Bestuurlijk Contracteren Notulen

Transcriptie

1 Bestuurlijk Contracteren Notulen Vergadering : Fysieke Overlegtafel (FOT) Datum : 8 november 2016 Locatie : Tweelinghuis Leiden Tijd : 14:30 uur uur Aanwezig: Mevr. Willeke Lekanne (gemeente Leiden-voorzitter) Mevr. Beau Louise Binkhorst (Gemeente Leiden-notulist) Mevr. Diny van Pinxteren (Ipse de Bruggen) Mevr. Marjolein de Groot (Gemiva) Mevr. Margot Vogelenzang (Rivierduinen) Dhr. Frank van Rooij (Radius) Mevr. Ineke Velthuyzen (Topaz) Mevr. Manja Vreeswijk (ActiVite) Dhr. Ibrahim Belkasmi (Thuiszorg Inholland) Mevr. Rachel Brussee (Haardstee) Mevr. Barbara van der Slikke (gemeente Oegstgeest) Dhr. Norbert Celie (Marente) Dhr. Jan van Kleef (Gemeente Leiden) Mevr. Kim Hoffmans (Prodeba) Dhr. Remco Peijs (Gemeente Leiden) Mevr. Cheryl van der Hoorn (Impegno) Mevr. Frédérique Verweij (Servicepunt71) Mevr. Ilonka van der Krogt (Uitvoering Wmo Leiden) Dhr. Chris Bennink (Uitvoering Wmo Leiden) Sietske van der Staak (gemeente Leiden) Pieter Paardekoper (gemeente Leiderdorp) Afwezig: Mevr. Yolande van Trier (Pro-Cura) Mevr. Conny Ruessink (MEE) Mevr. Agnes Stappers (Kwadraad) Mevr. Emmy Klooster (Binnenvest) Mevr. Petra van Teijlingen (Gemiva) Mevr. Karin Scheffer (ThuiszorginHolland) Dhr. Chrik Duyvendak (Gemeente Oegstgeest) Dhr. Roel van Oers (Zoeterwoude) Dhr. Jelke Dijkstra (Adviesraad Wmo Leiden) Dhr. Cor Hartman (Wmo Adviesraad Leiderdorp) Mevr. Mirjam Muller (Pluspunt) Dhr. Sjors Gerritsen (Libertas) Mevr. Marja Sinteur (Zorg-Vuldig)

2 Mevr. Ria van der Plas (Cardea) Mevr. Marja Kraakman (ActiVite) Dhr. Martien Wesselman (Haardstee) De Maregroep Agendapunten: opening, mededelingen en vaststellen agenda vaststellen verslag vorige keer financiële verantwoording Wmo monitoring iwmo definitieve tarieven HO & Beschermd Wonen stand van zaken LVB inkoop sheet 26 uitkomst evaluatie innovatie conclusies, vervolgafspraken en afsluiting 1. opening, mededelingen en vaststellen agenda - 2. vaststellen verslag vorige keer blz. 3 Norbert Celie: wordt er binnenkort een moment geprikt om het addendum Lijfgebonden Ondersteuning te ondertekenen? Willeke Lekanne: dat moment zullen we zo snel mogelijk vastleggen en rondmailen (aanvullend: er is inmiddels een mail met data uitgegaan naar aanbieders die belangstelling hebben getoond voor de ondertekening van dit addendum). blz. 4 Ineke Velthuyzen: ik heb een vraag over monitoring, maar ik zie dat het later op de agenda terugkomt. 3. financiële verantwoording Wmo Jan van Kleef: vanmiddag zal ik iets vertellen over de Wmo budgetten. In 2015 en 2016 is sprake van een incidentele onderbesteding. De onderbesteding bij HO is een gevolg van een lagere instroom dan verwacht. Voor de algemene voorziening is voor de jaren 2015 en 2016 een toelage aangevraagd (de Hulp bij het Huishouden Toelage). De lagere instroom heeft tot gevolg dat een deel van de toelage niet is uitgegeven. We hebben dus meer HHT middelen aangevraagd dan nodig en dit houd je aan het eind van het jaar weer over. Per 2017 vervallen de extra middelen van de HHT en dalen de inkomsten van gemeenten voor HO. Remco Peijs: voor begeleiding geldt dat we per 2015 hebben gewerkt met een nieuwe bepaling van de tarieven op basis van kostprijselementen, los van de historische AWBZtarieven. Ook met in het achterhoofd de oplopende korting van het Rijk op de budgetten. In 2015 golden er wel speciale overgangstarieven voor bestaande cliënten om de transitie van AWBZ financiering naar Wmo financiering minder abrupt te maken. De onderbesteding 2015 en 2016 voor begeleiding is gedeeltelijk op de nieuwe bekostiging terug te voeren. Per 2017 zullen we flink minder budget krijgen en krijgen er zelfs een nieuwe opdracht bij (namelijk het verblijf voor de LVB doelgroep). Hierdoor lijkt het alsof je meer Wmo budget overhoudt, maar dat is incidenteel voor 2015 en 2016 inderdaad het geval, maar de gemeenten geven per 2017 structureel meer uit dan dat zij binnen krijgen.

