limieten en de benutting van de limieten wordt in iedere vergadering van de Risicocommissie behandeld. De vertaling van de Risk Appetite naar risicolimieten wordt periodiek herzien en voorgelegd aan de Directie en na haar vaststelling ter goedkeuring ingebracht bij de Risicocommissie en de RvC. De beoordeling van de risicobereidheid van Kempen door de Risicocommissie en de RvC wordt jaarlijks aan de orde gesteld op voorstel van de Directie. Daarbij wordt tevens aandacht besteed aan de kapitaalallocatie en het liquiditeitsbeslag en of dit in overeenstemming is met het risicobeleid binnen de grenzen die zijn vastgesteld door Risk Management Van Lanschot. De raad van bestuur van een bank is verantwoordelijk voor het risicobeleid van de bank en waarborgt een adequaat risicomanagement. De risicobereidheid wordt op voorstel van de raad van bestuur tenminste één keer per jaar ter goedkeuring aan de raad van commissarissen voorgelegd. Tussentijdse materiële wijzigingen van de risicobereidheid worden ook ter goedkeuring aan de raad van commissarissen voorgelegd. Deze verantwoordelijkheid van de Directie is vastgelegd in artikel 7.2 van het Reglement Directie. Er is ten minste één directielid in ieder van de verschillende risicocommissies binnen de bank vertegenwoordigd en nauw betrokken bij de processen en de besluiten die door de commissies in dit kader worden genomen. Verder is binnen Van Lanschot het three lines of defense model geïmplementeerd om een onafhankelijke risicomanagementfunctie te waarborgen. De Directie legt tenminste één keer per jaar een voorstel inzake de risicobereidheid ter goedkeuring voor aan de RvC. Tussentijdse materiële wijzigingen van de risicobereidheid worden ook ter goedkeuring aan de RvC voorgelegd (artikel 7.5 Reglement Directie en artikel 11.2 Reglement RvC) ). In het (toenmalige) Audit, Risk & Compliance Committee van de RvC is de risicobereidheid voor 2015 in november 2014 besproken en met een positief advies aan de RvC voorgelegd, waarna deze in de vergadering van de RvC in november 2014 is goedgekeurd. Elke materiële wijziging van de risicobereidheid wordt Pagina 16

17 weer voorgelegd aan de RvC. Er heeft zich in 2015 geen wijziging van de eerder goedgekeurde risicobereidheid voorgedaan. In december 2015 is de risicobereidheid 2016 besproken in de gecombineerde vergadering van de Risicocommissies van Kempen en van Van Lanschot en vervolgens goedgekeurd in de vergadering van de RvC. De raad van commissarissen houdt toezicht op het door de raad van bestuur gevoerde risicobeleid. Daartoe bespreekt de raad van commissarissen het risicoprofiel van de bank en beoordeelt hij op strategisch niveau of kapitaalallocatie en liquiditeitsbeslag in algemene zin in overeenstemming zijn met de goedgekeurde risicobereidheid en of de bedrijfsactiviteiten in algemene zin passen binnen de risicobereidheid van de bank. Bij de uitoefening van deze toezichtrol wordt de raad van commissarissen geadviseerd door de risicocommissie van de raad van commissarissen. De RvC houdt toezicht op het door de Directie gevoerde risicobeleid (artikel Reglement RvC). De organisatie van het risicobeheer met betrekking tot de Risk Appetite (risicobereidheid) van Kempen (als onderdeel van de Van Lanschot groep) is vastgelegd in een Risk Appetite report. De RvC wordt in het toezicht op het gebied van risicomanagement geadviseerd door de Risicocommissie van de RvC. De Risicocommissie bereidt de besluitvorming in de RvC over de risicobereidheid en het feitelijke risicoprofiel van Van Lanschot voor en toetst periodiek op strategisch niveau of de bedrijfsactiviteiten in algemene zin passen binnen de risicobereidheid van Kempen (als onderdeel van de Van Lanschot groep). De uitkomsten van deze toetsing worden voorgelegd aan de RvC. Daarnaast toetst de Risicocommissie belangrijkste beleidswijzigingen op het gebied van de risico s die verbonden zijn aan de ondernemingsactiviteiten, voordat dergelijke wijzigingen aan de RvC worden voorgelegd. De Risk Appetite van Kempen (als onderdeel van de Van Lanschot groep) voor 2016 is besproken en goedgekeurd in de vergadering van de RvC die in december 2015 plaatsvond. Er waren in 2015 geen tussentijdse materiële wijzigingen in de risicobereidheid of het risicoprofiel. Tijdens de vergadering van de RvC die in december plaatsvond is het kapitaal- en fundingplan toegelicht en goedgekeurd. Zowel de Risk Appetite Statement 2016 als het Kapitaal- en Fundingplan zijn eerst besproken in de Risicocommissie. Het (toenmalige) Audit, Risk & Compliance Committee en later de Risicocommissie heeft in 2015 iedere vergadering het risicoprofiel van Kempen op basis van het Risk Appetite report waarin zowel de financiële als niet-financiële risico's zijn opgenomen besproken. Daarover is door de voorzitter van de Risicocommissie gerapporteerd aan de RvC. Pagina 17

