Werkplek Outsourcing en Migraties. Succes door ervaring, overzicht en sturing

Transcriptie

1 Werkplek Outsourcing en Migraties Succes door ervaring, overzicht en sturing 1

2 Over Major Milestones Major Milestones is hét expertisecentrum op het gebied van portfolio-, programmamanagement en programmamanagement offices. Op grond van meer dan 30 jaar ervaring wordt een brede dienstverlening aangeboden. Bijvoorbeeld de besturing of inrichting van programma s enerzijds en het verzorgen van teambuildingsactiviteiten, persoonlijke coaching en opleidingen anderzijds. De experts van Major Milestones willen strategische veranderingen realiseren in nauwe samenwerking met de opdrachtgever. Ze werken aan de hand van major milestones zodat steeds inzicht bestaat in de behaalde resultaten en de voortgang van het programma. Samen met de omgeving wordt binnen het platform Friends of Major Milestones nieuwe expertise ontwikkeld. Vandaar ook de missie continu samen ontwikkelen Echte partners moeten elkaar vertrouwen en elkaar iets gunnen. Vertrouwen is het sleutelwoord. Inleiding Een veel gestelde vraag van klanten met betrekking tot outsourcing luidt: moeten we dit nu wel doen? Is leverancier x voor ons de goede partij? Outsourcing is een goede oplossing indien u het gekozen domein van outsourcing niet zelf wilt of niet zelf kunt. Qua leverancier wordt u echter door de kat of door de hond gebeten, want elke leverancier kent zijn eigen voor- en nadelen. De enige remedie is uw klantenorganisatie goed in te richten en wel startend vanaf fase 1 van ons outsourcings model. Zodanig dat u met een team van ervaren professionals, intern en extern, uw organisatie een serieuze gesprekspartner wordt voor de (grotere) leveranciers en in staat bent die aan te sturen op zowel resultaat als financiën. Outsourcings trajecten zijn binnen programmamanagement als complex te definiëren. Kantoorautomatisering (afgekort KA) outsourcing is in de markt een van de meest voorkomende vormen van outsourcing. Veel van dergelijke trajecten mislukken in de praktijk, of overschrijden in ieder geval fors de gestelde deadlines en vastgestelde budgetten. Niet in laatste plaats door de vele betrokkenen en vaak tegengestelde belangen. Dit komt omdat deze trajecten in outsourcingland vaak als commodity worden gezien. Met alle desastreuze gevolgen van dien. Outsourcing van KA is geen commodity, maar is maatwerk en bovenal is mensenwerk. De aanpak van Major Milestones kan u hierbij van dienst zijn door inzet van onze ruime ervaring, senioriteit, best-practises, opgebouwde tooling en last but not least, een compleet ingewerkt team van specialisten. 2

3 Organisatorische outsourcingsgebieden Outsourcing van kantoorautomatisering betekent dat de volgende gebieden moeten worden gemanaged: 1. Beheer van de bestaande KA-infrastructuur (IST-Beheer); 2. Beheer van de nieuwe KA-infrastructuur (SOLL-Beheer); 3. Overgang van KA personeel naar de outsourcingspartij; 4. Overgang van activa en middelen; 5. Transitie van de (beheer-) organisatie naar een regievoerende partij en migratie van bestaande KA-infrastructuur naar een (geheel) nieuwe KA-infrastructuur; 6. Overdracht van bestaande contracten. Outsourcings procesmodel en aanpak Major Milestones hanteert een outsourcings fasenmodel voor kantoorautomatisering dat bestaat uit 7 hoofdfasen met 6 generieke aspectgebieden Generieke aspecten zijn punten van aandacht die voor alle hoofdfasen van toepassing zijn. Ons model start met het definieren van het outsourcing beleid (1), waarin u bepaalt of u gaat uitbesteden (make or buy beslissing) en zo ja welke domeinen daarbij van toepassing zijn. In de fase outsourcing strategie per domein (2) moet er een passende strategie ontwikkeld worden die recht doet aan uw doelstellingen. De RFI-RFP (3) fase richt zich op het oriënteren op de mogelijkheden en voorstellen voor uitvoering. Deze fase vormt de basis voor uw eisen en wensen waaraan de gekozen leverancier later moet voldoen. In de contracterings fase (4) wordt de beste leverancier gecontracteerd. Fase 5 is de daadwerkelijke Transitie en Migratie fase waarin alle activiteiten in uw organisatie worden uitgevoerd om te komen tot de outsourcing. Transitie betreft de organisatorische aanpassing van de project- en beheerorganisatie. Migratie is de feitelijk (fysieke) aanpassing van de KA-Infrastructuur. In de exploitatie fase (6) bereikt de organisatie haar nieuwe current mode of operation en moeten voor de duur van het contract alle overeengekomen diensten tegen de vastgestelde prijzen worden geleverd. De laatste stap wort gevormd door de beëindigingsfase (7). Ben u tevreden? Hier komt de keuze: contract ontbinden of verlengen. Programmamanagement fasen 1. Outsourcing beleid 2. Outsourcing strategie per domein 3. RFI/RFP 4. Contractering 5. Transitie & migratie 6. Exploitatie 7.Beeindiging Aspect gebieden Naast deze outsourcingsfasen wordt een zestal, meer generieke, aspecten onderkend die over alle fasen heen geregeld moeten worden. Zo moet Architectuur (1) initieel worden bepaald en continu gedurende het programma worden gemonitored. Mogelijk moeten bestaande domein architecturen worden aangepast en gesplitst in intern en extern. Veel aandacht is hier voor de zogenaamde koppelvlakken tussen de bestaande ICT - en nieuwe ICT componenten. 1. Architectuur 2. Governance & programmamanagement 3. Acceptatiemanagement 4. Bemensing 5. Communicatie 3

