Managementsupport Examennummer: Datum: 24 maart 2012 Tijd: 13:00 uur - 14:30 uur

Transcriptie

1 Managementsupport Examennummer: Datum: 24 maart 2012 Tijd: 13:00 uur - 14:30 uur Dit examen bestaat uit 8 pagina s. De opbouw van het examen is als volgt: - 40 meerkeuzevragen (maximaal 40 punten) Heeft u minimaal 28 vragen correct beantwoord, dan heeft u een voldoende behaald. De antwoorden dienen ingevuld te worden op bijgevoegd examenpapier. Schrijf duidelijk leesbaar. Toegestane hulpmiddelen - Geen Wij wensen u veel succes!

2 Meerkeuzevragen (40 punten) De antwoorden dienen ingevuld te worden op bijgevoegd examenpapier. Vermeld het meest juiste antwoord. Voor een correct antwoord: 1 punt 1. Wat is een juiste uitspraak over een proces? a. Bij processen is het niet mogelijk best practices te vinden. b. Een proces heeft meestal een input, maar in ieder geval altijd een output. c. Processen zijn in zekere zin routinematig. 2. Wat is een juiste uitspraak over een werkproces? a. Het blijft binnen 1 afdeling b. Het geeft aan hoe het moet gebeuren c. Het kent meerdere actoren in het proces 3. Josine werkt als Management Assistent bij een advocatenkantoor. Op dit moment is zij bezig om de globale stappen te beschrijven van het werk binnen het advocatenkantoor. Ze stelt daarbij de klant centraal. Hierbij is sprake van; a. Audit b. Procesmanagement c. Procestoets 4. Er wordt onderscheid gemaakt in vier typen dienstverlening. Het type dienstenwinkel kent een hoge mate van interactie en maatwerk en heeft een lage mate van arbeidsintensiviteit. Wat is een juist voorbeeld van dit type dienstverlening? a. Paspoorten uitgeven b. Postorderbedrijf c. Verkoop verzekeringen NCOI Opleidingsgroep 1

3 5. Wat is een kenmerk van horizontaal organiseren? a. De hiërarchie heeft gelijk b. Het proces heeft gelijk c. Managementlagen 6. Het INK-model kent aandachtsgebieden. De aandachtsgebieden zijn verdeeld over de gebieden organisatie en resultaat. Welk aandachtsgebied behoort bij resultaat? a. Leiderschap b. Medewerkers c. Strategie en beleid 7. Yaniek is werkzaam als directiesecretaresse en wordt gevraagd om voor haar werkgever de administratieve organisatie beschrijven. Zij wil hiervoor het boomdiagram gebruiken. Wat is het grote voordeel van het gebruik van een boomdiagram? a. Betrokkenheid van het managementteam is niet strikt noodzakelijk. b. De belangrijkste beleidsvragen komen met deze methode ter discussie. c. Deze methode biedt meer dan alleen procesbeheersing. 8. Processen zijn te beschrijven onder andere middels flowcharts. Voor deze beschrijving worden dan tekensymbolen gebruikt. Welk symbool staat voor een besluit? a. Rechthoek b. Rondje c. Wybertje 9. Wat is het grootste voordeel om een proces volgens de IDEF-methode te beschrijven? a. Het formulier b. Het overzicht c. Het proces 10. Welke drie sleutelfactoren bepalen het succes van het procesbeschrijvingsproject? a. Acceptatie, kwaliteit, kosten b. Efficiëntie, kwaliteit, verantwoordelijkheid c. Kosten, motivatie, kwaliteit NCOI Opleidingsgroep 2

