Versie December 2009

Transcriptie

1 P a g i n a 1 Handleiding voor de aangever Versie December 2009

2 P a g i n a 2 Opmerking vooraf De toepassing evolueert voortdurend in functie van de behoeften van de aangevers en van de instellingen die gegevens inzamelen. Deze handleiding probeert de functies van de toepassing zo volledig mogelijk te beschrijven. Een handleiding is echter nooit voor 100 procent volledig en we kunnen kleine verschillen tussen deze handleiding en de meest recente versie van de software niet volledig uitsluiten. In de mate van het mogelijke zal de handleiding aangepast worden na belangrijke wijzigingen van de toepassing.

3 P a g i n a 3 1. Inleiding Terminologie Gebruikte iconen Identificatie Via Certificaten Aanvragen van een certificaat Verifieren van de identiteit van de aanvrager Via Gebruikersid/paswoord aanvragen van een Gebruikersid/paswoord Identificatie via een gebruikersid/paswoord Functies van de toepassing Wijzigen van het persoonlijke profiel Invullen en raadplegen van rapporten Control Panel Selectie van een formulier Sluiten van een formulier Importeren van gegevens Exporteren van gegevens Afdrukken van een rapport Een formulier op "Nihil" zetten Een formulier herinitialiseren Valideren van een formulier Versturen van een bericht naar de verantwoordelijke voor de collecte Initialiseren van een formulier "op verzoek" Selectie van een sectie Invullen van de gegevens Een enkel detail Lijst met details Bewaren van de gegevens Schrappen van gegevens Toevoegen van een enkele regel Toevoegen van meerdere regels Consulteren van het OneGate (CSSR) Mailsysteem (Berichten) raadplegen van berichten Ontvangen berichten Verzonden berichten Opvolgen van opgeladen bestanden De historiek van een file transfer ophalen Details ophalen van een file upload Opladen van bestanden Ophalen van de versie van de toepassing (About) geavanceerde functies Rapporteren via Webservices Bijlage 1: Cookies Bijlage 2: Aangifte-rapport... 37

4 P a g i n a 4 1. INLEIDING In een ontwikkelde maatschappij is er continue behoefte aan informatie. Burgers en ondernemingen worden continu ondervraagd door administraties en statistische instituten. Tot voor kort bestonden rapporten vooral uit papieren formulieren. Met de technologische revolutie hebben pen en papier plaats gemaakt voor diskettes, s en internet. is een toepassing om via het internet te rapporteren. beperkt zich niet tot één of enkele rapporten; het is een generische toepassing waarmee een heel scala aan rapporten kan gegenereerd en verspreid worden. 2.TERMINOLOGIE We gebruiken de volgende termen in de handleiding: Gebruiker: Dit is de fysieke persoon die de toepassing zal gebruiken om te rapporteren. Deze wordt vertegenwoordigd door een identiteit: een certificaat of een gebruikersid met paswoord. In de praktijk kunnen meerdere personen schuil gaan achter deze identiteit. Aangever: dit is de rechtspersoon die bepaalde gegevens moet rapporteren. Het gaat vaak maar niet uitsluitend om ondernemingen. De aangever - of declarer in het jargon van - heeft een unieke identificatie zoals een ondernemings- of BIC-nummer. De relatie tussen gebruikers en aangevers kan verschillende vormen aannemen: In het meest eenvoudige geval vallen gebruiker en aangever samen (vb. de zaakvoerder van een kleine onderneming). Eén gebruiker is verantwoordelijk voor de aangiftes van verschillende aangevers. Een typisch voorbeeld is een boekhoudkantoor dat de rapporteringsverplichtingen van zijn klanten op zich neemt. Het boekhoudkantoor speelt de rol van "derde" bij de aangifte. Verschillende gebruikers rapporteren voor één aangever. In een grote onderneming kunnen verschillende afdelingen een deel van de rapportering op zich nemen. Elk van die afdelingen heeft in het systeem een eigen identiteit. De termen Gebruiker en Aangever zullen in de handleiding door elkaar gebruikt worden. Domein: een afgebakend gebied van statistische rapportering. Rapport: een statistische aangifte voor een bepaalde periode en frequentie. Een rapport bestaat uit één of meerdere formulieren die op hun beurt verdeeld kunnen zijn in secties. Sectie: een onderdeel van de rapportering dat dient om grote rapporten overzichtelijk te houden en in te delen in logisch zinvolle eenheden. De sectie bestaat uit items of vragen die logisch samenhoren. Instituut : Met deze term verwijzen we naar een organisme dat gegevens inzamelt via One Gate (CSSR). Voorbeelden zijn de Nationale Bank van België, de CBFA e.a. Verantwoordelijke voor de collecte: Binnen elk instituut zijn één of meerdere personen verantwoordelijk voor de opvolging van de gegegevensinzameling. Ze contacteren de aangevers in geval van problemen. Anderzijds zijn ze via een intern berichtensysteem bereikbaar voor de aangevers. Domeinverantwoordelijke: de persoon die binnen een instituut verantwoordelijk is voor de definieren van de rapporten. De aangever kan de domeinverantwoordelijke contacteren via het interne berichtensysteem van.