3 Er worden door gemeenten wel verschillende keuzes gemaakt rond de begroting van de verschillende Wmo onderdelen (politieke keuze), maar het totaalbeeld voor de vier gemeenten gezamenlijk is wel dat de begrote uitgaven hoger zijn dan de rijksbijdragen kijkend naar de cijfers uit de septembercirculaire. Voor Leiden geldt bijvoorbeeld dat er per 2017 bovenop de Rijksbijdrage extra eigen middelen worden begroot voor HO. Het verschil wordt in Leiden opgevangen door de algemene middelen. Norbert Celie: waar zit het verwachte tekort per 2017 precies? Bij HO hebben we vanwege het vervallen van de tijdelijke HHT middelen per 2017 met veel minder middelen te maken, maar we geven wel meer uit dan de Rijksbijdrage voor HO (exclusief HHT). Voor begeleiding geldt dat we in de tariefstelling wel geanticipeerd hadden op lagere budgetten na Maar enerzijds voert het Rijk nu een extra korting door (vanwege de correcties in scheiding tussen Zwv, WLz en Wmo) én belegt een nieuwe taak (tijdelijk beschut wonen voor de LVB doelgroep) en anderzijds stijgt het beroep op begeleiding harder dan we op basis van de trend onder de AWBZ hadden verwacht. Ineke Velthuyzen: de verwachting is dat het aantal cliënten voor begeleiding zal doorstijgen, dus hoe moeten we daar mee omgaan? Frank van Rooij: is er misschien een relatie met demografische gegevens? Remco Peijs: we lopen vooruit op de monitor; dit komt zo terug op de agenda. Het is inderdaad goed om gezamenlijk trends te signaleren en te duiden en de opgave van dalende budgetten en een stijgend beroep op begeleiding tegemoet te treden. Ibrahim Belkasmi: over hoeveel tekort ten opzichte van de rijksinkomsten in 2017 praten we eigenlijk? Jan van Kleef: het zal voor Leiden alleen al gaan om circa 2 miljoen (Leiden gaat per ,4 miljoen aan eigen middelen aan HO besteden en verwacht bij begeleiding mogelijk 0,5 miljoen te weinig te hebben). 4. monitoring Frédérique Verweij: vandaag zoomen we in op de trends en opvallende zaken uit de monitoring met vervolgens de vraag aan u als aanbieders of u dit wel of niet herkent. We zijn nu ook bezig met het aanpassen van het format, zodat we nog efficiënter informatie kunnen ophalen. Suggesties voor verbetering van het format kunt u mailen naar contractbeheerwmo@servicepunt71.nl. Frédérique Verweij: wat viel ons uit de monitoring op? Er zijn relatief weinig klachten ingediend, namelijk een totaal van 33 klachten in het eerste half jaar van Komt dit door onduidelijkheid in het format of gaat het gewoon heel goed? Er zijn drie klachten binnengekomen binnen de Resultaatovereenkomst Begeleiding. Kan iemand hier iets over zeggen? Margot Vogelenzang: wij ontvangen inderdaad weinig klachten van cliënten. De procedures hiervoor maken we bij cliënten middels een folder bijvoorbeeld, goed bekend. Frank van Rooij: om hoeveel klanten gaat het in totaal? Remco Peijs: met de vier gemeenten tezamen kom je rond de 1200 klanten uit in het eerste half jaar van Cheryl van der Hoorn: ik herken dit ook wel vanuit Impegno; er komt weinig binnen. Ons tevredenheidscijfer vanuit de klanttevredenheidsonderzoeken zijn ook hoog. Frédérique Verweij: dat is goed om te horen. Verder zit er in een aantal gevallen nogal wat verschil tussen de cijfers van de gemeenten en de cijfers van aanbieders. Hoe kan dat? Wordt het format verkeerd ingevuld of zit er een forse groei bij bepaalde doelgroepen? Bij een aantal aanbieders weten we dat het komt door het verkeerd invullen van de verschillende producten (waarvoor bijvoorbeeld niet voor is ingetekend). Cheryl van der Hoorn: als er iets niet klopte tussen de cijfers van gemeenten en aanbieders, is er dan al contact opgenomen? Frédérique Verweij: de aanbieders om wie het gaat zijn inderdaad hiervan op de hoogte gebracht. Remco Peijs: om een voorbeeld te noemen: vorig jaar hadden we 100 gevulde plekken voor dagbesteding dementie; uit de monitoring leek dat deze aantallen waren gehalveerd, maar dat zal in de praktijk niet zo zijn.

