-Dito 2 C JA* 201 EWOLD. Gemeente Zeewolde T.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Postbus AA ZEEWOLDE.

Transcriptie

1 i EWOLD -Dito Gemeente Zeewolde T.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Postbus AA ZEEWOLDE P. ome, secr, 2 C JA* 201 u : Datum Bijlagen Uw Kenmerk Ons kenmerk als genoemd /200 Onderwerp Aanbieding Archief KPI verslag 2014 Geacht College, Sinds 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering Generiek Toezicht (WGT) van kracht. De invoering van deze wet houdt een grote verandering in van het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering van onder andere de Archiefwet 1995 bij gemeenten. Het specifieke toezicht van de provincie is vervangen door generiek toezicht op de naleving van de Archiefwet 1995 door de gemeente zelf. U draagt als College verantwoording af aan de gemeenteraad. Als uw gemeentearchivaris ben ik belast met het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden van uw gemeente. Een hulpmiddel voor het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven zijn de zogenoemde Kritische Prestatie Indicatoren aangaande het archief (Archief KPI's). Ik heb u op 4 september 2014 per brief (ons kenmerk: /200) verzocht om de Archief KPI's in te vullen middels het e-formulier. Inmiddels zijn de gegevens verzameld en heb ik de verslaglegging als Bijlage 1 toegevoegd. In het Verslag van de Archief KPI's van de Gemeente Zeewolde 2014 komen enkele actiepunten aan bod. Ik verzoek u om binnen één maand na dagtekening van dit schrijven schriftelijk te reageren op dit verslag en de daarin genoemde actiepunten. Dit hoor en wederhoor gebruik ik als bron voor mijn jaarverslag, en als uitgangspunt van inspectie voor het jaar Mochten er bij de raadpleging van het verslag onduidelijkheden zijn bij u of uw collega's dan ben ik natuurlijk bereid om deze te beantwoorden. Hopende u voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, drs. K.A.M. Engbers MA Gemeentearchivaris der gemeente Zeewolde Bijlage 1: Verslag van de Archief KPI's van de gemeente Zeewolde 2014, versie 1.0 d.d. 13 januari 2014

2 Horizontale Verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) Verslag van de Archief KPI's van de gemeente Zeewolde 2014 museum+archief+studiecentrum Opgemaakt door K.A.M. Engbers, De gemeentearchivaris van Zeewolde en S.H. Mechelse, Archivaris/ archiefinspecteur Erfgoedcentrum Nieuw Land Versie januari 2015

3 Management samenvatting Voor u ligt het Verslag van de Archief KPI's van de gemeente Zeewolde 2014 dat opgesteld is door de gemeentearchivaris van Zeewolde die in gevolg van art. 18 Archiefverordening gemeente Zeewolde 2007de inspectietaak uitvoert over niet overgedragen archief.' Het verslag is een rapportage van de bevindingen na het invullen van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) betreffende archiefbeheer die opgesteld zijn door de VNG. In dit verslag komt naar voren in hoeverre de gemeente Zeewolde op moment van schrijven aan diverse wettelijke verplichtingen omtrent archiefbeheer voldoet. Deze momentopname fungeert als horizontale verantwoording van het college van Burgemeester en Wethouder aan de gemeenteraad en als verticale informatievoorziening ten behoeve van de toezichthouder in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht De KPI's bestaan uit tien elementen waarbij het geheel van het archiveringssysteem bij de gemeente Zeewolde betreffende niet overgedragen archief, en het archiveringssysteem bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land betreffende overgedragen archief doorgelicht wordt. Uit dit verslag komt per element de huidige stand van zaken naar voren. Vervolgens komen waar nodig actiepunten naar boven die voor goed archiefbeheer opgepakt dienen te worden. Dit betreffen actiepunten voor de gemeente Zeewolde en het Erfgoedcentrum Nieuw Land. De algemene strekking is dat de gemeente Zeewolde goed op weg is om het archiefbeheer binnen de organisatie conform wet- en regelgeving in te richten en uit te voeren. Actiepunten die opgepakt dienen te worden om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving van archiefbeheer zijn: Actiepunten gemeente Zeewolde; 1 Actualiseer de Archiefverordening gemeente Zeewolde 2007 en het Besluit Informatiebeheer gemeente Zeewolde Maak inzichtelijk hoe de uitbesteding van archiefbeheer vormgegeven is in gemeenschappelijke regelingen en DVO's. 3 Stel een Strategisch (meerjaren) informatieplan op. 4 Zorg voor overzichten van alle archiefbescheiden van de gemeente ongeacht in welk archiefsysteem deze opgenomen zijn. 5 Leg een metadataschema vast en implementeer deze in de gehele organisatie. 6 Formuleer een informatiestrategie ten behoeven van duurzaamheid van archiefbescheiden. 7 Stel een verbeterplan voor het beheer van digitaal archief op basis van RODIN op. 8 Laat het Handboek vervanging vaststellen. 9 Stel een plan van aanpak op voor bewerking en overbrenging van de bovengenoemde archiefblokken 10 Stel een veiligheidsplan op voor de archiefruimte. 11 Geef inzicht in de beschikbare middelen voor de uitvoering van archiefbeheer. Actiepunten het Erfgoedcentrum Nieuw Land; De gemeentearchivaris pakt periodieke verslaglegging op. Stel een handvest dienstverlening op. Formuleer een bewaarstrategie voor de archiefcollectie. Implementeer een kwaliteitshandvest en actualiseer het studiezaalreglement. Implementeer een calamiteitenplan voor de collecties in de organisatie. Zorg voor voldoende opleidingsbudget zodat medewerkers hun kennis op peil houden. Het voorstel is om na aanleiding van dit verslag een verbeterplan op te stellen in samenwerking met de gemeentearchivaris van Zeewolde. De opsteller van dit document zal de verbeterpunten voor het Erfgoedcentrum Nieuw Land middels een brief aan de directie van het Erfgoedcentrum Nieuw Land Archiefverordening gemeente Zeewolde 2007, vastgesteld Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 2