5 P a g i n a 5 3. GEBRUIKTE ICONEN De functies van de toepassing zijn ondermeer beschikbaar via iconen. De belangrijkste vind je in het volgende lijstje: Terugkeren naar het vorige scherm. Terugkeren naar de vorige pagina van een lijst. Naar de volgende pagina van een lijst gaan. Ophalen van de documentatie. Versturen van een bericht naar een verantwoordelijke. Een nieuwe aangifte aanmaken. Schrappen van één of meerdere elementen. Sluiten van een aangifte voor een bepaalde periode. Importeren van een aangifte vanuit een bestand (csv) Exporteren van een aangifte naar een bestand (csv, xml). Afdrukken of exporteren van de samenvatting van een aangifte (pdf). Een aangifte expliciet als "leeg" (nihil) indienen de velden van een formulier op de beginwaarden zetten. Valideren van de inhoud van een aangifte. Bewaren van de aangifte. Ophalen van de historiek van opgeladen bestanden. Zoekcriteria: In bepaalde schermen kan de gebruiker zelf bepalen welke informatie afgebeeld wordt. Er zijn velden voorzien waarin zoekcriteria kunnen ingevuld worden. Op die manier wordt de hoeveelheid informatie beperkt tot wat relevant is voor de gebruiker. Je moet met het volgende rekening houden: Wanneer ze voor het eerst verschijnen zijn deze schermen vaak leeg. Dat betekent niet automatisch dat er geen informatie is. Het programma heeft geen selectie uitgevoerd. Klikken op de knop Zoeken - al dan niet na het invullen van zoekcriteria - zal de nodige gegevens ophalen. Bepaald zoekcriteria worden gevolgd door '%'. Dat betekent dat het veld wildcards toelaat. De zoekcriteria zijn hoofdlettergevoelig.

6 P a g i n a 6 4. IDENTIFICATIE OneGate (CSSR) is niet bedoeld voor anonieme enquêtes en rapporten. De aangevers zijn omwille van wettelijke of feitelijke redenen verplicht om om regelmatige basis te rapporteren. Dat betekent dat de aangevers vooraf gekend zijn; de verantwoordelijke voor de gegevensinzameling weet wie te contacteren wanneer zich problemen voordoen. De verplichtingen verschillen van aangever tot aangever; de identiteit van de gebruiker wordt gebruikt om de juiste rapporten te genereren. In OneGate (CSSR) beschikt de gebruiker over twee mogelijkheden om zich te identificeren: via certificaten of via een gebruikersid en paswoord. 4.1 VIA CERTIFICATEN AANVRAGEN VAN EEN CERTIFICAAT Informatie over de procedure volgt VERIFIEREN VAN DE IDENTITEIT VAN DE AANVRAGER Informatie over de procedure volgt. 4.2 VIA GEBRUIKERSID/PASWOORD AANVRAGEN VAN EEN GEBRUIKERSID/PASWOORD Informatie over de procedure volgt IDENTIFICATIE VIA EEN GEBRUIKERSID/PASWOORD Bij het opstarten van de toepassing via de URL moet de gebruiker zich identificeren met zijn gebruikersid en een paswoord (zie Figuur 1). Opgelet: paswoorden zijn hoofdlettergevoelig. Figuur 1: identificatie via gebruikersid en paswoord Na een succesvolle logon komt de gebruiker in het scherm Mijn Profiel terecht.

7 P a g i n a 7 Figuur 2 Mijn profiel: invullen van contactgegevens De gebruiker kan in zijn profiel allerlei persoonlijke gegevens opslaan zoals naam, voornaam, adres enz. Bij een eerste gebruik zijn de meeste velden leeg; enkel "Taal" en "Land" zijn ingevuld met een default-waarde. Bij een volgend bezoek vindt de gebruiker zijn gegevens terug. De informatie wordt immers opgeslagen in een cookie 1 - op voorwaarde dat de browserinstellingen het gebruik van cookies niet verhinderen of bemoeilijken. De gebruiker mag de gegegevens op elk ogenblik wijzigen. Er is slechts één verplicht veld: het adres. Het verplichte karakter blijkt uit het sterretje na "E- Mail". Het adres laat de verantwoordelijke voor de collecte toe om contact op te nemen met de aangever indien er zich problemen voordoen met de aangifte. Het systeem geeft een foutboodschap wanneer je een profiel zonder adres wil bewaren. Het programma gaat ook na of het adres een geldige vorm heeft (...@...). Je krijgt een foutboodschap wanneer dit formaat niet gerespecteerd wordt 2 : In sommige gevallen is de gebruiker verantwoordelijk voor meerdere aangevers. In Declarer heeft hij dan de mogelijkheid om een bepaalde aangever te selecteren via de button <aan te vullen>. De keuze heeft een invloed op de lijst met rapporten die de gebruiker te zien krijgt (zie <aan te vullen>). 1 Zie Bijlage 1 2 De toepassing gaat niet na of het adres ook echt bestaat. De validatie is puur formeel.

