Workshop praktijkassistentie. Gabie Thijs Sabine De Weirdt Kennisdomein Praktijkorganisatie Ervaringsgericht Coachen huisartsen Trajecten en Teams

Transcriptie

1 Workshop praktijkassistentie Gabie Thijs Sabine De Weirdt Kennisdomein Praktijkorganisatie Ervaringsgericht Coachen huisartsen Trajecten en Teams

2 Mededeling infobronnen De praktijkgids (starters / stopgids in aanvulling) Website Domus Medica onder Praktijk Lok-pakket: Praktijkassistentie Website Domus Medica onder Groepen Praktijkcoaching&vorming: (aan)vragen: info@domusmedica.be

3 Bezint eer ge begint.. 1.Voorbereidingsfase 2.Aanwerving 3.Hoe verder als de PA er is

4 Noteer NU uw specifieke vraag, en dien in. Wij willen graag dat u naar huis gaat met alle informatie die u dacht nodig te hebben!

5 OPWARMING Groepjes van 6 met 1 verslaggever Wat verwacht jij van een praktijkassistent(e) in jouw praktijk? Wat wil je vooral delegeren? Wat houdt dat in voor de profielkeuze? Waar ga je op zoek? Waarom kies je voor voltijds(en) of deeltijds(en)?

6 Check mbt voorbereiden en beslissen: Visie op de praktijkorganisatie Takenpakket Voltijds of deeltijds Budget Infrastructuur..

7 Takenpakket Administratief organisatorische taken Onthaal taken Administratieve taken Management praktijkvoering ICT taken Dossiers in orde houden Stockbeheer Boekhouding en financiën Onderhoud Patiënten educatie en voorlichting & preventie Medisch technische taken

8 Beroepscompetenties 1. Omgaan met patiënten 2. Plannen en organiseren (en afstemmen) 3. Administratie voeren (patiëntgebonden / praktijkgebonden) 4. Logistieke ondersteuning bieden 5. Uitvoeren van geprotocolleerde uitvoerende handelingen (in aanwezigheid van de huisarts) 6. Samenwerken 7. Professionele rol ontwikkelen en eigen deskundigheid uitbouwen 8. Hygiënisch, veilig, milieubewust werken 9. Boekhouding en financiën opvolgen

9 Opleiding PA Een hoge opleiding is niet altijd nodig Voortgezette opleidingen blijven ook mogelijk. Wil u graag medische taken delegeren? Diploma verpleegkunde kan aan te raden zijn. Kijk naar uw praktijknoden en wensen praktijkvisie (op langere termijn)

10 Infrastructuur Wettelijke bepalingen inzake sanitair, eetgelegenheid, brandveiligheid, arbeidsongevallen ea Werkruimte PA moet optimaal aangepast zijn aan de taken van het secretariaat: Telefoon infrastructuur (ook nog telesecretariaat?) (electr) agendabeheersysteem (online) PC netwerk (aangepast) Gemakkelijk bereikbaar archief

11 1 Voltijdse of 2 deeltijdse? - Gemakkelijke communicatie - Continuïteit in taken en uitvoering - Vertrouwdheid bij patiënten - Eenvoudig management - Probleem bij vakanties, ziekten, zwangerschap, ea - Moeilijker te vervangen - Andere - spreiding van taken mogelijk - Werkafspraken mogelijk - Gemakkelijker management bij afwezigheden - Moeilijkere communicatie - Moeilijker management - Andere

12 Beslist? Wie beslist er (mee) in de praktijk? Hoe verloopt dat? (procedure)

13 AANWERVING Profiel opstellen Vacature maken Man/vrouw (geen) binding met de praktijk? Leeftijd Talenkennis Opleiding Werkervaring Competenties

14 Vacature schrijven Een goede vacature schrijven kost tijd. Wees creatief en zorg dat je advertentie opvalt. Gebruik geen standaardtermen. Wees onderscheidend! Spreek tot de verbeelding Gegevens: zie voorbereiding Bedenk van te voren welke wervingsmethode je gaat gebruiken: Welke vakbladen, kranten en sites bezoeken de potentiële kandidaten? Hang je iets uit in de praktijk? Plan je een tweede ronde met praktische proeven?