4 kenbaar maken. Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde

5 Inhoudsopgave Management samenvatting 2 Inhoudsopgave 4 Voorwoord 5 Leeswijzer 6 Reikwijdte en methode 6 Totstandkoming en bijdrage 6 Actiepunten/ aanbevelingen 7 Situatieschets archiefbeheer gemeente Zeewolde 7 Situatieschets archiefbeheer het Erfgoedcentrum Nieuw Land 7 KPI vraag 1: Lokale regelingen 8 KPI vraag2: Interne kwaliteitszorg en toezicht 9 KPI vraag 3: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid, en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden 10 KPI vraag 4: Digitale archiefbescheiden in het bijzonder 12 KPI vraag 5: Vernietiging vervreemding van archiefbescheiden 13 KPI vraag 6: Overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats 14 KPI vraag 7: Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en edepots 14 KPI vraag 8: Ter beschikking stellen van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 15 KPI vraag 9: Rampen, calamiteiten en veiligheid 16 KPI vraag 10: Middelen en mensen 17 Bijlagen en geraadpleegde bronnen 19 Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 4

6 Voorwoord Sinds de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht (RGT) 2 is het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door de gemeenten van onder meer de Archiefwet (Aw 1995) veranderd. Het specifieke toezicht van de provincie Flevoland is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de gemeentewet Dit wil zeggen dat vanuit de provincie Flevoland meer terughoudend en achteraf toezicht gehouden wordt op het archiefbeheer bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Om de gemeenten bij deze horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform Aw 1995 te ondersteunen, heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een raamwerk van Kritische Prestatie indicatoren (KPI's) ontwikkeld. De KPI's geven indicatie of de gemeenten aan de eisen die vanuit wet- en regelgeving voldoen. De KPI's brengen tevens een uniformering aan in de wijze waarop horizontale verantwoording afgelegd wordt, waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. De gemeente Zeewolde is deelnemer in de Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land. 4 Dit wil zeggen dat het beheer van overgedragen archief bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land ligt. Ingevolge de art. 5, lid 2 Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land heeft het algemeen bestuur de bevoegdheid om de gemeentearchivaris van Zeewolde te benoemen, schorsen en te ontslaan. De gemeentearchivaris van Zeewolde voert inspectie uit over het archiefbeheer bij de gemeente Zeewolde en draagt dit verslag over aan het college van Burgemeester en Wethouders. Dit verslag van de Archief KPI's zijn een onderdeel van de informatieverstrekking aan de partners over het archiefbeheer. Met het beantwoorden van de Archief KPI's en aan de hand van de KPI's verslaglegging wordt voldaan aan art. 21 Archiefregeling gemeente Zeewolde Omdat het opstellen van het verslag aan de hand van de Archief KPI's dit jaar voor het eerst opgepakt wordt, kan dit document als een nulmeting van een nieuwe inspectie cyclus gezien worden. In 2013 heeft de gemeentearchivaris van Zeewolde ook een jaarverslag opgemaakt over het beheer van overgedragen archief en toezicht over niet overgedragen archief. Dit verslag is wegens omstandigheden nog niet aan het college van B&W van de gemeente Zeewolde verzonden. Wet revitalisering generiek toezicht, Staatsblad nr mei Archiefwet 1995, Staatsbladnr. 276, 28 april Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land, Staatscourant nr. 252, 28 augustus Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 5

7 Leeswijzer Dit verslag bevat een toelichtend verslag waarin in lopende tekst de resultaten van de Archief KPI's besproken worden. Ook worden aanbevelingen gedaan aan het College van B&W van de gemeente Zeewolde als zorgdrager van het archief. Deze aanbevelingen hebben de vorm van actiepunten. Extra aandacht wordt geschonken aan de kernindicatoren. Dit zijn de KPI vragen die onderdelen uit de wetgeving bevatten die in ieder geval op orde moeten zijn bij de gemeente Zeewolde. Bij het opstellen van de actiepunten hebben de kernindicatoren extra gewicht gekregen. Aan het begin van dit document is een managementsamenvatting opgenomen dat kernachtig de strekking en aanbevelingen uit dit document weergeeft. Als bijlage is een overzicht van de status van overgedragen archieven van de gemeente Zeewolde opgenomen. Dit is de stand van september Ook is er een lijst met geraadpleegde bronnen opgenomen aan het eind van dit document. Reikwijdte en methode Dit verslag aan de hand van de Archief KPI's heeft betrekking op het analoge en digitale archiefbeheer van de nog niet overgedragen archieven van de gemeente Zeewolde en het archiefbeheer van overgedragen archief bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land. De gemeente Zeewolde heeft nog geen digitaal archief overgedragen aan het Erfgoedcentrum Nieuw Land. De Archief KPI's 2014 zijn voor dit verslag als methode voor vraagstelling gebruikt omdat deze reeds beschikbaar en breed toepasbaar zijn. De KPI vragen zijn in nauwe samenwerking met de DIV afdeling van de gemeente Zeewolde beantwoord. In bijlage 1 is aangegeven welke vragen door de medewerker van Zeewolde beantwoord zijn, en welke vragen door de medewerker DIV van de gemeente Zeewolde beantwoord zijn. De antwoorden die door een medewerker van het Erfgoedcentrum Nieuw Land gegeven zijn zullen voorafgaan aan de letters: NLE. De gemeentearchivaris van Zeewolde is belast met het beheer van de overgedragen archieven en het toezicht op het beheer van nog niet overgedragen archief van de gemeente Zeewolde. Ondersteund door een medewerker archiefinspectie zijn zij belast met de rapportage van deze beide aspecten in de vorm van dit Archief KPI verslag Totstandkoming en bijdrage Bijdrages zijn geleverd door:» S. Swart, Coördinator werkveld DIV/DIM gemeente Zeewolde;» N. Haagsma Records Manager gemeente Zeewolde;» K. Engbers, gemeentearchivaris van Zeewolde bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land;» S. Mechelse, archivaris/ archiefinspecteur bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land. Het proces van totstandkoming van dit document: Op 8 september 2014 is er vanuit de gemeentearchivaris van Zeewolde een brief naar het college van B&W van de gemeente Zeewolde verzonden met het verzoek om het e-formulier van de Archief KPI's 2014in te vullen. 5 Het zelfde verzoek is tegelijkertijd naar de coördinator van het werkveld DIV van gemeente Zeewolde verzonden. Het formulier is op 11 november 2014 ingevuld terug ontvangen bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land. Op basis van het ingevulde e-formulier is een eerste conceptverslag opgesteld en 25 november 2014 naar S. Swart gezonden voor review. De op en aanmerkingen zijn verwerkt en het definitieve verslag ligt nu voor u. Erfgoedcentrum Nieuw Land, Verzoek tot invullen KPI Archieven 2014, Ons kenmerk: /200, 08 september Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 6

