Zorg voor data. Evaluatie diagnosethesaurus na één jaar gebruik door ziekenhuizen

Transcriptie

1 Zorg voor data Evaluatie diagnosethesaurus na één jaar gebruik door ziekenhuizen

2

3 Evaluatie diagnosethesaurus na één jaar gebruik door ziekenhuizen INLEIDING De diagnosethesaurus is in mei 2016 ruim twaalf maanden in gebruik. Aanleiding om de tussenstand op te maken met de gebruikers. Want de diagnosethesaurus blijft in ontwikkeling. Er is veelvuldig contact geweest met ziekenhuizen, wetenschappelijke verenigingen en code-experts (Nictiz, RIVM). Om richting te geven aan de doorontwikkeling van de thesaurus heeft DHD samen met alle stakeholders een productevaluatie uitgevoerd in mei De ervaringen in het beheer en het gebruik van de diagnosethesaurus zijn geïnventariseerd door middel van een enquête aan alle ziekenhuizen en gesprekken met informatiemanagers/ -architecten (umc s). De enquête is door 58 ziekenhuizen ingevuld; 45 van hen gebruiken de diagnosethesaurus. Vervolgens is op 12 mei 2016 een evaluatiebijeenkomst gehouden. Deze bijeenkomst werd bezocht door afgevaardigden van vijf ziekenhuizen en zes umc s, de Federatie Medische Specialisten, wetenschappelijke verenigingen van medisch specialisten, NVZ en NFU, Nictiz en het RIVM. De discussies werden onder meer gevoed door presentaties van DHD, het Deventer Ziekenhuis en het AMC/VUmc. In dit document staan de uitkomsten van de evaluatie. De belangrijkste conclusie is: de diagnosethesaurus werkt, maar we zijn er nog niet.

4

5 5 DE FUNCTIE VAN DE DIAGNOSETHESAURUS Met de diagnosethesaurus kunnen zorgverleners op een gebruiksvriendelijke manier diagnosen invoeren en gestandaardiseerd vastleggen voor meervoudig gebruik. Hierdoor verbetert de kwaliteit van zorg; de uitwisseling van gegevens tussen zorgverleners en met patiënten wordt eenvoudiger en eenduidiger. De administratie wordt efficiënter door de automatische afleidingen naar de DBC-diagnosetypering en de ICD-10. Verder kan de diagnosethesaurus de beschikbaarheid van data voor wetenschappelijk onderzoek versnellen en de kwaliteit van stuuren benchmarkinformatie verhogen. MEER DAN DE HELFT VAN DE ZIEKENHUIZEN GEBRUIKT DE DIAGNOSETHESAURUS Van de 58 ziekenhuizen die de enquête hebben ingevuld, geven 45 ziekenhuizen aan de diagnosethesaurus te gebruiken. Van de ziekenhuizen die de enquête niet hebben ingevuld, hebben 13 ziekenhuizen de afgelopen 12 maanden wijzigingsverzoeken bij DHD ingediend. Tot slot zijn er nog eens 15 ziekenhuizen die geen wijzigingsverzoeken hebben ingediend, maar wel de bestanden hebben gedownload. Deze 28 ziekenhuizen bereiden zich in meer of mindere mate voor op de implementatie of hebben de diagnosethesaurus reeds in gebruik

