Notulen van de Algemene Ledenvergadering 2014

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering 2014 Datum: Verslag: dinsdag 11 maart 2014, Utrecht Marit Zethof Aanwezigen: Van het bestuur: Bert Knegtering (voorzitter), Marit Zethof (secretaris), Leon de Jonge (penningmeester), Joris ter Heijne (programma commissie t/m december 2013), Joël Luyk (programma commissie per januari 2014), Ronny van den Heuvel (Public Relations), Raphaël Steenbergen (algemeen lid) Leden: Johan de Knijff, Hugo de Jong, Hans Hekstra, Cees Smit, Karel Bueno de Mesquita, Koos Ham, Louis Cornelissen, Ben Rijneveld, Glenn Tenniglo, Joost Seesink, Eric van Kleef, Ronald Damstra, Eric van Rooijen, Conny Scheper, Ben Rigter, Karolina Wojciechowska en Bernard Ouwehand. Beschikbare vergaderstukken: Notulen ALV 2013, jaarverslag 2013, algemeen werkplan Opening en mededelingen De algemene ledenvergadering (ALV) wordt om 17:10 uur door de voorzitter Bert Knegtering geopend. De voorzitter heet de aanwezigen welkom. Alle (beoogde) bestuursleden stellen zich voor. De nieuw beoogde leden in het bestuur zijn Marit Zethof en Joël Luyk. Marit Zethof heeft per 01 september 2013 informeel de functie van secretaris van Karolina Wojciechowska overgenomen. Marit werkt bij HKV lijn in water. Joël Luyk is de beoogde nieuwe voorzitter voor de Programma Commissie per 1 januari Joël heeft de afgelopen jaren zitting genomen als lid in de Programma Commissie. Joël is werkzaam bij Delta Pi. Bert presenteert de agenda van de vergadering. 2 Notulen van de algemene ledenvergadering (ALV) 2013 De notulen van de ALV van donderdag 21 maart 2013 worden goedgekeurd en vastgesteld. De secretaris heeft één tekstuele opmerking op pagina 4 van Louis Cornelissen verwerkt. 3 Jaarverslag 2013 en algemeen werkplan 2014 Het bestuur presenteert het jaarverslag 2013 en het algemene werkplan Pagina 1 van 8

2 3.1 Algemeen Bert Knegtering presenteert de nieuwe visie en Marit Zethof presenteert de ledenadministratie. Visie Het bestuur heeft het afgelopen jaar gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuwe visie voor haar vereniging. Het centrale thema van de vorige visie was ketenrisico s, gericht op de proces- en productieindustrie. De nieuwe visie is genaamd Risicomanagement als spil in de besluitvorming en wordt gekenmerkt door de volgende drie hoofdpunten: 1. Verbinden van kennisnetwerken door informatiestromen 2. Samenwerken met andere brancheorganisatie en onze kennis aanbieden aan andere organisaties (bijvoorbeeld universiteit). 3. Faciliteren en creëren van centraal kennisorgaan op het gebied van risicoanalyse en bedrijfszekerheid. Deze nieuwe visie definieert zich door vijf pijlers: Mensen: stimuleren van actieve participatie van de leden door kennis en ervaring van de leden samen te brengen en activiteiten te organiseren Techniek: vooraan blijven lopen met onze (technische) kennis Omgeving: op nauwe voet volgen van ontwikkelingen t.a.v. procesveiligheid en publieke veiligheid en delen met haar leden. Autoriteit: meer aandacht voor toenemende tekorten van kennis en ervaring bij bedrijfsleven en overheid, die onder druk staat. Leading: autoriteit in het vakgebied van risicoanalyse en bedrijfszekerheid. De NVRB wil een centrale positie in het kennislandschap innemen. We willen de interactie meer opzoeken met andere brancheorganisaties, kennisorganisaties en het bedrijfsleven. Het is het streven om de kennis bij de leden in kaart te brengen en te mobiliseren. Het bestuur vraagt respons van haar leden op de nieuwe visie. Op basis van de reacties van de leden op de gepresenteerde visie, zal de