Jaarverslagen voor de algemene leden vergadering 2016 De onderstaande jaarverslagen hebben betrekking op het jaar 2015.

Transcriptie

1 Jaarverslagen voor de algemene leden vergadering 2016 De onderstaande jaarverslagen hebben betrekking op het jaar Jaarverslag Sintelpraatje 2015 Het clubblad komt als hardcopy en softcopy beschikbaar. Door de beschikbaarheid van de softcopy is de oplage van de hardcopybeperkt tot 115 stuks. Vaste schrijvers zijn Truus en Kevin Joosten voor het Pupillenpraatje en Gerard Joosten voor het verslag.antoine zorgt ook nog regelmatig voor copy, maar helaas blijft het daar eigenlijk wel bij. In 2015 is het Sintelpraatje 5x verschenen. De december-januari uitgave is geannuleerd bij gebrek aan copy. In onderstaande tabel staan per uitgave het aantal pagina s algemene en bestuurszaken (zoals trainingstijden en contactgegevens), stukjes van leden over activiteiten en advertenties. Uitgave Pagina s Pagina s bestuur/algemeen Pagina s stukjes Pagina s advertenties Februari-Maart April-Mei Juni-Juli-Augustus September- Oktober November December- Januari Niet verschenen totaal Minder dan 50% van het Sintelpraatje wordt gevuld met stukjes over activiteiten; clubbinding. Dat is toch verschrikkelijk weinig. Gelukkig wordt de facebook pagina goed bijgehouden. De nieuwe website ziet er ook mooi uit. Evenals de nieuwsbrief. Wellicht het overwegen waard om in het jaar waarin wij als club 50 jaar bestaan vaarwel te zeggen tegen het Sintelpraatje als (twee of drie) maandelijkse uitgave wordt in ieder geval het laatste jaar waarin ik het Sintelpraatje ga verzorgen. Na 109 Sintelpraatjes (9 in 2003, 10 in 2004, 10 in 2005, 10 in 2006, 10 in 2007, 10 in 2008, 10 in 2009, 6 in 2010, 6 in 2011, 6 in 2012, 6 in 2013, 6 in 2014, 5 in 2015, 5? In 2016) stop ik er mee. Derk-Jan Elshout Redactie Sintelpraatje

2 Jaarverslag materiaalcommissie 2015 De materiaalcommissie bestond dit jaar uit Antoine Span en Piet Span, aangevuld met vrijwilligers die we steeds meehielpen als dat nodig was (waar we uiteraard heel blij mee zijn). De materiaalcommissie was dit jaar echt voor het materiaal. We hebben gezorgd dat het materiaal voor de leden in goede staat was zodat er mee getraind kon worden en wedstrijden mee georganiseerd konden worden. Daarvoor is onderhoud gepleegd, zijn er nieuwe materialen aangeschaft en is er uitleg gegeven hoe de materialen gebruikt moeten worden. Ook hebben we steeds samen met de WOTC de wedstrijden op het gebied van materiaal voorbereid en uitgevoerd. Verder hebben we het bestuur geadviseerd met betrekking tot de gebruikersovereenkomst met het Mollercollege/Walewic mavo. Tijdens de keuring van de baan waren we twee maal aanwezig en hebben we gezorgd dat datgene wat wij als vereniging kunnen doen in orde was. Het komende jaar gaan we de materialen weer eens tellen en oude materialen vervangen. Verder zullen we wat kogelslingerspullen aan moeten schaffen omdat de Atletiek Unie in al haar wijsheid dit onderdeel heeft opgenomen in de meeste competities. Jaarverslag jeugdcommissie 2015 De jeugdcommissie is dit jaar een volledig nieuw leven in geblazen. We zijn gestart met een grotere groep waarin bijna alle categorieën zijn vertegenwoordig. We zijn begonnen met een succesvolle sponsorloop en hebben daarnaast een geschenk gekregen van het klokkenfonds. Zou hadden we een mooie start om vele activiteiten te organiseren voor de jeugd. We hebben dan ook weer hele mooie en leuke activiteiten georganiseerd. De sponsorloop was onze eerste activiteit waarbij we een mooi bedrag hebben opgehaald van ruim 800,-. Echt super alles is bij elkaar gelopen door de atleten zelf! Helaas hebben we de georganiseerde vossenjacht door te weinig hulp moeten afzeggen en hebben we de laatste training allerlei spelletjes gedaan. Hopelijk kan die dit jaar wel door gaan met veel hulp van jeugdleden en ouders! Daarnaast heeft Sinterklaas ons ook dit jaar weer een bezoekje gebracht met 2 pieten. En had voor alle atleten (tot de D-junioren) een cadeautje meegebracht. De junioren hebben een leuk spel gedaan en samen gegeten. Daarnaast hebben we op de valreep nog een succesvolle oliebollentraining georganiseerd. De grote opkomst en de gezelligheid hebben ons doen besluiten om deze activiteit volgend jaar weer te organiseren. Voor het nieuwe jaar willen we weer mooie en leuke actitviteiten organiseren. We gaan meer activiteiten organiseren. Hopelijk kunnen we op veel animo rekenen en daarnaast ook op veel hulp van ouders en oudere jeugdleden. Gina de Graaf Voorzitster jeugdcommissie Jaarverslag secretariaat 2015 Het bestuur bestond het grootste deel van het jaar uit 4 personen, vanaf 4 e kwartaal van het jaar uit vijf personen. Hein Beeks heeft zich als nieuw bestuurslid aangemeld en zal als eerste taak de