8 P a g i n a 8 5. FUNCTIES VAN DE TOEPASSING De gebruiker beschikt via de tabbladen in het bovenste deel van de toepassing over de volgende functies (tussen haakjes vind je het relevante tabblad): Wijzigen van het persoonlijke profiel (Profiel) Invullen en raadplegen van rapporten (Rapporten) Consulteren van het mailsysteem (Berichten) Opladen van Xml-bestanden (Opladen) Nagaan met welke versie van de toepassing je werkt (About) Elk tabblad heeft een eigen menu. 5.1 WIJZIGEN VAN HET PERSOONLIJKE PROFIEL zie voor details van dit scherm. 5.2 INVULLEN EN RAADPLEGEN VAN RAPPORTEN Kies de tab Rapporten. Zie Figuur 3 voor een schermafdruk. Figuur 3 : Rapporten De inhoudstafel is opgebouwd uit twee soorten elementen: domeinen en rapporten. Een domein definieert een deelgebied uit de statistiek zoals de betalingsbalans, de buitenlandse handel of andere. Het fungeert dus als een soort container voor de rapporten van dat statistisch gebied. Elk domein bestaat uit een reeks rapporten. De gebruiker ziet enkel de domeinen en de rapporten die van belang zijn voor hem. In functie van de aangever zal de inhoudstafel verschillen.

9 P a g i n a 9 Versturen van berichten naar de domeinbeheerder Naast de titel van het domein staat een icoon:. Het dient om een bericht te sturen naar de beheerder van het betrokken domein. In het voorbeeld zal de manager van Domein BBP een bericht ontvangen (zie Figuur 4). Figuur 4: Versturen van een bericht naar een domeinverantwoordelijke De gebruiker tikt zijn boodschap in in Bericht. Hij kan eventueel bestanden bijvoegen door in Selecteer een aan te hechten bestand via de Browse knop documenten toe te voegen. Klik op Versturen om de boodschap te versturen. Enkele opmerkingen: De berichten worden niet via verstuurd. Ze blijven volledig binnen het OneGate (CSSR) systeem. De berichten die in deze context verzonden worden zijn gericht aan de domeinverantwoordelijke. Het zijn algemene berichten die verband houden met het domein of de rapporten en niet met concrete aangiftes. De gebruiker kan de verzonden berichten steeds consulteren via de functie Berichten- >Berichten->Verzonden. De navigatie door de inhoudstafel met domeinen en rapporten is zeer intuïtief - het volstaat te klikken op één van de lijnen om naar het volgende niveau van de inhoudstafel te gaan. De lijnen fungeren als hyperlinks in een webpagina. De gebruiker doorloopt achtereenvolgens:

10 P a g i n a 10 de Control Panel van het rapport de formulieren van het rapport voor de geselecteerde periode de secties van het geselecteerde formulier de zones waarin de gegevens kunnen ingevuld worden CONTROL PANEL Selecteer een rapport in de lijst. Het volgende scherm geeft een onmiddellijk overzicht van de perioden waarvoor het rapport geïnitialiseerd werd met de status van elk van deze periodes. We noemen dit scherm de Control Panel. Figuur 5: Control Panel De Control Panel bevat de volgende informatie: Periode : de rapporteringsperiode neemt de vorm jaar-periode aan. Voor maandelijkse rapporten stemt periode overeen met de maand staat b.v. voor december Kwartaalrapporten zullen 3,6,9 of 12 als periode hebben - de laatste maand van elk kwartaal. <quid jaarlijkse rapporten> Initieel : Een vinkje in deze kolom betekent dat nog geen waarden ingevoerd werden voor het rapport. Fout : een vinkje duidt aan dat fouten gedetecteerd werden tijdens de validatie van het rapport. Waarschuwing: een vinkje duidt aan dat bij de validatie van het rapport problemen opgedoken zijn. Een waarschuwing is minder ernstig dan een fout. De gegevens zijn niet volledig conform de vereisten maar ze kunnen toch aanvaard worden. Ok : tijdens de validatie van het rapport zijn geen anomalieën ontdekt.

11 P a g i n a 11 Open: de aangever kan het rapport nog steeds wijzigen; het rapport werd nog niet afgesloten. De gegevens zijn wel degelijk opgeslagen in OneGate maar de aangever mag ten alle tijde wijzigingen aanbrengen. Gesloten : het rapport werd gesloten. De aangever kan de gegevens nog consulteren maar niet meer wijzigen. Enkele opmerkingen: Fout/Waarschuwing/Ok zijn mutueel exclusief toestanden. Er zal slechts één van de drie mogelijkheden aangevinkt zijn. De status Ok, Fout of Waarschuwing is de "slechtste" of minimale waarde van alle fomulieren van een rapport. Van zodra de validatie fatale fouten detecteert in één formulier wordt de status van het rapport op Fout gezet. Ok betekent dat alle formulieren in orde zijn. Open en Gesloten zijn ook mutueel exclusief SELECTIE VAN EEN FORMULIER De gebruiker krijgt de lijst te zien met de formulieren van het rapport voor de periode die hij in de Control Panel geselecteerd heeft (zie Figuur 6). In het voorbeeld hebben we maar één formulier. Figuur 6: Formulieren van een rapport voor een periode In de hoofding vindt men in Aangever de identiteit van de aangever terug. Het scherm geeft een overzicht van de formulieren waaruit het rapport samengesteld is. Per formulier vinden we de volgende informatie:

12 P a g i n a 12 Een hokje (checkbox) om het formulier te selecteren. Bepaalde functies hebben enkel effect wanneer één of meerdere formulieren geselecteerd zijn (zie verder). Formulier: de beschrijving van het formulier Afsluitdatum : de deadline om te rapporteren voor de gegeven periode. In Figuur 6 heb je tijd tot 20 november 2009 om de gegevens van oktober 2009 te rapporteren. Laatste Bijwerking : de datum van de laatste wijziging Status: de status (Ok, Fout of Waarschuwing) Levenscyclus : waar bevindt het formulier zich in zijn levenscyclus? Initieel, Open of Gesloten? Nihil : werd het formulier expliciet of "Nihil" gezet? Dat betekent dat de aangever aan zijn verplichting voldaan heeft - het rapport werd ingevuld - maar dat er eigenlijk niets te rapporteren viel. Referentie : <to do> Boven de tabel vindt men een hele reeks iconen. We herhalen hier de functie van de belangrijkste iconen: : sluiten van een formulier : importeren van gegevens. : exporteren van gegevens : afdrukken van een rapport : een formulier op "Nihil" zetten. : een formulier herinitialiseren. : een formulier valideren : een bericht sturen naar de verantwoordelijke voor de collecte. Merk op dat je voor de meeste functies één of meerdere formulieren in de lijst moet selecteren (d.m.v. een vinkje). De toepassing geeft een foutmelding wanneer geen formulier geselecteerd werd. Sluiten van een formulier Sluiten van een formulier betekent het bevestigen van de gerapporteerde gegevens. Van zodra het formulier gesloten is, kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden 3. De toepassing vraagt een bevestiging voor de geslecteeerde formulieren gesloten worden. 3 Een formulier kan eventueel opnieuw geopend worden door een domeinbeheerder.

13 P a g i n a 13 Figuur 7: Bevestigen van het sluiten van formulieren De kolom "Levenscyclus" wordt aangepast voor de gesloten formulieren. De functie zal alle formulieren van het rapport sluiten los van het feit of een formulier geselecteerd werd of niet. Opmerking: Een formulier kan niet gesloten worden wanneer het fouten bevat. Het icoon om te sluiten zal niet beschikbaar zijn. Importeren van gegevens De functie - en het bijhorende icoon - zijn onbeschikbaar wanneer de import van gegevens in het formulier niet toegestaan is. De beheerder van het rapport moet deze mogelijkheid expliciet instellen. Selecteer het formulier waarin je de gegevens wil importeren. De toepassing geeft een foutboodschap wanneer geen formulier geselecteerd werd: Wanneer de import wel mogelijk is, wordt het volgende scherm (Figuur 8) afgebeeld: Figuur 8: Import van gegevens via een CSV-bestand

14 P a g i n a 14 Het scherm laat de gebruiker toe om gegevens op te laden via de Browse knop in "Open Bestand". Te zelfdertijd beschrijft het scherm de structuur die men moet respecteren bij het opladen van de gegevens. Er is een beschrijving voorzien per sectie. Met de optie "Type" beslist de gebruiker of de geïmporteerde gegevens de oorspronkelijk bewaarde gegevens overschrijven (optie "Vervangen") of niet (optie "Toevoegen"). <quid table. Overschreven ook indien Append?>. De gebruiker selecteert een bestand via de Browse knop. Gebruik de knop Upload om de inhoud van het bestand op te laden in het formulier. Het systeem bevestigt de operatie met de volgende boodschap. Figuur 9: Ticketnummer na de import van gegevens via CSV Het ticketnummer is een referentie naar een boodschap in het interne berichtensysteem. De hyperlink "hier" verwijst onmiddellijk naar het bericht dat een validatierapport van de import bevat. Opmerking: De naam CSV betekent Comma Separated Values. Het betekent dat de verschillende velden van elke registratie - het zijn er 5 in het voorbeeld in Figuur 8 - van elkaar gescheiden worden door een bepaald letterteken. In is dit letterteken een ';' of punt-komma. b.v. A2000;US;USD;100.2;200.4 voor het formulier in Figuur 8. aanvaardt enkel '; ' als scheidingsteken. Het letterteken ';' mag bovendien niet voorkomen in de velden. b.v. Nationale bank van België;Brussel : beschouwt dit als twee velden Het begrip CSV-bestand betekent dat de bestanden een bepaald formaat moeten respecteren. De eigenlijke extensie van de bestandsnaam speelt geen rol. Exporteren van gegevens

15 P a g i n a 15 De functie genereert een bestand met de gegevens van het formulier. Deze functie kan handig zijn om een sjabloon aan te maken voor de import van de gegevens. In functie van de selecties die je hebt gemaakt in de lijst formulieren heb je de keuze tussen export naar een CSV-bestand of een XML-file. XML komt in twee varianten - een XML-bestand met enkel de gegevens van het (de) geselecteerde formulier(en) of een XML-bestand met alle gegevens van het rapport. De opties worden als volgt bepaald: # geselecteerde formulieren csv xml xml rapport 0 X 1 X X X 2..N X Figuur 10: Export van gegevens Voor een beschrijving van het XML-bestand verwijzen we naar document <to do>. Klik op de button Download om het bestand te genereren in het gewenste formaat. Afdrukken van een rapport Selecteer minstens één formulier. Je krijgt de volgende waarschuwing wanneer geen enkel formulier geselecteerd werd:

16 P a g i n a 16 Dit is geen echte afdrukfunctie. Er wordt een afgifterapport aangemaakt dat de stand van zaken van het rapport op het moment van afdruk geeft. bevat. Het afgifterapport is een PDF-document dat je kunt bewaren en afdrukken. In Bijlage 2 vind je een voorbeeld. Figuur 11: Afdrukken van een aangifte-rapport Op termijn wordt een afdrukfunctie van de aangifte - met cijfers - voorzien. Een formulier op "Nihil" zetten De gebruiker kan één of meerdere formulieren op Nihil zetten. Dat betekent dat de aangever aan zijn verplichting voldaan heeft - het formulier is ingevuld - maar dat er eigenlijk niets te rapporteren valt. Let op: reeds ingevulde waarden zullen overschreven worden door nihil. De toepassing vraagt een bevestiging voor de geselecteeerde formulieren op Nihil gezet worden. Figuur 12: Bevestigen van de nihil-operatie op een formulier Je krijgt de volgende waarschuwing wanneer geen enkel formulier geslecteerd werd: Het programma informeert over een succesvolle afloop: OneGate (CSSR) zal Status, Levenscyclus en Nihil aanpassen voor de betrokken formulieren. Een formulier herinitialiseren

17 P a g i n a 17 De geselecteerde formulieren worden terug op de initiële waarden geplaatst. De wijzigingen worden gewist - met inbegrip van de nihil-waarden. Figuur 13: Bevestigen van de herinitialisatie van een formulier Je krijgt de volgende waarschuwing wanneer geen enkel formulier geslecteerd werd: De kolom "Levenscyclus" van de betrokken formulieren wordt op Initieel geplaatst. De kolom "Nihil" wordt eventueel aangepast. Een succesvolle afloop van de operatie wordt als volgt gemeld: De geselecteerde formulieren zijn met succes op de startwaarden gezet. Valideren van een formulier De domeinbeheerder heeft de mogelijkheid om validatieregels te definieren voor de formulieren. Het zijn regels die beperkingen opleggen aan de waarden die de aangever kan invullen (minima, maxima,...) of die de interne coherentie van een formulier controleren (b.v. is het totaal gelijk aan de som van de elementen). De validatiefunctie voert die regels uit voor het geselecteerde formulier. De aangever weet dus onmiddellijk of er problemen zijn met de gegevens die hij zojuist ingevuld heeft. Het validatierapport is beschikbaar als HTML- of als XML-document. De aangever kiest het formaat in de volgende dialog box (zie Figuur 14). Figuur 14: Keuze van het formaat van het validatierapport Figuur 15 is een voorbeeld van een validatierapport in HTML:

18 P a g i n a 18 Figuur 15: Validatierapport in HTML Het validatierapport in XML kun je ofwel onmiddellijk openen in de browser ofwel bewaren. Het resultaat is te zien in Figuur 17. Figuur 16: Openen of bewaren van XML-validatierapport

19 P a g i n a 19 Figuur 17: Validatierapport in XML Versturen van een bericht naar de verantwoordelijke voor de collecte De gebruiker kan een bericht naar de verantwoordelijke voor de collecte (ook wel Data Collection Manager of DCM genoemd) versturen. Berichten die in deze context verstuurd worden hebben betrekking op specifieke rapporten of formulieren. De functie is volledig identiek aan de mailfunctie zoals beschreven in Versturen van berichten naar de domeinbeheerder. Enkel de bestemmeling verschilt.

20 P a g i n a 20 Figuur 18: Versturen van een bericht naar de domeinbeheerder Initialiseren van een formulier "op verzoek" In bepaalde gevallen lijkt het rapport geen formulieren te bevatten (zie figuur 19). Het gaat dan om rapporten en/of formulieren die op onregelmatige basis ingevuld moeten worden. De rapportering volgt gewoonlijk een vast stramien - maandelijks, per kwartaal enz. Bovendien moet de aangever vaak binnen een bepaalde tijdsinterval antwoorden. Sommige rapporten zijn veel onregelmatiger en soms volledig ad hoc. De verantwoordelijke voor de collecte kan de rapporten dus niet voorbereiden of initialiseren. Het is de aangever zelf die dit type rapport zal moeten initialiseren. In Figuur 19 zie je het icoon ; het dient om een nieuwe aangifte te initialiseren. Het formulier krijgt dan een begindatum en het is klaar om ingevuld te worden. Wijzigingen blijven mogelijk tot het formulier gesloten wordt of tot de einddatum voor rapportering bereikt is. Deze einddatum wordt bepaald door de de verantwoordelijke voor de collecte.

21 P a g i n a 21 Figuur 19 : Formulier "op verzoek" SELECTIE VAN EEN SECTIE De gebruiker heeft een formulier gekozen en hij krijgt de lijst met secties waaruit het formulier bestaat. Wanneer het formulier slechts één sectie bevat wordt deze stap overgeslagen. je kunt onmiddellijk verder naar Invullen van de gegevens. In de hoofding zien we terug de identiteit van de aangever. <te verifieren> Het icoon geeft eventueel toegang tot de documentatie van het formulier. Dit scherm heeft slechts één functie: het selecteren van een sectie om de aangifte in te vullen.