15 Selectie van de brieven Stuur een ontvangstbevestiging Wacht met uitgebreid lezen totdat de responstijd verstreken is Doe een eerste schifting: verzorgde brief? Waarom interesse? CV Vergelijk geselecteerde CV s met jouw/jullie prioriteitenlijst Nodig uit voor sollicitatiegesprek

16 Sollicitatiegesprek : denk ook aan wat heb jij ons te bieden? wat verwacht je van ons? privé visie van/op de praktijkvoering Eventueel in tweede ronde: Afstemmen rond visie Praktische proeven Financieel aspect bespreken

17 Bijkomende afspraken bij de start Hoe gebeurt de aansturing PA?: Praktijkvisie op samenwerken Wat bij vragen, conflicten.. : 1 aanspreekpunt? Wie doet de (loon)administratie?: wisselend) mandaat personeelszaken? Hoe PA optimaal motiveren? Geregeld constructieve feedback geven / krijgen De PA als volwaardig teamlid bij de praktijkwerking betrekken Ruimte bieden voor eigen inbreng/initiatief Regelmatig functioneringsgesprekken voeren Evaluatiegesprekken met het hele team

18 Betrokkenheid Patiënten Heldere instructies aan patiënt over wijzigingen in de onthaalprocedure Feedback van patiënten over PA terugspelen in functioneringsgesprek Moeilijke taken ivm patiënten niet doorschuiven naar PA PA beschermen tegen agressie van patiënten

19 Deel 2: Loon-administratie Referentie Presentatie SD Worx Huisarts als werkgever

20 Totale loonkost = + Patronale bijdrage Brutoloon - RSZ - Bedrijfsvoorheffing = Nettoloon

21 De loonlijn: Voorbeeld voltijdse bediende, inclusief vakantiegeld (wettelijk verplicht) Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totaal Totale Loonkos t 2283, , , , , , , , , , , , ,6 8 Patronal e Bijdrage 559,20 559,20 559,20 559,20 559, ,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559, ,40 Brutoloo n Vakantie Geld 1724, , , , , , , , , , , , , , ,24 RSZ 85,43 85,43 85,43 292,75 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85, ,48 BV 265,75 265,75 265,75 739,13 265, ,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265, ,00 Netto 1372, , , , , , , , , , , , ,7 4

22 Ziekte Een PA is per definitie een bediende! Gewaarborgd Loon Bediende Arbeider Loon betalen 30 kalenderdagen Loon betalen 2 weken Uitkering mutualiteit

23 Formaliteiten Registratie bij RSZ Arbeidsongevallen verzekering Arbeidsovereenkomst Contacteer een sociaal secretariaat Arbeidsreglement EDPB Kinderbijslagfonds Kostenloos Vrije keuze Famifed

24 gunsten waar u rekening mee kan houden Sociaal abonnement Maaltijdcheques

25 Tewerkstellingsmaatregelen (subsidies) - Doelgroepverminderingen - Tewerkstellingspremie Individuele beroepsopleiding ( IBO )

26 Doelgroepvermindering Eerste aanwerving - Q1 Q5: 1550,00 / Q - Q6 Q9: 1050,00 / Q - Q10 Q13: 450,00 / Q Tweede aanwerving - Q1 Q5: 1050,00 / Q - Q6 Q13: 450,00 / Q Derde aanwerving - Q1 Q5: 1050,00 / Q - Q6 Q9: 450,00 / Q,, Vierde en vijfde aanwerving - Q1 Q5: 1000,00 / Q - Q6 Q9: 400,00 / Q,,

27 Vlaamse tewerkstellingspremie Geen vermindering maar een premie - Bij aanwerving van een Premie afhankelijk van de leeftijd en duurtijd van de werkloosheid - Cumuleerbaar met eerste aanwerving - 5 kwartalen ononderbroken in dienst blijven

28 Individuele beroepsopleiding - Cursist is ingeschreven bij de VDAB als nietwerkende werkzoekende - Cursist volgt opleiding op de werkvloer - Minimum 1 maand, maximum 6 maanden - Cursist krijgt uitkering + productiviteitspremie - Werkgever betaalt enkel de premie!

29 Deel3: Impulseo Als steunpunt voor Impulseo helpt Domus Medica u met uw aanvraag. Voor gedetailleerde informatie: annemie.verwilt@domusmedica.be of surf naar

30 Impulseo II en III WAT? Tegemoetkoming voor de kosten van praktijkassistentie en telesecretariaat VOOR WIE? Solopraktijken Groepspraktijken

31 TOEKOMST IMPULSEO? De tegemoetkoming voor praktijkassistentie en telesecretariaat loopt voorlopig nog verder. Het Vlaams Agentschap spreekt over Ondersteuning huisartsen Omdat bijna alle activiteiten van Domus Medica onder ondersteuning huisartsen vallen: term Impulseo wordt verder gebruikt

32 Praktisch De oude formulieren (van het Federale Participatiefonds) mogen niet meer gebruikt worden Eind december 2015 ontvangt u van Domus Medica alle nodige documenten. Vanaf 1 januari 2016 kunnen de dossiers voor de kosten van 2015 ingediend worden. Domus Medica ontvangt de dossiers daarna graag zo vroeg mogelijk Ook praktijken die hun dossier voorheen via een ander steunpunt indienden, kunnen dit zonder extra rompslomp bij Domus Medica doen.