6 6 De diagnosethesaurus werkt, maar we zijn er nog niet BENUTTEN POTENTIEEL VAN DIAGNOSE- THESAURUS Om het potentieel van de diagnosethesaurus te benutten, zijn verschillende stappen in het proces noodzakelijk. Hierbij heeft elke betrokken partij een eigen rol. DHD zorgt samen met de wetenschappelijke verenigingen en code-experts voor de inhoud en het uitleveren van de diagnosethesaurus. ZIS/EPD leveranciers leveren de benodigde software aan ziekenhuizen. ICT beheerders lezen vervolgens de tabellen in, zodat artsen de diagnosen kunnen vastleggen in het EPD. Met het vastleggen genereren zij automatisch de afleidingen naar de DBC-diagnosetyperingen en de ICD-10. De zorgadministratie controleert en adviseert waar nodig. Tot slot dient het ziekenhuis het meervoudig gebruik van de vastgelegde gegevens en de uitwisseling ervan met andere zorginstellingen vorm te geven. In het overzicht op pagina 7 staan de processtappen. Daarna worden de belangrijkste uitkomsten per stap beschreven. Inhoud van de diagnosethesaurus Bij het tot stand komen van de specialisme-sets in de diagnosethesaurus is gebruik gemaakt van de volgende cyclus: DHD voert een technische validatie uit, zodat de inhoud conform de specificaties/de richtlijnen is opgesteld; DHD stemt af met Nictiz over de koppeling van diagnosetermen aan SNOMED CT; ziekenhuizen en wetenschappelijke verenigingen valideren de volledigheid en juistheid van de opgenomen termen; wetenschappelijke verenigingen geven advies over de afleidingen van een term naar een of meerdere DBC-diagnosetyperingen; RIVM autoriseert de afleidingen van een term naar een of meerdere ICD-10 codes; DHD verwerkt de resultaten in de diagnosethesaurus.

7 7 Evaluatie op onderdelen Declaratie naar zorgverzekeraar Stuurinformatie en benchmarking DHD levert tabellen uit Ziekenhuis leest tabellen in EPO Arts legt diagnose vast en diagnose leidt af naar DBC en/of ICD-10 Uitwisseling gegevens Wetenschappelijk onderzoek PROCES AFHANDELING WIJZIGINGSVERZOEKEN De diagnosethesaurus is in 2015 opgeleverd. Alle betrokken wetenschap pelijke verenigingen hebben positief advies gegeven op de termen en afleidingen naar DBC s. Het gebruik van de diagnosethesaurus door artsen en andere zorgverleners leidt tot wijzigingsverzoeken. Dit kunnen aanpassingen zijn van termen, maar ook van synoniemen of afleidingen. Ziekenhuizen, ZBC s en wetenschappelijke verenigingen kunnen deze wijzigingsverzoeken indienen bij DHD. De voorstellen worden verwerkt conform het wijzigingsprotocol, dat is goedgekeurd en/of getoetst door de Federatie van Medisch Specialisten en de NVZ en NFU. Op de site van DHD staat het wijzigingsproces beschreven ( producten-diensten/diagnosethesaurus/ wijzigingsverzoek-diagnosethesaurus/paginas/ Proces-indienen-wijzigingsverzoeken-Diagnosethesaurus.aspx). Uit de evaluatie blijkt dat de doorlooptijden voor het verwerken van wijzigingsverzoeken te lang zijn. Ziekenhuizen vinden bovendien de terugkoppeling op ingediende wijzigingsverzoeken niet adequaat.

8 8 Wijzigingsverzoeken Binnengekomen wijzigingsverzoeken Afgeronde wijzigingsverzoeken Openstaande wijzigingsverzoeken Overzicht binnengekomen, afgeronde en openstaande wijzigingsverzoeken Het wijzigingsproces is begin 2016 geëvalueerd voor wat betreft de afstemming tussen DHD, wetenschappelijke verenigingen en externe code-experts. In overleg met de adviserende partijen zijn er verbeteringen in het proces doorgevoerd en is daarmee de doorlooptijd verkort. De informatie in de bestanden met wijzigingsverzoeken is sinds maart uitgebreid, zodat wetenschappelijke verenigingen efficiënter kunnen beoordelen en dus tijd besparen. In juli 2016 is naar verwachting het merendeel van de langer openstaande wijzigingsverzoeken afgerond. De daling van het aantal openstaande wijzigingsverzoeken is in maart ingezet. Op de website van DHD staat het actuele overzicht van ingediende wijzigingsverzoeken inclusief de status (actief/gesloten, goedgekeurd/afgewezen) ( MEER EN SPECIFIEKE DIAGNOSETERMEN De umc s wensen uitbreiding van het aantal diagnosetermen en toevoeging van meer specifieke termen (zeldzame diagnosen), terwijl artsen in algemene ziekenhuizen over het algemeen met een beperkte diagnoselijst willen werken. Dit verschil in behoefte hangt samen met het verschil in de patiëntenpopulatie. In overleg met partijen is besloten om een filtering op de diagnoselijst ( uitgebreid ja/nee ) mogelijk te maken, zodat specialismen (of zelfs individuele gebruikers) kunnen bepalen of ze de basislijst of de uitgebreide lijst met diagnosetermen te zien krijgen. De filterfunctie basis/uitgebreid beoogt de gebruiksvriendelijkheid voor de algemene ziekenhuizen te vergroten en voorziet tegelijkertijd in de behoeften van de umc s: het opnemen van de voor hen benodigde gedetailleerde termen in de diagnosethesaurus. De filterfunctie is opgenomen in datamodel 3.1 van de diagnosethesaurus, dat in juli 2016 voor