3 coördinator rol invullen tussen WOTC en bestuur. Een verdere takenverdeling binnen het bestuur wordt nog uitgewerkt. Er is nog geen voorzitter. Erwin van der Lee neemt deze taken waar, tot het moment dat zich een nieuwe voorzitter aandient. Erwin van der Lee is vice voorzitter, is contactpersoon naar de jeugdcommissie en Regio 13 en verzorgt verder de notulen. Roelant Oort is secretaris en contactpersoon voor het Sintelpraatje en voor de schoonmaak clubgebouw. (SFA). Tevens zal hij zorgen voor keukenbezetting tijdens wedstrijden. Ruud van Raak is penningmeester en coördineert de contacten met de Gemeente(financiën) en heeft de Oud Papier Actie (OPA) als aandachtspunt. Antoine Span is algemeen bestuurslid en verzorgt alle contacten met de Gemeente m.u.v. financiële zaken en is de vrijwilligerscoördinator. Het bestuur had in 2015 in principe de 2 e dinsdag van de maand vanaf 20.00uur de vaste vergaderavond. Er wordt gewerkt met een min of meer vaste agenda waar punten aan toe worden gevoegd. Vaste punten zijn: actielijst, postbehandeling, financiën, WO/TC, accommodatie/clubgebouw en beleidsplan. De vergaderdata staan vermeld op de website. Wij kwamen in het jaar 2015 zeven maal in vergadering bijeen. Het 1 e half uur van iedere vergadering hebben leden de gelegenheid binnen te lopen om over diverse zaken met het bestuur te praten. Er wordt incidenteel gebruik van gemaakt. In 2015 zijn er 2 commissievergaderingen geweest. Op 11 maart 2015 werd de Algemene Leden Vergadering gehouden. Volgens de presentielijst waren 34 mensen aanwezig. Contact met de WOTC: Eind 2015 hebben we besloten om 1 of 2 keer per jaar een vergadering te houden met het bestuur en WOTC. Dit zal begin 2016 plaatsvinden voor de eerste keer. Het afgelopen jaar hebben we over en weer elkaars vergaderingen regelmatig bijgewoond. Het tijdig en volledig uitwisselen van elkaars notulen blijft onontbeerlijk. Middels het beleidsplan trachten we de overlap en blinde vlekken zo goed en zo kwaad mogelijk te tackelen. Hein Beeks is nu de coördinator tussen WOTC en bestuur en woont alle vergaderingen bij. Overige overlegvormen en contacten: - Voorzittersoverleg Regio 13. De vice voorzitter bezocht alle vergaderingen. Daar komen allerlei zaken aan bod die regio 13 aangaan. Zoals ook de zorgen over het effect van professionalisering binnen de atletiek en de aanschaf van een gezamenlijke ET, regionale samenwerkingsverbanden en bondszaken. - Contact met de gemeente Waalwijk: Antoine Span heeft regelmatig contact met Thijs van Zandwijk en Mark Montens. (Sportbedrijf). Verder de reguliere contacten ivm gebouwbeheer en baanonderhoud en huurprijs. - KMHC: Er is 2015 informeel overleg geweest tussen de penningmeester ACW en voorzitter KMHC. - Dr. Mollercollege: Er heeft een formeel overleg in 2015 plaatsgevonden met betrekking tot het intensievere gebruik van materialen. Er is een gebruikersovereenkomst opgesteld en ondertekend. - Maresia: Informeel overleg geweest in De verstandhouding is prima, en ook in 2016 zullen ze gebruik blijven maken van de baan. Plannen voor 2016: - Verder ontwikkeling van onze website; - Handhaven van de vrije inloop het 1 e half uur van iedere bestuursvergadering;