33 Impulseo III TEGEMOETKOMING: praktijkassistentie helft van de reële kost, met een maximum van 6300 euro/arts telesecretariaat helft van de reële kost met een maximum van 3474 euro/arts

34 Voorwaarden voor Impulseo praktijkassistentie 150 GMD s x aantal artsen in de praktijk (geldt niet voor groepering van recent erkende huisartsen) Voor een duopraktijk moeten er dus in totaal min. 300 GMD s zijn. Dit kunnen er 200 op naam van arts 1 zijn en 100 op naam van arts 2 Erkend ( gelabeld ) EMD Minstens 1/3 FTE te werk stellen met arbeidsovereenkomst (=13u/week). Bediende wordt minstens vergoed volgens PC 330 cat. 4

35 Voor solopraktijken en groepspraktijken Voorwaarden voor Impulseo telesecretariaat 150 GMD s x aantal artsen in de praktijk (geldt niet voor groepering van recent erkende huisartsen) Voor een duopraktijk moeten er dus in totaal min. 300 GMD s zijn. (Dit kunnen er 200 op naam van arts 1 zijn en 100 op naam van arts 2) Gelabeld EMD Ondertekend contract met telesecretariaat + online agenda (Dit mag via een aparte dienstverlener)

36 Cumul mogelijk? JA: voorwaarde: afzonderlijke maanden binnen hetzelfde jaar. vb. Tussen mei 2014 en oktober 2014 werkte u met telesecretariaat. Vanaf november 2014 met praktijkassistente. Dan kan u beide aanvragen. Maximumbedrag van cumul is 6300 euro/arts

37 Vragen? Verdere hulp met administratie Contacteer 03/ of Postadres: DOMUS MEDICA, Lange Leemstraat Antwerpen

38 PRAKTIJKASSISTENTIE Subsidieaanvraag Aanvraagformulier Kopie arbeidsovereenkomst met taakomschrijving ID-kaarten van arts(en) en bediende(n) Attest van het sociaal secretariaat met loonkost Attest werkgever Attest erkenning RIZIV Samenwerkingsovereenkomst (bij groepering) Statuten BVBA indien van toepassing

39 Voor groepering: geschreven samenwerkingscontract dat o.m. de volgende modaliteiten bevat: 1. Verdeling tussenkomst 2. Modaliteiten intern overleg 3. Modaliteiten raadpleging medisch dossier in het bijzonder GMD s 4. Regels over hoe beslissingen worden genomen 5. Regels volgens welke samenwerkingsakkoord kan worden beëindigd Voorbeeld opvragen bij annemie.verwilt@domusmedica.be

40 Arbeidsovereenkomst Voorwaarden om PA in dienst te hebben: Ondertekende arbeidsovereenkomst (bediendencontract) Taakomschrijving: onthaal en praktijkbeheer Minimum barema (paritair comité 330 categorie 4) Bepaalde duur of onbepaalde duur Interimcontracten, vervangingscontracten en studentenovereenkomsten komen in aanmerking Echtgeno(o)t(e) kan indien er bediendencontract is Min. 1 maand ononderbroken tewerkstelling

41 Arbeidsovereenkomst Indien de arbeidsovereenkomst niet over het volledige kalenderjaar loopt: tussenkomst pro rata aantal volledige maanden tewerkstelling.

42 Aanvraag subsidie TELESECRETARIAAT Aanvraagformulier 2014 ID-kaarten van arts(en) Attest erkenning RIZIV Kopie contract met telesecretariaat Inlichtingen over inhoud aangeboden dienst (incl. online agenda) Facturen 2014 of overzichtsfactuur Indien groepering: kopie samenwerkingsakkoord Indien BVBA: statuten

43 Infobronnen De praktijkgids (starters / stopgids in aanvulling) Website Domus Medica onder Praktijk Lok-pakket: Praktijkassistentie Website Domus Medica onder Groepen Praktijkcoaching&vorming: (aan)vragen: info@domusmedica.be

44 Workshop praktijkassistentie