9 9 het eerst wordt uitgeleverd. Afhankelijk van de planning van de ZIS/EPD leverancier en de functioneel beheerder in het ziekenhuis komt de functionaliteit vervolgens ook beschikbaar in ziekenhuizen. REDUCTIE S De diagnosethesaurus bevat s. Deze zijn toegevoegd omdat in de DBC-structuur niet alle DBC s diagnosegerelateerd zijn. Sommige DBC s zijn gericht op verrichtingen, analyse of uitsluitsel. Om toch alle DBC s bereikbaar te maken via de diagnosethesaurus zijn dit soort DBC s één op één overgenomen met de zijn in de diagnosethesaurus niet automatisch gekoppeld aan een eenduidige, correcte ICD-10 code. Hierdoor vindt in de meeste ziekenhuizen geen automatische afleiding naar ICD-10 plaats bij het registreren van deze termen. Dit wordt als hinderlijk ervaren. In de afgelopen maanden zijn in overleg met de wetenschappelijke verenigingen al s vervangen door medische diagnosetermen (met een afleiding naar de ICD-10). Door de reductie van het termen hoeft het ziekenhuis minder vaak de ICD-10 code te laten aanvullen. KOPPELINGEN DIAGNOSETERMEN / SNOMED CT De diagnosetermen in de diagnosethesaurus zijn één op één gekoppeld aan de internationale standaard SNOMED CT. Dit zorgt ervoor dat ziekenhuizen eenduidig en internationaal informatie kunnen uitwisselen. Ieder specialisme heeft momenteel nog een aantal diagnosetermen zonder SNOMED CT koppeling. DHD zorgt er in samenwerking met Nictiz voor dat elke diagnoseterm gekoppeld wordt aan SNOMED CT. Het nog niet volledig zijn van de SNOMED CT koppelingen wordt in geen enkel ziekenhuis als acuut probleem ervaren. Om de volgende stap in informatie-uitwisseling tussen ziekenhuizen te kunnen maken, is het volledig zijn van de SNOMED CT koppelingen echter wel een voorwaarde. Specialisme Mei 2016 Oogheelkunde 98% KNO 87% Heelkunde 79% Plastische chirurgie 14% Orthopedie 28% Urologie 86% Verloskunde en gynaecologie 82% Neurochirurgie 37% Dermatologie en venereologie 84% Interne geneeskunde 85% Kindergeneeskunde 72% Maag-Darm-Leverziekten 79% Cardiologie 93% Longziekten 74% Reumatologie 70% Allergologie 69% Revalidatie 57% Thoraxchirurgie 46% Consultatieve psychiatrie 91% Neurologie 82% Klinische geriatrie 81% Radiotherapie 82% Radiologie 46% Anesthesiologie 44% Klinische genetica 17% Mondziekten en kaakchirurgie 62% Audiologie 85% Overzicht percentage door DHD aan SNOMED CT gekoppelde termen per specialisme. De percentages door Nictiz gevalideerde SNOMED CT koppelingen zijn lager.

