Communicatieplan Integrale Accommodatieplannen

Transcriptie

1 - CONCEPT - Communicatieplan Integrale Accommodatieplannen Samengesteld door: Diana Pardijs Ella-Marie van Vijfeijken Communicatieadviseur Communicatieadviseur In overleg met: Jan Snelders Suzanne de Laat Projectleider IAP s Assistent-projectleider IAP s Oirschot, oktober 2008 Dit is een uitgave van de gemeente Oirschot Deken Frankenstraat 3, 5688 AK Oirschot Postbus 11, 5688 ZG Oirschot Telefoon (0499) Fax (0499) info@oirschot.nl Internet

2 Inhoudsopgave Inleiding 1. Doelstelling, Doelgroepen en strategie 2. Communicatiemiddelen 3. Taakverdeling in de communicatie 4. Planning en communicatiemomenten

3 Inleiding De uitwerking van de Integrale Accommodatie Plannen (IAP) is in volle gang. Het overkoepelende project IAP s bestaat uit een aantal deelprojecten. Dit zijn Korenbloem (Oirschot-kern), Paulusschool/Korein (Oirschot-kern), school en gymzaal De Halm (Oirschot-kern) en een Multifunctionele accommodatie in Spoordonk. Doel is om te komen tot accommodaties die voldoen aan de behoefte aan capaciteit en voorzieningen voor de betrokken organisaties, op een zo efficiënt mogelijke manier. Dit communicatieplan is een uitwerking van het Plan van aanpak voor het overkoepelende project IAP s en beschrijft de globale aanpak van communicatie rond de IAP s. Voor de deelprojecten stellen we aparte communicatieplannen op, toegespitst op de verschillende projecten.

4 1. Situatieschets In Spoordonk groeit gemeenschapshuis Den Deel uit haar voegen. Daarnaast heeft de St. Josefschool te maken met teruglopende leerlingenaantallen. Deze twee gegevens hebben geleid tot het plan om in Spoordonk een nieuw gebouw neer te zetten waarin school, gemeenschapshuis en gymzaal worden ondergebracht. Er is al geruime tijd gepraat over de invulling en plaats van de MFA, maar er heeft nog geen besluitvorming over plaatsgevonden. Ook is de MFA ter sprake gekomen bij het traject rond een Integraal DorpsontwikkelingsPlan (IDOP). Tijdens dat traject heeft een groep enthousiaste, betrokken inwoners zich verenigd tot het Dorpscafé Spoordonk. Deze club kan heel goed gesprekspartner/klankbord zijn voor het IAP-project. Sterker: Dorpscafé heeft veel draagvlak onder de bevolking en hen overslaan als gesprekspartner zou een averechts effect hebben. In Oirschot staan 3 projecten op stapel: Paulusschool/Korein: De Paulusschool heeft ruimte over. Korein zoekt een lokatie voor haar activiteiten op het gebied van peuterspeelzaalwerk en kinderopvang. De oplossing wordt gezocht in verbouwing van de Paulusschool, zodanig dat er naast basisonderwijs ook kinderopvang, buitenschoolse opvang en de peuterspeelzaal een plek krijgen. De verbouwing betekent dat de leerlingen van de school tijdelijk elders gehuisvest worden. Korenbloem: De Korenbloem wordt verbouwd zodat ook kinderopvang en naschoolse opvang er een plek krijgen. Ook hier moeten leerlingen tijdelijk gehuisvest worden. De Halm: De gymzaal is aan (groot) onderhoud toe. Daarmee kunnen ook wensen van gebruikers meegenomen worden, uiteraard tot een bepaalde hoogte.