4 - Commissie vergadering 2x per jaar. (Met daarbij de wens dat alle leden van deze vergadering ook op de ALV aanwezig zijn.) - Werven van een voorzitter / vrijwilligers; - Organiseren van een vrijwilligersavond, Nieuwjaarsborrel, Jubileumactiviteiten - Renovatie van de baan - Evt. verbouwing van het clubgebouw - Realiseren actiepunten beleidsplan Selectie van onderwerpen die ter sprake kwamen tijdens bestuursvergaderingen Naast de vaste agenda onderdelen: (niet in volgorde van belangrijkheid) - Aanvragen van diverse subsidies (jeugdleden, Ecotax, wedstrijden etc.) - Beleidsplan w.o. Vrijwilligersbeleid - Het uitlenen en verhuren van materialen - Verklaring Omtrent Gedrag - Plannen en invulling geven aan evenementen(jubileum, vrijwilligersavond en Nieuwjaarsborrel) - Het realiseren van extra geluidshoorn lichtmast start 100m - Het realiseren van silhouetten op het clubgebouw - Aanschaf van nieuwe terrasstoelen - De evt. aanschaf van een gezamenlijke ET - Goedkeuring protocol incidenten gedragscode Roelant Oort, secretaris Jaarverslag Wedstrijd Organisatie en Technische Commissie 2015 De WOTC houdt zich bezig met de organisatie van wedstrijden, het trainerskorps ondersteunen en de diverse belangen van de trainers behartigen. In 2015 vonden een aantal wijzigingen plaats in de invulling van de WOTC. Machiel Voorzee gaf begin 2015 aan zich te willen focussen op het jubileum van de vereniging in 2016 en het voorzitterschap niet langer te willen dragen; Yves Vos nam het voorzitterschap over per april 2015 na 2 jaar als lid binnen de Wotc te hebben meegelopen; Peter Monsieurs is per januari 2015 lid van de Wotc en behartigt de belangen van de vereniging in de regio en bij de Atletiekunie; Hans Mook is per maart 2015 lid van de Wotc en is contactpersoon namens de Wotc bij de Gemeente Waalwijk, voorbeeld hiervan is deelname aan de Werkgroep Sport, en tevens bij het overleg inzake de renovatie van de atletiekbaan; Kortom een aantal wijzigingen waarbij een stevige kern intact is gebleven met: Dorine van der Mast, zij is in staat om enerverende vergaderingen helder samen te vatten met duidelijke actiepunten voor eenieder, tevens de wedstrijdsecretaris; Maaike London, zij is verantwoordelijk voor de draaiboeken en het updaten hiervan naar aanleiding van de evaluatie na iedere wedstrijd.

5 Eddy Stadwijk, trainerscoördinator en initiator van het beleidsplan binnen de vereniging. Kevin Joosten, (Juco) welke het iedere keer weer voor elkaar krijgt om voldoende vrijwilligers op de been te krijgen. Soms met kunst en vliegwerk, maar toch. Verder sloten bij de vergadering aan: Kees Disseldorp, wedstrijdleider bij de Lido Cross en avondwedstrijd. Tevens cursusleider bij de jurycursus afgelopen najaar; Diverse bestuursleden ten behoeve van een effectievere communicatie en realisatieslag binnen de vereniging. Voor 2016 is Hein Beeks namens het bestuur vast aanwezig bij overleggen van de WOTC; Aandachtsgebieden in 2015: Trainerskorps Meer en meer komt de nadruk te liggen op het stimuleren van het volgen van scholing van onze trainers. Beleid is er dan ook op gericht om scholing onder de trainers te stimuleren, tevens sfeer en enthousiasme binnen een groep te stimuleren en deelname aan wedstrijden van de atleten te stimuleren. Nieuwigheidje afgelopen jaar zijn de persoonlijke evaluatie gesprekken geweest met de trainers. De WOTC gaat de uitkomsten evalueren en hierop in 2016 waar nodig op reageren. 31 december 2015 vormde voor Inge Beumer de laatste trainingsdag. Helaas nam zij na veler jaren afscheid als trainster bij de vereniging. Gelukkig mochten we ook een aantal nieuwe gezichten verwelkomen in Karin van Dillen - Lotte van der Schans - Lars van der Schans - Kyra van Eekelen - Sjors van Bannisseth.. Trainerscoördinator Eddy Stadwijk heeft in overleg gekeken naar de beste samenstelling van de trainers voor de diverse groepen rekening houdend met de gewenste leercurve van de atleten en passend in het beleidsplan van de vereniging. Het beleidsplan voorziet in deelname aan de landelijke competitie door alle categorieën. In 2015 zijn we inderdaad vertegenwoordigd geweest van pupil tot en met senior. Op dat punt is het beleidsdoel gehaald. Echter de samenstelling van ons trainerscorps was niet ideaal. Met name vanaf de junioren-c tot en met de senioren was de bezetting ondermaats. Maar liefst vier leeftijdscategorieën (vanaf 14 jaar tot en met 20+) moeten samen trainen vanwege een tekort aan gekwalificeerde trainers. Gelukkig kwam er eind 2015 zicht op een positieve verandering in de vorm van jeugdige ex-atleten die bereid zijn opgeleid te willen worden tot zelfstandige trainer.