4 Het aspectgebied Governance & Programmamanagement (2) definieert de cross-companies outsourcings governance. En natuurlijk moet er een volwassen programma- en projectorganisatie worden ingericht. Een unieke, tijdelijke en optimale programmamanagementorganisatie die in staat is tot het leveren van topprestatie en het behalen van alle milestones. In Acceptatiemanagement (3) bepaalt u hoe en tegen welke criteria u uw leverancier beoordeelt en zijn producten en diensten fasegewijs accepteert. Dit proces is overigens veel meer dan alleen maar het testen van de technische omgeving. Uitbesteden is Mensenwerk (3). Een van de belangrijkste succesfactoren is een bezetting van alle posities met hoogwaardige interne medewerkers met voldoende ervaring binnen het KA-domein. Het laatste en mogelijk een van de belangrijkste aspectgebieden wordt gevormd door de programmabrede Communicatie (4). Belangrijk daarbij is dat naar alle stakeholders een passend communicatieproces wordt ingericht. Onze 10 succesfactoren 1. Eerst denken, dan doen: Major Milestones prevaleert een systematische geregisseerde aanpak met een veel grotere slagingskans boven een organisch proces. Wij geloven bij outsourcing in goede plannen, het goed doordenken en het eerst denken dan doen principe. Natuurlijk is het onmogelijk om 2 jaar te overzien, dus herijken wij frequent nieuwe inzichten en ervaringen. 2. Eén solide kernteam: Wij geloven in één stabiel vast kernteam. Een kernteam, gezonde mix van internen en externen, dat kennisoverdracht van fase naar fase borgt. Een team dat op elkaar is ingewerkt en ingespeeld en, heel belangrijk, complementair. Niemand kan immers alles. Het externe deel van het team has done it before. 3. Hergebruik van materiaal: wij hebben standaarden, plannen van aanpak, migratie strategieën, best practices, programma- plannen, deelplannen en procesmodellen, rapportages, juiste tooling, etc. Deze vliegende start scheelt u kostbare tijd en geld. 4. Sturen op Major- en Minor Milestones: Wij sturen strak op milestones. Milestones worden per definitie gehaald tenzij er een goedgekeurd change- of exception report aan ten grondslag ligt. Wij zijn daarbij hard op de inhoud en zacht op de mens. Onze planningen zijn zodanig ingericht zodat wij exact weten wie welke deliverable moet opleveren. Exceptions en changes worden tegen deze planning gelogd. Wie uitloopt en waarom wordt zodoende nauwkeurig bijgehouden zodat projectmanagers die niet in staat zijn deadlines te halen kunnen worden aangesproken en vroegtijdig kan worden bijgestuurd. Rapportages zijn veelal historische feiten. In onze rapportages wordt ook veel aandacht besteed aan de toekomst. Met andere woorden: zijn alle deliverables, acceptatie criteria en planningen nog haalbaar? 5. Acceptatiemanagement: het moet 100% duidelijk zijn wanneer produkten en diensten door de eindklant geaccepteerd worden. Acceptatiemanagement richt zich, naast de techniek, ook op de andere aspecten van een uitbesteding zoals bedrijfsprocessen, beheeraspecten en personeel. Bij ons Acceptatie Management worden doelen en behoefte in functionele acceptatiecriteria uitgewerkt. Daarmee wordt de brug naar doelstellingen wél geslagen. 6. Generieke aanpak, maatwerk migraties: One size does not fit all. Geen enkele migratie is hetzelfde. Wij werken vanuit een generieke aanpak, echter steeds toegespitst op de vereisten per migratiecluster. Elk land, divisie, eenheid kent immers haar eigen cultuur en problematiek. Migreer complexere eenheden als eerste en zeker niet als laatste. Ingebouwde change readiness checks geven cruciale input voor het definitieve go/nogo moment. Een goed doordachte migratiestrategie is een cruciaal onderdeel voor een verantwoorde en succesvolle outsourcing en migratie van uw KA. 4