18 Audit De raad van bestuur van een bank draagt zorg voor systematische controle op de beheersing van de risico s die met de bedrijfsactiviteiten van de bank samenhangen. De risk governance structuur bij Kempen is ingericht volgens het three lines of defenseprincipe. Dit houdt in dat de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het beheersen van de risico s bij de business ligt (1 e lijn). De afdelingen Risk management, Compliance en Financial Control fungeren als 2 de lijn en zijn verantwoordelijk voor het risicobeleid en het toezicht op de beheersing van de risico s. De afdeling Internal Audit is verantwoordelijk voor de onafhankelijke toetsing van de beheersing van de risico s (3 e lijn). Daartoe is binnen een bank een onafhankelijk gepositioneerde interne auditfunctie werkzaam. Het hoofd van die auditfunctie rapporteert aan de voorzitter van de raad van bestuur. Hij heeft ook een directe rapportagelijn naar de voorzitter van de auditcommissie van de raad van commissarissen. De afdeling Internal Audit stelt jaarlijks op basis van een organisatiebrede risicoanalyse een auditplan (opgenomen in het jaarplan van Group Audit) op. Dit auditplan wordt afgestemd met het (lijn)management van de verschillende business units en ter goedkeuring voorgelegd aan de Directie en aan de Audit- en Compliancecommissie. In de kwartaalrapportage aan de Directie en de Audit- en Compliancecommissie rapporteert de afdeling Internal Audit (als onderdeel van Group Audit) over de realisatie van het auditplan en de uitkomsten van de uitgevoerde audits. In het kwartaalrapport over het vierde kwartaal rapporteert de auditfunctie ook over de kwaliteit en de effectiviteit van de governance, het risicobeheer en de beheersprocessen van Kempen. Daarnaast worden de auditrapporten verstrekt aan de leden van de Directie. De Directie dient te zorgen voor de systematische controle op de beheersing van de risico's die met de (bedrijfs)activiteiten van de bank samenhangen (artikel 7.7 Reglement Directie). Kempen heeft een onafhankelijk gepositioneerde interne auditfunctie. Dit is formeel vastgelegd in het Audit Charter van Kempen en in het reglement van de Audit- en Compliancecommissie van de RvC. Ook in het Reglement van de Directie is bepaald dat de interne auditfunctie onafhankelijk functioneert (artikel 7.7 Reglement Directie). Begin 2015 is besloten om de controlefuncties Risk Management, Internal Audit en Compliance van Kempen voortaan onder de hiërarchische aansturing van de controlefuncties van Van Lanschot te laten vallen. Het hoofd van de afdeling Internal Audit Kempen rapporteert aan de Directeur Group Audit van Van Lanschot en heeft een Pagina 18

19 functionele rapportagelijn naar de voorzitter van de Directie Kempen (artikel 7.7 Reglement Directie). De Directeur Group Audit rapporteert aan de voorzitter van de RvB Van Lanschot. Hij heeft ook een directe rapportagelijn naar de voorzitter van de Audit- en Compliancecommissie. De directeur Group Audit heeft regelmatig contact met de leden van de Directie/Executive Board en de voorzitter van de Audit- en Compliancecommissie. De directeur Group Audit heeft geregeld bilateraal overleg gevoerd met de voorzitter van de RvB Van Lanschot en met de Chief Financial Officer van Kempen en Van Lanschot. Met de voorzitter van de Audit- en Compliancecommissie is in 2015 drie keer overlegd. Tussen de interne auditfunctie, de externe accountant en de auditcommissie van de RvC vindt periodiek informatieuitwisseling plaatst. Het Reglement van de Audit- en Compliancecommissie van de RvC bepaalt (artikel 3.8) dat tussen de Audit- en Compliancecommissie, de afdeling Internal Audit en de externe accountant periodieke informatie-uitwisseling plaatsvindt. Voorts bepaalt dit Reglement (artikel 3.8) dat in het kader van deze informatie-uitwisseling ook de risicoanalyse en het auditplan van de interne auditfunctie en van de externe accountant onderwerp van overleg is. In de reguliere vergaderingen van de Audit- en Compliancecommissie vindt periodieke informatie-uitwisseling plaats tussen de afdeling Group Audit, de externe accountant en de Audit- en Compliancecommissie. De risicoanalyse en het jaarplan van Internal Audit Kempen (opgenomen in het jaarplan van Group Audit) en het auditplan van de externe accountant worden jaarlijks besproken in de Audit- en Compliancecommissie. Het auditplan 2015 van de externe accountant is in augustus 2015 besproken in de vergadering van de Audit- en Compliancecommissie van de RvC. In 2015 hebben twee vergaderingen van de (later in het jaar opgesplitste) Audit, Risk & Compliance Committee plaatsgevonden en één vergadering van de Audit- en Compliancecommissie. In deze vergaderingen heeft informatie- uitwisseling plaatsgevonden tussen de Audit- en Compliancecommissie, Group Audit en de externe accountant. Pagina 19