Notulen vergadering bestuur Stichting Stadsmanagement Donderdag 29 september 2016

Transcriptie

1 Notulen vergadering bestuur Stichting Stadsmanagement Donderdag 29 september 2016 Aanwezig: Afwezig: Notuliste: Theo Maris (Voorzitter), Jan Moojen (TPE), Hans Oudshoorn (WSE), Gerdien van Tongeren (Cultuur), Bianca Schaap (Gemeente), Thomas de Boer (WBG) en Isabel Broersen Nico Waalkes (Stadsherstel), Rick Post (Horeca) en Ineke Macke / Dick Beemster (MKB) Bianca Kruisdijk 1. Opening Voorzitter Theo Maris opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Nico Waalkes heeft aangegeven verhinderd te zijn. Agendapunt 8a (Ondernemersfonds 2.0 stand van zaken) wordt eerst behandeld. Herman Hoekstra presenteert het hoe, wat en waarom van het nieuw te vormen Ondernemersfonds (OF). Hij is benieuwd naar het standpunt van de bestuursleden en hun achterban en vraagt dit te onderzoeken. Actie allen Thomas vraagt zich af hoe het zit met de huidige subsidies in het nieuwe OF. Bianca Schaap licht toe dat deze blijven bestaan en niet onder het nieuwe OF komen te vallen. Wanneer deze in het SSE businessplan worden opgenomen vallen ze onder het OF. Bianca zegt toe nogmaals de verdeling van de subsidieregeling door te sturen. Actie Bianca Schaap Voor diegenen die niet aanwezig zijn of meer vragen hebben, wil Herman Hoekstra aanstaande dinsdag 4 oktober a.s. om uur graag nogmaals de presentatie houden. Bianca Kruisdijk zorgt ervoor dat dit wordt doorgegeven. Actie Bianca Kruisdijk 2. Vaststellen notulen en actielijst 25 augustus 2016 De notulen en actielijst worden vastgesteld. 3. Ingekomen stukken a) Verslag bijeenkomst communicatiegroep 11 juli 2016, voor kennisgeving aangenomen b) Verzoek bijdrage SSE aan plattegrond stad/zuiderzeemuseum, agendapunt 8b c) Informatiekaart infozuil Enkhuizen, voor kennisgeving aangenomen d) Contouren advies over markten Enkhuizen Na een toelichting van Hans en een korte discussie wordt geadviseerd voor scenario 3 te kiezen; weekmarkt nieuwe stijl en te kiezen voor organisatievorm 3; uitbesteding beheer en beleid volgens vrije markt principe 1

2 e) Offerte verlichting Avontuur, agendapunt 5 f) Persbericht aftreden wethouder de Jong Bianca Schaap licht toe dat de afscheidsreceptie 28 september jl. is gehouden. Er was wat verwarring over de uitnodigingen, waardoor deze niet bij alle bestuursleden terecht is gekomen. g) Artikel Heemschut juni 2016, voor kennisgeving aangenomen h) Collectieve marketing winkelgebieden, voor kennisgeving aangenomen i) Mail Rabobank belevingsmonitor Op de vraag van de Rabobank of de stichting zakelijk klant wil worden gaat de vergadering akkoord. Jan zegt toe dit in orde te maken. Actie Jan 4. Belevingsmonitor stand van zaken a) Stand van zaken en acties Iedereen vindt de uitvoering van het onderzoek onder toeristen tot nu teleurstellend. Er zijn tussen de 100 en 200 enquêtes ingevuld, nog lang geen 600 terwijl het seizoen bijna ten einde is. Er worden vraagtekens gezet bij de verspreiding en samenstelling van het onderzoek terwijl hier toch een flink bedrag voor betaald moet worden. Er wordt besloten dat Jan EVIZE uitnodigt voor een gesprek op korte termijn, Thomas biedt aan het woord te voeren. Actie Jan en actie Thomas 5. Sfeerverlichting a) Offerte Avontuur Jan licht toe dat de meegestuurde offerte geen goed beeld geeft; de kerstbomen zouden gefinancierd worden uit huidige SSE gelden. Er is onduidelijkheid over wat er precies is afgesproken over de huidige sfeerverlichting. Er staat nog een achterstallig bedrag open, hierover is door de recente ontwikkelingen omtrent de wethouder nog geen besluit genomen. Het bedrag zou gedeeld worden door TPE, SSE en de gemeente. TPE en SSE hebben al toegezegd. Bianca Kruisdijk kijkt dit na in de notulen. Actie Bianca Kruisdijk Daarnaast is in een apart gesprek met Jan Moojen, Dick Beemster en wethouder de Jong gesproken over mogelijke overname van de verlichting door de gemeente waarbij de exploitatiekosten in rekening gebracht worden bij SSE. SSE int vervolgens de bijdragen bij ondernemers. Hierover is volgens Bianca Schaap nog geen collegebesluit genomen. Jan zegt toe te infomeren wat precies de stand van zaken is en mailt dit door. Actie Jan Uit de vergadering komt echter duidelijk naar voren dat wanneer er geen geld is, de verlichting ook niet opgehangen kan worden. Er wordt Rick gevraagd een tweede offerte op te vragen om naast die van Avontuur te kunnen leggen. Actie Rick 6. Sollicitatieprocedure stadsmanager, stand van zaken Gerdien en Hans lichten toe dat er uit de 21 ontvangen brieven vijf kandidaten zijn uitgenodigd voor een gesprek, waarvan er al drie hebben plaatsgevonden. De volgende twee gesprekken vinden 11 oktober plaats. Volgende keer is het wellicht handig de brieven professioneel te laten beoordelen. 2