4 11. Felix is teamleider bij een verzekeringsmaatschappij. Hij gaat een grote verandering in met zijn afdeling en wil dat deze verandering goed beschreven zal worden in processen. Hij denkt hierbij aan de expertbenadering. Wat is een voordeel van het kiezen van de expertbenadering bij het beschrijven van processen? a. Hoge acceptatie b. Implementatie gedurende de rit c. Spaart productietijd 12. Petra is bedrijfsleider bij een restaurant en onder andere verantwoordelijk voor de inkoop van de producten. Zij vindt het belangrijk in haar functie de juiste producten van de juiste kwaliteit te hebben. Welk aspect van de inkoopfunctie is voor Petra belangrijk? a. Commercieel aspect b. Logistiek aspect c. Technisch aspect 13. Johan is lid van een team inkopers. De inkopers oriënteren zich op de markt en zijn op zoek naar lage prijzen. Hoe wordt de fase van de inkoopfunctie genoemd waarin deze inkopers zich bevinden? a. Administratieve functie b. Mechanische functie c. Proactieve functie 14. Wat is de essentie van BPR? a. Een door het management ingesteld zelfsturend team b. Een ingrijpende reorganisatie van het proces c. Een stapsgewijze invoering van een kwaliteitssysteem 15. Wat is Maverick buying? a. Bureaucratie op de afdeling inkoop. b. De inkoop van een overheidsorganisatie loopt via Europese uitbestedingen. c. Medewerkers of afdelingen kopen in buiten de bestaande contracten om. 16. Josje werkt als secretaresse voor een ICT-bedrijf. Ze is bezig met een grote inkooporder voor een team binnen het bedrijf. Josje is voor deze order ook onderdeel van het team. Bij het verkopende bedrijf wordt ook met een team gewerkt. Hoe wordt het team van specialisten genoemd van de verkopende partij? a. DMU b. PSU c. SBU 3 NCOI Opleidingsgroep

5 17. Wat is het uitgangspunt bij het invoeren van een kwaliteitssysteem? a. De klant b. Een norm c. Het product 18. Een callcenter van een energiebedrijf heeft klantgerichtheid hoog in het vaandel staan. Klanten moeten binnen 2 uur worden teruggebeld als zij een voic inspreken. Het energiebedrijf registreert het aantal keren dat bij het terugbellen van de klant de tijdslimiet wordt overschreden. Hoe wordt het terugbellen van de klant in de laatste zin genoemd? a. Norm b. Maatstaf c. Prestatie-indicator 19. In welke ontwikkelingsfase van het INK-model bevindt zich een organisatie (bijvoorbeeld een schoonmaakbedrijf) die sterk afhankelijk is van het vakmanschap en de professionaliteit van de medewerkers? a. Activiteit-georiënteerde fase b. Keten-georiënteerde fase c. Proces-georiënteerde fase 20. Niet alle gegevens die vergaard worden zijn informatie. Onder welke 3 voorwaarden zijn gegevens informatie? a. Als ze betrouwbaar, valide en meetbaar zijn. b. Als ze efficiënt, objectief en meetbaar zijn. c. Als ze relevant, effectief en betrouwbaar zijn. 21. In een FMIS (Facility Management Informatie Systeem) worden gegevens verzameld. Wat is een juist voorbeeld van een vraaggestuurd gegeven? a. Beschikbaar budget b. De kwaliteiten c. Prijzen op de markt 22. In de keuken is de kok bezig met het bereiden van soep. Tijdens deze bereiding neemt hij zo nu en dan zelf een lepel soep om te proeven. Hij doet dit om ervoor te zorgen dat de soep niet te zout wordt. a. Volgens de theorie is sprake van een procesregelkring. b. Volgens de theorie is hier sprake van een terugwaartse regelkring. c. Volgens de theorie is hier sprake van een voorwaartse regelkring. NCOI Opleidingsgroep 4

6 23. De mate van detaillering van de informatie is afhankelijk van het niveau waarop informatie wordt toegepast. Op welk niveau speelt een FMIS een belangrijke rol als het gaat om de informatiebehoeften van werkstromen? a. Operationeel b. Strategisch c. Tactisch 24. In de productensector vervult voorraad de rol van het afstemmen van ongelijkheden tussen vraag en aanbod. In de dienstensector wordt dit deels ondervangen door voorraadvorming van de vraag te creëren. Bij diensten geldt dat voorraadvorming niet mogelijk is. Hoe wordt dit ook wel genoemd? a. Diensten zijn ontastbaar. b. Diensten zijn persoonsgebonden. c. Diensten zijn vergankelijk. 25. Op grond van het middel of medium waarmee diensten worden verleend, kunnen diensten in drie deelverzamelingen worden onderverdeeld. In welke deelverzameling kan de facilitaire dienstverlening van een afsprakenbalie in een ziekenhuis worden onderverdeeld? a. Gegevensgeboden b. Interactiegebonden c. Materiegebonden 26. Wat is noodzakelijk om de fase act van de Deming-cirkel goed te kunnen uitvoeren? a. De uitvoer ervan moet volgens wettelijke maatstaven in de fase plan zijn vastgelegd. b. Een afwijking moet in de fase do zijn bijgestuurd. c. Er moet een analyse hebben plaatsgevonden van de relatie tussen normen en doelstellingen in de fase check. 27. De informatievoorziening van een organisatie probeert een aantal functies te realiseren, waaronder de verantwoordingsfunctie. Waarop ligt bij deze functie de nadruk? a. Op de doelmatigheid van het verzamelen en registeren van informatie. b. Op het ter beschikking stellen van informatiebronnen. c. Op het waarborgen van de bewijs- en rechtspositie van een organisatie. 5 NCOI Opleidingsgroep