nieuwe visie worden bijgesteld. De definitieve uitwerking van de nieuwe visie wordt gepresenteerd op de website en in de nieuwsbrief. Een samenvatting van de reacties van de leden: NVRB is orgaan dat kennisdeling mogelijk maakt op dit moment en geen autoriteit in deze. De leden zijn het hiermee eens en onderstrepen dat leden niet namens de NVRB hun visie zullen ventileren. Een autoriteit zijn betekent hier dus het samenbrengen en ontwikkelen van specialistische kennis op gebied van bedrijfszekerheid en risicoanalyse, en vanuit die positie meer erkenning krijgen en sturing geven aan het vakgebied. Ronald Damstra vraagt hoe de experts op naam van de NVRB kennis en visie richting de overheid ventileren. Dit gebeurt nu op persoonlijke titel of op naam van een bedrijf / kennisinstelling. Verder geeft hij aan dat de nieuwe visie meer dan de oude visie vindt passen bij de NVRB. o Bert geeft aan dat dat we ons niet alleen willen beperken tot onze eigen achterban, maar ook de interactie met andere brancheorganisaties willen opzoeken. Hans Hekstra zegt dat autoriteit in huis wordt gehaald door nieuwe leden te werven en zo interactie te creëren met andere leden ofwel autoriteiten in de sector. Hij vraagt welke stappen we concreet zullen ondernemen zodat de NVRB een autoriteit wordt. Als voorbeeld noemt hij trainingen op het gebied van risicoanalyse. Pagina 2 van 8

3 o Bert geeft aan dat we dit nog nader vorm moeten geven. Ben Rijneveld is van mening dat de leden niet in de opinie moeten treden als zijnde NVRB, maar dat de NVRB als autoriteit moeten laten zien dat we kennis in huis hebben. Hugo de Jong geeft aan dat hij zich heeft aangemeld bij de NVRB om kennis te delen met gelijkgestemden. Hij geeft verder aan dat risicomanagement faciliterend is om de risico s van alles wat we ondernemen te beheersen. o NVRB wil als vereniging uitdragen dat risicomanagement de spil in het web is als om het besluitvorming gaat. Risicomanagement is niet alleen faciliterend (of zou moeten zijn) aan de bedrijfsprocessen, maar bij goed gebruik ook zorgt voor een optimalisatie van deze bedrijfsprocessen (Bert) o Ronny en Joël voegen hier aan toe dat de functie van kennisdeling zeker niet wordt verlaten, maar juist onderstreept moet worden. We willen een stevigere positie innemen en de kennisdeling binnen de vereniging naar een hoger niveau tillen. Naast bestaande activiteiten willen we ook activiteiten in een andere vorm gaan gieten, waarbij we naast inhoud ook meer het sociale karakter opzoeken. Cees Smit steunt de toevoeging van Joël van harte. Het bestuur geeft tot slot aan dat de visie op basis van deze reacties en verdere discussie binnen het bestuur nog verder worden aangescherpt. Ledenadministratie Marit Zethof presenteert de ledenadministratie. Het aantal bedrijfsleden en individuele leden in jaar 2013 is gedaald ten opzichte van In totaal is er een afname van het ledenbestand met één individueel lid, één student en vier niet-betalende leden. Het aantal ereleden is gelijk gebleven. In 2013 hebben twee bedrijven het lidmaatschap opgezegd en heeft één bedrijf zich aangemeld. Het totaal aantal leden en het totaal aantal personen zijn afgenomen. In het eind van 2013 waren er in totaal 117 leden en 233 personen. Marit geeft aan dat het belangrijk is dat de vereniging zich richt op uitbreiding van het ledenbestand en dan met name ook voldoende aandacht besteed moet worden aan het aantrekken van wat jongere leden. Afgelopen jaar zijn er geen activiteiten specifiek gericht op ledenwerving georganiseerd. Met de uitwerking van de nieuwe visie zal het bestuur hier wel aandacht