4 Dit zorgt voor scheve niet kloppende verhoudingen tussen de verschillende soortene van dagbesteding. Ineke Velthuyzen: het kost ons best wat tijd om het format in te vullen. Waarom doen we het eigenlijk nog steeds zo op deze manier? Frédérique Verweij: uitgangspunt is dat wij niet bij jullie de informatie opvragen die wij in ons eigen systeem ook hebben. Daarnaast vragen we meer uit dan alleen cijfers, namelijk ook aantal klachten en het klanttevredenheidsonderzoek. Dit moet echt door de aanbieders zelf worden ingevuld. Kim Hoffmans: als de iwmo in werking treedt, zal dit berichtenverkeer ook gemakkelijker verlopen. Frédérique Verweij: ook viel het ons op dat het aantal indicaties is gestegen; meer dan bij het CIZ. We zien deze groei voornamelijk bij het product begeleiding individueel speciaal. Zijn er meer mensen die deze zorg nodig hebben of worden de indicaties gemakkelijker afgegeven? Heeft u daar een beeld van? Margot Vogelenzang: ik herken die groei wel. Er komt meer bekendheid voor de verschillende producten bij de behandelteams. Daarnaast is de hele GGZ wereld erg aan het veranderen en dat merk je. Ineke Velthuyzen: het is daarom goed om te polsen bij de wijkteams of zij deze groei ook herkennen. Margot Vogelenzang: woonbegeleiding valt nu ook onder de Wmo, dus ook hier kan de stijging mee te maken hebben. Frédérique Verweij: verdere tips en informatie vanuit uw kant kunnen worden g d naar contractbeheerwmo@servicepunt71.nl en we streven ernaar om de volgende keer te komen met een vereenvoudigd format waarin een aantal gegevens al voor-ingevuld zijn. 5. iwmo Leiden & Leiderdorp Willeke Lekanne: de iwmo is op deze overlegtafel vaak onderwerp van gesprek geweest. Chris Bennink en Ilonka van der Krogt vanuit de backoffice Wmo zijn aangeschoven om de stand van zaken door te geven. Wat werkt er in de gemeente Leiden & Leiderdorp wel en wat nog niet (in Oegstgeest & Zoeterwoude werkt de iwmo goed)? Wat is de ambitie en hoe werken we daar naartoe? Chris Bennink: de 303 & 304 berichten werken al een tijdje. De 303 berichten zijn declaraties en is dus niet de factuur. Een 304 bericht is een reactie hierop. De factuur wordt nog steeds fysiek of digitaal ingediend via crediteuren met de Accountmanagers Zorg in de CC. Binnenkort wordt gestart met de implementatie van de 301 berichten. Er worden dan beschikkingsnummers in de opdracht verwerkt. Er zijn voor het invoeren van de 301 berichten twee mogelijkheden, te weten per 1 februari en per 1 april. Indien we kiezen voor 1 februari, betekent dit dat u als aanbieder vóór 1 januari alle cliënten aan gemeenten moet doorsturen en de gemeenten beschikkingsnummers zal toevoegen aan alle bestaandecliënten, die aanbieders dan weer in hun systemen moeten opnemen. Dit vraagt nogal iets van ons allemaal op zeer korte termijn en in een tijd dat het vaak bij veel (financiële) administraties druk is met het einde van het jaar en het klaar maken van wijzigingen per 1 januari. De tweede optie is vanaf 1 april, gelijktijdig met de nieuwe release van de iwmo. Er is dan meer tijd om informatie te delen. Uiterlijk dus vanaf 1 april werken alle berichten via de Iwmo; er zijn dan geen uitzonderingen meer mogelijk. Voor de aanbieders die werken met de berichtenconverter geldt dat zij op zoek moeten naar een ander alternatief, omdat dit per die datum niet meer werkt. Een alternatief kan de VNG berichtenapp zijn. Meer informatie hierover zullen we plaatsen op de website ( Ilonka van der Krogt: wij zullen als accountmanagers bij de aanbieders de behoefte en mogelijkheden inventariseren. U ontvangt dan zo snel mogelijk een mail met de definitieve datum.