8 Actiepunten/ aanbevelingen Bij het invullen van de Archief KPI's komen aandachtspunten aan het licht. Sommige punten behoeven onmiddellijk verbetering terwijl andere punten wellicht op de lange termijn opgepakt dienen te worden. Deze aandachtspunten zijn een momentopname en interpretatie van de archivaris. Per actiepunt maakt de archivaris een afweging van de urgentie en gewenste de doorlooptijd van oppakken het actiepunt. Bij het maken van de afweging is ook gebruik gemaakt van de brief van de archivaris aan het college van B&W van 26 september De brief komt voort uit de ontheffingsaanvraag van de archiefruimte. In de brief worden verschillende opmerkingen gemaakt omtrent het archiefbeheer. Als aanvulling op de tekstuele verslaglegging wordt met signaalkleuren aangegeven hoe de stand van zaken is. Dit is een inschatting die gemaakt is op basis van de ingevulde Archief KPI vragen. 1 De situatie is in orde. De situatie behoeft aandacht en/of verbetering. De situatie is niet in orde en is dringend aan verbetering toe. Niet van toepassing. Situatieschets archiefbeheer gemeente Zeewolde Op dit moment maken veel overheidsinstellingen een transitie door van papier naar digitaal. De digitale documentenstromen en de digitale systemen voor het vastleggen van informatie die essentieel is voor bedrijfsvoering komen steeds meer in de plaats van de papieren informatiehuishouding. De meeste overheidsorganisaties bevinden zich momenteel in een hybride situatie waarin de digitale- en papieren informatiestroom in de lucht worden gehouden. De informatievoorziening van de gemeente Zeewolde bevindt zich gedeeltelijk nog in een hybride situatie. De gemeente werkt digitaal maar krijgt tevens (nog) analoge bescheiden als binnenkomende post binnen, deze bescheiden dienen vervangen te worden door digitale. Het Handboek Vervanging is opgesteld en wordt voor advisering aan de gemeentearchivaris voorgelegd. De archiefruimte van de gemeente voldoet niet aan de geldige wet- en regelgeving. De gemeentearchivaris is hiervan op de hoogte en heeft middels een brief naar het college van B&W ontheffing verleent tot 1 januari 2020 voor het gebruik van deze archiefruimte. 7 De gemeente Zeewolde heeft onlangs een grote organisatorische ontwikkeling doorgaan. De gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde zijn 16 december 2013 een samenwerkingsverband aangegaan middels een gemeenschappelijke regeling. Dit houdt in dat deze GR Meerinzicht de belangen behartigt inzake de bedrijfsvoeringstaken op het gebied van onder andere; informatisering en automatisering en documentaire informatievoorziening. 8 Situatieschets archiefbeheer het Erfgoedcentrum Nieuw Land Het Erfgoedcentrum Nieuw Land beheert de overgedragen archieven van onder andere de gemeente Zeewolde. Via de website en op de studiezaal zijn alle archiefstukken in beginsel openbaar en kosteloos inzichtelijk voor bezoekers. Op het vlak van digitaal archiefbeheer zijn er grote ontwikkelingen gaande. Ook bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land wordt gewerkt aan de implementatie van een edepot. Naar verwachting zal in april 2016 aangesloten worden op het e-depot wat bij het Nationaal Archief in ontwikkeling is. Gedoogbeschikking archiefruimte onder voorwaarden tot 01 januari 2020, Ons kenmerk: /200, 04 september Ibid. Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht, 16 december 2013, artikel 5. Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 7

9 Het Erfgoedcentrum Nieuw Land is meer dan enkel een archiefdienst. Het heeft een verscheidenheid aan partners en is naast archiefdienst ook museum, onderzoeksinstituut en studiecentrum. Al enige tijd leeft de wens om de archieftaak los te koppelen van de andere taken. Momenteel is het proces van herziening van de gemeenschappelijke regeling in gang gezet. Naar verwachting zal de GR halverwege 2015 hervormd worden tot een 'traditionele' archiefdienst zonder museum- en onderzoeksfunctie. Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land wordt sinds de vorming van de regeling gebruik gemaakt van Atlantis als collectiebeheersysteem voor de gehele collectie aan archieven, het eigen (werk)archief, museale objecten, audiovisueel materiaal en ander beeldmateriaal. Door deze generieke beschrijvingsmethode en inrichting van het beheersysteem is de functionaliteit voor beheer van archief niet optimaal en wordt er gewerkt aan de implementatie van een nieuw archiefbeheersysteem. KPI vraag 1: Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de vastgestelde regelingen en besluiten aan de wettelijke eisen? Bij deze KPI komen vragen aan bod over de aanwezigheid van een geactualiseerde en vastgestelde archiefverordening, besluit informatiebeheer en mandaatregeling, of de zorgdrager voorzieningen treft bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken van het overheidsorgaan en of beheerstaken of de verantwoordelijkheid bij uitbesteding van de archieftaken vast gelegd zijn. KPI 1.1 en 1.2 Verordening archiefzorg De Archiefverordening gemeente Zeewolde 2007 voldoet niet aan geldende wet- en regelgeving omdat inmiddels verschillende wet- en regelgeving veranderd is. 9 Zo moet de verordening geactualiseerd worden na de oprichting van Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht. Zodra in 2015 de Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land herzien wordt, dient de Archiefverordening gemeente Zeewolde 2007 ook aangepast te worden. KPI 1.3 Besluit informatiebeheer Het Besluit informatiebeheer gemeente Zeewolde uit 1997 is gebaseerd op artikel 8 van de sinds 2007 ingetrokken Archiefreglement Dit betekent dat de gemeente Zeewolde geen besluit informatiebeheer heeft. Hoewel dit geen wettelijke verplichting heeft, dient deze gelijktijding met de Archiefverordening gemeente Zeewolde 2007 geactualiseerd te worden. Actiepunt 1, gemeente Zeewolde: Actualiseer de Archiefverordening gemeente Zeewolde 2007 en het Besluit Informatiebeheer gemeente Zeewolde KPI 1.4 Wijziging overheidstaken De gemeente Zeewolde treft voorzieningen omtrent archiefbeheer bij wijziging van haar taken. In samenspraak met de gemeentearchivaris worden maatregelen getroffen voor het gewijzigde archiefbeheer. Er is een Leidraad Informatie- en beheerafspraken informatie-elementen post en archief. KPI 1.5 Gemeenschappelijke regelingen De gemeente treft maatregelen bij het instellen van een nieuwe gemeenschappelijke regeling. De Leidraad Informatie- en beheerafspraken informatie-elementen post en archief \s hier een voorbeeld van. Het register met gemeenschappelijke regelingen wordt bijgehouden door Juridische Zaken van Archiefverordening gemeente Zeewolde 2007, 28 juni Besluit informatiebeheer gemeente Zeewolde, 9 juni Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 8