7 28. Aan een document kunnen drie elementen worden toegekend. Welke drie elementen zijn dit? a. Gegevens, lay-out, eenheid b. Prestatievorm, gegevens, medium c. Prestatievorm, lay-out, inhoud 29. Kim geeft een rondleiding in het Nationaal Historisch Archief. Ze praat over de integriteit van de documenten. Wat bedoelt Kim hiermee? a. De mate waarin de documenten en archief documenten en de weergaven daarvan toetsbaar zijn. b. De mate waarin de documenten en archiefdocument en weergaven daarvan zijn zoals ze waren. c. De mate waarin in de weergaven van documenten en archiefdocumenten de juiste oorspronkelijke vorm en inhoud bevatten 30. Carola is bezig met documentselectie binnen haar organisatie, een Verpleegtehuis. Op dit moment is ze bezig om de registratie van de documenten uit te breiden met meer gedetailleerde meta data. Met welk stadium van het hoofdproces selectie is Carola bezig? a. Archiefselectie b. Informatieselectie c. Processelectie 31. Bij elke vorm van dienstverlening worden activiteiten verricht. Sonja is in haar functie als afdelingssecretaresse verantwoordelijk voor het periodieke onderhoud van het kopieerapparaat. Van welk type activiteit is hier sprake? a. Improvisatie b. Planmatig c. Routinematig 32. Met welke analysetechniek wordt onderzocht of er een samenhang bestaat tussen twee verschijnselen? a. Een correlatieanalyse b. Een kostenanalyse c. Een Pareto-analyse NCOI Opleidingsgroep 6

8 33. Documenten zijn er in allerlei soorten. Document management moet al deze soorten documenten kunnen beheren. Tot welke soort horen spreadsheets? a. Analoog b. Born-digital c. Made-digital 34. Digitale documenten moeten een aantal eigenschappen blijven vertonen om duurzaam te kunnen zijn. Hoe kan de eigenschap identificeerbaarheid worden gerealiseerd? a. Door de gegevens inkapselbaar te maken b. Door de inhoud op te slaan in een bit stream c. Door het toekennen van een uniek kenmerk 35. Een organisatie wil de beveiliging van document gaan verbeteren. Waarmee moet worden gestart? a. Het formuleren van een visie op informatie b. Het formuleren van een preventiebeleid c. Een analyse van de wettelijke verplichtingen 36. Mona heeft haar persoonsgegevens achtergelaten op een website van een hypotheekverstrekker. Zij wil graag een offerte voor een hypotheek. Mona krijgt nu s van wooninrichtingsbedrijven die haar aanbiedingen doet. Mona is kwaad op de hypotheekverstrekker, omdat deze blijkbaar haar gegevens aan anderen ter beschikking heeft gesteld. Welke eis in de Wet Bescherming Persoonsgegevens wordt hier overtreden? a. Doelbinding b. Kwaliteit c. Zorgvuldigheid 37. Welke goederen vallen onder de facilitaire inkoop van een drukkerij? a. Drukpersen b. Telefoons c. Verf- en drukinkt 38. Op het hoofdkantoor van de Vereniging voor Makelaars ligt de ledenadministratie. Hoe lang is de bewaartermijn van de gegevens van een lid, vanaf de aanvraag van het lidmaatschap? a. 5 jaar b. 7 jaar c. 10 jaar 7 NCOI Opleidingsgroep

9 39. Een opleidingsinstituut wil een andere papiersoort en andere kleurstelling voor haar brochure. Ze bespreekt dit met de drukker waar zij de afgelopen jaren de brochure laat drukken. De drukker maakt een opzet en de druk wordt aangepast. Hoe wordt deze koopsituatie genoemd? a. Gewijzigde herhalingsaankoop b. New Task situatie c. Rechtstreekse herhalingsaankoop 40. Een management assistent verricht secretarieel werk voor directeuren en managers van bedrijven en organisaties. Een belangrijke taak is het stroomlijnen van processen. Wat staat centraal bij procesmanagement? a. De activiteit b. De procedure c. De werkstroom NCOI Opleidingsgroep 8