5 6. definitieve tarieven HO & Beschermd Wonen Remco Peijs: naar aanleiding van de vorige overlegtafel hebben we het tariefvoorstel HO ingetrokken en hebben we een nieuw voorstel gedaan. We hebben besloten niet vooruit te lopen op de Algemene Maatregel van Bestuur die er wel/niet komt, maar wel op de nieuwe cao waarover inmiddels een principe akkoord (excl. FNV) is bereikt. Er zijn een aantal reacties vanuit aanbieders op het voorstel gekomen. In de PowerPoint op de website staan die reacties op het voorstel en de antwoorden hierop vanuit de gemeenten. Het definitieve tarief voor de algemene voorziening is 22,20 en voor de maatwerkvoorzieningen zijn de definitieve tarieven iets hoger dan in het voorstel. Remco Peijs: dan over Beschermd Wonen. Op de overlegtafel van 4 oktober is ook voor BW een tariefvoorstel gedaan. Er is daar in grote lijnen uitgelegd hoe het tarief is opgebouwd. Er is één reactie gekomen met het verzoek toch wel de NIC en de jaarlijkse indexatie van de NHC mee te nemen. De gemeente heeft toegelicht waarom zij bij haar keuze blijft deze buiten beschouwing te laten in het tarief Het tariefvoorstel van oktober wordt daarom definitief. Goed om te weten is dat de nieuwe HO, Begeleiding en Dagbesteding & BW tarieven ingaan per periode 1 van 2017 (dus per 2 januari 2017). Margot Vogelenzang: ik begrijp dat er vanuit ons niet is gereageerd op het tarief voor leegbeddenstand. Als dit zo blijft zoals het nu is, dan zullen wij de bedrijfsvoering moeilijk op orde krijgen. Remco Peijs: stuur jullie reactie hierover alsnog naar Bestuurlijk Contracteren, dan zullen we hier, ofschoon buiten de tijd, nog even naar kijken en er eventueel op terugkomen. 7. stand van zaken LVB inkoop Beau Binkhorst: woensdag 9 november wordt de inkoop van LVB zorg opnieuw besproken in Holland Rijnland verband. Doelstelling is nog steeds om op dit niveau in te kopen. De cijfers uit de septembercirculaire geven wel aanleiding om nog eens om de tafel te gaan over de wijze van inkopen en over het budget wat iedere gemeente bijdraagt. Het volgende overleg met aanbieders over het inhoudelijk vormgeven van dit nieuwe product, vindt plaats op donderdag 17 november aanstaande. Dit product zal qua opdrachtverstrekking, declaratie en facturatie met de planning van de iwmo (dus of 1 februari of 1 april), mee gaan. 8. uitkomst evaluatie Bestuurlijk Contracteren Willeke Lekanne: u heeft een aantal weken geleden vanuit Bestuurlijk Contracteren een enquête ontvangen. De uitkomsten daarvan zijn net bekend geworden en wil ik graag op hoofdlijnen met u delen. Er volgt nog een bewerking, waarin we bij een aantal vragen de categorie n.v.t. eruit halen, wat gevolgen kan hebben voor de percentages, die ik nu ga noemen. De definitieve rapportage is volgende week gereed en zullen we op de website plaatsen. De respons is 27%: 47 personen van de 173 hebben de vragenlijst volledig ingevuld. Een aantal mensen is begonnen met invullen, maar halverwege afgehaakt. We hebben gevraagd naar uw tevredenheid in het algemeen. Daaruit kwam naar voren dat verreweg de meesten van u tevreden is. Er wordt waardering uitgesproken voor de onderlinge relatie, transparantie en constructief overleg. Kijken we naar een aantal specifieke aspecten, dan is er ook grote tevredenheid over de agenda en notulen. Over de samenstelling van de FOT is een klein aantal niet tevreden en ook over de inhoudelijke voortgang klinken wat kritische geluiden. Als aandachtspunten worden genoemd de groepsgrootte aan de overlegtafel, de diversiteit van partijen, de rolverdeling tussen grote en kleinere organisaties & de brede agenda.