10 10 UITLEVEREN (DHD) EN INLEZEN (ZIEKENHUIS) VAN DE DIAGNOSETHESAURUS DHD levert maandelijks de diagnosethesaurus uit. Een groot deel van de ziekenhuizen geeft aan dat maandelijks uitleveren functioneel is bij veel wijzigingen, maar dat hun voorkeur uitgaat naar minder frequent uitleveren zodra het aantal wijzigingen afneemt. De helft van de ziekenhuizen voegt informatie toe aan de diagnosethesaurus op het moment van inlezen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het toevoegen van ICD-10 afleidingen of van diagnosetermen (zoals diagnose onbekend ). Het merendeel van de ziekenhuizen informeert de artsen over de inhoud van de wijzigingen in de nieuw ingelezen versie, om te voorkomen dat de arts pas na implementatie geconfronteerd wordt met doorgevoerde wijzigingen. Gewenste uitleverfrequentie Ieder half jaar Ieder kwartaal Maandelijks Tweemaandelijks Anders

11 11 Zoekingang DBC-diagnosetypering Diagnoseterm Diagnoseterm, ICD10 of DBC Diagnoseterm of DBC VASTLEGGING DOOR ARTS, AFLEIDINGEN NAAR DBC-DIAGNOSETYPERING EN ICD-10 Het uitgangspunt van registreren kan per ziekenhuis verschillen. In vrijwel alle umc s is de diagnosethesaurus geïmplementeerd volgens de richtlijnen, waarbij de arts de gewenste diagnoseterm zoekt en vastlegt in het EPD. Zo ook in het AMC/VUmc. Dat vertelt Reino Petrona, informatiemanager patiëntenzorg VUmc, in zijn presentatie tijdens de evaluatiebijeenkomst. Het AMC/VUmc streeft ernaar om patiëntgegevens gestandaardiseerd, gestructureerd en op uniforme wijze vast te leggen. Zij hebben hiermee met de diagnosethesaurus een goed begin gemaakt, maar ze zijn er nog niet. De diagnosethesaurus is nog niet compleet genoeg en ook het gebruik van de thesaurus in het dossier kan nog beter, zegt Petrona. Algemene ziekenhuizen wijken soms af van de bedoelde manier van registreren met de diagnosethesaurus. Bijvoorbeeld door de DBC-diagnosetypering als eerste zoekingang te gebruiken, en pas in tweede instantie de gewenste term te kiezen. Dit gebeurt ook in het Deventer Ziekenhuis (DZ), vertelt Jos Harmelink, stafmedewerker FC&I in het DZ, in zijn presentatie. Harmelink vertelt dat de DBC-diagnosetypering in het Deventer ziekenhuis leidend is, omdat gebruik van de thesaurus niet tot andere declaraties mag leiden. Hierbij lopen de gebruikers tegen de beperking aan dat zij niet altijd de juiste diagnoseterm kunnen vinden.

12 12 In de meeste ziekenhuizen werkt de arts met de diagnosethesaurus, maar ook medewerkers van de financiële administratie en medisch codeurs gebruiken de thesaurus. Wijzigen DBC-diagnosetypering of ICD-10 code In twee derde van de ziekenhuizen hebben artsen de mogelijkheid om de door de diagnosethesaurus voorgestelde DBC-diagnosetypering Beroepsgroep die gebruik maakt van de diagnosethesaurus Arts Aantal ziekenhuizen Medewerker financiële administratie Medisch codeur Andere gebruiker Beroepsgroep