22 P a g i n a 22 Figuur 20: De secties van een formulier INVULLEN VAN DE GEGEVENS De domeinbeheerder heeft in OneGate (CSSR) een zekere vrijheid in de definitie van zijn formulieren: we hebben tabellen, lijsten, details en lijsten met details. De keuze hangt af van de aard en het onderwerp van het rapport. We beschrijven eerst de verschillende mogelijkheden. De gemeenschappelijke functies beschrijven we in een aparte sectie. Tabel Tabellen bestaan gewoonlijk uit vooraf gedefinieerde elementen zoals codes van rubrieken, landen, munten enz. Deze element vormen de X- en de Y-as van de tabel. Merk op dat deze elementen gecombineerd kunnen worden. Zo zou men per land een lijst van munten kunnen herhalen. In figuur 20 vind je een voorbeeld. In de meeste gevallen zullen de X- en de Y-as vast zijn. De waarden worden ingevuld voor elke combinatie van X en Y. In sommige gevallen kan de aangever één of meerdere lijnen bijvoegen en terug schrappen. Je vindt in dat geval in de eerste kolom van de tabel de volgende icoontjes:,,. Ze dienen resp. om één lijn toe te voegen, meerdere lijnen toe te voegen of de lijn te verwijderen. Figuur 21: Tabel Lijst

23 P a g i n a 23 Lijsten worden gebruikt wanneer het aantal te rapporteren items variabel is. Elke lijn stelt een te rapporteren item voor. De gebruiker moet in elk veld een waarde invullen - hetzij door de waarde in te tikken hetzij door een keuze te maken uit een lijst voorgedefinieerde waarden. Import/Export en Intra/Extra zijn voorbeelden van de tweede mogelijkheid. De gebruiker klikt op het icoontje de lijst met aanvaardbare waarden te zien. om Figuur 22: Lijst Figuur 23: Selectie van waarden in een pop-up venster De aangever kan een lijn verwijderen door het gommetje ( Een leeg rapport (Status=Initieel) heeft een vast aantal lijnen. Het icoon voegen aan de lijst. ) in de eerste kolom aan te klikken. dient om lijnen toe te Boven de lijst staat een checkbox "Show Errors Only" (zie Figuur 23). Gebruik deze optie om enkel de foute lijnen af te beelden d.w.z. de lijnen die problemen opleveren bij de validatie. Een formulier kan veel gegevens bevatten en soms is het handig om enkel de foutieve lijnen te tonen. Figuur 24: Beperken van de lijnen tot de fouten Een enkel detail Detail : de gebruiker vult de gegevens in voor één item of vraag. Typische voorbeelden zijn formulieren waar de aangever personalia moet invullen zoals naam, adres, enz. Zie figuur 25. Figuur 25: Invoer van één enkel detail Lijst met details

24 P a g i n a 24 Dit is een mengvorm. Het formulier is een lijst waarbij elk element een detail is. In de lijst staat een potloodje - - klik er op om het detail te zien. Het resultaat zie je in Figuur 26. Figuur 26: Detail uit een Lijst met details Het scherm heeft een paar extra hulpmiddelen om te navigeren in de lijst. : navigeer naar het volgende item : navigeer naar het vorige item : navigeer naar het eerste item : navigeer naar het laatste item Tenslotte is er bovenaan het icoon om een nieuw item toe te voegen aan de lijst. De volgende iconen komen voor: : Bewaren van de gegevens of : Schrappen van de gegevens : Een enkele regel toevoegen Bewaren van de gegevens : Meerdere regels toevoegen Elk type sectie kan bewaard worden. Het icoon komt in alle gevallen voor. De formulieren kunnen validatieregels bevatten. Bij het bewaren van de gegevens worden de regels toegepast op de ingevoerde gegevens. Indien er problemen zijn - regels die niet gerespecteerd worden - verschijnen de foute gegevens tegen een rode achtergrond. Figuur 27: Fouten na de validatie In de bovenstaande tabel werd de volgende validatieregel gedefinieerd: Amount < De cel Intra/Import kreeg de waarde een duidelijke inbreuk op de regel. In de Control Panel van het rapport zul je de status Fout krijgen. Wanneer je met de muis over het foute veld navigeert, wordt een korte beschrijving van de validatieregels in een tooltip gegeven.

25 P a g i n a 25 Ter herinnering: in een lijst heb je de optie scherm te zien. om enkel de foute gegevens op Schrappen van gegevens In een lijst of in een single detail kunnen de gegevens geschrapt worden. In een lijst gebruik je daartoe het icoon verwijderd. in de eerste kolom van elke item. De betreffende lijn wordt uit de lijst In een sectie van het type single detail vind je bovenaan het icoon verwijderd uit alle velden van de sectie.. De informatie wordt Toevoegen van een enkele regel Er wordt een nieuwe regel aan de lijst toegevoegd. Toevoegen van meerdere regels Er worden tien nieuwe regels aan de lijst toegevoegd. 5.3 CONSULTEREN VAN HET ONEGATE (CSSR) MAILSYSTEEM (BERICHTEN) Het tabblad Berichten herbergt twee belangrijke functies van het OneGate (CSSR) systeem. raadplegen van de ontvangen en verzonden berichten in het menu Berichten. opvolgen van de opgeladen bestanden in het menu Bestandsoverdracht Log RAADPLEGEN VAN BERICHTEN OneGate (CSSR) heeft een ingebouwd systeem om berichten uit te wisselen. Het is geen klassieke toepassing - de berichten worden niet via servers uitgewisseld. De communicatie blijft volledig binnen de OneGate (CSSR) omgeving. Dat betekent o.m. dat de veiligheid veel hoger is dan bij klassieke systemen. De communicatie tussen de gebruiker en het systeem en vice versa wordt geëncrypteerd. Onder Berichten vinden we twee opties: Ontvangen en Verzonden. De betekenis is ondubbelzinnig. Ontvangen berichten zijn alle boodschappen die vanuit het systeem naar de gebruiker verzonden zijn. En met systeem bedoelen we zowel de menselijke beheerders van One Gate (CSSR) als bepaalde programma-onderdelen. Wanneer een gebruiker b.v. data oplaadt via een bestand zal de software een bericht verzenden met daarin een referentienummer waarmee de gebruiker het resultaat van zijn actie kan opvolgen. De verzonden berichten worden door de gebruiker zelf verstuurd naar b.v. een domeinbeheerder. Op bepaalde schermen vind je het icoon uitgaand bericht. terug. Het gebruik van deze functie genereert een