10 de gemeente Zeewolde. KPI 1.6 Mandaatregeling archiefzorg De gemeente Zeewolde beschikt over een vastgestelde mandaatregeling archiefzorg. KPI 1.7 Uitbesteding archiefbeheerstaken. Bij uitbesteding van archiefbeheerstaken middels gemeenschappelijke regelingen of dienstverleningsovereenkomsten dient voldoende rekening gehouden te worden met de verantwoordelijkheden en dienen er heldere afspraken gemaakt te worden over het beheer van informatie. Per januari 2015 is de gemeenschappelijkeregeling Meerinzicht in werking getreden. Dit betekent dat bedrijfsvoeringstaken op het gebied van onder andere; informatisering en automatisering en documentaire informatievoorziening uitbesteed worden aan Meerinzicht. Het is nu niet geheel helder welke taken door Meerinzicht overgenomen worden, hoe de gemeente Zeewolde hierover zijn verantwoordelijkheid mt en hoe de archiefinspectie in de nieuwe situatie vorm gegeven wordt. Het is belangrijk dat inzichtelijk is waar de verantwoordelijkheden liggen en wie welke taken verrichten. De gemeente Zeewolde besteedt verder archieftaken uit aan afdeling Wet maatschappelijke ondersteuning en Burgerzaken. Hiervoor is een Serviceniveauovereenkomst (SNO) opgesteld, maar de archiefparaaf ontbreekt." Door het ontbreken van de archiefparaaf, en met oog op de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid is het van belang dat er wel een archiefparaaf in de DVO opgenomen wordt. Ook is met de ingang van samenwerking in Meerinzicht onduidelijk wat de status van deze samenwerkingsverbanden is. Actiepunt 2, gemeente Zeewolde: Maak inzichtelijk hoe de uitbesteding van archiefbeheer vormgegeven is in gemeenschappelijke regelingen en DVO's.! I Samenvattend: De gemeente Zeewolde voldoet niet aan de wettelijke eisen. KPI vraag2: Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente Zeewolde structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar archiefbeheer? Kernindicator KPI 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer De gemeente Zeewolde maakt voor het beheer van archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waar toetsbare eisen voor geformuleerd zijn. Dit wil zeggen dat de organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan. De gemeente geeft aan een kwaliteitsysteem conform NEN ISO I te hanteren voor het beheer van (blijvend te bewaren) archief dat aan alle gestelde eisen voldoet. De gemeente Zeewolde is in het bezit van een Handboek DIM. Een strategisch (meerjaren) informatieplan ontbreekt. Tevens is er onduidelijkheid over het interne toezicht van de kwaliteitssysteem en vindt er geen interne (periodieke) toetsing plaats. De gemeentearchivaris wordt graag op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen binnen dit kwaliteitssysteem. Serviceniveauovereenkomst m.b.t. WMO tussen Harderwijk en Zeewolde, Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 9

11 Actiepunt 3, gemeente Zeewolde: Stel een strategisch (meerjaren) informatieplan op. KPI 2.2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris In lijn met art. 5,2 Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land is drs. K.A.M. Engbers MA benoemd als gemeentearchivaris van Zeewolde. De gemeentearchivaris is in het bezit van het diploma Archivistiek A, behaald d.d. 31 mei KPI 2.3 Verslag toezicht archiefbeheer De gemeentearchivaris brengt niet regelmatig verslag uit aan het college van B&W over het archieftoezicht. Dit is niet conform art. 21 Archiefverordening gemeente Zeewolde In het verleden is deze verslaglegging gedaan in de vorm van het toezenden van het algemene jaarverslag van het Erfgoedcentrum Nieuw Land aan de partners. Over het jaar 2013 is een concept jaarverslag archiefbeheer opgesteld. Deze ligt bij het management van het Erfgoedcentrum Nieuw Land ter goedkeuring. Een actiepunt voor de gemeentearchivaris om deze periodieke verslaglegging, conform art. 21 Archiefverordening gemeente Zeewolde 2007, jaarlijks uitte voeren. Actiepunt 1, Nieuw Land: gemeentearchivaris pakt periodieke verslaglegging op. Samenvattend: De gemeente Zeewolde werkt aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding. KPI vraag 3: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid, en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Kernindicator KPI 3.1 Geordend overzicht De gemeente Zeewolde beschikt niet over een geordend overzicht van de archiefbescheiden van de gemeente. Omdat de gemeente Zeewolde zaakgericht werkt is de informatie uit vastgelegde werkprocessen goed opgenomen in het DMS. De archiefbescheiden die in het beheer van DrV zijn, zijn in beeld. De archiefbescheiden die elders, binnen andere afdelingen en applicaties van de organisatie beheerd worden en niet worden aangeboden aan het archief, zijn niet in beeld te brengen door DIV. Dit wil eigenlijk zeggen dat de documentaire informatievoorziening niet 'in controle' is. Het is een aanbeveling om het informatielandschap van de gemeente uit te tekenen en de archiefbescheiden te detecteren waar nog geen grip op is. Deze actie kan opgenomen worden in een strategisch informatieplan. Het is belangrijk dat alle archiefbescheiden in beeld zijn om adequaat beheer toe te passen, en om op termijn de archiefbescheiden (digitaal) in goede, toegankelijke staat over te dragen naar de archiefdienst. Actiepunt 4, gemeente Zeewolde: Zorg voor overzichten van alle archiefbescheiden van de gemeente ongeacht in welk archiefsysteem deze opgenomen zijn. Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land kan uit het collectiebeheersysteem Atlantis handmatig een overzicht van overgebrachte archiefbescheiden gegenereerd worden. Dit overzicht kan op verschillende niveaus gemaakt worden. KPI 3.2 Authenticiteit en context Een verscheidenheid aan metadata wordt in het document management systeem Corsa (al dan niet Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 10