13 13 te wijzigen. In de helft van de ziekenhuizen is het mogelijk om de voorgestelde ICD-10 code aan te passen. Hierbij heeft slechts een kwart van deze ziekenhuizen een proces ingericht om te monitoren of een arts handmatig de afleidingen naar de DBC-diagnosetypering of ICD-10 code wijzigt. Handmatige aanpassingen kunnen aanleiding vormen voor het indienen van een wijzigingsverzoek bij DHD. Zoekfunctionaliteit ZIS/EPD-systemen blijken het gebruik van de diagnosethesaurus niet altijd optimaal te ondersteunen. Hierdoor is de werking en gebruiksvriendelijkheid van de thesaurus niet optimaal. Met name de zoekfunctionaliteit laat dan te wensen over. Omdat dit met de inrichting van de software te maken heeft, dienen ziekenhuizen hier samen met hun ZIS/ EPD leverancier verbetering in aan te brengen. MEERVOUDIG GEBRUIK VAN DATA Het realiseren van meervoudig gebruik van de vastgelegde data is nog toekomstperspectief; de potentie hiervan wordt nog nauwelijks benut in ziekenhuizen. Dit blijkt uit incidentele gesprekken met ziekenhuizen en de presentaties van Reino Petrona (AMC/VUmc) en Jos Harmelink (Deventer Ziekenhuis). De via de thesaurus vastgelegde ICD-10 codes worden weliswaar gebruikt voor aanlevering aan het DIS, maar het gebruik van de vastgelegde diagnosen voor het creëren van stuur- en benchmarkinformatie, het aanleveren aan kwaliteitsregistraties, de informatieuitwisseling tussen zorginstellingen en het wetenschappelijk onderzoek is met uitzonderingen daargelaten nog niet gerealiseerd in ziekenhuizen.

14 14 In dit kader is de aanlevering aan de Landelijke Dataverzameling Ziekenhuiszorg (LBZ) van belang. Ziekenhuizen die de diagnosethesaurus gebruiken voor gestandaardiseerde vastlegging van de diagnose in het EPD, blijken het vastgelegde thesaurus ID niet mee te sturen bij de aanlevering aan de LBZ. Het is van belang dat ziekenhuizen dit wèl doen. Alleen zo kan een ziekenhuis profiteren van de mogelijkheden die gestandaardiseerde vastlegging biedt om de eigen informatiepositie te versterken. Ziekenhuizen krijgen de LBZ-data die zij aan DHD aanleveren (zowel medisch als financieel) terug in de vorm van gedetailleerde informatieproducten. Deze bevatten (benchmark)informatie, onder andere op het gebied van kwaliteit, financiën, productie en marktpositie. LANDELIJKE RICHTLIJNEN VOOR REGISTRATIE Ziekenhuizen hebben behoefte aan landelijke richtlijnen voor registratie, zodat dit uniform gebeurt. Want alleen als data op een uniforme manier geregistreerd worden, beschikken we over cijfers die onderling te vergelijken zijn. Bijvoorbeeld: dient het syndroom (het onderliggend lijden) te worden vastgelegd als de hoofddiagnose, of juist de symptomen/typische klachten waarvoor de patiënt op dat moment behandeld wordt? De behoefte om hier duidelijke richtlijnen voor te hebben, is tijdens de evaluatiebijeenkomst onder de aandacht gebracht bij de NVZ en NFU. DHD zal hier in samenwerking met de NVZ en NFU een vervolgbijeenkomst over organiseren. CONCLUSIE: DE DIAGNOSETHESAURUS WERKT ZOALS BEDOELD De diagnosethesaurus werkt zoals bedoeld: gestandaardiseerde vastlegging van diagnosen in het EPD met automatische afleidingen naar de DBC-diagnosetypering en de ICD-10. Zowel de inhoud van de thesaurus als de wijze van implementatie en het gebruik in het ziekenhuis behoeven nog verbetering. Dit vormt de belangrijkste conclusie uit de evaluatie. Onderlinge samenwerking Om het doel eenmalige vastlegging voor meervoudig gebruik te bereiken, dienen alle schakels in de keten op orde te zijn: EPD, diagnosethesaurus, arts, zorgadministrateur, medisch codeur, beheerder EPD, ICT, datawarehousing. Alle actoren zullen in onderlinge samenwerking de kwaliteit van de registratie moeten borgen, door continu elk onderdeel van de keten te monitoren en te verbeteren. De EPD-leverancier levert de functionaliteit om het werkproces te ondersteunen en de EPD-beheerder van het ziekenhuis draagt zorg voor de lokale inrichting van het EPD. DHD overlegt frequent met alle EPD-leveranciers over de minimaal gewenste functionaliteit in de diverse EPD s en heeft richtlijnen voor implementatie van de diagnosethesaurus opgesteld, waarin de benodigde functionaliteiten beschreven staan voor onder meer de zoekfunctie ( producten-diensten/diagnosethesaurus/ Paginas/Implementatierichtlijnen-diagnosethesaurus.aspx). Ziekenhuizen zelf zijn opdrachtgever van hun EPD-leverancier.