26 P a g i n a 26 Ontvangen berichten Figuur 28: Ontvangen berichten De gebruikte interface is zeer intuitief. Per regel vinden we: een checkbox om een bericht te selecteren. De bovenste checkbox selecteert alle berichten. een optioneel icoon om het belang van het bericht aan te duiden. belangrijk terwijl een bericht met de aanduiding berichten hebben geen speciaal icoon. betekent weinig van hoog belang is. "Normale" een icoon om aan te duiden of het bericht reeds gelezen werd ( ) of niet ( ) een optionele paperclip ( ) die aangeeft of het bericht extra bestanden bevat een timestamp van verzending het onderwerp van het bericht. Het icoon dient om de geselecteerde berichten te verwijderen. Een klik op een regel toont de details van een bericht. In het voorbeeld hieronder (Figuur 29) hebben we een bericht met een aangehecht bestand. Dat bestand is via een hyperlink beschikbaar. Het geselecteerde bericht kan verwijderd worden via de button Verwijderen.

27 P a g i n a 27 Figuur 29: Detail van een ontvangen bericht Verzonden berichten Het scherm voor de uitgaande berichten is gelijkaardig; er is - uiteraard - geen aanduiding of de mail al dan niet gelezen werd. Zie Figuur 30 voor een voorbeeld. Een klik op een regel toont de details van een bericht. Het geselecteerde bericht wordt verwijderd via de button Verwijderen Opmerking: Een detail van een verzonden bericht vermeldt altijd de context waarin het bericht verstuurd werd. De afzender, de bestemmeling, de inhoud en het overzicht van de aangehechte bestanden zijn steeds vermeld. In functie van de bestemmeling - een domeinmanager (DOM) of een Data Collection Manager (DCM) - is extra informatie beschikbaar: Info DOM DCM Domein X X Rapport X Formulier X Periode X

28 P a g i n a 28 Figuur 30: Verzonden berichten OPVOLGEN VAN OPGELADEN BESTANDEN In OneGate (CSSR) kan nogal wat informatie via bestanden opgeladen worden. De gebruiker is niet verplicht om alle gegevens manueel in te geven. Een rapport kan in zijn geheel opgeladen worden via een csv- of een xml-bestand. Dit bestand wordt op de server behandeld en het resultaat van de verwerking wordt in een log weggeschreven. De functie Bestandsoverdracht Log dient om die logging te consulteren. Wanneer een bestand voor verwerking wordt opgeladen, genereert het systeem een referentienummer - ook wel een ticket genoemd. De verwerking zelf verloopt aysnchroon 4 ; het systeem heeft een eigen planning voor verwerking en de aangever ziet niet onmiddellijk het resultaat. Via het ticket kan de aangever het verloop van de verwerking volgen. In Figuur 31 zie je de logging van de filetransfers. Het scherm is aanvankelijk leeg maar dat betekent niet noodzakelijk dat er geen informatie beschikbaar is. Na verloop van tijd kan het aantal records enorm zijn. Daarom wordt geopteerd voor een selectie door de gebruiker. Het scherm voorziet verschillende zoekcriteria om het aantal loggings op het scherm te beperken. De criteria zijn: "Ticked Id": het ticketnummer. "Status": de toestand waarin de upload zich bevindt. De mogelijke waarden komen overeen met de verschillende iconen onderaan de lijst (Ontvangen, Verwerking Bezig,...) "Transfer tussen... en..." : een tijdsinterval bepaald door een begin- en een einddatum 4 Op termijn wordt ook een synchrone verwerking van bepaalde bestanden voorzien.

29 P a g i n a 29 Figuur 31: Bestandsoverdracht Log Gebruik de button Zoeken om de lijst op te vullen met loggings die voldoen aan de zoekcriteria; klik de knop Terugzetten om de zoekcriteria uit te vegen. Per regel is de volgende informatie beschikbaar: een checkbox om de regel te selecteren de Status van de file upload. De legende van de verschillende symbolen vind je in Tabel 1. het Ticket Id : de identificatie van de file transfer Uur van Aankomst: timestamp waarop het bestand opgeladen werd Einde Proces : timestamp van het einde van de verwerking van het bestand Kanaal: hoe werd het bestand opgeladen. De waarden vind je in Tabel 2. Naam Bestand: de naam van het bestand dat opgeladen werd. Symbool Beschrijving De verwerking is zonder problemen verlopen De verwerking is niet geslaagd. Er zijn problemen vastgesteld. De verwerking is gedeeltelijk geslaagd. De cijfers werden aanvaard maar er werden enkele problemen vastgesteld (dit komt overeen met de status Waarschuwing van de rapporten). De gegevens worden verwerkt Het bestand werd ontvangen maar de verwerking van de gegevens is nog niet begonnen. Tabel 1: Status van verwerking van een bestand