5 2. Doelgroepen, doelstelling en strategie Doelgroepen Het overkoepelende project IAP s bestaat uit een aantal deelprojecten en een bijbehorende projectstructuur. Gemeente Oirschot Stuurgroep - Portefeuillehouder Maatschappelijke ontwikkeling - Portefeuillehouder Ruimtelijke ontwikkeling - Afdelingshoofd Maatschappij - Directeur WBO - Projectleider IAP WBO Projectgroep - Projectleider IAP - Projectleiders afzonderlijke locaties Werkgroep De Halm - Pl. De Halm - Beleidsmedewerker - Externe partijen Werkgroep Korenbloem - Pl. Korenbloem - Beleidsmedewerker - RBOB - Externe partijen WerkgroepPaulus-school /Korein -Pl. Paulusschool -Beleidsmedewerker -SKOBOS, Korein & Dir.Paulusschool Werkgroep mfa Spoordonk - Pl. Spoordonk - Beleidsmedewerker - Dir.St Jozefschool, - Den Deel, SKOBOS, De communicatie tussen de werkgroepen, projectgroep en stuurgroep beschouwen we als lijncommunicatie, waar we slechts kort op in zullen gaan. Aangezien wethouders Ted van de Loo en Raf Daenen zitting hebben in de stuurgroep, is het logisch dat zij hun twee collega s uit het college regelmatig bijpraten. Dit hoeft niet geformaliseerd te worden. Hetzelfde geldt voor de communicatie richting managementteam. Het afdelingshoofd Maatschappij zal daar de terugkoppeling doen, indien nodig. Bovendien is het projectbureau Wel van belang is de communicatie richting gemeenteraad. Op gezette tijden zal zij op de hoogte moeten worden gesteld van de ontwikkelingen. Dat gebeurt via een tweemaandelijkse raadsinformatiebrief. Mocht er tussendoor van één van de projecten de noodzaak ontstaan de raad te informeren dan gebeurt dat tussendoor.

6

7 Andere doelgroepen van dit communicatieplan zijn externe: De pers De inwoners van de kernen Oirschot en Spoordonk Voor Oirschot: o De schoolbesturen (SKOBOS, RBOB), schooldirecties, de kinderen en ouders van de scholen en de kinderopvang o De gebruikers van De Halm De toekomstige gebruikers van de accommodatie in Spoordonk o Den Deel, bestuur en directie St. Josefschool, Boterbloem o Verenigingen o Dorpscaf o Verenigingen o Dorpscafé Doelstelling Externe communicatie moet zorgen voor het tijdig en volledig verstrekken van informatie over de IAP s aan de verschillende doelgroepen. Voor veel ontwikkelingen en besluiten is het goed om via communicatie draagvlak te creëren. De externe communicatie heeft hierdoor vooral een informerende rol. - College van burgemeester en wethouders: Het college van b&w is optimaal geïnformeerd over de stand van zaken IAP s. (verder uitwerken, in hoeverre is het college betrokken, afstemmen met projectleider) - Managementteam: Het managementteam is op hoofdlijnen betrokken bij de voortgang van het project. Zij moeten weten hoeveel formatie er uit de organisatie nodig is om het project tot een succes te brengen. (verder uitwerken: in hoeverre is het MT betrokken, afstemmen met projectleider). - Gemeenteraad: De gemeenteraad is op hoofdlijnen op de hoogte van de voortgang van het project. (evt. ook verder uitwerken: in hoeverre de raad informeren, betrekken, afstemmen met projectleider.) - Inwoners kern Oirschot en kern Spoordonk: De inwoners van de beide kernen zijn optimaal geïnformeerd over de IAP s. De inwoners voelen zich betrokken bij de realisatie van de IAP s. Het draagvlak is groot en de plannen in het kader van de IAP s worden als positief en belangrijk ervaren. De inwoners zetten zich actief in voor het welslagen van de IAP s. (evt. ook verder beschrijven, afstemmen met de projectleider). - Pers: de pers volgt het project op hoofdlijnen. Wanneer en belangrijke mijlpalen zijn behaald informeren we de pers tijdig (evt. verder afstemmen met projectleider in hoeverre we de pers betrekken).