12 automatisch) vastgelegd bij registratie van de archiefbescheiden. Op deze manier wordt de authenticiteit en context van archiefbescheiden vastgelegd en de toegankelijkheid geborgd. De gemeente Zeewolde heeft nog geen metadataschema vastgesteld en geïmplementeerd. Hierdoor komt de toegevoegde metadata van archiefbescheiden buiten het DMS niet overeen met de metadata in Corsa. Het is een aanbeveling om een metadataschema vast te stellen en binnen de gehele organisatie te implementeren. De gemeente Zeewolde geeft aan hier al mee bezig te zijn. Als handreiking is het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden opgesteld dat erg bruikbaar is voor gemeenten. 12 Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land is nog geen metadataschema vastgesteld. De authenticiteit en context is gedeeltelijk vastgelegd door middel van inventarissen en registraties in Atlantis, het collectiebeheersysteem. Actiepunt 5, gemeente Zeewolde: Leg een metadataschema vast en implementeer deze in de gehele organisatie. KPI 3.3 Systeem voor toegankelijkheid De gemeente Zeewolde heeft geen Handvest Dienstverlening opgesteld met daarin de wachttijden voor de inzage van stukken. Het is gezien de spreiding van archiefbescheiden over verschillende archiefsystemen onduidelijk in hoeverre het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden borgt. Van archiefbescheiden die geregistreerd zijn in het DMS is de toegankelijkheid geborgd. Het Erfgoedcentrum Nieuw Land heeft zich niet gecommitteerd aan een handvest dienstverlening. Zodra archiefbescheiden juist geregistreerd zijn in het collectiebeheersysteem, zijn archieven via de online catalogus binnen een redelijk termijn terug te vinden. Een aanbeveling is om een handvest dienstverlening op te stellen. Actiepunt 2, het Erfgoedcentrum Nieuw Land: Stel een handvest dienstverlening op. KPI 3.4 Duurzame materialen en gegevensdragers De gemeente Zeewolde geeft aan duurzame verpakkingsmaterialen te gebruiken bij de creatie en beheer van archiefbescheiden. Het Erfgoedcentrum Nieuw Land geeft aan duurzame verpakkingsmaterialen te gebruiken bij de creatie en beheer van archiefbescheiden. KPI 3.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag De gemeente Zeewolde geeft aan duurzame verpakkingsmaterialen te gebruiken bij opslag van archiefbescheiden. Het Erfgoedcentrum Nieuw Land geeft aan duurzame verpakkingsmaterialen te gebruiken bij opslag van archiefbescheiden. KPI 3.6 Systeem voor duurzaamheid De registraties en digitale bescheiden in Corsa worden duurzaam, in goede staat gebracht en gehouden. Corsa is gecertificeerd volgens geldende wet- en regelgeving. Het beheer van analoge archiefbescheiden valt niet binnen een systeem voor duurzaamheid. De gemeente Zeewolde stuurt zoveel mogelijk op digitaal werken en dus digitaal informatiebeheer. Er zijn geen informatiestrategieën geformuleerd waarbij de goede en geordende Programma Archief 2020, Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden, 14 april Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 11

13 staat van archiefbescheiden (analoog als ook digitaal) geborgd is. Het is dan ook een aanbeveling om in een (meerjaren) informatiestrategie plan op te stellen, met daarin het systeem voor duurzaamheid verwoord. Actiepunt 6, gemeente Zeewolde: Formuleer een informatiestrategie ten behoeven van duurzaamheid van archiefbescheiden. Het Erfgoedcentrum Nieuw Land doet aan duurzaam beheer door gebruik te maken van een goedgekeurde archiefbewaarplaats en conform wet- en regelgeving goedgekeurde verpakkingsmaterialen. Bij het Erfgoedcentrum is echter geen bewaarstrategie geformuleerd om duurzaamheid van de collectie te borgen. Een actiepunt is om deze bewaarstrategie op schrift te stellen. Actiepunt 3, Nieuw Land: Formuleer een bewaarstrategie voor de archiefcollectie. Samenvattend: Bij de gemeente Zeewolde geschiedt de ordening deels planmatig en het systeem en de materialen waarborgen deels de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden. KPI vraag 4: Digitale archiefbescheiden in het bijzonder Hoofdvraag: Werkt de gemeente Zeewolde inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Het Erfgoedcentrum Nieuw Land heeft nog geen voorziening voor de blijvende bewaring van digitaal archief. Begin 2016 wordt het Erfgoedcentrum Nieuw Land aangesloten op het edepot, en is de organisatie klaar voor ontvangst en beheer van digitaal archief. Nu is er geen digitaal archief in beheer van het Erfgoedcentrum Nieuw Land, en blijft KPI 4 onbeantwoord. KPI 4.1 Digitale archiefbescheiden in het bijzonder De gemeente Zeewolde geeft aan op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) te werken. Er wordt aangegeven dat er nog geen vastgesteld beleid is ten aanzien van digitaal archiefbeheer. Dit is erg zorgelijk gezien het gegeven dat de gemeente op termijn geheel digitaal wenst te werken. Het stemt de gemeentearchivaris tevreden dat aangegeven wordt dat er aan een vastgesteld beleid gewerkt wordt. De gemeentearchivaris wordt graag betrokken bij het opstellen van deze documentatie en inrichting van processen. Actiepunt 7, gemeente Zeewolde: Stel een verbeterplan voor beheer van digitaal archief op basis van RODIN op. KPI 4.2 Functionele eisen Bij de gemeente Zeewolde zijn functionele eisen omtrent het gedrag van digitale archiefbescheiden vastgelegd. Dit ten behoeve van de authenticiteit van digitale archiefbescheiden. KPI 4.3 Aanvullende metagegevens De gemeente Zeewolde geeft aan geen aanvullende metagegevens ontworpen of geïmplementeerd te hebben. De gemeente is bezig met het opstellen en implementeren van een metadataschema. Het is een aanbeveling om ook de aanvullende metadatagegevens op te nemen. KPI 4.4 Opslagformaten De gemeente Zeewolde committeert zich aan het gebruik van open standaarden voor opslagformaten. Om de authenticiteit en context te garanderen wordt ook het originele opslagformaat gearchiveerd. Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 12