3 7. Nieuwe voorzitter, stand van zaken De vergadering is er niet happig op deze zoekprocedure gelijktijdig met die van de stadsmanager te laten plaatsvinden. Er wordt toch besloten een vacature te plaatsen: de toekomstig stadsmanager moet aangestuurd moet worden door de nieuwe voorzitter, de voorzitter maakt deel uit van een solide basis, intern en in de achterban zijn er geen kandidaten zijn, het is erg kort dag. Er wordt gekozen voor een vacature in de vorm van de SSE nieuwsbrief. Gerdien en Hans stellen de tekst op. Actie Gerdien en Hans Bianca Kruisdijk stelt Isabel op de hoogte en zorgt dat de nieuwsbrief voor 10 oktober verstuurd wordt, zodat de tekst nog meekan in de OFE Actief. Actie Bianca Kruisdijk en Isabel Bianca Kruisdijk geeft aan per 1 januari aanstaande te stoppen bij de VVV. Zij vraagt zich af of de stichting verder wil met de VVV, zo ja, dan gaat zij intern een vervanger zoeken. De vergadering geeft aan graag verder te willen met de VVV. Actie Bianca Kruisdijk 8. Financieel a) Ondernemersfonds 2.0 Stand van zaken, zie pagina 1 b) Verzoek bijdrage SSE aan plattegrond stad/zuiderzeemuseum Jan licht toe dat deze plattegrond door de VVV is uitgegeven ter ondersteuning van de Zuiderzeemuseum kaartverkoop pilot bij de VVV. Doel is meer mensen de binnenstad in te trekken. Voorstel is om de totale kosten door drie te delen; de VVV zelf, TPE (al toegezegd) en SSE. De meningen zijn echter verdeeld. Grootste vraagteken is waarom er gekozen is om juist deze vier bedrijven op te nemen met hun kortings-bonnen; hoe is er geworven, hebben zij ook meebetaald? Jan vraagt dit na. Actie Jan c) Indienen subsidie aanvraag 2017 en begroting TPE/VVV Dit punt is per ongeluk op de agenda gekomen, is niet bedoeld voor SSE 9. Communicatiegroep Er wordt besloten dit hele punt door te schuiven naar de volgende vergadering. Hans geeft aan dat hij te weinig tijd heeft gehad het communicatieplan door te kijken. Zijn eerste indruk is dat een mooi stuk is, maar dat er fundamentele onderwerpen aan bod komen die hij eerst goed wil bekijken en met zijn achterban wil overleggen. Isabel mailt haar adres (isabelbroersen@hotmail.com) naar iedereen door en vraagt iedereen zijn/haar bevindingen naar haar te sturen. Actie allen Bianca Schaap is het één en ander opgevallen in de nieuwsbrief aangaande zaken van de gemeente die niet helemaal goed verwoord zijn. Om dit in het vervolg te voorkomen is het zaak vóór het versturen van de nieuwsbrief deze zowel door het SSE bestuur als door de gemeente (alleen voor de gemeentelijke aangelegenheden) te laten screenen. Bianca Schaap biedt aan met Isabel 3