8 Strategie Gezien de bestuurlijke belangstelling voor dit project, is het van belang dat maatwerk leveren in de communicatie. We stemmen de communicatie steeds af op moment, boodschap, doelgroep enz. Toch is er een aantal uitgangspunten te formuleren die als rode draad door het proces lopen: - Onze informatievoorziening is tijdig, volledig en regelmatig. - We zijn open en transparant. - Direct betrokkenen krijgen informatie uit eerste hand. - We zorgen dat informatie toegankelijk is. Het opstellen van de verschillende projecten (samengevoegd tot een masterplan) gebeurt in overleg met de betrokken gebruikers (schoolbesturen, opvangorganisaties, uitbater van Den Deel). Communicatie met bijvoorbeeld inwoners of de pers is daarbij minder aan de orde. Uiteraard zijn momenten van het afsluiten van een covenant of een samenwerkingsovereenkomst in de plan-fase wel prima momenten om aandacht te vragen voor het project. In IAP Oirschot gaat het om accommodaties die voor een speciale doelgroep gebouwd worden. Deze doelgroep is vertegenwoordigd binnen de projectorganisatie. De scholen en kinderopvangorganisatie in kwestie zijn zelf leidend in de communicatie richting ouders en leerlingen. We trekken daarbij wel samen op om bijvoorbeeld mijlpaalmomenten samen te communiceren. In Spoordonk gaat het om een multifunctionele accommodatie, iets waar de hele bevolking gebruik van zal/kan maken. Ook zal het gebouw beeldbepalend zijn in Spoordonk. Daarom wordt de bevolking er wat nauwer bij betrokken en vind er op meerdere momenten consultatie plaats. Belangengroep Dorpscafé zal daarbij worden ingezet als intermediair. Om de MFA echt iets van Spoordonk te maken worden inwoners goed geïnformeerd en waar mogelijk betrokken. Daarbij wordt goed afgestemd met het IDOP dat in Spoordonk loopt en waar de MFA ook onderwerp van gesprek is geweest. Strategie per fase: Programma van eisen en wensen: informerend/consulterend Partners communiceren naar hun eigen achterban. Eventueel trekken scholen en gemeente samen op om het uiteindelijke programma van wensen te communiceren richting ouders. In Spoordonk wordt het programma van wensen voorgelegd aan Dorpscafé, ter consultatie. Daar waar afspraken gemaakt worden voor tijdelijke huisvesting communiceren we dat duidelijk richting gebruikers. Uiteraard in samenwerking met onze partners. Projectplan: informerend Het projectplan wordt samen met de partners opgesteld. Als de plannen klaar zijn kan, via de pers, gecommuniceerd worden over de start en verwachte einde werkzaamheden.

9 Ontwerp: consulterend In de ontwerpfase is het belangrijk de toekomstige gebruikers te betrekken. Wat betreft de Oirschotse projecten is het aan de partners te bepalen hoe ver men daar in wil gaan. Wat betreft Spoordonk laten we inwoners wellicht meebeslissen over het uiteindelijke ontwerp. Na een voorselectie worden 2 of 3 ontwerpen gepresenteerd, waar de bevolking een voorkeur over kan uitspreken. Realisatie: informerend Tijdens de realisatiefase zullen betrokkenen regelmatig geïnformeerd worden over de voortgang. Als er mijlpalen behaald worden, vieren we die. Verder kunnen toekomstige gebruikers worden betrokken bij de uitvoering door hen mee te laten denken/ werken aan (kleinere) uitvoeringsaspecten: maken van de eerste steen, bedenken van een naam, inrichting van de tuin, officiële opening etc. Evaluatie: informerend Betrokkenen worden geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluatie. Boodschap De centrale boodschap in de communicatie sluit aan bij het doel van het project: De gemeente realiseert accommodaties die tegemoetkomen aan de wensen van de gebruikers. We doen dat in nauw overleg met onze partners en zo efficiënt mogelijk. 3. Communicatiemiddelen Communicatiemiddelen voor het project IAP s - Oirschots Weekjournaal - Persberichten - Website - Raadsinformatiebrieven - Bijeenkomsten voor betrokkenen (in overleg met projectleider) - Nieuwsbrieven/nieuwsflitsen (waar nodig, in overleg met de projectleider) - Media gebruikt door de partners in het project: schoolkranten, websites van de organisaties etc. Het Oirschots weekjournaal is een prima medium voor globale informatievoorziening. Het wordt ingezet wanneer de grote mijlpalen worden bereikt, zaken die richting de hele bevolking gecommuniceerd worden. Persberichten gaan uit ook weer wanneer grote mijlpalen worden bereikt. Verder zetten we pers in om publiciteit te genereren voor bv. informatieavonden.