aan besteden. Lustrum Joris ter Heijne geeft een samenvatting van het 5 e lustrum. Het lustrumheeft plaatsgevonden op 19 november j.l. bij Kasteel Woerden en is door ongeveer 60 personen bezocht. Han Vrijling was de dagvoorzitter. Na een lezing van de gemeente Woerden (Jan Zwaneveld) over risicomanagement binnen de ontwikkeling van de openbare ruimte, hebben de leden een rondleiding door het kasteel gekregen. Na de rondleiding gaf oud voorzitter Theo Logtenberg ons een terugblik, Aan het eind van de middag heeft er een paneldiscussie (Peter van Gestel, Raphaël Steenbergen en Sander Sieswerda) plaatsgevonden, aan de hand van 3 prikkelende stellingen. Deze paneldiscussie had tot doel de leden mee te laten denken over de ontwikkelrichting (visie) van de NVRB van de komende jaren. Het bestuur heeft de paneldiscussie zeer gewaardeerd en hetgeen dat naar voren is gekomen gebruikt bij de vormgeving van de nieuwe visie. De dag is afgesloten met een borrel en diner, waarbij de lustrumviering op humoristische wijze vertolkt is in een poëtisch lied. Pagina 3 van 8

4 4 Programma Commissie Joris evalueert de uitvoering van de Programma Commissie in Er stonden vijf lezingen gepland en het lustrum. Daarnaast zou ESREL in het najaar 2013 plaatsvinden. Er zijn iets minder activiteiten georganiseerd dan vooraf gepland. Dit heeft te maken met het feit dat het najaar van 2013 een relatief vol programma kende: lustrum, ESREL en de extra lezing over de overstromingen in Duitsland. De lezingavond over tunnelveiligheid is goed bezocht, omdat deze lezing een afwijkend thema had (er zijn relatief veel lezingen over waterveiligheid geweest afgelopen jaren). De tweede lezing van het jaar vond plaats tijdens de ALV over de overstromingsramp van 1953 door Hans Vrijling. Daarnaast stond er nog een lezing over de olie en gasindustrie gepland, maar deze heeft niet plaatsgevonden. Er is wel een extra lezing in samenwerking met KIVI NIRIA georganiseerd met als thema de lessen van de overstromingen in Duitsland. De samenwerking met KIVI NIRIA was op proef, maar is goed bevallen. Mede doordat er ongeveer 60 deelnemers aanwezig waren is dit des te meer reden om meer toenadering tot andere vakorganisaties te zoeken. Algemeen concludeert Joris dat de lezingavond nog steeds wordt gewaardeerd, want er is veel discussie, goede reacties, redelijke deelname van de leden en leuke thema s. Sinds twee jaar zijn de lezingavonden ook open te bezoeken voor zusterverenigingen. Ronny merkt op dat KIVI NIRIA wel een financiële bijdrage heeft geleverd, omdat het grootste deel van de aanwezigen afkomstig was uit haar ledenbestand. De Programma Commissie telt nu vier leden inclusief de voorzitter Joël Luyk. Het is het streven om in totaal 5 à 6 leden in de commissie te hebben, zodat elk lid 1 lezingavond per jaar organiseert. Er is dus een openstaande vacature voor 1 à 2 nieuwe leden. Hiertoe is tweemaal een oproep geplaatst in de nieuwsbrief. Geïnteresseerden kunnen zich tijdens een van de activiteiten van de NVRB melden bij de een van de aanwezige leden van de Programma Commissie, of een mail sturen naar activiteiten@nvrb.nl. De Programma Commissie is van plan om in 2014 naast de lezingavonden ook meer activiteiten met een sociaal karakter te organiseren. Er staan drie lezingavonden gepland en één heeft reeds plaatsgevonden. 