14 KPI 4.5 Voorzieningen compressie en encryptie De gemeente Zeewolde past geen compressie en encryptie toe bij archivering in het DMS. Dit zorgt er voor dat alle bestanden omgezet kunnen worden naar PDF A bestanden. KPI 4.6 Converteren en migreren De gemeente Zeewolde geeft aan tijdig te converteren of migreren als niet meer aan de eisen van geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan kan worden. Samenvattend: De gemeente Zeewolde werkt gedeeltelijk systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet deels aan de specifieke wettelijke voorschriften inzake digitale archiefbescheiden. KPI vraag 5: Vernietiging vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente Zeewolde zorgvuldig af wanr het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Het Erfgoedcentrum Nieuw Land vernietigd, vervangt of vervreemd geen overgedragen archieven van de gemeente Zeewolde. Archief KPI 5 is dus niet van toepassing op het Erfgoedcentrum Nieuw Land. KPI 5.1 Archiefselectielijst en stukkenlijst De gemeente Zeewolde selecteert de archiefbescheiden op basis van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, actualisatie 2012 en maakt gebruik van Bewaarlijst Brondocumenten Nederlandse Vereniging Burgerzaken.' 3 De laatst genoemde lijst is niet in lijn met wet- en regelgeving. Enkel de Selectielijst mag gebruikt worden voor selectie van archief van de gemeenten. De gemeente geeft bij registratie van de archiefbescheiden in het DMS een bewaartermijn aan. Middels het documentair structuurplan is bij verscheidene zaken vooraf al een bewaartermijn toegekend. KPI 5.2 Vernietiging en verklaringen De gemeente Zeewolde hanteert de wettelijk gestelde vernietigingstermijnen en vernietigd conform wet- en regelgeving. De vernietiging geschiedt na consultatie van de gemeentearchivaris en er wordt een verklaring van vernietiging opgesteld. KPI 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen De gemeente Zeewolde past vervanging toe op archiefbescheiden met een vernietigingstermijn van tien jaar of jonger. Deze vervanging vindt plaats uit pragmatisch oogpunt, in overeenstemming met de gemeentearchivaris. Het Handboek vervanging is nog niet vastgesteld voor dit vervangingstraject. Na vaststelling kan ook het officiële vervangingsbesluit genomen worden, en de te vervangen stukken vernietigd worden. Actiepunt 8, gemeente Zeewolde: Laat het Handboek vervanging vaststellen. KPI 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, Actualisatie 2012, Staatscourant nr , 25 juni 2012 Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 13

15 De gemeente Zeewolde heeft in de afgelopen vijfjaar geen archiefbescheiden vervreemd. Onlangs zijn de Brondocumenten van de niet ingezetenen vervreemd. Hiervoor heeft de gemeentearchivaris een positief advies verleend en is de Verklaring van vervreemding naar de gemeentearchivaris toegezonden. Samenvattend: De gemeente Zeewolde weegt af wanr het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie. KPI vraag 6: Overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente Zeewolde het principe van de Archiefwet 1995 'te bewaren archiefbescheiden na twintig jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? Kernindicator KPI 6.1 Overbrenging na twintig jaar Niet alle archiefbescheiden, ouder dan twintig jaar, zijn overgebracht naar het Erfgoedcentrum Nieuw Land. Een archiefblok Bouw- en woonvergunningen van de periode 1952, en de milieuvergunningen komen voor overbrenging in aanmerking. Het archiefblok milieuvergunningen wordt momenteel klaargemaakt voor overdracht. Het andere archiefblok met bouw- en woonvergunningen dienen op korte termijn klaar gemaakt te worden voor overdracht. Actiepunt 9, gemeente Zeewolde: Stel een plan van aanpak op voor bewerking en overbrenging van de bovengenoemde archiefblokken. KPI 6.2 Verklaring van overbrenging Van alle overdrachten wordt een verklaring van overbrenging opgesteld. Samenvatting: De gemeente Zeewolde brengt het principe van de Archiefwet 1995 'te bewaren archiefbescheiden na twintig jaar overbrengen, tenzij met reden omkleed' correct in de praktijk. KPI vraag 7: Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en edepots Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? KPI 7.1 Archieforganisatie, kwaliteitszorg en benchmark Het Erfgoedcentrum Nieuw Land heeft het beheer van overgedragen archief als taak van de gemeente Zeewolde overgenomen. Het Erfgoedcentrum Nieuw Land werkt niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem en doet niet aan benchmarking. Hoewel dit geen wettelijke verplichting is, is het een sterke aanbeveling om wel volgens het kwaliteitszorgsysteem Model BRAIN te werken. Kernindicator KPI 7.2 Archiefbewaarplaats Het Erfgoedcentrum Nieuw Land beschikt over verschillende archiefdepots die voor blijvende bewaring van archief aan de geldende regelgeving voor archiefbewaarplaatsen voldoen. Kernindicator KPI 7.3 Archiefruimten De gemeente Zeewolde beschikt niet over een archiefruimte die aan de geldende wet- en regelgeving voldoet. De gemeentearchivaris heeft in maart 2014 middels een brief instemming verleend voor Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 14