6 Een ander speerpunt in het beleidsplan is de wedstrijddeelname en het stimuleren hiervan door trainers. Met name door ouders werd de technische commissie er op gewezen dat dit niet echt van harte gaat hetgeen duidelijk blijkt uit de afwezigheid van begeleiding door trainers. Een helder trainersbeleid kan hier wellicht wijziging in brengen. De ontwikkeling van de atleten gaat niet geheel volgens de richtlijnen van het Jeugdbeleidsplan, maar desondanks wordt er vooral regionaal goed gepresteerd. Er is dus potentie! De diversiteit aan loopgroepen moet nog eens helder in beeld worden gebracht en vooral de cohesie tussen de groepen zal versterkt dienen te worden om het voor potentiële leden gemakkelijker te maken een keuze te bepalen. Jurycorps: De afgelopen jaren bemerken we een terugloop in het aantal juryleden. Enerzijds komt dit door vergrijzing van het jurykorps, maar ook door steeds minder aanmeldingen van nieuwe juryleden. Voor de meeste wedstrijden die wij organiseren hebben we minimaal 25 juryleden nodig. Ondanks een jurycorps van 45 juryleden is het toch lastig om iedere wedstrijd voldoende juryleden te vinden. Het afgelopen jaar hebben gelukkig regelmatig ouders (van met name pupillen) taken van juryleden kunnen vervullen. Daar zijn we erg blij mee. Het invullen van jurytaken door niet-juryleden is noodzakelijk geworden om wedstrijden te kunnen organiseren, maar is wat ons betreft geen gewenste ontwikkeling. Nieuwe juryleden zijn dan ook meer dan gewenst. Is het dan alleen maar kommer en kwel? Nee, zeker niet. Afgelopen jaar hebben we samen met DAK Drunen een jurycursus kunnen organiseren. Kees Disseldorp wist hierbij als nieuwe docent vier nieuwe juryleden voor ACW 66 op te leiden. Wedstrijden: Ook in 2015 organiseerde de Wotc weer een divers aantal wedstrijden. In 2015 organiseerden we voor het eerst een Athletics Champs wedstrijd, dit was gelijk ook de finale wedstrijd. Dit betreft een wedstrijd nieuwe stijl voor pupillen waar plezier en veel doen in een korte tijd centraal staan. Circa 150 kinderen mochten op de accommodatie een veelvoud aan onderdelen doorlopen. Zeer enthousiaste reacties van kinderen en ouders na een succesvolle eerste keer. Voor het eerst wist de Wotc een hoofdsponsor te strikken voor de Lido Cross. Afgelopen en komend jaar heet de Cross de Lido Cross powered bij Runnersworld Tilburg. Aan de start stond een zeer sterk en uitgebreid seniorenveld. Record aantal deelnemers is gerealiseerd in 2012 met 547 deelnemers. Voor volgend jaar is de vereniging opnieuw uitgekozen om het Brabants Kampioenschap Cross te organiseren. Tijdens de Open Pupillenwedstrijd van begin April begroetten we 199 atleten. Dit zorgde voor een minpuntje in het afgelopen jaar omdat het tijdschema ruimschoots werd overschreden. Dankzij een fantastisch zonnetje hadden weinig pupillen daar problemen mee, maar vooral wel ouders. De avondwedstrijd is voor de vereniging een zorgenkindje. Voor 58 atleten moet toch Elektronische Tijdwaarneming, een volledig jurycorps en een kantinebezetting op de been worden gebracht. Mede dankzij een ongelukkige datum een nog lager deelnemersaantal dan