11 februari heeft een lezingenavond over Veiligheid in de procesindustrie plaatsgevonden. Mogelijke onderwerpen zijn voor de overige avonden zijn: De Onderzoeksraad voor Veiligheid in de praktijk, Innovatie in grote infraprojecten en Ontwikkelingen in waterveiligheid - Risico gestuurd beslissen. De Programma Commissie wil graag ook een netwerkborrel op locatie en een excursie naar de AEX organiseren Daarnaast is aangegeven dat de Programma Commissie van plan is een vragenlijst te verspreiden onder de leden over de huidige lezingenavonden. Doel hiervan is te achterhalen wat de sterke punten zijn, wat beter kan en welke alternatieven er zijn. Hierop is positief gereageerd vanuit de zaal. Gea Kolk stelt voor een bedrijf gastheer voor de lezingavond te laten zijn op een externe locatie, waarbij het bedrijf ook de spreker verzorgt. Joël geeft aan dat er de intentie is om dit op te pakken komend jaar, want het is om een mooie kans om zo andere thema s op het programma te zetten. Verdere suggesties van de leden t.a.v. de Programma Commissie zijn: vaker gezamenlijk organiseren met vakorganisaties, Technisch Weekblad als gratis promotie voor activiteiten Pagina 4 van 8

5 gebruiken om zo een groter podium te bereiken. Meer suggesties zijn welkom (via of spreek een van de leden aan tijdens een volgende bijeenkomst). 5 RD&O Er is momenteel geen bestuurslid die zich bezighoudt met de RD&O. Raphaël Steenbergen (organisatie ESREL) geeft een toelichting op de lopende activiteiten omtrent RD&O. Themacommissie onderhoudsoptimalisatie De themacommissie onderhoudsoptimalisatie is de enige actieve commissie, met in totaal 13 leden. Zij zijn afgelopen jaar 1x bijeenkomen. Het voorstel is om een boekje Lessons Learned van deze themacommissie te publiceren. Kennisdeling in de nieuwe visie Verder geeft Raphaël een toelichting op de concretisering van de nieuwe visie. Ten aanzien van kennisontwikkeling moet de NVRB meer aansluiten bij kennisinstituten om samen te sparren welke richting het vakgebied van risicoanalyse en bedrijfszekerheid op moet: - Hierbij is het voorstel om de discussie aan te gaan met het Safety en Security Center van de TU Delft en aansluiten bij het opzetten van de roadmap om ook als bedrijfsleven aan te geven waar we heen willen. - Samen met KIVI NIRIA uitdaging aangaan hoe we met hen samen kennisdeling kunnen stimuleren - Meer actief inzetten op kennisuitwisseling in plaats van latente behoeften (passief). ESREL Raphaël vraagt de leden naar de ervaringen van ESREL. Samenvattend: veel wetenschappelijke presentaties, voor bedrijfsleven minder interessant, podium voor beginnende promovendi, wel hele leuke dag. Het is lastig om voldragen wetenschappers bij ESREL te krijgen en ook autoriteiten uit het bedrijfsleven uit te nodigen. Raphaël onderstreept dat praktijkinput wel heel belangrijk is voor een conferentie. De inzending van een paper blijkt een drempel voor aanmelden, mede omdat er strenge wetenschappelijke eisen aan het paper zijn gesteld. Het aantal papers uit Nederland viel een beetje tegen, maar er waren wel veel Nederlanders aanwezig op de conferentie. De best paper award is voor het eerst toegekend. ESREL is momenteel met een klein positief saldo afgesloten. De organisatie van de ESREL is mede uitbesteed aan bureau CAOS in Amsterdam. Er staat nog 30 keuro open aan niet geïnde deelnemers fee open plus de kosten voor de accountant. Naar verwachting leidt dat tot een klein verlies aan het einde dat gezamenlijk door ESRA en ESREL (waaronder de NVRB) wordt gedekt. 6 Public Relations (PR) Ronny van den Heuvel licht de doelstelling en de middelen van het takenpakket Public Relations toe. De doelstelling bestaat uit communicatie met leden en organisaties en bevorderen van interactie met leden. De PR-middelen zijn: Nieuwsbrief, Website, Folder en Banner/vlaggen / USBstick. De USB-sticks bevat een presentatie van de NVRB en deze willen we onder andere aan de leden verspreiden via de nieuwsbrief. We willen meer zichtbaar zijn bij congressen en Pagina 5 van 8