5 De migratie van bijvoorbeeld enkele duizenden werkplekken wordt in de migratie fase opgeknipt in X hapklare stukken zodanig dat: 1. Uw organisatierisico wordt beperkt, zowel voor impact op gebruikers als voor welslagen van het programma; 2. De werklast en de migratiecapaciteit reëel is; 3. Een continue stroom van uitrol ontstaat zonder teveel tussenposen van non-migration periods. 7. Continuous learning: Middels concrete lessons learned sessies icm externe audits worden pro-actief verbetervoorstellen voor aanpassingen van bijvoorbeeld aanpak of organisatie gedaan. Niets is immers in beton gegoten. De verbetervoorstellen gaan zowel naar de programmaorganisatie als naar betrokken lijnorganisaties. Zodoende verlopen migraties gedurende het programma steeds soepeler. 8. Liever Pilot dan POC: Een Proof of Concept (POC) is een prima middel om te toetsen of de voorgestelde (technische) concepten werken. Echter een POC geeft vaak onvoldoende zekerheid of de oplossing ook in de praktijk (productie-omgeving) werkt. Wij hanteren een zogenaamde First Launche (migratie van een beperkte representatieve gebruikersgroep). Indien dit succesvol is (getest en voldoet aan alle acceptatiecriteria) kan de migratie worden ingezet. Daarnaast hebben wij de voorkeur om per Migratie-Eenheid een zogenaamde Prelaunche uit te voeten om zeker te zijn dat de specifieke eigenschappen van die Migratie-Eenheid afdoende zijn afgedekt. 9. De factor mens: Wij werken met structurele teambuildingsstijd met expliciete aandacht voor de sociale component. Liever cyclisch het onbespreekbare bespreekbaar maken dan een kostbare reparatietijd. Conflicten voorkomen door de communicatie te allen tijde open te houden. Hoe voelen wij ons in dit programma als mens? Dat is de kernvraag in onze teambuildingssessies. Zo bouwen we continu aan onze high performance teams. 10. Focus op business realisatie: Wij werken vanaf dag 1 met een strikt benefits realisation & - tracking proces zodat u zekerheid van de te behalen doelstellingen verkrijgt. Wij rapporteren dit maandelijks. Business benefits worden door ons toegewezen aan de verantwoordelijke business benefit owners, diegene die de benefits in de lijn kunnen maar ook moeten oogsten. De experts van Major Milestones Onze experts hebben hun sporen in complexe outsourcingstrajecten ruimschoots verdiend. Op verzoek leveren wij u een lijst met referenties van uitgevoerde outsourcings- en migratietrajecten. Programmamanagers zijn (MSP ) gecertificeerd en ervaren in het managen van zowel harde aspecten zoals structuur als de zachte zoals het verkrijgen van draagvlak. Ook realiseren ze zich dat strakke regie en hiërarchie gecombineerd met oog voor de menselijke maat, leidt tot maximaal resultaat. Ze zijn financieel goed onderlegd en zeer communicatief ingesteld. Tenslotte hebben ze gevoel voor uw bedrijf maar nemen tegelijkertijd voldoende afstand om samen met u van buiten naar binnen te denken. Meer informatie Heeft u interesse in onze outsourcing diensten? U kunt geheel vrijblijvend een sturen naar info@majormilestones.nl. Of u kunt contact met ons opnemen via Copyright 2011, Major Milestones BV. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot dit document berusten bij Major Milestones BV. Niets uit dit document mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van Major Milestones BV. Last updated :04 5