15 15 Als in het EPD van uw ziekenhuis zaken voorkomen die een adequate werking van de diagnosethesaurus in de weg staan, neemt u dan contact op met uw EPD-leverancier. Artsen zijn verantwoordelijk voor een goede bronregistratie van klinisch relevante gegevens. Dit is onderdeel van het normale klinische werkproces. Hierbij is kwaliteitsborging en -controle van groot belang, ook als de arts de diagnose aan de bron correct vastlegt. Artsen, EPD-beheerders en zorgadministrateurs moeten gezamenlijk beschrijven wat de meest doeltreffende en doelmatige manier is om informatie eenmalig vast te leggen voor meervoudig gebruik. Daarnaast is het van belang om frequent en steekproefsgewijs interne kwaliteitscontrole achteraf uit te laten voeren door zorgadministrateurs en medisch codeurs. Zij koppelen vervolgens hun bevindingen terug aan de artsen van het betreffende specialisme en corrigeren waar nodig. Deze controles zijn bijvoorbeeld van belang bij een meervoudige afleiding naar een DBC-diagnosetypering, en bij de afleiding naar ICD-10.

16 16 Acties DHD In 2016 staan de volgende acties gepland om de inhoud van de diagnose- thesaurus en het wijzigingsproces te verbeteren: 1. het verkorten van de doorlooptijden van wijzigingsverzoeken. 2. het verbeteren van de terugkoppeling aan indieners van wijzigingsverzoeken. 3. het in overleg met de wetenschappelijke verenigingen van medisch specialisten minimaliseren van het s. 4. het in overleg met de wetenschappelijke verenigingen toevoegen van specifieke diagnosetermen, zodra de filterfunctie basis/uitgebreid beschikbaar komt voor ziekenhuizen. Deze filterfunctie is opgenomen in het datamodel 3.1 van de diagnosethesaurus, dat in juli 2016 voor het eerst wordt uitgeleverd. Afhankelijk van de planning van de ZIS/EPD leverancier van uw ziekenhuis en de functioneel beheerder in uw ziekenhuis komt de functionaliteit daarna beschikbaar in uw ziekenhuis. 5. het completeren en valideren van de SNOMED CT-koppelingen in samenwerking met Nictiz. DHD heeft eind mei 2016 voor nagenoeg alle diagnosetermen van alle specialismen een concept-koppeling voorgesteld, met uitzondering van klinische genetica die niet tot nauwelijks opgenomen is in SNOMED CT. Nictiz valideert de voorgestelde koppelingen. 6. het laten autoriseren door het RIVM van ICD-10 afleidingen waar dit nog niet gebeurd is. 7. het toevoegen van de specialismen Mondziekten, kaak- en aangezichtschirurgie, en Sportgeneeskunde. Een toelichting op de doorontwikkel agenda van de diagnosethesaurus voor 2016 en 2017 vindt u op onze website ( diagnosethesaurus/paginas/diagnosethesaurus.aspx).

17

18 EINDREDACTIE Ingrid Grutters VORMGEVING Marker Ontwerp DHD Oudlaan GA Utrecht Postbus GR Utrecht SERVICEDESK JUNI info@dhd.nl