6 Suggesties die we terug kregen zijn een jaarplanning maken, de agenda opsplitsen naar onderwerp/product (zodat je rekening kunt houden met wanneer je wel/niet aansluit), eerder de PowerPoint & stukken bekend te maken voor een overlegtafel en het inrichten van aparte themawerkgroepen, waar dieper op de inhoud kan worden ingegaan. Hoe kijken jullie tegen deze suggesties aan? Remco Peijs: toen we destijds begonnen zijn met de overlegtafel hebben we bedacht om partijen breed uit te nodigen (ook de Adviesraden) om de verbanden tussen de verschillende producten te blijven zien en partijen vanuit een frisse blik mee te laten denken. Mijn vraag aan u is of dat nog werkt. Verder zijn we ook gestart vorig jaar met de themagroepen, zoals maaltijden & vervoer. Voor het ene onderwerp werkt een dergelijke werkgroep goed, voor een ander onderwerp weer minder en is het een stroperig proces gebleken. Cheryl van der Hoorn: ik zit hier vooral voor de begeleiding vanuit de Wmo, de rest is voor mij niet van toepassing. In het kader van de transitie vind ik het wel goed om overal bij te zitten en mee te denken. Frank van Rooij: je zou ook kunnen kiezen voor de constructie van een Raadsvergadering. Je komt dan voor een bepaald onderwerp en daarna ga je weer. We zouden dit kunnen uitproberen. Een strakke planning is dan wel erg belangrijk; je moet uitkijken dat het niet te rommelig wordt. Nog een suggestie voor de themagroepen zou zijn om vooraf een meer duidelijke doelstelling mee te geven. Willeke Lekanne: met in-/uitloop bij de vergadering loop je de kans om met partijen om tafel zitten, die relevantie hebben met onderwerpen; je mist dan de andere geluiden. Ineke Velthuyzen: ik vind het niet erg om bij de andere onderwerpen te zitten. De themagerichte werkgroepen lijken me een goed idee. Margot Vogelenzang: ik sluit mij hierbij aan. Frank van Rooij: mijn voorstel voor een themagroep zou zijn: het verwachte tekort in Dit is voor ons allen een razend interessant onderwerp. Willeke Lekanne: ik stel voor om er in december op terug te komen en tot een de jaarplanning voor 2017 te komen. Daarbij kunnen we onderwerpen benoemen waarvoor we aparte werkgroepen willen instellen. Willeke Lekanne: terugkomend op de enquête: Over innovatie, de mate waarin we dat gerealiseerd hebben, is een grote groep noch tevreden/noch ontevreden. Daarbij worden opmerkingen gemaakt als: innovatie kost ook veel tijd & het moet vooral op de werkvloer plaatsvinden. Suggesties worden gedaan als meer vraaggericht werken, het innovatiebudget op andere manieren toekennen & we hebben nu geïnvesteerd in het innovatiespel, laten we hiermee verder gaan! Dat laatste gaan we ook doen, namelijk op 24 november aanstaande. Tot slot over de administratie. Er is duidelijk sprake van onvrede over het niet functioneren van de iwmo in Leiden en Leiderdorp. Het is daardoor voor zorgpartijen een arbeidsintensief proces. Margot Vogelenzang: met beschikkingen kan het soms inderdaad wat langer duren, maar er zijn hierover goede afspraken gemaakt. Cheryl van der Hoorn: ik merk wel dat het afgeven van beschikkingen minder lang duurt dan voorheen. Willeke Lekanne: dat is goed om te horen; er is nu inderdaad een achterstand weggewerkt en het is fijn dat u daarvan in de praktijk iets merkt. Volgende week kunt u de resultaten op de website vinden & op de volgende overlegtafel komen we met een jaarplanning voor 2017 en de onderwerpen voor de themagerichte werkgroepen.

7 9. innovatie Willeke Lekanne: op 24 november aanstaande vindt het innovatiespel opnieuw plaats. De uitnodiging is verstuurd via Bestuurlijk Contracteren. De focus zal die middag liggen op twee uitdagingen, namelijk thuiswonende ouderen met dementie (wordt voorbereid door ActiVite, Topaz en gemeenten) en jongeren die op het punt staan om zelfstandig te gaan wonen (door Gemiva, Prodeba en gemeenten). We hebben al aanmeldingen ontvangen en zoeken nog mensen die niet professioneel betrokken zijn bij deze doelgroepen, maar juist met een frisse blik tegen de casuïstiek kunnen aankijken. Stuur de uitnodiging dus vooral door! De adviesraden Wmo zijn ook uitgenodigd, alsook wijkagenten en wijkverpleegkundigen. We zien de aanmeldingen graag tegemoet (aanvullend: het spel zal plaatsvinden in de theaterzaal van het Volkshuis van uur tot uur. Diegenen die zich via de hebben aangemeld, hebben deze informatie al ontvangen). 10. conclusies, vervolgafspraken en afsluiting Judith Vuyk: s Heeren Loo faciliteert binnenkort een markt van de toekomst over de technologie en producten voor mensen die langer zelfstandig willen thuis wonen met ondersteuning. U kunt s Heeren Loo benaderen voor meer informatie.