10 Op kan veel informatie worden geplaatst, zodat mensen die heel nauw betrokken zijn e.e.a. terug kunnen vinden. Raadsinformatiebrieven gaan uit op het moment dat er bestuurlijk iets speelt, bijvoorbeeld op het moment dat er belangrijke besluiten zijn genomen. Er worden bijeenkomsten georganiseerd op inspraakmomenten. Zoals gezegd zal dat bij de MFA Spoordonk frequenter het geval zijn dan bij de Oirschotse projecten. De media van de scholen/opvangorganisaties worden voornamelijk gebruikt voor communicatie richting leerlingen en ouders. De scholen zijn daarin leidend. De gemeente trekt wel samen op met de scholen en kan ondersteunen bij redactie, beeldmateriaal, verwijzing naar websites etc. 4. Taakverdeling in de communicatie Omdat er veel mensen bij betrokken zijn, is het handig afspraken te maken over de rolverdeling in de communicatie. Projectleider IAP s - De projectleider coördineert en plant de overkoepelende communicatieactiviteiten in samenspraak met de communicatieadviseur - Is verantwoordelijk voor het signaleren van een communicatiebehoefte binnen het project en voor het signaleren van de noodzaak voor informatieverstrekking of discussie op een bepaald onderwerp. - De projectleider en/of assistent-projectleider levert conceptteksten aan. Portefeuillehouder - Is het gezicht van het project, degene die de pers te woord staat en op de zeepkist klimt. - Stemt zijn boodschap af met (in ieder geval) de projectleider en (eventueel) de communicatieadviseur. Communicatieadviseur - Adviseert en ondersteunt de projectleider en portefeuillehouder. - Is verantwoordelijk voor de redactie en verspreiding van de communicatiemiddelen - Bewaakt gehele communicatie en evalueert regelmatig. - Signaleert gaten in de informatievoorziening en stuurt bij naar aanleiding van signalen vanuit de bevolking.

11 5. Planning en communicatiemomenten Algemeen: 1x per 2 maanden brengen we een raadsinformatiebrief IAP s uit. Hierin melden we de stand van zaken op de diverse projecten. De planning wordt verder uitgewerkt in de verschillende projectplannen. Globaal gezien zijn er de volgende communicatiemomenten: Paulusschool/Korein: Programma van eisen /plan van aanpak klaar. Aanbesteding/keuze bouwer. Verhuizing naar tijdelijke lokatie. Terugverhuizing / ingebruikname nieuwe gebouw. De communicatieadviseur sluit aan bij de projectgroep om samen met schooldirectie en schoolbestuur communicatiemomenten te bepalen en de taakverdeling te bespreken. De gemeente zal de feestjes meevieren, maar niet de regie op zich nemen. Korenbloem: Programma van eisen /plan van aanpak klaar. Aanbesteding/keuze bouwer. Verhuizing naar tijdelijke lokatie. Terugverhuizing / ingebruikname nieuwe gebouw. Ook hier zullen de partners leidend zijn, de gemeente volgt en ondersteunt. De Halm Programma van eisen klaar -> communicatie richting gebruikers. Start verbouwing. Verbouwing gereed. MFA Spoordonk Programma van eisen /plan van aanpak klaar. Aanbesteding/keuze bouwer. Wellicht interactief met de bevolking. Sloop oude gebouwen. Eerste steen of de eerste spade gaat de grond in. Hoogste punt. Opening nieuwe gebouw.