16 ontheffing van de archiefruimte. Dit wil zeggen dat de onwenselijke situatie gedoogd wordt tot het jaar Door digitalisering en vroegtijdige overbrenging zal deze constructie houdbaar zijn. De gemeente Zeewolde plaatst op termijn vernietigbaar archief uit bij Karmac. Het is onduidelijk of voor deze overeenkomst een DVO is opgesteld waarbij rekening wordt gehouden met de verantwoordelijkheid van het college voor het archiefbeheer. Actiepunt 6 (herhaling), gemeente Zeewolde: Formuleer een informatiestrategie ten behoeven van duurzaamheid van archiefbescheiden. Neem hier ook een plan voor het beheer van de archiefruimte, en uitplaatsing van archief in op. KPI 7.4 edepot Het Erfgoedcentrum Nieuw Land beschikt nog niet over een edepot. Begin 2016 wordt de archiefinstelling aangesloten op het edepot van het Nationaal Archief. Implementatie van het edepot gaat gepaard met de inrichting van nieuwe processen en procedures die vastgelegd en geïmplementeerd dienen te worden. Samenvattend: De fysieke en digitale bewaaromstandigheden zijn deels op orde. KPI vraag 8: Ter beschikking stellen van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet het Erfgoedcentrum Nieuw Land in de praktijk aan de openbaarheideisen van de Archiefwet 1995? KPI 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land is al het archief voor eenieder kosteloos te raadplegen. Ook kan men op eigen kosten afschriften of kopieën maken. KPI 8.2 Beperking openbaarheid na twintig jaar Bij overdracht van archief wordt, indien van toepassing, naast een verklaring van overbrenging een besluit beperking openbaarheid opgesteld met daarin eventuele openbaarheidsbeperkingen. KPI 8.3 Beperking openbaarheid na 75 jaar Aan de overgebrachte archieven zijn geen openbaarheidsbeperkingen na 75 jaar gesteld. KPI 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik In het studiezaalreglement, van Erfgoedcentrum Nieuw Land, dat op de studiezaal en via de website te raadplegen is, zijn regels opgenomen betreffende afwijzing van raadpleging of gebruik. 15 In de praktijk geeft de gemeentearchivaris schriftelijk of mondeling een motivering voor de afwijzing aan de gebruiker. KPI 8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan of deskundige instelling Het Erfgoedcentrum Nieuw Land leent archiefbescheiden kosteloos uit aan het archiefvormende overheidsorgaan. Dit komt enkele keren per jaar voor. Er zijn geen bepalingen hieromtrent in het Gedoogbeschikking archiefruimte onder voorwaarden tot 01 januari 2020, Ons kenmerk: /200,27 maart Studiezaalreglement Nieuw Land Erfgoedcentrum, Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 15

17 studiezaalreglement opgenomen. KPI 8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik Het Erfgoedcentrum Nieuw Land gebruikt voor regulering van fysiek bezoek een studiezaalreglement. Dit studiezaalreglement dateert uit 2008 en dient geactualiseerd te worden. Het Erfgoedcentrum Nieuw Land maakt geen gebruik van een kwaliteitshandvest. Een aanbeveling is dan ook om een kwaliteitshandvest naar het model van BRAIN te implementeren en het studiezaalreglement hier op aan te passen. Actiepunt 4, Nieuw Land: Implementeer een kwaliteitshandvest en actualiseer het studiezaalreglement. KPI 8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik Het Erfgoedcentrum beschikt over een digitaal frontoffice in de vorm van een statische website. Dit wil zeggen dat de collectie (als deze juist geregistreerd is) toegankelijk is voor bezoekers via internet. Als bezoekers een archiefstuk, waarvan geen afbeelding in het collectiebeheersysteem opgenomen is, wil bezichtigen, dient deze contact op te nemen met de studiezaal om een reservering te plaatsen. Dit gebeurd 'handmatig' via telefoon, post, of mondeling en er is dus geen digitaal aanvraagsysteem. I Het Erfgoedcentrum Nieuw Land voldoet in de praktijk aan de openbaarheid eisen van de Archiefwet Wel dient met oog op de toekomst de archiefinstelling de digitale dienstverlening uit te breiden. KPI vraag 9: Rampen, calamiteiten en veiligheid Hoofdvraag: Heeft de gemeente Zeewolde en het Erfgoedcentrum Nieuw Land.plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? KPI 9.1 en 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente Zeewolde heeft geen veiligheidsplan voor het veiligstellen van de archieven in de archiefruimten. Het is een sterke aanbeveling deze wel op te stellen. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van het model Leidraad calamiteitenplan archieven BRAIN. De gemeente Zeewolde geeft aan dat de bestaande archiefruimte leeg gemaakt wordt, en het te bewaren archief vervroegd overgedragen wordt aan het Erfgoedcentrum Nieuw Land. De vernietigbare archiefbescheiden zullen extern bij Karmac bewaard blijven voor zolang dit nodig is. Ondanks deze toekomstige gang van zaken is het noodzakelijk dat er een calamiteitenplan aanwezig is voor de archiefruimte die nu in gebruik is. Actiepunt 10, gemeente Zeewolde: Stel een veiligheidsplan op voor archiefbewaarplaats en de archiefruimte. Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land is een calamiteitenplan voor de collectie. Dit document is niet in de organisatie geïmplementeerd en er wordt niet op regelmatige basis mee geoefend. Wel heeft het Erfgoedcentrum een abonnement op de Documentenwacht die in geval van calamiteit de collectie veilig stelt. Actiepunt 5, Nieuw Land: Implementeer een calamiteitenplan voor de collecties in de organisatie. Samenvattend: De gemeente Zeewolde heeft geen plannen voor het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden. Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 16