4 mee te kijken betreft gemeentelijke zaken naar de volgende nieuwsbrief zodat de juiste informatie naar buiten wordt gebracht. Dit aanbod neemt Isabel graag aan. Actie Bianca Schaap en SSE 10. Voorstel vergaderdata 2016 / 2017 De voorgestelde data worden aangenomen. In 2016 zullen de vergaderingen van 20 oktober en 17 november plaatsvinden in het Stadhuis. De vergadering van 22 december wordt naar verwachting gecombineerd met een kerstborrel voor de ondernemers. Thomas vraagt zich af hoe dit ook alweer besproken is. Bianca Kruisdijk zegt toe dit uit te zoeken. Actie Bianca Kruisdijk 11. Rondvraag Thomas vindt de opkomst van de vergadering teleurstellend, hij vraagt zich af of SSE wel serieus wordt genomen door zijn medebestuurders en door de gemeente. Het is hem ter ore gekomen dat SSE niet als adviesorgaan wordt gezien door de gemeente, terwijl dit toch zeker het geval zou moeten zijn. De anderen delen dit gevoel en bespreken de eventuele oorzaken hiervan. Er wordt o.a. genoemd dat de basis en structuur van SSE niet op orde zijn, de rol van de gemeente laat te wensen over en het financiële plaatje motiveert niet. De hamvraag is hoe dit doorbroken kan worden. Theo wil het echter niet alleen maar negatief zien, er zijn immers inmiddels echt wel resultaten behaald en ook in de onderlinge samenwerking zit een stijgende lijn. Bianca Schaap heeft de vraag van Jeroen Kor (DMO) gekregen voor een financiële bijdrage aan een artikel in het ANWB blad Fiets. Er wordt een bijdrage gevraagd á 834,00 aan SSE, maar ook aan TPE (al toegezegd) en de gemeente. Omdat de bestuursleden het niet eens kunnen worden, wordt besloten dat Bianca Schaap het verzoek aan Theo doorstuurt. Actie Bianca Schaap Theo stuurt de mail vervolgens door aan de bestuursleden die dit moment niet aanwezig zijn voor hun mening. Actie Theo Bianca Schaap meldt dat er een inventarisatie is gedaan door de gemeente naar kapotte verlichting. Diverse armaturen worden vervangen en de leverancier heeft twee voorbeeld armaturen opgehangen met de vraag welke het beste in het straatbeeld past volgens de ondernemers. Hans zegt toe dit samen met WSE te gaan bekijken. Actie Hans De gemeente gaat zelf kijken met de ondernemers van panden die niet goed uitgelicht worden hoe dit het beste aangepakt kan worden. 12. Sluiting om uur De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun aandacht en aanwezigheid. 4

5 ACTIELIJST Nr. Actie Wie Wanneer 1. Standpunt achterban over Ondernemersfonds 2.0 allen Z.S.M. 2. Subsidieregeling doorsturen aan iedereen Bianca Schaap Z.S.M. 3. Afwezigen uitnodigen presentatie Ondernemersfonds Bianca Kruisdijk Z.S.M. 4. Overstappen van ING naar RABO Jan 5. EVIZE uitnodigen voor gesprek Jan Z.S.M. 6. Gesprek voeren met EVIZE Thomas 7. Besluit achterstand sfeerverlichting in notulen nakijken Bianca Kruisdijk Voor 20 okt 8. Stand van zaken sfeerverlichting mailen aan iedereen Jan Voor 20 okt 9. Offerte verlichting andere partij aanvragen Rick Voor 20 okt 10. Tekst vacature voorzitter opstellen en mailen naar Gerdien en Z.S.M. Isabel Hans 11. Nieuwsbrief met vacature versturen Isabel Voor 10 okt 12. Vervanger zoeken notuleren Bianca Kruisdijk Z.S.M. 13. Navragen motivatie plattegrond pilot Zuiderzeemuseum 14. Communicatieplan opmerkingen naar Isabel Jan Allen 15. Meekijken nieuwsbrief met Isabel Bianca Schaap Voor 20 okt Voor 20 okt 16. Nakijken notulen organisatie kerstborrel voor Thomas Bianca Kruisdijk Voor 20 okt 17. Verzoek bijdrage ANWB blad Fiets doorsturen Theo Bianca Schaap Z.S.M. 18. Verzoek bijdrage ANWB blad Fiets doorsturen allen Theo Z.S.M. 19. Verlichting bekijken met WSE Hans Z.S.M. 20. Nieuwsbrief nakijken op onjuistheden SSE Allen 21. Nieuwsbrief nakijken op onjuistheden gemeente Bianca S. 22. Opmerkingen organigram doorgeven Theo Allen Loopt 23. Aan de slag met acties in actieplan Allen Loopt 24. Meer communiceren naar SSE bestuur Allen Loopt 25. Notulen eigen organisatie doorsturen naar SSE Allen Loopt Notulen stichting inbrengen eigen organisatie Allen Loopt 5