30 P a g i n a 30 Kanaal Beschrijving U2A Het bestand werd opgeladen via het tabblad Opladen van de toepassing OneGate (CSSR) A2C Het bestand werd opgeladen via een CSV-file op het niveau van de formulieren van een rapport (zie Importeren van gegevens) Tabel 2: Kanalen voor filetransfer De gebruiker heeft de volgende functies ter beschikking: De historiek ophalen van een file upload Details ophalen van een file upload. De historiek van een file transfer ophalen De gebruiker selecteert een logging en klikt op het icoon regel geeft een foutboodschap:. Klikken zonder selectie van een Bij succes krijgt de gebruiker het scherm Follow-up Lijst. Daarin staan de verschillende fazen waardoor het bestand gegaan is. Figuur 32: Follow-up van een file transfer

31 P a g i n a 31 In het voorbeeld (Figuur 32) zien we dat de gebruiker het bestand author.csv opgeladen heeft; het systeem heeft een ticket aangemaakt met een verwijzing naar een feedback bestand: feedback.xml. De aangehechte bestanden zijn beschikbaar via een hyperlink. Voor elk bestand dat de de aangever oplaadt zal het systeem dus minstens twee berichten genereren: eentje om de ontvangst te bevestigen en een om het resultaat van de verwerking mee te delen. Per regel zie je de volgende informatie: Een aanduiding van het belang van het bericht. Zie Ontvangen berichten voor de waarden die in deze kolom kunnen voorkomen. Een icoon om aan te duiden of gaat om een ontvangst door het systeem ( ) of om een verzending vanwege het systeem ( ). Merk op dat de legende onderaan het scherm in Figuur 32 het standpunt van de aangever inneemt ( =verzonden; =ontvangen). Ontvangen op: een aanduiding van het tijdstip waarop het bericht ontvangen werd. Bericht: het onderwerp van het bericht. Aangehechte bestanden: de naam van de bestanden die ontvangen of verzonden werden samen met het bericht. Klikken op een regel toont het detail van een bericht. Figuur 33: detail van een bericht Details ophalen van een file upload Klik op een logging om de details af te beelden. Zie Figuur 34 voor het scherm.

32 P a g i n a 32 Figuur 34: Detail van de logging van een filetransfer Je krijgt nagenoeg dezelfde informatie als in het scherm Lijst met de historiek van de bestandsoverdrachten. Bijkomende informatie betreft: Protocol : hoe werd het bestand getransfereerd? via HTTPS of SMTPS (beveiligde e- mail). naar welk adres worden de notificaties 5 verstuurd? Id van Document: identificatie van het document Er zijn ook wat meer details beschikbaar over het opgeladen bestand zelf Naam Bestand: de naam van het bestand. Dit is een hyperlink; de gebruiker kan de inhoud van het bestand bekijken. Omvang in kbytes Versleuteld : was het bestand geëncrypteerd? Getekend: was het document van een elektronische handtekening voorzien? Gecomprimeerd: was het bestand gecomprimeerd? De button Historiek toont de historiek van de file upload (zie De historiek van een file transfer ophalen). 5 Het verzenden van berichten in maakt geen gebruik van klassieke protocollen. De gebruiker vindt de informatie in de toepassing zelf. One Gate zal de gebruiker wel per klassieke waarschuwen wanneer berichten in One Gate beschikbaar zijn. Deze berichten noemen we notificaties.

33 P a g i n a OPLADEN VAN BESTANDEN Het tabblad Opladen is bedoeld om XML-bestanden op te laden in. Andere types bestanden worden niet aanvaard 6. Om niet-xml-bestanden op laden kan je gebruik maken van het berichtensysteem van. Je kunt immers met elk bericht extra bestanden meesturen. Figuur 35: Opladen van XML-bestanden Gebruik de Browse knop om een bestand te selecteren. Na de selectie heb je een knop Upload die de eigenlijke transfer start. Een succesvolle transfer wordt als volgt gemeld: Figuur 36: Bevestiging van een file transfer Het resultaat van de transfer kun je volgen met de functies beschreven in Opvolgen van opgeladen bestanden. 5.5 OPHALEN VAN DE VERSIE VAN DE TOEPASSING (ABOUT) In het tabblad About vind je informatie over de versie van OneGate (CSSR) die nu in gebruik is. 6 In bepaalde gevallen zal het bestand wel beschikbaar zijn in de logging van de file transfer.

34 P a g i n a 34 Figuur 37: About 6. GEAVANCEERDE FUNCTIES 6.1 RAPPORTEREN VIA <to be completed> 6.2 WEBSERVICES <to be completed>

35 P a g i n a 35 BIJLAGE 1: COOKIES In Internet Explorer 6 kun je de instellingen voor cookies als volgt wijzigen: Tools->Internet Options... Kies het tabblad Privacy. Klik Advanced om de instellingen te wijzigen: Vink "Override automatic cookie handling" aan om de standaardinstellingen te wijzigen. Voor het onderscheid tussen First-party en Third-part cookies zie: Indien je de optie "Prompt" gekozen hebt zal Internet Explorer (in dit geval versie 6) bevestiging vragen voor de cookie bewaard wordt:

36 P a g i n a 36 Andere browsers hebben gelijkaardige opties om met cookies om te gaan. Zie daarvoor de documentatie van de browser.

37 P a g i n a 37 BIJLAGE 2: AANGIFTE-RAPPORT