18 KPI vraaglo: Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente Zeewolde berederd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? KPI 10.1 Middelen Het is onduidelijk hoeveel middelen het college beschikbaar stelt voor uitoefening van de zorg voor archief. Actiepunt 11, gemeente Zeewolde: Geef inzicht in de beschikbare middelen voor de uitvoering van archiefbeheer. Het Erfgoedcentrum Nieuw Land heeft in 2014 een totale begroting van E ,- voor alle taken binnen het Erfgoedcentrum. De gemeente Zeewolde draagt ,- bij voor het archiefbeheer van het gemeentearchief en de toezichttaken van de gemeentearchivaris. KPI 10.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer De formatie van de medewerkers DIV en ICT bestaat in totaal uit 11,16 fte. De gemeente geeft aan dat alle informatie verwerkende medewerkers voldoende op de hoogte zijn van de informatiebeheersregels. Bij de gemeente Zeewolde zijn achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. De achterstanden bestaan uit materieel bewerken en ordenen van 45 meter bouwdossiers, 15 meter losse stukken en 15 meter omgevingsvergunningen. Deze achterstand is ontstaan door digitalisering van schaduwdossiers en eigen ordeningen. De achterstanden zullen niet groeien. Het wegwerken van deze achterstanden ligt stil. Een aanbeveling is ook om voor deze achterstanden een planning te maken zodat ze weggewerkt kunnen worden. Actiepunt 10 (herhaling), gemeente Zeewolde: Stel een plan van aanpak op voor bewerking en overbrenging van de bovengenoemde archiefblokken. Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land is de totale omvang aan informatieverwerkende medewerkers ten behoeve van archiefbeheer 4,23 fte. Dit betreffen 1 archivaris, 0,4 archivaris, 0,8 archivaris, 1,83 bibliothecaris en 0,2 fte management. Een kanttekening hierbij is dat ook vrijwilligers informatieverwerkende taken uitvoeren ten behoeve van archiefbeheer. Het is niet duidelijk om hoeveel uur dit gaat. Ook bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land zijn achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. Wat betreft het archief van de gemeente Zeewolde zijn de volgende achterstanden aanwezig:» Er behoeft lichte materiële bewerking van het archief» De archieven dienen via de website ontsloten te worden. Deze achterstanden (zie bijlage 2) geven de stand van zaken in september 2014 weer. Mogelijk dat door hersteloperaties in de registraties van het collectiebeheersysteem de stand van zaken nu anders is. Bij de onderstaande collecties zijn ook de particuliere archiefcollecties die in het gemeentearchief van Zeewolde zijn opgenomen. Deze worden vaak onbewerkt overgedragen, wat mede de achterstanden veroorzaakt heeft. Daarnaast is er bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land structureel te weinig fte voor de benodigde archiefbewerking. Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 17

19 KPI 10.3 Mensen kwalitatief ten behoeve van beheer De gemeente Zeewolde geeft aan dat het kwaliteitsniveau van de DIV medewerkers op orde is. Er is 61000,- per medewerker opleidingsbudget en er zijn momenteel medewerkers in opleiding. Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land is het opleidingsniveau van de medewerkers op orde. Een aantekening is wel dat er geen opleidingsbudget voor de medewerkers beschikbaar is waardoor kennis van medewerkers niet altijd actueel is. De achterstanden kunnen met de huidige kennis in de organisatie weggewerkt worden. Actiepunt 6, Nieuw Land: Zorg voor voldoende opleidingsbudget zodat medewerkers hun kennis op peil houden. KPI 10.4 Mensen kwantitatief ten behoeve van toezicht Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land is 1,2 fte voor toezicht van archiefbeheer bij de aangesloten partners. Dit is 1 fte de gemeentearchivaris en 0,2 de archiefinspecteur. Deze formatie dient wel gedeeld te worden door alle aangesloten gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en het waterschap. In 2011 is er in het Rapport Randstedelijke Provinciale Archiefinspecties, aangekaart dat het Erfgoedcentrum Nieuw Land te weinig fte heeft om de inspectietaken naar behoren uit te voeren. 16 Een berekening volgens de Landelijke rekennorm voor archiefinspectie bevestigt dit. 17 Samenvattend: De gemeente Zeewolde kan deels berederd aangeven hoeveel middelen en mensen ter beschikking gesteld zijn, alsmede hun kwaliteitsniveau, het Erfgoedcentrum Nieuw Land kan deels berederd aangeven hoeveel middelen en mensen ter beschikking gesteld zijn, alsmede hun kwaliteitsniveau. Rapport Randstedelijke Provinciale Archiefinspecties, verslag , Noord-Holland, Zuid- Holland, Utrecht en Flevoland. Lopai, Werkverband gemeentelijke archiefinspectie, Rekennorm formatie (inter-) gemeentelijke archiefinspectie, 2 december Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 18

20 Bijlagen en geraadpleegde bronnen Bijlage 1: Tabel gegevens overgedragen archief Geraadpleegde bronnen: 1. Archiefverordening 2007, vastgesteld door de Raad 28 juni Archiefwet 1995, Staatsblad nr. 276, 28 april Besluit informatiebeheer gemeente Zeewolde, 9 juni Besluit Vervreemding Brondocumenten, 7 oktober Concept Handboek Vervanging gemeente Zeewolde, versie 9 januari Dienstverleningsovereenkomst houdende uitvoeringsafspraken tussen gemeente Harderwijk en Backoffice Burgerzaken gemeente Zeewolde, 23 november Gedoogbeschikking archiefruimte onder voorwaarden tot 01 januari 2020, Ons kenmerk: /200, 04 september Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht, 16 december Ingevuld e-formulier, Archief KPI 2014, ontvangen 4 november Overeenkomst uitbesteding archiefbeheer bij Karmac, 3 maart Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land, Staatscourant nr. 252, 28 augustus Serviceniveauovereenkomst m.b.t. WMO tussen Harderwijk en Zeewolde, Verklaring Vervreemding Brondocumenten, z.d. 14. Verzoek tot invullen KPI Archieven 2014, Ons kenmerk: /200, 04 september Wet revitalisering generiek toezicht, Staatsblad nr mei Archief KPI verslag 2014 gemeente Zeewolde 19

21 Archief Gemeente Zeewolde bij Nieuw Land Erfgoedcentrum Gegevens per september 2014 Gegevens onttrokken aan het collectiebeheersysteem Atlantis. Collectienr. Naam collectie Overheid of particulier Overdracht getekend Analoog of digitaal Omvang Opslagplaats Toegang (enkel bekend stuknivċau, stuknivċau, inventaris, plaatsingslijs t, in bewerking, geen) particulier ja analoog onbekend particulier 261 Poelhekke, J. (Joop) (Zeewolde Aktueel) 784 Gemeente Zeewolde, publiek secretariearchief (1978) (1991) ja digitaal 1731 fotos ja analoog 39 meter ja 258 Poelhekke, J. (Joop), verzameling Is de toegang op de studiezaal beschikbaar? Is de toegang Zijn de archiefstukk op de website en digitaal? beschikbaar? Zijn de archiefstukk en digitaal inzichtelijk via de website? stuks ja ja inventaris ja ja Is aangegeven welke drager de originele verschijnings Is de migratiegesc hiedenis vastgelegd? HHHHHHI vorm betreft? (digital born of gedigitaliseer ń\ ^ Is de besturingspr ogrammatuu rof toepassingsp rogrammatu ur vastgelegd? Is het opslagforma at vastgelegd?