7 de afgelopen jaren, echter is de tendens duidelijk. Wellicht een heroverweging in het programma voor dit jaar. Wedstrijd Clubcross Indoorwedstrijd Open Pupillenwedstrijd Athletic Champs wedstrijd 150 Avondwedstrijd Clubkampioenschappen Lido Cross Totaal Voor 2016 staan de volgende data met bijbehorende wedstrijden al gereserveerd: Indoor : 6 maart 2016 Competitie wedstrijd senioren 1e wedstrijd datum 24 april 2016 Avondwedstrijd woensdagavond 8 juni 2016 Athletic Champs wedstrijd 28 mei Clubkampioenschappen/reunie wedstrijd 24 september 2016 Lidocross / Brabants Kampioenschap Cross 18 december 2016 Tevens bestaat Acw volgend jaar 50 jaar. Voor 2016 zal de Wotc daarnaast diverse initiatieven vanuit de jubileumcommissie ondersteunen. Yves Vos - Voorzitter Dorine van der Mast - Wedstrijdsecretaris Kevin Joosten - Juco Eddy Stadwijk - Trainers Coordinator Peter Monsieurs - - Lid Hans Mook - Lid Machiel Voorzee - Lid Maaike London - Lid

8 Jaarverslag Oud Papier Actie was qua personele bezetting een goed jaar. Wederom waren er iedere derde zaterdag van de maand een viertal heren gereed om het oud papier op te halen. Slechts een enkele keer was er iemand ziek, waarbij goed voor vervanging gezorgd is! In de tweede helft van het jaar bleek echter het aantal personen dat ik in kan zetten voor het oud papier sterk gedaald. Dit voornamelijk door een groot aantal opzeggingen van mannen 18+. Dit is dan ook een belangrijk insteekpunt voor komend jaar en zal zich uiten in het feit dat ik vaker beroep op de leden zal moeten doen. Afgelopen jaar heeft de BAT het oud papier opgehaald, wat steeds beter is gegaan. Echter hun contract met de gemeente is opgehouden, waardoor vanaf januari 2016 de firma Koenen uit Kaatsheuvel het ophalen van oud papier in de gemeente Waalwijk voor zijn rekening neemt. In deze partij hebben we prima vertrouwen, dus komend jaar zal goed komen. Gezien de BAT geen cijfers beschikbaar stelt, behalve in de rekening aan de penningmeesters, geef ik hier geen overzicht. Echter met in het achterhoofd houdende de tijden waarop onze papierophalers klaar zijn, kan het niet anders dan dat het aantal opgehaalde kilo's weer gedaald is. Financiële zorgen voor de toekomst, maar een tendens waar we helaas geen invloed op hebben. Pleun van Dinter Coordinator OPA Jaarverslag SFA (schoon en fris actie) 2015 De SFA is in 2012 goed van de grond gekomen. Daarvoor werd er ook wel gepoetst in de kantine maar niet met enige regelmaat. Eind 2011 is er een schoonmaak schema gemaakt, zijn er schoonmaakspullen gekocht en zijn er vrijwilligers gezocht. In januari 2012 is een start gemaakt. Elke maand staan er 3 (meestal) vrouwen de 1 e en de bovenste verdieping schoon te maken. In sommige gevallen staan ze met 4 personen, maar dan worden klussen gedaan die wat tijdrovender zijn zoals bv ramen wassen of koelkasten schoonmaken. De beneden verdieping, kleedkamers, toiletten en hal, worden 2 á 3x per week door Piet Koot schoongemaakt.afgelopen jaar heb ik een oproep gedaan aan het bestuur voor meer vrijwilligers. Dit is pas aan het eind van het jaar gaan lopen. In de tussentijd heeft iedereen de schouders eronder gezet en met een kleinere bezetting toch al het werk gedaan. Mijn grote dankt hiervoor. Aantal poetsers 2015: Basisgroep 16 personen LAGgroep 12 personen Jeugd 5 personen Totaal 33 personen 6 plekken bleven onbezet. Inmiddels hebben er zich weer vrijwilligers aangemeld. Dit is een goed teken voor 2016! Annika Korporaal

9 Jaarverslag Ledenadministratie 2015 Onderstaand weer een overzicht van het verloop van het ledenaantal in De aansluiting met 2014 bij de speedy s, pupillen en junioren klopt niet met Dit komt door de overgang van speedy s naar pupillen, pupillen naar junioren en junioren naar de senioren masters. Het totaal aantal leden is in 2015 gestegen met 9 nieuwe aanmeldingen. We hebben nu ook1 nieuwe categorieën aangemaakt t.w. LOL. De totalen van de kolommen aanmeldingen en afmeldingen zijn niet bij elkaar opgeteld, omdat er diverse verschuivingen binnen de categorieën hebben plaatsgevonden. Categorie Aanmelding 2015 Afmelding 2015 Totaal 2015 Speedy s G-Atleten Pupillen Junioren Instroom Jeugdloopgroep LAG Instroomgroep Senioren Basisgroep Senioren/Masters NordicWalking DFG Overig (kader, Ereleden, jury) LOL 2 Totaal