6 bijeenkomsten en zijn daarom het afgelopen jaar ook op ESREL aanwezig geweest met een stand. Ook is de USB stick daar aan alle deelnemers uitgedeeld. Nieuwsbrief De nieuwsbrief is afgelopen jaar 5x verschenen. Ook voor 2014 streven we naar vijf a 6 nieuwsbrieven, dat wil zeggen ongeveer één uitgave per twee maanden. Artikelen Via Social Media kunnen we artikelen delen (bijvoorbeeld Twitter of Linkedin groep). Daarnaast kunnen we artikelen ook via Esra publiceren. Ronny heeft ook zitting in de redactie van de ESRA nieuwsbrief. Afgelopen jaar is er één artikel in de ESRA nieuwsbrief gepubliceerd. Website Het archief van de website is onlangs opgeschoond. In het archief zijn presentaties van lezingen, documenten van de ALV en dergelijke van de afgelopen 3 jaar te vinden. Ook is ouder materiaal opgeslagen in een apart archief. Dit gegeven de beperkte opslagcapaciteit van de website. De website had een forum, maar dit is door weinig/geen gebruik weer van de website verwijderd. We willen de forumdiscussie op een nieuwe en mogelijk ook andere manier vormgeven in Dit zou eventueel met behulp van onze website kunnen. Een andere optie is om de Linked-IN groep hier beter voor te benutten. Afgelopen jaar is er een aanval van robots op de website geweest. Naar aanleiding hiervan zijn er extra veiligheidsmaatregelen doorgevoerd, bijvoorbeeld het weren van IP-adressen uit bepaalde landen. Daarnaast heeft de website een Joomla update gehad, waardoor de content van de website nu ook naar het formaat van smartphone of tablet wordt geschaald. Daarnaast maakt deze Joomla versie het mogelijk om berichten op de website te delen via social media. Er was een vacature voor webmaster. Deze functie is voorheen door Ronny zelf ingevuld. Louis Cornelissen geeft aan dat hij bereid is deze taak op hem te nemen. De kosten voor Public Relations zitten met name naast het periodiek uitbrengen van de nieuwsbrief in de update- en onderhoudskosten van de website. 7 Financiën Leon de Jonge wil een overzicht presenteren van de inkomsten en uitgaven volgens het grootboek, de resultatenrekening 2013 en de balans per 31 december Leon geeft een toelichting op de totstandkoming van de resultatenrekening. Hierbij dient opgemerkt te worden dat deze qua lay-out is veranderd ten opzicht van vorige jaren om meer inzicht te geven in het daadwerkelijk resultaat van Per saldo is er een positief operationeel resultaat gedraaid van 5021,-. Doordat dit jaar geconstateerd is dat er een aantal fouten gemaakt zijn in het verleden (die recht getrokken zijn in de boekhoudingen en de balansen), is de balans niet te herleiden uit de resultatenrekening van 2013 en de balans dd Meer over deze geconstateerde fouten is te vinden in het jaarverslag Deze geconstateerde fouten resulteren Pagina 6 van 8

7 in een hoop posten op de balans die van tijdelijk aard zijn om de transitie te maken en de fouten te herstellen. De Kascontrolecommissie bestond uit Bernard Ouwehand en Louis Cornelissen heeft ook uitgebreid naar deze fouten en de uitgevoerde herstel maatregelen gekeken. Zij geven aan dat de boekhouding inzichtelijk was en in orde bevonden. Daarmee adviseren zij de Algemene Ledenvergadering om de penningmeester, Leon de Jonge, en daarmee het bestuur décharge te verlenen voor het boekjaar Louis Cornellissen presenteert de volgende verbeterpunten: - Omvang eigen vermogen is groot naar rato van het aantal leden - Rente-inkomsten verhogen op spaartegoeden door een andere (internet)spaarrekening af te sluiten of door een deel van het vermogen in een spaardeposito te stoppen. - Boekhoudkundig (software) programma aan te schaffen i.p.v. gebruik van spreadsheets, om zo werk financiële administratie en het opmaken van de jaarrekening te vereenvoudigen - Vrijstelling bij belastingdienst aanvragen, gezien het extra werk voortkomend uit de BTW administratie. De leden zijn deels van mening dat de inzichtelijkheid van de financiën nog niet is verbeterd ten opzichte van vorig jaar. Zij willen daarom geen décharge verlenen. De leden stellen voor om een kleiner comité op te richten voor het jaar 2014 om gezamenlijk naar de presentatie wijze van de cijfers te kijken. Hierbij wordt uitdrukkelijk niet nogmaals het werk van de kascommissie gedaan. Het kleine comité bestaat uit Ben Rigter, Johan de Knijff, Bernard Ouwehand en Louis Cornelissen. Dit comité zal zich richten op de verbetering van de cijfer presentatie waarbij de cijfers in een extra uitgeschreven ALV besproken en, indien goed bevonden, goedgekeurd worden. Na instemming van het kleine comité ten aanzien van de presentatiewijze, zal het advies volgen om decharge te verlenen. In de statuten van de NVRB staat dat het alleen mogelijk is om op de ALV decharge te verlenen. Er wordt daarom een nieuwe ALV na de bijeenkomst van het kleine comité georganiseerd om decharge te verlenen. Dit zal gebeuren voor een lezingavond waarbij de stukken van te voren nogmaals, in de aangepaste presentatiewijze, naar de leden toegestuurd worden. De nieuwe kascontrolecommissie voor 2014 zal uit Louis Cornelissen en Glenn Tenninglo bestaan. Begroting 2014 Leon presenteert de begroting voor De bestuurskosten zijn wat verhoogd, met name om de kosten te dekken voor het nog aan te trekken nieuwe bestuurslid Externe betrekkingen en de extra activiteiten van de Programma Commissie om de nieuwe visie verder uit te rollen. Daarnaast is de rente naar boven bijgesteld van 650 naar 1000 euro. De leden keuren de begroting voor 2014 goed en geven daarmee het bestuur mandaat om de voorgenomen ambities uit te voeren. Glenn Tenninglo vraagt of er geen extra kosten zijn gebudgetteerd om de nieuwe visie verder uit te werken. Leon geeft aan dat de extra kosten die hiermee gemoeid zijn, inzitten in de verhoging van de bestuurskosten en de programma commissie voor de organisatie van extra activiteiten. Pagina 7 van 8

8 8 Samenstelling bestuur 2014 Bert Knegtering stelt voor om het bestuur in 2014 uit de volgende personen te laten bestaan: - Bert Knegtering (voorzitter); - Marit Zethof (secretaris); - Leon de Jonge (penningmeester); - Joël Luyk (voorzitter Programma Commissie); - Ronny van den Heuvel (Public Relations); - Raphaël Steenbergen (Algemeen Lid). Er is een vacature voor de nieuwe bestuursfunctie Externe Betrekkingen. Het gepresenteerde werkplan 2014 worden door de aanwezige leden goedgekeurd. Het jaarverslag 2013, met uitzondering van de resultatenrekeningen, wordt door de aanwezige leden goedgekeurd. 9 Rondvraag/opmerkingen en sluiting De NVRB heeft het voornemen om met de lezingavond een groter publiek te bereiken. In 2013 is daarom een lezingavond in samenwerking met KIVI NIRIA georganiseerd. Johan de Knijff geeft aan dat hij meer contactpersonen van brancheverenigingen voor het gezamenlijk organiseren van lezingen in zijn netwerk heeft. Hij vraagt wie de contactpersoon is binnen het bestuur voor het organiseren van activiteit met externe relaties? Dit is Joël Luyk als voorzitter van de Programma Commissie (activiteiten@nvrb.nl). Bert Knegtering sluit de vergadering om 19:15 uur. Pagina 8 van 8